Vodic za-realizaciju-projekata (EU-mediji)

Projekat finansiraEvropska unija

Republika SrbijaMinistarstvo kulture i informisanja

Projekat sprovode:

Ministarstvo kulture i informisanja, Vlajkovićeva 3, Beograd, Srbija, Tel: 011 303 22 22 | Fax: 011 292 28 56

Radionica“Pravila i procedure za uspešno upravljanje projektom”

Workshop“EU grant management rules and procedures”

Strengthening Media Freedom

Vodič za realizaciju projekata nije zvaničan dokument i ni na koji način ne menja obaveze koje su utvrđene Ugovorom o grantu. Sadržaj ovog Vodiča je isključivo odgovornost Eptise Servicios de Ingenieria i ni na koji način ne odražava stavove i mišljenje Evropske unije

Vodič za realizaciju projekata

Jačanje slobode medija u Srbiji, EuropeAid/134421/L/ACT/RS

2

Pojmovnik

Ugovor o grantu Grant Contract

EU Delegacija,

Ugovorna strana

Delegation of the European Union to the

Republic of Serbia,

Contracting Authority

Grantista (druga ugovorna strana) Coordinator

Ko-aplikant Co-applicant

Pridruženo(a) lice(a) Affiliated entity(ies)

Saradnik(ci) Associate(s)

Korisnici granta Beneficiary(ies)

Projekat (projektne aktivnosti) Action

Posebni uslovi Ugovora o grantu Special Conditions

Annex I: Opis projekta (odobren predlog

projekta)

Annex I: Description of the Action

Annex II: Opšti uslovi ugovora o grantu Annex II: General Conditions

Annex III: Odobren budžet projekta Annex III: Budget for the Action

Annex IV: Procedure nabavke Annex IV: Contract-award procedures

Annex V: Standardni formulari za zahtev za

plaćanje i finansijske podatke grantista

Annex V: Standard request for payment

and financial identification form

Annex VI: Formulari za programske i

finansijske izveštaje

Annex VI: Model narrative and financial

report

Annex IX: Standardni formular za prenos

vlasništva robe

Annex IX: Standard template for Transfer of

Asset Ownership

Prvo avansno plaćanje Initial pre-financing payment

Drugo avansno plaćanje Further pre-financing payments

Finalno plaćanje Balance of the final amount of the grant

Eksterna finansijska kontrola Expenditure verification

Nepredviđeni troškovi Contigency reserve



3

SADRŽAJ

SADRŽAJ ............................................................................................................................................. 3

1. UVOD ............................................................................................................................................. 5

1.1. OPŠTE NAPOMENE ..................................................................................................................... 5

1.2. PRAVNA OSNOVA ....................................................................................................................... 5

1.3. O PROJEKTU ............................................................................................................................... 5

1.4. INSTITUCIONALNI OKVIR (GRANT ŠEMA) ................................................................................... 6

ULOGE I ODGOVORNOSTI .................................................................................................................. 6

2. UGOVOR O GRANTU IZMEĐU DELEGACIJE EU I GRANTISTE ........................................................... 7

2.1. PROJEKTNI TIM ........................................................................................................................... 7

2.2. OSNOVNI PRINCIPI UGOVORA O GRANTU KOJI REGULIŠE REALIZACIJU PROJEKTA .................... 8

2.3. STRUKTURA UGOVORA ............................................................................................................... 8

2.4. SPORAZUMI O SARADNJI SA KO-APLIKANTOM I PRIDRUŽENIM LICIMA .................................... 9

2.5. MODIFIKACIJE UGOVORA ............................................................................................................ 9

2.5.1 DOPUNA PUTEM OBAVEŠTENJA .............................................................................................. 10

2.5.2. DOPUNE PUTEM ADENDUMA ................................................................................................ 13

2.5.4. PRIPREMA ADENDUMA .......................................................................................................... 13

2.6. FINANSIJE PROJEKTA ................................................................................................................. 14

2.6.1. UPLATE NA IME GRANTA .................................................................................................. 15

2.6.2. OPRAVDANOST TROŠKOVA ................................................................................................ 16

Opravdani direktni troškovi .......................................................................................................................................... 17

Opravdani indirektni troškovi ...................................................................................................................................... 19

2.6.3. DEVIZNI KURS ............................................................................................................................................... 20

2.6.4. POREZ NA DODATU VREDNOST (PDV) ............................................................................ 22

2.7. PROJEKTNA PROPRATNA DOKUMENTACIJA I RAČUNOVODSTVENI PRINCIPI............................ 23

2.7.1. VAŽNOST VOĐENJA EVIDENCIJE ........................................................................................ 26

2.7.2. TEHNIČKA DOKUMENTACIJA .................................................................................................. 27

2.8. IZVEŠTAVANJE ......................................................................................................................... 28

2.8.1. FINALNI IZVEŠTAJ .............................................................................................................. 29



4

3. NABAVKA (SECONDARY PROCUREMENT) ............................................................................ 32

3.1 PLAN NABAVKE I TIPOVI NABAVKE ............................................................................................ 32

3.2. PROCEDURE ZA NABAVKU ......................................................................................................... 34

3.2.1. JEDNA PONUDA ...................................................................................................................... 35

3.2.2. PROCEDURA PREGOVARANJA BEZ PRETHODNOG OBJAVLJIVANJA ........................................ 35

3.2.3. PRAVILO O POREKLU .............................................................................................................. 37

3.2.4. PRAVILO O NACIONALNOSTI .................................................................................................. 37

4. PRAĆENJE PROJEKATA (MONITORING) ........................................................................................ 38

4.1. CILJEVI MONITORINGA .............................................................................................................. 38

4.1.1. INTERNO PRAĆANJE ............................................................................................................... 38

4.1.2. EKSTERNO PRAĆENJE.............................................................................................................. 39

5. PROCEDURE VEZANO ZA PUBLICITET – VIDLJIVOST PROJEKTA ..................................................... 40

6. VERIFIKACIJA TROŠKOVA………………………………………………………………………………………………………….41

7. RASKID UGOVORA ........................................................................................................................ 42

8. VEB STRANE ................................................................................................................................. 43



5

Vodič za realizaciju projekta je neformalan dokument koji pruža informacije o

procedurama implementacije i administrativnog i finansijskog upravljanja projektom,

pravilima nabavke, uslovima finansiranja, izveštavanju, monitoringu i kontroli, kao i

pravilima vidljivosti projekata koje finansira Evropska unija. Vodič nije zvaničan

dokument, i ni na koji način ne menja obaveze koje su utvrđene u Posebnim uslovima i

Opštim uslovima Ugovora o grantu.

U slučaju neusklađenosti između ovog dokumenta i Posebnih uslova i Opštih uslova

Ugovora o grantu, prednost će imati ovi drugo navedeni.

1. UVOD

1.1. OPŠTE NAPOMENE

Cilj ovog Vodiča je da pruži smernice i informacije korisnicima donacije (granta) o pitanjima

vezano za uspešnu realizaciju projekata u skladu sa procedurama Evropske unije, a koji se

finansiraju u okviru programa “Jačanje slobode medija”. Drugim rečima, Vodič će vam

pomoći u procesu rukovođenja projektom tokom čitavog perioda njegove realizacije, kao i

izvršavanju ugovornih obaveza od samog čina potpisivanja ugovora sa Delegacijom Evropske

unije u Srbiji do finalnog izveštavanja i poslednje uplate.

1.2. PRAVNA OSNOVA

1. Ovaj Vodič je izrađen uz uvažavanje pravila i procedura koji se nalaze u dokumentu

“Praktični vodič za ugovorne procedure spoljnih akcija Evropske unije (EU PRAG), 2013”, koji

se može naći sa relevantnim aneksima na sledećoj veb strani:

http://ec.europa.eu/europeaid/prag/document.do

2. Uredba o uspostavljanju Instrumenta za pretpristupnu pomoć (IPA) Saveta ministara

Evropske unije br. 1085/2006.

3. Uredba Evropske komisije (718/2007, 80/2010)

4. Okvirni sporazum između Savezne Republike Jugoslavije i Evropske unije od 25.11.2000.,

ratifikovan 31.03.2003.

5. Finansijski sporazum između Vlade Republike Srbije i Evropske Komisije - IPA 2012, od

20.12. 2012.

6. Programska dokumenta Poziva za dostavljanje ponuda EuropeAid/134421/L/ACT/RS.

1.3. O PROJEKTU "JAČANJE SLOBODE MEDIJA U SRBIJI"

Dvogodišnji projekat, ”Jačanje slobode medija u Srbiji”, finansira se sredstvima EU, kroz

Instrument pretpristupne pomoći (IPA 2012), a sprovodi ga Delegacija Evropske unije u

Republici Srbiji uz tehničku podršku Eptise Servicios de Ingenieria, u saradnji sa Eptisa

Regional Office for SEE, Media Diversity Institute i advokatskom kancelarijom Samardžić i

Živković. Projekat će se realizovati tokom 2014 i 2015. godine.



6

Projekat ima za cilj doprinos poštovanju slobode izražavanja i uspešno sprovođenje

medijskih standarda Evropske unije u Srbiji kao i jačanje istraživačkog novinarstva. U okviru

projekta se implementira i grant šema, namenjena unapređenju medijskog sadržaja u oblasti

vladavine prava, sa ukupnom vrednošću od 1.800.000 EUR. Pojedinačni grantovi od 50.000

do 150.000 EUR za realizaciju projekata u vremenskom periodu do maksimalno 18 meseci

namenjeni su lokalnim, regionalnim i nacionalnim, štampanim, elektronskim, on-line

medijima, novinskim agencijama, produkcijskim kućama i medijskim udruženjima. Projekat

se finansira iz Nacionalnog programa IPA 2012 za Srbiju.

Tematski prioriteti projekata u okviru grant šeme su ključna pitanja i teme u oblastima koje

spadaju pod političke kriterijume relevantim za napredak Srbije ka članstvu u EU: vladavina

prava, nezavisnost i efikasnost rada pravosuđa, borba protiv svih vidova kriminala, podrška

izbeglicama i raseljenim licima, borba protiv korupcije, zaštita slobode medija, pomirenje i

regionalna saradnja i u okviru toga pitanje procesuiranja ratnih zločina.

1.4. INSTITUCIONALNI OKVIR (GRANT ŠEMA)

ULOGE I ODGOVORNOSTI

Delegacija Evropske unije u Republici Srbiji: Jedna od ugovornih strana u Ugovoru o donaciji

(grantu) sklopljenim sa Korisnikom donacije (grantistom) je Delegacija Evropske unije u Srbiji.

Delegacija je odgovorna za upravljanje projektom – administrativnu i finansijsku

implementaciju tzv. Grant šeme (programa donacija), i snosi krajnju odgovornost za ispravno

korišćenje finansijskih sredstava donacije. EU Delegacija odobrava svu projektnu

dokumentaciju (finalne izveštaje, zahteve za adendumom i druge zahteve) i potpisuje

ugovore o grantu i adendume. Takodje, Delegacija vrši isplate određene ugovorom po

odobravanju relevantnih izveštaja, i nadgleda rad implementactionog partnera Eptise.

Ministarstvo kulture i informisanja Republike Srbije: Ministarstvo je zastupljeno u

upravljačkom telu projekta (Steering Committee), koje prati i nadgleda proces realizacije

projekta, i po potrebi interveniše u slučaju problema.

