TEMAMETODOS E TECNICAS DE CONTROLO

Trabalho de Gestão Geral

Arsénio Linda (100%)Círia Filipe Vicente (100%)Emuna Ernesto Massuanganhe (100%)Francisco Joaquim (100%)Noldino Albino Nhampalele (100%)

Docente: Dr. HELSIO AZEVEDO

DiscentesParticipação

Neste trabalho ira-se enfocar a função do controle na administração, onde vai se tratar do controlo como a quarta função administrativa, a qual depende do Planeamento, da Organização e da Direcção para formar o processo administrativo. O desempenho de uma organização e das pessoas que o compões, depende da maneira como cada individuo e cada unidade organizacional desempenha o seu papel e se movem para alcançar objectivos e metas comunsO controlo é o processo pelo qual são fornecido as informações sobre a execução dos processos anteriormente planeados.

•Objectivo Geral1. Compreender o controlo como processo.

•Objectivos Especificos1. descrever o processo de controlo;2. Técnicas de controlo; 3. Actividades empresariais;4. Produção, aprovisionamento, marketing, finanças,contabilidade.

Para efectivação do presente trabalho, foi necessário recorrer a revisão bibliográfica que consistiu na leitura e interpretação de obras literárias, e textos disponíveis na internet que permitiu conciliar a matéria de modo a fazer com que o trabalho seja claro e objectivo.

Controlo׃Processo de comparação entre o desempenhoactual e os padrões (standards) previamentedefinidos com vista à execução das medidascorrectivas eventualmente necessárias (Teixeira,2005:211).

Função de gestão que envolve a monitorização e o acompanhamento continuo e sistemático do meio envolvente e o desenvolvimento das actividades, no sentido de assegurar o comprimento dos planos e objectivos fixados (Santos, 2008:31).

É a verificação da compatibilidade entre a acção organizacional e o plano que a determinou, propiciando a mensuração e avaliação dos resultados alcançados

(Morais, 2004:275).

Controle

  A ultima função da gestão é assegurar que o desempenhoreal da organização seja conforme com o respectivoplaneamento (Santos, 2008).Representar os padrões dentro dos quais o sistema de controle deve manter se. Por exemplo: metas qualitativas ( aprimorar a competitividade da empresa ou conquistar novos clientes pela qualidade).Metas quantitativas (não gastar mais de 10% das receitas em despesas administrativas, atender clientes em menos de um minuto. ( Maximiano, 2000: 458)

• A importante de Controlo reside no facto de complementar as demais funções gerências garantindo que a acção individual e grupal seja compatível com os objectivos da organização.

• Contribui para manter a conformidade entre as regras e as políticas organizacionais essenciais.

• Cobre as exigências de assiduidade e as horas de trabalho, as regras básicas de propriedade e de respeito aos direitos individuais ao local de trabalho.

• (Morais, 2004:275)

Possibilitar acções que visam corrigir eventuais práticas como, repetições ou a

continuidade de falhas indesejáveis;

Auxílio do administrador para o alcance do desempenho da organização;

evita que as coisas corram mal mais do que corrigi-las a posteriori. exemplo: inspecção

feita por engenheiros da construção civil como garantia da qualidade da obra.

Eficiente aproveitamento das capacidades técnicas e de gestão do pessoal qualificado;

Possibilidade de o gestor principal tirar partido do contacto pessoal com todas as

operações fundamentais e da centralização das decisões e melhor actuar numa

perspectiva global do organizado;

Clara definição das responsabilidades. ( Teixeira, 2012)

Redução de risco de erro pelos subordinados (por falta de informação ou capacidade)Melhor utilização de coercidade de expert, geralmente afecte a gestão do topo; ( Teixeira, 2012)

Ser visto sob a óptica equivocada de atrapalhar as acções administrativas

Excesso de trabalho de rotina nos gestores de topo em prejuízo da reflexão e

das decisões estratégicas;

Tendência dos responsáveis das áreas funcionais para se posicionarem numa

perspectiva de curto prazo e sobreavaliarem as orientações funcionais;

As diferenças de orientação e os eventuais conflitos entre as áreas funcionais

podem traduzir-se em dificuldades de coordenação e controlo; (texeira,2005)

Dificuldades de adaptação as mudanças , ou resistência Humana.

