ServicesInfrastructures

Les évolutions technologiques qui favorisent la mobilité n’épargnent pas l’impression. Les entre-prises cherchent à intégrer cette composante sans remettre en cause leurs modèles d’organisation en se concentrant sur les solutions qui offrent le bon équilibre entre coût et sécurité, avec en filigrane une productivité des collaborateurs encadrée par une souplesse d’usage.

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Numéro 8 - mars 2012

Stratégie

speed�rem e d i A r c h i t e c t s

L’essentiel pour mieux comprendre

DossierLe

printnews

mobilitéL’impression

à l’heure de la

virtuanews infranews docunewsstockagenews printnewscloudnewsvirtuanews infranews docunewsstockagenews printnewscloudnews

La consumérisation de l’IT pousse les entreprises à mettre en place une stratégie d’impression mobile. Mais elles sont confrontées à un éventail complexe d’offres matérielles, logicielles et de services, autant qu’une hétérogénéité des solu-tions.

Le cloud printing suscite tous les intérêts lorsqu’il faut enri-chir les stratégies d’impression avec une dimension de mobilité. En tandem avec l’impression à la demande, il parvient à couvrir des besoins de plus en plus pointus.

Les MPS tiennent désormais compte de la mobilité pour être en mesure de contrôler et de comptabiliser ce qu’impriment les utilisateurs lors de leurs déplacements et pour assurer la sécurité des impressions indépendamment du lieu d’où elles sont lancées.

L’impression et L’intérêt de La mobiLitéA la question « ressentez-vous le besoin d’intégrer une stratégie d’impression mobile dans vos activités professionnelles » posée par le cabinet Quocirca à 125 entreprises européennes et américaines, 42 % d’entre elles répondent qu’elles n’en voient pas l’utilité. Elles sont 26 % à se dire intéressées mais précisent qu’elles n’ont pas dépassé le stade de projet. En revanche, 19% de ces entreprises ont identifié quelques besoins parmi leurs employés et commencent à chercher des solutions. Mais elles ne sont plus que 5% à considérer que la plupart de leurs collaborateurs bénéficient de l’impression mobile et sont en passe de s’équiper. Enfin, elles sont 5% à avoir déjà déployé une solution d’impression mobile.

La prolifération de smartphones et de tablettes dans l’entreprise redistribue les cartes de la mobilité, et partant, élargit le périmètre de la gestion de l’impression. Les solu-tions des experts n’ont pas attendu cette nouvelle donne pour encadrer des besoins irréversibles. La consumérisation de l’IT, qui tend à estomper les frontières entre la technologie à usage privé et professionnel, est tout sauf un fantasme. Le BYOD (Bring Your Own Device) modifie en profondeur le marché de l’in-formatique professionnelle. Selon une étude Forrester, près d’un quart des appareils utilisés sur le lieu de travail sont des terminaux mobiles et non des PC, tandis qu’un tiers des cadres utilise au moins trois terminaux pour se connecter au SI de leur entreprise. Et d’après le rapport Mobile Workforce d’iPass, les travailleurs mobiles sont 91% à utiliser un smartphone pour le travail et 44% d’entre eux possèdent une tablette. Enfin, une étude de l’Economist Intelligence Unit  indique que les bureaux devien-dront encore plus virtuels d’ici 2020, et que la majorité des employés travailleront plus depuis la maison qu’au bureau.

Louella Fernandes, analyste chez Quocirca, voit dans la consu-mérisation de l’IT une raison pour laquelle les entreprises ont intérêt à mettre en place une stratégie d’impression mobile. « Les organisations qui ignorent l’impact de la consumérisation sur leur environnement d’impression, courent le risque que leurs employés passent outre les directives des services IT en utilisant des applications alternatives. Ces solutions n’offrent pas toujours un niveau de sécurité suffisant et il deviendrait alors impossible de contrôler les comportements liés à l’impression au sein de l’entreprise ».