Eptisa: Eptisa, kao implementacioni partner, je odgovorna za samu realizaciju projekta

Jačanje slobode medija, redovnu komunikaciju sa grantistima, davanje informacija i podrške

grantistima, monitoring i evaluaciju projekata, kao i proveru na licu mesta kako se projekti

odvijaju. Eptise Servicios de Ingenieria, kao predvodniku četvoročlanog konzorcijuma (sa

Eptisa Southeast Europe d.o.o., Media Diversity Institute i, advokatskom kancelarijom

Živković i Samardžić), dodeljen je ugovor za tehničku podršku EU Delegaciji u implementaciji

ovog projekta (dalje u tekstu Projektni tim). Eptisa podnosi izveštaje EU Delegaciji.

Grantista: Grantista je potpisnik Ugovora o grantu (u ugovoru označeni kao Coordinator),

realizuju projekte za koje su dobili podršku i direktno su odgovorni za pripremu i upravljanje

aktivnostima, kao i njihovih partnera (ko-aplikatni, pridružena lica i saradnici). Granstista je

odgovoran za realizaciju projekta kao što je navedeno u aneksu I Ugovora o grantu. Grantista



7

Projektni tim ”Jačanje slobode medija“predstavlja glavni kontakt za sva pitanja u vezi sa

operativnim upravljanjem projekata tokom čitavog perioda implementacije.

Komunikacija u vezi sa realizacijom projekta, kao i projektna dokumentacija uključujući

narativne i finansijske izveštaje, zahteve za plaćanje, pismena obaveštenja, dokumentaciju

za nabavku, kao i ostala relevantna dokumenta, moraju biti u pismenoj formi poslata timu

projekta ”Jačanje slobode medija” koja je zadužena za tehničku realizaciju projekta.

Navedena dokumenta treba da budu pripremljena na jeziku Ugovora o grantu – engleskom

jeziku.

je, takođe, odgovoran za sve nabavke, i sprovođenje istih po pravilima EU PRAG (izložena u

Aneksu IV Ugovora), za podnošenje narativnih i finasijskih izveštaja, zahteva za isplate kao i

za projektne finansije i finansijsku kontrolu. Komunikacija i razmena mišljenja sa trećim

licem vezano za realizaciju Ugovora o grantu je odgovornost grantiste, i neće biti

obavezujuća za drugu ugovornu stranu, odnosno Delegaciju EU.

Kontakt:

Projekat ”Jačanje slobode medija u Srbiji”

Vlajkovićeva 3, II sprat, kancelarija br. 95, 11000 Beograd

Tel. + 381 11 303 2222

Fax: + 381 11 292 2856

Attn: Ms. Sibina Golubovic, grant menadžer, [email protected]

Cc. Mr. Sandor Organ, tim lider projekta, [email protected]

2. UGOVOR O GRANTU IZMEĐU DELEGACIJE EU I GRANTISTE

2.1. PROJEKTNI TIM

U cilju efikasnog vođenja projekta, grantista ima odgovornost da uspostavi efikasan i

pouzdan sistem upravljanja i koordinacije projektnim aktivnostima. Koordinacija projekta

uključuje pitanja vezano za programske aktivnosti projekta, ali takođe i administrativno i

finansijsko upravljanje projektom.

Dva radna mesta su od posebne važnosti: menadžer / rukovodilac projekta i finansijski

rukovodilac.

1. Menadžer / rukovodilac projekta je odgovoran za ukupnu organizaciju operativnih

aktivnosti. Ovo uključuje upravljanje različitim komponentama poslovanja kao i pridržavanja



8

svih pravila i procedura, uključujući pripremu svih izveštaja, sprovođenje procedura za

promociju vidljivosti, itd.

2. Finansijski rukovodilac je odgovoran za plaćanja, finansijsko praćenje i izveštavanje,

ažuriranje finansijske dokumentacije. Finansijski rukovodilac treba da blisko sarađuje sa

menadžerom projekta u cilju efikasnog finansijskog upravljanja projektnim aktivnostima.

2.2. OSNOVNI PRINCIPI UGOVORA O GRANTU KOJI REGULIŠE REALIZACIJU PROJEKTA

Ugovor o grantu između vaše medijske kuće i Delegacije EU u Srbiji je ključni dokument koji

definiše obaveze ugovornih strana, način izveštavanja, opravdanost troškova,

računovodstvene principe, uslove finansiranja i drugo. Nakon potpisivanja ugovora, grantista

preuzima odgovornost za rukovođenje projektom. Grantista je, takođe, odgovoran za

blagovremenu i pravilnu komunikaciju sa ko-aplikantom i drugim pridruženim licima i drugim

saradnicima.

Period sprovođenja ugovora počinje sa danom potpisivanja ugovora od strane poslednjeg

potpisnika.

2.3. STRUKTURA UGOVORA

Ugovor čine nekoliko dokumenata:

• Posebni uslovi: Određuje ukupnu vrednost projekta i donacije (vrednost i procenat),

učešće donatora, trajanje projekta, uslove finansiranja i izveštavanja.

• Aneks I: “Opis aktivnosti” predstavlja finalnu verziju odobrenog predloga projekta.

Potpisivanjem ugovora grantista se obavezuje da realizuje aktivnosti opisane u Aneksu I

i ostvari programske ciljeve i rezultate. Logička matrica sa indikatorima i izvorima za

njihovu verifikaciju, takodje, predstvljaju deo Aneksa I.

• Aneks II: “Opšti uslovi” određuju obligacione i finansijske pretpostavke u okviru

Ugovora. Ovaj Aneks definiše obaveze oko izveštavanja, pravila vezano za

administrativno, finansijsko i tehničko vođenje projekta, promocije vidljivosti projekta i

finansijske kontrole.

• Aneks III: “Budžet” uključuje pregled odobrenih projektnih troškova, kao i izvore

finansiranja.

• Aneks IV: “Procedure za nabavke” specificiraju procedure prilikom podugovaranja

trećih lica za usluge, opremu, robu i radove, kao i pravila o poreklu dobara i nacionalnosti

dobavljača.

• Aneks V: Zahtev za uplatu je standarni obrazac koji se šalje Delegaciji za drugo

avansno plaćanje ili finalnu uplatu.

• Aneks VI: Formulari za tekući i finalni narativni i finansijski izveštaj.

• Annex IX: Standardni formular za prenos vlasništva robe



9

Svaka izmena aktivnosti i predviđenih rezultata navedenih u Aneksu I, kao i budžeta

u Aneksu III, mora biti saopštena u pisanoj formi. Veće izmene će podrazumevati i

dopunu ugovora putem Adenduma.

Ukoliko želite da napravite manje ili veće izmene u vašim ugovorima, molimo vas

da se pre toga konsultujete sa timom projekta ”Jačanje slobode medija”.

2.4. SPORAZUMI O SARADNJI SA KO-APLIKANTOM I PRIDRUŽENIM LICIMA

Odnosi grantiste, ko-aplikanta i/ili pridruženih lica se definišu sporazumima ili ugovorima o

saradnji. Takvi sporazumi definišu uloge i odgovornosti ugovornih strana, aktivnosti koje treba

da se sprovedu u okviru projekta koji je definisan Ugovorom o grantu, vremenski okvir, kao i

procedure u slučaju spora. Sporazumi bi tebalo da sadrže, između ostalog, i sledeće:

- Obaveze i doprinos projektu.

- Obaveze izveštavanja (internog i prema donatoru).

- Način rada i metode ostvarivanja rezultata, kao i kome pripadaju rezultati rada

(prava intelektulane svojine i prava dalje diseminacije rezultata).

- Rokovi i procedura transfera sredstava od grantiste ka drugim ugovornim stranama.

- Proceduru finansijskog upravljanja, kao i čuvanja i dostavljanje prateće finansijske

dokumentacije radi finansijske kontrole.

- Mehanizmi povraćaja sredstava u slučaju nesavenost trošenja sredstava.

- Nadležnosti suda u slučaju spora.

2.5. MODIFIKACIJE UGOVORA

Grantisti bi trebalo da realizuju svoje projekte prema prvobitnom planu. Ipak, sticaj

okolnosti ponekad iziskuje da se naprave izvesne izmene u aktivnostima ili budžetu. U

takvom slučaju, moraju se izvršiti dopune ugovora.

Postoje dve vrste dopuna ugovora, zavisno od tipa izmene koju treba napraviti

(definisano u Opštim uslovima, član 9). Manje izmene u ugovoru zahtevaju pismeno

obaveštnje grantiste i odobrenje Delegacije EU, dok veće izmene u ugovoru zahtevaju

formalan Adendum, koji mora biti odobren i potpisan od strane Delegacije EU, kako bi

postao sastavni deo ugovora, i tek onda počeo da se primenjuje.

Sledeći principi važe u ovim slučajevima:

� Grantista mora da pošalje pismo sa obaveštenjem, koje opisuje razloge za

predloženu izmenu (bilo koji zahtev za modifikaciju treba da bude propraćen



10

Savetujemo korisnike da se konsultuju sa timom projekta ”Jačanje slobode

medija” pre nego što upute zvanični dopis.

Iako se radi o tzv. manjim promenama, grantista je dužan da promenu prijavi

pismenim putem (Obaveštenjem) i da za istu dobije odobrenje EU Delegacije.

kredibilnim argumentima). Delegacija razmatra zahtev i može da ga odbaci

ukoliko smatra da nije navedeni razlozi nisu dovoljno potkrepljeni.

� Promena ne sme da ugrozi ugovor ili realizaciju projekta, niti da ima za posledicu

promenu zacrtanih ciljeva, ili na bilo koji drugi način promeni suštinu projekta koji bi

bio u suprotnosti sa principom poštovanja ravnopravnosti kandidata.

� Ugovor može da se dopuni samo u periodu trajanja ugovora. Ne mogu se vršiti

nikakve modifikacije retroaktivno, što znači da izmene mogu biti primenjene tek

nakon potpisivanja adenduma ugovora.

� Maksimalni iznos donacije ne može biti povećan.

� Zahtevi za dopunu ugovora (Adendumom) moraju biti podneseni Delegaciji najmanje

30 dana pre datuma kada ste planirali da adendum stupi na snagu. Preporučljivo je

da za promene koje podrazumevaju produžetak ugovora ili budžetske promene

(promene veće od 25% od ukupne vrednosti budžetske podgrupe) grantista podnese

zahtev najmanje dva meseca pre kraja Ugovora.

2.5.1. DOPUNA PUTEM OBAVEŠTENJA

Pismeno obaveštenje kao tip dopune Ugovora, može se koristiti za sledeće izmene:

� Manje promene u projektnim aktivnostima bez budžetskih implikacija, budžetske

promene koje ne utiču na osnovni cilj projekta, kao i budžetske preraspodele: prenos

između stavki unutar istog budžetskog zaglavlja (podgrupe), uključujući brisanje ili

uvođenje nove stavke, ili prenos između budžetskih zaglavlja do vrednosti od 25% ili

manje od ukupne vrednosti budžetske podgrupe koji je odobren. Ovaj metod se ne

sme koristiti za izmene indirektnih troškova (budžetske podgrupe za administrativne

troškove ili za nepredviđene troškove – Indirect costs i Contigency reserve).

� Promena adrese i telefona.

� Promena bankovnog računa koji se koristi u projektu.

� Promena ključnih ljudi na projektu, kao projekat menadžera, glavnog urednika i sl.

� Povećanje ili smanjenje broja opreme ili jedinične cene bez promene sume

predviđene za tu budžetsku stavku.



11

Izmene Dokumenta koja treba

dostaviti

Rok za saopštenje EU

Delegaciji

Manje promene u projektnim

aktivnostima bez budžetskih implikacija i

dužine trajanja ugovora

Obaveštenje (formular na

CD-u).

