Bauplan und Werkzeuge für herausragende Workshops

WorkshopBaukasten

Build-A-Workshop

entwickelt von

2www.stimmt.ch

15 Jahre Stimmt, 1500 Workshops: Wir schenken euch unser Wissen

Stimmt Expertentipp: So gelingt dein

Workshop noch besser!

Warnung: Pass auf, dass du nicht auf die

Nase fliegst!

Methoden: Wir geben dir Ein-blick in unseren

Werkzeugkasten!

Schon 15 Jahre Stimmt! Heute helfen wir Unternehmen, sich durch positive Kundenerlebnisse zu differenzieren. Begonnen hat alles 1998 mit Usability Projekten für Websites.

Was immer gleich bleibt:

Kundenorientierung: Eure Kunden im Zentrum Wir begründen unsere Empfehlungen mit Erkenntnissen über eure Kunden und anderen Anspruchsgruppen, so dass aller Ziele und Be-dürfnisse befriedigt werden.

Interaktivität: «Stimmt arbeitet mit dir, andere für dich» Wir beziehen euch sehr eng in die Projektarbeit ein, um die Resultate möglichst fest in der Organisation zu verankern.

Workshops: Eines unserer wichtigsten Werkzeuge Workshops sind effektiv und führen zu breit akzeptierten Lösungen. Dies haben wir in mittlerweile über 1500 Workshops immer wieder ge-sehen. Ein kurzer Querschnitt am Ende des Toolkits zeigt, wo unsere Workshops Wirkung erzielten.

Mit diesem Workshop-Toolkit teilen wir unser Wissen und unsere Erfahrung aus 15 Jahren Beratungstätigkeit, damit ihr gute Workshops machen könnt, auch wenn wir mal nicht zur Stelle sind. Und wenn ihr nicht mehr weiter kommt oder komplexere Probleme angehen möch-tet, helfen unsere Customer Experience Experten gerne weiter.

Viel Spass beim Stöbern und viel Erfolg beim Anwenden wünscht die Stimmt AG.

Stimmt AG | Customer Experience Consultants | Zürich | www.stimmt.ch | info@stimmt.ch

Illustrationen von Roland Siegenthaler | echtpraktisch.ch

Der Workshop

Durchführung

Willkommen

Warm-up

Problemorientierung

Problemlösung

Wrap-up

Troubleshooting

Follow-up

Visuell arbeiten

Vorbereitung

Der Moderator

A

D

G

E

F

C

B

Bausteine1

2

3

4

5

Lernt euch gegenseitig kennen. Stelle den Teil-nehmern die Agenda und das Ziel des Workshops vor.Was ist ein Workshop und wann ist

es sinnvoll, einen durchzuführen?

Was musst du beachten, wenn du einen Workshop moderierst?

Was musst du alles tun, bevor es losgehen kann?

Was kannst du tun, wenn etwas schief geht?

Der Workshop ist vorbei. Was nun?

Wie kannst du Inhalte oder Resultate visuell festhalten?

Hole die Erwartungen der Teilnehmer ab und schaffe eine Workshop-Atmosphäre.

Stelle die Herausforderung vor und bringe alle Teilnehmer auf den gleichen Wissensstand.

Lasse die Teilnehmer die Herausforderung ange-hen, Lösungen präsentieren und evaluieren.

Legt zusammen die nächsten Schritte fest und bestimmt To-Dos. Fordere von den Teilnehmern Feedback zum Workshop ein.

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6www.stimmt.ch

Der WorkshopIn einem Workshop bearbeiten Menschen gemeinsam eine He-rausforderung. Das bedeutet aktives Mitmachen, Interaktion und praktisches Arbeiten. Ein Moderator führt die Teilnehmer zum Ziel, wobei es oft um Problemlösung oder Ideenfindung geht.

Ein guter Workshop hat ein klares Ziel das in einem be-stimmten Zeitrahmen erreicht wird, ist gut strukturiert und hat eine kreative Atmosphäre, in der man konstruktiv zu-sammenarbeiten kann.

Aber vergiss nicht, dass ein Workshop nicht immer die richti-ge Vorgehensweise ist, um Probleme anzugehen. Überlege dir, ob du diese Fragen mit „Ja“ beantworten kannst:

Auf den folgenden Seiten beschreiben wir, wie du einen tollen, zielführenden Workshop planen und halten kannst.

Hast du eine Herausforderung, an der man arbeiten kann und zu der Teilnehmer tatsächlich etwas beitra-gen können? (Falls nicht hältst du vielleicht besser ein Meeting, um das Problem zu diskutieren oder eine Prä-sentation, um darüber zu informieren.)

Ist eine Gruppenkonstellation das richtige Format, um das Problem zu lösen? (Oder besprichst du es besser persönlich mit den betroffenen Personen?)

Ein Workshop oder nicht?Du möchtest den Teilnehmern das Gefühl

geben, dass ihre Zeit gut investiert ist. Dafür hilft es, wenn du alle erarbeiteten Resultate auf Flipcharts doku-mentierst und für alle gut sichtbar im Raum aufhängst.