Un éventaiL compLexe de soLUtionsSi la sécurité prime, les mesures à mettre en place sont en étroite relation avec la politique d’impression sur laquelle s’appuie l’entreprise. Cette politique est souvent définie par un contrat de gestion d’impression déléguée, autrement dit de MPS. Lequel fournit aux responsables IT des outils indispensables : monito-ring des utilisateurs et des usages, gestion des coûts, mutualisa-tion des périphériques, impression à la demande, identification, authentification et impression sans fil. Enrichir cette politique d’un volet mobilité revient à déterminer quelle flexibilité d’accès à l’impression on souhaite donner aux collaborateurs qui se déplacent. Parmi les mesures les plus en vue, le cloud printing peut se révéler très efficace pour un profil donné de salariés, ou à l’inverse inadapté pour des collaborateurs qui auraient plutôt besoin d’une petite imprimante portable.

La diversité des solutions d’impression et des plates-formes mobiles compliquent la mise en œuvre d’une stratégie d’impres-sion mobile en entreprise. De fait, les organisations sont confron-tées à un éventail complexe d’offres matérielles, et logicielles et de services. Une hétérogénéité des solutions et un écosystème d’acteurs particulièrement riche ne facilitent pas la tâche des décideurs. Avec le prestataire qu’ils auront choisi, ils sont néan-moins tenus de trouver le meilleur équilibre possible entre la mobi-lité, la sécurité, les coûts, les exigences des processus métier, les besoins des utilisateurs et les modèles de prestation. •

ObSErvaTOIrE

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L’entreprise face à l’impression mobile

Une révolution aux enjeux stratégiques

mobilitéL’impression

à l’heure de la

voir La

vidéo

[pUbLicité]

nicolas cintré, chef de groupe marketing produit, détaille dans cette vidéo l’approche de brother en matière d’impression mobile.

L’écosystème de L’impression mobiLeLe cabinet Quocirca a disposé dans cette figure, les principaux acteurs du marché. Ces sociétés n’ont ni le même niveau de prestations ni le même périmètre d’activités. Elles sont cepen-dant en mesure de couvrir des besoins simples comme de répondre aux demandes complexes dès lors qu’elles établissent avec les entreprises un cadre stratégique qui concilie valeur com-merciale des projets et prise de risques. Leur rôle de conseil est donc aussi important que leurs expertises, autant pour relativiser la montée en puissance de l’usage de smartphones et de tablettes, qui ne fera jamais disparaître les besoins d’impression, que pour initier de nouvelles pistes d’organisation et de développement centrées sur l’entreprise mobile. Les entreprises qui ont déjà recours aux MPS semblent plus avantagées pour intégrer ce volet supplémentaire dédié à la mobilité. Les autres auront à relever un défi global, mais il se peut qu’elles aient accès dans un futur proche à la fois à des offres plus simples et plus puissantes.

Nul doute que l’adoption de smartphones et de tablettes dynamise le marché de l’impression. Les fabricants trouvent dans la poussée de ces terminaux l’opportunité de capitaliser sur leurs matériels, leurs logiciels et leurs services. À la perspective de vendre plus de périphériques, s’ajoute la nécessité de répondre à une demande croissante de valeur ajoutée induite par la mobilité. Tous les acteurs ont poten-tiellement le moyen de grossir leurs revenus en structurant leurs offres. Pour la plupart, les constructeurs intègrent aujourd’hui la composante mobilité dans leur catalogue. Il y a eu cependant des précurseurs, identifiés par les observateurs du marché et notamment le cabinet d’études Quocirca. On compte ainsi d’abord Canon, HP, Lexmark, Konica Minolta, Ricoh et Xerox. Océ, depuis son rachat par Canon, bénéficie de la plate-forme Uniflow. Brother et Epson sont également de la partie. Ces deux derniers étant avec Canon et Kodak positionnés également sur l’impression portable. Historiquement, ce sont les constructeurs fortement impliqués dans les services d’impression déléguée (MPS) qui ont le plus tôt développé une offre liée à la mobilité.