(Maximiano,2000:481)

• Redução dos índices de produtividade;•  Excessiva paragens das maquinas;•  Aumento da taxa de absentismo e/ou taxa de rotaçãodo pessoal;•  Redução dos índices de qualidade da produção;•  Aumento da taxa de reclamações;•  Elevado custo da mão-de-obra, dos materiais ou daenergia;•  Demasiados acidentes de trabalho.(Texeira, :183)

O processo de controlo compreende quatro fases:Por exemplo : o motorista compara continuamente o caminho que esta percorrendo com o caminho que é necessário para chegar ao destino. A comparação tem por finalidade informar ao motorista sobre o que deve fazer para garantir o objectivo. (Maximiano, 2000:456)

1. Estabelecer padrões de desempenho;2. Medir o desempenho;3. Comparar o desempenho com os padrões edeterminar desvios; e4. Adoptar medidas correctivas para ajustar odesempenho actual ao padrão desejado.(Moraes, 2004)

Padrões (panejament

o)

Desempenho

Compacao

Correcção

O processo de controlo consta fundamentalmentede três fases:1. Definição de padrões (ou standards);2. Avaliação do desempenho; e3. Acções correctivas.   

Teixeira (2005)

Padrões ou standards são níveis de qualidade ouquantidade preestabelecidos como orientações do desempenho. ( Teixeira, 2012)Padrões de controlo podem ser objectivos ou normas de conduta, que fornecem os critérios para a avaliação do desempenho (Maximiano,2000: 458)

•  De tempo; •  De produtividade; •  De custo; • De qualidade; e

• De comportamento

Conceitos׃Padrões de tempo׃ servem para medir o tempo gasto para fazer um determinado produto ou exercer umadeterminada tarefa. Padrões de produtividade׃  medem a quantidade deprodução ou de serviço num dado período de tempo. Padrões de custo baseiam׃ se nos custos associados à produção de bens ou serviços.

Padrões de qualidade׃ baseiam-se no nível deperfeição desejado. Padrões de comportamento têm por base o tipo de comportamento desejado nos trabalhadores de uma organização.( Teixeira, 2005: 184)

• Consiste na comparação dos padrões com as realizações, ou seja, no cálculo dos desvios, verificando se os níveis de tolerância foram ou não ultrapassados.

 • Idealmente, a comparação entre os padrões e as realizações

devia ser feita com base na antecipação, isso é, antes de serem efectuadas as tarefas, fabricados os produtos ou executadas as acções que se avaliam, e dessa forma evitam-se os desvios.

• (Teixeira, 2005)

Uma vez detectados os desvios, torna-se necessário considerar as acções correctivas a desenvolver׃ • Sempre que for possível devem ser primeiro determinadas quais as causas dos desvios e só depois e, em conformidade com elas desencadear as acções correctivas apropriadas. • As acções correctivas podem ser: Imediatas – aquelas que se destinam a corrigir os sintomas dos problemas;permanentes – as que têm por finalidade corrigir as causas dos sintomas ou problemas.(Teixeira, 2005)

Criterios Tipos

Fase do Processo • Controlo de Inputs• Controlo de Processo• Controlo de Outupts

Amplitude Estratégico Tactico Operacional

Posição relativa do

controlado em relação ao

Autocontrolo Heterocontrolo Lateral

A disciplina numa organização traduz-se pelo nível de auto-controlo e comportamento adequado dos seus membros.  A acção disciplinar diz respeito a um conjunto de acções que devem ser tomadas pelos gestores para corrigir comportamentos inaceitáveis por parte de algum ou alguns trabalhadores.  O que se pretende é que o comportamento dos trabalhadores seja consistente com os objectivos da organização.(Teixeira, 2005)

• Controlo orçamental; • Controlo da qualidade; • Controlo de stocks; • Redes: PERT e CPM.   

Teixeira (2005:224)

• Feito com base em orçamentos.

• Um orçamento é um documento que traduz a quantificação e valorização de um plano. 

A determinação antecipada de resultados emtermos financeiros – receitas, despesas e capital –ou não financeiros, como materiais a consumir,unidades de produção, etc.