A B Der ModeratorUm einen tollen Workshop zu halten, sind eine gute Planung und ein talentierter Moderator unerlässlich. Die Qualität und der Erfolg eines Workshops hängen von dir als Moderator ab.

Struktur: Du wählst Methoden aus, strukturierst den Work-shop, hast die Zeit im Griff und sorgst dafür, dass die Ziele erreicht werden.

Gruppendynamik: Du schaffst eine kreative und produkti-ve Atmosphäre, löst aktiv Konflikte und erkennst und nutzt das Potenzial jedes einzelnen Teilnehmers, um Synergien zu bilden.

Flexibilität: Strukturiere deinen Workshop gut, aber sei of-fen genug, um auf die Anforderungen und Wünsche der Teilnehmer zu reagieren. Nimm Änderungen vor, wenn es nötig wird.

Neutralität: Dein Job ist es, die Teilnehmer dazu zu brin-gen, selbst auf Ideen oder Lösung zu kommen. Bleibe in-haltlich neutral, trage keine Ideen bei und bewerte auch nicht. Wenn du inhaltlich mitarbeitest, dürfen die Teilnehmer deinen Input abwägen und kritisieren. Dadurch besteht die Gefahr, dass auch deine Authorität und Fähigkeiten als Moderator angezweifelt werden.

Deine Verantwortung

Deine Fähigkeiten

Bleibe als Mode-rator netural. Falls du es einmal

nicht vermeiden kannst, inhaltlichen Input zu ge-ben, dann mache es expli-zit: Sage, dass du jetzt kurz in die Rolle des Teil-nehmers schlüpfst. 0der wechsle deine Position im Raum. (Gehe z.B. in eine Gruppe hinein, statt vorne zu stehen.)

Du kannst auch einen zweiten Moderator mit an den Workshop brin-gen und absprechen, wer inhaltlich mitarbeitet und wer moderiert.

Wenn mehrere Gruppen parallel arbeiten, ist es

ratsam, für jede Grup-pe einen eigenen Mode-rator mitzubringen. So erhalten alle Teilnehmer genügend Unterstützung. Zudem musst du nicht jedesmal eine Gruppe unterbrechen, wenn du zwischendurch dazu-stösst.

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Vorbereitung

Die Vorberei-tung braucht mehr Zeit als

man denkt! Beginne früh genug und rechne mit einem Tag Vorbereitung für einen ganztägigen Workshop!

In der Vorbereitungsphase planst du den Workshop, bereitest Material vor, lädst Teilnehmer ein und organisierst alles.

Frage dich als erstes, was du mit diesem Workshop errei-chen willst. Erst wenn du ein klares Ziel hast, kannst du dir überlegen, was du dazu brauchst. Einige Beispiele:

Kenne deine Teilnehmer! Welche individuellen Ziele verfol-gen sie? Wieviel Vorwissen haben sie? Welche Erfahrungen haben sie mit Workshops bisher gemacht? Wer unterstützt dein Anliegen und wer ist skeptisch eingestellt?

In einem Workshop mit Senior Managern möchtest du wahr-scheinlich schnell zu Entscheidungen kommen, während in einem Workshop mit Projektmitarbeitern mehr diskutiert wird.

Wenn du potenzielle Teilnehmer über den Workshop infor-mierst, solltest du diese Dinge beachten:

Erwartungen: Lasse die Teilnehmer wissen, was Ziel und Zweck des Workshops ist, und was von ihnen erwartet wird. Sende ihnen eine grobe Agenda des Workshops.

Schlüsselpersonen: Sage diesen Teilnehmern, dass ihre Anwesenheit für das Gelingen des Workshops wichtig ist und erkläre die Gründe dafür.

Vorarbeit: Kommuniziere früh genug, wenn Teilnehmer et-was im Voraus lesen oder vorbereiten sollen. Formuliere die Aufgabe klar, um Missverständnisse zu vermeiden.

Definiere das Ziel

Teilnehmer

Einladungen

Drei Szenarios für die Zukunft des E-Bankings entwickeln.

Verschiedene Business Model Optionen ausarbeiten und eine Option zur Weiterverfolgung auswählen.

Teilnehmern in einem Lern-Workshop die Theoie und Pra-xis von Social Media Kommunikation vermitteln.

Kennst du die Teilnehmer noch nicht, hole am

Anfang Erwartungen, Hintergrundwissen und Erfahrungsgrad ab. So kannst du die Gruppe besser organisieren.

Um sicherzu-stellen, dass die Teilnehmer ihre

„Hausaufgaben“ erledigen, mache einen Agenda-punkt (in diesem Fall sogar mit konkreter Zeitangabe) daraus und schreibe ihren Namen dazu: „9.00 bis 9.10: Peter stellt Ergebnisse der Kundeninterviews vor“. Dies bringt dir hö-heres Commitment der Teilnehmer ein.

Verwende Blu-Tack um Flips an Wände zu hän-

gen und einfach wieder zu entfernen. Blu-Tack ist besser als Klebeband und besser als andere Kittkleber.

Teste unbedingt alle technischen Geräte bevor

der Workshop losgeht!