Tri nedelje pre

primene izmene

Manje promene projektnih aktivnosti sa

budžetskim implikacijama – budžetske

izmene koje su manje od 25% od ukupne

vednosti budžetske podgrupe

(uključujući brisanje ili uvođenje nove

stavke).

Obaveštenje.

Predlog izmenjenog

budžeta uključujući

prvobitan budžet i

predloženu preraspodelu

- Modifikovan budžet u

excelu (na CD-u).

Tri nedelje pre

primene izmene

Povećanje ili smanjenje broja opreme ili

jedinične cene bez promene sume

predviđene za tu budžetsku stavku

Obaveštenje.

Predlog izmenjenog

budžeta uključujući

prvobitan budžet i

predloženu preraspodelu

- Modifikovan budžet u

excelu (na CD-u).

Dokaz o da nova jedinična

cena ne prelazi onu koja

odgovara cenama na

tržištu.

Tri nedelje pre

primene izmene

Promena adrese Obaveštenje.

Izvod iz APR-a.

Odmah nakon što

nastane promena

Promena bankovnog računa Obaveštenje.

Novi Finansijski

idenfikacioni obrazac (FIF)

Odmah nakon što

nastane promena

Promena ključnih ljudi, kao što je projekt

menadžer/projektni rukovodilac, glavni

urednik, i sl.

Obaveštenje

Dve nedelje pre

primene izmene, ili u

nepredviđenim

okolnostima odmah

nakon što nastane

promena.



12

Obaveštenje kada se izmena odnosi na pravilo 25%:

� Pravilo od 25% može se iskoristiti samo jednom na istu budžetsku podgrupu

� Potrebno je dobiti odobrenje Delegacije pre primene promene

� Ne može se primeniti na administrativne troškove ili rezervu za

nepredviđene troškove.

OVO JE PRIMER MANJE BUDŽETSKE PRERASPODELE:

Aneks III. Budžet PRVOBITNI BUDŽET MODIFIKOVANI BUDŽET Realokacija

Troškovi

Jedinica

Broj

jedini

ca

Jedin. cena (u

EUR)

Troškovi (u

EUR)

Jedinic

a

Broj

jedinic

a

Jedin. cena

(u EUR)

Troškovi

(u EUR) 2

EUR %

4. Lokalna

kancelarija/Troškovi

aktivnosti

4.1 Troškovi vozila

Mesečn

o 0

Meseč

no 0

4.2 Rentiranje

kancelarije

Mesečn

o 0

mesečn

o 0

4.3 Potrošni materijal –

kancelarijski pribor

Mesečn

o 10 100 1000

mesečn

o 11 100 1100

+100 3,77

4.4 Ostale usluge

(tel/faks, električna

struja/grejanje,

održavanje)

Mesečn

o 11 150 1650

Meseč

no 11 150 1650

međuzbir Lokalna

kancelarija/Troškovi

aktivnosti 2650 2750

+100 3,77

5. Ostali troškovi,

usluge9

5.1 Publikacije

Po

primerk

u 2000 1 2000

Po

primer

ku 2100 1 2100

+100 0,72

5.2 Studije, istraživanje

Po

studiji 2 2000 4000

Po

studiji 2 2000 4000

5.3 Troškovi TV

produkcije

Po

emisiji 2 1600 3200

Po

emisiji 2 1500 3000

-200 1,44

5.4 Završna procena Po

izveštaj1 1200 1200 Po

izveštaj1 1200 1200



13

Zahtev za Adendum treba da sadrži detaljan opis razloga tražene izmene.

Zahtev treba da potkrepite činjeničnim stanjem i uverljivom argumentacijom.

EU Delegacija će razmotiriti vaš zahtev i odlučiti da li ga prihvata ili ga odbija

usled nedovoljne argumentacije.

Ne podstiču se zahtevi za dopunu Ugovora putem Adenduma. Procedura

podrazumeva rok od najmanje 30 dana, te grantisti treba da traže izmene

samo ukoliko se pokaže da je zahtevana promena neophodna za nastavak

realizacije projekta. Izmene se mogu primeniti kada obe strane potpišu

Adendum.

u u

5.5 Prevod, prevodioci Dnevno 35 80 2800 Dnevno 26 80 2100 -700 5,04

5.7 Troškovi

konferencija/seminara1

Po

događaj

u 1 700 700

Po

događa

ju 2 700 1400

+700 5,04

5.8 Aktivnosti vidljivosti

Međuzbir Ostali troškovi,

usluge 13900 13800

-100 0,61

UKUPNO 16550 16550 0

2.5.2. DOPUNE PUTEM ADENDUMA

Veće izmene koje zahtevaju formalan Adendum su sledeće:

� Produžetak ugovornog perioda,

� Značajnije promene planiranih aktivnosti koje mogu da utiču na osnovni cij projekta,

sve dok takve izmene ne dovode u pitanje odluku o dodeli donacije i nisu u

suprotnosti sa principom poštovanja ravnopravnosti kandidata.

� Preraspodela budžetskih sredstava koja podrazumeva promenu budžetskih

podgrupa veću od 25% od ukupne vrednosti tih podgrupa,

� Promena imena grantiste ili pravnog statusa,

� Promena ko-aplikanta i/ili pridruženih lica,

� Promena direktora/ovlašćenog lica potpisnika Ugovora.

2.5.4. PRIPREMA ADENDUMA

Procedura podnošenja zahteva za Adendumom je sledeća:

Pripremite zahtev, odnosno pismo sa objašnjenjem (koristite predložen obrazac na CD-u).

Pre nego što pošaljete zahtev, obavezno se konsultujte sa projektnim timom. Zadržite jedan

primerak zahteva. Zahteve šaljete kancelariji projekta ”Jačanje slobode medija”, koja će ih

obraditi i proslediti Delegaciji EU.



14

Adendum stupa na snagu kada poslednja ugovorna strana potpiše. Treba imati na umu da grantista ne može da primeni izmene pre potpisivanja Adenduma.

Svaki Adendum koji podrazumeva izmenu budžeta mora da uključi i predlog izmenjenog

budžeta i preraspodelu, kao i prethodne Adendume (ukoliko takvi postoje), sa detaljnim

pregledom svih budžetskih stavki.

Izmene koje zahtevaju Adendum Dokumenta koja treba dostaviti Rok za

podnošenje

zahteva EU

Delegaciji

Produžetak ugovornog perioda Obaveštenje (formular na CD-u).

Najmanje 30

radnih dana pre

nastanka

promene

Preraspodela budžetskih

sredstava koja podrazumeva

promenu budžetskih podgrupa

većih od 25% od ukupne

vrednosti tih podgrupa

Obaveštenje.

Predlog izmenjenog budžeta uključujući

prvobitan budžet i predloženu

preraspodelu - Modifikovan budžet u

excelu (na CD-u).

Značajnije promene planiranih

aktivnosti

Obaveštenje.

Promena imena grantiste ili

pravnog statusa

Obaveštenje.

Izvod iz APR-a.

Novi Finansijski idenfikacioni obrazac

(FIF)

Novi Formular o pravnom statusu

subjekta (Legal Entity Form)

Promena ko-aplikanta i/ili

pridruženih lica

Obaveštenje

Promena direktora/ovlašćenog

lica potpisnika Ugovora

Obaveštenje.

Izvod iz APR-a.

Novi Finansijski idenfikacioni obrazac

(FIF)

(Prilikom narednog odlaska u Poresku

upravu dostaviti nov OP obrazac).



15

U upravljanju dodeljenim sredstvima, projektni i finansijski rukovodioci treba da imaju na

umu:

� Opravdane troškove i odobreni budžet

� Oslobađanje od PDV-a – kod planiranja, planirati krajnje iznose troškova kod

troškova oslobođenih od PDV-a

2.6. FINANSIJE PROJEKTA

Odgovornost je grantiste da osigura da se sredstva za projekat troše na blagovremen način i

u skladu sa propisima EU kao i domaćim knjigovostvenim i drugim procedurama.

RAČUNI I TROŠKOVI VEZANO ZA REALIZACIJU PROJEKTA MORAJU BITI TAKO AŽURIRANI DA MOGU LAKO

DA SE IDENTIFIKUJU I PROVERE. U SKLADU SA OPŠTIM USLOVIMA (ČLAN 16.1.) TO SE MOŽE POSTIĆI

OBEZBEĐIVANJEM DA SE TROŠAK ZA DOTIČNU AKTIVNOST MOŽE LAKO IDENTIFIKOVATI I PRATITI I

UNUTAR KORISNIKOVOG RAČUNOVODSTVENOG I KNJIGOVODSTVENOG SISTEMA. RAČUNI MORA DA

IMAJU INFORMACIJE O KAMATI KOJA SE PRIPISUJE SREDSTVIMA KOJA JE UPLATIO DONATOR.

2.6.1. UPLATE NA IME GRANTA

Delegacija EU će uplatiti grantisti sredstva prema članu 15 Aneksa II, a prema jednoj od

opcija dole navedenim, i prema rasporedu specificiranom u članu 4 Posebnih uslova ugovora

o grantu.

Opcija 1: za ugovore do 12 meseci trajanja ili do 100,00 EUR u vrednosti granta

(i) inicijalna avansna uplata - 80 % od maksimalne sume navedene u članu 3.2. ugovora -

Posebni uslovi (uključujući i stavku za nepredviđene troškove)

(ii) Finalna uplata - do 20% ukupnog iznosa granta se vrši nakon što je Delegacija EU primila zahtev (po obracu u Aneksu V Ugovora). Zahtev za finalnu uplatu se podnosi sa završnim izveštajem projekta (narativnim i finansijskim). Finansijska kontrola EU Delegacije će izvršiti kontrolu i identifikaciju opravdanosti troškove koji su nastali u skladu sa Ugovorom.

Opcija 2: za ugovore preko 12 meseci trajanja ili preko 100,00 EUR u vrednosti granta

(i) Inicijalna avansna uplata – suma za prvi period realizacije projekta (ne uključujući

stavku za nepredviđene troškove), navedena u članu 3.2. Ugovora - Posebni

uslovi, tj. za prvih 12 meseci.

(ii) Druga avansna uplata- suma za sledeći period realizacije projekta (pod uslovom

da je potrošeno najmanje 70% prethodne rate) uz dostavljeni tekući finansijski

izveštaj i pregleda troškova za naredni period (Forecast Budget & follow-up), tj.

za ostatak trajanja ugovora do 18 meseci. Ukoliko ste potrošili više od 70% od



16

Pošto će uplata biti izvršena nakon završetka SVIH projektnih aktivnosti, plaćenih troškova

i podnetog završnog izveštaja, grantista će morati da unapred finansira ova plaćanja dok

se ne izvrši konačna uplata.

prethodne uplate ranije, možete da podnesete zahtev za uplatu druge rate,

naravno, uz finansijski izveštaj.

Rok za plaćanje je 60 dana od dana predaje izveštaja i zahteva za uplatu.

Ukupna suma avansnih plaćanje ne sme da bude veća od 90% maksimalne sume granta

navedene u članu 3.2. Ugovora - Posebni uslovi.

iii) Finalna uplata za preostala sredstva do maksimalno ukupnog iznosa granta.

Rok za plaćanje je do 90 dana od dana predaje finalnog izveštaja i zahteva za uplatu.

.

VAŽNA NAPOMENA!

Prema Ugovoru, Delegacija EU finanisira određeni procenat od ukupnih opravdanih troškova

projekta, a ne isključivo određenu sumu (koja je izračunata upravo na osnovu ovog

procenta). U slučaju da je suma stvarnih opravdanih troškova projekta manje od previđene,

vrednost granta će biti proporcionalno smanjena.

