EL GERENTE DE PROYECTOS

Es el responsable de confirmar que el cliente quede satisfecho porque el alcance del trabajo se ha realizado con calidad, dentro del presupuesto y a tiempo.

Debe liderar la planeación, organización y el control de las actividades del trabajo para lograr el objetivo.

Responsabilidades Planeación:

Definir el objetivo.

Comunicar el objetivo.

Crear un plan. Revisar el plan. Establecer un

sistema.

o Controlar:

Organización:

o Instituir un sistema de administración.

o Los miembros del equipo deben proporcionar datos sobre el avance.

o Es importante identificar los problemas actuales y potenciales.

Obtener los recursos adecuados.

Decidir qué tareas desempeñará el personal interno y cuáles mediante outsourcing.

HabilidadesDe liderazgo

Estimular a las personas creando y presentando una visión de resultados y beneficios.

Liderazgo de estilo participativo y consultivo.

Otorgar empowerment. Expresar su

reconocimiento al equipo. Ser optimista.

Debe hacer:

No crear situaciones que desanimen a las personas.

La subutilización. Sobre-administrar. Jamás convertirse en

el centro de atención.

No debe hacer:

Fomentar el desarrollo de las personas

Agregar valor a la base de conocimiento de cada persona.

Brindar oportunidades para el aprendizaje y desarrollo.

Sesiones formales de capacitación.

Para la comunicaciónRazones importantes para tener una comunicación frecuente.

Mantener en marcha el proyecto, identificar posibles problemas, solicitar sugerencias para mejorar el desempeño, estar al tanto de la satisfacción del cliente y evitar sorpresas.

Un alto nivel de comunicación al inicio del proyecto es importante para crear una buena relación de trabajo con el equipo y establecer expectativas claras con el cliente.

Formas para comunicarse: Reuniones con el equipo del proyecto, el cliente

y la alta dirección. Mantener conversaciones informales. Proporcionar informes por escrito.

o Se debe establecer una comunicación continua con el cliente para: mantenerlo informado y determinar si hay cambios en sus expectativas.

o Es necesario que la comunicación de los gerentes de proyectos sea oportuna, sincera y sin ambigüedades.

Para establecer credibilidad, crear confianza y evitar rumores.

Interpersonales Es importante que el gerente desarrolle una

relación con cada persona del equipo y personas clave de la organización del cliente.

¿Cómo lograrlo? Aprender sobre los intereses personales de cada

individuo sin entrometerse. Buscar áreas de interés común. Usar preguntas de respuesta abierta y escuchar

mucho. Mostrar interés y proporcionar retroalimentación.

Tener buenas relaciones interpersonales permitirá:

Establecer empatía con las personas. Influir sobre el pensamiento y las acciones de otros. Hacer frente a desacuerdos o divisiones entre los

miembros del equipo.

Capacidad para manejar el estrés

En ocasiones, el gerente necesita actuar como un amortiguador entre el equipo y el cliente o la alta dirección.

Debe tener buen sentido del humor. Mantenerse en buena condición física.

Solución de problemas El reconocimiento anticipado de una dificultad permitirá

más tiempo para desarrollar una solución bien pensada. La buena identificación de problemas requiere un sistema

de información basado en datos oportunos y exactos. Al solucionar problemas el gerente de proyectos necesita

estar en posibilidad de ver la “imagen global” y cómo las soluciones afectarían otras partes del proyecto.

Desarrollo de las habilidades necesarias para ser un gerente.

Obtener experiencia: Trabajar en tantos proyectos como se pueda.

Buscar retroalimentación de otros. Realizar una autoevaluación y aprender de los

errores. Entrevistar a gerentes de proyectos que tengan las habilidades que se

quieren desarrollar. Participar en programas de capacitación. Unirse a organizaciones. Leer. Ofrecerse como voluntario.

DelegaciónLa delegación incluye dar autoridad al equipo de proyectos para que logre el objetivo del proyecto, como a cada miembro del equipo obtener los resultados esperados de su área de responsabilidad.

El gerente proporcione una comprensión clara de lo que se espera en términos de resultado específico.

Dar los recursos necesarios y la autoridad para ejercer control sobre ellos.

Otorgar autoridad para tomar decisiones.

Seleccionar a los más calificados, tomando en cuenta habilidades, capacidad y limitaciones de las personas.

Una delegación efectiva requiere:

La delegación efectiva requiere que el gerente tenga confianza en cada miembro del equipo.

El gerente tiene un interés personal o piensa que puede hacerla mejor.

El gerente carece de confianza en la capacidad de otros.

El gerente teme que perderá el control del trabajo.

Los miembros del equipo temen a la crítica.

Barreras comunes de la delegación:

Administración del cambioEn un proyecto siempre ocurrirán cambios que pueden

ser: Iniciados por el cliente o

patrocinador. Iniciados por el equipo del proyecto. Ocasionados por hechos inesperados. Requeridos por los usuarios de los

resultados del proyecto.La tarea del gerente de proyectos es administrar y controlar los cambios, reduciendo al mínimo el efecto negativo en el cumplimiento exitoso del objetivo del proyecto.

Acciones para administrar los cambios:

Instituir un sistema de control de cambios que defina cómo serán documentados, autorizados y comunicados.

Debe incluir una bitácora de los cambios pendientes, autorizados y rechazados.

Asegurarse de que los miembros del equipo no aceptarán solicitudes informales, a esto se le conoce como corrupción de alcance y es causa de que los proyectos se salgan del presupuesto y/o no se cumplan a tiempo.

A veces es necesario hacer cambios en razón de que se presentan riesgos identificados.