Buche einen Raum für mindestens die

doppelte Anzahl der eigentlichen Teilnehmer, um sicherzugehen, dass du genügend Platz hast. Wenn nötig nutze auch die Bereiche ausserhalb des Raums: Caféteria, Flur, Foyer, Garten etc.

Kenne deine Location! Du möchtest keinen Raum, der zu dunkel, klein, heiss oder kalt ist. Besuche den Raum im Vor-feld oder informiere dich. Am Workshop-Tag solltest du min-destens 30 Minuten vor Beginn eintreffen, um dich vorzube-reiten, Material aufzuhängen und den Raum einzurichten.

Das richtige Material ist wichtig für einen guten Workshop. Finde heraus, was bereits am Veranstaltungsort vorhanden ist. Daran solltest du denken:

Überlege dir, was nach dem Workshop passiert. In welchem Format sollen Workshop und Resultate dokumentiert wer-den? (Schriftliches Protokoll? Fotos? Video?) Wer übernimmt das Dokumentieren während dem Workshop?

Raum

Material & technische Geräte

Dokumentation

Organisation: Ist der Raum geeignet für deinen Zweck und die Gruppengrösse? Wieviel früher kannst du eintreffen, um den Raum vorzubereiten? Kommt man einfach so ins Gebäude oder muss man Besucherbadges organisieren? Finden Teilnehmer den Raum?

Einrichtung: Brauchst du Tische? Stühle? Oder Platz, damit die Teilnehmer sich im Raum bewegen können?

Informationsmaterial: Drucke Material früh genug aus und bringe ein paar Kopien zuviel mit an den Workshop.

Workshopmaterial: Brauchst du Flipcharts? Papier? Post-its in verschiedenen Farben? Flip- oder Whiteboard Marker? Sonstige Stifte? Klebepunkte? Blu-Tack? Scheren?

Technische Geräte: Brauchst du Kameras? Aufnahmege-räte? Lautsprecher? Beamer? Stromkabel? Adapter? Fern-bedienungen? Vergiss nicht, alle technischen Geräte vor dem Workshop zu testen. Bringe Reservebatterien mit.

Verpflegung: Organisiere Wasser, Kaffee und Snacks für die Teilnehmer, wenn der Workshop mehrere Stunden dauert.

Um im Work-shop Zeit zu sparen, kannst

du „Workshop Kits“ für jeden Teilnehmer vorbe-reiten mit ihrem Info-material, einigen Post-its, einem Stift und der genauen Anzahl an Klebe-punkten, die sie später benötigen werden.

C

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Die Agenda ist ein wichtiges Instrument. Sie gibt die Struktur vor und Teilnehmer sind jederzeit informiert.

Schreibe deine Agenda auf einen Flip der immer sichtbar ist und verwende Post-its für die Zeiten und den Inhalt. So bleibst du flexibel und du kannst leicht Änderungen vornehmen.

Um die Agenda vorzubereiten helfen dir die folgenden Zeitmanagement-Tipps:

Agenda

Zeitmanagement

Musst du deine Agenda stark anpassen, kom-

muniziere die Änderungen klar und begründe sie. Hole das Einverständnis der Teilnehmer ab.

Erstelle zwei Agenden: Deine eigene wie ein

Drehbuch mit exakten Zeiten, Instruktionen und optionalem Inhalt. Für die Teilnehmer reicht ein grober Plan - gerade spezifisch genug, damit sie sich wohlfüh-len. So bist du flexibel, aber musst dich nicht für nicht für jede kleine Änderung rechtfertigen.

Plane die Zeit grosszügig und sei flexibel. Überlege dir, welche optionalen Themen du im Workshop je nach übriger Zeit hinzufügen oder weglassen könntest.

Rechnen statt raten! Wenn 10 Teilnehmer 5 Minuten Zeit haben, um ihre Idee zu präsentieren dauert die Vorstellung alleine 50 Minuten. Addiere noch 20 Minu-ten für eine Einführung und die Übergabe zwischen den einzelnen Präsentatoren.

Vergiss die Pausen nicht! Wenn Teilnehmer wissen, dass und wann es Pausen gibt, konzentrieren sie sich besser auf den Workshop und verschieben Telefonanrufe oder das Lesen von E-Mails auf die Pausen. Plane 5-10 Mi-nuten jede 1.5 Stunden ein und sei nicht überrascht wenn es nochmals 5-10 Minuten dauert, bis alle wieder zurück und bereit zum Weitermachen sind.

Um Zeit zu sparen kannst du Teilnehmer in verschiede-ne Gruppen aufteilen. (Vergiss nicht, einen Programm-punkt einzuplanen für den Austausch der Resultate.) Oder du kannst Teilnehmer etwas im Voraus vorbereiten lassen.

Bring eine Uhr mit, um die Zeit im Blick zu behalten. Du kannst die Zeit auch auf eine Wand projezieren, damit sie für alle sichtbar ist und es keine Überraschungen gibt.

Auch wenn du ein erfahrener Moderator bist:

Hole immer von jemand anderem Feedback zur Agenda ein!

