Tieu luan quan tri xuat nhap khau de tai chung tu xuat nhap khau

TP Hồ Chí Minh, ngày 19 tháng 05 năm 2014

BỘ CÔNG THƯƠNGTRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP HCM

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÀI TIỂU LUẬNĐề tài:

CHỨNG TỪ XUẤT NHẬP KHẨU

Môn : Quản trị xuất nhập khẩu

GVHD : Thầy Nguyễn Hữu Khoa

SVTH : Nhóm Hội Ngộ (8)

LỚP : 210704302 (DHQT7B)

BỘ CÔNG THƯƠNGTRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP. HCM

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÀI TIỂU LUẬN

Đề tài:

CHỨNG TỪ XUẤT NHẬP KHẨU

DANH SÁCH NHÓMSTT HỌ TÊN MSSV

1 Hoàng Nguyễn Ngọc Hưng 110651512 Huỳnh Công Khải 110357313 Nguyễn Thị Tố Loan 110702314 Phạm Thị Ngoan 110732615 Đặng Thị Ngọc 110757916 Hoàng Thị Hồng Ngọc 110897817 Đỗ Thị Quỳnh Như 110911818 Nguyễn Thị Thảo 110743119 Nguyễn Văn Thường 1100431610 Phạm Phú Tín 1107368111 Lê Hữu Toàn 1123043112 Nguyễn Thanh Vương 11242971

Tp. Hồ Chí Minh, ngày 19 tháng 05 năm 2014

...........................................................................................................................................

...........................................................................................................................................

...........................................................................................................................................

...........................................................................................................................................

...........................................................................................................................................

...........................................................................................................................................

...........................................................................................................................................

...........................................................................................................................................

...........................................................................................................................................

...........................................................................................................................................

.......................................................................................................................................

..................................................................................................................................

................................................................................................................................

..............................................................................................................................

............................................................................................................................

............................................................................................................................

..........................................................................................................................

.......................................................................................................................

.......................................................................................................................

.....................................................................................................................

...................................................................................................................

.................................................................................................................

...............................................................................................................

NHẬN XÉT CỦA GV

Mã SV Họ Tên SV CV phụ trách

Thời gian gửi bài

Mức độ hoàn thành

Thái độ làm việc

Trung bình điểm (10đ)

Ký tên

Nhóm trưởngđánh giá

GV đánh giá

11065151 Hoàng Nguyễn Ngọc Hưng

- Lập dàn ý và phân công- Tổng hợp tiểu luận- 2.3

8.5 10 9 9.2 Gửi bài trễ, còn lại làm khá tốt

11035731 Huỳnh Công Khải Chương 1 10 10 10 10.0 Gửi bài sớm, hoàn thành tốt các yêu cầu, nội dung tốt

11070231 Nguyễn Thị Tố Loan - 2.8- Thuyết trình 10 9 10 9.7

- Gửi bài sớm, có lỗi chính tả, ko đúng yêu cầu TLTK, trình bày còn lủng củng, nội dung tốt- Thuyết trình:…

11073261 Phạm Thị Ngoan - Lời mở đầu- 2.7 10 7 8 8.3

Lỗi chính tả nhiều, sai nội dung hoàn toàn, ko đúng yêu cầu, chưa tham khảo kĩ dàn ý, chưa biết cách trình bày WORD

11075791 Đặng Thị Ngọc - 2.6- Tổng kết 10 9.5 10 9.8 Nội dung khá, TLTK ko đúng yêu

cầu

11089781 Hoàng Thị Hồng Ngọc- 2.3- Sửa lỗi chính tả- Nhận xét tiểu luận

10 9 9 9.3 Nội dung tốt, nhiệt tình cộng tác

11091181 Đỗ Thị Quỳnh Như Chương 4 10+ 10 10+ 10.0Gửi bài rất sớm, hoàn thành tốt, thực hiện đầy đủ yêu cầu, nội dung tốt

11074311 Nguyễn Thị Thảo 2.8 10 9 10 9.7Gửi bài sớm, có lỗi chính tả, ko đúng yêu cầu TLTK, trình bày còn lủng củng, nội dung tốt

11004316 Nguyễn Văn Thường - 2.5- Chương 3 10 9 9 9.3

- 2.5 tốt nhưng còn lỗi chính tả, lỗi định dạng- Chương 3 làm việc nhóm ko tốt, sai nội dung, trình bày chưa đúng yêu cầu, thiểu TLKT, trình bày word chưa đúng cách- Có nỗ lực

11073681 Phạm Phú Tín - 2.2- Soạn powerpoint 9 9 9 9.0 Có nỗ lực, kĩ thuật tốt

Mã SV Họ Tên SV CV phụ trách

Thời gian gửi bài

Mức độ hoàn thành

Thái độ làm việc

Trung bình điểm (10đ)

Ký tên

Nhóm trưởngđánh giá

GV đánh giá

11230431 Lê Hữu Toàn - 2.1- 2.4 10 9 10+ 9.7

Gửi bài sớm, nỗ lực cao, còn thiếu TLTK, 2.1 còn sai chính tả và lỗi định dạng nhiều, nội dung và trình bày tốt

11242971 Nguyễn Thanh Vương - Chương 3- Thuyết trình 10 9 8 9.0

- Chương 3 làm việc nhóm ko tốt, sai nội dung, ít nỗ lực, trình bày chưa đúng yêu cầu, thiểu TLKT, trình bày word chưa đúng cách- Thuyết trình:…

Nhóm trưởng: Hoàng Nguyễn Ngọc Hưng

Ghi chú: Đánh giá của nhóm trưởng chỉ dựa trên chủ quan, có thể không chính xác lắm, phản ánh gần đúng tình hình của các thành viên. Nếu có vấn đề giải đáp các bạn liên hệ nhóm trưởng.

iChứng từ xuất nhập khẩu

LỜI MỞ ĐẦU

Một trong những chỉ số của kinh tế vĩ mô mà mọi quốc gia đều quan tâm là cán cân thương mại. Thương mại là yếu quan trọng tạo nên thành công trong con đường đi lên phát triển của các nước đang phát triển đặc biệt là trong tình hình hội nhập kinh tế thế giới toàn cầu hóa ngày nay thì nó lại càng chứng tỏ vai trò của mình. Xuất nhập khẩu là một phần của thương mại, nó bao gồm nhiều vấn đề phức tạp nữa ở bên trong. Tự hỏi nếu doanh nghiệp bạn muốn kinh doanh xuất hay nhập khẩu thì bạn cần phải làm gì? Quy trình xuất nhập khẩu là một trong những giai đoạn quan trọng để đưa hàng hóa ra ngoài biên giới quốc gia cho nên nó khá phức tạp. Cần có nhiều số liệu và chưng từ xác thực thì mới được thông quan qua được biên giới . Như vậy không thể phủ nhận vai trò của chứng từ trong quá trình xuất nhập khẩu. Theo quan điểm của nhóm Hội Ngộ thì đây là một vấn đề cần được quan tâm làm rõ hơn trong môn học Quản trị xuất nhập khẩu này. Vì vậy nên đây sẽ là đề tài mà nhóm thực hiện.

Vì nội dung môn học mang tính tổng quan cao, đòi hỏi nhiều kiến thức sâu rộng về các ngành khác nữa nên trong quá trình làm có nhiều sai sót đáng tiếc mong thầy bỏ qua. Xin cảm ơn thầy đã hướng dẫn nhóm nhiệt tình!

iiChứng từ xuất nhập khẩu

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI 12. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 13. ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU 14. PHẠM VI NGHIÊN CỨU 15. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 1

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ BỘ CHỨNG TỪ TRONG THANH TOÁN XUẤT NHẬP KHẨU 2

1.1 KHÁI NIỆM VÀ PHÂN LOẠI 21.2 TẦM QUAN TRỌNG 31.3 VAI TRÒ CỦA BỘ CHỨNG TỪ TRONG THANH TOÁN XUẤT NHẬP KHẨU 3

CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU BỘ CT XNK HIỆN NAY 6

2.1 INVOICE (HÓA ĐƠN THƯƠNG MẠI) 62.1.1 BẢN CHẤT, CÔNG DỤNG, PHÂN LOẠI 62.1.2 QUY ĐỊNH UCP VỀ HÓA ĐƠN THƯƠNG MẠI 72.1.3 HƯỚNG DẪN LẬP INVOICE 82.1.4 NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý KHI LẬP VÀ KIỂM TRA HÓA ĐƠN THƯƠNG MẠI 112.2 PACKING LIST (PHIẾU ĐÓNG GÓI) 122.2.1 ĐỊNH NGHĨA 122.2.2 TÁC DỤNG 132.2.3 PHÂN LOẠI 132.2.4 YÊU CẦU VỀ NỘI DUNG CỦA PHIẾU ĐÓNG GÓI 132.3 BILL OF LADING (VẬN ĐƠN ĐƯỜNG BIỂN) 152.3.1 BẢN CHẤT, CÔNG DỤNG PHÂN LOẠI 152.3.3 NỘI DUNG CHÍNH CỦA B/L 162.3.4 HƯỚNG DẪN LẬP B/L 172.3.5 LƯU Ý KHI LẬP BILL OF LADING 222.3.6 ĐIỂM YẾU CỦA VẬN ĐƠN VÀ PHƯƠNG ÁN THAY THẾ 232.4 C/O (GIẤY CHỨNG NHẬN XUẤT XỨ) 242.4.1 BẢN CHẤT, CÔNG DỤNG, PHÂN LOẠI 242.4.2 HƯỚNG DẪN LẬP C/O VÀ MỘT VÀI LƯU Ý 262.5 GIẤY CHỨNG NHẬN SỐ LƯỢNG, TRỌNG LƯỢNG, CHẤT LƯỢNG 282.5.1 BẢN CHẤT, CÔNG DỤNG 282.5.2 QUY ĐỊNH UCP VỀ GIẤY CHỨNG NHẬN SỐ LƯỢNG, TRỌNG LƯỢNG, CHẤT LƯỢNG 292.5.3 HƯỚNG DẪN LẬP GIẤY CHỨNG NHẬN SỐ LƯỢNG, TRỌNG LƯỢNG, CHẤT LƯỢNG 302.5.4 LƯU Ý KHI LẬP GIẤY CHỨNG NHẬN SỐ LƯỢNG, TRỌNG LƯỢNG, CHẤT LƯỢNG 322.6 GIẤY CHỨNG NHẬN VỆ SINH VÀ GIẤY CHỨNG NHẬN KIỂM DỊCH ĐỘNG THỰC VẬT 322.6.1 BẢN CHẤT, CÔNG DỤNG, PHÂN LOẠI 32

iiiChứng từ xuất nhập khẩu

2.6.2 QUY ĐỊNH UCP VỀ GIẤY CHỨNG NHẬN VỆ SINH, KIỂM DỊCH ĐỘNG THỰC VẬT 332.6.3 HƯỚNG DẪN LẬP GIẤY CHỨNG NHẬN VỆ SINH, KIỂM DỊCH ĐỘNG THỰC VẬT 33MẪU: 1 382.6.4 LƯU Ý KHI LẬP GIẤY CHỨNG NHẬN VỆ SINH, KIỂM DỊCH ĐỘNG THỰC VẬT 402.7 GIẤY CHỨNG NHẬN BẢO HIỂM 402.7.1 ĐỊNH NGHĨA, PHÂN LOẠI 402.7.2 YÊU CẦU VỀ NỘI DUNG 412.7.3 MẪU GIẤY CHỨNG NHẬN BẢO HIỂM 412.8 TỜ KHAI HẢI QUAN 422.8.1 BẢN CHẤT, PHÂN LOẠI VÀ CÔNG DỤNG 422.8.2 QUY ĐỊNH UCP VỀ TỜ KHAI HẢI QUAN 462.8.3 NỘI DUNG CHÍNH CỦA TỜ KHAI HẢI QUAN 482.8.4 HƯỚNG DẪN LẬP TỜ KHAI HẢI QUAN 542.8.5 CHI TIẾT VỀ TỜ KHAI HẢI QUAN 56

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG SỬ DỤNG CHỨNG TỪ THANH TOÁN XNK VIỆT NAM HIỆN NAY 58

3.1 THỰC TRẠNG HIỆN NAY 583.1.1 TÌNH HÌNH SỬ DỤNG CÁC PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN DÙNG CHỨNG TỪ TẠI VIỆT NAM HIỆN NAY 583.1.2 TÌNH HÌNH CHIẾT KHẤU HỐI PHIẾU VÀ BỘ CHỨNG TỪ TẠI CÁC NGÂN HÀNG TẠI VIỆT NAM TRONG THỜI GIAN QUA

593.1.3 TÌNH HÌNH CÔNG TÁC TẠO LẬP BỘ CHỨNG TỪ CỦA DOANH NGHIỆP XUẤT KHẨU VIỆT NAM 613.2 NHỮNG TỒN TẠI 613.2.1 NHỮNG SAI SÓT THƯỜNG GẶP TRONG KHI LẬP BỘ CHỨNG TỪ 623.2.2 MỘT SỐ TRỞ NGẠI KHÁC THƯỜNG GẶP TRONG THANH TOÁN SỬ DỤNG BỘ CHỨNG TỪ 653.3 NGUYÊN NHÂN 663.3.1 CHỦ QUAN 663.3.2 NGUYÊN NHÂN KHÁCH QUAN 67

CHƯƠNG 4: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN BỘ CHỨNG TỪ TRONG THANH TOÁN XNK 68

4.1 SỬ DỤNG LINH HOẠT BỘ QUY ĐỊNH UCP600 684.2 GIẢI PHÁP TẦM VĨ MÔ 684.2.1 LỰA CHỌN VÀ VẬN DỤNG CÁC VĂN BẢN PHÁP LÝ VÀ TẬP QUÁN QUỐC TẾ CÓ LIÊN QUAN, KẾT HỢP VỚI VIỆC THIẾT LẬP MÔI TRƯỜNG PHÁP LÝ TRONG NƯỚC THUẬN LỢI 694.2.2 TIẾN TỚI ĐƠN GIẢN HOÁ VÀ TIÊU CHUẨN HOÁ BỘ CHỨNG TỪ TRONG THANH TOÁN XUẤT NHẬP KHẨU 694.2.3 TIÊU CHUẨN HOÁ SƠ ĐỒ LƯU CHUYỂN CHỨNG TỪ 704.2.4 VẬN DỤNG CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ TRONG THANH TOÁN XUẤT NHẬP KHẨU 704.3 GIẢI PHÁP TẦM VI MÔ 704.3.1 ĐỐI VỚI HỆ THỐNG CÁC NGÂN HÀNG 704.3.2 ĐỐI VỚI ĐƠN VỊ LÀM CÔNG TÁC LẬP CHỨNG TỪ 72

TỔNG KẾT 73

TÀI LIỆU THAM KHẢO 74

ivChứng từ xuất nhập khẩu

1Chứng từ xuất nhập khẩu

PHẦN MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài

Xuất hàng và nhập hàng là những thuật ngữ rất quen thuộc mà chúng ta thường nghe thấy ở các phương tiện truyền thông, ở các công ty xuât nhập khẩu. Nhưng chúng ta chưa chắc đã biết rằng thuật ngữ tưởng chừng như đơn giản ấy chứa đựng nhiều khâu và quá trình bên trong. Mỗi khâu xuất và nhập hàng đều được thực hiện bởi một ekip làm việc thật nghiêm chỉnh để có được số liệu thật chính xác để khai thông hải quan. Bởi rất quan trọng nên nó cần được ghi chép và lưu số liệu cẩn thận. Và chứng từ xác nhận xuất nhập khẩu là phương tiện quan trọng thực hiện nhiệm vụ đó. Để tìm hiểu kĩ hơn về chứng từ về quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa nhằm tăng thêm kiến thức và hiểu biết nhóm chúng tôi đã lựa chọn nghiên cứu về đề tài này.

2. Mục tiêu nghiên cứu

Tìm hiểu rõ công dụng chức năng, cách viết của các loại chứng từ xuất nhập khẩu và những quy định liên quan. Nghiên cứu thực trạng sử dụng hiện nay của các loại chứng từ này, xác định điểm hạn chế và đưa ra giải pháp khắc phục.

3. Đối tượng nghiên cứu

Các loại chứng từ xuất nhập khẩu đang lưu hành tại Việt Nam và các loại hình liên quan.

4. Phạm vi nghiên cứu

Tìm hiểu thông tin qua giáo trình, các phương tiện truyền thông, báo đài và đặc biệt phương tiện không thể thiếu là internet bởi các thông tin xuất nhập khẩu, thuế quan rất rộng và các công ty thường xử lí và phát tán trên mạng.

5. Phương pháp nghiên cứu

Dùng phương pháp trình bày trực quan, phân loại đề mục rõ ràng. Dàn ý hướng theo tính thực tế, tránh lý thuyết nhàm chán.

Sử dụng những nội dung có được để đưa vào bài tiểu luận và đưa ra những nhận xét, và ý kiến chung tổng hợp của các thành viên để bài tiểu luận thêm hoàn chỉnh.


Chương 1: Khái quát về bộ chứng từ trong thanh toán xuất nhập khẩu

1.1 Khái niệm và phân loại

Trong thương mại quốc tế hiện nay, căn cứ vào các nguồn luật khác nhau có nhiều cách phân loại chứng từ. Trong cuốn “Các nguyên tắc thống nhất về nhờ thu” (Bản sửa đổi 1995, có hiệu lực 1/1/1996, số 522 của phòng thương mại quốc tế, ICC soạn thảo), viết tắt là URC 522 có định nghĩa về chứng từ như sau: “Chứng từ bao gồm chứng từ tài chính và chứng từ thương mại...” (điều 2).- Chứng từ tài chính: Bao gồm các chứng từ: hối phiếu, kỳ phiếu, séc, hoặc các loại chứng từ tương tự khác dùng để thu tiền (như thư tín dụng, điện chuyển tiền, biên lai ký phát,...)- Chứng từ thương mại: Gồm có các hoá đơn, chứng từ vận chuyển, chứng từ về quyền sở hữu hoặc bất kỳ một loại chứng từ tương tự nào khác miễn là không phải chứng từ tài chính. Phõn loại chứng từ ta cú thể tham khảo sơ đồ sau:

Trong hoạt động xuất nhập khẩu hiện nay, bộ chứng từ thanh toán thường được sử dụng gồm có: hối phiếu, hoá đơn thương mại, vận đơn, giấy chứng nhận bảo hiểm, giấy chứng nhận kiểm nghiệm hàng hoá, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy kê khai đóng gói bao bì chi tiết.


Có thể thấy chứng từ xuất nhập khẩu, đối tượng mà chúng ta đang nghiên cứu thuộc loại chứng từ thương mại, chủ yếu dùng trong hoạt động ngoại thương và cùng với Incoterm là những khái niệm vô cùng quen thuộc với những người làm xuât nhập khẩu hiện nay.

1.2 Tầm quan trọng

Việc sử dụng chứng từ trong xuất nhập khẩu là một việc vô cùng quan trọng. Bởi vì xuất phát từ đặc điểm của thương mại quốc tế là các bên mua bán thường ở các quốc gia khác nhau, do đó, các giao dịch mua bán, thực hiện hợp đồng, vận tải, bảo hiểm, thanh toán… thường dựa trên cơ sở các chứng từ. Chứng từ trong thương mại quốc tế là những văn bản chứa đựng các thông tin về hàng hoá, vận tải, bảo hiểm và thanh toán để chứng minh một sự việc, để nhận hàng, để thanh toán, để khiếu nại đòi bồi thường... Các chứng từ này là những bằng chứng có giá trị pháp lý, làm cơ sở cho việc giải quyết mọi vấn đề liên quan tới quan hệ thương mại, cũng như quan hệ thanh toán quốc tế.

1.3 Vai trò của bộ chứng từ trong thanh toán xuất nhập khẩu

Bộ chứng từ là cơ sở thanh toán giữa các bên trong hoạt động xuất nhập khẩu.

Trong giao thương quốc tế, việc thực hiện hợp đồng và việc thanh toán được tiến hành độc lập nhau về: nhân sự, thủ tục, thời gian và nơi chốn. Do đó, cơ sở tiến hành thanh toán là bộ chứng từ xác thực việc chuyển quyền sở hữu hàng hoá và việc hoàn tất các nghĩa vụ giao hàng của bên xuất khẩu.

Chứng từ có thể xác nhận người bán đã giao đúng, đủ hàng hay chưa và giao có đúng thời hạn hay không. Còn người mua thì căn cứ vào bộ chứng từ để nhận hàng và tiến hàng thanh toán. Trong trường hợp có sự xuất hiện của ngân hàng-với tư cách là người trung gian giữa người xuất khẩu và ngưòi nhập khẩu- thì quan hệ giữa các bên và ngân hàng cũng căn cứ vào bộ chứng từ. Thông qua bộ chứng từ, ngân hàng có thể kiểm tra mức độ hoàn thành nghĩa vụ giao hàng của người xuất khẩu để tiến hành việc trả tiền cho người cho họ, và trên cơ sở đó cũng xem xét người mua đã hoàn thành nghĩa vụ thanh toán tiền chưa.

Tuy nhiên, chúng ta cũng cần chú ý một số điểm sau đây:

+ Tuỳ từng phương thức thanh toán mà yêu cầu về bộ chứng từ cũng rất khác nhau. Trong một số trường hợp, chúng là chứng từ đại diện hợp pháp cho hàng hoá. Điều quan trọng là các chứng từ hợp lệ phải được lập đúng chỗ, đúng lúc; và để đẩy nhanh việc giao hàng và thanh toán, chúng phải được điền đầy đủ một cách hợp lệ. Chỉ một điểm nhỏ không rõ ràng trong chứng từ chắc chắn sẽ dẫn đến sự khó khăn trong thanh toán. Do đó, cần phải có một sự quy định rõ ràng về yêu cầu xuất trình chứng từ, số lượng, số loại, cách thức lập chứng từ cũng như việc quy định thanh toán tiền dựa vào hợp đồng hay chứng từ (như L/C; A/P...)

+ Tuỳ từng điều kiện giao hàng mà phương thức thanh toán cũng cần phải xác định cho phù hợp. Bộ chứng từ sẽ phát huy tác dụng tốt nhất đối với các điều kiện cơ sở giao hàng như FOB, CIF, CFR... Ví dụ, đối với điều kiện DAF (giao hàng tại biên giới) ta vẫn có thể sử dụng phương thức thanh toán kèm chứng từ (như phương thức tín dụng chứng từ). Nhưng trong trường hợp này, xét về bản chất, L/C cũng giống như L/G.

Chứng từ có thể mua đi bán lại, cầm cố, thế chấp hoặc chiết khấu tại ngân hàng.

Thông thường thì người mua, hoặc người bán (hoặc người sản xuất) luôn cần tài chính để thực hiện một thương vụ. Thí dụ, một người nhập khẩu (người mua) chỉ muốn thanh toán hàng nhập sau khi anh ta bán được một số hàng. Mặt khác, người xuất khẩu (người bán) lại có nhu cầu về tài chính để mua nguyên vật liệu thô phục vụ cho sản xuất hàng hoá mà anh ta bán. Xuất phát từ đặc điểm bộ chứng từ là căn cứ thanh toán giữa các bên nên có thể coi chứng từ là đại diện của hàng hoá. Thay vì hàng hoá, người ta có thể buôn bán trao tay bộ chứng từ, hoặc có thể dùng nó làm vật cầm cố, thế chấp hay chiết khấu tại ngân hàng.


Bộ chứng từ có thể được mua đi bán lại nhằm chuyển giao quyền sở hữu đối với hàng hoá. Trong trường hợp hàng hoá vẫn còn trên đường vận chuyển, nhưng người mua lại tìm ngay được một đối tác để bán lại thì anh ta có thể chuyển giao ngay bộ chứng từ cho người thứ ba đó. Khi đó, người mua lại bộ chứng từ có thể dùng bộ chứng từ để nhận hàng và vấn đề thanh toán sẽ được tiến hành giữa người bán và người thứ ba này.

Bộ chứng từ hay hối phiếu có thể được dùng để cầm cố: Người chủ bộ chứng từ hay hối phiếu có thể mang chứng từ hay hối phiếu của mình đến ngân hàng hay một tổ chức tín dụng để cầm cố cho một khoản vay nào đó tại ngân hàng đó. Ngân hàng cầm cố có thể sử dụng hối phiếu hoặc bộ chứng từ nếu như người chủ hối phiếu không thực hiện việc trả nợ đúng hạn cho ngân hàng. Khi áp dụng hình thức này, người cầm cố hối phiếu phải ghi vào mặt sau của tờ hối phiếu như sau:

Bộ chứng từ cũng có thể được sử dụng làm vật thế chấp để vay tín dụng. Trong trường hợp nhà nhập khẩu phải thanh toán toàn bộ gửi hàng trong khi hàng lại chưa cập bến, anh ta có thể yêu cầu ngân hàng ứng trước một khoản tín dụng. Sau khi giải phóng hàng hoá và thu hồi vốn, nhà nhập khẩu sẽ hoàn trả tiền cho ngân hàng. Với nghiệp vụ này, ngân hàng phải đương đầu với các rủi ro mất vốn cho vay, vì vậy ngân hàng đòi hỏi phải có thế chấp cho các khoản ứng trước. Các chứng từ về quyền sở hữu hàng hoá như vận đơn đường biển, giấy gửi hàng đường biển, vận đơn đường không, hoá đơn kiêm phiếu nhận hàng, biên lai chứng nhận gửi hàng,... hay còn gọi là các giấy tờ theo lệnh đều có thể dùng làm vật thế chấp. Các chứng từ này phải được lập dưới dạng có thể chuyển nhượng được (ký hậu để trắng hoặc ký hậu chuyển nhượng cho ngân hàng). Một khi các chứng từ trên không thể chuyển nhượng được (ví dụ vận đơn đích danh) thì nhà nhập khẩu phải sử dụng hình thức thế chấp khác.

Bộ chứng từ hay hối phiếu có thể được sử dụng để chiết khấu tại các ngân hàng. Đối với chiết khấu bộ chứng từ có hai hình thức sau:

+ Chiết khấu miễn truy đòi là hình thức chiết khấu theo đó nhà xuất khẩu bán hẳn bộ chứng từ gửi hàng cho ngân hàng, nhận tiền và không còn trách nhiệm gì về việc hoàn trả tiền. Trách nhiệm thu tiền từ phía nước ngoài và việc sử dụng số tiền thu được hoàn toàn thuộc về ngân hàng. Hình thức chiết khấu này bao hàm nhiều rủi ro đối với ngân hàng, do vậy ngân hàng thường thu phí chiết khấu cao.

+ Chiết khấu truy đòi: là hình thức nhà xuất khẩu bán bộ chứng từ kỳ hạn cho ngân hàng để nhận tiền nhưng vẫn chịu trách nhiệm về bộ chứng từ gửi hàng trong trường hợp ngân hàng không đòi được tiền từ nhà nhập khẩu. Về bản chất, chiết khấu có truy đòi là việc ngân hàng cho vay trên cơ sở bộ chứng từ do nhà xuất khẩu xuất trình, thời gian cho vay được tính bằng thời gian cần thiết trung bình để đòi tiền từ nhà nhập khẩu nước ngoài, lãi được tính bằng lãi chiết khấu tính theo ngày. Mức phí trong chiết khấu có truy đòi tất nhiên sẽ thấp hơn so với chiết khấu miễn truy đòi do ngân hàng chịu ít rủi ro hơn.

Đối với chiết khấu hối phiếu: đây là nghiệp vụ tài trợ ngắn hạn được thực hiện dưới hình thức khách hàng chuyển quyền hưởng lợi hối phiếu chưa đáo hạn cho ngân hàng để nhận một số tiền bằng mệnh giá hối phiếu trừ đi lãi chiết khấu và phí chiết khấu. Thực chất đây là hình thức ngân hàng mua lại hối phiếu chưa tới hạn thanh toán của nhà xuất khẩu. Với nghiệp vụ này ngân hàng cung ứng một khoản vốn cho nhà xuất khẩu để họ có điều kiện tiếp tục quá trình tái sản xuất. Nhà nhập khẩu sẽ có ngay vốn thay vì phải chờ nhà nhập khẩu thanh toán do anh ta đã cung cấp một khoản tín dụng thương mại (bán chịu hàng). Còn ngân hàng có lợi là thu được lãi suất chiết khấu. Một nét đặc trưng của chiết khấu hối phiếu là ngân hàng sẽ khấu trừ tiền lãi ngay khi chiết khấu và chỉ chuyển cho khách hàng số tiền còn lại. Số tiền đó là giá trị chiết khấu.

Tạo điều kiện áp dụng được những thành tựu của khoa học công nghệ hiện đại vào việc sử dụng chứng từ.Ngày nay, thương mại điện tử (TMĐT) không chỉ được các quốc gia coi là một giải pháp hữu hiệu nhất cho việc toàn cầu hoá mà còn là một trong những cơ hội lớn để phát triển nền kinh tế quốc gia và


toàn cầu lên một bước mới. Theo con số của Tập đoàn tư vấn Boston Consulting thì doanh số TMĐT năm 1999 đã tăng trưởng ở mức 120%, đạt 33,1 tỷ USD, chiếm 1,4% tổng doanh thu bán lẻ trên thế giới. Theo dự đoán, đến năm 2003 doanh thu từ TMĐT sẽ là 1400 tỷ USD. Để có thể chia sẻ một phần con số doanh thu khổng lồ đó, các quốc gia phải có những thay đổi căn bản từ chính sách vĩ mô, cơ sở hạ tầng. Một trong những chuyển đổi quan trọng có tính quyết định để tham gia TMĐT là việc thiết lập một cơ sở hạ tầng về thanh toán điện tử, đưa ra những quy định quy tắc về giao dịch chứng từ điện tử thanh toán và chữ ký điện tử. Để đạt được như vậy, các phương thức thanh toán quốc tế phải dựa trên cơ sở là bộ chứng từ thanh toán chứ không phải là hàng hoá. Bộ chứng từ sẽ dần dần được chuyển từ hình thức bằng giấy truyền thống sang hình thức mã hoá điện tử, và việc xuất trình bộ chứng từ sẽ trở nên đơn giản thông qua hệ thống mạng máy tính cho bất kỳ ngân hàng nào. Chính điều này tạo tiền đề cho phương thức kinh doanh qua mạng, TMĐT phát triển.