des prestataires spéciaLisés dans L’hétérogénéité Aux côtés de ces fabricants, des prestataires, indépendants des marques, pèsent dans le choix des solutions. EFI, Cortado, Drivve, Pcounter, PrinterOn et Ringdale en sont les représentants les plus importants. De l’impression à la demande (pull printing) à la gestion des collaborateurs itinérants, ces vendeurs ont la particularité de pouvoir prendre en charge des environnements multi constructeurs. C’est pourquoi de plus en plus de fabricants

intègrent eux-mêmes les solutions de ces prestataires lorsqu’ils doivent assurer la gestion de parcs hétérogènes sur le plan de la mobilité.

Il faut noter aussi la présence d’acteurs particuliers comme Google, dont l’offre Cloud Print représente une alternative qui permet de connecter simplement des imprimantes à Internet en s’appuyant sur les services de Gmail et de Google Docs. Les périphériques d’impression, parmi lesquels on compte des modèles Epson, HP ePrint et Kodak, doivent toutefois être identifiés avant de pouvoir être utilisé. Apple joue également un rôle intéressant via sa technologie AirPrint, directement intégrée dans l’OS des iPhone et des iPad, et qui affiche pour l’heure une compatibilité avec les matériels Brother, Canon, Epson, HP et Lexmark.

Parmi les critères de choix qui départagent tous ces prestataires, la souplesse de la solution retenue, permettant aux utilisateurs, selon le contexte dans lequel ils se trouvent, de lancer leur impression au choix par e-mail, via un navigateur ou à partir d’une application spécialisée. Également important, le volet sécurité doit fournir les mêmes garanties d’authentification et de contrôle délivrées par une impression au bureau. La capacité du presta-taire à pouvoir adresser un parc d’imprimantes et de terminaux mobiles multi plates-formes est un autre point essentiel. Enfin, une ouverture sur le cloud et un prolongement des MPS vers la gestion de la mobilité constituent des bases solides pour construire une véritable stratégie. •

Marché

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Entreprise mobile

Les solutions de multiples acteurs

mobilitéL’impression

à l’heure de la

imprimer en dépLacementImpression en entreprise. A travers le réseau de l’entreprise ou de ses filiales, depuis un terminal mobile ou une application, via la pièce jointe d’un email vers une imprimante enregistrée ou à travers un navigateur web. Une approche cloud privé permet de renforcer la sécurité.Impression publique. Les points d’accès d’hôtels, d’aéroports ou de centres de conférence équipés d’une connectivité Wi-Fi fournissent des services d’impression. Une authentification est requise avant de libérer une impression envoyée par e-mail sur l’imprimante désignée.E-mail ou navigateur web. Depuis une infras-tructure cloud privé ou public, un job d’impression est envoyé à une adresse unique attribuée à une imprimante. La soumission du job via un navigateur permet d’accéder à plus d’options.Impression sans fil. Le Direct Printing, qui s’affran-chit de réseau, ou le Wi-Fi constituent les solutions les plus répandues.Driver universel et code Qr. Un seul et unique driver est attribué à tous les périphériques d’impres-sion. Certaines imprimantes sont dotées d’un code QR qu’il faut scanner via le terminal mobile pour lancer une impression.

