Tehokkaan läsnätyön edellytys: Työtilamaailma... ja sovitut pelisäännöt tietojen tallentamiseen ja jakamiseen.

Konsultti Perttu Tolvanen

28.4.2011

Evoluutio intraneista ja verkkolevyistä työtilamaailmaan

TASO 0 : SähköpostikivikausiSähköposti on kaikki kaikessa: dokumentit, tehtävälistat, keskustelut. Organisaatiossa ei ole käytänteitä siihen miten yhteiskäyttöisiä dokumentteja hallittaisiin fiksusti.

TASO 1 : Viestinnällinen intranetIntranet keskittää organisaation virallista viestintää. Myös vähän ohjeita ja dokumentteja. Verkkolevy on edelleen villi kaaos.

TASO 2 : Työtilat 1.0 = tiimi-, ja projektikohtaiset dokumenttivarastot.Verkkolevykaaosta otetaan haltuun tuomalla uusia tallennuspaikkoja (=työtiloja). Samalla tehdään vähän pelisääntöjä ja toivotaan parasta.

TASO 3 : Pikaviestintä ja läsnätyö Nopeampaa viestintää ja joustavampaa työtä. Enemmän kanavia ja välineitä. ”Tehostettua kaaosta”. Supertietotyön maailmassa kevät on saapunut.

TASO 4 : Työtilat 2.0 = työtilahakemisto, pelisäännöt, hallintamalli, jaetut kokemuksetTyötilojen käytölle ja tietojen tallennukselle on pelisäännöt. Projektit ja tiimit jakavat hyviä kokemuksia. Palaverit alkavat, tapahtuvat ja päättyvät työtilojen kautta.

TASO 5: ”Työ 2.0”Tunnistamme tilanteet jotka vaativat läsnäoloa ja vuorovaikutusta. Palaverit eivät ole ainut tapa edistää asioita. Asiat etenevät myös ilman jatkuvaa ”synkkaamista”. Homma toimii.

Tie

do

t lö

ytyv

ät ja

eiv

ät m

on

istu

.

Kolme (3) kulmakiveä matkalla

1. Vanhoista tietovarastoista pitää luopua (verkkolevyt, Notes-tietokannat, jne.)

2. Hakutoiminnon pitää kattaa kaikki aktiiviset tietovarastot

3. Pelisäännöt on yhdessä mietitty ja jalkautettu

Työtilat 2.0 -maailman sääntöjä

Sääntö numero 1: Työtilat ovat kaiken tekemisen keskipiste.

Työtila

Työtilat 2.0 -maailman sääntöjä

Esimerkkinä projektityön sääntöjä:1. Palaverin agenda luodaan työtilan wikiin.

2. Palaveri aloitetaan avaamalla työtila.

3. Muistio kirjoitetaan suoraan työtilan wikiin.

4. Sovitut tehtävät merkitään suoraan työtilan tehtävälistalle.

5. Ryhmän jäseniä ei spammata CC-maililla. Sähköpostiviestit vain henkilöille joiden pitää ehdottomasti reagoida.

Työtila

Yhteenveto

• ”Tehostettu kaaos” toimii…• … mutta hallittu kaaos on aina parempi.

• Muista:‒ Luovu aina vanhoista tietovarastoista kun otat uusia

käyttöön. Myös silloin kun tehostat tietotyötä.‒ Toimiva haku on ”pääsylippu” peliin.‒ Pelisäännöt pitää kirjoittaa. Välineet eivät niitä tarjoa.