Bei Stimmt sieht eine Agenda normalerweise etwa so aus:

Workshop-Ziel

Blu-Tack

Flip-Titel

Gelbe Post-its für Pro-gramm-puntke

Grüne Post-its für Meilensteine oder Pausen

Blaue Post-its für die Zeiten

Workshop-Titel

Datum des Workshops

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Durchführung

Stelle dich vor und erkläre deine Rolle. Stelle auch Co-Moderatoren sowie spezielle oder wichtige Teilnehmer vor. Lasse die Teilnehmer sich dann gegenseitig kenne-lernen. Wenn du das ein bisschen kreativer machen möchtest, als nur von jedem den Namen und die be-rufliche Funktion zu erfahren, sind die Methoden Ken-nenlern-Bingo, Charakter-Landkarte oder Cartoon-Charakter tolle Eisbrecher!

Erzähle kurz etwas zum Workshop-Kontext, wer ihn inizi-iert hat, warum genau diese Teilnehmer anwesend sind, was du gemeinsam mit ihnen erreichen willst und wie der Workshop abläuft. Frage nach, ob die Teilnehmer bei der Agenda Änderungswünsche haben.

Überlege dir, wie du mit Themen umgehen möchtest, die während dem Workshop aufkommen und vom Ziel ab-lenken. Eine Möglichkeit, die sich bewährt hat ist der Themenparkplatz.

Führe Regeln (z.B. Ideen nicht kritisieren, kein Fachjargon verwenden, keine Laptops oder Smartphones benutzen) sparsam ein, damit du nicht bevormundend wirkst. Über-lge dir, wer dafür sorgt, dass Regeln beachtet werden und was passiert, wenn sich jemand nicht daran hält.

Vorstellung

Ziel & Agenda

Regeln

Triff früh genug ein, um alle Teilnehmer

in Empfang zu nehmen. Misch dich unter sie - so können sie dich bereits in lockerer Atmosphäre kennenlernen und fühlen sich später wohler. Und du hast die Möglichkeit, die Stimmung zu spüren.

Für Workshop-Teilnehmer ist es am schlimms-

ten, wenn sie sich dis-orientiert fühlen. Sie werden den Zweck des Workshops anzweifeln und ihre Motivation verlieren. Hänge deshalb die Agenda im Raum auf und sorge dafür, dass sie immer gut sichtbar ist (einmal kurz beamen reicht nicht). Beziehe dich auf die Agenda wenn du zum nächsten Punkt kommst.

Charakter-Landkarte

Teilnehmer sollen sich nach bestimmten Kriterien auf-

stellen: Entweder in Gruppen (Leute mit der selben Haarfarbe, Leute die rote/grüne/gelbe Äpfel mögen, Leute mit 0/1/2/3/... Kindern, Leute mit/ohne Haustiere etc.) oder in einer Reihe (alphabetisch, nach Körpergrösse, nach Alter etc.). „Spielt“ für 5-10 Minuten.

Themenparkplatz

Bereite einen Flip vor, um alle Themen, die den Rahmen des

Workshops sprengen würden, aufzuneh-men. So kommst du nicht vom Weg ab und trotzdem fühlen sich alle Teilnehmer ernstgenommen.

Kennenlern-Bingo

Bereite Zettel mit 8-12 Fragen vor, die mit „Finde je-

manden, der...“ beginnen (z.B. ...das gleiche Haustier wie du hat, ...drei Fremdspra-chen spricht, ...einen Toyota fährt). Die Teilnehmer sollen im Raum umhergehen und Personen finden, die auf die Fragen passen. Wer zuerst alle Fragen beant-wortet hat „gewinnt“ und das Spiel endet.

Cartoon-Charakter

Diese Methode ist etwas klas-sischer: Neben oder statt dem

Namen und der Funktion sollen Teilneh-mer einen Cartoon-Charakter wählen und erklären, was sie damit gemeinsam haben. (“Ich bin Jerry von Tom&Jerry, weil ich klein bin, aber auch sehr süss und schlau.“). Das funktioniert auch sehr gut mit Helden der Kinheit, Märchenfi-guren oder Superkräften.

D

Willkommen1

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Warm-up

Warm-up

Bevor es losgeht ist es wichtig, dass die Erwartungen der Teilnehmer im Einklang mit dem Workshop-Ziel sind. Lasse sie wissen, was du erwartest, aber hole zum Beispiel mit einem Blitzlicht auch ihre Erwartungen ein.

Hast du die Teilnehmer direkt aus ihrem Alltag gerissen, musst du sie erst etwas wachrütteln, bevor sie produktiv arbeiten können. Verwende dafür ein physisches Warm-up oder eine Übung, um die Kreativität anzuregen: Verwen-dungszweck-Brainstorming oder Warm-up Brainstorming.

Erwartungen

Die richtige Stimmung

Lange Präsen-tationen sind ermüdend und

tragen nichts zu einer produktiven, kollabo-rativen Stimmung bei. Halte Inputs so kurz wie möglich - du willst ja nicht, dass die Teilneh-mer einschlafen. Passiert das trotzdem, weckst du sie mit einer Warm-up Übung wieder auf.