Le cloud printing est certainement le scénario qui suscite le plus d’intérêt lorsqu’il faut élargir et consolider les stra-tégies d’impression avec une composante mobile. Comme dans bien d’autres secteurs, la notion de cloud printing touche trois types de cloud. D’abord le cloud privé, qui s’appuie sur les solutions internalisées de sociétés telles que Citrix, VMware ou Microsoft. Ensuite le cloud public, mis à disposition via les applications Google Cloud Print, Air Print, Office Live ou encore Salesforce. Enfin le cloud hybride dans lequel les utilisateurs ac-cèdent à des applications propriétaires installées et hébergées dans un cloud privé ou public. Dans ces trois cas de figure un utilisateur est censé pouvoir imprimer avec plus ou moins de faci-lité selon la complexité de l’environnement. Si le cloud privé ne constitue pas une solution plébiscitée - sa mise en place doit être assurée par l’entreprise - il n’en possède pas moins un précieux atout : il sait transformer un serveur d’impression en un véritable système centralisant tous les drivers d’imprimantes requis par les utilisateurs distants. Il possède aussi tous les outils de contrôle et d’optimisation nécessaires à l’impression quels que soient le lieu et le périphérique concernés.

trois approches poUr Les cLoUd pUbLics et hybridesToutefois, en raison de coûts plus abordables, les solutions cloud public et cloud hybride attirent pour l’heure beaucoup plus d’entreprises. Trois approches distinctes permettent aux terminaux mobiles dépourvus de drivers d’imprimer. La première consiste à attribuer une adresse mail unique à une imprimante. Ce qui suppose que cette dernière soit cloud-aware, connectée sur le net et capable de recevoir des emails. Ici, le terminal mobile

ne sert qu’à sélectionner le document. Celui-ci est ensuite aiguil-lé dans le cloud vers une application qui se charge à la fois de permettre de visualiser ce document, d’en créer une description de page, de traduire cette description de page dans le langage de l’imprimante sélectionnée puis d’envoyer le job par email vers l’imprimante.

Autre variante, la description de page du document est assurée par le terminal mobile. Ce qui permet de recourir à une interface web mais nécessite une connexion Internet pour accéder à un nombre restreint d’imprimantes, puisque celles-ci, là encore, doivent être dotées une adresse e-mail ou déclarées. Cloud Print de Google en est une illustration. AirPrint d’Apple joue sur le même registre mais ne requiert pas de connexion Internet.

Une troisième voie va plus loin, permettant aux périphériques mobiles des plates-formes iOS, Android et BlackBerry de trou-ver une imprimante connectée à l’aide d’une liaison Bluetooth ou Wi-Fi et, si nécessaire, d’une recherche sur les annuaires LDAP. Le service, souvent gratuit via les markets et autres stores, référence près de 8000 imprimantes, un nombre en constante évolution. En règle générale, le terminal mobile dialogue avec le périphérique d’impression dès lors que celui-ci est présent sur le même réseau sans fil. Une combinaison de ces solutions est envi-sageable. Elle est d’ailleurs souvent exploitée par de nombreux prestataires, qui, outre un rôle important de conseil, se doivent de proposer une grande facilité d’usage, sans perdre de vue que ce qui fonctionne sur un terminal mobile n’est peut-être pas adapté à d’autres terminaux. •

InfraSTrUcTUrES

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Usages et stratégies

Les voies du cloud

mobilitéL’impression

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5 raisons de choisir L’impression Wi-Fi Partage. Grâce au Wi-Fi, plusieurs utilisateurs d’ordinateurs et de terminaux connectés peuvent partager une seule et même solution d’impression, avec une baisse des coûts conséquente.Simplicité. Les fabricants ont optimisé leurs offres. Les procédures d’installation sont désormais très simples et le paramétrage plus facile que celui d’un réseau Ethernet, notamment pour multiplier les points d’accès.Mobilité. La technologie Wi-Fi permet de lancer une impression à distance, jusqu’à près de 100 mètres. Les possibilités de déplacement sont multiples selon les infrastructures mises en place.Environnement. Une seule solution pour plusieurs uti-lisateurs, le bilan carbone est revu la baisse. Le volume de déchets est considérablement réduit lorsque l’appareil arrive en fin de vie.Performances. Les qualités et la vitesse d’impression en Wi-Fi sont identiques à celles d’une impression avec câble USB, quelle que soit la force du signal du réseau. Sécu-rité et confidentialité sont assurées en limitant l’accès au serveur d’impression.