Ne zaboravite:

� Delegacija EU može odložiti vremenski rok za odobrenje izveštaja slanjem obaveštenja

grantisti da se izveštaj ne može odobriti u slučaju da je Delegacija EU utvrdila da je

neophodno izvršiti dodatne provere. U takvim slučajevima, Delegacija EU može zahtevati

pojašnjenje ili dodatne informacije, koje se moraju obezbediti u roku od 30 dana od

zahteva. Krajnji rok za odobrenje izveštaja počinje da teče ponovo na dan prijema

potrebnih informacija.

2.6.2. OPRAVDANOST TROŠKOVA

Tokom razmatranja finalnog izveštaja, Delegacija EU utvrđuje opravdanost troškova za

plaćanje. Postojanje neopravdanih troškova može da rezultira plaćanjem manje sume

od one koju je grantista očekivao shodno budžetu. Takođe, treba voditi računa da

Delegacija EU plaća određeni procenat od ukupnih opravdanih troškova projekta (član

3.2. Posebnih uslova Ugovora). Drugim rečima, ukoliko su ukupni troškovi projekta

manji od one predviđene Ugovorom, vrednost granta će biti proporcionalno smanjena.

Koji troškovi su opravdani:



17

Član 14.1 Aneksa II Ugovora definiše osnovne principe opravdanosti troškova.

Glavne pretpostavke opravdanosti troškova su:

• Troškovi koji su specificirani u Aneksu III Ugovora,

• Troškovi koji su neophodni za realizaciju projekta, odnosno koji su odobreni i

prikazani u Aneksu III Ugovora, ili realokaciji prikazanoj u obaveštenju ili

modifikaciji Ugovora.

• Stvarni troškovi nastali od strane korisnika, ko-aplikanta i/ili pridruženog lica

(affiliates)

• Troškovi putovanja i dnevnica za saradnike (associates)

• Troškovi koji su nastali za vreme trajanja ugovora, kao što je definisano u Ugovoru

koji je potpisan sa Delegacijom EU (bez obzira na vreme stvarnih uplata). Svi

troškovi koji su nastali pre potpisivanja Ugovora o donaciji ili bilo koja finansijska

obaveza koja je preuzeta nakon datuma isteka Ugovora se neće smatrati

opravdanim troškom.

• Troškovi koji su zabeleženi na računu korisnika, ko-aplikanta i/ili pridruženog lica,

te se mogu identifikovati, proveriti i potkrepiti originalima u propratnoj

dokumentaciji.

• Pojednostavljene opcije troškova (jedinični troškovi -unit rate, paušalni-lump sum,

procentualno učešće u specifičnoj kategoriji troška – flat rate), ukoliko su takvi

odobreni Ugovorom.

Korisnik treba voditi računa da:

• Troškovi koji su plaćeni za aktivnosti koje nisu navedene u ugovoru, nisu

opravdani.

TREBA PRAVITI RAZLIKU IZMEĐU:

o OPRAVDANIH DIREKTNIH TROŠKOVA

o OPRAVDANIH INDIREKTNIH TROŠKOVA

BUDŽETSKA PODGRUPA

OPRAVDANI DIREKTNI TROŠKOVI

1. Ljudski resursi

Troškovi pod ovom kategorijom se koriste za plaćanje plata i

honorara angažovanog osoblja koji učestvuje na projektu. Troškovi

uključuju neto zaradu plus doprinose za socijalno i penzijsko

osiguranje.

Dnevnice su dozvoljene za ljude angažovane na projektu, i pod



18

BUDŽETSKA PODGRUPA

OPRAVDANI DIREKTNI TROŠKOVI

pretpostavkom da su one predviđene budžetom. Dnevnice

pokrivaju nadokandu za obroke, smeštaj u hotelu i kraća putovanja

u samom mestu destinacije.

Dnevnice ne smeju biti veće od EU propisanih suma (pogledajte

tabelu na veb strani

http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/

per_diems/index_en.htm). Dnevnice se daju samo u slučaju

prenoćišta.

2. Putovanje

Troškovi pod ovom sekcijom se koriste za međunarodna putovanja

za potrebe projekta.

Pod lokalnim putovanjem svrstavaju se troškovi između gradova u

Srbiji.

3. Oprema i druga

roba

Troškovi kupovine robe i opreme pod uslovom da su deo

odobrenog budžeta i da odgovaraju tržišnim cenama.

Korisnik je u obavezi da potpiše ugovor sa ekonomski

najpovoljnijim ponuđačem (koji nudi najbolji odnos cena i kvalitet) i

da primenjuje procedure nabavke opisane u Aneksu IV Ugovora. Za

procedure nabavke i tendersku dokumentaciju posetite sledeće veb

sajtove: http://ec.europa.eu/europeaid/prag/annexes.do?group=B

za usluge, i

http://ec.europa.eu/europeaid/prag/annexes.do?group=C za robu.

4. Troškovi

kancelarije

Troškovi kancelarije se vode pod Administrativne troškove (pod

budžetskom linijom 10 - Indirect costs). Ovi troškovi su legitimni

samo u slučaju da se otvara nova kancelarija za potrebe projekta.

5. Drugi troškovi,

usluge

Troškovi koji su budžetirani u sekcijama 5 i 6 i svi troškovi koji

pordrazumevaju podugovaranje, a koji se isplaćuju na osnovu

ugovora ili fakture za određene usluge ili robu (istraživanje, prevod,

štampa, organizacija događaja, i dr.) Promotini troškovi će se

plaćati na bazi ugovora i računa koji izdaje izvršilac usluge. Pravila

nabavke se moraju poštovati kod izbora kompanije ili pojedinaca

koji će obavljati zadatak.

6. Drugo



19

BUDŽETSKA PODGRUPA

OPRAVDANI INDIREKTNI TROŠKOVI

8. Rezerva za

nepredviđene

troškove

Troškovi koji ne prelaze 5 % od direktnih opravdanih troškova.

Mogu se koristiti SAMO uz prethodnu saglasnost Delegacije EU

(Član 14.6. Opštih uslova).

10. Administrativni

troškovi

Korisnik ima pravo na određeni procenat od direktnih opradvanih

troškova za potrebe administrativnih troškova (max 7%). Troškovi

su opravdani ukoliko:

1. Ne prelaze sumu odobrenu u budžetu.

2. Ne obuhvataju troškove koji su navedeni pod drugom

budžetskom podgrupom (kategorijom).

3. Njihova opravdanost mora biti u skladu sa članovima 14, 16 and

17 Opštih uslova.

Neopravdani troškovi:

• Porezi, uključujući porez na dodatu vrednost (PDV)1.

• Carine i uvozne takse.

• Kupovina ili zakup zemljišta ili zgrada.

• Dugovanja, kazne i gubitci, kao i sudski troškovi.

• Operativni troškovi.

• Kupovina polovne opreme.

• Troškovi konverzije (kursne razlike), bankarske provizije, troškovi garancija,

održavnje računa i sl.

• Lizing troškovi.

• Troškovi amortizacije.

• In-kind učešće korisnika.

• Dugovanja, kazne i gubitci, pristigle kamate, kao i sudski troškovi.

• Krediti trećim licima.

• Troškovi koji su pokriveni grantovima koji se finansiraju iz drugih EU programa

(uključujući Evropski razvojni fond).

1 PDV se može smatrati opravdanim samo u slučaju da za isti ne može da se traži povraćaj, ili ako ga

snosi krajnji korisnik usluge ili robe.



20

• Troškovi pripremnih studija/istražvanja, kao druge pripremne radnje pre potpisivanja

Ugovora.

Napomena: Ukoliko troškovi projekta (ukupni opravdani troškovi) budu manji nego

predviđeni ugovorom, EU Delegacija će poslednju ratu umanjiti shodno utvrđenim

procentom od ukupnih opravdanih troškova projekta (član 3.2. Ugovora), ili čak tražiti

povraćaj sredstava.

Primer:

Budžet

EUR %

Potrošena i

opravdana sredstva

Ukupni opravdani troškovi

(Budžet projekta)

118,000 EUR 90,000.00

EU grant 100,000 EUR 84.7% 76,271.19

Ko-finansiranje 18,000 EUR 15.3% 13,728.81

Avansno plaćanje 80,000.00

Realno potrošena sredstva

granta

76,271.19

Povrćaj 3,728.81

Primer:

A-Ukupni opravdani troškovi: €118,000.00

B-Doprinos EU (ugovorni 84.7%): €100,000.00

C-Prva uplata: € 80,000,00

D – Potrošena sredstva € 90,000,00

F-Realno potrošena sredstva D*84,7% - € 76,271.19

Povraćaj (C-F): €3,728.81

2.6.3. DEVIZNI KURS

EU Delegacija uplaćuje sredstva u EUR na račun grantiste koji je naveden u Finansijskom

identifilacionom formularu. Izveštaji koji podnose grantisti se, takođe, obračunavaju u EUR.

Kako se plaćanja vrše i u drugim valutama (pre svega u RDS), devizni kurs po kome će se

obračunavati troškovi je srednji kurs EUR/RSD Narodne banke na dan kada je uplata legla na

račun. Ukoliko grantista ima troškove u drugim valutama, za prikazivanje ovih troškova

primenjivaće se mesečni kurs Evropske komisije InforEuro. Možete naći kurs za željenu

valutu na internet sajtu

http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm



21



22

Porez na dodatu vrednost (PDV) predstavlja neopravdan trošak koji ne može biti

pokriven grantom.

2.6.3. POREZ NA DODATU VREDNOST (PDV)

U skladu sa Okvirnim sporazumom Savezne Republike Jugoslavije i Evropske unije i

Finansijskim sporazumom između Vlade Republike Srbije i Evropske Komisije - IPA 2012, od

20.12. 2012. svi projekti koje finansira EU su oslobođene plaćanja PDV (član 24.16в) Zakona

o porezu na dodatu vrednost Republike Srbije iz 2004.

Samo one stavke koje su specificirane u odobrenom budžetu mogu biti oslobođene plaćanja

PDV-a. Roba i usluge koje nisu obuhvaćene odobrenim budžetom nisu izuzete od plaćanja

PDV-a.

Procedura oslobađanja PDV-a:

Za svako plaćanje/zahtev za oslobađanje od PDV-a, bez obzira da li se radi o nabavci robe ili

usluge, treba ispoštovati sledeću proceduru:

(1) Prvo nabavite pred-račun od dobavljača/isporučioca robe ili usluge.

Svaki predračun treba da sadrži sledeće:

-podatke o dobavljaču: naziv, adresu, telefon, PIB

-podatke o kupcu: naziv, adresu, telefon, PIB

-broj predračuna

-datum i mesto izdavanja predračuna

-opis robe ili usluge

-cena, uključujući neto iznos, PDV, i puni iznos (bruto) sa PDV-om

-potpis i pečat (ukoliko važi bez potpisa i pečata to i navesti)

-datum prometa (ili ukoliko se rado o nekom dogadjaju ili treningu, onda navesti period

realizacije). Ovaj datum uvek mora da bude u budućem periodu, jer u protivnom

predračun ne može da se oslobodi troškova PDV-a.

(2) Popunite obrazac za oslobađanje od PDV-a (Obrazac PPO-PDV), sa jedinstvenim PIB

brojem, pečatom i potpisom (PPO PDV obrazac se nalazi na CD-u).