Auch wenn dir die Warm-up Übungen über-

flüssig erscheinen - wenn du willst, dass im Work-shop Kreativität „pas-siert“, solltest du das Warm-up auf keinen Fall auslassen. Es ist wichtig!

Manchmal muss ein Thema präsentiert oder Input von Teil-nehmern abgeholt werden um sicherzugehen, dass die Workshop-Herausforderung verstanden wird.

Beamer vs. Flipchart: Beamer sind böse (zumindest in Workshops). Zentrale Punkte auf einem Flip zu erläutern involviert das Publikum viel mehr. Verglichen mit ständig wechselnden projezierten Folien bleibt der Flip erhalten und die Zuhörer verlieren nie den Kontext. Wenn mehrere Flips nebeneinander hängen, schaffst du Übersicht und er-möglichst Vergleiche. Das zeigt deine Kompetenz!

Input-Präsentationen

Verwendungszweck- Brainstorming

Versammle die Teilnehmer vor einem Flipchart und reiche einen All-tagsgegenstand herum (z.B. Kreditkar-te, Kleiderbügel, Tasse,...). Die Teilnehmer nennen Verwendungszwecke für dieses 0bjekt und du schreibst sie auf den Flip. Nach den offensichtlichen Zwe-cken (mit einer Kreditkarte zahlt man) müssen die Teilnehmer kreativ werden (Karrotte hacken, Fingernägel put-zen,...). Brainstormt für 5 Minuten oder bis ihr 30 Zwecke gefunden habt.

Blitzlicht

Reihum fasst jeder Teilnehmer in einem Satz seine Erwartun-

gen an den Workshop (oder seine Mei-nung zu einem Thema, seine Gefühle, seine Stimmung, etc.) zusammen. So erhältst du einen Eindruck der Situation und zu-dem bekommt jeder die Chance, etwas zu sagen (aber zwinge niemanden dazu).

Warm-up Brainstorming

Alles was du für diese Übung brauchst ist ein Flip, ein Stift

und eine spannende Frage:

Was können wir tun, um jeden Montag morgen frei zu bekommen?

Wie erreicht man ein Cabriolet-Erleb-nis in einem geschlossenen Auto?

Wie schaffen wir ein Harley Davidson Gefühl auf einem Stuhl?

Die Teilnehmer rufen dir ihre Antwor-ten zu und du notierst sie auf dem Flip. Brainstomt für 5 Minuten.

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Problemorientierung3

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Als Moderator ist es deine Aufgabe, die Teilnehmer ge-schickt an die Lösung heranzuführen. Es gibt verschiedene Techniken, um eine Diskussion zu leiten:

Willst du viel Input abholen oder verschiedene Ideen ge-nerieren, ist Brainstorming die richtige Methode. Denk dar-an, beim Brainstorming gilt „Quantität vor Qualität“.

Steuern die Teilnehmer viele Ideen bei, musst du früher oder später priorisieren. Eine einfache Möglichkeit ist eine Klebepunkte-Abstimmung. Diese kann man auch in einer Diskussion anwenden, um Konsens zu erreichen.

Schaue dir die Troubleshoo-ting-Seiten an,

um zu erfahren was du tun kannst, wenn eine Diskussion aus dem Ruder läuft.

Probleme in einer Gruppe mit mehr als zehn Leuten zu bear-beiten ist schwierig. Effektiver ist es, Teilnehmer in 3er- oder 4er-Gruppen aufzuteilen und ein paar Dinge zu beachten:

Diskussionen

Kreativarbeit

Gruppenarbeit

Sei jetzt fle-xibel mit dem Timing - wenn

kreative Ideen erst einmal sprudeln bestehst du besser nicht auf die Pause, nur weil es so in der Agenda steht.

Um eine Dis-kussion anzure-gen, frage nach

Erlebnissen, Meinungen, Ängsten, Hoffnungen, Wünschen, Zielen, Vorteilen, Nachteilen, Problemen, Unterschie-den, Gemeinsamkeiten, Lösungen, Massnahmen,...

Frage offene Fragen am Anfang („Was denkst du?“) und geschlossene Fragen gegen Ende („Also, nehmen wir Idee A oder B?“)

Fasse zusammen and umschreibe komplizierten Input.

Setze den Input der verschiedenen Teilnehmer miteinan-der in Relation oder in den Diskussions-Kontext.

Dokumentiere die Inputs auf Post-its.

Gib klare Instruktionen und einen Zeitrahmen vor.

Lasse Teilnehmer wissen, wie sie Resultate dokumentieren oder präsentieren sollen. Eine Vorlage wie zum Beispiel das Ideenposter kann sehr hilfreich sein.

Besuche jede Gruppe während sie arbeitet und unter-tütze wenn nötig. Teile ihnen mit, wann sie noch 5 Minu-ten haben und nochmals, wenn noch 1 Minute übrig ist.