Les systèmes d’impression se plient aux nouvelles exigences de la mobilité et n’échappent pas à la défer-lante du sans fil. Les technologies disponibles offrent un grand confort d’utilisation, ne demandent pas d’énormes investissements et s’intègrent sans difficulté dans les environnements existants. Solution la plus répandue, le Wi-Fi a gommé ses problèmes de qualité de services, de débit, de couverture et de sécurité, grâce à la généralisation des normes 802.11x. De fait, de nombreux constructeurs proposent des imprimantes capables de communiquer par cet intermédiaire. Bluetooth est un autre moyen de faire communiquer les imprimantes avec des terminaux mobiles. Cette technologie, développée à l’origine pour remplacer un câble et connecter les machines point à point, est adaptée aux applications à faible bande passante telles que le partage d’imprimantes. Dans sa version 4.0, elle pourrait d’ail-leurs aujourd’hui presque rivaliser avec les bas débits du Wi-Fi, mais c’est surtout sa faible consommation électrique qui en fait un dispositif idéal pour les échanges rapprochés entre imprimante portable et terminal mobile. Il existe enfin des liaisons infrarouge qui, elles aussi, fonctionnent très bien dans un périmètre restreint.

Un roUteUr Wi-Fi et pLUsieUrs modes de connexionQuel que soit le mode de connexion retenu, il nécessite un ser-

veur d’impression sans fil. Lorsqu’il est relié à un routeur via Ethernet, ce serveur remplit classiquement ses

tâches de partage et de passerelle mais commu-nique avec les imprimantes Wi-Fi à distance, ce qui permet de disposer celles-ci sans se préoccuper de

câblage. La liberté de déplacement est encore plus grande si l’on choisit un serveur d’impression ou un routeur sans fil qui commu-nique directement par radio avec le réseau de l’entreprise. Dans tous les cas, la liaison s’établit selon deux grandes méthodes. En mode WPS (Wi-Fi Protected setup), qui a l’avantage d’éviter de taper une quelconque clef d’identification mais nécessite une

compatibilité du routeur, ou alors en activant un setup depuis le panneau de contrôle de l’imprimante. Ce dernier mode

requiert de fournir quelques informations comme le SSID du réseau et, le cas échéant, la clé WEP ou WAP du réseau sans fil. Autre possibilité, une connexion tempo-raire entre l’imprimante et le terminal mobile via un câble

USB, qui autorise par la suite l’impression sans fil.

des contraintes de sécUritéMais même si elle peut facilement être installée et désinstallée, une imprimante Wi-Fi ne se déplace pas, c’est le PC portable ou le smartphone qui gravite autour et qui identifie le réseau à proximité. Malgré des procédures d’installation simplifiées et une disponibilité opérationnelle rapide, l’impression sans fil doit se plier à certaines contraintes, elles-mêmes liées aux procédures de mise en place d’un réseau radio. La sécurisation des accès est le point le plus sensible dans la stratégie du sans fil. L’équilibre entre portée et débit en est un autre, tout comme l’étude des besoins de couverture radio qui devra tenir compte de l’environ-nement de distribution (densité des murs, disposition des points d’accès, etc.), des attentes en termes de performances et de la nature des flux qui vont transiter sur le nouveau réseau. •

TEchnOLOgIE

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Déploiement

Les clés de l’impression sans fil

mobilitéL’impression

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terminaUx mobiLes et sécUritéL’utilisation de terminaux mobiles dans le cadre professionnel est de plus en plus courante. Il faut trouver le bon équilibre entre une mobilité synonyme de souplesse pour les collaborateurs et les questions que celle-ci soulève en matière de sécurité. Pour le spécialiste Check Point Software, se prémunir contre les menaces qui pèsent sur la sécurité consiste à mettre en place et à faire ap-pliquer les meilleures pratiques, tout en établissant une politique adaptée à « l’entreprise mobile ». Ainsi, les entreprises sont fortement invitées à définir une liste de terminaux mobiles autorisés à accéder à leurs données, la nature des données pouvant être stockées sur ces équipements, les types d’applications mobiles pouvant être téléchar-gées, la procédure à suivre en cas de vol ou de perte du terminal, la démarche précise pour mettre à jour les patchs correctifs destinés aux systèmes d’exploitation, des mots de passe pour connecter le mobile, ainsi que les modalités de suppression d’un terminal perdu ou volé.