Chương 2: Giới thiệu bộ CT XNK hiện nay

2.1 Invoice (hóa đơn thương mại)

Khái niệm:

Hóa đơn thương mại (Invoice) là chứng từ cơ bản trong các chứng từ hàng hóa. Hóa đơn thương mại do người bán phát hành xuất trình cho người mua sau khi hàng hóa được gửi đi. Là yêu cầu của người bán đòi người mua phải thanh toán số tiền hàng theo những điều kiện cụ thể ghi trên hóa đơn. Trong hóa đơn phải nêu được những đặc điểm của hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán, phương tiện vận tải .v.v.

2.1.1 Bản chất, công dụng, phân loại

Đặc điểmHóa đơn thương mại bao gồm những nội dung chi tiết căn bản giống như một hóa đơn bán hàng (dịch vụ) trong nước như:

- Số hóa đơn- Ngày lập hóa đơn- Họ tên và địa chỉ người bán hàng- Họ tên và địa chỉ của người mua và người thanh toán (nếu không là một)- Điều kiện giao hàng (theo địa điểm)- Điều kiện thanh toán- Số lượng, đơn giá và trị giá của từng mặt hàng theo từng đơn đặt hàng (nếu có)- Tổng số tiền phải thanh toán. Phần tổng số tiền có thể phải kèm theo phần ghi trị giá bằng

chữ.Tuy nhiên, trong thương mại quốc tế do người bán và người mua trong đa số trường hợp không gặp nhau trực tiếp để thực hiện việc thanh toán nên một hóa đơn thương mại quốc tế có một số điểm khác hẳn với các hóa đơn bán hàng (dịch vụ) trong nước.Cụ thể như sau:

Nếu không có quy định cụ thể giữa người mua và người bán về ngôn ngữ sử dụng trong việc lập hóa đơn thì ngôn ngữ thông thường được sử đụng là tiếng Anh, trong khi các hóa đơn bán hàng hay cung cấp dịch vụ trong nước đa phần bao giờ cũng lập bằng ngôn ngữ bản địa.

Các hóa đơn thương mại quốc tế được lập với loại hình tiền tệ là đồng tiền được thỏa thuận trong các hợp đồng mua bán với các điều kiện giao hàng và thanh toán phù hợp với các quy định trong các hợp đồng mua bán này và phù hợp với luật hay tập quán quốc tế trong thương mại.

Công dụng Trong việc thanh toán tiền hàng, hóa đơn thương mại giữ vai trò trung tâm trong bộ chứng từ

thanh toán. Trong trường hợp bộ chứng từcó hối phiếu kèm theo, thông qua hóa đơn, người trả tiền có thể kiểm tra lệnh đòi tiền trong nội dung của hối phiếu. Nếu không dùng hối phiếu để thanh toán, hóa đơn có tác dụng thay thế cho hối phiếu, làm cơ sở cho việc đòi tiền và trả tiền.

Khi khai báo hải quan, hóa đơn nói lên giá trị hàng hóa và là bằng chứng cho việc mua bán, trên cơ sở đó người ta tiến hành giám quản và tính tiền thuế.

Trong nghiệp vụ tín dụng, hóa đơn với chữ kí chấp nhận trả tiền của người mua có thể làm vai trò của một chứng từ bảo đảm cho việc vay mượn.

Hóa đơn cũng cung cấp những chi tiết về hàng hóa,cần thiết cho việc thống kê, đối chiếu hàng hóa với hợp đồng và theo dõi thực hiện hợp đồng.

Trong một số trường hợp nhất định bản sao của hóa đơn được dùng như một thư thông báo kết quả giao hàng, để người mua chuẩn bịnhập hàng và chuẩn bị trả tiền hàng.

Nhìn chung, hóa đơn thương mại đã trở nên phổ biến trong thời đại hội nhập ngày nay, bất kì một hoạt động giao dịch thương mại nào (xuất khẩu hay nhập khẩu) đều phải cần hóa đơn. Từ đó cho thấy việc


nhận biết và thành lập một hóa đơn đúng đang là một yêu cầu cấp bách đối với tất cả các doanh nghiệp Việt Nam, vì khi một hóa đơn bị sai sót thì sẽ gây ra nhiều trở ngại cho các nhà xuất khẩu lẫn nhà nhập khẩu

Phân loại

Trong thực tiễn buôn bán, các hoạt động giao dịch rất nhiều và phức tạp, bên cạnh đó mỗi loại giao dịch thường đòi hỏi mỗi hóa đơn khác nhau, làm cho hình thức và chức năng của các hóa đơn thương mại trở nên đa dạng. Nếu xét theo góc độ chức năng, có thể phân loại hóa đơn như sau:

Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Là loại chứng từ có hình thức như hóa đơn, nhưng không dùng để thanh toán mà được dùng làm chứng từ để khai hải quan, xin giấy phép nhập khẩu, làm cơ sở cho việc khai trị giá hàng hóa đem đi triển lãm, để gửi bán hoặc có tác dụng làm đơn chào hàng.

Hóa đơn tạm thời (Provisional Invoice): Là hóa đơn trong việc thanh toán sơ bộ tiền hàng trong các trường hợp giá hàng hóa chỉ là giá tạm tính, tạm thu tiền hàng vì việc thanh toán cuối cùng sẽ căn cứvào trọng lượng hoặc số lượng xác định ở cảng, hàng hóa được giao nhiều lần mà mỗi lần chỉ thanh toán một phần cho đến khi bên bán giao xong mới thanh toán hết.

Hóa đơn chính thức (Final invoice): Là hóa đơn thương mại xác định tổng giá trị cuối cùng của lô hàng và là cơ sở thanh toán dứt khoát tiền hàng

Hóa đơn chi tiết (Detailed invoice ): Trong hóa đơn chi tiết, giá cả được phân tích ra thành những mục rất chi tiết. Nội dung của hóa đơn được chi tiết đến mức độ nào là tùy theo yêu cầu cụ thể, không có tính chất cố định.

Hóa đơn trung lập (Neutral invoice): Với loại hóa đơn này, người mua có thể dùng lại phiếu đóng gói trong khi bán lại hàng cho người thứ ba.

Hóa đơn xác nhận (Certified invoice): Là hóa đơn có chữ ký của phòng thương mại và công nghiệp, xác nhận về xuất xứ của hàng hoá. Nhiều khi hóa đơn này được dùng như một chứng từ kiêm cả chức năng hóa đơn lẫn chức năng giấy chứng nhận xuất xứ.

Hóa đơn hải quan (Custom Invoice): Là hóa đơn tính toán trị giá hàng theo giá tính thuế của hải quan và tính toán các khoản lệ phí của hải quan. Hóa đơn này ít quan trọng trong lưu thông.

Hóa đơn lãnh sự (Consular invoice): Là hoá đơn xác nhận của lãnh sự nước người mua đang làm việc ở nước người bán. Hoá đơn lãnh sự có tác dụng thay thế cho giấy chứng nhận xuất xứ (xem mục chứng từ hải quan).

2.1.2 Quy định UCP về hóa đơn thương mại

Phải thể hiện do người thụ hưởng phát hành (trừ trường hợp quy định tại điều 38) Phải được lập cho người mở thư tín dụng (trừ trường hợp nêu trong điều 38g) Phải được lập trùng với đơn vị tiền tệ nêu trong thư tín dụng Không cần phải ký

Một ngân hàng chỉ định hành động theo sự chỉ định ngân hàng xác nhận nếu có hoặc ngân hàng phát hành có thểchấp nhận một HĐTM được phát hành với số tiền vượt quá số tiền L/Ccho phép vàquyết định của ngân hàng này sẽ ràng buộc tất cả các bên miễn là ngân hàng đó không thanh toán hay chiết khấu cho số tiền vượt quá L/C cho phép.

Việc mô tả hàng hóa, dịch vụ hay các giao dịch khác trong HĐTM phải phù hợp với mô tả hàng hóa trong L/C.


2.1.3 Hướng dẫn lập Invoice

1) SHIPPER/ EXPORTER (Nhà xuất khẩu): - The name and address of the principal party responsible for effecting export from the United States. The exporter as named on the Export License. (Tên và địa chỉ của đối tác chính chịu trách nhiệm xuất khẩu những hàng hoá được liệt kê).

2) CONSIGNEE (Người nhận hàng): - The name and address of the person/company to whom the goods are shipped for the designated end use, or the party so designated on the Export License. (Tên và địa chỉ của cá nhân hoặc công ty mà hàng hoá được gửi đến cuối cùng)

3) INTERMEDIATE CONSIGNEE (Trung gian): - The name and address of the party who effects delivery of the merchandise to the ultimate consignee, or the party so named on the Export License. (Tên và địa chỉ của người chịu trách nhiệm phân phối hàng hoá đến cho người nhận cuối cùng).

4) FORWARDING AGENT (Đại lý chuyển giao/hãng vận chuyển quá cảnh): - The name and address of the duly authorized forwarder acting as agent for the exporter. (Tên và địa chỉ của người được ủy quyền hợp pháp, hoạt động với vai trò là đại lý của nhà xuất khẩu).


5) COMMERCIAL INVOICE NO - Commercial Invoice number assigned by the exporter. (Mã sốhoá đơn định bởi nhà xuất khẩu).

6) CUSTOMER PURCHASE ORDER NO - Overseas customer's reference of order number. (Mã số đơn đặt hàng của khách hàng).

7) B/L, AWB NO - Bill of Lading, or Air Waybill number, if known. (Mã số vận đơn hàng hải hay hàng không).

8) COUNTRY OF ORIGIN - Country of origin of shipment. (Xuất xứ của hàng hoá được vận chuyển).

9) DATE OF EXPORT - Actual date of export of merchandise. (Ngày xuất khẩu thực tế.

10) TERMS OF PAYMENT (điều kiện thanh toán) - Describe the terms, conditions, and currency of settlement as agreed upon by the vendor and purchaser per the Pro Forma Invoice, customer Purchase Order, and/or Letter of Credit. (Mô tảnhững điều khoản, phương thức thanh toán, loại tiền tệ được thoảthuận giữa người mua và người bán theo hoá đơn chiếu lệ, đơn đặt hàng của khách hàng, hay tín dụng thư)

11) EXPORT REFERENCES - May be used to record other useful information, e.g. Other reference numbers, special handling requirements, routing requirements, etc. (Dùng để trình bày những thông tin cần thiết khác, ví dụ như các mã số, yêu cầu đặc biệt về việc vận chuyển hàng…).

12) AIR/OCEAN PORT OF EMBARKATION - Ocean port/pier, or airport to be used for embarkation of merchandise. (Cảng hàng không, hay hàng hải nơi bốc hàng (đưa hàng lên tàu)).

13) EXPORTING CARRIER/ROUTE - (Hãng vận tải): Record airline carrier/flight number or vessel name/shipping line to be used for the shipment of merchandise. (Hãng vận tải do nhà xuất khẩu chọn để vận chuyển hàng hoá).

14) PACKAGES - Record number of packages, cartons, or containers per description line. (Mã sốtrên kiện, thùng cactông hay container theo mỗi dòng mô tả.)

15) QUANTITY - (Số lượng) - Record total number of units per description line. (Tổng số đơn vị hàng hóa theo mỗi dòng mô tả)

16) NET WEIGHT - (Khối lượng tịnh)/GROSS WEIGHT (Khối lượng gộp) – Record total net weight and total gross weight (includes weight of container) in kilograms per description line. Tổng khối lượng tịnh theo mỗi dòng mô tả/ tổng khối lượng gộp (bao gồm cảm khối lượng bao bì) theo mỗi dòng mô tả.

17) DESCRIPTION OFMERCHANDISE - (Mô tả hàng hoá) - Provide a full description of items shipped, the type of container (carton, box, pack, etc.), the gross weight per container, and the quantity and unit of measure of the merchandise. (Mô tả đầy đủ về hàng hoá được vận chuyển, loại bao bì (thùng cacton, hộp, kiện…), trọng lượng gộp mỗi container, số lượng và đơn vị tính của hàng hoá ).

18) UNIT PRICE (Đơn giá)/TOTAL VALUE (Tổng giá trị) - Record the unit price of the merchandise per the unit of measure, compute the extended total value of the line. (Giá của mỗi đơn vị hàng hoá/ tổng giá trịhàng hoá theo mỗi dòng mô tả).

19) PACKAGE MARKS (Ký mã hiệu) - Record in this Field, as well as on each package, the package number (e.g. - 1 of 7, 3 of 7, etc.), shippers company name, country oforigin (e.g. - made in USA), destination port of entry, package weight in kilograms, package size (length x width x height), and shipper's control number (e.g. – C/I number; optional). (Ký hiệu hay mã số để nhận biết trên container).

20) MISC. CHARGES (Chi phí hỗn hợp) - Record any miscellaneous charges which are to be paidfor by the customer - export transportation, insurance, export packaging, inland freight to pier,


etc… (Tất cảcác loại phí mà khách hàng phải trả như: phí vận chuyển, bảo hiểm, phí đóng gói xuất khẩu, phí vận chuyển trên bộ)

21) CERTIFICATIONS (Chứng nhận) - any certifications or declarations required of the shipper regarding any information recorded on the commercial invoice: (Tất cả những chứng nhận và cam kết liên quan đến bất cứ thông tin nào trong hoá đơn mà nhà xuất khẩu yêu cầu)

22) INVOICE CURRENCY: Loại tiền tệ mà giá trị của hoá đơn được tính theo đó.

23) DATE (Ngày tháng): Ngày tháng lập hoá đơn. Ngoài mẫu trên người ta cũng Có thể lập những hoá đơn thương mại với nhiều cách thức khác nhau do không có một biểu mẫu tiêu chuẩn quy định cho chung cho hóa đơn thương mại. Nhưng nội dung của một hóa đơn thương mại cơ bản vẫn đầy đủ những thông tin cần thiết như trên.

Sau đây là một mẫu hóa đơn thương mại cụ thể:


2.1.4 Những điều cần lưu ý khi lập và kiểm tra hóa đơn thương mại

a) Yêu cầu khi lập hóa đơn thương mại

Chúng ta nên tránh các lỗi thường gặp sau: Người bán cho rằng hoa hồng, tiền bản quyền và các loại phí khác không phải chịu thuế nên

không ghi vào trong hóa đơn. Người xuất khẩu mua hàng từ nhà sản xuất rồi bán lại cho người nhập khẩu và chỉ ghi trên hóa

đơn giá họ mua của người sản xuất chứ không ghi giá họ bán cho người nhập khẩu.


Trị giá nguyên liệu của người nhập khẩu cung cấp cho người xuất khẩu để sản xuất ra hàng hóa không được thể hiện trong hóa đơn.

Nhà sản xuất nước ngoài gửi hàng thay thế cho một khách hàng và chỉ ghi giá thực thu của hàng hóa mà không thể hiện giá đầy đủ trừ đi tiền bồi thường cho hàng hóa khiếm khuyết đã giao trước đây và bị trả lại.

Người giao hàng nước ngoài bán hàng có chiết khấu nhưng trên hóa đơn chỉ ghi giá thực thu mà không thể hiện số tiền chiết khấu.

Người xuất khẩu bán hàng theo giá giao hàng (giá gắn với một điều kiện giao hàng nào đó ví dụ như giá CIF chẳng hạn) nhưng chỉ ghi hóa đơn theo giá FOB tại nơi xếp hàng và không ghi những chi phí tiếp theo sau.

Người giao hàng ghi trên hóa đơn người nhập khẩu là người mua hàng nhưng trên thực tế người nhập khẩu chỉ là đại lý hoa hồng hoặc là bên chỉ nhận một phần tiền bán hàng cho việc làm trung gian của mình.

b) Yêu cầu khi kiểm tra hóa đơn thương mại

Cần tránh những lỗi sai sau: Kiểm tra số bản hóa đơn có đúng với yêu cầu hay không. Số bản này thường không cố định

mà tùy theo yêu cầu của nhà nhập khẩu nhằm mục đích đáp ứng được những yêu cầu cần thiết.

Kiểm tra người lập hóa đơn có phải là người thụ hưởng được quy định hay không, kiểm tra các yếu tố liên quan như tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, số fax… Việc ghi tên , địa chỉ người lập hóa đơn bắt buộc phải theo đúng, kể cả khi nội dung tham chiếu này bị ghi sai, trong hóa đơn thương mại và các chứng từ khác.

Kiểm tra tên, địa chỉ người mua bằng cách đối chiếu với mục Applicant của thư tín dụng xem có phù hợp không, trường hợp chuyển nhượng thì tên người mua được thể hiện trên hóa đơn phải là người thụ hưởng thứ nhất.

Kiểm tra việc mô tả hàng hóa phải chính xác từng chữ một và đầy đủ như yêu cầu. Nếu trong hóa đơn thể hiện sai biệt về lỗi chính tả cũng có thể là nguyên nhân để ngân hàng nước ngoài trì hoãn việc thanh toán dù điều này không liên quan, ảnh hưởng tới chất lượng hàng hóa.

Kiểm tra đơn giá hàng hóa trong hóa đơn thương mại có giống nhau không. Trường hợp ghi đơn giá cho mỗi “kg” mà hóa đơn thương mại ghi “tấn”thì cũng được chấp nhận, miễn là không làm thay đổi đơn giá thật của hàng hóa.

Kiểm tra số lượng, trọng lượng hàng hóa: Truớc tiên xem có cho phép giao hàng từng phần hay không?

Khi kiểm tra đơn giá Ngân hàng, cần lưu ý cả điều kiện giao hàng (FOB, CIF,…) Cần kiểm tra xem những điều kiện này có đúng theo yêu cầu không?

Kiểm tra số tiền trên hóa đơn Số tiền ghi bằng số: ghi theo kiểu Anh. Nếu giao hàng một lúc, nhiều chủng loại khác

nhau thì trị giá từng loại hàng cũng như tổng trị giá phải đuợc tính đúng. Số tiền bằng chữ: phải khớp với số tiền bằng sốvà đúng chính tả. Đơn vị tiền trên hóa

đơn phải giống trên Hối phiếu. Kiểm tra những dữ kiện khác: Trên hóa đơn có thể đựơc thể hiện thêm cảng bốc dỡ, cảng dỡ

hàng, cảng chuyển tải… Nếu có những thông tin này thì phải đồng nhất với thông tin trên vận đơn hay những chứng từ liên quan. Ngoài ra phải ghi trên hóa đơn về contract no., packing, shipping mark.

2.2 Packing list (phiếu đóng gói)

2.2.1 Định nghĩa

Là bảng kê khai tất cả các hàng hóa đựng trong kiện hàng (thùng hàng, hòm, kiện, container,…) chỉ ra vật liệu đóng gói được sủ dụng và kí hiệu hàng hóa được ghi ở phía ngoài. Một số còn bao gồm cả kích thước và trọng lượng của hàng hóa. Phiếu đóng gói được lập khi đóng gói hàng hóa. Phiếu đóng


gói được đặt trong bao bì sao cho người mua có thể dễ dàng tìm thấy, cũng có khi được để trong một túi gắn ở bên ngoài bao bì.

2.2.2 Tác dụng

Phiếu đóng gói tạo điều kiện cho việc kiểm hàng hóa trong mỗi kiện. Phiếu đóng gói thường được lập thành 3 bản. Mỗi bản có tác dụng cụ thể như sau:

+ Một bản để trong kiện hàng để cho người nhận hàng có thể kiểm tra hàng trong kiện khi cần, nó là chứng từ để đối chiếu hàng hóa thực tế với hàng hóa do người bán gởi.

+ Một bản được tập hợp cùng với các phiếu đóng gói khác tạo thành một bộ và được xếp vào kiện hàng thứ nhất của lô hàng nhằm tạo điều kiện thuận tiện cho việc kiểm tra hàng hóa của người nhận hàng.

+ Một bản kèm theo hóa đơn thương mại và các chứng từ khác lập thành bộ chứng từ xuất trình cho ngân hàng làm cơ sở thanh toán tiền hàng.

2.2.3 Phân loại

Ngoài loại phiếu đóng gói thông thường, còn có các loại sau:

+ Phiếu đóng gói chi tiết (Detailed packing list)

Là phiếu đóng gói có nội dung liệt kê tỉ mỉ hàng hóa trong kiện hàng. Đôi khi nội dung không có gì khác biệt so với phiếu đóng gói thông thường, nhưng nếu nó có tiêu đề là phiếu đóng gói chi tiết thì nó trở thành phiếu đóng gói chi tiết.

+ Phiếu đóng gói trung lập (Neutrai packing list)

Là phiếu đóng gói trong đó không ghi tên người bán và người mua nhằm để người mua có thể sử dụng phiếu này bán lại hàng hóa cho người thứ 3.

Ngoài phiếu đóng gói còn có một chứng từ tương tự đó là bản kê chi tiết hàng hóa (Specification): là bản thống kê toàn bộ hàng hóa của lô hàng được phân bổ trong các kiện. Đơn giản hóa đó là bản tổng hợp của các phiếu đóng gói. Nó được dung trong các trường hợp hàng hóa phức tạp (như phụ tùng, dụng cụ, hóa chất thí nghiệm…)

2.2.4 Yêu cầu về nội dung của phiếu đóng gói

Phiếu đóng gói là một trong các chứng từ không thể thiếu của bộ chứng từ xuất trình thnah toán. Nó chính là chứng từ thể hiện chi tiết lô hàng, là căn cứ để người mua xác nhận việc giao hàng của người bán có đúng hợp đồng hay không và là cơ sở để người bán làm bằng chứng đã giao hàng đúng quy định. Mẫu phiếu đóng gói cũng có thể có nhiều mẫu khác nhau, tùy thuộc vào từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, phiếu đóng gói sử dụng trong phương thức tín dụng chứng từ không thể thiếu các nội dung chủ yếu sau:


+ Tên người bán, người mua: Phải phù hợp với quy định của L/C

+ Tên hàng và mô tả hàng hóa phải phù hợp với L/C

+ Số hiệu hợp đồng

+ Số L/C và ngày phát hành L/C (nếu thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ)

+ Số hiệu , ngày phát hành hóa đơn

+ Tên tàu, ngày bốc hàng, cảng bốc, cảng dỡ

+ Số thứ tự của kiện hàng, cách đóng gói, số lượng hàng hóa đựng trong kiện hàng, trọng lượng hàng hóa đó, thể tích của kiện hàng

+ Số lượng container và số container

+ Ngoài ra, phiếu đóng gói đôi khi còn ghi rõ tên xí nghiệp, tên người đóng gói và tên người kiểm tra kĩ thuật


2.3 Bill of lading (vận đơn đường biển)

2.3.1 Bản chất, công dụng phân loại

Còn gọi đầy đủ là Ocean Bill of Lading - B/L

Vận đơn đường biển (Ocean Bill of Lading) là chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển, do người vận chuyển (carrier) hoặc đại lý của người vận chuyển (Agent of carrier) phát hành cho người gửi hàng (Shipper) sau khi hàng hóa đã được xếp lên tàu (shipped on board) hoặc sau khi nhận hàng để xếp (received for shipment).

Theo điều 81 Bộ Luật hàng hải, vận đơn có 3 chức năng chính sau đây:

* Thứ nhất, vận đơn là "bằng chứng về việc người vận chuyển đã nhận lên tàu số hàng hoá với số lượng, chủng loại, tình trạng như ghi rõ trong vận đơn để vận chuyển đến nơi trả hàng". Thực hiện chức năng này, vận đơn là biên lai nhận hàng của người chuyên chở cấp cho người xếp hàng. Nếu không có ghi chú gì trên vận đơn thì những hàng hoá ghi trong đó đương nhiên được thừa nhận có "Tình trạng bên ngoài thích hợp" (In apperent good order and condition). Điều này cũng có nghĩa là người bán (người xuất khẩu) đã giao hàng cho người mua (người nhập khẩu) thông qua người chuyên chở và người chuyên chở nhận hàng hoá như thế nào thì phải giao cho người cầm vận đơn gốc một cách hợp pháp như đã ghi trên vận đơn ở cảng dỡ hàng.

* Thứ hai, "vận đơn gốc là chứng từ có giá trị, dùng để định đoạt và nhận hàng" hay nói đơn giản hơn vận đơn là chứng từ xác nhận quyền sở hữu hàng hoá ghi trong vận đơn. Vì vậy, vận đơn có thể mua bán, chuyển nhượng được. Việc mua bán, chuyển nhượng có thể được thực hiện nhiều lần trước khi hàng hoá được giao. Cứ mỗi lần chuyển nhượng như vậy, người cầm vận đơn gốc trong tay là chủ của hàng hoá ghi trong vận đơn, có quyền đòi người chuyên chở giao hàng cho mình theo điều kiện đã quy định trong vận đơn tại cảng đến.

* Thứ ba, vận đơn đường biển là bằng chứng xác nhận hợp đồng chuyên chở hàng hoá bằng đường biển đã được ký kết.

* Trong trường hợp thuê tàu chuyến, trước khi cấp vận đơn đường biển, người thuê tàu và người cho thuê tàu đã ký kết với nhau một hợp đồng thuê tàu chuyến (charter party). Khi hàng hoá được xếp hay được nhận để xếp lên tàu, người chuyên chở cấp cho người gửi hàng vận đơn đường biển. Vận đơn được cấp xác nhận hợp đồng vận tải đã được ký kết.

Trong trường hợp thuê tàu chợ thì không có sự ký kết trước một hợp đồng thuê tàu như thuê tàu chuyến mà chỉ có sự cam kết (từ phía tàu hay người chuyên chở) sẽ dành chỗ xếp hàng cho người thuê tâù. Sự cam kết này được ghi thành một văn bản, gọi là giấy lưu cước (booking note). Vậy vận đơn được cấp là bằng chứng duy nhất xác nhận hợp đồng vận chuyển hàng hoá bằng đường biển đã được ký kết. Nội dung của vận đơn là cơ sở pháp lý để giải quyết mọi tranh chấp xảy ra sau này giữa người phát hành và người cầm giữ vận đơn.

Phân loại:

* Căn cứ vào tình trạng bốc dỡ hàng hóa

Có 2 loại:

Vận đơn đã bốc hàng lên tàu: là chứng từ xác nhận hàng đã được bốc qua lan can tàu, thể hiện người bán đã giao hàng theo đúng hợp đồng đã ký với người mua. Vận đơn này thường được ghi chú bằng chữ shipped on board, on board, shipped hoặc Laden On Board.

Vận đơn nhận hàng để chở: Là chứng từ xác nhận người chuyên chở đã nhận hàng để chở và cam kết sẽ bốc hàng lên tàu tại cảng quy định trong vận đơn.

* Căn cứ vào phê chú trên vận đơn


Có 2 loại:

Vận đơn hoàn hảo: là vận đơn không có ghi chú xấu rõ ràng về hàng hóa hoặc bao bì hàng hóa.

Vận đơn không hoàn hảo: là vận đơn có những phê chú xấu rõ ràng (bao bì không đáp ứng cho vận tải biển, một thùng bị vỡ, hàng bị ướt, hàng có mùi hôi, ký mã hiệu không rõ ràng...)

Cần lưu ý rằng những phê chú xấu không rõ ràng về sự khiếm khuyết của hàng hóa không khiến B/L trở nên không hoàn hảo (ví dụ như những phê chú: bao bì "có thế" không đáp ứng được vận tải đường biển, bao bì dùng lại, thùng được đóng đinh lại, hàng hóa "hình như" bị ẩm, hàng hóa "có vẻ" cồng kềnh)

* Căn cứ vào tính sở hữu

Có 3 loại:

Vận đơn đích danh: là vận đơn mà trên đó ghi rõ tên, địa chỉ người nhận hàng, và nhà chuyên chở chỉ giao hàng cho người có tên trên vận đơn đó.

Vận đơn theo lệnh: là vận đơn mà trên đó ghi giao hàng theo lệnh của một người nào đó. thường trong phần Consignee sẽ điền là to order of.... có thể theo lệnh của một người đích danh, của người gửi hàng (to order of the shipper) hay theo lệnh của ngân hàng mở thư tín dụng.

Vận đơn vô danh: là vận đơn mà không ghi tên người nhận hàng, do đó bất cứ ai cầm vận đơn này đều trở thành chủ sở hữu của vận đơn và hàng hóa ghi trên vận đơn.

* Căn cứ vào hành trình chuyên chở

Vận đơn đi thằng (Direct B/L, Straight B/L): là vận đơn được cấp trong trường hợp hàng hóa được vận chuyển thẳng từ cảng bốc hàng tới cảng dỡ hàng mà không phải qua bất cứ một lần chuyển tải nào.

Vận đơn chở suốt (Through B/L) được sử dụng trong trường hợp hàng hóa phải chuyển tải qua một con tàu trung gian.