Brainstorming

Formuliere eine klare, einfache Frage und motiviere die Teil-

nehmer, möglichst viele Antworten zu geben. Du (oder eine vorher bestimmte Person) schreibst jedes Statement auf ein Post-it und hängst es auf den Flip. Erlaube jetzt keine Diskussionen und keine Kritik an den Ideen. Die Teilnehmer dürfen aber gerne auf den Ideen von an-deren aufbauen.

Klebepunkte-Abstimmung

Gib den Teilnehmern 3-5 Kle-bepunkte und fordere sie auf,

die Punkte zu den Ideen zu kleben, die ihnen am besten gefallen. Du kannst auch ein anderes Bewertungskriterium vorge-ben oder grüne Kleber für „Top-Ideen“ und rote für „Flop-Ideen“ verteilen. Willst du nicht, dass sich Teilnehmer gegenseitig beeinflussen, kannst du ano-nym abstimmen lassen: Dazu nummerierst du die Ideen und lässt die Teilnehmer die Nummer auf den Klebepunkt schreiben, bevor dann alle gleichzeitig ihre Punkte zur Idee kleben.

Ideenposter

Rüste jede Gruppe mit einem Flipchart, Post-its und Stif-

ten aus. Bereite eine Poster-Vorlage vor mit der Struktur, die die Teilneh-mer für die Präsentation ihrer Ide-en verwenden sollen. So arbeitet jede Gruppe im gleichen Format. Zudem kann sich die Gruppe mehr auf den Inhalt konzentrieren, wenn die Form vorgegeben ist. Das Poster könnte z.B. folgende Elemente beinhalten: Einen griffigen Titel, eine Visualisierung der Idee, Vorteile und Risiken der Idee, Vorschläge für die Umsetzung oder nächste Schritte,...

Problemlösung4

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Die Teilnehmer haben für einige Zeit an einem Thema ge-arbeitet. Sie möchten nun auch wissen, was mit den Resul-taten geschieht und wie es weiter geht.

Um für zukünftige Workshops zu lernen, kannst du Feed-back, zum Beispiel in der Form I like, I wish, auf zwei Ebe-nen einholen:

Bedanke dich bei den Teilnehmern für ihren Beitrag und verabschiede dich. Jetzt kannst du die Teilnehmer noch ein Stimmungs-Barometer ausfüllen lassen, damit du einen Eindruck bekommst, wie der Workshop ankam. Du kannst sie zudem bitten, ihre E-Mail-Adresse für Follow-ups beim Her-ausgehen zu hinterlassen.

I like, I wish

Teilnehmer sollen Feedback-

Statements in der Form „Mir gefiel...“ und „Ich wünschte mir...“ auf Post-its schreiben. So denken die Teilnehmer konstruktiv darüber nach, was man besser machen könnte, statt darüber, was ihnen nicht gefiel. Eine andere Mög-lichkeit ist „Mehr von...“ oder „Weniger von...“

To-Dos & nächste Schritte

Feedback

Auf Wiedersehen!Stimmungs-Barometer

Bereite einen Flip vor mit einer Frage oder einem Statement (z.B. „Dieser Workshop hat sich für mich ge-lohnt!“) und einer Skala. Verteile Klebepunkte und lasse die Teilnehmer bewerten.

To-Dos: Wer macht was bis wann?

Offene Punkte: Wirf einen Blick auf den Themenparkplatz und entscheide, was mit den offenen Punkten passiert. Braucht es einen weiteren Workshop? Könnt ihr die offenen Punkte priorisieren und To-Dos daraus machen?

Resultate: Kläre ab, wie die Resultate des Workshops behandelt werden sollen: Wer braucht ein Protokoll? Bis wann? Sind die Resultate vertraulich?

Inhaltlich: Sind die Teilnehmer zufrieden mit dem, was sie erreicht haben? Entsprach der Workshop ihren Erwartun-gen? Warum oder warum nicht?

Moderation: Wie haben sich die Teilnehmer während dem Workshop gefühlt? Waren die Methoden verständlich? Was gefiel ihnen am besten? Was am wenigsten? Warum?

Verschiebe das Vergeben der To-Dos nicht!

Wenn du das Commit-ment der Teilnehmer möchtest, solltest du ihre Zustimmung noch im Workshop abholen.

Follow-upDer Workshop ist vorbei, aber deine Arbeit ist noch nicht be-endet. Es stehen noch einige Dinge an, für die du dir Zeit re-servieren solltest.

Fotografiere alle im Workshop erarbeiteten Flipcharts. Eine Smartphone-Kamera reicht da völlig aus. Benenne die Fo-todateien, damit andere Leute auch verstehen, was darauf zu sehen ist.

Überlege dir, welche Art der Dokumentation die Workshop-Teilnehmer und andere Stakeholder benötigen:

Warte mit dem versprochenen Follow-up nicht

zu lange! Versende das Protokoll schnell und vergiss nicht, den Fort-schritt der vereinbar-ten To-Dos zu überprü-fen.

Notiere dir deine Learnings für zukünftige Workshops. Auch wenn der Workshop gut lief, solltest du deine Fähigkeiten als Moderator reflektieren. Es hilft auch immer, den Workshop mit einem Co-Moderator oder einem Teilnehmer zu bespre-chen, um aus deren Sicht zu erfahren, was gut lief und was beim nächsten Mal noch verbessert werden könnte.