(3) Odnesite tri potpisana originalna obrasca za oslobađanje od PDV-a i dva primerka

pred-računa u Poresku upravu.



23

Oslobađanje od PDV-a se može dobiti jedino za robe / usluge, koje se finansiraju iz

granta (ne iz vlastitih sredstava).

Oslobađanje od PDV-a se može dobiti samo za usluge koje nisu započete ili su u toku, ili

robu koja nije isporučena!!!

Pred-računi i računi se izdaju u RSD.

Plaćanje troškova za telefonske račune, infostan ili grejanje ne mogu biti oslobođeni

PDV-a.

(4) Treba da pošaljete jedan original PPO PDV formulara isporučiocu i čuvate drugi u

vašoj finansijskoj evidenciji. Treći primerak će ostati u Poreskoj upravi.

(5) Isporučilac će obezbediti račun na kome će biti prikazana cena bez PDV-a, sa

napomenom koja navodi da je ova roba oslobođena PDV-a u skladu sa brojem (Broj

overe) Obrasca PPO-PDV, koji obezbeđuje Poreska uprava.

Prilikom prvog odlaska u Poresku upravu, ponesite kopiju ugovora (Special Conditions), i

dokaz o deponovanom potpisu ovlašćenog lica (OP obrazac), kao i Dopis kojim se potvrđuje

koja će lica biti ovlašćena da potpisuju PPO PDV obrasce za potrebe projekta.

2.7. PROJEKTNA PROPRATNA DOKUMENTACIJA I RAČUNOVODSTVENI PRINCIPI

Vi i vaši ko-aplikanti i pridružena lica morate čuvati originale dokumenata za sve nastale

troškove i voditi tačnu i redovnu evidenciju i račune za projektne aktivnosti uz pomoć

primenjenog sistema dvojnog knjigovodstva (pogledajte Član 16.1 Opštih uslova Ugovora).

Da bi se troškovi smatrali opravdanim za finansiranje iz sredstava EU, oni moraju stvarno

nastati za vreme realizacije projekta, te se mogu identifikovati i proveriti – ovo znači da se

oni moraju evidentirati i potkrepiti originalima propratne dokumentacije – pogledajte

članove 16.7, 16.8 i 16.9. Opštih uslova vašeg Ugovora.

Knjigovodstveni sistem mora identifikovati:

Izvore prihoda za projekat (grant i drugi doprinosi), kao i sve troškove nastale za vreme

perioda određenog Ugovorom.

Pored standardnog knjigovodstvenog sistema, za potrebe finalnog izveštaja projekta, svi

troškovi moraju biti prikazani u formatu obrazaca koji su dati Aneksom VI Ugovora. Pored

Aneksa VI, uz izveštaj se mora priložiti detaljnija lista svih troškova sa označenim periodom,

naslovom, iznosom, i relevantnim opisom (Opšti uslovi, Član 2.1.).



24

U skladu sa zahtevima donatora, molimo vas da pogledate sledeća dva obrasca koja treba

koristiti za praćenje troškova. Moraćete priložiti ove tabele uz finalni izveštaj projekta.

A. Obrazac 1: Bilans prihoda i troškova

B. Ova tabela treba da uključi listu svih prihoda i troškova, koji su nastali za vreme

trajanja projekta.

C. Svaki novi red počinje sa datumom (uzetim iz izveštaja banke), zatim informacijom o

budžetskom naslovu i liniji; kratakim opisom troškova (na primer, povratna karta

Beograd – Novi Sad), valuta (RSD za sva plaćanja izvršena u zemlji ili EUR u slučaju

troškova za međunarodna putovanja u zemlje EU). Poslednje dve kolone obezbeđuju

informacije o ukupnom iznosu prihoda/troškova u EUR i preostalim sredstvima.

D. U koloni za prihod, treba da prikažete doprinos Delegacije EU i vlastiti doprinos.

E. Kolona troškova treba da uključi sve troškove za projekat, uključujući doprinos EU

Delegacije i vlastiti doprinos.

F. Na bazi računa ukupnih prihoda i troškova, takođe ćete pripremiti pojedinačne

bilanse po budžetskoj liniji (1.1.1, 1.1.2, itd.).

Preporučuje se redovno vođenje evidencije troškova u obrascima A i B i korišćenje formata

za finansijski izveštaj (Aneks VI) za kontrolu budžeta. Korišćenje podataka iz obrasca A i B za

finansijski izvestaj obezbediće mesečni pregled potrošenih sredstava. Ove tabele vam daju

potrebne informacije o preostalim sredstvima i, u slučaju da taj deo sredstava ostane

neutrošen, omogućava vam da pripremite realan zahtev za preraspodelu budžeta.

Obrazac A: BILANS PRIHODA I TROŠKOVA

DATUM

BUDŽETSKA

PODGRUPA

STAVKA

BUDŽETA

LINIJA

GRANTA Naziv

PRIHOD

EUR

TROŠKOVI

(RSD)

Kurs

EUR/R

SD

TROŠKOVI

EUR

TROŠKOVI

(druga

valuta)

Kurs

EUR/druga

valuta UKUPNO

EUR

PREOST

ALI

SALDO

B: Obrazac 2: Saldo po budžetskim stavkama

Budžetka podgrupa: 1. Ljudski resursi

Budžetka stavka 1.1.1.

DATUM

STAVKA

BUDŽETA

LINIJA

GRANTA

Naziv PRIHOD EUR TROŠKOVI

(RSD)

Kurs

EUR/RSD

TROŠKOVI

(druga

valuta)

Kurs

EUR/druga

valuta

UKUPNO EUR PREOSTALI

SALDO



26

2.7.1. VAŽNOST VOĐENJA EVIDENCIJE

Procedura vođenja evidencije je važna iz nekoliko razloga:

� pomaže vam da pratite vrste opravdanih troškova do kojih je došlo u vašem projektu i stopu

njihovog nastajanja. Pored toga, znaćete koliko novca ostaje neutrošeno unutar budžetskih

kategorija.

� služi kao potvrda da su troškovi nastali za vreme perioda realizacije ugovora.

� evidencija je osnova finansijskog dela projektnih izveštaja;

� trošak koji je nastao za vreme projekta je jedino opravdan za finansiranje od strane Delegacije

EU ako postoje propratni dokumenti koji obezbeđuju dokaz o troškovima,

� Evidencija troškova za projekat će se pregledati za vreme revizije projekta.

Nedostatak propratnih dokaza može dovesti do smanjenja ukupnih opravdanih troškova projekta,

pa tako i do smanjenja finansiranja od strane Delegacije EU.

Podsetnik:

Evropska komisija, Evropski revizorski sud, kao i bilo koja institucija angažovana od strane Delegacije

EU u Srbiji, imaju pravo da vrše kontrolu evidencije kao i kontrolu na licu mesta radi provere

troškova i korišćenja sredstava iz donacije EU (kao što je određeno čl. 16.3. Opštih uslova vašeg

Ugovora). Provere se mogu vršiti bilo kada za vreme realizacije projekta, ili do sedam godina nakon

završnog plaćanja.

Sva plaćanja treba da budu propraćena računovodstvenim dokumentima ili dokumentima iste

dokazne vrednosti. Treba da uputite ko-aplikanata i pridružena lica da čuvaju sva relevantna

dokumenta, jer su to dokumenta celog projekta za čije upravljanje ste vi zaduženi i odgovorni.

Preporuka: Pored čuvanja originala u vašem odeljenju za finansije, treba da čuvate kopije svih

troškova u posebnom dosijeu projekta. Ovo će olakšati pripremu izveštaja i finansijske kontrole.

SPISAK VAŽNIH DOKUMENTA KOJE TREBA ČUVATI.

Troškovi Dokumenti

Svi troškovi 1. Dokaz o izvršenoj kupovini kao što je faktura/račun

2. Dokaz o izvršenom plaćanju kao što su izvod iz banke i dokazi o uplati

3. Dokaz o izvršenoj usluzi, kao što su odobreni izveštaji, dokazi o prisustvu

na seminarima, konferencijama i obukama (uključujući i relevantnu

dokumentaciju i dobijeni materijal, liste prisutnih, sertifikati itd.)

4. Računovodstvena dokumentacija grantiste (u elektronskoj ili pisanoj

formi) - knjigovodstvena dokumentacija, platni spiskovi, registar



27

imovine i druga relevantna dokumenta.

Dodatna dokumentacija – pojedinačne budžetske stavke

Ljudski resursi Evidencija o zaposlenima i platni spisak, ugovori.

Putovanje Javni prevoz – karte (uključujući i bording karte ukoliko se putuje avionom)

Iznajmljeni prevoz – faktura za pruženu uslugu i prikaz koje su relacije

pređene

Automobliski prevoz – za troškove benzina, prikazati koje su relacije

pređene, koja je prosečna potrošnja benzina za tip automobila koji je

korišćen, koja je cena benzina.

Nabavke,

usluge ili roba

Dokazi o primeni procedure za nabavke kao što su tenderska

dokumentacija, ponude i izveštaji o evaluaciji

Narudžbenice i ugovori

Dokaz o prijemu robe, kao što su slipovi (računi) od dobavljača

2.7.2.TEHNIČKA DOKUMENTACIJA

Projektno tehnička dokumentacija treba da bude dovoljno detaljna da može da dokaže

implementaciju svih aktivnosti i produkciju medijskog sadržaja.

Primeri projektnih dokumenata za neke od projektnih aktivnosti:

Istraživanja /studije / ankete

− Izveštaji

Publikacije

− Kopije publikacija

Seminari, konferencije, radni sastanci

− Program

− Lista prezentacija/izveštaja sa konferencije

− Štampani materijali koji se dele na događaju

− Lista učesnika

− Lista govornika

− Zapisnik (ukoliko postoji)

− Pres kliping

− Evaluacije učesnika i drugi upitnici



28

Obuke

− Detaljan opis obuke – moduli, teme koje se obrađuju, metode itd.

− Raspored obuke

− Lista učesnika

− Lista trenera /predavača

− Razni upitnici koje učesnici popunjavanju

− Evaluacioni izveštaj obuke

Eksperti

− Radne liste

− Primerci onoga što je urađeno

− Izveštaji o aktivnostima

Produkcija

− Primerci novina, dodataka, DVD sa emisijama i filmovima

− Izveštaji o share-u, gledanosti, rejtingu i sl.

− Pregled kada su emitovani TV i radijski programi i u koje vreme.

2.8. IZVEŠTAVANJE

Svi grantisti ima obavezu prema Ugovoru o grantu da dostave sledeće izveštaje:

• Finalni narativni i finansijski izveštaj, i

• Tekući narativni i finansijski izveštaj za projekte koji traju duže od 12 meseci ili je vrednost

granta veća od 100.000 EUR.

Osobe koje su odgovorne za ukupno rukovođenje projekta, odnosno menadžeri/projektni

rukovodioci projekta će imati glavnu odgovornost za izveštavanje o projektu. Od samog početka

projekta pa do njegovog kraja, menadžeri projekta su obavezni da čuvaju sve podatke o projektu.

Prvo, zato što uvek moraju da znaju u kojoj fazi se nalazi projekat, a drugo, zato što moraju da budu

spremni za izveštavanje, monitoring posete projektnog tima "Jačanje slobode medija" i finansijsku

kontrolu EU Delegacije.

Preporuka

Poželjno je da redovno ažurirate interni plan aktivnosti o realizaciji projektnih aktivnosti. Na ovaj

način će, svi važni događaji/datumi biti evidentirani, pa nećete imati problema kod pripreme

izveštaja.