2.3.3 Nội dung chính của B/L

Vận đơn có nhiều loại do nhiều hãng tàu phát hành nên nội dung vận đơn cũng khác nhau. Vận đơn được in thành mẫu, thường gồm 2 mặt, có nội dung chủ yếu như sau (trừ vận đơn điện tử):

* Mặt thứ nhất thường gồm những nội dung:

- Số vận đơn (number of bill of lading)

- Người gửi hàng (shipper)

- Người nhận hàng (consignee)

- Địa chỉ thông báo (notify address)

- Chủ tàu (shipowner)

- Cờ tàu (flag)

- Tên tàu (vessel hay name of ship)

- Cảng xếp hàng (port of loading)

- Cảng chuyển tải (via or transhipment port)

- Nơi giao hàng (place of delivery)

- Tên hàng (name of goods)

- Kỹ mã hiệu (marks and numbers)


- Cách đóng gói và mô tả hàng hoá (kind of packages and discriptions of goods)

- Số kiện (number of packages)

- Trọng lượng toàn bộ hay thể tích (total weight or mesurement)

- Cước phí và chi chí (freight and charges)

- Số bản vận đơn gốc (number of original bill of lading)

- Thời gian và địa điểm cấp vận đơn (place and date of issue)

- Chữ ký của người vận tải (thườnglà master’s signature)

Nội dung cuả mặt trước vận đơn do người xếp hàng điền vào trên cơ sở số liệu trên biên lai thuyền phó.

* Mặt thứ hai của vận đơn

Gồm những quy định có liên quan đến vận chuyển do hãng tàu in sẵn, người thuê tàu không có quyền bổ sung hay sửa đổi mà mặc nhiên phải chấp nhận nó. Mặt sau thường gồm các nội dung như các định nghĩa, điều khoản chung, điều khoản trách nhiệm của người chuyên chở, điều khoản xếp dỡ và giao nhận, điều khoản cước phí và phụ phí, điều khoản giới hạn trách nhiệm của người chuyên chở, điều khoản miễn trách của người chuyên chở...

Mặt hai của vận đơn mặc dù là các điều khoản do các hãng tàu tự ý quy định, nhưng thường nội dung của nó phù hợp với quy định của các công ước, tập quán quốc tế vận chuyển hàng hoá bằng đường biển.

2.3.4 Hướng dẫn lập B/L

Hai hình ảnh minh họa về vận đơn:



1. Tiêu đề vận đơn đường biển:

Tiêu đề của vận đơn đường biển thường được in sẵn và không quyết định tính chất, nội dung và loại vận đơn, do đó về mặt lí thuyết vận đơn có thể không cần có tiêu đề hoặc có tiêu đề là bất cứ thế nào. Để biết vận đơn thuộc loại nào phải căn cứ vào nội dung cụ thể trên mặt trước tờ vận đơn.

2. Tên người chuyên chở:

Bất kì vận đơn nào cũng phải thể hiện tên của công ty vận tải biển hay người chuyên chở (Shipping company or Carrier). Người chuyên chở mới đích thực là bên đại diện cho hợp đồng chuyên chở nên người chuyên chở phải có trách nhiệm pháp lí về vận đơn phát hành trên danh nghĩa của mình và khi có tranh chấp xảy ra về vận tải hàng hóa thì người chuyên chở phải là người đại diện để giải quyết.

3. Người nhận hàng:


Tùy theo việc giao hàng là đích danh, theo lệnh hay vô danh mà điền vào ô nhận hàng (Consignee) cho thích hợp. Thông thường, ô này in sẵn các phương án để tiện dung trong các trường hợp khác nhau:

- Nếu giao hàng đích danh thì phải ghi đầy đủ tên và địa chỉ kinh doanh của người nhận hàng; ngoài ra có thể ghi thêm các thong tin như điện thoại, fax, telex. Đồng thời, phải gạch bỏ tất cả các từ in sẵnđứng trước tên người nhận hàng có nội dung như “Theo lệnh – to Order”, “Theo lệnh của– to Order of”

- Nếu giao hàng theo lệnh của 1 người đích danh, thì phải ghi đầy đủ tên và địa chỉ kinh doanh của người này, ngoài ra nếu trên vận đơn không in sẵn các từ như “To Order”, “To Order of” hay “or Order” thì phải ghi thêm vào trước tên người ra lệnh nhận hàng cụm từ “Theo lệnh của – to Order of”. Trong phương thức tín dụng chứng từ, ngân hàng phát hành L/C thường quy định vận đơn phải ghi theo lệnh của mình để khống chế vận đơn, qua đó khống chế hàng hóa, người nhập khẩu phải thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán mới được ngân hàng kí hậu vận đơn để đi nhận hàng. Vận đơn theo lệnh (chủ yếu là theo lệnh của ngân hàng phát hành L/C) rất phổ biến.

- Nếu người gửi hàng không muốn giao hàng cụ thể cho ai thì có thể ghi vào ô này nội dung “Giao hàng theo lệnh của người gửi hàng – To Order of Shipper”. Đối với loại vận đơn này nếu người gửi hàng không kí hậu thì chỉ có anh ta mới có quyền nhận hàng tại cảng đích. Nếu người gửi hàng kí hậu để trống thì vận đơn trở thành vận đơn vô danh, nghĩa là bất cứ ai có vận đơn này đều trở thành chủ sở hữu hợp pháp và đều có quyền nhận hàng tại cảng đến. Nếu người gửi hàng kí hậu theo lệnh của 1 người đích danh thì vận đơn trở thành vận đơn theo lệnh hàng hóa sẽ giao thoe lệnh của người này. Vận đơn vô danh ít được sử dụng trong thực tế vì nó dễ bị lạm dụng để chiếm đoạt hàng hóa nên cả người gửi hàng, ngân hàng phát hành L/C và người mở L/C đều không chấp nhận loại vận đơn này.

- Nếu trong ô “người nhận hàng” để trống thì theo tập quán quốc tế được hiểu là giao hàng theo lệnh của ngườ gửi hàng.

- Nếu muốn giao hàng cho 1 người bất kì (vận đơn vô danh) thì trong ô này phải ghi “to the Holder” hoặc “to the Bearer”.

4. Bên được thông báo (Notify Party/Address):

Tùy theo quy định của hợp đồng thương mại hay L/C mà điền cho thích hợp. thông thường ô này để tên và địa chỉ của người nhập khẩu hay ngân hàng phát hành L/C vì những người này cần được thông báo tin tức của chuyến tàu và hàng hóa khi cập cảng đích. Nếu ô này để trống thì phải hiểu là thong báo cho người nhận hàng.

5. Số bản vận đơn gốc phát hành:

Vận đơn đường biển phát hành theo yêu cầu của người gửi hàng, thường được phát hành thành bộ gồm 3 bản gốc và 1 số bản sao. Vì vận đơn là chứng từ sở hữu hàng hóa được lưu thông và người chuyên chở sẽ giao hàng cho ai xuất trình vận đơn gốc hợp pháp đầu tiên tại cảng đích, do đó người ta cần phải biết được số bản gốc vận đơn được phát hành là bao nhiêu để theo dõi và kiểm soát trong quá trình lưu thông. Số bản vận đơn gốc được in ở mặt trước tờ vận đơn bằng cả số và chữ.

6. Ký mã hiệu, số lượng và mô tả hàng hóa:

- Kí hiệu mã hàng hóa (Shipping Marks), số container (Container Nos.), số kẹp chì (Seal Nos.): Là những kí hiệu bằng chữ, bằng số hoặc bằng hình vẽ được in bên ngoài hàng hóa đối với những loại hàng hóa không có bao bì và in ở trên các bao bì hàng hóa đối với các loại hàng hóa có bao bì. Các ký hiệu mã này nhằm để nhận dạng hàng hóa, thong báo những chi tiết cần thiết cho việc giao nhận, bốc dỡ hoặc bảo quản hàng hóa. Các ký mã hiệu này được ghi trên hàng và boa bì như thế nào thì phải được ghi vào vận đơn như thế.


- Số lượng, số chiếc hoặc trọng lượng: Sau khi hàng được xếp lên tàu, người chuyên chở hoặc đại lí phải điền vào vận đơn các thong số như số lượng hàng hóa, trọng lượng hàng hóa, số container mà mình đã nhận hoặc xếp lên tàu.

- Mô tả hàng hóa: Trên vận đơn, hàng hóa có thế chỉ cần mô tả 1 cách chung chung, miễn là có thể phân biệt được tên hàng, quy cách phẩm chất, quy cách kĩ thuật…

Mục đích của việc ghi ký mã hiệu, số lượng, trọng lượng và mô tả hàng hóa là nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao nhận hàng hóa của nhiều chủ hàng tại cảng đích tránh nhầm lẫn thiếu hụt vì trên tàu thường xếp hàng hóa của nhiều chủ hàng khác nhau và có nhiều hàng hóa có thể trông giống nhau.

7. Ngày và nơi phát hành vận đơn:

- Nơi phát hành vận đơn có thể ghi địa chỉ của người chyên chở hay đại lí của họ, cảng xếp hay địa điểm nào đó do 2 bên thỏa thuận. Nơi phát hành vận đơn có ý nghĩa trong việc chọn luật điều chỉnh cũng như theo dõi hành trinh của tàu vận chuyển hoặc chứng minh về xuất xứ hàng hóa.

- Nếu không có ghi chú riêng biệt về ngày giao hàng trên vận đơn thì ngày phát hành vận đơn chính là ngày giao hàng. Để lấy được vận đơn hợp lệ có thể xảy ra các trường hợp kí lùi hoặc kí tiến trên vận đơn, tức là ngày kí vận đơn không phải là ngày giao hàng. Nếu có tranh chấp xảy ra về ngày phát hành vận đơn mà các bên đưa ra được bằng chứng về việc kí lùi hay kí tiến thì người chuyên chở phải chịu trách nhiệm trước pháp luật.

8. Nội dung về con tàu và hành trình:

- Trên vận đơn phải thể hiện rõ tên co tàu chuyên chở và số hiệu chuyến tàu.

- Nơi nhận hàng và trả hàng, cảng bốc và cảng dỡ hàng, cảng chuyển tải, các thông tin này thường được bố trí bằng các ô in sắn tiêu đề.

Để tránh tranh chấp phát sinh, khi ghi hành trình chuyên chở trên vận đơn phải căn cứ vào quy định trong hợp đồng vận tải hoặc quy đinh trong L/C.

9. Về giao nhận hàng hóa:

Trên mặt trước vận đơn phải thể hiện rõ tình trạng giao hàng, tùy theo loại vận đơn, có thể là:

- Đã bốc hàng lên tàu (Shipped on Board, On Board, Shipped, Laden on Board)

- Nhận hàng để chở (Received for Shipment hoặc Accepted for Carriage).

10. Về cước phí:

- Nếu cước phí được thanh toán tại cảng đi thì trên vận đơn sẽ ghi hoặc đóng dấu chữ “Freight Prepaid hay Freight Paid – cước đã trả”

- Nếu thỏa thuận cước phí trả sau (tức là trả tại cảng đích) thì trên vận đơn sẽ ghi nội dung “Freight to Collect hoặc Freight Payable at Destination – cước thu tại cảng đích”, trường hợp này người nhận hàng phải trả cước mới được nhận hàng, còn người chuyên chở chỉ giao hàng sau khi đã nhận được cước. Chi phí phát sinh lien quan đến con tàu và hàng hóa do trả cước chậm do người nhận hàng chịu

11. Kí vận đơn:

Những người có chức năng kí vận đơn chủ yếu bao gồm người chuyên chở, thuyền trưởng hoặc đại lý của họ. Tuy nhiên, trong thực tế giao dịch, người chuyên chở hoặc thuyền trưởng không kí vận đơn mà ủy quyền cho đại lí của họ. Sau đây là các trường hợp kí vận đơn:

- Người chuyên chở hay đại lí của người chuyên chở kí vận đơn:


Nếu trên vận đơn đã in sẵn tên người chuyên chở thì kí vận đơn không cần lặp lại tên người chuyên chở mà chỉ cần ghi rõ chức năng của mình (là người chuyên chở hay đại lí của người chuyên chở)

Nếu trên vận đơn không in sẵn tên người chuyên chở thì khi kí bắt buộc phải ghi đầy đủ tên người chuyên chở và chức năng của người kí.

- Thuyền trưởng hay đại lí của thuyền trưởng kí vận đơn:

Vì mỗi con tàu biển đích danh chỉ có 1 thuyền trưởng và tên của con tàu luôn phải thể hiện trên vận đơn, do đó khi kí vận đơn, thuyền trưởng không cần chỉ ra tên của mình, tuy nhiên trong thực tế ta vẫn gặp trường hơp thuyền trưởng kí vẫn đơn và ghi đầy đủ họ tên của mình (điều này không bắt buộc và được chấp nhận). Vì thuyền trưởng có thể có nhiều đại lí, do đó, để biết chính xác đại lí nào đã kí vận đơn thì khi kí vận đơn, đại lí của thuyền trưởng phải ghi rõ đầy đủ tên và chức năng của mình.

Do tên của người chuyên chở luôn phải thể hiện trên vận đơn bằng cách in sẵn hoặc ghi thêm hoặc đóng dấu trên vận đơn. Do đó khi kí vận đơn, thuyền trưởng hay đại lí của thuyền trưởng không cần lặp lại tên của người chuyên chở nữa.

2.3.5 Lưu ý khi lập Bill of lading

Về hình thức:

Mỗi hãng tàu khác nhau có thể phát hành khác nhau, song tính hợp lệ của tờ vận đơn đường biển về hình thức có thể khái quát lại như sau:

+ Vận đơn phải thể hiện được dùng cho việc vận chuyển hàng hóa từ cảng đến cảng (to covers a port to port shipment). Và trên tờ vận đơn không nhất thiết phải có tiêu đề như: “Vận đơn hàng hải – marine bill of lading” hay “vận đơn đường biển – ocean bill of lading” hoặc “vận đơn từ cảng đến cảng – port to port bill of lading” hay các tiêu đề tương tự khác.

+ Vận đơn phải được làm thành văn bản và do người vận chuyển phát hành.

+ Vận đơn bao giờ cũng bao gồm hai mặt (trừ vận đơn điện tử – E.B/L). Mặt trước bao gồm các ô, cột, dòng in sẵn để điền những thông tin cần thiết khi sử dụng; mặt sau của vận đơn phải chứa đựng các điều kiện và điều khoản chuyên chở hoặc dẫn chiếu tới các nguồn luật có quy định những điều kiện và điều khoản chuyên chở (đối với vận đơn rút gọn hay vận đơn trắng lưng).

+ Ngôn ngữ sử dụng trong tờ vận đơn phải là ngôn ngữ thống nhất (thường sử dụng tiếng Anh).

+ Hình thức thể hiện của tờ vận đơn không quyết định giá trị pháp lý của vận đơn.

Về nội dung:

Tính hợp lệ về nội dung của tờ vận đơn được khái quát như sau:

+ Mục số lượng, trọng lượng, bao bì, ký mã hiệu mô tả hàng hoá phải ghi phù hợp với số lượng hàng thực tế xếp lên tàu và phải ghi thật chính xác. Khi nhận hàng theo vận đơn, phải lưu ý số hàng thực nhận so với số hàng ghi trong vận đơn, nếu thấy thiếu, sai hoặc tổn thất thì phải yêu cầu giám định để khiếu nại ngay. Nếu tổn thất không rõ rệt thì phải yêu cầu giám định trong 3 ngày kể từ ngày dỡ hàng.

+ Mục người nhận hàng: Nếu là vận đơn đích danh thì phải ghi rõ họ tên và địa chỉ người nhận hàng, nếu là vận đơn theo lệnh thì phải ghi rõ theo lệnh của ai (ngân hàng, người xếp hàng hau người nhận hàng). Nói chung, mục này ta nên ghi theo yêu cầu của thư tín dụng (L/C) nếu áp dụng thanh toán bằng tín dụng chứng từ.

+ Mục địa chỉ người thông báo: Nếu L/C yêu cầu thì ghi theo yêu cầu của L/C, nếu không thì để trống hay ghi địa chỉ của người nhận hàng.


+ Mục cước phí và phụ phí: phải lưu ý đến đơn vị tính cước và tổng số tiền cước. Nếu cước trả trước ghi: "Freight prepaid". Nếu cước trả sau ghi: "Freight to collect hay Freight payable at destination". Có khi trên vận đơn ghi: "Freight prepaid as arranged" vì người chuyên chở không muốn tiết lộ mức cước của mình.

+ Mục ngày ký vận đơn: Ngày ký vận đơn thường là ngày hoàn thành việc bốc hàng hoá lên tàu và phải trong thời hạn hiệu lực của L/C.

+ Mục chữ ký vận đơn: Chữ ký trên vận đơn có thể là trưởng hãng tàu, đại lý của hãng tàu. Khi đại lý ký thì phải ghi rõ hay đóng dấu trên vận đơn "chỉ là đại lý (as agent only)".

2.3.6 Điểm yếu của vận đơn và phương án thay thế

Vận đơn là một trong những chứng từ quan trọng nhất của mua bán quốc tế khi hàng hoá được vận chuyển bằng đường biển. Tuy vậy, dần dần vận đơn đã bộc lộ nhiều nhược điểm như:

- Thứ nhất, nhiều khi hàng hoá đã đến cảng dỡ hàng nhưng người nhận không có vận đơn (B/L) để nhận hàng vì thời gian hành trình của hàng hoá trên biển ngắn hơn thời gian gửi bill từ cảng xếp hàng đến cảng dỡ hàng.

- Thứ hai, B/L không thích hợp với việc áp dụng các phương tiện truyền số liệu hiện đại tự động (fax, teleax...) bởi việc sử dụng B/L trong thanh toán, nhận hàng.... đòi hỏi phải có chứng từ gốc.

- Thứ ba, việc in ấn B/L đòi hỏi nhiều công sức và tốn kém bởi chữ in mặt sau của B/L thường rất nhỏ, khoảng 0,3mm để chống làm giả.

- Thứ tư, việc sử dụng B/L có thể gặp rủi ro trong việc giao nhận hàng hoá (nếu đơn vị bị mất cắp) vì B/L là chứng từ sở hữu hàng hoá....

Như vậy một loại chứng từ mới có thể thay thế được cho B/L và có chức năng tương tự như B/L đã ra đời. Đó là giấy gửi hàng đường biển (seaway bill). Sử dụng seaway bill có thể khắc phục được những tồn tại đã phát sinh của B/L.

Thứ nhất, khi sử dụng seaway bill người nhận hàng có thể nhận được hàng hoá ngày khi tàu đến cảng dỡ hàng hoá mà không nhất thiết phải xuất trình vận đơn đường biển gốc vì seaway bill không phải là chứng từ sở hữu hàng hoá. Hàng hoá sẽ được người chuyên chở giao cho người nhận hàng trên cơ sở những điều kiện của người chuyên chở hoặc một tổ chức quản lý hàng hoá tại cảng đến.

Thứ hai, seaway bill không phải là chứng từ sở hữu hàng hoá, do đó người ta không nhất thiết phải gửi ngay bản gốc cho người nhận hàng ở cảng đến mà có thể gửi bản sao qua hệ thống truyền số liệu tự động. Như vậy đồng thời với việc xếp hàng lên tàu, người xuất khẩu có thể gửi ngày lập tức seaway bill cho người nhận hàng trong vòng vài phút. Người nhận hàng cũng như người chuyên chở không phải lo lắng khi giao nhận mà không có chứng từ. Thứ ba, khi sử dụng seaway bill, việc in các điều khoản bằng chữ rất nhỏ ở mặt sau được thay thế bằng việc dẫn chiếu đến các điều kiện, quy định liên quan đến vận chuyển ở mặt trước bằng một điều khoản ngắn gọn. Mặt khác người chuyên chở chỉ cần phát hành 1 bản gốc seaway bill trong khi phải phát hành tối thiểu 1 bộ 3 bản gốc nếu sử dụng B/L.

Thứ tư, seaway bill cho phép giao hàng cho một người duy nhất khi họ chứng minh họ là người nhận hàng hợp pháp. Điều này giúp cho các bên hữu quan hạn chế được rất nhiều rủi ro trong việcgiao nhận hàng, không những thế, vì seaway bill không phải là chứng từ sở hữu hàng hoá nên khi bị mất hay thất lạc thì cũng không ra hậu quả nghiêm trọng nào.

Tuy nhiên, seaway bill không phải là không có những hạn chế như seaway bill cản trở mua bán quốc tế (vì seaway bill là rất phức tạp và khó khăn khi người chuyên chở và người nhận hàng là những người xa lạ, mang quốc tịch khác nhau; luật quốc gai của một số nước và công ước quốc tế chưa thừa nhận seaway bill nhưu một chứng từ giao nhận hàng....


Ở Việt nam, việc áp dụng seaway bill vận còn rất mới mẻ, mặc dù đã có cơ sở pháp lý để áp dụng seaway bill. Mục C - điều 80 Bộ luật Hàng hải Việt nam quy định. Người vận chuyển và người giao nhận hàng có thể thoả thuận việc thay thế B/L bằng giấy gửi hàng hoặc chứng từ vận chuyển hàng hoá tương đương và thoả thuận về nội dụng, giá trị của các chứng từ này theo tập quán Hàng hải quốc tế.

2.4 C/O (giấy chứng nhận xuất xứ)

- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa là văn bản do tổ chức có thẩm quyền thuộc quốc gia hoặc vùng lãnh thổ xuất khẩu hàng hóa cấp dựa trên những qui định và yêu cầu liên quan về xuất xứ, chỉ rõ nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa.

- Giấy chứng nhận xuất xứ thì phải thể hiện được nội dung xuất xứ của hàng hoá, xuất xứ đó phải được xác định theo một Qui tắc xuất xứ cụ thể.


a. Đặc điểm

Xuất phát từ mục đích của Giấy chứng nhận xuất xứ nêu trên mà Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O) có đặc điểm:

- C/O được cấp cho lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu cụ thể: tức là C/O chỉ được cấp cho hàng hoá tham gia vào lưu thông quốc tế và đã được đặc định xuất khẩu tới nước nhập khẩu, khi đã có các thông tin về người gửi hàng, người nhận hàng, thông tin về đóng gói hàng hoá, số lượng, trọng lượng, trị giá, nơi xếp hàng, nơi dỡ hàng, thậm chí thông tin về phương tiện vận tải. Xét theo thông lệ quốc tế, C/O có thể được cấp trước hoặc sau ngày giao hàng (ngày xếp hàng lên tàu) nhưng việc cấp trước này vẫn phải phản ánh được lô hàng xuất khẩu cụ thể. Trường hợp cấp trước thường xảy ra khi lô hàng đang trong quá trình làm thủ tục hải quan để xuất khẩu hoặc đã làm thủ tục hải quan, chờ xuất khẩu.

- C/O chứng nhận xuất xứ hàng hóa được xác định theo một qui tắc xuất xứ cụ thể và Qui tắc này phải được nước nhập khẩu chấp nhận và thừa nhận: C/O chỉ có ý nghĩa khi được cấp theo một qui tắc xuất xứ cụ thể mà nước nhập khẩu chấp nhận. Qui tắc xuất xứ áp dụng có thể là các qui tắc xuất xứ của nước nhập khẩu hoặc của nước cấp C/O (nếu nước nhập khẩu không có yêu cầu nào khác). C/O được cấp theo qui tắc xuất xứ nào thì được hưởng các ưu đãi tương ứng (nếu có) khi nhập khẩu vào nước nhập khẩu dành cho các ưu đãi đó. Để phản ánh C/O được cấp theo qui tắc xuất xứ nào thì thông thường các C/O được qui định về tên hay loại mẫu cụ thể.

b. Công dụng

- Ưu đãi thuế quan: xác định được xuất xứ của hàng hóa khiến có thể phân biệt đâu là hàng nhập khẩu được hưởng ưu đãi để áp dụng chế độ ưu đãi theo các thỏa thuận thương mại đã được ký kết giữa các quốc gia.

- Áp dụng thuế chống phá giá và trợ giá: Trong các trường hợp khi hàng hóa của một nước được phá giá tại thị trường nước khác, việc xác định được xuất xứ khiến các hành động chống phá giá và việc áp dụng thuế chống trợ giá trở nên khả thi.

- Thống kê thương mại và duy trì hệ thống hạn ngạch: Việc xác định xuất xứ khiến việc biên soạn các số liệu thống kê thương mại đối với một nước hoặc đối với một khu vực dễ dàng hơn. Trên cơ sở đó các cơ quan thương mại mới có thể duy trì hệ thống hạn ngạch.

- Xúc tiến thương mại.


c. Phân loại

- C/O cấp trực tiếp: C/O cấp trực tiếp bởi nước xuất xứ, trong đó nước xuất xứ cũng có thể là nước xuất khẩu.

- C/O giáp lưng (back to back C/O): C/O cấp gián tiếp bởi nước xuất khẩu không phải là nước xuất xứ. Nước xuất khẩu trong trường hợp này gọi là nước lai xứ.

- Về nguyên tắc, các nước chỉ cấp Giấy chứng nhận xuất xứ cho hàng hóa có xuất xứ của quốc gia mình. Tuy nhiên thực tiễn thương mại cho thấy hàng hóa không chỉ được xuất khẩu trực tiếp tới nước nhập khẩu cuối cùng (nơi tiêu thụ hàng hóa) mà có thể được xuất khẩu qua các nước trung gian. Việc xuất hiện các nước trung gian có nhiều nguyên nhân khác nhau, có thể theo mạng lưới phân phối của nhà sản xuất, hoặc do hàng hóa được mua đi bán lại qua các nước trung gian,… Để tạo thuận lợi cho các họat động này, một số nước có qui định hàng nhập khẩu vào nước mình khi xuất khẩu có thể được cấp C/O giáp lưng trên cơ sở C/O gốc của nước xuất xứ.

Theo qui chế cấp C/O ưu đãi hiện hành của Việt nam: có một số C/O ưu đãi đặc biệt được cấp dưới dạng C/O giáp lưng. Khi gặp các C/O giáp lưng cấp theo qui tắc xuất xứ ưu đãi này, cần kiểm tra chặt chẽ về các điều kiện qui định về vận chuyển trực tiếp.

d. Nơi cấp

Là chứng từ do nhà sản xuất hoặc do cơ quan có thẩm quyền thường là Phòng Thương mại & Công nghiệp Việt nam (VCCI) cấp để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác ra hàng hóa.


2.4.2 Hướng dẫn lập C/O và một vài lưu ý

Ô số 1: kê khai tên, địa chỉ, quốc gia của người xuất khẩu (nước Việt Nam)

Ô số 2: kê khai tên, địa chỉ, nước của người nhận hàng.

Trường hợp nhận hàng theo chỉ định sẽ được khai báo là TO ORDER hoặc TO ORDER OF <người ra chỉ định>, ghi thống nhất với vận đơn và các chứng từ giao nhận hợp lệ khác.


Ô số 3: kê khai về vận tải

- Hình thức vận chuyển: by sea, by air, by truck

- Tên phương tiện vận chuyển: ví dụ M/V : UNI PACIFIC V.142S

- Cửa khẩu xuất hàng: ví dụ HO CHI MINH PORT

- Cửa khẩu nhận hàng cuối cùng: ví dụ HAMBURG

- Số và ngày vận đơn, ví dụ B/L No. : 827045312 DATED : NOV 10, 2008

Lưu ý: Cửa khẩu nhận hàng cuối cùng trên ô số 3 và người nhận hàng (đích danh) trên ô số 2 phải cùng một nước nhập (ô số 12).

Ô số 4: Ghi chú của cơ quan cấp C/O.

Có các ghi chú sau :

- C/O cấp sau ngày xuất hàng: đóng dấu thông báo ISSUED RETROSPECTIVELY

- Cấp phó bản do bị mất bản chính : DUPLICATE

Ô số 5: Kê khai số thứ tự các mặt hàng khai báo.

Ô số 6: Kê khai nhãn và số hiệu thùng hàng (nếu có).

Ô số 7: Kê khai số và loại của thùng hàng (nếu có); mô tả hàng hóa rõ ràng và cụ thể

Ghi rõ số, ngày tờ khai hải quan hàng xuất (nếu đã có) trên ô 7: CUSTOMS DECLARATION FOR EXPORT COMMODITIES No. <số đầy đủ của tờ khai hải quan hàng xuất> DATED <ngày tờ khai hải quan hàng xuất>. Trường hợp người khai báo hải quan và người gửi hàng khác nhau phải ghi rõ thêm về người khai báo: DECLARED BY <người khai báo>.

Lưu ý: kê khai số container, số niêm chì (cont./seal No. ..)

Ô số 8: Kê khai tiêu chuẩn xuất xứ của hàng hóa.

Cụ thể: Hàng xuất sang Australia và New Zealand thì ô này để trống.

Xuất sang các nước khác :

+ Hàng có xuất xứ thuần túy Việt Nam kê khai chữ "P"

+ Hàng có xuất xứ không thuần túy Việt Nam: có hướng dẫn chi tiết tại mặt sau C/O mẫu A.

Đối với các sản phẩm được gia công chế biến tại Việt Nam đáp ứng được tiêu chuẩn xuất xứ thì ghi chữ “W” và mã số H.S (4 chữ số) của hàng hóa xuất khẩu đối với các thị trường Japan, Norway, Switzerland, Turkey và EU.

Ô số 9: Kê khai trọng lượng gộp (cả bao bì) hoặc trọng lượng khác của hàng hóa.

Lưu ý :

+ Các ô 5,7,8,9 phải khai thẳng hàng thứ tự, tên, tiêu chuẩn xuất xứ, trọng lượng gộp (hoặc số lượng khác) của mỗi loại hàng khác nhau.

+ Trường hợp tên hàng và mô tả nhiều có thể khai báo sang trang tiếp, mỗi trang khai báo rõ số thứ tự trang ở góc dưới ô số 7 (Ví dụ : Page 1/3 to be continue on attached list)

Ô số 10: kê khai số và ngày của hóa đơn (Commercial Invoice), trường hợp hàng xuất không ghi số hóa đơn trên C/O phải nêu rõ lý do.