Le pull printing ou impression à la demande se généralise. Son principe est de fournir aux entreprises le moyen de gérer la confidentialité des impressions, dès lors qu’impri-mantes et MFP sont mutualisés. L’impression de données sensibles représente toujours un risque important lorsqu’elle se fait sur des imprimantes partagées plutôt que localement. En s’appuyant sur diverses techniques d’authentification, l’utilisa-teur concerné par les documents imprimés est en mesure de les récupérer au moment où il le souhaite et sur le périphérique de son choix. Non seulement ces possibilités favorisent la mobilité à l’intérieur de l’entreprise, en permettant de choisir le périphé-rique où l’on va s’authentifier puis imprimer, mais elles permettent d’économiser des ressources et de diminuer globalement le volume d’impression, sachant qu’en moyenne 5% des docu-ments ne sont pas récupérés sur les bacs de sorties. Le fait de devoir se présenter physiquement devant le périphérique pour débloquer une impression évite le gaspillage. Dès que l’utilisa-teur s’est identifié, ses demandes d’impression apparaissent sur l’écran tactile du multifonction, ce dernier libérant ou non l’impression en fonction du choix de l’utilisateur. De la prévisua-lisation des documents aux réglages de dernière minute, toutes les ressources du système d’impression restent disponibles à ce moment précis. En outre, les demandes non satisfaites au bout d’un laps de temps déterminé sont automatiquement supprimées sur le serveur d’impression.

Une architectUre itinérante poUr servir Le FoLLoW me Ce type de dispositif - une application multi plates-formes déve-loppée par un éditeur spécialisé ou conçue par le fabricant de

solution d’impression - délivre plus de souplesse voire de convi-vialité : lorsque un système est occupé par un job d’impression antérieur ou plus volumineux demandé par un collaborateur, l’im-pression à la demande permet de libérer les documents sur un autre périphérique. Si la notion de follow me vient enrichir la poli-tique d’impression avec une dimension de mobilité et confidenti-alité, elle s’en fait aussi le prolongement en contrôlant l’usage de la couleur et en imposant le recto verso, en luttant contre l’oubli de documents sur les MFP et en redirigeant les flux d’impres-sions. Les spécialistes insistent aussi sur l’augmentation de la satisfaction des utilisateurs induite par de telles solutions. Celles-ci mettent en place une véritable architecture itinérante en créant un système centralisé d’impression sécurisée des documents à partir de n’importe quel périphérique d’impression exploité par les organisations. Ici, la mobilité bénéficie également des lance-ments d’impression effectués à partir des smartphones et des tablettes. Selon la solution, il suffit d’envoyer ses documents par email, par soumission depuis une page web ou en utilisant un pilote qui fonctionne sur toutes les plates-formes. Pour imprimer, les utilisateurs n’ont alors pas besoin d’être connectés au ré-seau local de l’entreprise, même lorsqu’il faut s’identifier. •

SécUrITé

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Confidentialité

Quand l’impression se fait à la demande

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Une biométrie sUpervisée par La cniLŒil, main, doigt, visage, voix, comportement gestuel et désormais lecture de l’ADN, les pistes de l’authentification biométrique sont multiples. S’il s’agit dans tous les cas de reconnaître des caractéristiques physiques, des technologies associées à l’authentification des empreintes digitales sont des biométries à traces. Ces traces peuvent être détournées à l’insu des personnes concernées et être utilisées notamment pour usur-per leur identité. Selon la Cnil, les risques de dérive sont importants et la Commission n’hésite pas à faire capoter les projets qui ne respectent pas les lois en vigueur. Authentifier ou identifier suppose de stocker des données et, pour être mis en place, ce stockage de données biométriques doit recevoir l’aval de la cnil. Au-delà de leurs caractéristiques techniques, ces technologies rencontrent également des réticences culturelles et psychologiques mais semblent vouées à se multiplier.