Isto se odnosi na internu evidenciju troškova. Ako se ažurira na mesečnom nivou, nećete imati

problema sa iskorišćenjem raspoloživih sredstava na najbolji mogući način, uključujući budžetske

preraspodele. Takođe će priprema izveštaja biti mnogo lakša.



29

Finalni izveštaj morate da pošaljete Delegaciji EU najkasnije 3 meseca od završetka projekta.

Podsećamo vas da poslednju uplatu za vaš projekat možete da dobijete nakon odobravanja vašeg

finalnog izveštaja.

2.8.1. FINALNI IZVEŠTAJ

Finalni izveštaj o projektu treba prvenstveno da pruži sve neophodne informacije o realizaciji

projekta, sredstvima koja su korišćena i najvažnijim rezultatima ostvarenim tokom trajanja projekta.

Takođe, izveštaj treba da pruži analizu iskustava stečenih tokom trajanja projekta, kao u kojoj meri

su ostvareni ciljevi projekta, postignuti efekati i uticaj na ciljne grupe.

VAŽNA NAPOMENA!

Finalni narativni izveštaj treba da istakne rezultate, koji su postignuti tokom realizacije projekta. On

bi trebalo da ponudi odgovore na sledeća pitanja: (i) da li je program ostvario svoje ciljeve? (ii) da li

je projekat realizovan kao što je predviđeno predlogom projekta i da li su zadaci ostvareni? (iii) da li

su projektne aktivnosti dale željene rezultate? Ako nisu, zašto? Šta se učinilo da se problemi

prevaziđu, (iv) kako rezultati projekta utiču na buduće planiranje? v) U kojoj meri je izvršen uticaj i

koji je efekat na ciljne grupe? vi) Izmeriti nivo postignutih ciljeva i rezultata kroz merenje indikatora.

Finalni narativni izveštaj uključuje sledeće delove:

1 Opis – uključuje opšte informacije o projektu, kao što su naslov, broj ugovora, trajanje, osoba

odgovorna za realizaciju, itd. (Contractor je grantista, a Beneficiary ste vi i vaš (i) ko-

aplikant(i))

2. Analiza realizacije projekta, uključuje:

2.1. Rezime realizovanih projektnih aktivnosti (uključujući i indikatore sa vrednostima u odnosu na

specifične ciljeve projekta).

2.2. Aktivnosti i rezultati – naglasak treba da bude na analizi postignutih rezultata, i to tokom celog

period realizacije projekta. Nabrojite dve aktivnosti u skladu sa odobrenim predlogom, koje su

realizovane. Opis aktivnosti treba da uključi naslov aktivnosti, period (datum), uključene

učesnike/ciljne grupe, zaključke/nastavak (ako je primenjivo). Takođe, treba da naznačite

postignuti napredak kao i uticaj na ciljne grupe, u odnosu na postavljene opšte i specifične

ciljeve. Treba objasniti da li su ostvareni opšti i specifični ciljevi projekta. Treba specificirati

kvantitativne i kvalitativne pokazatelje i uporediti ih sa indikatorima iz Logičke matrice i

pozvati se na izvore za verifikaciju. Važno je da u ovom segmentu ne koristite samo sopstvene

zaključke, već i druge izvore (uključujući i eksternu evaluaciju ukoliko ste je predvideli).

Objasniti da li je bilo odstupanja od planiranih aktivnosti i obrazložiti zašto oni nisu postignuti.

2.3. Naznačite šta je urađeno na postizanju održivosti i kako planirate da finansirate aktivnosti / deo

aktivnosti nakon završetka projekta.



30

2.4. Opišite detaljnije da li je projekat imao efekat na marginalizovane grupe, i da li je doprineo da

ove grupe imaju ravnopravan pristup informacijama, promovišući njihova prava, da li je

projekat pomogao jačanju vladavine prava, demokratije, ljudskih prava, rodne ravnopravnosti,

itd.

2.5. Molimo vas da naznačite kako ste interno pratili realizaciju projekta. U slučaju da ste radili

eksternu procenu i druge vrste evaluacija, molimo vas da priložite izveštaje.

2.6. Naučene lekcije iz projekta, i kako čete ih koristiti.

2.7. Izlistajte sve programe, članke i ostale rezultate vašeg rada sa svim pojedinostima. Priložite

primerke uz izveštaj. Nemojte zaboraviti da uključite podatke o plasiranju vaših

programa/članaka, podatke o tiražu, share-u vaših emisija, i sl. Dostavite listu kada i u koje

vreme su emitovani programi.

2 8. Spisak svih nabavki iznad €60.000.

3. Korisnici granta / ko-aplikatni, i pridružena lica i njihova saradnja

3.1. Analizirajte saradnju između grantiste, ko-aplikatna i pridruženih lica.

3.2. Da li je stvorena neka osnova za dalju saradnju. Obrazložite.

3.3. Analizirajte saradnju sa predstavnicima državnih organa i kako je ona uticala na projekat.

3.4. Uključite informacije o ulogama i odgovornostima svih aktera, kao i ukupan nivo

uspostavljene saradnje: saradnici, pod-ugovarači, NGO-i, druga državna tela, i treća lica.

3.5. Ukoliko je relevantno, obrazložite prirodu i obim saradnje.

3.6. Ukoliko ste bili korisnik EU granta ranije, da li se ovaj projekat na neki način naslanjao u pogledu

jačanja kapaciteta istih ciljnih grupa.

3.7. Obrazložite kakva je bila saradnja sa Delegacijom EU.

4. Uključite i informaciju vezano za vidljivost (promociju) podrške EU (ne samo vidljivost projekta).

Takođe, naznačite kako su bili informisani krajnji korisnici i javnost.

5. Navedite gde se nalazi računovodstvena i druga projektna dokumentacija (za sve aktere:

grantista, ko-aplikant(i) i pridružena lica).

Obavezno potpišite i datirajte izveštaj.

Ukoliko projekat traje duže od 12 meseci, grantista ima obavezu da podnese tekući izveštaj koji

treba da pruži neophodne informacije o realizaciji projektnih aktivnosti tokom prve godine

realizacije projekta. On uključuje informacije o opštem napretku, proceni situacije u odnosu na

programske indikatore i pregled sprovedenih aktivnosti i postignutih rezultata. Tekući izveštaj treba,

takođe, da uključi informacije o uspesima projekta, programskim dostignućima i problemima.



31

Finalni finansijski izveštaj sadrži prikaz svih troškova tokom ukupnog trajanja projekta, uključujući

doprinos EU i vlastiti doprinos.

Ne mogu se nadoknaditi troškovi koji nisu uračunati ili dati u izveštaju u očekivanom vremenu.

Troškovi opravdani samo do datuma završetka projekta. Nakon datuma isteka Ugovora nikakvi

troškovi nisu opravdani. Prvo treba da završite bilans stanja, zatim da završite pojedinačne bilanse, a

onda popunite izveštaj (Aneks VI).

Sledeće informacije treba prikazati u tabeli:

(a) U prve 4 kolone, B-E treba da prikažete odobreni budžet (ili budžet odobren Adendumom)

(b) Kolona F-G uključuje preraspodele / nepredviđene troškove (ako je Delegacija EU odobrila)

(c) Kolone H-J – utrošena sredstva u RSD.

Kolona J - ukupni troškove u RSD za period izveštavanja

(d) Kolona – K Troškovi izražene u EUR (izračunate na osnovu srednjeg kursa EUR /RSD za period

realizacije projekta).

(e) Možete dodati sledeće kolone da bi prikazali utrošena sredstva u u nekog drugoj valuti)

(f) Kolona L-M Ukupna sredstva u EUR, kao i kolona O

g) Kolone P-R – razlika u EUR između planiranih i realizovanih troškova

(g) Kolona (Q) – razlika u %

(k) Kolona (R) – objašnjenje za veća odstupanja

Spisak dokumenata koji treba da budu uključeni sa Finalnim izveštajem:

� Propratno pismo

� Narativni izveštaj

� Finansijski izveštaj

(a) Aneks VI, obrazac Finalnog izveštaja

(b) Bilans prihoda i rashoda i pojedinačni bilansi po budžetskoj liniji (obrazac A i B)

� Zahtev za plaćanje (obrazac Aneks V)

� Obrazac za prenos opreme – dokaz o prenosu vlasništva

� Pismo o finansijskim obavezama, koje potvrđuje da korisnik neće imati zahteve za dodatnim

uplatama u budućnosti

U slučaju da podnosite i tekući izveštaj, onda uz narativni podnosite i finansijki izveštaj za prvih 12

meseci (formular u Aneksu VI).



32

3. NABAVKA (SECONDARY PROCUREMENT)

Grantista je odgovoran za ceo proces nabavki. Prilikom nabavki morate se držati procedura koji su

opisani u Aneksu IV Ugovora. Detaljnije informacije o proceduri kao i tenderskoj dokumentaciji

možete naći u EU PRAG – Praktičnom vodiču, i na sledećim veb stranama

http://ec.europa.eu/europeaid/prag/annexes.do?group=B za usluge, i


3.1 PLAN NABAVKE I TIPOVI NABAVKE

Grantisti bi trebalo da dostave okvirni plan nabavke prema sledećoj tabeli (rok se nalazi na kraju

ovog dokumenta.

Ime tendera 1

Datum

Ime tendera 2 Datum

Ime tendera 3 Datum

Priprema tenderske

dokumentacije

Datum kada šaljete

dokumentaciju

Projektnom timu na

konsultacije

Rok za slanje poziva za

ponude

Evaluacija ponuda

Datum kada šaljete

izveštaj Projektnom timu

na konsultacije (ukoliko

je potrebno)

Datum potpisivanja

ugovora/profaktura

Očekivani datum

isporuke

VAŽNO!

Pre ulaska u proceduru nabavke, potrebno je odrediti predmet nabavke: dobra, usluge,ili radovi, i u

skladu sa tim proceniti približnu vrednost nabavke (ona mora biti u skladu sa odobrenim

budžetom). U skladu sa ovim informacijama, grantista odlučuje koji tip procedure i ugovora treba

pripremiti.



33

Kod obavljanja procedura za nabavku, treba se pridržavati osnovnih načela i pravila:

� Transparentnost

� Ista pravila za sve ponuđače (nediskriminacija)

� Poštena konkurencija

� Konflikt interesa

� Pravilo o poreklu robe (opreme)

� Nacionalnost ponuđača

U svim slučajevima se ugovor mora dodeliti ugovaraču, čiju ponuda nudi najbolji odnos

kvaliteta/cena u slučaju usluga, odnosno ona koja je ekonomski najpovoljnija ponuda, i zadovoljava

tehničke uslove, kada se radi o robi. Morate doneti odluku na transparentan način, omogućiti

poštenu konkurenciju između ugovarača i izbegavati bilo kakve sukobe interesa u procesu izbora.

Projekti koji su odobreni u sklopu grant šeme “Jačanje slobode medija“ uključuju dva tipa nabavki:

� Ugovori o pružanju usluga – obuhvataju angažovanje kompanija i/ili pojedinaca (stručnjaka).

Ugovori za pružanje usluga se koriste za pripremu studija (marketinške, tehničke, ekonomske),

istraživanja, treninga, anketa, evaluaciju, tehnička pomoć, i sl.

� Ugovori o nabavci dobara/sredstava – obuhvataju kupovinu ili iznajmljivanje

robe/opreme/materijala. Isporuka proizvoda može uključiti ugradnju, instalaciju i održavanje.

Možete uvek konsultovati tim projekta ”Jačanje slobode medija” pre otpočinjanja procedure za

nabavku, koji će odobravati tendersku dokumentaciju i izveštaje za sve nabavke preko €20.000.