Ô số 11: kê khai địa điểm, ngày phát hành C/O.

Lưu ý : Ngày phát hành C/O là ngày làm việc


* Trường hợp tháng được khai bằng chữ (April, May,..), nếu không ghi chữ thì ngày khai thống nhất được định theo dạng dd/mm/yyyy.

* Ngày phát hành C/O là ngày cùng hoặc sau ngày các chứng từ đã được khai báo trên C/O như Invoice, tờ khai hải quan hàng xuất…

Ô số 12: Kê khai nước xuất xứ của hàng hóa tiếp sau produced in là VIETNAM

Kê khai nước nhập khẩu phía trên dòng (importing country). Nước nhập khẩu này được khai đúng với ô số 8 của TKHQ hàng xuất của lô hàng.

Kê khai địa điểm, ngày ký và ký tên của người ký có thẩm quyền (của người xuất khẩu Việt Nam đã được đăng ký hợp pháp tại điểm cấp C/O).

2.5 Giấy chứng nhận số lượng, trọng lượng, chất lượng

2.5.1 Bản chất, công dụng

- Đặc điểm:

Đối với bên cung cấp (bán) - Xuất khẩu: là điều vô giá để có thể chứng minh với thị trường rằng: Mình đang áp dụng và điều hành một hệ thống hữu hiệu, đã qua kiểm tra và được chấp nhận bởi bên thứ ba độc lập và có uy tín, một hệ thống chứng tỏ sẽ đáp ứng được mọi yêu cầu của hợp đồng.

Đối với bên mua (nhập khẩu): Chứng nhận hệ thống chất lượng cho phép tin chắc rằng bên cung cấp có một tổ chức quản lý chặt chẽ về chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Việc đó cho phép bên mua giảm bớt được sự can thiệp của mình vào quá trình sản xuất, giảm bớt được sự can thiệp của mình vào quá trình sản xuất, giảm bớt được chi phí cho việc kiểm tra, đánh giá hệ thống chất lượng của bên cung cấp, do sự tín nhiệm của giấy chứng nhận.

- Công dụng:

Do sự tín nhiệm của giấy chứng nhận sẽ làm hài lòng các bên tham gia dẫn tới giao dịch được hoàn thành thuận lợi và hiệu quả.

Trong các cuộc đấu thầu quốc tế, việc được mời đấu thầu hay không cũng phục thuộc vào việc bên cung cấp có được chứng nhận hệ thống chất lượng hay không. Nhiều bên mua lớn khi tổ chức đấu thầu, đòi hỏi phải có chứng nhận hệ thống đối với bên cung cấp và xu hướng ngày càng phát triển trên thế giới.

Tuy nhiên, một hệ thống chất lượng được xây dựng thiết kế không phải chỉ để đạt mục đích là xin cho được giấy chứng nhận. Vấn đề chính ở đây là hệ thống đó vận hành ra sao? Doanh nghiệp đó quản lý thế nào? Việc áp dụng hệ thống đó có mang lại hiệu quả và uy tín của doanh nghiệp trên thương trường hay không?

Chính vì vậy, khi xem xét cấp giấy chứng nhận, cơ quan cấp giấy chứng nhận cần phải đi sâu xem xét và chắc chắn rằng bên cung cấp có trách nhiệm thực sự đối với hệ thống của họ chứ không phải là hình thức.

- Ai cấp?

Để có lòng tin với người mua, giấy chứng nhận của bên cung cấp phải được chứng nhận của một bên thứ ba đủ tin cậy. Một cơ quan như vậy phải có thẩm quyền, uy tín và trách nhiệm cao, có đủ kiến thức chuyên môn sâu, rộng về sản phẩm, dịch vụ liên quan và phải được công nhận bởi các hội đồng công nhận quốc tế. Nhiệm vụ của cơ quan công nhận là phải kiểm tra khả năng kỹ thuật và năng lực chuyên


môn của cơ quan chứng nhận (ứng cử viên). Sau đó là chấp nhận, theo dõi hoạt động của họ một cách thường xuyên. Cơ sở chuẩn mực để cơ quan công nhận dựa vào đó mà kiểm tra cơ quan chứng nhận chính là tài liệu hướng dẫn của ISO.

Những nước đầu tiên tiến hành xem xét và công nhận các cơ quan chứng nhận độc lập là vương quốc Anh, Hà Lan. Gần đây các nước úc, Bỉ, Đan Mạch, Đức, ý, Phần Lan, Thụy Điển, Thụy Sĩ và Mỹ cũng có hệ thống tương tự. ở châu âu, quá trình công nhận tuân thủ theo tiêu chuẩn EN 45011/12/13. Chuẩn mực chung đối với các cơ quan giám định. Giấy chứng nhận được công nhận có nghĩa là cơ quan cấp giấy chứng nhận đó có đủ uy tín và được nhà nước ủy quyền cấp giấy chứng nhận phù hợp với tiêu chuẩn EN về sản phẩm hệ thống quản lý chất lượng và cán bộ. Điều đó dẫn đến một quy định là nếu bất kỳ một loại giấy chứng nhận nào mà không có biểu tượng công nhận có nghĩa là không có bằng chứng đã được tiến hành đánh giá theo tiêu chuẩn ISO hoặc EN 45011 hoặc EN 45012.

Ngày nay trên thị trường, người tiêu dùng nhận thức được sự khác nhau giữa giấy chứng nhận ISO 9000 được công nhận và giấy chứng nhận ISO 9000 chưa được công nhận. Họ hiểu rằng sự công nhận lẫn nhau hoặc công nhận tương đương các giấy chứng nhận được công nhận chỉ được tiến hành bởi cơ quan công nhận chứ không phải cơ quan chứng nhận.

2.5.2 Quy định UCP về Giấy chứng nhận số lượng, trọng lượng, chất lượng

Chứng nhận chất lượng trong thương mại quốc tế rất quan trọng đối với bên mua lẫn bên cung cấp.

Ở Châu Âu việc tiến hành công nhận cơ quan chứng nhận phải có đủ 4 điều kiện:

Một là: Cơ quan đó phải có một ban điều hành độc lập không có ưu thế nào về quyền lợi.

Hai là: Có một hệ thống điều hành ở dạng văn bản cho phép truy cứu mọi liên hệ từ người đánh giá để cấp giấy chứng nhận, qua các hồ sơ được kiểm tra, thanh tra nội bộ và xem xét định kỳ.

Ba là: Có sự đào tạo thích hợp đối với nhân viên đánh giá thử nghiệm và chứng nhận.

Bốn là: Có thủ tục bảo vệ sự chứng nhận liên quan đến khiếu nại, không án...

Đối với các nước đang phát triển có thể có lợi từ hiệp định này bằng cách sử dụng nó như là một phương tiện để tăng cường những nỗ lực phát triển xuất khẩu và đặc biệt bằng cách vận dụng những lợi thế từ các điều khoản về thông tin, hỗ trợ kỹ thuật và các ưu đãi đặc biệt và riêng biệt được dành cho các nước kém phát triển. Ngoài ra để có được những lợi ích đáng kể từ hiệp định này, các nước đang phát triển phải có những cố gắng để thiết lập hoặc nâng cấp, chỉnh đốn bộ máy các cơ quan và cơ chế có liên quan tới thông tin kỹ thuật, tiêu chuẩn hóa, đảm bảo chất lượng, các quy trình kỹ thuật, thanh tra, thử nghiệm, chứng nhận và công nhận, tiến hành các bước cần thiết để tham gia tích cực vào các hoạt động quốc tế về tiêu chuẩn hóa và chứng nhận.

Ngoài ra hiệp định này cũng thừa nhận rằng các nước đang phát triển chưa có điều kiện tham gia một cách có hiệu quả vào các hoạt động tiêu chuẩn quốc tế và kêu gọi các nước thành viên khác có những biện pháp hữu hiệu để tăng cường sự trợ giúp kỹ thuật trong lĩnh vực này. Bởi vậy các nước đang phát triển nên đề nghị để có được sự trợ giúp cần thiết.

Hiệp định về rào cản kỹ thuật trong thương mại quốc tế đảm bảo các quy định và tiêu chuẩn kỹ thuật, bao gồm các yêu cầu về bao bì, ký mã hiệu, nhãn hiệu và các thủ tục đánh giá sự phù hợp với các quy định và các tiêu chuẩn kỹ thuật không tạo ra các trở ngại không cần thiết cho thương mại quốc tế. Hiệp định về rào cản kỹ thuật trong thương mại yêu cầu không một nước nào có thể bị ngăn cản tiến hành các biện pháp cần thiết để đảm bảo chất lượng hàng xuất khẩu của mình, hoặc để bảo vệ cuộc sống hay sức khỏe con người, động và thực vật, bảo vệ môi trường hoặc để ngăn ngừa các hoạt động man


trá, ở mức độ mà nước đó cho là phù hợp và phải đảm bảo rằng các biện pháp này không được tiến hành với cách thức có thể gây ra phân biệt đối xử một cách tùy tiện hoặc không thể biện minh được giữa các nước, trong các điều kiện giống nhau, hoặc tạo ra các hạn chế trá hình đối với thương mại quốc tế, hay nói cách khác phải phù hợp với các quy định của hiệp định này.

2.5.3 Hướng dẫn lập Giấy chứng nhận số lượng, trọng lượng, chất lượng

Thủ tục nghiệm thu, cấp Giấy chứng nhận chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe cơ giới cải tạo (có cùng nhãn hiệu, số loại, động cơ, các kích thước cơ bản, trọng lượng và thi công theo cùng một thiết kế).

- Cách thức thực hiện: Trực tiếp tại trụ sở cơ quan hành chính nhà nước hoặc qua đường bưu điện.

- Thành phần, số lượng hồ sơ:

+ Thành phần hồ sơ, bao gồm:

1. Văn bản đề nghị kiểm tra chất lượng xe cơ giới cải tạo (Phụ lục V);

2. Văn bản cho phép của cơ quan thẩm định thiết kế;

3. Ảnh chụp kiểu dáng; hệ thống, tổng thành cải tạo của xe cơ giới sau cải tạo;

4. Biên bản nghiệm thu xuất xưởng xe cơ giới cải tạo (Phụ lục IV);

5. Giấy chứng nhận đối với các thiết bị đặc biệt, thiết bị chuyên dùng theo quy định;

6. Bản sao có chứng thực của UBND cấp xã hoặc bản sao chụp có xác nhận của cơ sở thi công.

* Giấy Đăng ký xe ô tô;

* Phiếu sang tên, di chuyển (đối với trường hợp đang làm thủ tục sang tên, di chuyển);

* Giấy chứng nhận chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe cơ giới nhập khẩu (đối với xe cơ giới đã qua sử dụng được phép nhập khẩu).

+ Số lượng hồ sơ: 01 (bộ).

- Thời hạn giải quyết: 05 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc kiểm tra đạt yêu cầu.

- Phí, lệ phí:

+ Kiểm tra, cấp Giấy chứng nhận chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe cải tạo: 200.000 đ/ lần-mẫu.

+ Phí kiểm định an toàn kỹ thuật và chất lượng xe cơ giới, xe máy chuyên dùng trong cải tạo:

1. Thay đổi tính chất sử dụng của xe cơ giới, xe máy chuyên dùng (thay đổi công dụng nguyên thuỷ của xe cơ giới, xe máy chuyên dùng): 910 nghìn đồng/xe

2. Thay đổi hệ thống, tổng thành xe cơ giới, xe máy chuyên dùng: 560 nghìn đồng/xe

- Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính:

+ Việc nghiệm thu các xe cơ giới cải tạo có cùng nhãn hiệu, số loại, động cơ, các kích thước cơ bản, trọng lượng và thi công theo cùng một thiết kế với xe cơ giới đã được cấp Giấy chứng nhận chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe cơ giới cải tạo chỉ được thực hiện tại Đơn vị đăng kiểm đã nghiệm thu sản phẩm đầu tiên.


+ Đối với trường hợp cải tạo khung xương ô tô khách thì phải được kiểm tra và nghiệm thu từng phần theo thiết kế tại cơ sở thi công.

+ Xe cơ giới sau cải tạo đã nghiệm thu đạt tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, quy định hiện hành thì được cấp Giấy chứng nhận chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe cơ giới cải tạo theo mẫu quy định.

+ Thời hạn hiệu lực của Giấy chứng nhận chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe cơ giới cải tạo là 06 tháng kể từ ngày ký. Trường hợp chủ xe để quá thời hạn hiệu lực hoặc mất Giấy chứng nhận chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe cơ giới cải tạo thì phải đưa xe tới Đơn vị đăng kiểm đã nghiệm thu để kiểm tra và cấp lại.

MẪU VĂN BẢN ĐỀ NGHỊ KIỂM TRA

CHẤT LƯỢNG XE CƠ GIỚI CẢI TẠO(Ban hành kèm theo Thông tư số 29/2012/TT-BGTVT

ngày 31 tháng 7 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải)

(CƠ SỞ THI CÔNG) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộclập - Tự do - Hạnhphúc

Số:………. ............., ngày........tháng.......năm...........

VĂN BẢN ĐỀ NGHỊ KIỂM TRA

CHẤT LƯỢNG XE CƠ GIỚI CẢI TẠO

(Cơ sở thi công) đề nghị (Đơn vị đăng kiểm xe cơ giới – mã số ……) kiểm tra chất lượng xe cơ giới cải tạo như sau:

1. Đặc điểm xe cơ giới cải tạo:

- Biển số đăng ký (nếu đã được cấp):

- Số khung:

- Số động cơ:

- Nhãn hiệu - số loại:

2. Căn cứ thi công cải tạo: Thiết kế có ký hiệu ………….. của (Cơ sở thiết kế) đã được Cục Đăng kiểm Việt Nam (Sở Giao thông vận tải) cấp Giấy chứng nhận thẩm định thiết kế xe cơ giới cải tạo số ………..ngày ….../…..../…....

3. Nội dung thi công cải tạo:

(Ghi tóm tắt đầy đủ các nội dung thiết kế cải tạo thay đổi của xe cơ giới)

(Cơ sở thi công) xin chịu trách nhiệm về các nội dung đã được thi công trên xe cơ giới cải tạo.


2.5.4 Lưu ý khi lập Giấy chứng nhận số lượng, trọng lượng, chất lượng

- Cần nêu rõ. Đơn vị đo lường khối lượng, trọng lượng. Trong buôn bán quốc tế người ta công nhận đồng thời nhiều hệ đo lường khác nhau hệ của Anh, Mỹ, hệ quốc tế.. cho nên để tránh nhầm lẫn khi xây dựng hợp đồng ngoại thương cần phải lưu ý, một mặt ghi đơn vị đo lường, khối lượng theo tập quán quốc tế, mặt khác nên chủ động quy đổi ra hệ quốc tế và ghi cả hai đơn vị này trong HĐNT. Trong trường hợp đối tác mới giao dịch phải hỏi cẩn thận rồi mới ghi vào hợp đồng.

- Qui định qui cách phẩm chất hàng phải giống mẫu cho trước. Với cách này hoặc người bán hoặc người mua làm mẫu hàng hóa thành ba bộ, một bộ người bán giữ để giao hàng, một bộ người mua giữ để đối chiếu so sánh khi nhận hàng, một bộ do trung gian giữ để giải quyết tranh chấp (nếu có) xảy ra. Thường áp dụng để xây dựng những hợp đồng mua bán những sản phẩm như : hàng thủ công mỹ nghệ, đồ kim hoàn, mua bán bông vải sợi, mua bán hàng may mặc, giày dép, đồ da, túi cặp…

- Tên hàng hoá: Đây là điều khoản nói lên đối tượng của hàng hoá giao dịch, cần diễn tả thật chính xác và ngắn gọn , đây là cơ sở để bên bán phải giao đúng hàng và người mua nhận hàng và phải trả đúng tiền, ở điều khoản này người lập hoá đơn nên nêu ngắn gọn chính xác và nhưng đầy đủ thông tin.

- Đối với tiền tệ tính giá nên lựa chọn đồng tiền có trị giá ổn định để tránh gây thiệt hại cho người bán hoặc người mua.

- Cần xác định rõ thời hạn, địa điểm giao hàng, phương thức giao hàng và thông báo giao hàng.

- Điều kiện bảo hiểm: Điều kiện này thường chỉ xuất hiện khi hợp đồng được mua theo điều kiện CIP hoặc CIF nó giúp cho người bán mua bảo hiểm cho đúng và người mua hưởng lợi bảo hiểm cho đúng.

Nếu có điều khoản này nó thường đề cập đến các vấn đề sau đây:

- Điều kiện bảo hiểm cần mua: loại A, B, C

- Giá trị hàng hoá cần được bảo hiểm tối thiểu 110 % trị giá của hợp đồng thương mại

- Nơi khiếu nại đòi bồi thường bảo hiểm thường qui định ở nước người mua (giúp cho người mua dễ đòi bồi thường các công ty bảo hiểm khi hàng hoá có rủi ro xảy ra.

2.6 Giấy chứng nhận vệ sinh và giấy chứng nhận kiểm dịch động thực vật


Bản chất của giấy chứng nhận kiểm dịch và giấy chứng nhận vệ sinh đều là những chứng từ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho chủ hàng để xác nhận hàng hóa đã được an toàn về mặt dịch bệnh, sâu hại, nấm độc…

Giấy chứng nhận vệ sinh:- Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary certificate) do cơ quan có thẩm quyền kiểm tra về phẩm

chất hàng hóa hoặc về y tế cấp cho chủ hàng, xác nhận hàng hóa đã được kiểm tra và trong đó không có vi trùng gây bệnh cho người sử dụng.

- Nội dung gồm có: phần ghi tên hàng, số lượng, ký mã hiệu, phương tiện chuyên chở, ngày xuất khẩu, người gửi hàng, người nhận hàng, cảng đi, cảng đến và phần ghi kết quả kiểm tra.

Giấy chứng nhận kiểm dịch:

Thủ trưởng cơ sở thi công(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)


- Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật (Animal product sanitary inspection certificate) do cơ quan kiểm dịch động vật cấp cho các hàng hóa là động vật (súc vật, cầm thú…) hoặc các sản phẩm động vật (trứng, thịt, lông, da, cá…) hoặc bao bì của chúng, xác nhận đã kiểm tra và xử lí chống các bênh dịch.

Nội dung gồm có: phần ghi tên hàng, số lượng, trọng lượng, bao bì, kí mã hiệu, người gửi hàng, người nhận hàng, số hợp đồng, số vận đơn, hương tiện vận tải và phần nhận xét của cơ quan kiểm dịch thực vật.

- Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary certificate) do cơ quan bảo vệ thực vật cấp cho hàng hóa là thực vật hoặc có nguồn gốc là thực vật, xác nhận hàng hóa đã được kiểm tra và xử lí chống các bệnh dịch, nấm độc, cỏ dại…

Nội dung gồm có: phần ghi loại đông vật, người gửi hàng, người nhận hàng, số lượng, chất lượng, trọng lượng, nơi đến, nơi gửi hàng, phương tiện chuyên chở, ngày kiểm dịch, hiệu lực của giấy và chứng thực của bác sĩ thú y.

2.6.2 Quy định UCP về Giấy chứng nhận vệ sinh, kiểm dịch động thực vật

Quy định về giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật

- Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật do cơ quan kiểm dịch thực vật có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp hoặc giấy xác nhận có giá trị tương đương.

- Điều kiện nhập khẩu:

+ Có giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (KDTV) do cơ quan KDTV có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp hoặc giấy xác nhận có giá trị tương đương.

+ Không có dịch hại thuộc diện điều chỉnh thuộc các danh mục đã quy định tại điểm a, khoản 1, Điều 7 của Nghị định số 02/2007 NĐ-CP ngày 05/1/2007 về Kiểm dịch thực vật và sinh vật gây hại lạ; nếu có phải được xử lý triệt để.

+ Phải có giấy phép KDTV nhập khẩu đối với những vật thể phải phân tích nguy cơ dịch hại trước khi nhập khẩu vào Việt Nam.

+ Đối với vật liệu đóng gói bằng gỗ nhập khẩu phải được xử lý bằng các biện pháp KDTV theo quy định.

- Điều kiện KDTV quá cảnh:

+ Có giấy chứng nhận KDTV của nước xuất xứ do cơ quan KDTV có thẩm quyền cấp.

+ Vật thể khi quá cảnh hoặc lưu kho bãi trên lãnh thổ Việt Nam phải được cơ quan KDTV Việt Nam đồng ý.

+ Vật thể quá cảnh phải được đóng gói theo đúng quy cách hàng hóa bảo đảm không để lây lan sinh vật gây hại trong quá trình vận chuyển và lưu kho bãi.

Quy định về giấy chứng nhận kiểm dịch động vật

+ Nếu động vật, sản phẩm động vật đủ tiêu chuẩn vệ sinh thú y: Cơ quan kiểm dịch thực hiện cấp Giấy chứng nhận kiểm dịch, bảng kê mã số đánh dấu động vật, biên bản niêm phong xe theo qui định trước khi vận chuyển.

+ Nếu trường hợp động vật, sản phẩm động vật không đảm bảo các yêu cầu vệ sinh thú y: cơ quan kiểm dịch không cấp giấy chứng nhận kiểm dịch và tiến hành xử lý theo qui định.

2.6.3 Hướng dẫn lập Giấy chứng nhận vệ sinh, kiểm dịch động thực vật

Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật:


Tên thủ tục hành chính (TTHC): Cấp Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật nhập khẩu, quá cảnh và vận chuyển nội địa

Tên đơn vị kê khai: Cục Bảo vệ thực vật

Lĩnh vực: Nông nghiệp

1. Trình tự thực hiện - Bước 1: Khai báo trước ít nhất 24 giờ với cơ quan kiểm dịch thực vật (KDTV) nơi gần nhất trước khi nhập khẩu vật thể.

Đối với phương tiện vận tải đường thủy chuyên chở vật thể KDTV đến phao số ”0” chủ phương tiện khai báo với cơ quan KDTV để kiểm tra.

- Bước 2: Cơ quan Kiểm dịch thực vật kiểm dịch tại cửa khẩu đầu tiên. Trong trường hợp đặc biệt, thủ tục kiểm dịch thực vật được tiến hành tại địa điểm khác có đủ điều kiện cách ly.

- Bước 3: Cấp Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật nhập khẩu, quá cảnh và vận chuyển nội địa.

2. Cách thức thực hiện Trực tiếp

3.

Hồ sơ

a) Thành phần hồ sơ, bao gồm:

- Giấy đăng ký kiểm dịch (Mẫu giấy 3 ban hành kèm theo phụ lục 1 Thông tư số 14/2012/TT-BNNPTNT ngày 27 tháng 3 năm 2012).

- Bản khai kiểm dịch thực vật (Mẫu giấy 4 ban hành kèm theo phụ lục 1 Thông tư số 14/2012/TT-BNNPTNT ngày 27 tháng 3 năm 2012) (Áp dụng cho tàu biển)

- Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật do cơ quan kiểm dịch thực vật có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp hoặc giấy xác nhận có giá trị tương đương.

- Giấy phép kiểm dịch thực vật nhập khẩu (đối với vật thể phải phân tích nguy cơ dịch hại trước khi nhập khẩu vào Việt Nam).

- Những giấy tờ liên quan khác (nếu có): Hợp đồng, L/C.

b) Số lượng hồ sơ: 01 (bộ)

4.Thời hạn giải quyết

Trong phạm vi 24 giờ sau khi kiểm tra vật thể. Nếu quá thời hạn trên thì phải thông báo cho khách hàng.

5.

Cơ quan thực hiện TTHC

a) Cơ quan có thẩm quyền quyết định: Chi cục Kiểm dịch thực vật vùng, Trạm Kiểm dịch thực vật cửa khẩu.

b) Cơ quan hoặc người có thẩm quyền được uỷ quyền hoặc phân cấp thực hiện (nếu có): Chi cục Bảo vệ thực vật tỉnh, TP trực thuộc TW nếu được Cục Bảo vệ thực vật uỷ quyền).

c) Cơ quan trực tiếp thực hiện TTHC: Chi cục Kiểm dịch thực vật vùng, Trạm Kiểm dịch thực vật cửa khẩu.

d) Cơ quan phối hợp (nếu có): không


6.Đối tượng thực hiện TTHC

- Cá nhân

- Tổ chức

7. Mẫu đơn, tờ khai - Giấy đăng ký kiểm dịch (Mẫu giấy 3 ban hành kèm theo phụ lục 1 Thông tư số 14/2012/TT-BNNPTNT ngày 27 tháng 3 năm 2012).

- Bản khai kiểm dịch thực vật (Mẫu giấy 4 ban hành kèm theo phụ lục 1 Thông tư số 14/2012/TT-BNNPTNT ngày 27 tháng 3 năm 2012) (Áp dụng cho tàu biển).

8. Phí, lệ phí Phí và lệ phí KDTV theo mục II của biểu thu phí, lệ phí ban hành kèm theo Thông tư số 110/2003/TT-BTC ngày 17/11/2003 của Bộ Tài chính Qui định chế độ thu, nộp và quản lý, sử dụng phí, lệ phí bảo vệ, kiểm dịch thực vật và quản lý thuốc bảo vệ thực vật.

9. Kết quả thực hiện TTHC - Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật nhập khẩu, quá cảnh và vận chuyển nội địa

Thời hạn có hiệu lực của kết quả: Không quy định

10. Điều kiện thực hiện TTHC 1. Điều kiện nhập khẩu

- Có giấy chứng nhận KDTV do cơ quan KDTV có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp hoặc giấy xác nhận có giá trị tương đương.

- Không có dịch hại thuộc diện điều chỉnh thuộc các danh mục đã quy định tại điểm a, khoản 1, Điều 7 của Nghị định số 02/2007 NĐ-CP ngày 05/1/2007 về Kiểm dịch thực vật và sinh vật gây hại lạ; nếu có phải được xử lý triệt để.

- Phải có giấy phép KDTV nhập khẩu đối với những vật thể phải phân tích nguy cơ dịch hại trước khi nhập khẩu vào Việt Nam.

- Đối với vật liệu đóng gói bằng gỗ nhập khẩu phải được xử lý bằng các biện pháp KDTV theo quy định.

2. Điều kiện KDTV quá cảnh

- Có giấy chứng nhận KDTV của nước xuất xứ do cơ quan KDTV có thẩm quyền cấp.

- Vật thể khi quá cảnh hoặc lưu kho bãi trên lãnh thổ Việt Nam phải được cơ quan KDTV Việt Nam đồng ý.

- Vật thể quá cảnh phải được đóng gói theo đúng quy cách hàng hóa bảo đảm không để lây lan sinh vật gây hại trong quá trình vận chuyển và lưu kho bãi.

11. Căn cứ pháp lý của TTHC - Nghị định số 02/2007 NĐ-CP ngày 05/01/2007 của Chính phủ về Kiểm dịch thực vật.

- Thông tư 14/2012/TT-BNNPTNT ngày 27 tháng 3 năm 2012 của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn hướng dẫn hồ sơ nghiệp vụ kiểm dịch thực vật.

- Thông tư số 110/2003/TT-BTC ngày 17/11/2003 của Bộ Tài chính Qui định chế độ thu, nộp và quản lý, sử dụng phí, lệ phí bảo vệ,


kiểm dịch thực vật và quản lý thuốc bảo vệ thực vật.

12. Liên hệ - Họ tên: Lê Thị Thoảng

- Địa chỉ cơ quan: Cục Bảo vệ thực vật - 149 Hồ Đắc Di - Đống Đa - Hà Nội

- Số điện thoại cơ quan: 04.3 5330361

- Fax: 043.5333056

- Địa chỉ email: [email protected]

Mẫu giấy 3

Ban hành kèm theo Thông tư số 14/2012/TT-BNNPTNT ngày 27/3/2012

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập - Tự do - Hạnh phúc

..................ngày.........tháng...........năm..........

GIẤY ĐĂNG KÝ KIỂM DỊCH (*)

Kính gửi:..............................................(**)………………….

Tên tổ chức, cá nhân đăng ký:..................................................................................................................Địa chỉ: ....................................................................................................................................................Điện thoại:.................................................Fax/E-mail:............................................................................Sụ Giấy CMND:..............................................................Ngày cấp: ........................Nơi cấp: .................Đề nghị quý cơ quan kiểm dịch lô hàng nhập khẩu sau (***):

1. Tên hàng: ..............................................................Tên khoa học: ………………….....…..Cơ sở sản xuất: ...................................................................................................................................Mã số (nếu có):...................................................................................................................................Địa chỉ:................................................................................................................................................

2. Số lượng và loại bao bì: .....................................................................................................3. Khối lượng tịnh: .....................…………………………Khối lượng cả bì: ........................4. Số hợp đồng hoặc số chứng từ thanh toán (L/C, TTr…): ....................................................5. Tổ chức, cá nhân xuất khẩu:................................................................................................

Địa chỉ:................................................................................................................................................6. Nước xuất khẩu:..................................................................................................................................7. Cửa khẩu xuất:......................................................................................................................................8. Tổ chức, cá nhân nhập khẩu:................................................................................................................

Địa chỉ:................................................................................................................................................9. Cửa khẩu nhập: ....................................................................................................................................10. Phương tiện vận chuyển: ...................................................................................................................11. Mục đích sử dụng: ............................................................................................................................12. Giấy phép kiểm dịch nhập khẩu (nếu có):........................................................................................13. Địa điểm kiểm dịch: .........................................................................................................................14. Thời gian kiểm dịch: ........................................................................................................................15. Số bản Giấy chứng nhận kiểm dịch cần cấp: ...................................................................................