O orçamento empresarial deve ser elaborado em relação a períodos anuais e períodos menores (trimestrais, mensais, etc.)(Teixeira,2005)Exemplo: A reprografia Mendonça Lda. Pretende extrair 50oo copias requisitadas pela ESHTI. Para o alcance deste objectivo, a reprografia efectuo o seguinte orçamento:

Custo: Resultado

M.P Q VResma 11 1.650,0

0Toner 2 3.000,0

0Total 4.650,o

o

Descrição ValorReceita 7.500,00Custo (4.650,oo)Lucro 2.850,00

• A qualidade é o grau de excelência de um produto ou serviço. Traduzem o nível de satisfação das especificações previamente definidas.

• Técnicas de controlo da qualidade de um produto

ou serviço:– Amostragem;– Processo de controlo estatístico; e – Gráficos de controlo.

• Amostragem׃ inspecção de uma porção de outputs (ex: produto final) ou inputs (ex: matéria-prima) de um processo para determinar a sua aceitabilidade.

• Processo de controlo estatístico׃ inspecção rigorosa da produção ao longo das diversas fases do processo, tendo em vista detectar qualquer potencial, defeito antes que ele origine um produto final que não se confine nos limites de tolerancia previamente definidos.

Gráficos de controlo׃instrumentos que registam os valores assumidos pelas amostras de um bem ou serviço durante um período de tempo e a sua conformidade com os standards preestabelecidos. (Teixeira ,2005)

Exemplo: no processo de reprodução das 5000 copias retira se 5 copias exemplares a cada 100 copias extraídas de maneira a observar o estado em relação a qualidade desejada.

Stocks são existências de mercadorias, matérias primas e subsidiarias, materiais, produtos intermédios e produtos acabados.

A questão fundamental na gestão de stocks é conseguir o equilíbrio entre o nível mais reduzido possível do volume das existências em armazém e a ausência de ruptura, assim se consegue evitar “empates” de capital por um lado e problemas de paragens de produção ou comercialização por outro. (Teixeira 2005)

De entre os vários métodos de controlo de stocks destacam se três: o método ABC; o método da quantidade económica e o JIT (just-in-time).

Representação gráfica de método ABCExemplo: 10% da quantidade de artigos representa 75% do valor investido em stocks (grupo A); 25% das quantidades (grupo B) representa 20% do valor investido, e 65% das quantidades (grupo C) representa apenas 5% do valor investido. Em consequência, cada grupo de artigos terá um tipo de controlo diferenciado: mais exigente no grupo A, menos no B, e muito menos no C.(Teixeira ,2005: 199)

• Redes são diagramas de etapas de desenvolvimento de um projecto complexo envolvendo um conjunto de operações distintas e interdependentes.

  • PERT (Program Evaluation and Review Technic) – é uma técnica

de planeamento e controlo que representa graficamente um projecto complexo como uma rede

de acontecimentos e actividades, permitindo determinar a melhor sequência em termos de tempo de execução e simultaneamente controlar o desenvolvimento das operações. (Teixeira,2005)

CPM (Critical Path Method)׃ método de caminho crítico –é uma técnica de planeamento e controlo semelhante ao PERT. Baseia-se na relação tempo de execução/custo e tem como objectivo – partindo de uma solução aceitável em termos de tempo e de custo –conseguir uma redução máxima do tempo para um aumento mínimo do custo. (Teixeira, 2005)

Principais actividades empresariais: • Produção;• Aprovisionamento;•  Marketing;• Finanças;• Contabilidade.

A função administrativa do controle aplicada especificamente em Instituicoes e Organizações, respeitando as demais funcores administrativas tambem presentes, porem integradas em busca da melhoria continua dos processoa organizacios. O controle consiste basicamente em um proceso que guia a actividade exercida para um fim previamente determinado.

• Moraes, Anna Maria Pereira de (2004). Introdução à Administração. 3ª ed. São Paulo: Prentice Hall.

 • 2. Santos, António J. Robalo (2008). Gestão Estratégica:

Conceitos, modelos e instrumentos. Lisboa: ESCOLAR EDITORA. • 3. Sousa, António de (1990). Introdução à Gestão: Uma

Abordagem Sistémica. Editora Verbo. • 4. Teixeira, Sebastião (2005). Gestão das Organizações. 2ª ed.Lisboa: McGraw-Hill.

Obrigado pela atenção

disponibilizada