Dokumentation

Debriefing

Möchten sie einfach informiert werden, reicht das Flip-chart-Fotoprotokoll.

Müssen sie Resultate präsentieren, solltest du die Re-sultate in einem Format wie Excel, PowerPoint oder Word digitalisieren. Frage nach, ob du für die Do-kumentation eine bestimmte Vorlage verwenden sollst.

E

Wrap-up5

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Festzuhalten, was während dem Workshop gesagt und erarbei-tet wird ist eine wichtige Aufgabe des Moderators. Flipchart, Post-its und Marker helfen dir dabei.

Visuell arbeiten

Visualisieren ist aus mehreren Gründen eine gute Sache: Alle sprechen vom Gleichen, man kann sich während dem Workshop darauf beziehen und zusätzlich können die Teil-nehmer immer sehen, wieviel sie schon erreicht haben.

Diese Flips kannst du schon im Voraus vorbereiten:

Post-its sind für den Moderator unerlässlich! Sie erlauben dir, flexibel zu sein, Aussagen oder Ideen zu clustern und Inputs der Teilnehmer zu ergänzen, ändern oder struktu-rieren.

Im Lauf des Workshops solltest du die folgenden Dinge mit Post-its und Flipchart visualisieren:

Die Vorteile

Was visualisieren?

Post-its

Post-its sind toll! Sie sind sogar noch tol-

ler, wenn man sie richtig benutzt. 1: Verwende helle Post-it Farben, damit der Text gut lesbar ist! 2: Nimm genügend dicke Marker. 3: Pass auf, dass Post-its nie überlappen - das kommt nicht gut auf dem Foto-Protokoll!

Bei Stimmt haben wir einen Farbcode für

die Post-its entwickelt. So können wir die Flips visuell strukturieren - und die Struktur auch Monate später noch nachvollziehen.

Kategorien oder Titel

Inhalt

Chancen, positiver Input

Bedenken, offene Puntke

Ziel(e) des Workshops

Workshop-Agenda

Aufgabenstellungen für die Teilnehmer

Regeln und Erwartungen

Wichtige Aussagen der Teilnehmer

Resultate, die im Workshop entstehen

Entscheidungen, die im Workshop getroffen werden

Offene Punkte

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte - das trifft auch auf Workshops zu. Warum auch viel Text verwenden, um etwas zu beschreiben, wenn man es doch mit einer einfachen Zeichnung zeigen kann? Ideen oder komplexe Konzepte sind einfacher zu begreifen, wenn sie visualisiert werden. Diese Bausteine helfen dir:

Pause

Dokumente

Prozess

Ziel

Shop

Telefon

Idee

Unternehmen

Computer

Boom!

Sprechen Rennen Denken Mein iPhone! Schau!

Frage

Finanzen

Internet Tablet & Smartphone

Regel

Trends

F

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TroubleshootingVermeiden: Mache einen Testlauf. Überlege dir, was schief ge-hen könnte und was du dagegen tun kannst. Halte „Plan B“ bereit!

Lösen: Lege eine Pause ein, um Klarheit zu schaffen. Befrage die Gruppe mit einem „Blitzlicht“ zu ihrer Sicht auf die Situation und möglichen Lösungen. Oder denke an eine analoge Situation und frage die Teilnehmer, was sie da tun würden.

Vermeiden: Behalte die Zeit immer im Blick, plane grosszügig, lege optionale Inhalte fest. Frage erfahrene Moderatoren nach ihrem Feedback zur Agenda.

Lösen: Pausiere den Workshop und strukturiere ihn neu. Hole das Feedback und Einverständnis der Teilnehmer ein. Sie müssen wis-sen, was in der verbleibenden Zeit noch erreicht werden kann.

Vermeiden: Teste alle Geräte! Finde heraus, wen du im Notfall kontaktieren kannst. Bringe mindestens eine ausgedruckte Version mit und zeichne notfalls auf dem Whiteboard.

Lösen: Mache eine Pause und löse das Problem. Scheue dich nicht, die Teilnehmer um Hilfe zu bitten.

Vermeiden: Verwende keine Methoden, von denen du befürch-test, dass sie bei den Teilnehmern schlecht ankommen könnten (weil sie zum Beispiel zu ausgeflippt oder zu rigide sind).

Lösen: Diskutiere nie über Methoden - du hast die Verantwor-tung dafür und die Teilnehmer müssen das akzeptieren.

Vermeiden: Mische dich vor dem Workshop unter die Teilnehmer und versuche, die Stimmung herauszuspüren. Setze klare Erwar-tungen an die Atmosphäre, die du haben möchtest.

Lösen: Gib dem Teilnehmer eine Chance, seine Erfahrung und Kompetenz zu beweisen. Frage ihn nach den positiven Aspekten einer Idee oder nach konstruktiven Alternativen. Reagiere auf persönliche Angriffe nie in der Gruppe. Mache eine Pause und gehe auf den Teilnehmer zu, um herauszufinden wie du die Situ-ation lösen kannst. „Es scheint, als würde dir der Workshop nicht gefallen. Was kann ich tun, um das zu ändern?“

Vermeiden: Lerne die Teilnehmer kennen. Teile bei Gruppenarbei-ten einen fähigen Moderator der Gruppe mit dem Alphatier zu.