Chúng tôi xin cam kết: Bảo quản nguyên trạng hàng hoá nhập khẩu, đưa về đúng địa điểm, đúng thời gian được đăng ký và chỉ đưa hàng hoá ra lưu thông sau khi được quý Cơ quan cấp Giấy chứng nhận kiểm dịch (****).

TỔ CHỨC CÁC NHÂN ĐĂNG KÝ(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)


Xác nhận của Cơ quan Kiểm dịch

Đồng ý đưa hàng hoá về địa điểm:...............................................................

để làm thủ tục kiểm dịch vào hồi ........giờ ngày ……. tháng…..năm……………

Lô hàng chỉ được thông quan sau khi có Giấy chứng nhận kiểm dịch

Vào sổ số.................., ngày……tháng …..năm ………

..............................(*).............................

(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Xác nhận của Cơ quan Hải quan

(trong trường hợp lô hàng không được nhập khẩu)

Lô hàng không được nhập khẩu vào Việt Nam vì lý do:....................................

.............................................................................................................................

..........., ngày …….tháng … năm …….

Chi cục Hải quan cửa khẩu.............................

(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

(*) Đăng ký theo Mẫu này được thể hiện trên 2 mặt của tờ giấy khổ A4;(**) Tên cơ quan Kiểm dịch;(***) Phải có đầy đủ các tiêu chí theo đúng thứ tự và khai các tiêu chí thích hợp đối với lô hàng;(****) Cam kết này chỉ ghi khi đăng ký kiểm dịch đối với hàng hóa nhập khẩu;Lưu ý: Cá nhân đăng ký không có con dấu phải ghi rõ số Giấy chứng minh nhân dân, ngày tháng và nơi cấp.

Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật, sản phẩm động vật:

Bước 1: Chủ hàng điền tờ khai hồ sơ và nộp hồ sơ tại Bộ phận TN & trả HS.

Bước 2: Bộ phận TN & trả HS tiếp nhận hồ sơ và xác nhận khai báo kiểm dịch:

+ Nếu hồ sơ hợp lệ thì xác nhận khai báo thông báo địa điểm, thời gian tiến hành kiểm dịch và vào sổ đăng ký kiểm dịch.

+ Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ thì hướng dẫn chủ hàng bổ sung, điều chỉnh kịp thời.

Bước 3: Bộ phận TN & trả HS chuyển hồ sơ sang P. Kỹ thuật thụ lý hồ sơ

Bước 4: Kiểm dịch viên thuộc phòng Kỹ thuật tiến hành kiểm dịch:

+ Nếu động vật, sản phẩm động vật đủ tiêu chuẩn vệ sinh thú y: Cơ quan kiểm dịch thực hiện cấp Giấy chứng nhận kiểm dịch, bảng kê mã số đánh dấu động vật, biên bản niêm phong xe theo qui định trước khi vận chuyển.


+ Nếu trường hợp động vật, sản phẩm động vật không đảm bảo các yêu cầu vệ sinh thú y: cơ quan kiểm dịch không cấp giấy chứng nhận kiểm dịch và tiến hành xử lý theo qui định.

Bước 5: Trả kết quả, thu phí và lưu trữ hồ sơ.

Thủ tục biểu mẫu

- Hồ sơ đăng ký kiểm dịch gồm:

+ Giấy đăng ký kiểm dịch động vật, sản phẩm động vật vận chuyển theo mẫu quy định;

+ Bản sao giấy chứng nhận vùng, cơ sở an toàn dịch bệnh nơi xuất phát của động vật (nếu có);

+ Bản sao giấy chứng nhận tiêm phòng, phiếu kết quả xét nghiệm bệnh động vật (nếu có);

+ Bản sao phiếu kết quả xét nghiệm các chỉ tiêu vệ sinh thú y sản phẩm động vật (nếu có);

+ Các giấy tờ khác có liên quan (nếu có);

- Thời gian giải quyết:

+ 04 ngày làm việc đối với trường hợp có giấy tờ liên quan.

+ Trường hợp cần xác minh có thể kéo dài nhưng không quá 05 ngày làm việc.

- Phí, lệ phí: theo thông tư 04/2012/TT-BTC ngày 5 tháng 1 năm 2012 Quy định chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí, lệ phí trong công tác thú y.

- Mẫu tờ khai:

+ Giấy đăng ký kiểm dịch động vật, sản phẩm động vật vận chuyển ra khỏi huyện.

Mẫu 1

(Ban hành kèm theo Quyết định số 86/2005/QĐ-BNN ngày 26/12/2005của Bộ Nông nghiệp và PTNT)

Dấu của cơ quan kiểm dịch CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập – Tự do – Hạnh phúc

GIẤY ĐĂNG KÝ KIỂM DỊCH ĐỘNG VẬT,SẢN PHẨM ĐỘNG VẬT VẬN CHUYỂN RA KHỎI HUYỆN

Số:................../ĐK-KDNĐ

Kính gửi: ..............……………...........................................................................

Họ tên chủ hàng (hoặc người đại diện): ........................................….........................................Địa chỉ giao dịch: …………………………………...…………………………...……………..Chứng minh nhân dân số: ……………… Cấp ngày……../..…./…….….. tại…………............Điện thoại: ………...…………. Fax: ………...…….….. Email: ………….…………………..Đề nghị được làm thủ tục kiểm dịch số hàng sau:

I/ ĐỘNG VẬT:

Loại động vật Giống Tuổi Tính biệt Mục đích sử dụngĐực Cái


Tổng số

Tổng số (viết bằng chữ): …………………………………......………………………………...Nơi xuất phát: …………………………………...……………………….…………………......Tình trạng sức khoẻ động vật: ……………………………………………………………….....................................................................................…...............................…................................Số động vật trên xuất phát từ vùng/cơ sở an toàn với bệnh: ………..………………………....………theo Quyết định số … /………ngày……/…../…… của ……………(1)……nếu có).

Số động vật trên đã được xét nghiệm các bệnh sau (nếu có):1/ ……………………………… Kết quả xét nghiệm số …..…../………ngày ..…../……/........2/ ……………………………… Kết quả xét nghiệm số …..…../…........ngày ..…../……/........3/ …………………………….....Kết quả xét nghiệm số …..…./……….ngày ..…../……/........4/ …………………………….. .Kết quả xét nghiệm số …..…/………. ngày ..…../……/........5/ ……………………………....Kết quả xét nghiệm số ….. ./………. ngày ..…../……/........

Số động vật trên đã được tiêm phòng vắc xin với các bệnh sau (loại vắc xin, nơi sản xuất):1/ ……………………………………....tiêm phòng ngày …...…./……/....................................2/ ……………………………………....tiêm phòng ngày …..…./……/.....................................3/ ……………………………………... tiêm phòng ngày …..…./……/ …...….........................4/ …………………………………… .. tiêm phòng ngày …..…./……/ …................................5/ …………………………………… tiêm phòng ngày …..…./……/ …...….........................II/ SẢN PHẨM ĐỘNG VẬT:

Tên hàng Quy cách đóng gói Số lượng(2)

Khối lượng

(kg)

Mục đích sử dụng

Tổng số

Tổng số (viết bằng chữ): …………………………………...…………………………….….....

Số sản phẩm động vật trên đã được xét nghiệm các chỉ tiêu vệ sinh thú y theo kết quả xét nghiệm số………/………ngày….…/….../ ......…. của ………....……(3) ….…..….(nếu có).Tên, địa chỉ cơ sở sản xuất: …………………………………………………………………........……………...…………...……………...…………...……………...…………...…...………..Điện thoại: ………………………………………. Fax: ………………………………...…......III/ CÁC THÔNG TIN KHÁC:Tên tổ chức, cá nhân nhập hàng: ………………………………………………………..……...Địa chỉ: …….....…………...……………...…………...……………...…………...……..……..Điện thoại: ……………………………… Fax: …………………………………..……………Nơi đến (cuối cùng): …………………………………...…………..…………...………..…….Phương tiện vận chuyển: ...……………...……………...……...………………...…….….……Nơi giao hàng trong quá trình vận chuyển (nếu có):1/ ……...……………...……………...………Số lượng: ……...…… Khối lượng: ...................2/ ……...……………...……………...………Số lượng:.....…….......Khối lượng: ……..…...3/ ……...……………...……………...……..Số lượng: ……...…… Khối lượng: ….…….....Điều kiện bảo quản hàng trong quá trình vận chuyển: ...………………..…………....…..….....Các vật dụng khác liên quan kèm theo: ...……………...………………………………...….....


...……………...…………...……………...…………...……………...…………...………..…..Các giấy tờ liên quan kèm theo: ...……………...…………………………………………..........……………...…………...……………...…………...……………...…………...……….........Địa điểm kiểm dịch: ...………………..…………...……………...……………………...……..Thời gian kiểm dịch: ...……………...………….…..……………...………….………….….....

Tôi xin cam đoan việc đăng ký trên hoàn toàn đúng sự thật và cam kết chấp hành đúng pháp luật thú y.

Ý KIẾN CỦA CƠ QUAN KIỂM DỊCHĐỘNG VẬTĐồng ý kiểm dịch tại địa điểm.................….….....................................................................................……............………… vào hồi ….. giờ…... ngày ........./......./ …...….Vào sổ đăng ký số ...........…... ngày…...../ ......./ …...….

KIỂM DỊCH VIÊN ĐỘNG VẬT(Ký, ghi rõ họ tên)

Đăng ký tại ................…..................Ngày ........ tháng .......năm …...…. TỔ CHỨC/CÁ NHÂN ĐĂNG KÝ(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

2.6.4 Lưu ý khi lập Giấy chứng nhận vệ sinh, kiểm dịch động thực vật

Những sai sót thường gặp nhất khi lập giấy chứng nhận vệ sinh, kiểm dịch động thực vật là:

- Cơ quan cấp không phù hợp với yêu cầu của L/C.- Ngày cấp giấy chứng nhận sau ngày giao hàng.

Vì vậy, các đơn vị cấp cũng như các doanh nghiệp cần phải lưu ý về thời gian cũng như các yêu cầu cụ thể. Đồng thời, các giấy này nên do những cơ quan giám định có uy tín cấp để tạo uy tín cao trong kinh doanh hoặc phải có chữ ký và con dấu của người có thẩm quyền ký.

2.7 Giấy chứng nhận bảo hiểm

2.7.1 Định nghĩa, phân loại

Định nghĩa:

Là chứng từ do tổ chức bảo hiểm, (trong trường hợp mua bảo hiểm ở nước ta, là công ty Bảo Việt) cấp nhằm hợp thức hóa hợp đồng bảo hiểm và được dùng để điều tiết quan hệ giữa tổ chức bảo hiểm với người được bảo hiểm. Trong mối quan hệ này tổ chức bảo hiểm nhận bồi thường cho những tổn thất và rủi ro xảy ra do hai bên thỏa thuận từ trước trong hợp đồng. Bên được bảo hiểm sẽ phải đóng phí bảo hiểm.

Nơi cấp giấy chứng nhận bảo hiểm:công ty bảo hiểm và các chức năng hải quan.

Phân loại:

Chứng từ bảo hiểm thường được dùng có hai loại sau:

- Đơn bảo hiểm (Insurance Policy) là chứng từ do tổ chức bảo hiểm cấp, bao gồm những điều khoản chủ yếu của hợp đồng bảo hiểm, nhằm hợp thức hóa hợp đồng này.

- Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance certificate) là chứng từ do người bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm để xác nhận hàng hóa bảo hiểm theo điều kiện của hợp đồng.

2.7.2 Yêu cầu về nội dung

Đơn bảo hiểm có những nội dung chủ yếu sau:


+ Các điều khoản chung và có tính chất thường xuyên, trong đó người ta quy định rõ trách nhiệm của bảo hiểm và ngwoif được bảo hiểm theo từng điều kiện bảo hiểm.

+ Các điều khoản riêng về đối tượng bảo hiểm: bao gồm đối tượng bảo hiểm (tên hàng, số lượng, kí mã hiệu, phương tiện chuyên chở), giá trị bảo hiểm (mức bảo hiểm tối thiểu là 110% trị góa hàng hóa và phải thể hiện bằng đồng tiền ghi trên hợp đồng hoặc L/C), điều kiện bảo hiểm theo như thỏa thuận, tổng chi phí bảo hiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm.

+ Chỉ có nội dung chủ yếu như các điều khoản nói về đối tượng được bảo hiểm, các chi tiết cần thiết cho việc tính toán phí bảo hiểm và điều kiện bảo hiểm đã thỏa thuận.

Chứng từ bảo hiểm thường dùng phổ biến trong các phương thức tín dụng chứng từ và nhờ thu kèm chứng từ hoặc thường lập khi người mua có yêu cầu. Nếu là chứng từ bảo hiểm lập theo L/C thì vần lưu ý một số điểm sau:

- Nếu bảo hiểm do người mua chịu (CFR) thì L/C ghi “Insurance covered by buer under policy No… the shipper must notifiy…”, người bán phải kiểm tra xem nội dung thông báo là gì? Có chấp nhận được không?

- L/C quy định những điều kiện bảo hiểm là gì, ví dụ “I/P covering FPA claim payable on (cơ quan nào) in (tiền tệ nào) one original to be filed at (ngân hàng nào)”

- Trừ khi L/C quy định khác, số tiền bảo hiểm tối thiểu là 110% trị giá CIP hoặc 110% trị giá CIF.

2.7.3 Mẫu giấy chứng nhận bảo hiểm

Có một dạng mẫu chứng nhận bảo hiểm như sau:

MẪU GIẤY CHỨNG NHẬN BẢO HIỂM

(Ban hành kèm theo Thông tư số …/2010/ TT-BTC, ngày…tháng…năm 2010 của Bộ Tài chính)

Giấy chứng nhận bảo hiểm được cấp căn cứ Hợp đồng bảo hiểm số..... ký ngày ....tháng.....năm giữa ...................và ....................

Tên và địa chỉ của bên mua bảo hiểm:

Tên và địa chỉ của người được bảo hiểm:

Ngành nghề sản xuất kinh doanh:

Địa chỉ tài sản được bảo hiểm

Tài sản được bảo hiểm: (danh mục chi tiết tài sản kèm theo)

-

-

-

-

-

Tổng giá trị tài sản theo danh mục tài sản:

…………………………

Số tiền bảo hiểm:....................................................................................... Mức khấu trừ:......................

- Theo danh mục tài sản


- Chi phí dọn dẹp hiện trường

- Chi phí chữa cháy

Thời hạn bảo hiểm: từ.......................................đến ....................................................

Phí bảo hiểm (bao gồm cả bảo hiểm chi phí chữa cháy và chi phí dọn dẹp hiện trường, nếu có):

....................................................................................................................................................................

Ngày… tháng… năm Doanh nghiệp bảo hiểm

Giấy chứng nhận bảo hiểm như trên thường được công ty bảo hiểm hoặc đại lý bảo hiểm cấp phát khi làm thủ tục bảo hiểm. Các điều khoản hợp đồng tương đối đễ hiểu, sẽ được hướng dẫn chi tiết tại văn phòng công ty bảo hiểm.

2.8 Tờ khai hải quan

2.8.1 Bản chất, phân loại và công dụng

* Đặc điểm:

Tờ khai hải quan là một văn bản do chủ hàng, chủ phương tiện khai báo xuất trình cho cơ quan hải quan trước khi hàng hoặc phương tiện xuất hoặc nhập qua lãnh thổ quốc gia.

* Phân loại:

Tờ khai hải quan gồm 2 loại chính: tờ khai hàng nhập khẩu và tờ khai hàng hóa xuất khẩu

Tờ khai hàng hóa NK, tờ khai hàng hóa XK, Phụ lục tờ khai hàng hóa XK, NK được sử dụng cho các loại hình XNK: kinh doanh (bao gồm cả hàng đại lí mua bán với nước ngoài), sản xuất hàng XK, gia công, đầu tư, tạm nhập - tái xuất, tạm xuất - tái nhập, các hình thức viện trợ.

1. Tờ khai hải quan hàng xuất khẩu

Bộ tờ khai hải quan hàng hoá xuất khẩu gồm hai tờ: một tờ là Bản lưu Hải quan, và một tờ là bản lưu người khai hải quan, nội dung thì giống hệt nhau.

a. Hình thức, kích thước tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu (HQ/2002-XK)

Tờ khai hàng hóa XK được in chữ đen trên 2 mặt khổ giấy A4, nền màu hồng nhạt, có chữ xuất khẩu màu hồng, đậm, chìm.

b. Kết cấu của tờ khai xuất khẩu bao gồm các phần:

Mặt trước của tờ khai:

- Phần tiêu đề tờ khai: Dành cho hải quan nơi làm thủ tục ghi tên cơ quan hải quan, ghi số tờ khai, họ tên cán bộ đăng kí tờ khai.

- Phần A: phần dành cho người khai hải quan kê khai và tính thuế, bào gồm tiêu thức từ 1-20


Mặt sau của tờ khai:

- Phần B: phần dành cho cơ quan kiểm tra của cơ quan hải quan: Dành cho cơ quan hải quan ghi các kết quả kiểm tra thực tế hàng hóa, ghi số lệ phí hải quan phải nộp.

- Ô 22 dành cho người đại diện chủ hàng chứng kiến việc kiểm tra thực tế hàng hóa kí tên và ghi cho ý kiến( nếu có)

Tờ khai XK được thiết kế cho khai báo tối đa 9 mặt hàng. Đối với lô hàng không có thuế hoặc thuế suất bằng 0% thì chỉ cần khai trên tờ khai hải quan.việc tính thuế XK có thể được thực hiện trên phụ lục tờ khai hải quan.


2. Tờ khai hàng hóa nhập khẩu (HQ/2002-NK)

Tờ khai hải quan hàng nhập khẩu là một bộ, gồm hai tờ: một tờ là Bản lưu Hải quan, và một tờ là bản lưu người khai hải quan, nội dung thì giống hệt nhau.

a. Hình thức:

Tờ khai hàng hóa nhập khẩu được in chữ đen trên 2 mặt khổ giấy A4, nền màu xanh lá cây nhạt, có in chữ “NK” màu xanh, đậm, chìm.

b. Kết cấu của tờ khai hàng hóa nhập khẩu bao gồm các phần sau:

Mặt trước của tờ khai:

- Phần tiêu đề tờ khai: dành cho hải quan nơi làm thủ tục ghi tên cơ quan hải quan, ghi số tờ khai, họ tên cán bộ đăng kí tờ khai.

- Phần A: phần dành cho người khai hải quan kê khai và tính thuế, bao gồm tiêu thức từ 1-29.


Mặt sau của tờ khai:

- Phần B: phần dành cho kiểm tra của hải quan, bao gồm 2 phần:

+ Phần 1 là cơ quan hải quan ghi các kết quả kiểm tra thực tế hàng hóa, và phần 2 là cơ quan hải quan kiểm tra số thuế do chủ hàng khai báo, ghi số tiền thuế lệ phí hải quan phải nộp.

+ Ô số 31 dành cho người đại diện chủ hàng chứng kiến việc kiểm tra thực tế hàng hóa kí tên và ghi ý kiến( nếu có).

Tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu được thiết kê để khai báo cho tối đa 3 loại mặt hàng. Trường hợp lô hàng có từ 4 mặt hàng trở lên, thì trên tờ khai chính chỉ thể hiện tổng quát, việc khai báo chi tiết đối với toàn bộ lô hàng được thực hiện trên phụ lục tờ khai.


* Công dụng:

Các loại giấy tờ khai hải quan và phụ lục tờ khai hải quan là chứng từ pháp lí phản ánh nội dung khai báo hàng hóa của chủ đối tượng kiểm tra giám sát hải quan, đồng thời là một chứng từ kế toán được sử dụng ghi chép, phản ánh việc thu thuế, và các khoản thu khác đối với hàng hóa xuất nhập khẩu, là cơ sở để tập hợp số liệu thống kê XNK hàng hóa và kiểm tra sau thông quan theo quy định của pháp luật.

2.8.2 Quy định UCP về Tờ khai hải quan

Quy định chung:

Người khai chỉ được sử dụng một loại mực (không dùng mực đỏ) để khai, không được tẩy xoá, sửa chữa.

Các mẫu ấn chỉ nghiệp vụ hải quan do Tổng cục Hải quan thống nhất phát hành và quản lý trong toàn quốc.

ÐỐI VỚI HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU

Người làm thủ tục HQ chỉ được đăng ký tờ khai HQ khi đã tập kết đủ hàng tại địa điểm kiểm tra hải quan, trừ những lô hàng có khối lượng lớn, số lượng lớn hoặc trường hợp đặc biệt không thể tập kết một lúc tại một địa điểm để làm thủ tục (phải được trưởng hải quan cửa khẩu/ cấp tương đương đồng ý bằng văn bản).


Người ký tên trên tời khai HQ

- Người đại diện hợp pháp (Giám đốc, phó giám đốc hoặc người được giám đốc uỷ quyền bằng văn bản) cho doanh nghiệp XNK.

- Người đại diện hợp pháp (Giám đốc, phó giám đốc hoặc người được giám đốc uỷ quyền bằng văn bản) cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu uỷ thác.

- Người đại diện hợp pháp (Giám đốc, phó giám đốc hoặc người được giám đốc uỷ quyền bằng văn bản) cho doanh nghiệp làm dịch vụ thủ tục HQ.

Trách nhiệm Ðối với người khai báo HQ

khai báo đầy đủ, chính xác hàng hóa thực tế theo các nội dung quy định tại phần dành cho người khai báo trong tờ khai hải quan;

- Tự xác định mã số hàng hóa, thuế suất, giá tính thuế của từng mặt hàng xuất khẩu, tự tính số thuế phải nộp của từng loại thuế trên tờ khai hải quan;

- Việc khai báo trên tờ khai hải quan có thể được thực hiện bằng đánh máy chữ, máy vi tính, hoặc viết tay nhưng phải bảo đảm cùng một loại mực (không dùng mực đỏ), cùng một kiểu chữ. Các chứng từ nộp cho Hải quan nếu quy định là bản sao thì người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp phải ký và đóng dấu xác nhận lên chứng từ đó;

- Ký tên, đóng dấu vào tờ khai sau khi khai báo đầy đủ các tiêu chí trên tờ khai; nộp tờ khai cùng các chứng từ khác theo quy định trong Nghị định 16/1999/NÐ-CP và Thông tư hướng dẫn này cho Hải quan nơi làm thủ tục;

- Phát hiện, phản ánh kịp thời, trung thực những việc làm không đúng quy định, những tiêu cực của cán bộ, nhân viên hải quan.

ÐỐI VỚI HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU

Thời điểm và thời hạn làm thủ tục HQ

- Ðối với hàng NK thuộc diện được miễn thuế, hàng không có thuế, hàng có thuế suất bằng không theo quy định của luật thuế NK: doanh nghiệp được khai báo, đăng ký tờ khai trước khi hàng đến cửa khẩu bảy (7) ngày.

- Hàng hoá NK có thuế: doanh nghiệp được đăng ký tờ khai khi hàng đã về đến cửa khẩu dỡ hàng.

- Hàng NK bằng đường biển, đường hàng không, đường sắt: trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hàng hoá đến cửa khẩu dỡ hàng ghi trên vận tải đơn, người làm TTHQ phải đến CQHQ làm thủ tục.

- Hàng NK bằng đường bộ, đường sông: ngày hàng đến cửa khẩu nhập đầu tiên là ngày HQ cửa khẩu tiếp nhận và đăng ký hồ sơ do người làm TTHQ nộp và xuất trình.

3. Người ký tên trên tời khai HQ

- Người đại diện hợp pháp (Giám đốc, phó giám đốc hoặc người được giám đốc uỷ quyền bằng văn bản) cho doanh nghiệp XNK.

- Người đại diện hợp pháp (Giám đốc, phó giám đốc hoặc người được giám đốc uỷ quyền bằng văn bản) cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu uỷ thác.

- Người đại diện hợp pháp (Giám đốc, phó giám đốc hoặc người được giám đốc uỷ quyền bằng văn bản) cho doanh nghiệp làm dịch vụ thủ tục HQ.

Trách nhiệm người khai báo trên tờ khai HQ

- Khai báo đầy đủ, chính xác hàng hóa thực tế theo các nội dung quy định tại phần dành cho người khai báo trong tờ khai hải quan;


- Tự xác định mã số hàng hóa, thuế suất, giá tính thuế của từng mặt hàng nhập khẩu, tự tính số thuế phải nộp của từng loại thuế trên tờ khai hải quan;

- Việc khai báo trên tờ khai hải quan có thể được thực hiện bằng đánh máy chữ, máy vi tính, hoặc viết tay nhưng phải bảo đảm cùng một loại mực (không dùng mực đỏ), cùng một kiểu chữ. Các chứng từ nộp cho Hải quan nếu quy định là bản sao thì người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp phải ký và đóng dấu xác nhận lên chứng từ đó;

- Ký tên, đóng dấu vào tờ khai sau khi khai báo đầy đủ các tiêu chí trên tờ khai; nộp tờ khai cùng các chứng từ khác theo quy định trong Nghị định 16/1999/NÐ-CP và Thông tư hướng dẫn này cho Hải quan nơi làm thủ tục;

- Phát hiện, phản ánh kịp thời, trung thực những việc làm không đúng quy định, những tiêu cực của cán bộ, nhân viên hải quan.

2.8.3 Nội dung chính của Tờ khai hải quan

Tiêu thức 1: Người xuất khẩu - Mã số

Ghi tên đầy đủ và địa chỉ của doanh nghiệp các nhân xuất khẩu, kể cả số điện thoại và faxÐối với tờ khai xuất khẩu: ghi mã số đăng ký của doanh nghiệp xuất khẩu do Cục hải quan tỉnh, TP cấp. Nếu người xuất khẩu là cá nhân thì không phải điền vào ô mã số.

- Ðối với tờ khai hàng nhập khẩu: không phải điền vào ô mã số.

Tiêu thức 2: Người nhập khẩu – mã số

Ghi tên đầy đủ và địa chỉ của doanh nghiệp/cá nhân nhập khẩu, kể cả số điện thoại và faxÐối với tờ khai hàng nhập khẩu: ghi mã số đăng ký của doanh nghiệp nhập khẩu do Cục hải quan tỉnh, TP cấp. Nếu người nhập khẩu là cá nhân thì không phải điền vào ô mã số.

- Ðối với tờ khai xuất khẩu: không phải điền vào ô mã số.

Tiêu thức 3: Người uỷ thác – Mã số

- Ghi tên đầy đủ và địa chỉ của doanh nhiệp/cá nhân uỷ thác, kể cả số điện thoại và fax (nếu có).

- Ghi mã số đăng ký của doanh nghiệp uỷ thác do Cục hải quan tỉnh, TP cấp. Nếu người uỷ thác là doanh nghiệp nước ngoài (không đăng ký kinh doanh tại Việt Nam) hoặc cá nhân thì không phải điền vào ô mã số.

Tiêu thức 4: Phương tiện vận tải

Ghi loại hình phương tiện vận tải (hàng không, đường biển, đường bộ, đường sắt) chở hàng nhập khẩu từ nước ngoài tới Việt Nam hoặc chở hàng từ Việt Nam ra nước ngoài.

Tiêu thức 5: Tên, số hiệu phương tiện

Ghi tên tàu thuỷ, số chuyến bay, số hiệu phương tiện vận tải đường sắt chở hàng nhập khẩu từ Việt Nam ra nước ngoài. Không phải ghi tiêu thức này nếu lô hàng được vận chuyển bằng đường bộ.

Tiêu thức 6: Ngày khởi hành/ngày đến

Ghi ngày phương tiện vận tải khởi hành đối với hàng xuất khẩu, ngày phương tiện vận tải đến đối với hàng nhập khẩu

Tiêu thức 7: Số vận tải đơn

Ghi số, ngày, tháng, năm của vận đơn (B/L) hoặc chứng từ vận tải có giá trị thay thế B/L, có giá trị nhận hàng từ người vận tải. Không sử dụng tiêu thức này nếu là tờ khai hàng xuất khẩu.

Tiêu thức 8: Cảng, địa điểm bốc hàng


- Ðối với tờ khai hàng xuất khẩu: ghi tên cảng, địa điểm nơi hàng hoá được xếp lên phương tiện vận tải, áp mã hoá cảng phù hợp với ISO (LOCODE). Trường hợp địa điểm bốc hàng chưa được cấp mã số theo ISO thì chỉ ghi danh vào tiêu thức này

- Ðối với tờ khai nhập khẩu thì ghi tên cảng, địa điểm bốc hàng theo hợp đồng ngoại thương (nếu có)

Tiêu thức 9: Cảng, địa điểm dỡ hàng

- Ðối với tờ khai hàng nhập khẩu: ghi tên cảng, địa điểm nơi hàng được dỡ khỏi phương tiện vận tải. áp dụng mã hoá cảng phù hợp với ISO (LOCODE). Trường hợp địa điểm dỡ hàng chưa được cấp mã số theo ISO thì ghi địa danh vào tiêu thức này.

- Ðối với tờ khai hàng xuất khẩu thì ghi tên cảng, địa điểm dỡ hàng theo hợp đồng ngoại thương(nếu có)

Tiêu thức 10: Số giấy phép/ngày cấp/ngày hết hạn

Ghi số văn bản hợp đồng cấp hạn ngạch hoặc duyệt kế hoạch XNK của Bộ Thương mại, của Bộ ngành chức năng khác (nếu có), ngày ban hành và thời hạn có hiệu lực của văn bản đó. áp dụng mã chuẩn trong ISO khi ghi thời hạn (năm- tháng- ngày).

Tiêu thức 11: Số hợp đồng/ngày ký

Ghi số và ngày ký hợp đồng ngoại thương của lô hàng xuất khẩu/nhập khẩu (hợp đồng mua bán, hợp đồng gia công, hợp đồng đại lý bán hàng..)