Point de politique d’impression ni de services de mobilité sans système d’authentification efficace. Malgré des inno-vations au point mort, le choix de solutions reste large. Le SI d’une entreprise se compose de nombreux éléments parmi lesquels l’individu représente la composante la plus difficile à catégoriser et contrôler formellement. On banalise aujourd’hui le fait de devoir décliner son identité à différents moments de la journée tant les environnements connectés sont devenus fami-liers. Mettre sous tension son ordinateur et entrer son login est un réflexe commun, qui déclenche pourtant une cascade de proces-sus pouvant cacher une certaine complexité. Les périphériques d’impression sont désormais traités comme des PC et plus par-ticulièrement les multifonctions, par définition partageables et donc présents sur le réseau pour servir la mobilité. Dans la plu-part des scénarios d’impression à la demande, il faut s’identifier, puis s’authentifier, avant de pouvoir accéder aux ressources de la machine, l’identification permettant de reconnaître une identité et l’authentification de vérifier et valider cette identité.

sécUrité et remontée de compteUrsL’authentification se place donc au-dessus de l’identification. Elle sert réellement à libérer le job d’impression, avec en arrière-plan un processus de traçabilité qui dialogue avec les infrastructures de sécurité. L’authentification sert aussi à alimenter les outils de comptabilité, mais également à envoyer de l’information à l’uti-lisateur qui se connecte, à l’aiguiller et lui proposer des menus personnalisés selon son profil. Authentifier revient à vérifier qu’une personne possède bien les droits qu’elle prétend avoir. On authentifie pour des raisons de sécurité et de confidentialité mais

également de coûts, logiquement en étroite relation avec une politique d’impression qui cherche à optimiser la mutualisation des machines.

La méthode la plus courante pour se faire reconnaître est la saisie d’un code numérique ou code PIN, qui permet à l’utilisateur de se servir du matériel. Vulnérable lorsque la combinaison des 4 chiffres est connue d’une personne malveillante, le système a le mérite de ne pas coûter cher. Pour des raisons de sécurité, on lui a souvent préféré la carte à bande magnétique, et aujourd’hui, la carte à puce intelligente. Celle-ci sert en même temps à accéder aux locaux, se garer dans le parking ou obtenir son plateau à la cantine. Mais là encore, un badge volé facilite les intrusions, même si le système permet de combiner plusieurs moyens d’au-thentification en demandant, par exemple, un code après lecture de la carte. Autre approche, entrer sur un MFP son login et son mot de passe via des services d’annuaire LDAP permet de se conforter à la politique de l’entreprise. On assiste évidement de plus en plus au lancement de l’impression via un smart-phone, soit par l’intermédiaire de l’email, soit en scannant un code-barres associé à l’imprimante. Il existe également la technologie de commu-nication en champ proche (NFC) qui permet aussi une authentification sans contact, en approchant le smartphone de l’étiquette NFC figurant sur l’imprimante. Enfin, la biométrie et son cortège de technologies est un autre sésame. Les dispositifs les plus performants savent reconnaître le faisceau veineux du doigt. •

SécUrITé

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Stratégies de mutualisation

De l’identification à l’authentification

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La tabLette rédUctrice des besoins d’impressionUne étude de Morgan Stanley met en perspec-tive les conséquences de la consumérisation de l’IT et notamment de la poussée des tablettes en entreprise. Le domaine de l’impression n’échappe pas à ces changements. Morgan Stanley a demandé à 215 personnes si elles étaient prêtes à imprimer moins si elles avaient la possibilité de travailler, d’éditer et de visualiser leurs docu-ments sur une tablette. 71 % d’entre eux ont été favorables à cette de suggestion. Plus intéressant encore, sur les 48 répondants possédant déjà une tablette, 90 % d’entre eux ont déclaré vouloir impri-mer moins s’ils avaient accès à leurs documents sur une tablette.