Lösen: Teile die Teilnehmer in kleine Gruppen auf oder verwende Methoden wie das „Blitzlicht“, um sicherzustellen, dass jeder Teil-nehmer mitreden kann. Gib dem Alphatier nach Möglichkeit eine Aufgabe, die seinem Alpha-Anspruch gerecht wird.

Vermeiden: Rufe Teilnehmer vor dem Workshop an, um sie daran zu erinnern. Verlange die „Hausaufgaben“ ein paar Tage vor dem Workshop - so hast du Zeit zu reagieren. Wenn sie etwas präsen-tieren sollen: Schreibe ihren Namen auf die versendete Agenda.

Lösen: Lass sie die Aufgabe jetzt erledigen - und kommuniziere die Konsequenzen auf den Workshopablauf.

Vermeiden: Setze klare Erwartungen im Bezug auf ablenkende Geräte oder Gespräche. Plane Pausen ein, in denen E-Mails ge-checkt werden können. Vermeide lange Präsentationen.

Lösen: Quatschen Teilnehmer miteinander, bitte sie darum ihren Input mit den anderen zu teilen. Bei anderen Störungen kannst du deine Irritation so zeigen: „Ich sehe, dass du gerade nicht aufpasst. Wie mache ich es wieder spannend für dich?“ Vielleicht ist es auch einfach Zeit für eine Pause oder eine Warm-up Übung.

Vermeiden: Verwende eine stille Methode: Lasse die Teilnehmer Post-its schreiben und sammle diese ein, ohne sie zu diskutieren.

Lösen: Beende Diskussionen, die nicht zum Ziel führen und hal-te den Streitpunkt auf dem Themenparkplatz fest. Wenn jemand zuviel redet, bitte ihn, den Punkt zusammenzufassen oder auf ein Post-it zu schreiben. Falls das nicht hilft - pausiere und bitte den Quassler, sich etwas zurückzuhalten.

Vermeiden: Hole alle Ideen, die die Teilnehmer schon haben, zu Beginn ab und halte sie auf einem Flip fest. So ist klar, dass die Ideen berücksichtigt werden und die Teilnehmer können sich voll und ganz auf den Workshop einlassen.

Lösen: Unterbrich die Lösungsfindung und hole jetzt die beste-henden Ideen ab.

www.stimmt.chwww.stimmt.ch

Hilfe! Ich stecke fest und weiss nicht weiter!

0 oh. Ein ganz typisches Alphatier...

Was? Sie haben die Hausaufgaben nicht gemacht?

Argh! Warum hören sie bloss nicht zu?

Blah, blah - diese Diskussion führt zu nichts...

Sie halten ein-fach an ihren alten Ideen fest!

0h nein, die Zeit rennt mir davon!

So ein Mist, der Beamer geht nicht!

Hä? Die Teilneh-mer mögen meine Methoden nicht?

Puh, dieser Teil-nehmer ist so destruktiv!

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G

Wie Stimmt Workshops Wirkung erzielten... Strategie

Konzeption

Transformation

Nature Publishing Group, Bootcamp Bei 21 Führungspersonen in London Customer Expe-rience verankert.

Zürcher Kantonalbank, Persona Workshop In kleinem Team bei 30 Grad 4 solide Personas kon-zipiert.

Swisscom, Customer Journey Innovation Auf einer Alp im Berner Oberland in 3 Tagen einen Prozess revolutioniert.

SBB, Workshop Kundenorientierung 100 Leuten innert 3 Stunden Human Centered Design vermittelt.

Raiffeisen Bank, Zukunft des E-Banking Mit 12 Leuten in 3 Tagen die Innovationspipeline mit 165 Ideen gefüllt.

Zurich Versicherung, Neuer Beratungsprozess In 1 Tag einen völlig neuen, viel einfacheren Bera-tungsprozess erarbeitet.

myphotobook, Nutzerzentrierte Strategie Mit Management in 8 Workshops neue Strategie erarbeitet.

Erste Bank, Filiale der Zukunft Mit 15 Personen in 2 Tagen eine Vision für die Bankfi-liale der Zukunft erarbeitet.

Geschätzte Anzahl Workshops seit 1998: 1500

Strategie Konzeption

Transformation

Seit 1998 unterstützen wir unsere Klienten dabei, sich durch positive Kundenerlebnisse zu differenzieren. Dafür entwickeln wir Strategien, schaffen Konzepte für Interaktionen und helfen bei der Transformation von Unternehmen.

gemeinsame Vision entwickelt, beste strategische Option gefunden

innovative Prozesse, Produkte und Services konzipiert

Organisation auf Kundenorientierung eingeschworen, Kundenzentrierung in Wertschöpfungskette integriert

Stimmt AG | Customer Experience Consultants | Zürich | www.stimmt.ch | info@stimmt.ch

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