Tiêu thức 12: Hải quan cửa khẩu

Ghi tên đơn vị hải quan cửa khẩu và tên đơn vị hải quan tỉnh, TP (TD: Hải quan cửa khẩu cảng Sài Gòn KV1, Cục hải quan thành phố HCM) nơi chủ hàng sẽ đăng ký tờ khai hải quan và làm thủ tuc hải quan cho lô hàng.

Tiêu thức 15: Loại hình

Ðánh dấu vào ô thích hợp với loại hình: xuất khẩu, nhập khẩu, kinh doanh, đầu tư, gia công…

TD: Nhập khẩu hàng tạm nhập tái xuất thì đánh dấu vào các ô nhập khẩu và TN-TX. Nhập khẩu nguyên liệu sản xuất hàng gia công thì đánh dấu vào các ô: nhập khẩu và gia công. Ô trống sử dụng khi có hướng dẫn của Tổng cục hải quan

Tiêu thức 16: Nước xuất khẩu

Ghi tên nước mà từ đó hàng hoá được chuyển đến Việt Nam (nơi mà hàng hoá được xuất bán cuối cùng đến VIệt nam). Áp dụng mã nước ISO trong tiêu thức này đối với tờ khai hàng nhập khẩuChú ý: không ghi tên nước mà hàng hoá trung chuyển qua đó.

Tiêu thức 17: Nước nhập khẩu

Ghi tên nơi hàng hoá được nhập khẩu vào (nơi hàng hoá sẽ được chuyển đến theo thoả thuận giữa người bán với người mua và vì mục đích đó mà hàng hoá xuất khẩu được bốc lên phương tiện vận tải tại Việt Nam). Áp dụng mã nước cấp ISO trong tiêu thức này đối với tờ khai hàng xuất khẩu.

Chú ý: Không ghi tên nước hàng hoá trung chuyển qua đó

Tiêu thức 18: Ðiều kiện giao hàng

Ghi rõ điều kiện địa điểm giao hàng mà hai bên mua và bán thoả thuận (TD: CIF Hồ Chí Minh)

Tiêu thức 19: Số lượng mặt hàng

Ghi tổng số các mặt hàng trong lô hàng thuộc tờ khai hải quan đang khai báo.


Tiêu thức 20: Phương thức thanh toán

Ghi rõ phương thức thanh toán cho lô hàng đã thoả thuận trong hợp đồng ngoại thương (TD: L/C, DA, DP, TTR hoặc hàng đổi hàng…)

Tiêu thức 21: Nguyên tệ thanh toán

Ghi mã của loại tiền tệ dùng để thanh toán đã thoả thuận trong hợp đồng ngoại thương. áp dụng mã tiền tệ phù hợp với ISO (TD: đồng Pranc Pháp là FRF; đồng đôla Mỹ là USD…)

Tiêu thức 22: Tỷ giá tính thuế

Ghi tỷ giá giữa đơn vị nguyên tệ với tiền Việt Nam áp dụng để tính thuế (theo quy định hiện hành tại thời điểm mở tờ khai hải quan) bằng đồng Việt Nam

Tiêu thức 23: Tên hàng

- Ghi rõ tên hàng hoá theo hợp đồng ngoại thương, L/C, hoá đơn…

- Trong trường hợp lô hàng có từ hai mặt hàng trở lên thì cách ghi vào tiêu thức này như sau:

+ Trên tờ khai hải quan chính: Ghi tên gọi khái quát chung của lô hàng và theo phụ lục tờ khai hoặc chỉ ghi theo phụ lục tờ khai

+ Trên phụ lục tờ khai: ghi tên từng mặt hàng

Tiêu thức 24: Mã số HS. VN

- Ghi mã số hàng hoá theo Danh mục hàng hoá XNK Việt Nam (HS.VN) do Tổng cục Thống kê ban hành.

- Trong trường hợp lô hàng có từ 2 mặt hàng trở lên thì cách ghi vào tiêu thức này như sau:

+ Trên tờ khai hải quan chính: không ghi gì

+ Trên phụ lục tờ khai: ghi mã số từng mặt hàng

Tiêu thức 25: Xuất xứ

- Ghi tên nước nơi hàng hoá được chế tạo (sản xuất ) ra. Căn cứ vào giấy chứng nhận xuất xứ đúng quy định, thoả thuận trên hợp đồng và các tài liệu khác có liên quan đến lô hàng. áp đụng mã nước quy định trong ISO

- Ðối với hàng xuất khẩu, tiêu thức này có thể không ghi


+ Trên tờ khai hải quan chính: không ghi gì

+ Trên phụ lục tờ khai: ghi tên nước xuất xứ từng mặt hàng.

Tiêu thức 26: Lượng và đơn vị tính

- Ghi số lượng của từng mặt hàng xuất/nhập khẩu (theo mục tên hàng ở tiêu thức 23) và đơn vị tính của loại hàng hoá đó (TD: mét, kg…) đã thoả thuận trong hợp đồng (nhưng phải đúng với các đơn vị đo lường chuẩn mực mà Nhà nước Việt Nam đã công nhận)


+ Trên tờ khai hải quan chính: Không ghi gì

+ Trên phụ lục tờ khai: Ghi số lượng và đơn vị tính của từng mặt hàng

Tiêu thức 27: Ðơn giá ngoại tệ


Ghi giá của 1 đơn vị hàng hoá (theo đơn vị tính ở tiêu thức 26) bằng loại tiền tệ dã ghi ở tiêu thức 21 (nguyên tệ), căn cứ vào thoả thuận trong hợp đồng ngoại thương, hoá đơn, L/C.

Hợp đồng mua bán theo phương thức trả tiền chậm; giá mua, giá bán ghi trên hợp đồng mua bán gồm cả lãi suất phải trả thì thì đơn giá được xác định bằng giá mua, giá bán trừ (-) lãi suất phải trả theo hợp đồng mua bán.

Trong trường hợp lô hàng có từ 2 mặt hàng trở lên thì cách ghi vào tiêu thức này như sau:

- Trên tờ khai hải quan chính: không ghi gì

- Trên phụ lục tờ khai: ghi giá của một đơn vị hàng hóa bằng ngoại tệ

Ðơn giá hàng gia công XK gồm nguyên liệu + nhân công

Tiêu thức 28: Trị giá nguyên tệ

Ghi giá bằng nguyên tệ của từng mặt hàng XNK, là kết quả của phép nhân (x) giữa lượng (tiêu thức 26) và đơn giá của nguyên tệ (tiêu thức 27): lượng x đơn giá nguyên tệ + trị giá nguyên tệTrong trường hợp lô hàng có từ hai mặt hàng trở lên thì cách ghi vào tiêu thức này như sau:

- Trên tờ khai hải quan chính: khi tổng trị giá nguyên tệ của các mặt hàng khai bảo tên phụ lục tờ khai.

- Trên phụ lục tờ khai: Ghi trị giá nguyên tệ của từng mặt hàng.

Tiêu thức 29: Loại thuế – mã số tính thuế

Các loại thuế phụ thu mà hàng hóa xuất nhập khẩu phải chịu đã được ghi sẵn trong tờ khai hải quan. Căn cứ biểu thuế xuất nhập khẩu hiện hành để ghi mã số tương ứng với tính chất, cấu tạo và công dụng của từng mặt hàng ở tiêu thức 23 theo từng loại thuế phụ thu.



- Trên phụ lục tờ khai: ghi như hướng dẫn ở trên

Tiêu thức 30: Lượng

Ghi số lượng của từng mặt hàng thuộc từng mã số ở tiêu thức 29. Chỉ ghi khi tính thuế xuất khẩu nhập khẩu.Trong trường hợp lô hàng có từ 2 mặt hàng trở lên thì ghi vào tiêu thức này như sau:



Tiêu thức 31: Ðơn giá tính thuế (VNÐ)

Ghi giá ở một đơn vị hàng hoá ở tiêu thức 26 tính bằng đồng Việt Nam, dùng để tính thuế. Chỉ ghi khi tính thuế xuất khẩu nhập khẩu. Việc xác đinh đơn giá tính thuế căn cứ vào các quy định của các văn bản pháp qui do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành có hiệu lực tại thời điểm mở tờ khai hải quan. Hiện là thông tư 82/1997/TT- BTC và Quyết định 590 A/1998/QÐ-BTC).

Phương pháp xác định tính thuế như sau:

Ðối với những mặt hàng hoặc lô hàng phải áp dụng giá tính thuế theo bảng giá tối thiểu thì đơn giá tính thuế là giá của mặt hàng đó ghi trong bảng giá tối thiểu do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định.Ðối với các trường hợp không phải áp dụng bảng giá tối thiểu:


Ðối với hàng xuất khẩu: nếu đơn giá nguyên tệ là giá FOB hoặc giá DAF (đối với hàng xuất khẩu qua biên giới đất liền) thì tính theo công thức:

Ðơn giá tính thuế = đơn giá nguyên tệ (tiêu thức 27) x tỷ giá tính thuế (tiêu thức 22). Nếu đơn giá nguyên tệ không phải là giá FOB hoặc DAF thì căn cứ vào đơn giá ngyên tệ và các yếu tố khác có liên quan như phí bảo hiểm, phí vận tải…ghi trên các chứng từ hoặc theo quy định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền để tính giá FOB hoặc giá DAF, từ đó tính ra đơn giá tính thuế.

Ðối với hàng nhập khẩu: Nếu đơn giá nguyên tệ là giá CIF hoặc giá DAF (đối với hàng NK qua biên giới đất liền) thì tính theo công thức: Ðơn giá tính thuế = Ðơn giá nguyên tệ (tiêu thức 27) x tỷ giá tính thuế (tiêu thức 22). Nếu đơn giá nguyên tệ không phải là giá CIF hoặc DAF thì căn cứ vào đơn giá nguyên tệ và các yếu tố khác có liên quan như phí bảo hiểm, phí vận tải…ghi trên các chứng từ hoặc theo quy định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền để tính ra giá CIF hoặc giá DAF, từ đó tính ra giá tính thuế.

Trong trường hợp lô hàng có từ 2 mặt hàng trở lên thì cách ghi các tiêu thức này như sau:


- Trên phụ lục tờ khai: ghi như hướng dẫn ở trên.

Tiêu thức 32: Trị giá tính thuế

Ðối với thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu: ghi trị giá của từng mặt hàng bằng đơn vị tiền Việt Nam. Công thức tính: trị giá tính thuế xuất khẩu hoặc nhập khẩu = lượng (tiêu thức 30) x đơn giá tính thuế (tiêu thức 31).

Ðối với thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế TTÐB: trị giá tính thuế GTGT hoặc TTÐB là tổng của trị giá tính thuế xuất khẩu và thuế nhập khẩu phải nộp cả từng mặt hàng. Công thức tính: Trị giá tính thuế GTGT hoặc TTÐB = Trị giá tính thuế nhập khẩu + Thuế nhập khẩu phải nộp (ở tiêu thức 34)Ðối với phụ thu: là trị giá tính thuế xuất khẩu nhập khẩu.




Tiêu thức 33: Thuế suất

Ghi mức thuế suất tương ứng với mã số đã xác định trong tiêu thức 29 theo các Biểu thuế, biểu phụ thu có liên quan để làm cơ sở tính thuế.




Tiêu thức 34: Số tiền phải nộp

Ghi số thuế xuất khẩu nhập khẩu, GTGT, TTÐB, phụ thu phải nộp (gọi chung là thuế), là kết quả tính toán từ các thông số ở tiêu thức 32 và 33.

Công thức tính: Số tiền phải nộp (của từng loại thuế, phụ thu) = trị giá tính thuế (của từng loại thuế, phụ thu) x thuế suất (%)


- Trên tờ khai hải quan chính: ghi tổng số của từng loại thuế, phụ thu (cộng trên các phụ lục tờ khai hải quan ) vào ô dành cho loại thuế, phụ thu đó.

- Trên phụ lục tờ khai: ghi như hướng dẫn ở trên. Ghi tổng số tiền bằng số và bằng chữ.


Tiêu thức 37: Chứng từ kèm theo

Liệt kê toàn bộ các chứng từ có liên quan đến lô hàng phải kèm theo tờ khai hải quan để nộp cho cơ quan hải quan theo quy định.

Tiêu thức 38: Chủ hàng hoặc người được ủy quyền cam đoan và ký tên

Chủ hàng/người được ủy quyền làm thủ tục hải quan ghi ngày khai báo, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu chịu trách nhiệm về nội dung khai báo và kết quả tính thuế có liên quan đến khai báo trên tờ khai chính và phụ lục tờ khai (nếu có). Chủ hàng là cá nhân ghi rõ số, ngày cấp, nơi cấp của chứng minh thư và giấy đăng ký kinh doanh.


2.8.4 Hướng dẫn lập Tờ khai hải quan

a. Tờ khai hải quan điện tử

Cách thức khai hải quan điện tử


Bước 1: Khai và truyền tờ khai hải quan điện tử, tờ khai trị giá (nếu cần) theo đúng tiêu chí và khuôn dạng chuẩn, và gửi tới hệ thống của cơ quan hải quan. Bạn lưu ý truyền đúng tới Chi cục hải quan quản lý cảng hoặc kho CFS nơi giữ hàng của công ty bạn.

Bước 2: Sau khi truyền số liệu, bạn sẽ nhận được thông tin phản hồi từ cơ quan hải quan. Trường hợp hệ thống phát hiện thấy lỗi, sẽ có thông báo trên màn hình máy tính, chẳng hạn như: “sai ngày hóa đơn”. Bạn chỉnh sửa cho chính xác rồi truyền lại.

Khi các bước thực hiện và số liệu sơ bộ hợp lệ, hệ thống sẽ trả về về số tờ khai hải quan, kết quả phân luồng. Bạn sẽ thực hiện một trong các lựa chọn sau:

Luồng xanh: Hàng của bạn được miễn kiểm tra hồ sơ giấy và miễn kiểm tra thực tế. Sau khi lô hàng được cơ quan hải quan chấp nhận thông quan thì chuyển sang bước 3.

Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ hải quan. Nếu được yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ hải quan thì doanh nghiệp thực hiện theo yêu cầu và xuất trình hồ sơ giấy để cơ qaun hải quan kiểm tra. Nếu lô hàng được chấp nhận thông quan thì thực hiện tiếp bước 4, nếu cơ quan hải quan yêu cầu kiểm tra htực tế hàng hóa thì chuyển sang bước 3.

Luồng đỏ: Doanh nghiệp xuất trình hồ sơ giấy và hàng hóa để cơ quan hải quan kiểm tra.

Bước 3: Bạn in tờ khai trên hệ thống của mình để đi lấy hàng.

Tới đầu năm 2014, do việc triển khai thủ tục hải quan điện tử chưa đầy đủ và đồng bộ, do đó trên thực tế bước này có khác đi. Bạn vẫn phải in tờ khai, kể cả trường hợp luồng Xanh, tới chi cục hải quan trình bộ hồ sơ giấy để thông quan tại Chi cục hải quan trước khi xuống cảng làm thủ tục lấy hàng.

b. Tờ khai hải quan bằng giấy

Quy trình nhập một tờ khai

Bước 1: Nhập thông tin chung về tờ khai

Bước 2: Nhập thông tin chi tiết hàng hoá của tờ khai

Bước 3: Nhập các chứng từ kèm theo của tờ khai: CO, Vận đơn, giấy phép, tờ khai trị giá, hợp đồng, Hóa đơn TM,….


Bước 4: Khai báo tờ khai tới Hải quan

Bước 5: Lấy kết quả trả về từ hải quan: Số tờ khai, kết quả phân luồng, hướng dẫn làm thủ tục HQ, thông báo thuế,…

Bước 6: In tờ khai và làm thủ tục tiếp theo của quy trình thông quan điện tử.

2.8.5 Chi tiết về Tờ khai hải quan

Địa điểm đăng kí:

- Địa điểm đăng ký tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu được đăng ký tờ khai tại trụ sở chi cục hải quan cửa khẩu hoặc chi cục hải quan ngoài cửa khẩu, cụ thể:

- Đối với hàng hóa không được chuyển cửa khẩu thì phải đăng ký tờ khai hải quan tại chi cục hải quan quản lý địa điểm lưu giữ hàng hóa tại cửa khẩu, cảng đích;

- Đối với hàng hóa được chuyển cửa khẩu thì được đăng ký tờ khai hải quan tại chi cục hải quan quản lý địa điểm lưu giữ hàng hóa tại cửa khẩu hoặc chi cục hải quan nơi hàng hóa được chuyển cửa khẩu đến;

- Đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu theo một số loại hình cụ thể thì địa điểm đăng ký tờ khai thực hiện theo từng loại hình tương ứng được hướng dẫn Thông tư này.

Về điều kiện và thời điểm đăng ký tờ khai hải quan:

Việc đăng ký tờ khai được thực hiện ngay sau khi người khai hải quan khai, nộp đủ hồ sơ hải quan theo quy định và được cơ quan hải quan kiểm tra các điều kiện đăng ký tờ khai hải quan, bao gồm:

- Kiểm tra điều kiện để áp dụng biện pháp cưỡng chế, tạm dừng làm thủ tục hải quan;

- Kiểm tra tính đầy đủ hợp lệ của các thông tin khai hải quan và các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan;

- Kiểm tra việc tuân thủ chế độ, chính sách quản lý và chính sách thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.

Trường hợp đủ điều kiện đăng ký tờ khai, công chức hải quan cấp số đăng ký tờ khai, cập nhật vào hệ thống. Trường hợp không đủ điều kiện đăng ký tờ khai, công chức hải quan thông báo lý do bằng văn bản cho người khai hải quan.


Quy định này áp dụng đối với cả thủ tục hải quan điện tử theo quy định tại Thông tư số 196/2012/TT-BTC ngày 15/11/2012 của Bộ Tài chính.


Chương 3: Thực trạng sử dụng chứng từ thanh toán XNK Việt Nam hiện nay

3.1 Thực trạng hiện nay

Kể từ khi đất nước mở cửa hội nhập với nền kinh tế thế giới, công tác thanh toán quốc tế ở Việt Nam đã có những bước chuyển biến đáng kể. Hệ thống ngân hàng của Việt Nam dần dần được mở rộng, đáp ứng được nhu cầu thanh toán của một nền kinh tế đang trên đà phát triển với khao khát được hội nhập cùng hệ thống thanh toán của các tổ chức ngân hàng lớn mạnh trên thế giới. Về thị trường xuất nhập khẩu, Việt Nam đã không ngừng mở rộng trong những năm qua. Nếu như trong cơ chế cũ, Việt Nam chỉ thiết lập quan hệ với hơn 40 nước trên thế giới thì hiện nay, có khoảng 220 nước và vùng lãnh thổ nhập khẩu hàng hoá từ Việt Nam và hơn 170 nước và vùng lãnh thổ xuất khẩu hàng hoá sang nước ta. Việc mở rộng thị trường đã kéo theo sự phát triển thương mại quốc tế trong những năm gần đây, điều này được thể hiện qua việc tăng kim ngạch xuất nhập khẩu hàng hoá của nước ta qua các năm. Đặc biệt, Việt Nam đã đạt được những kết quả đáng kể đối với những mặt hàng xuất nhập khẩu chủ lực như thuỷ sản, gạo, cà phê, dầu thô, dệt may, thiết bị máy móc...

Để đạt được những kết quả về ngoại thương như trên là nhờ một phần vào sự phát triển của các phương thức thanh toán tại hệ thống ngân hàng trong nước. Đặc biệt, công tác sử dụng bộ chứng từ ngày càng phổ biến và hiệu quả đã góp phần không nhỏ vào việc tăng kim ngạch và thị phần xuất nhập khẩu.

3.1.1 Tình hình sử dụng các phương thức thanh toán dùng chứng từ tại Việt Nam hiện nay

Chúng ta cũng biết rằng, việc lựa chọn phương thức thanh toán nào trong quan hện goại thương phụ thuộc rất nhiều yếu tố: mặt hàng, quan hệ tín nhiệm giữa các bên mua và bán, thông lệ buôn bán của từng nước, quan hệ kinh tế - chính trị của các nước liên quan, quan hệ đại lý giữa các ngân hàng,... tất cả các yếu tố này thể hiện trên các thị trường khác nhau thì khác nhau. Trong số các phương thức thanh toán được áp dụng tại nước ta hiện nay, các phương thức thanh toán sử dụng bộ chứng từ luôn luôn chiếm ưu thế. Thực tế cho thấy, các phương thức thanh toán sử dụng bộ chứng từ làm cơ sở để thanh toán xuất nhập khẩu chiếm tỷ trọng lớn hơn 80% tổng lượng thanh toán mậu dịch của Việt Nam trong thời gian qua. Cụ thể tỷ trọng sử dụng các phương thức thanh toán tại một số ngân hàng lớn ở nước ta như sau:

- Tại Ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam: nếu xét theo kim ngạch sử dụng thì phương thức thanh toán tín dụng chứng từ chiếm tỷ trọng lớn nhất với khoảng 65% trong khi phương thức nhờ thu chiếm khoảng 15% và chuyển tiền chiếm 20% còn lại.

- Tại các ngân hàng khác như Ngân hàng Đầu tư, Ngân hàng Công thương, Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn thì tỷ trọng sử dụng phương thức tín dụng còn chiếm ưu thế với khoảng 80-90% tổng kim ngạch thanh toán qua Ngân hàng, còn lại là các phương thức thanh toán nhờ thu và chuyển tiền. Nhìn chung, phương thức thanh toán sử dụng bộ chứng từ được áp dụng nhiều nhất là phương thức tín dụng chứng từ. Đây là phương thức thanh toán thông dụng, phổ biến và an toàn nhất hiện nay trong thanh toán quốc tế bởi nó dung hoà được quyền lợi của cả hai bên. Mặc dù phương thức nhờ thu được sử dụng phổ biến ở các nước tư bản, nhưng tại Việt Nam chỉ chiếm một tỷ trọng nhỏ mà chủ yếu chỉ là nhờ thu kèm chứng từ. Sở dĩ có hiện tượng này là do lợi ích của bên mua và bên bán luôn trái ngược nhau. Người mua thông thường muốn nhận hàng trước khi trả tiền, còn người bán thì lại muốn được thanh toán ngay khi giao hàng. Theo phương thức thanh toán này, Người bán sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng hoặc cung ứng một dịch vụ cho Người mua mới uỷ thác cho Ngân hàng của mình thu hộ số tiền ở Người mua trên cơ sở hối phiếu họ lập ra. Về cơ bản, phương thức thanh toán này dựa chủ yếu trên sự tin cậy lẫn nhau giữa các bên trên cơ sở đạo đức kinh doanh các bên ràng buộc lẫn nhau bởi đơn đặt hàng. Khi Người bán và người mua có chung lợi


ích, thị trường và người tiêu dùng thì điều họ quan tâm chất lượng dịch vụ cung ứng cho khách hàng và uy tín trong kinh doanh, từ đó họ sẽ liên kết với nhau thành một khối chặt chẽ. Điều này đã giải thích vì sao phương thức thanh toán nhờ thu được áp dụng phổ biến ở các nước tư bản và có tỷ trọng không kém phương thức tín dụng chứng từ và thư bảo lãnh còn ở những nước đang phát triển như nước ta thì lại chiếm tỷ trọng nhỏ như vậy. Phương thức này chủ yếu sử dụng trong hoạt động xuất khẩu hàng hóa (vì uy tín của doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu Việt Nam không cao trên thị trường thế giới) hoặc trong trường hợp doanh nghiệp nhập khẩu không thực hiện đúng các điều kiện của thư tín dụng phải chuyển sang hình thức nhờ thu.

3.1.2 Tình hình chiết khấu hối phiếu và bộ chứng từ tại các ngân hàng tại Việt Nam trong thời gian qua

Chiết khấu hối phiếu và chiết khấu bộ chứng từ là những hình thức tài trợ của Ngân hàng cho nhà xuất khẩu. Trong các nghiệp vụcủa ngân hàng thì việc chiết khấu hối phiếu và bộ chứng từ là hai nghiệp vụ khác nhau và phạm vi áp dụng cũng khác nhau. Hình thức chiết khấu hối phiếu ởnước ta hiện nay vẫn chưa phổ biến do chúng ta chưa có luật riêng về chiết khấu hối phiếu, việc lưu thông hối phiếu vẫn chưa được bảo đảm và cũng như chưa có một thị trường chứng khoán đủ mạnh để tạo thuận lợi cho việc mua bán những chứng từ có giá trong đó có hối phiếu. Hiện nay, riêng Ngân hàng Ngoại Thương đã tiến hành chiết khấu hối phiếu theo quy định về chiết khấu những chứng từ có giá giống nhưviệc chiết khấu cổ phiếu, công trái,...Tuy nhiên, để hạn chế rủi ro, NHNT thường chỉ tiến hành chiết khấu những hối phiếu đi kèm với bộ chứng từ theo L/C, hối phiếu đi kèm bộ chứng từ nhờ thu hay nói cách khác, NHNT không chiết khấu hối phiếu không đi kèm bộ chứng từ. Khác với chiết khấu hối phiếu, chiết khấu bộ chứng từ là một nghiệp vụ đang bắt đầu phát triển tại các ngân hàng ở nước ta. Tuy nhiên, có thể nói nghiệp vụ này phát triển mạnh mẽ nhất là ở NHNT (số tiền chiết khấu bộ chứng từ tối đa lên tới 98% trị giá hóa đơn) trong khi một số ngân hàng khác chỉ chấp nhận chiết khấu ở tỷ lệ thấp hơn (ví dụ Ngân hàng Đầu tư và Phát triển thường chỉ chiết khấu ở mức 70% 90%).

Ví dụ về nghiệp vụ chiết khấu bộ chứng từ tại Ngân hàng Ngoại Thương (NHNT) như sau: Trong phương thức tín dụng chứng từ, khi xuất trình bchứng từ tại NHNT, nếu nhà xuất khẩu có nhu cầu thì có thể làm đơn yêu cầu xin chiết khấu gửi cho ngân hàng gồm những nội dung như sau:

- Tên đơn vị xin chiết khấu.

- Số L/C, ngày phát hành.

- Sốvận đơn, số hoá đơn và ngày phát hành.

- Trị giá hàng xuất ghi trên hối phiếu, thời hạn hối phiếu được thanh toán (nếu là hối phiếu chậm trả)

- Số tài khoản của người thụ hưởng tại Ngân hàng.

- Lý do xin chiết khấu (do nhu cầu vốn)

- Số tiền xin chiết khấu.

- Cam kết của đơn vị.

Sau khi nhận đơn của khách hàng, Ngân hàng có thể xem xét áp dụng một trong hai hình thức chiết khấu dưới đây:

* Chiết khấu miễn truy đòi: là hình thức ngân hàng mua đứt bộ chứng từ và chịu rủi ro trong việc đòi tiền nước ngoài.

Điều kiện để NHNT thực hiện chiết khấu miễn truy đòi:

- L/C trả tiền ngay và cho phép đòi tiền bằng điện.- Chứng từ hoàn toàn phù hợp với các điều kiện, điều khoản của L/C.


- Ngân hàng mở L/C phải là ngân hàng có uy tín trên thịtrường quốc tế và thường xuyên giao dịch với NHNT va thanh toán sòng phẳng.

- Các chi phí liên quan đến việc thanh toán là do khách hàng chịu.- Khách hàng có uy tín, quan hệ tốt. Việc chiết khấu miễn truy đòi do giám đốc chi nhánh

NHNT quyết định.

* Chiết khấu truy đòi: là hình thức ngân hàng thực hiện chiết khấu bộ chứng từ nếu phía nước ngoài từ chối thanh toán chứng từ thì ngân hàng truy đòi khách hàng.

Điều kiện để NHNT thực hiện chiết khấu truy đòi:

- Ngân hàng mởL/C là ngân hàng có uy tín.- Thị trường xuất khẩu là thị trường quen thuộc.- Khách hàng mở tài khoản và hoạt động thường xuyên tại NHNT- Khách hàng cam kết hoàn trả số tiền ngân hàng đã chiết khấu khi nhận được thông báo từ chối

thanh toán chứng từ của ngân hàng nước ngoài.