Vrste nabavki i tipovi procedura

SERVICES/ USLUGE

≥ 300,000 EUR Međunarodni ograničen postupak

300.000>&>20.000 EUR

Konkurentni postupak sa pogađanjem (najmanje tri ponude, period podnošenja najmanje 30

dana)

≤ 20,000 EUR Procedura sa jednim ponuđačem Neposredna pogodba

SUPPLIES/ OPREMA

>=300.000 EUR Međunarodni otvoren postupak

300.000>&> 100.000 EUR Otvoreni postupak u zemlji

100.000>&>20.000 EUR

Konkurentni postupak sa pogađanjem

(najmanje tri ponude) Bez prethodnog




34

Napomena: Nabavka u vrednosti do 2.500 EUR može da se uradi samo na osnovu fakture, bez

primene procedure nabavke, ali i za taj slučaj, treba imati pisanu dokumentaciju o nameni takve

nabavke sa svim neophodnim tehničkin detaljima, kao i potvrdu ponude potencijalnog dobavljača.

3.2. PROCEDURE ZA NABAVKU

Ono što je zajedničko svim procedurama za nabavku su sledeći koraci:

� Planiranje nabavke – donošenje odluke koju proceduru treba koristiti i kada započeti proceduru.

Otpočinjanje i realizacija planiranih nabavki su već naznačene u planu aktivnosti. Međutim,

preporučljivo je ranije započeti proceduru, naročito kada se primenjuje postupak sa

pregovaranjem (ukoliko treba da ponovite proceduru usled nedovoljnog broja ponuda, pravila o

poreklu robe, itd.)

� Otpočinjanje procedure za nabavku – sastaviti listu od tri dobavljača i dostaviti im pismo (Poziv)

i tendersku dokumentaciju sa tehničkom specifikacijom / projektnim zadatkom.

� Izbor ponuđača – bira komisija za procenu koja se sastoji od 3 člana sa pravom glasa.

� Priprema ugovora.

� Realizacija ugovora – za sve ugovore o nabavci (isporuci), sertifikat (atest) za privremeni prijem

treba izdati isporučiocu.

Druga ključna pravila:

� Zabrana retroaktivnog datiranja

Period sprovođenja ugovora počinje važiti sa danom potpisivanja ugovora od strane poslednjeg potpisnika

� Upotreba standardizovanih dokumenata

Obvezna je upotreba standardizovanih ugovora i dokumenata

� Rokovi za čuvanje različitih dokumenata

Neuspešne ponude naručilac mora čuvati 5 godina nakon isteka roka za predavanje ponuda. Ugovornu i finansijsku dokumentaciju potrebno je čuvati najmanje 7 godina od poslednje isplate i

objavljivanja

WORKS/ RADOVI

>= 5.000.000 EUR Međunarodni otvoren / ograničen postupak

5mil>&>= 300.000 EUR Otvoreni postupak u zemlji

300.000>&>60.000 EUR

Konkurentni postupak sa pogađanjem

(najmanje tri ponude) Bez prethodnog

objavljivanja




35

do propisanog datuma u slučaju spora, kao što to određuju zakonodavni propisi koji regulišu Ugovor.

� Razlozi za isključenje ponuđača

� Vidljivost

Pružaoci usluga i dobavljači roba moraju primeniti Pravila vidljivosti koji se odnose se na pisani i vizuelni identitet EU.

U skladu sa potpisanim Ugovorima i obimu odobrenih nabavki, vi ćete uglavnom primenjivati

sledeće dve procedure:

3.2.1. JEDNA PONUDA

Možete dodeliti ugovor samo na bazi jedne ponude za sve ugovore o pružanju usluga ili kupovini

robe čija vrednosti iznosi €20.000 i manje.

Ne postoje dokumenta kojima se reguliše “jedna ponuda” (neposredna nagodba), savetujemo da

prillikom svake nabavke tražite tri pismene ponude da bi bili sigurni da su u skladu sa tržišnim

cenama i i ispunjava potrebnu tehničku specifikaciju za proizvod, uslugu ili rad, koji želite da kupite.

Na ovaj način ćete pokazati da je proces bio fer i transparentan.

3.2.2. PROCEDURA PREGOVARANJA BEZ PRETHODNOG OBJAVLJIVANJA

Prema ovoj proceduri, pošaljite Poziv za dostavljanje ponuda na tri adrese dobavljača po vašem

izboru, tako da izaberete onoga koji nudi najbolji odnos kvaliteta i cene. Uz pismo, šaljete i

tendersku dokumentaciju.

Celokupna procedura funkcioniše na sledeći način:

Faza 1:

Vi pripremate pozivno pismo (Invitation to Tender) i tendersku dokumentaciju koja treba da

uključi:

� Instrukcije za ponuđače (Instructions to Tenderers)

� Draft ugovora sa opštim i posebnim uslovima i aneksima (Opis posla – Terms of

Reference, kao ključni dokumenti za kvalitet nabavki usluga, ili tehnička specifikacija za

nabavku dobara).

� Maksimalan budžet.

� Tenderski forumular za dostavljanje ponuda (Tender form).

� Kriterijum za izbor koji će se koristiti za procenu (Administrative compliance grid,

Evaluation grid).

Napomena: s obzirom da ne postoji standardizovan lokalno korišćen obrazac koji uključuje sve

relevantne informacije, treba da koristite standardne obrasce EU za pregovaračke procedure

(formulari na CD), ali koji se mogu prilagoditi vašim potrebama.



36

Faza 2:

� Tim projekta “Jačanje slobode medija” odobrava tendersku dokumentaciju

� Pozivna pisma sa tenderskom dokumentacijom se šalju odabranim dobavljačima

� Krajnji rok za dostavljanje ponuda je 30 dana (za nabavku do 20.000 EUR može biti kraći)

Faza 3:

� Vi procenjujete primljene ponude formiranjem Komisije za procenu, koja se sastoji od

neparnog broja članova sa pravom glasa (najmanje 3).

Komisija za procenu se sastoji od predsedavajućeg i sekretara bez prava glasa i minimalno 3

člana koji glasaju. Članovi koji glasaju moraju posedovati tehničke i administrativne

sposobnosti, koje su neophodne da daju informisano mišljenje o ponudama.

� Komisija rangira ponude pomoću kriterijuma, koji su unapred odlučeni i identifikuje koja

ponuda daje najbolji odnos kvaliteta/cena.

� Vi pravite Izveštaj o proceni, koji detaljno opisuje ovaj process.

Važno: Ako posle konsultovanja ponuđača, samo je jedna ponuda administrativno i tehnički

validna, ugovor se može dodeliti pod uslovom da su zadovoljeni kriterijumi za dodelu ugovora.

Odabir: administrativno, tehnički ispravna ponuda koja ispunjava uslove zadate u ToR (za usluge) i koja predstavlja “najbolji odnos kvaliteta i cene - the best value for money”, u odnosu 80/20, tehnička-finansijska ponuda); odnosno ponuda sa najnižom cenom koja ispunjava minimum tehničkih karakteristika zadatih tehničkom specifikacijom (roba).

Faza 4:

� Izveštaj o proceni sa kopijama svih primljenih ponuda se dostavlja timu projekta ”Jačanje

slobode medija”.

� Projektni tim odobrava izveštaj o proceni.

Faza 5:

� Pošto je odobrenje primljeno, treba da obavestite uspešnog ponuđača da je njegova ponuda

prihvaćena.

� Potpisivanje i realizacija ugovora.



37

U oba slučaja možete koristiti pojednostavljenu/skraćenu tendersku dokumentaciju.

Najvažniji deo dokumentacije koju šaljete su Instrukcije za ponuđače, Opis posla – Terms of

Reference (za nabavku usluga), odnosno tehnička specifikacija (za nabavku dobara), i tenderski

dokument. Opis posla (ToR), odnosno tehnička specifikacija su dokumenti koji postaju aneksi

eventualnom ugovoru i vodič za ugovarača u realizaciji dogovorenog posla. Preporučujemo da ga

pripremite uz konsultaciju svih koji su uključeni u projekat i/ili kolega koji rade u specijalizovanim

odeljenjima, kao što je odeljenje informacionih tehnologija u slučaju kada se radi o IT opremi.

Važna napomena!

Postupci za nabavku u okviru ove procedure mogu trajati do 2 meseca. Morate ovo imati na umu

kada planirate realizaciju drugih aktivnosti projekta.

3.2.3. PRAVILO O POREKLU

Svi isporučioci moraju da navedu poreklo isporučene robe odnosno opreme. Ukoliko se vrši nabavka

dobara/sredstava čije je jedinična vrednost manja ili jednaka sumi of 5,000 EUR, treba dostaviti

Izjavu o poreklu (Statement of origin). Ukoliko je vrednost veća, ugovorači treba da dostave

Sertifikat o poreklu (Certificate of Origin) koji izdaje Privredna komore zemlje u kojoj se roba

nabavlja, najkasnije prilikom dostavljanja prvog računa za jediničnu stavku robe u vrednosti koja je

veća od €5.000.

EC odluka (C) 2007/2034 član II.2.2: Državom porekla se smatra država u kojoj je roba prošla svoju poslednju, ekonomski opravdanu i značajnu transformaciju.

3.2.4. PRAVILO O NACIONALNOSTI

Učešće u tenderskim procedurama koje vodi grantista je otvoreno pod jednakim uslovima za sva

fizička i pravna lica:

• Država članica EU (28)

• Država Evropske ekonomske zajednice: Island, Norveška i Lihtenštajn

• Države korisnice IPA fondova: Srbije, Bosne i Hercegovine, Makedonije, Alabanije, Turske,

Crne Gore,

• I zemlje korisnice Susedskog i Partnerskog programa, tj. zemlje na koje se primenjuje

Regulativa vezano za pristup eksterne pomoći EU 2.

Ponuđači moraju navesti u ponudi zemlju čiji su državljani podošenjem uobičajenog dokaza

državljanstva prema njihovom nacionalnom zakonodavstvu.

2Council Regulation (EC) N° 1085/2006 - OJ L 210/82 of 31.7.2006.



38

Ovo pravilo se ne primenjuje na stručnjake koje predlože ponuđači usluga koji učestvuju u

tenderskim procedurama ili ugovorima za pružanje usluga koji se finansiraju grantom.

Podsetnik:

Opšti principi i pravila o nacionalnosti i poreklu se primenjuju za sve procedure nabavke, bez obzira

da li se potpuno finansiraju iz donacije ili putem ko-finansiranja.

4. PRAĆENJE PROJEKATA (MONITORING)

4.1. CILJEVI MONITORINGA

Glavi cilj monitoringa je verifikacija da se projekat realizuje u skladu sa postavljenim ciljevima i

uslovima ugovora. Monitoring takođe ima za cilj da kontroliše da li se projekti sprovede u skladu sa

EU procedurama, identifikuje probleme tokom same realizacije, kao i da pruža podršku grantistima

u pronalaženju adekvatnih rešenja.

Zašto je važno pratiti realizaciju projekta?

� Praćenje predstavlja važan deo upravljanja projektom (naročito interno praćenje).

� Obezbeđuje informacije o napretku projekta i uspesima.

� Rano upozorenje na potencijalne probleme. Korektivne mere se takođe baziraju na izveštajima

o praćenju.

� Izveštaji o praćenju su koristan alat koji se koristi u procesu donošenja važnih odluke.

� Svi zainteresovani faktori se redovno informišu o napredovanju projekta (interni i eksterni

izveštaji).

