Toimintamallit tehokkaaseen

tietotyöhön – kuinka ne tehdään?

Tunnista tietotyön tehokkuutta rajoittavat pullonkaulat ja ota käyttöön

selkeät toimintamallit yrityksen keskeisiin työtehtäviin ja rutiineihin.

Hyväksi havaittuja käytäntöjä:

• Yritykselle luodaan omat, kaikille yhteiset ja selkeät

toimintamallit siitä, miten yrityksessänne tehdään tietotyötä

• jokainen yrityksen työntekijä tehdään tietoiseksi siitä, kuinka

tietotyön keskeisimpiä työvälineitä kuuluu organisaatiossa

käyttää.

Kun toimintamallit ovat selkeät, jokaisella työtekijällä on hyvät

valmiudet toimia niin, etteivät omat työtavat kuormita muuta

organisaatiota, vaan sujuvoittavat tekemistä.

Kuinka ongelmaa kannattaa lähestyä?

• Dokumenttien tehokkaampi työstäminen, arkistointi ja löytäminen

• Kokouskäytännöt ja verkkokokousten hyödyntäminen

• Projektiryhmien työskentely verkkoympäristössä

• Yhteisöllisen teknologian, ml. wikit, blogit, ryhmätyösivustot ja

tilapäivitykset, hyödyntäminen sisäisessä työskentelyssä

• Sähköpostin, intranetin ja pikaviestien tarkoituksenmukainen rooli ja

käyttö

• Videoiden, reaaliaikaisen äänen ja kuvan hyödyntäminen tiedotuksessa

ja koulutuksissa

Mihin työkäytäntöihin tulee ottaa kantaa?

Sulava on kehittänyt tietotyön toimintamallien luomiseksi prosessin, jossa

selvitetään aluksi yrityksenne tietotyön tekemisen nykytila ja sen

kehittämismahdollisuudet. Lopputuloksena on yhtenäinen tapa tuottaa ja

jakaa tietoa sekä tehdä yhteistyötä. Työ koostuu seuraavista vaiheista:

Sulava Oy:n* ratkaisu

Järjestelmä- kartoitus

Lähtö-tilanteen

analysointi

Toiminta-mallien

kuvaaminen Ohjeistus

Käyttöön-otto

Tehokkuus- arviointi

*) Vuonna 2010 perustettu Sulava Oy on digiajan tietotyön suunnannäyttäjä. Sulava on erikoistunut parantamaan tietotyön tuottavuutta. Sulava edistää uudenlaista työkulttuuria, jonka ytimessä ovat pilvipalvelujen ja sosiaalisten teknologioiden tehokas hyödyntäminen. Sulavan toiminnassa yhdistyvät erityisesti tietotekniikan ja viestinnän osaaminen.

1. Tietojärjestelmä- ja

toiminnallisuuskartoitus

• Teemme kartoituksen kaikista

yrityksessänne käytössä olevista työkaluista

ja toiminnallisuuksista

• Analysoimme, mitkä kaikista tunnistetuista

työkaluista ja toiminnallisuuksista ovat

yrityksenne tuottavuuden kannalta

kriittisimpiä

2. Analyysi tietotyön kehityskohteista ja

lähtötasosta

• Määrittelemme mittarit jotka mittaavat

edellisessä vaiheessa valittuja työkaluja ja

toiminnallisuuksia

• Suoritamme asiakkaan IT:n avustuksella

tekniset mittaukset järjestelmille ja

kyselytutkimuksen henkilökunnalle

• Tunnistamme analyysin pohjalta

yrityksenne tuottavuuden pullonkaulat ja

tietotyön toimintatapojen heikkoudet

Mitä palvelu sisältää? 1/3

Esimerkkianalyysi yrityksen tietotyön tuottavuuden lähtötasosta

3. Uudet, työntekoa tehostavat

toimintamallit

• Luomme uudet toimintamallit

edellisessä vaiheessa valituille

toiminnallisuuksille

4. Selkeät käyttöohjeet

• Luomme keskitetyn paikan ohjeille

ja toimintamalleille, johon

järjestämme ne helposti

löydettävään ja omaksuttavaan

muotoon

• Tuotamme keskeisimmille

työtehtäville oman ohjeistuksen.

Mitä palvelu sisältää? 2/3

5. Toteutussuunnitelma toimintamallien ja

oheistuksen käyttöönotosta

• Autamme muutoksen viestinnässä ja

läpiviemisessä

6. Arvio toimintamallien tehokkuudesta ja

projektin vaikuttavuudesta

• Toistamme alkuperäisen mittauksen

muutoksen todentamiseksi

Siirrämme mittaukseen suorittamiseen liittyvän

tiedon yrityksenne henkilöstölle mittauksen

toistamiseksi myöhemmin.

Mitä palvelu sisältää? 3/3

Esimerkkiraportti uusien toimintamallien vaikutuksista työn tehokkuuteen

Työaikaa vapautuu oikeiden tehtävien

hoitamiselle.

Työtehokkuus paranee.

Tietotyön tekemiselle on omat standardit ja

optimoidut työtavat.

Työtapoihin liittyvästä mututiedosta tulee

mitattavaa faktaa - Mitä voi mitata, sitä voi

johtaa.

Hyödyt yritykselle

Haluatko kuulla lisää?

Petteri Kankkunen

Konsultti, partneri

puh. 0400 872 169

petteri.kankkunen@sulava.com