Nếu số tiền chiết khấu từ 100.000 USD trở xuống (hoặc bằng các ngoại tệ khác tương đương) thì Giám đốc chi nhánh có thể uỷ quyền cho Trưởng hoặc Phó Trưởng phòng thanh toán quyết định. Số tiền chiết khấu từ 100.000 USD trở lên (hoặc bằng các ngoại tệ khác tương đương) thì việc chiết khấu là do Giám đốc chi nhánh quyết định. Trên thực tế, NHNT chủ yếu áp dụng hình thức chiết khấu truy đòi còn hình thức chiết khấu miễn truy đòi hầu như không áp dụng. Đối với các bộ chứng từ chiết khấu miễn truy đòi, trong vòng 60 ngày kể từ ngày gửi chứng từ đòi tiền mà không nhận được thông báo trả tiền của ngân hàng nước ngoài, NHNT sẽ tự động ghi nợ tài khoản khách hàng. Nếu trên tài khoản của khách. Nếu trên tài khoản của khách hàng không có tiền, trong vòng 7 ngày làm việc Ngân hàng sẽ chuyển số tiền đã chiết khấu sang nợ quá hạn và xử lý như đối với trường hợp cho vay qúa hạn (khách hàng sẽ cam kết điều này trong đơn yêu cầu chiết khấu) Lãi suất chiết khấu được quy định trong bảng lãi suất cho vay của NHNT công bố trong từng thời kỳ. Về trị giá chiết khấu bộ chứng từ ngân hàng căn cứ vào sự phù hợp của chứng từ và uy tín của khách hàng cũng như của Ngân hàng mở L/C mà có thể nhận chiết khấu tới 98% trị giá bộ chứng từ hoặc ít hơn hoặc từ chối. Trường hợp chiết khấu tới 98% được áp dụng khi bộ chứng từ xuất trình hoàn toàn phù hợp với L/C, khách hàng có quan hệ tốt, ngân hàng chẵc chắn thu được tiền và thời gian thu tiền ngắn. Trong trường hợp chứng từ xuất trình có sai sót không nghiêm trọng so với điều khoản của L/C, Giám đốc chi nhánh căn cứ từng trường hợp cụ thể xem xét chiết khấu truy đòi và trị giá chiết khấu trong trường hợp này không vượt quá 90% trị giá hoá đơn. Trong phương thức nhờ thu, việc chiết khấu bộ chứng từ được thực hiện với những điều kiện giống như chiết khấu truy đòi bộchứng từ L/C. Thực tế, các ngân hàng thương mại Việt Nam, kể cả NHNT hầu như không áp dụng chiết khâú đối với bộ chứng từ nhờ thu. Hiện nay nghiệp vụ này chủ yếu được áp dụng tại NHNT và các chi nhánh ngân hàng nước ngoài, còn ở các ngân hàng khác thì còn ít. Tuy nhiên, số lượng bộ chứng từ được chiết khấu tại NHNT vẫn không phải là nhiều và thậm chí còn có sự hạn chế áp dụng đối với các doanh nghiệp xuất khẩu. Nguyên nhân chính là do các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam còn chưa có kinh nghiệm trong quan hệ thương mại với các bạn hàng nước ngoài, nhiều khi ký hợp đồng với các điều khoản bất lợi dẫn đến hậu quả không lập được bộ chứng từ hàng xuất theo như yêu cầu của L/C hoặc nếu xuất trình tới NHNT xin chiết khấu thì bộ chứng từ lại không hoàn hảo, rủi ro không được thanh toán là rất cao và NHNT không chấp nhận chiết khấu. Hơn nữa do sự chưa hoàn thiện của hệ thống luật pháp mà NHNT rất ngại chiết khấu bộ chứng từ hàng xuất vì nếu sau đó xảy ra tranh chấp thì sẽ không có luật điều chỉnh quan hệ giữa Ngân hàng và nhà xuất khẩu. NHNT thường chỉ chiết khấu đối với những L/C xuất khẩu những mặt hàng dễ đạt tiêu chuẩn quốc tế xuất sang những thị trường quen thuộc. Trong thời gian gần đây, thanh toán bằng L/C có sử dụng bộ chứng từ có xu hướng giảm sút cả về số lượng và trị giá và kèm theo đó là chiết khấu bộ chứng từ hàng xuất của NHNT có giảm. Tổng doanh số thanh toán hàng xuất qua NHNT vẫn tăng chủ yếu là do có sự tăng đáng kể về doanh số chuyển tiền và giảm tín dụng chứng từ. Sự thay đổi phương thức thanh toán tăng chuyển tiền và giảm tín dụng


chứng từ là do: một là nhà xuất khẩu Việt Nam đã tạo lập được quan hệ tin cậy với người mua, chuyển sang phương thức chuyển tiền vừa đơn giản, vừa nhanh chóng lại giảm được chi phí ngân hàng; hai là do cạnh tranh của bởi các đối thủ trong khu vực, để bán được hàng nhà xuất khẩu bắt buộc phải chấp nhận chuyển tiền. Trong những khách hàng chuyển phương thức thanh toán có những khách hàng xuất những mặt hàng có giá trị lớn làm doanh số L/C giảm như khách hàng xuất khẩu dầu thô ở chi nhánh Vũng Tàu, khách hàng ở khu chế xuất Tân Thuận, khách hàng của Vietcombank Vinh, Đà Nẵng,.. Khi chuyển từ thanh toán L/C sang nghiệp vụ chuyển tiền có hạn chế làm quan hệ giữa ngân hàng và khách hàng đơn giản chỉ ở giai đoạn cuối của giao dịch thương mại, khó có thể áp dụng những dịch vụ mang lại lợi ích cho cả hai bên như tài trợ hàng xuất, chiết khâu bộ chứng từ,...

3.1.3 Tình hình công tác tạo lập bộ chứng từ của doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam

Bộ chứng từ đã thực sự trở thành quen thuộc và rất quan trọng đối với hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu. Bằng chứng là các doanh nghiệp xuất nhập khẩu đã chủ yếu dùng phương thức thanh toán tín dụng đối với những đơn hàng có giá trị lớn. Phần lớn các chứng từ giờ đây như hoá đơn, vận đơn, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ cũng đã được lập theo mẫu biểu để đáp ứng yêu cầu của thư tín dụng về nội dung, đồng thời tạo điều kiện để các bên có liên quan như các ngân hàng dễ dàng kiểm tra. Tuy nhiên, bộ chứng từ lập và xuất trình vẫn còn mắc phải nhiều thiếu sót và tồn tại gây khó khăn cho các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam (những tồn tại này sẽ được nghiên cứu kỹ hơn ở phần sau). Tính ra, hàng năm vẫn còn một tỷ lệ các vụ tranh chấp trong thương mại quốc tế bắt nguồn từ bộ chứng từ thanh toán và chủ yếu xảy ra đối với bộ chứng từ trong phương thức thanh toán bằng L/C (khoảng 50% bộ chứng từ thanh toán xuất trình theo L/C có sai sót).

Ví dụ, Tháng 10/2000, công ty Vinatea mở một L/C trị giá 110.000 USD để nhập thép Inox của người bán Xingapo, nhưng hàng hóa lại có xuất xứ từ Châu Âu. Chứng từ và hàng hoá cùng vềViệt Nam trong một ngày. Sau khi kiểm tra bộ chứng từ, VCB thấy chứng từ hoàn toàn phù hợp và lập Thông báo chứng từ, giao cho đơn vị về kiểm tra. Sau khi kiểm tra, đơn vị gửi lại bộ chứng từ cho VCB kèm theo công văn có nội dung sau: “chúng tôi hoàn toàn chấp nhận rằng bộ chứng từ xuất trình hoàn toàn phù hợp với các điều khoản và điều kiện của L/C nhưng để đảm bảo quyền lợi cho phía Việt Nam, kính mong Ngân hàng tạm dừng chưa thanh toán bộ chứng từ vì chúng tôi biết rằng lô hàng giao kém chất lượng...”. Trong trường hợp này, đến hạn thanh toán mà VCB không thanh toán cho người hưởng lợi thì sẽ ảnh hưởng tới uy tín quốc tếcủa VCB, nhưng nếu thanh toán thì quá trình đàm phán của khách hàng nội sẽ gặp phải khó khăn và nếu đàm phán không thành công thì VCB sẽ bị mang tiếng là “không bảo vệ quyền lợi cho khách hàng Việt Nam”, như vậy uy tín trong nước của VCB cũng giảm đi. Trong thực tế, VCB đã lùi thời hạn thanh toán cho Ngân hàng nước ngoài và điện báo cho Ngân hàng nước ngoài biết tình hình sau khi đơn vị đã cam kết sẽ chịu lãi phạt chậm trả nếu như Ngân hàng nước ngoài đòi.

3.2 Những tồn tại

Đối với các phương thức thanh toán khác nhau thì tầm quan trọng của bộ chứng từ thanh toán cũng không giống nhau. Nhưng nhìn chung, bộ chứng từ ít nhiều luôn đóng vai trò là cơ sở để người mua nhận hàng và thanh toán cho người bán, người bán giao hàng và nhận tiền từ phía người mua theo đúng các điều khoản của hợp đồng. Đặc biệt trong phương thức thanh toán bằng tín dụng chứng từ, bộ chứng từ lại đóng vai trò quan trọng hơn bao giờ hết: nó là cơ sở để người bán khống chế việc người mua nhận hàng và thanh toán. Bởi vậy, các bên mua bán cũng như những thành phần trung gian như Ngân hàng (trong phương thức thanh toán có sử dụng trung gian là ngân hàng như phương thức tín dụng chứng từ, nhờ thu kèm hối phiếu) luôn luôn kiểm tra kỹ lưỡng bộ chứng từ để tránh sự gian lận cũng như những sai sót khiến các bên có thể gặp khó khăn trong việc giao nhận hàng và thanh toán.


3.2.1 Những sai sót thường gặp trong khi lập bộ chứng từ

Công tác lập chứng từ trong thực tế gặp không ít những sai sót. Nội dung của từng loại chứng từ như thế nào được quy định chặt chẽ trong hợp đồng và nếu sử dụng phương thức tín dụng chứng từ thì là L/C. xin đề cập tới những sai sót hay gặp đối với các chứng từ chủ yếu hay được sử dụng trong ngoại thương và được lập theo yêu cầu của các thư tín dụng:

1. Hối phiếu thương mại

Đối với hối phiếu, người lập thường gặp những sai sót chủ yếu sau:

- Hối phiếu thiếu hoặc không chính xác về tên và địa chỉ các bên có liên quan. Sai sót nhầm lẫn hay gặp nhất là sai tên người bị ký phát trong phương thức thanh toán bằng L/C: đáng lẽ phải ký phát cho ngân hàng mở L/C thì người bán lại ký phát hối phiếu cho người mua. Khi L/C quy định “Drawn on issuing bank (đòi tiền ngân hàng mở L/C), mà người hưởng lợi (nhà xuất khẩu) lại ký phát cho applicant (người mua) thì hối phiếu không có giá trị. Hoặc có thể xảy ra trường hợp là ngân hàng mở L/C chỉ định nhà xuất khẩu đòi tiền một ngân hàng chi nhánh hoặc ngân hàng đại lý của nó (Paying bank); nếu người bán ký phát hối phiếu không đọc kỹ L/C, lại ký phát cho ngân hàng mở L/C thì sẽ bị ngân hàng từ chối thanh toán.

- Hối phiếu chưa ký hậu.

- Số tiền ghi trên hối phiếu bằng số và bằng chữ không khớp nhau.

Ví dụ, số tiền bằng số là USD 21,619.30 nhưng số tiền bằng chữ là “USD twenty thousand, six hundred nineteen and cents thirty only.” Tuy sai sót này nhỏ nhưng ngân hàng mở L/C có thể trì hoãn việc thanh toán rất lâu.

- Số tiền ghi trên hối phiếu không bằng trị giá hoá đơn, hay vượt quá trị giá L/C quy định.

Ví dụ, trong hoá đơn ghi “Total amount: USD8,960.55”thay vì phải ghi nhưvậy trên hối phiếu thì các Công ty xuất nhập khẩu chỉ ghi “USD 8,960.00” (tức thiếu 55 cents).

- Ngày ký phát hối phiếu quá hạn của L/C (khi thanh toán bằng thư tín dụng).

- Số L/C và ngày mở L/C ghi trên hối phiếu không chính xác.

- Sự sửa chữa trên hối phiếu không được đóng dấu sửa (đóng dấu ruồi) và ký nháy.

2. Hoá đơn thương mại

Những sai biệt thường gặp trong khi lập hoá đơn thương mại là:

- Tên và địa chỉ của các bên có liên quan được ghi trên hoá đơn thương mại khác với L/C (nếu thanh toán bằng thư tín dụng) và các chứng từ khác.

- Số bản và loại hóa đơn phát hành không đủ theo yêu cầu của L/C.

- Sai sót về số bản Invoice cần xuất trình:

- Số lượng, đơn giá, mô tả hàng hoá, đơn giá, tổng trị giá, đơn vị tiền tệ, điều kiện đóng gói và ký mã hiệu hàng hoá không chính xác với nội dung của L/C hoặc không khớp với các chứng từ khác, những phụ phí khác không quy định trong L/C nhưng lại được tính trong hóa đơn thương mại. Đây là phần mà các công ty xuất nhập khẩu Việt Nam hay bị sai sót nhất.

- Số L/C và ngày mở L/C không chính xác.

- Không có chữ ký theo quy định của L/C. Cụ thể: người thụ hưởng không ký tên trong hoá đơn mặc dù L/C có quy định. Tuy nhiên trong UCP500 có quy định điều 37: “Trừ khi được quy định khác trong thư tín dụng, các hoá đơn thương mại cần phải được ký tên, các hóa đơn thương mại phải thể


hiện trên bề mặt là được phát hành bởi người thụhưởng (trừ trường hợp thư tín dụng chuyển nhượng), phải được lập cho tên người xin mở thư tín dụng (trừ trường hợp thư tín dụng chuyển nhượng)”

- Sai sót về ngày ký hoá đơn: Ngày ký lập hóa đơn phải trước ngày ký lập vận tải đơn (B/L). Nếu ngày ký hoá đơn sau ngày ký B/L thì đây là một sai sót nặng nề, chắc chắn ngân hàng mở L/C không thanh toán. Ngoài ra, còn có các trường hợp sau: ngày ký hoá đơn trùng với ngày hết hạn L/C, sau ngày hết hạn L/C, hoặc trước ngày hết hạn L/C nhưng không còn đủ thời gian chuyển bộ chứng từ sang xuất trình tại ngân hàng mở L/C trong trường hợp L/C yêu cầu xuất trình tại ngân hàng mở L/C.

- Sai sót về người lập hoá đơn: Nếu L/C không quy định gì thì người lập hóa đơn là người thụ hưởng L/C. Trường hợp ngược lại thì người lập hoá đơn là người được L/C cho phép. Trong trường hợp xuất khẩu uỷ thác, nếu có sự đồng ý của hai bên mua bán trên L/Csẽ có điều khoản cho phép người lập L/C khác. với người thụ hưởng L/C.

- Các dữ kiện về vận tải hàng hoá (ví dụ, tên cảng xếp hàng, dỡ hàng) không phù hợp với quy định của L/C.

- Sai sót do thiếu hoặc sai những ký hiệu bắt buộc:

+ Mục tên tàu: thiếu ký hiệu M/V hoặc M/S trước tên tàu (M/V: Name of ocean vessel; M/S: Name of ocean ship).

+ Thiếu những ghi chú bắt buộc theo quy định của L/C.

Ví dụ: Trên L/C ghi: “The number and date of the credit and name of our bank must be quoted on all drafts and invoices”. (Sốthưtín d ụng, ngày mở và tên của ngân hàng chúng tôi, phải được nêu lên trên tất cả các bản hối phiếu và hóa đơn).

- Tẩy xoá, sửa chữa không được ký tắt.

3. Vận đơn đường biển

Đây là một chứng từ hết sức quan trọng trong bộ chứng từ thanh toán, tuy nhiên cũng rất hay xảy ra những sai sót trong công tác lập, đặc biệt là đối với phương thức thanh toán bằng L/C:

- Tên, địa chỉ và các thông tin khác về người gửi hàng, người nhận hàng, người được thông báo không phù hợp với các quy định của L/C. Thông thường vận đơn được giao cho các công ty xuất khẩu để tự mình điền vào các phần có liên quan đến hàng hoá, người gửi hàng, người nhận hàng... Thuyền trưởng hoặc đại lý xem xét và ghi chú (nếu cần) vào vận đơn. Do vậy, khi lập vận đơn, các công ty xuất khẩu thường mắc phải các sai sót do không nắm vững được cách lập chứng từ. Phần thường bị sai sót nhiều nhất trên vận đơn là phần tên và địa chỉ của người nhận hàng (consignee) vì phần này hường được quy định khác nhau trên từng L/C. Có một số công ty lý luận đơn giản rằng “Phần người nhận hàng thì phải ghi tên người mởL/C (người mua)” nhưng thật ra không phải thế vì trong buôn bán quốc tế có thể nói người nào cầm được vận đơn thì người đó có quyền định đoạt đối với hàng hoá. Ngân hàng mở L/C thường giành lấy quyền này để tránh rủi ro người mua không chịu thanh toán. Tuy nhiên, việc ngân hàng có khống chế chứng từvận tải hay không còn tuỳ thuộc vào sự tín nhiệm của ngân hàng đối với khách hàng của mình và tuỳ thuộc vào tỷ lệ ký quỹ đối với nó. Vì vậy, trong vận đơn ở chỗ consignee thường đa dạng và những sai sót ở phần này dễ làm cho ngân hàng mở L/C từ chối thanh toán.

- Cảng bốc và cảng dỡ không khớp với quy định trong L/C. Điều này chủyếu do người lập vận đơn không nắm vững L/C.

- B/L xuất trình cho ngân hàng trễ hơn 21 ngày sau ngày lập vận đơn, hoặc xuất trình khi L/C đã hết thời hạn có hiệu lực (trừtrường hợp L/C quy định khác).


- Là vận đơn lập theo hợp đồng thuê tàu (charter party Bill of Lading). (Nếu L/C cho phép thì loại vận đơn này sẽ được chấp nhận).

- Trên vận đơn ghi hàng đã xếp lên boong tàu (on deck cargo) thay vì đúng ra phải ghi hàng đã đểtrong hầm tàu (on board).

- B/L xuất trình không phải là vận đơn hoàn hảo (unclear Bill of Lading) nghĩa là chủ tàu có ghi trên vận đơn về sự khiếm khuyết của hàng giao: hàng bị bể, bao bì bị rách,...

- Ghi những nội dung trên vận đơn không đúng với q uy định của L/C: số L/C, ngày mở L/C không chính xác, các điều kiện đóng gói và ký mã hiệu hàng hóa không đúng theo L/C, ...

- Ký hậu chuyển nhượng L/C không đúng.

- Các thay đổi bổ sung trên vận đơn không có xác nhận của người lập (chữ ký và con dấu).

- Vận đơn thiếu tính chính xác thực do người lập vận đơn không nêu rõ tư cách pháp lý đối với trách nhiệm chuyên chởlô hàng này.

- Số hiệu container hay lô hàng không khớp với các chứng từ khác như chứng từ bảo hiểm, hoá đơn,... Có thể lấy các ví dụ sau để minh hoạ cho việc lập vận đơn sai sẽ ảnh hưởng tới việc thanh toán giữa các bên

4. Chứng từ bảo hiểm

Các sai biệt chứng từ thường gặp đối với chứng từ bảo hiểm mà khi xảy ra thì các Ngân hàng sẽ từ chối thanh toán:

- Ghi sai tên người mua bảo hiểm, các yếu tố về tàu và hành trình như tên tàu, số vận đơn, cảng bốc hàng, số lượng, trọng lượng, số tiền, loại tiền trên bản hợp đồng,..

- Sai số trên băng số và băng chữ

- Mua bảo hiểm sau ngày giao hàng, sau ngày ký tên trên vận đơn hoặc không nêu ngày lập chứng từ bảo hiểm.

Ví dụ, ngày ký vận đơn “Clean on board”là 20/3/2002 nhưng ngày ký bản hợp đồng lại ghi là 21/3/2002. Bất hợp lý này xảy ra do người lập chứng từ không nắm rõ các luật lệ liên quan đến phương thức thanh toán bằng L/C và hoạt động bảo hiểm.

- Người mua bảo hiểm không ký hậu hay ký hậu không hợp lệ. Dù người bán hàng mua bảo hiểm cho hàng hoá của mình nhưng khi bán hàng hóa lại cho người mua thì quyền sở hữu hàng hoá sẽ chuyển từ người bán sang người mua. Do đó, người bán sẽ chuyển quyền được bảo hiểm hàng hoá sang cho người mua hàng hóa bằng cách ký hậuvào bản hợp đồng bảo hiểm.

- Số bản chính được xuất trình không đủ theo yêu cầu của L/C.

- Không nêu số lượng bản chính được phát hành.

- Không nêu hoặc nêu không đầy đủ các điều kiện bảo hiểm.

- Không nêu tổchức giám định hàng hoá hoặc nơi khiếu nại, bồi thường theo quy định của L/C.

- Mức mua bảo hiểm không đúng theo quy định của L/C. Ví dụ, L/C quy định mức bảo hiểm là 110% trị giá của CIF, nếu người xuất khẩu thậm chí xuất trình chứng từ bảo hiểm 120% hoặc 125% trị giá của CIF thì cũng sẽ không được Ngân hàng chấp nhận.

- Các chứng từ bảo hiểm do các nhà môi giới bảo hiểm cấp cũng sẽ bị Ngân hàng từ chối thanh toán.


5. Phiếu đóng gói

Thông thường, công tác lập phiếu đóng gói thường gặp những sai sót chủ yếu sau:

- Không nêu hoặc nêu không chính xác điều kiện đóng gói theo quy định của L/C.

- Thông tin vềcác bên liên quan không đầy đủvà chính xác.

- Tổng trọng lượng từng đơn vịhàng hoá không khớp với trọng lượng cả chuyến hàng.

- Mô tả hàng hoá trong phiếu đóng gói không phù hợp với L/C và các chứng từ khác trong bộ chứng từ.

6. Giấy chứng nhận xuất xứ

Giấy chứng nhận xuất xứ xuất trình kèm theo bộ chứng từ thường có những sai sót chủyếu sau:

- Loại C/O không đúng đòi hỏi của L/C.

- Tên người gửi hàng, nhận hàng, tên cảng bốc, cảng dỡ không được ghi đúng theo L/C, B/L.

- Phần mô tả hàng hoá có thiếu sót: các điều trình bày trên C/O về hàng hoá như: tên hàng, số hiệu, trọng lượng bao bì, ... không khớp với L/C và các chứng từ khác.

- Người chứng thực L/C không hợp lệ Đối với C/O thì phần chứng nhận này là rất quan trọng, đòi hỏi phải theo đúng yêu cầu của L/C. Có những L/C quy định rõ ràng C/O phải do ai chứng thực.

7. Giấy chứng nhận số lượng, chất lượng hàng hoá

Thông thường, C/Q khi lập mắc phải một sốsai sót có thểdẫn đến Ngân hàng sẽ không chấp nhận và đồng ý thanh toán:

- Mô tả chất lượng hàng hoá trên giấy chứng nhận sai khác so với quy định của L/C và các chứng từ khác.

- Cơ quan cấp giấy chứng nhận chất không phải là cơ quan như L/C quy định.

- Người ký giấy chứng nhận khác với L/C quy định.

- Ngày cấp giấy chứng nhận sau ngày giao hàng.

8. Giấy chứng nhận kiểm dịch và giấychứng nhận vệ sinh:

Những sai sót thường gặp nhất là:

- Cơ quan cấp không phù hợp với yêu cầu của L/C.

- Ngày cấp giấy chứng nhận sau ngày giao hàng.

3.2.2 Một số trở ngại khác thường gặp trong thanh toán sử dụng bộ chứng từ

1. Người nhập khẩu từ chối hối phiếu (Hoặc anh ta không trả lời Thư hối thúc của Ngân hàng mở L/C)

Trường hợp này cũng có thể xảy ra khi mà người nhập khẩu không có thiện chí, gây khó khăn và rủi ro cho người xuất khẩu, đặc biệt trong phương thức thanh toán bằng chuyển tiền hoặc nhờ thu. Trong tình huống này, Ngân hàng thu hộ không có trách nhiệm tài chính nào là phải trả tiền cho ngân hàng chuyển chứng từ, trừ khi ngân hàng thu hộ trước đó đã bảo lãnh thanh toán vào ngày đáo hạn cho ngân hàng chuyển chứng từ, hoặc trước đó đã làm thủ tục bảo lãnh nhận hàng cho người nhập khẩu đi lấy hàng hoá.


2. Mâu thuẫn giữa hàng hóa và chứng từ, chứng từ giả, chứng từ không trung thực:

Chẳng hạn như mâu thuẫn giữa mô tả hàng hoá, giá trị hàng hoá, lịch trình tàu đi,... trên thực tếso bộchứng từ. Điều này xảy ra thường là do khi xếp hàng hóa lên tàu thiếu sự giám sát của đại diện của nhà nhập khẩu để kịp thời phát hiện sự thật giả của vận đơn, lịch trình tàu, hay là chứng từ do những cơ quan thiếu uy tín cấp phát (đối với giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận kiểm dịch, vệ sinh,...). Trường hợp này gây thiệt hại nghiêm trọng cho người nhập khẩu vì có thể khiến anh ta không nhận được hàng. Đặc biệt trong trường hợp bộ chứng từ không trung thực, với những phương thức thanh toán mà việc thanh toán chỉ dựa trên cơ sở bộ chứng từ chứ không dựa trên thực tế hàng hoá như phương thức tín dụng chứng từ thì người nhập khẩu lại bị thiệt hại nặng nề hơn cả là có thể không nhận được hàng mà vẫn phải thanh toán. Bởi ta đã biết, L/C là sự cam kết không huỷ ngang của ngân hàng phát hành đối với người thụ hưởng. Ngân hàng sẽ có nghĩa vụ thanh toán khi người thụ hưởng xuất trình bộ chứng từ phù hợp với điều kiện và điều khoản của L/C. Mặc dù L/C được mở trên cơ sở hợp đồng, mọi sự dẫn chiếu đến hợp đồng trong L/C đều không có giá trị, ngân hàng chỉlàm việc trên cơ sở chứng từchứ không dựa trên thực tế hàng hoá. Vì vậy, trong trường hợp người thụ hưởng (đa số là người xuất khẩu) xuất trình bộ chứng từ phù hợp với L/C thì dù người mua có nhận hàng thiếu, sai so với hợp đồng, thậm chí không nhận được hàng thì theo quy định của UCP 500, ngân hàng phát hành vẫn phải có trách nhiệm thanh toán (trừ khi có phán quyết của toà án hoặc trọng tài kinh tế yêu cầu không thanh toán). Bởi vậy, cần có sự cẩn thận hợp lý cả từ phía Ngân hàng và người nhập khẩu trong việc kiểm tra bộ chứng từ để bảo đảm quyền lợi của các bên.

3.3 Nguyên nhân

3.3.1 Chủ quan

- Thứ nhất, thông thường những sai sót hay gặp trong khi lập bộ chứng từ là do sự bất cẩn của người trực tiếp làm công tác lập, ví dụ ghi sai tên công ty, địa chỉ, mô tả hàng hoá, số lượng tiền ghi bằng chữ và bằng số không trùng khớp,...

- Thứ hai còn phải kể đến một số nguyên nhân khác như: trong khung cảnh của một nền kinh tế mở, các công ty đơn vị xuất nhập khẩu Việt Nam vì muốn mở rộng hoạt động nên sử dụng tên gọi công ty, đơn vị vừa bằng tiếng Việt vừa bằng tiếng nước ngoài và tên gọi tắt. Điều này có mặt tích cực của nó, nhưng trong thanh toán hàng hoá xuất nhập khẩu (chủ yếu bằng L/C) thì chỉ nên dùng một tên gọi mà thôi để tránh nhầm lẫn, sai sót không đáng có về tên gọi của các bên (đặc biệt là so với quy định của L/C).

- Thứ ba, người lập chứng từ không nắm vững yêu cầu của thư tín dụng mà lập sai. Chẳng hạn, người lập không đối chiếu lịch trình tàu, vận đơn so với quy định của L/C xem có phù hợp hay không như không bốc hàng và dỡ hàng đúng cảng quy định trong L/C, L/C yêu cầu vận đơn đã xếp hàng nhưng lại xuất trình vận đơn nhận để xếp,... Ngoài ra, đôi khi người lập chứng từ còn mắc phải sai sót nghiêm trọng là không lập đủ các loại và số lượng chứng từ như L/C yêu cầu. Chính điều này là một phần nguyên nhân tạo nên một bộ hứng từ thiếu trung thực và gây không ít khó khăn cho người xuất khẩu trong việc đòi thanh toán.

- Thứ tư, các đơn vị kinh doanh còn thiếu hiểu biết các luật lệ và tập quán liên quan đến lập chứng từ như UCP 500, ULB 1930,...Đơn cử thực tế chỉ ra rằng sự nhận thức về vai trò và trình độ vận dụng UCP 500 trong thanh toán quốc tế ở các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu, các ngân hàng thương mại ở Việt Nam còn tỏ ra chưa tương xứng với mức độ phổ biến của việc sử dụng UCP 500. Thậm chí nhiều cán bộ chỉ biết đây là một văn bản rất quan trọng phải dẫn chiếu đến trong thư tín dụng chứ không biết dùng nó để bảo vệ quyền lợi của đơn vị mình như thế nào. Đặc biệt là trong các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu tồn tại một tâm lý tin tưởng tuyệt đối, gần như là một sự mê tín vào phương thức tín dụng chứng từ và UCP 500: Một khi thư tín dụng đã được mở và dẫn chiếu


đến UCP 500 thì mọi quyền lợi về tiền hay hàng hoá của doanh nghiệp sẽ được đảm bảo hoàn toàn. Vì vậy, nhiều trường hợp các doanh nghiệp khi ký hợp đồng, yêu cầu mở thư tín dụng không chú ý đưa vào những điều khoản bảo vệ quyền lợi chính đáng của mình, khi có tranh chấp với nước ngoài xảy ra thì lại gây sức ép đòi ngân hàng của mình phải dùng UCP 500 để bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp nhưng trong thư tín dụng đã mở thì lại không có quy định gì hoặc các quy định không thể dùng được để giải quyết tranh chấp. Hơn nữa, nhiều cán bộ chỉ thuộc một cách máy móc mà chưa nắm vững ý nghĩa của nhiều điều khoản trong UCP 500, đặc biệt là các phần quy định vận đơn đường biển, các điều khoản không liên quan đến chứng từ...

3.3.2 Nguyên nhân khách quan

- Thứ nhất là nguyên nhân bắt nguồn từ thư tín dụng: Các điều khoản và điều kiện của L/C quá phức tạp, khó thực hiện, chứng từ yêu cầu xuất trình khó có khả năng đáp ứng được sẽ gây nên tình trạng sai sót trong bộ chứng từ.