� Budžetska kontrola.

Postoje dva tipa praćenja:

� Interno praćenje

� Eksterno praćenje

4.1.1. INTERNO PRAĆENJE

Interno praćenje je jedan od ključnih faktora dobrog upravljanja projektom i treba biti planiran i

integrisan tokom cele realizacije projekta. Menadžeri projekta su odgovorni za praćenje realizacije

projekta – oni treba redovno da proveravaju da li se aktivnosti odvijaju po planu i da nema većih

odstupanja.

Stvari koje menadžer projekta treba da redovno prati uključuju: (i) koje su aktivnosti završene; (ii)

koji su indikatori uspeha već postignuti; (iii) da li su osnovne pretpostavke promenjene i zašto; (iv)

da li je bilo koja od promena uticala na plan realizacije; (v) koje aktivnosti nisu završene i zašto; i (vi)

koji su problemi ostali nerešeni.



39

Menadžeri projekta treba da redovno vrše interno praćenje i prikupljaju informacije o realizaciji svih

aktivnosti. Takođe se uvek setite da se proverite indikatore u logičkoj matrici, kao i izvore

verifikacije.

Predlog za praćenje rezultata:

Aktivnost Odgovorna

osoba

Početni datum Završni datum Komentari

Planirano Realizovano Planirano Realizovano

Pored redovnog praćenja aktivnosti i rezultata tokom realizacije projekta, menadžeri projekta bi

trebalo takođe da redovno prate nastale troškove. Preporučuje se da na mesečnom nivou ažurirate

predstavljenu budžetsku tabelu (obrazac A i B).

4.1.2. EKSTERNO PRAĆENJE

Tim projekta ”Jačanje slobode medija” će biti odgovorna za eksterno praćenje vaših projekata. Tim

će organizovane redovne posete / monitoring vašim projektima.

Monitoringom će se pratiti sledeći aspekti realizacije projekta:

� Menadžment i koordinacija: da li su menadžment i koordinacija efikasni? Da li se projekat

sprovodi u skladu sa predviđenim planom, kao što je utvrđeno u predlogu projekta? Da li se

budžetski plan sprovodi i da li se poštuju preraspodele po budžetskim linijama?

� Napredovanje ka ostvarenju ciljeva projekta: Da li se postiže rezultat/uticaj?

� Plasiranje programa/članaka: Da li se postiže makismalan efekat proizvedenih i

emitovanih/publikovanih programa/članaka? Da li se ispunjavaju pravila vidljivosti

projekta?

Trebalo bi da budete spremni za eksterno praćenje / posete na terenu i da obezbedite sve potrebne

informacije / dokumente koji će predstavljati osnov za razgovor. U tom kontekstu, grantisti će

napraviti jedan presek stanja, dostavljanjem informacija u dokumentu pred-monitoring izveštaj.

Tekući izveštaj treba da pruži neophodne informacije o realizaciji projektnih aktivnosti tokom prve

polovine projektnog perioda. On uključuje informacije o opštem napretku, proceni situacije u

odnosu na programske indikatore i pregled sprovedenim aktivnostima i postignutih rezultata.

Tekući izveštaj treba takođe da uključi informacije o uspesima projekta, programskim dostignućima i

problemima.



40

Tekst koji treba koristiti:

Ovaj projekat (ime projekta) finansira Evropska unija kroz program Jačanje slobode media u

Srbiji, kojim rukovodi Delegacija EU u Srbiji, a realizuje EPTISA Servicios de Ingenieria.

5. PROCEDURE VEZANE ZA PUBLICITET – VIDLJIVOST PROJEKTA Granstista, ko-aplikant(i) i pridružena lica moraju ispoštovati određene procedure vezano za

publicitet, odnosno vidljivost podrške EU vašem projektu. Autor ovih pravila je Evropska komisija.

Poštovanje ovih procedura je obaveza svih grantista. Smernice sa uputstvima možete naći u Vodiču

za komunikaciju i vizuelni identitet na veb strani:

http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm

Svrha procedura koje se odnose na publicitet je da sve aktivnosti koje finansira EU budu vidljive. Pravila vidljivosti odnose se na pisani i vizuelni identitet (logo, zastava ključna poruka, definicija) i zahteve i smernice o komunikacijskim aktivnostima (npr. saopštenja za javnost, internet stranice, publikacije, roll-up baneri i sl.). Grantista posebno treba da naglasi da Projekat finansira EU u informacijama koje se daju finalnim korisnicima projekta. Takođe, logo EU mora biti prisutan na svim audio-vizuelnim programima i drugim štampanim materijalima.

Takođe, svaki materijal mora da uključi i izjavu/napomenu o odricanju odgovornosti (legal

disclaimer):

“Ovaj dokument (dokumentarni-serijski program, članak, itd. ) je napravljen uz podršku Evropske

unije (....Publikovanje ovog članaka omogućeno je uz finansijsku pomoć Evropske Unije. Ova

publikacija je nastala uz podršku EU. Izradu ove publikacije podržala je EU… ili slično).

Sadržaj ovog dokumenta je isključivo odgovornost < vaše ime > i ni na koji način ne odražava stavove

i mišljenje Evropske unije.”

Veb sajt: Obavezo treba staviti EU logo i izjavu/napomenu o odricanju odgovornosti.

Nalepnice i oznake na čvrstim predmetima (oprema i druge nepovratne vrednosti) koji su kupljeni

od sredstava EU treba postaviti na vidljivo mesto. Grafički prikaz oznake će sadržati logo EU. Veličina

nalepnice će biti primerena veličini predmeta.

Dole: Primeri zaglavlja pisma, roll-up banera I biborda.

Projekat finansira EU



41



42

Odobrenje vizuelnih rešenja:

Vizuelna rešenja (sa urađenim dizajnom) možete slati na odobrenje Delegaciji EU sedam dana pre

nego što želite da ih primenite na sledeću adresu:

Mr. Aleksandar Đorđević, [email protected] i Cc [email protected]

6. VERIFIKACIJA TROŠKOVA Verifikaciju projektnih troškova će uraditi Delegacija EU, ili spoljni revizor koga ona angažuje, a

prema članu 5.2. Posebnih uslova, odnosno 15.7. Opštih uslova Ugovora o grantu. Finalna uplata će

biti izvršena nakon kontrole troškova i odobrenog narativnog i finansijskog izveštaja.

7. RASKID UGOVORA

U skladu sa Opštim uslovima, član 12, ugovorna strana (grantista/Delegacija EU), koja veruje da

Ugovor više ne može biti realizovan na efikasan ili odgovarajući način, treba da konsultuje drugu

ugovornu stranu (grantista/Delegacija EU). U slučaju da ne mogu da nađu zajedničko rešenje ili

postignu dogovor, obe strane mogu da raskinu Ugovor podnošenjem pismenog obaveštenja

najmanje dva meseca unapred, bez obaveza da plate obeštećenje.

Delegacija EU može da raskine Ugovor, bez davanja obaveštenja (otkaznog roka) i bez plaćanja

obeštećenja bilo koje vrste, kada ugovorna strana:

� ne uspe, bez opravdanja, da ispuni obaveze koje je preuzela ugovorom, i nakon pismenog

zahteva da ispuni svoje obaveza, još uvek ne uspe da to učini ili da pruži opravdan razlog u

roku od 30 dana nakon slanja pisma;

� ako je u stečaju ili procesu likvidacije, njihovim poslovima upravlja stečajna uprava, u

postupku su poravnjanja sa poveriocima, ima privremenu blokadu poslovanja, pod istražnim

postupkom u vezi ovih pitanja, ili su u nekoj sličnoj situaciji koja proističe iz postupka

previđenog domaćim zakonodavstvom ili regulativom

� ako je osuđena krajnjom sudskom odlukom za bilo koje krivično delo vezano za povredu

profesionalnih pravila (odluka protiv koje nema žalbe);

� uključena u bilo koji čin prevare ili korupcije, kriminalnog delovanja ili bilo kakvu ilegalnu

aktivnost, koja šteti finansijskim interesima EU: ovo se takođe primenjuje na partnere,

podizvođače radova i zastupnike opštine

� promeni pravni karakter, osim ako nije sačinjen adendum, koji navodi tu činjenicu;

� ne ispunjava članove 4, 10 i 16 Opštih uslova, koji se primenjuju u EU – ugovori o

finansiranju donacija za spoljne aktivnosti u okviru EU.



43

� daje lažne ili nepotpune izjave u cilju dobijanja donacije, koja je predviđena Ugovorom ili

obezbeđuje izveštaje, koji ne odgovaraju stvarnom stanju.

U slučaju raskida, grantista ima pravo na isplatu samo onog dela donacije koji se odnosi na već

odrađeni deo projekta, ne računajući troškove koji su povezani sa obavezama, a koje bi bile

realizovane nakon raskida. Iz tog razloga će grantista podneti zahtev za plaćanje i Finalni izveštaj u

skladu sa Članom 2 Opštih uslova.

Međutim, u slučaju pogrešnog raskida Ugovora od strane grantiste, a u skladu sa paragrafom 1 i

paragrafom 2, tačke (d), (e) i (g), Delegacija EU može da zahteva povraćaj punog ili delimičnog

iznosa koji je već isplaćen u skladu sa ugovorom o donaciji, pošto je prethodno korisnik dobio priliku

da iznese svoja objašnjenja i u zavisnosti od kvaliteta objašnjenja koje je grantista pružio.

Pre, ili umesto, raskida Ugovora, kao što je predviđeno u ovom stavu, Delegacija EU može, kao meru

predostrožnosti, da obustavi isplate bez prethodnog obaveštenja.

Ugovor će biti automatski raskinut, ako ne dođe do bilo kakve uplate u roku od tri godine nakon

njegovog potpisivanja.

8. VEB STRANE

• Delegacija EU u Republici Srbiji : http://www.delscg.ec.europa.eu

• Praktični vodič za ugovorne procedure spoljnih akcija Evropske unije (EU PRAG), 2013

http://ec.europa.eu/europeaid/prag/document.do

• InfoEuro devizni kurs:

http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.c

fm

• Veb strana za Vodič za komunikacije i vidljivost u kontekstu spoljnih aktivnosti EU

http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm,

• Vizuelni identit (logo u različitim formatima) http://europa.eu/about-eu/basic-

information/symbols/flag/index_en.htm

• Veb sajt za propisane dnevnice

http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/index_e

n.htm

• Veb strana za procedure nabavke i tendersku dokumentaciju

http://ec.europa.eu/europeaid/prag/annexes.do?group=B za usluge, i


• Veb strana Poreske uprave http://www.poreskauprava.gov.rs/



44

Važni rokovi:

Šta Kada Kako

Plan nabavke

Revidiran akcioni plan

Revidirani indikatori (Logička

matrica)

Do 28. februara 2014

E-mail

Tekući izveštaj i zahtev za

uplatu za drugu ratu

Na kraju 12. meseca od

početka projekta ili ranije

(konsultovati tim projekta

”Jačanje slobode medija”)

Pisana forma + E.mail

Finalni narativni i finansijski

izveštaj

Tri meseca od kraja

projekta Pisana forma + E.mail

Obaveštenje radi odobrenja

predloženih izmena

Tri nedelje pre primene

izmene / ili odmah nakon

što su nastale


Zahtev za Adendumom

Najmanje 30 dana pre

nego što planirate da

primenite izmene


Napomena: U slučaju promene bilo kojih pravila i procedura relevantih za implementaciju projekata,

grantisti će biti blagovremeno obavešteni.

Business

Vodic za-realizaciju-projekata (EU-mediji)