Ví dụ: Công ty Jung min Corp., Korea nhập khẩu một lô hàng từ công ty Giày Thượng Đình. Jung min Corp. mở thư tín dụng không huỷ ngang có xác nhận (tuân thủUCP 500) qua Korea Exchange Bank, Seoul, Korea và trong thư tín dụng có yêu cầu bộ chứng từ xuất trình đòi tiền phải có giấy chứng nhận của người mua đã nhận hàng tại cảng Pusan. Một tháng sau khi thư tín dụng được mở, chuyến hàng cập cảng Pusan đúng thời hạn giao hàng quy định nhưng công ty Giày Thượng Đình không thể lấy được giấy chứng nhận đã nhận hàng của người mua. Kết quả là bộ chứng từ đòi tiền của Công ty Giày Thượng Đình bị ngân hàng Korea Exchange Bank từ chối thanh toán với lý do bộ chứng từ không phù hợp với quy định của L/C. Qua ví dụ trên, có thểthấy rõ rằng việc L/C quy định một bộ chứng từ thanh toán phải có giấy chứng nhận nhận hàng của người mua sẽ gây khó khăn cho người bán trong việc đòi tiền. Sỡ dĩ như vậy là do bộ chứng từ có phù hợp L/C hay không (có đủ loạichứng từ hay không) là hoàn toàn phụ thuộc vào thiện chí của người mua và người hưởng lợi không có bất kỳ một sự bảo đảm thanh toán nào hết.

- Thứ hai là do bản chất đối tượng hàng hoá: nếu là hàng hóa quá phức tạp Như máy móc thiết bị,... thì rất dễ có sai sót trong công tác lập chứng từ.

Ví dụ, mô tả hàng hoá phức tạp sẽ được quy định rất dài trong L/C thì sẽ khiến cho doanh nghiệp rất dễ mắc phải những lỗi chính tả, mô tả thiếu,...

Ví dụ: một thư tín dụng nhập khẩu máy móc thiết bị có quy định mô tả hàng hoá như sau sẽ dễ khiến người lập chứng từ mắc lỗi chính tả và sai sót:

“One complete 2U/ 3U type (5W, 9, 11, 13, 18, 20, 24) CFL production line including Know-how and technical service and with capacity of 1000-1200 pcs/ h for 2U/ 11W, meeting IEC standard (with technology fluorescent powder water base coating, pellets of mercury amalgam, without stem) using LPG, electric power of 3 phases 380V/ 220V -50Hz.”.

- Thứ ba, sự thiếu đồng bộvề hình mẫu chứng từ cũng là một nguyên nhân dễ gây nên những thiếu sót trong công tác lập chứng từ. Đối với một số chứng từ như hoá đơn, phiếu đóng gói..., mỗi đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu có thể có riêng mẫu của mình và sử dụng mẫu đó trong giao dịch. Tuy nhiên, điều này dễ dẫn đến sự thiếu đồng bộ, nhất quán giữa các chứng từ trong một bộ chứng từ, gây nên sự thiếu sót về nội dung cũng như gây khó khăn cho những người kiểm tra bộ chứng từ.


Chương 4: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện bộ chứng từ trong thanh toán XNK

4.1 Sử dụng linh hoạt bộ quy định UCP600

UCP là viết tắt của “The Uniform Custom and Practice for Documentary Credits” (Quy tắc thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ) là một bộ các quy định về việc ban hành và sử dụng thư tín dụng (hay L/C). Đến nay UCP đã qua bảy lần sửa đổi và chỉnh lý. Sau 03 năm soạn thảo và chỉnh lý, ngày 25 tháng 10 năm 2006 Uỷ ban Ngân hàng của Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) đã thông qua Bản Quy tắc thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ mới (UCP 600) thay thế cho Bản Quy tắc thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ cũ (UCP 500). UCP 600 này có hiệu lực từ ngày 01/7/2007. Ngày nay, UCP là cơ sở pháp lý quan trọng cho các giao dịch thương mại trị giá hàng tỷ đô la hàng năm trên toàn thế giới. UCP được các ngân hàng và các bên tham gia thương mại áp dụng ở trên 175 quốc gia. Khoảng 11-15% thương mại quốc tế sử dụng thư tín dụng với tổng giá trị hơn 1.000 tỷ USD mỗi năm.

So với phiên bản cũ, UCP600 có nhiều điểm nổi bật hơn. Các từ ngữ trong thanh toán quốc tế được ghi ngắn gọn và rõ ràng hơn, các điều kiện giao dịch được cụ thể hóa hơn và không còn mơ hồ để có thể tạo ra tranh chấp giữa các bên. Tuy nhiên vẫn không tránh khỏi những hạn chế nhất định. Do vậy việc áp dụng bộ quy định UCP600 cần phải có sự linh hoạt.

Ủy ban ngân hàng thuộc ICC nên thường xuyên trao đổi, lắng nghe ý kiến của những chyên gia trong các lĩnh vực như: vận tải, bảo hiểm, ngân hàng để có văn bản hướng dẫn cụ thể, tránh những sai sót từ sự hiểu không đúng các hướng dẫn từ UCP.

Các cơ quan chức năng đặc biệt là Cục Xúc Tiến Thương Mại, Trung Tâm Hỗ Trợ Doanh Nghiệp, phòng thương mại và công nghiệp nên tổ chức các khóa đào tạo, hướng dẫn về chứng từ và UCP600 cho các doanh nghiệp. Bên cạnh đó, cũng cần thường xuyên tổ chức buổi hội thảo giới thiệu về bộ tập quán mới, giúp doanh nghiệp hiểu và lưu ý doanh nghiệp về sự khác biệt so với tập quán cũ.

Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu cần đào tạo các cán bộ sử dụng thành thạo ngoại ngữ và am hiểu quy tắc sử dụng chứng từ. bản thân doanh nghiệp cần phải tự cập nhật kiến thức cơ bản, các quy tắc, luật pháp có liên quan đến lĩnh vực này. Các doanh nghiệp khi tham gia kí kết hợp đồng và lựa chọn phương thức thanh toán, nên hỏi ý kiến tư vấn của ngân hàng. Đặc biệt là sử dụng phương thức tín dụng chứng từ tuân theo UCP600.

Đối với các ngân hàng thương mại cần thứ nhất: nâng cao chất lượng đào tạo đội ngủ thaanh toán viên, các ngân hàng nên tập trung đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho thanh toán viên đồng bộ hơn, triển khai từ hội sở chính đến các chi nhánh. Thứ hai: trong quy trình nghiệp vụ thanh toán thư tín dụng ngân hàng nên quy định cụ thể và rõ ràng hơn nữa, quy định càng rõ ràng bao nhiêu càng giúp cho cán bộ tránh sai sót bấy nhiêu. Thứ ba: các ngân hàng thương mại nên thường xuyên tổ chức các buổi hội thảo hướng dẫn về UCP600, những thay đổi của UCP600 cho khách hàng mình.

4.2 Giải pháp tầm vĩ mô

Một hệ thống chứng từ hoàn thiện ở tầm vĩ mô phải đáp ứng những yêu cầu sau:

- Phải đạt được sự thống nhất và đồng bộ về công tác lập chứng từ trong cả nước. Điều đó cũng có nghĩa là các chứng từ trong một bộ chứng từ phải đồng bộ với nhau và tuân thủ theo một tiêu chuẩn chung trong phạm vi cả nước.

- Các chứng từ phải phù hợp luật lệ, tập quán quốc tế.

Để tiến tới một cơ chế sử dụng bộ chứng từ thanh toán hoàn thiện như trên, cụ thể chúng ta cần phải xem xét những giải pháp sau đây:


4.2.1 Lựa chọn và vận dụng các văn bản pháp lý và tập quán quốc tế có liên quan, kết hợp với việc thiết lập môi trường pháp lý trong nước thuận lợi

Cho tới hiện nay, vẫn chưa có một văn bản pháp lý nào mang tính quốc tế dành riêng cho bộ chứng từ thanh toán trong ngoại thương. Tuy nhiên, chúng ta vẫn có thể tìm hiểu chi tiết về yêu cầu đối với công tác lập và sử dụng chứng từ thông qua những văn bản pháp lý quan trọng có liên quan đến nghiệp vụ thanh toán sử dụng chứng từ đang được áp dụng phổ biến trên phạm vi quốc tế:

Trong việc sử dụng các văn bản pháp quy, tập quán hay thông lệ quốc tế thì ta cũng cần chú ý rằng không thể đồng nhất chúng với luật, tập quán Việt Nam, cho dù phía Việt Nam có chính thức phê chuẩn hay tự nguyện tham gia các văn bản pháp lý quốc tế đó. Thực tiễn tại nước ta cho thấy, cho tới nay, chúng ta vẫn chưa có một hệ thống pháp luật hoàn chỉnh, càng chưa có một văn bản pháp lý nào chính thức quy định về những vấn đề lập và sử dụng chứng từ trong ngoại thương. Đây cũng chính là một vướng mắc cần tháo gỡ trong thời gian tới nhằm tiến tới thống nhất phương thức lập và sử dụng chứng từ trong phạm vi cả nước nói riêng, trên phạm vi thương mại quốc tế nói chung. Để khắc phục hạn chế này, cụ thể Việt Nam trong thời gian tới cần:

- Ban hành các văn bản pháp luật liên quan tới quy định về thủ tục lập chứng từ, cách thức giải quyết những mâu thuẫn giữa luật Việt Nam và luật quốc tế, tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp Việt Nam thực hiện đúng yêu cầu của nghiệp vụ thanh toán sử dụng chứng từ, tăng cường uy tín với bạn hàng quốc tế.

- Ban hành các văn bản dưới luật nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khâủ các quy tắc, trình tự cũng như nội dung chi tiết của việc lập bộ chứng từ thanh toán.

- Tham gia và tuân thủ các điều ước quốc tế có liên quan đến thanh toán quốc tế.

4.2.2 Tiến tới đơn giản hoá và tiêu chuẩn hoá bộ chứng từ trong thanh toán xuất nhập khẩu

(1) Tiêu chuẩn hoá chứng từ:

Trên thế giới hiện nay, tổ chức Liên Hiệp Quốc đã đưa ra mẫu chủ thiết kế cho chứng từ thương mại, nhằm thuận lợi hoá thương mại quốc tế. Thuận lợi hoá thương mại là đơn giản hoá và hiện đại hoá các thủ tục và chứng từ trong thương mại và vận tải quốc tế, thống nhất sử dụng chứng từ, kể cả việc phát triển và giới thiệu các phương pháp mới về xử lý dữ liệu và truyền thông. Người ta dự tính là giá thành thông thường của các giấy tờ và thủ tục trung bình chiếm ít nhất khoảng 10% tổng giá trị hàng hoá buôn bán. Vì vậy, việc giảm khoản chi phí này bằng cách thuận lợi hoá thương mại sẽ tạo ra lợi nhuận to lớn cho các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu.

Mẫu chủ thiết kế của Liên hiệp quốc dùng cho chứng từ thương mại đã được phổ biến rộng rãi trên phạm vi toàn thế giới. Việt Nam cũng đã áp dụng mẫu này đối với một số chứng từ quan trọng như vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ,.. tuy nhiên trong thời gian tới cần áp dụng cho mọi loại chứng từ thương mại như phiếu đóng gói, hoá đơn, giấy chứng nhận phẩm chất,...

(2) Đơn giản hóa chứng từ

Ngoài ra, chúng ta cũng cần nghiên cứu để đơn giản hoá bộ chứng từ thanh toán nhưng vẫn đảm bảo tính đầy đủ và chặt chẽ của nó. Hiện nay, bộ chứng từ thanh toán thường gồm nhiều chứng từ khác nhau và phức tạp, nếu có thể ghép chúng lại với nhau thì sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lập và xuất trình. Ví dụ, ta có thể gộp chung hoá đơn và giấy chứng nhận xuất xứ, phiếu đóng gói với giấy chứng nhận số lượng, trọng lượng,…


4.2.3 Tiêu chuẩn hoá sơ đồ lưu chuyển chứng từ

Mỗi loại mặt hàng, thị trường lại đòi hỏi bộ chứng từ thanh toán khác nhau. Chẳng hạn có loại hàng hoá khi xuất khẩu phải có giấy chứng nhận vệ sinh kiểm dịch (như nông sản thực phẩm xuất khẩu), nhưng cũng có loại lại không cần (chẳng hạn như hàng dệt may). Để chuẩn bị cho việc lập bộ chứng từ đó, nhà xuất khẩu phải đến nhiều nơi để làm thủ tục,...phải chú ý chứng từ nào xin cấp trước, làm ở đâu và làm như thế nào,...và những vấn đề này không phải là đơn giản, đặc biệt là đối với những người mới bắt đầu bước vào môi trường kinh doanh. Hiện nay, chúng ta đã có những văn bản hướng dẫn lập và xuất trình từng chứng từ cụ thể, song chúng chưa thật đầy đủ và hệ thống. Nhà nước cần nhanh chóng phải có một bộ văn bản pháp lý quy định cụ thể về điều này, không chỉ cho riêng từng loại chứng từ nào mà còn cho bộ chứng từ của từng ngành hàng, từng thị trường.

4.2.4 Vận dụng chứng từ điện tử trong thanh toán xuất nhập khẩu

Ngày nay, việc vận dụng chứng từ điện tử trong thanh toán quốc tế đã trở nên phổ biến ở nhiều nước, khu vực như Mỹ, EU, Nhật Bản và Hồng Kông. Điều đáng nói nhất là nó tạo điều kiện tiêu chuẩn hoá mẫu chứng từ trong thanh toán, giảm bớt thời gian thanh toán, tăng khả năng luân chuyển tiền tệ, giảm thủ tục thanh toán bằng giấy, nhưng đồng thời vẫn đảm bảo tính bảo mật cao trong thanh toán. Chúng ta có thể tìm hiểu kỹ hơn về chứng từ điện tử .

Chính vì những ưu điểm như trên mà Việt Nam cũng cần phải từng bước hoà nhập với nó. Hơn nữa, trong xu thế hội nhập như hiện nay, khi mà các thị trường mà Việt Nam có quan hệ buôn bán lại đã và đang bắt đầu sử dụng chứng từ điện tử trong thanh toán, Việt Nam lại đứng trước một thách thức là phải cải thiện các phương thức thanh toán, đặc biệt là bộ chứng từ để không bị thất bại trong việc chiếm lĩnh thị trường mới hoặc mất bạn hàng trong những năm tới. Trong khi đó, một chuẩn mực pháp lý cho vấn đề này như những quy tắc về lập và xuất trình chứng từ điện tử trong thanh toán xuất nhập khẩu lại chưa hề có trong hệ thống văn bản pháp luật của Nhà nước nói chung, ngành Ngân hàng nói riêng.

4.3 Giải pháp tầm vi mô

4.3.1 Đối với hệ thống các ngân hàng

Hoạt động xuất nhập khẩu ở nước ta trong những năm qua không ngừng mở rộng không chỉ ở giá trị kim ngạch mà còn ở phạm vi. Sự bùng nổ của các hoạt động ngoại thương đã kéo theo sự phát triển của công tác thanh toán quốc tế tại các Ngân hàng thương mại Việt Nam. Hơn nữa, do những rủi ro trong hoạt động tín dụng, các Ngân hàng thương mại đang cố gắng tăng tỷ trọng thu nhập từ các khoản phí, trong đó có phí thanh toán quốc tế thay cho lãi cho vay. Nhờ vậy, chất lượng và quy mô các nghiệp vụ thanh toán quốc tế tại các ngân hàng này không ngừng được mở rộng. Sự cạnh tranh gay gắt của khoảng 28 chi nhánh Ngân hàng nước ngoài trên thị trường nước ta hiện nay càng đòi hỏi mỗi NHTM Việt Nam phải tìm cách nâng cao chất lượng dịch vụ, giảm thiểu mọi rủi ro có thể phát sinh trong từng phương thức thanh toán nói chung, bộ chứng từ nói riêng.

(1) Cần có sự thống nhất giữa các ngân hàng về sai biệt chứng từ:

Xác định một bộ chứng từ có phù hợp với yêu cầu của thư tín dụng hay không là một vấn đề rất quan trọng của tất cả các bên giao dịch, đặc biệt là các ngân hàng như Ngân hàng mở thư tín dụng, Ngân hàng thông báo, Ngân hàng xác nhận,...Ngân hàng muốn chắc chắn sẽ nhận lại tiền hoàn trả từ phía người xin mở L/C phải kiểm tra kỹ càng bộ chứng từ thanh toán. Khi kiểm tra chứng từ hàng xuất, các ngân hàng phải tuân thủ UCP600, nhưng thực tế UCP 600 cũng không quy định cụ thể tiêu chuẩn để xét các khác biệt trên bề mặt các chứng từ so với các điều khoản và điều kiện của thư tín dụng.


Để tạo được sự thống nhất giữa các ngân hàng trong việc kiểm tra chứng từ, các ngân hàng ở nước ta không chỉ đơn thuần áp dụng chặt chẽ UCP 600 và các văn bản hướng dẫn của Nhà nước mà còn phải đúc kết kinh nghiệm qua thực tế phát sinh và học hỏi kinh nghiệm của nhau, của các ngân hàng trên thế giới, cố gắng từng bước tiến tới sự hoàn thiện và thống nhất trong toàn bộ hệ thống ngân hàng. Một giải pháp hữu hiệu hiện nay là để Việt Nam tham gia vào các tổ chức ngân hàng quốc tế. Các tổ chức này sẽ đưa ra những hướng dẫn hoạt động nghiệp vụ cụ thể hơn so với UCP 600. Quan hệ với các ngân hàng thành viên cùng trong tổ chức sẽ giúp các ngân hàng Việt Nam không bị chèn ép trong hoạt động thanh toán bằng thư tín dụng nói riêng và thanh toán quốc tế nói chung. Theo đó các doanh nghiệp xuất nhập khẩu Việt Nam cũng sẽ được hưởng nhiều thuận lợi. Thêm nữa, ngay cả các tập quán ngân hàng tiêu chuẩn quốc tế thích hợp vẫn thay đổi theo thời gian phản ánh sự thay đổi của hoàn cảnh và các vấn đề mới phát sinh mà UCP 600 do tính phổ biến toàn cầu của nó không dễ gì sửa đổi ngay được. Ngược lại, các tài liệu hướng dẫn của một tổ chức hoạt động ngân hàng thế giới cho các ngân hàng thành viên có thể thay đổi dễ dàng hơn, đáp ứng kịp thời yêu cầu của thực tiễn. Hiện nay, Hiệp hội Ngân hàng Việt Nam cũng như Hiệp hội ngân hàng thế giới hoặc các hiệp hội ngân hàng khu vực đều đưa ra những tiêu chuẩn kiểm tra chứng từ riêng của mình. Điều cần làm trong bối cảnh Việt Nam trước mắt là cần có sự chưng cầu ý kiến các thành viên trong Hiệp hội ngân hàng Việt Nam về thống nhất cách hiểu UCP 600 và pháp điển hoá thành văn bản pháp luật có tính bắt buộc đối với mọi ngân hàng thành viên.

(2) Tăng cường đào tạo nghiệp vụ chuyên môn cho các nhân viên ngân hàng.

Việc thanh toán trong ngoại thương có diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hay không còn phụ thuộc vào trình độ nghiệp vụ củabản thân những người làm công tác thanh toán quốc tế tại các ngân hàng. Chính vì vậy, tăng cường đào tạo các thanh toán viên giỏi về nghiệp vụ cũng chính là một trong những chiến lược của các ngân hàng nhằm đảm bảo công tác kiểm tra chứng từ, tư vấn về chứng từ cho khách hàng đạt hiệu quả cao, tránh sai sót, nhầm lẫn và chậm chễ trong thanh toán quốc tế.

(3) Tư vấn cho nhà xuất khẩu khi bộ chứng từ có sai biệt.

Qua thực tế tại các ngân hàng, ta có thể thấy rằng bộ chứng từ thanh toán bị gặp sai sót không phải là ít. Điều này dẫn đến bộ chứng từ được chuyển qua lại nhiều lần để chỉnh sửa, gây tốn kém về mặt thời gian và chi phí. Bởi vậy, cho dù khi ngân hàng không thực hiện việc thanh toán hay chiết khấu bộ chứng từ thì với tinh thần trách nhiệm để bảo vệ quyền lợi cho khách hàng, thông thường khi kiểm tra nếu bộ chứng từ có sai sót thì tiến hành tư vấn khách hàng như sau:

- Sai sót có thể sửa chữa hoặc thay thế thì đề nghị khách hàng sửa chữa hoặc thay thế.

- Sai sót không thể sửa chữa hay thay thế được thì đề nghị khách hàng xin tu chỉnh L/C (nếu có thể) hoặc thông báo cho ngân hàng phát hành nêu rõ các sai sót, xin chấp nhận thanh toán.

- Sai sót không được chấp nhận thì đề nghị khách hàng chuyển sang hình thức thanh toán nhờ thu hoặc trả lại chứng từ cho họ.

Trong thực tế, nhiều nhà xuất khẩu Việt Nam do chưa hiểu biết rõ về thanh toán trong thư tín dụng với những ưu thế của nó về trách nhiệm của ngân hàng phát hành và quyền lợi của người hưởng lợi khi xuất trình chứng từ, cho nên khi biết bộ chứng từ có sai sót gì thì họ thường yêu cầu ngân hàng chuyển chứng từ đi để thanh toán theo phương thức nhờ thu. Nếu làm như vậy thì tự bản thân người xuất khẩu gây bất lợi cho mình vì lúc đó bộ chứng từ sẽ được xử lý theo quy tắc thống nhất về nhờ thu URC.

(4) Trang bị hệ thống kiểm tra và xử lý thông tin hiện đại.

Điều này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, giúp ngân hàng có thể kiểm tra chứng từ tốt hơn, hiệu quả hơn và có thể theo kịp hệ thống ngân hàng tiên tiến trên thế giới. Hơn nữa, đây cũng chính là cơ sở tạo điều kiện thuận lợi cho các nghiệp vụ ngân hàng một khi thanh toán sử dụng chứng từ điện tử được áp dụng tại nước ta. Cụ thể:


- Xây dựng phần mềm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, giảm bớt những thao tác thừa của thanh toán viên, kiểm soát viên.

- Trang bị cơ sở vật chất đầy đủ cho công tác thanh toán. Cố gắng trang bị cho mỗi cán bộ một máy vi tính để tiến hành xử lý nghiệp vụ một cách thành thạo, tránh tình trạng chờ đợi hoặc chậm chễ trong công tác kiểm tra bộ chứng từ.

- Có hệ thống thông tin nhanh, chính xác, đầy đủ, cập nhật về các dữ liệu thông tin liên quan đến nghiệp vụ, tạo điều kiện học hỏi kinh nghiệm của các ngân hàng khác trên thế giới.

- Tiêu chuẩn hoá hệ thống thông tin khách hàng bao gồm nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, hình thành Ngân hàng dữ liệu phục vụ mục đích khai thác sử dụng.

4.3.2 Đối với đơn vị làm công tác lập chứng từ

(1) Cách thức khắc phục những sai biệt trong việc lập bộ chứng từ.

Công tác lập bộ chứng từ thanh toán hay gặp phải những sai sót về nội dung và hình thức, đặc biệt là trong phương thức thanh toán tín dụng chứng từ. Để tránh khỏi những phiền toái, tranh chấp có thể xảy ra trong quá trình xuất trình bộ chứng từ ra ngân hàng để thanh toán, các doanh nghiệp, đặc biệt là những cán bộ trực tiếp làm công tác lập chứng từ cần phải kiểm tra một số chi tiết sau:

- Xem những chứng từ thiết yếu (quan trọng) có bị thiếu hay không, chứng từ lập có phù hợp với quy định của L/C hay không,…

- Trị giá lô chứng từ xuất trình không vượt quá trị giá của L/C, nếu L/C cho phép giao hàng từng phần thì trị giá lô hàng không được vượt quá số dư của L/C.

(2) Nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và ngoại ngữ của người làm công tác lập bộ chứng từ:

Để đạt hiệu quả cao trong công tác khắc phục những hạn chế của bộ chứng từ thanh toán trong ngoại thương hiện nay, việc đào tạo cán bộ trực tiếp lập bộ chứng từ chiếm vai trò rất quan trọng.

Trước hết, muốn lập bộ chứng từ cho tốt, người lập bắt buộc phải hiểu biết về nghiệp vụ xuất nhập khẩu và phải am hiểu về từng loại chứng từ, yêu cầu của từng thị trường, bạn hàng, mặt hàng về bộ chứng từ thanh toán. Hơn nữa, chứng từ thông thường được lập bằng tiếng Anh nên người lập tất yếu cần thông thạo thứ ngoại ngữ này.

Hơn nữa, công tác phổ cập kiến thức về luật nói chung và các luật lệ quốc tế nói riêng như UCP 500 về cả chiều rộng và chiều sâu cho những người làm thanh toán quốc tế là rất cần thiết. Nâng cao hiểu biết để vận dụng đúng đắnUCP 500 chính là một giải pháp lâu dài, căn bản nhất để hạn chế những hạn chế trong việc lập bộ chứng từ. Bởi lẽ đó, việc đào tạo cán bộ nên được các doanh nghiệp đề cao trong chiến lược kinh doanh của mình bằng cách thường xuyên cử cán bộ đi tu nghiệp nâng cao trình độ nghiệp vụ, tham gia các lớp đào tạo ngắn hạn,...

(2) Tăng cường đầu tư nâng cấp, hiện đại hóa cơ sở vật chất.

Đây chính là chiến lược lâu dài của mọi doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu. Có cơ sở hạ tầng hiện đại sẽ giúp doanh nghiệp tiếp cận dễ dàng với công nghệ mới trong nghiệp vụ thanh toán ngân hàng, tìm hiểu kinh nghiệm của các ngân hàng trên thế giới trong công tác lập và xuất trình bộ chứng từ. Đồng thời đây cũng là tiền đề để tiến tới việc áp dụng chứng từ điện tử trong thanh toán xuất nhập khẩu ở nước ta.


TỔNG KẾT

Hội nhập kinh tế quốc tế là xu hướng tất yếu và là một yêu cầu khách quan đối với bất kì quốc gia nào trên thế giới trong quá trình phát triển. Xu hướng này ngày càng hình thành rõ rệt mà nét nổi bật là nền kinh tế thị trường đang trở thành một sân chơi chung cho tất cả các nước.

Trong nhiều năm qua, Việt Nam cùng với chính sách mở cửa nền kinh tế đã từng bước hòa nhập vào nền kinh tế toàn cầu. Các doanh nghiệp Việt Nam ngày càng thiết lập được nhiều mối quan hệ với các doanh nghiệp khác trên thế giới, góp phần thúc đẩy hoạt động thương mại phát triển mạnh mẽ và đa dạng. Với tư cách là yếu tố quan trọng không thể thiếu được cho sự phát triển thương mại quốc tế, các bộ chứng từ đóng một vai trò quan trọng trong kinh doanh xuất nhập khẩu. Bên cạnh đó, hoạt động này luôn luôn không ngừng được đổi mới và hoàn thiện, an toàn và hiệu quả hơn. Tuy nhiên trong thực tế, các rủi ro trong công tác lập chứng từ là điều không thể tránh khỏi đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu và cũng không ít trường hợp nguyên nhân xuất phát từ bộ chứng từ thanh toán không hoàn thiện, không trung thực, giả mạo… Việc xác định được tầm quan trọng của bộ chứng từ thanh toán xuất nhập khẩu đã góp phần hoàn thiện công tác thiết lập và xuất trình bộ chứng từ để phòng ngừa, hạn chế những rủi ro trong thanh toán.

Thông qua việc tìm hiểu đề tài trên, chúng ta đã có một cái nhìn tổng thể về công tác lập và xuất trình bộ chứng từ trong xuất nhập khẩu, cũng như những vấn đề còn tồn tại và giải pháp khắc phục trong hoàn cảnh nước ta ngày nay. Để góp phần hoàn thiện hơn về các chứng từ xuất nhập khẩu, các doanh nghiệp cần tăng cường đầu tư nâng cấp, hiện đại hóa cơ sở vật chất vì đó là tiền đề cho việc áp dụng chứng từ điện tử trong hoạt động xuất nhập khẩu; đồng thời cần nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và ngoại ngữ của người làm công tác lập bộ chứng từ…


TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Giáo trình Quản trị xuất nhập khẩu, GS. TS. Đoàn Thị Hồng Vân, NXB Thống Kê, 2013

2. Tìm hiểu về bộ chứng từ trong thanh toán xuất nhập khẩu - Thực trạng và các giải pháp hoàn thiện tại Việt Nam, Nguyễn Hồng Hà, http://123doc.vn/

3. Chứng từ thương mại trong thanh toán quốc tế, 2012, http://123doc.vn/

4. Một số vấn đề lưu ý đối với vận đơn đường biển (BL), quynhgiver, 31-03-2011, http://vnexim.com.vn/

5. Khái quát về vận tải đường biển, dangquyet221, 10-04-2013, http://vanchuyennambac.com/

6. Vận đơn đường biển, http://vi.wikipedia.org/

7. Giới thiệu về UCP 600 và một số chú ý khi áp dụng, Bùi Thị Thu Huế, 2011, http://123doc.vn/

8. Tin hoạt động, Hải Quan Việt Nam, http://www.customs.gov.vn/

9. Thủ tục Hải quan Việt Nam, haikhanh.com/

http://www.customs.gov.vn/

http://123doc.vn/document/

http://123doc.vn/document/62831-chung-tu-thuong-mai-trong-thanh-toan-quoc-te.htm?page=6

http://123doc.vn/document/38233-tim-hieu-ve-bo-chung-tu-trong-thanh-toan-xuat-nhap-khau-doc.htm

Business

Tieu luan quan tri xuat nhap khau de tai chung tu xuat nhap khau