Les MPS ou managed print services cristallisent ces der-nières années l’expertise des concepteurs de solutions d’impression. En confiant à ces fabricants la gestion totale de leur parc et en adoptant une stratégie d’impression idéale, les entreprises peuvent espérer réaliser d’impor-tantes économies. Elles s’en remettent alors à un prestataire unique qui encadre les dépenses, fournit un environnement de travail plus performant aux collaborateurs, améliore les processus métiers, réduit l’impact sur l’environnement et veille à la confor-mité du patrimoine informationnel. Autant dire que la formule ren-contre un franc succès. Selon IDC le segment des MPS devrait connaître en Europe de l’Ouest un taux de croissance annuel moyen de 10,1% au cours des prochaines années, passant de 2,7 milliards de dollars en 2009 à 4,01 milliards en 2014. Le mar-ché des MPS se partage entre constructeurs, revendeurs inté-grateurs, éditeurs de logiciels et consultants. En Europe, seules 15% des entreprises bénéficiaient en 2009 de MPS souligne le cabinet Quocirca. Et selon son concurrent Photizo, les managed print services représenteront en 2013 plus de 35% du marché de l’impression, et environ 35 % des périphériques seront à ce moment gérés par ces contrats. Photizo crédite également le marché hexagonal des MPS d’une croissance annuelle de 29%.

moins imprimer et diFFéremment Conséquence logique de la multiplication des smartphones et des tablettes en entreprise, ces contrats de gestion déléguée doivent aujourd’hui tenir compte de la mobilité. Non seulement afin d’être en mesure de contrôler et de comptabiliser ce qu’im-priment les utilisateurs lors de leurs déplacements mais pour

assurer la sécurité des impressions indépendamment du lieu d’où elles sont lancées.

La tendance qui pousse à consulter les documents sous forme numérique et les conserver sur des terminaux mobiles devrait entraîner une baisse de l’impression. Dans le même temps appa-raissent d’autres façons d’imprimer, inhérentes au déplacement de la main d’œuvre et à de nouvelles organisations de travail, alors que se maintiennent d’impérieux besoins d’impression : dans une récente enquête Quocirca, 75% des 125 responsables d’entre-prise interrogés ont indiqué que l’impression continuait à jouer un rôle important dans le soutien de leurs activités commerciales à l’ère de la mobilité. L’appétit pour l’impression à partir de smart-phones est bel et bien là, avec 55 % des répondants indiquant que leurs collaborateurs aimeraient être en mesure d’imprimer à partir de leurs appareils mobiles, tandis qu’environ 25% sont déjà la recherche de solutions d’impression mobiles.

Pour élaborer un cadre stratégique, ces entreprises se tournent vers les spécialistes des MPS. Les organisations dont le parc d’impression est déjà sous contrôle peuvent s’appuyer sur l’expérience de leur fournisseur afin de déterminer comment soutenir au mieux l’impression mobile. Pour les entreprises qui ne recourent pas aux MPS, la tâche est plus difficile, elles doivent chercher à rationaliser leur flotte existante avant d’exploiter les fonctionnalités d’impression mobile. C’est du moins le scénario actuel le plus répandu, car les prestataires sachant gérer à par-tir de la même plate-forme impression bureautique et impression mobile sont loin d’être nombreux. •

STraTégIE

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Le dossier printnews Numéro 8 - mars 2012

Rationalisation équilibrée

La mobilité s’invite dans les MPS

mobilitéL’impression

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0%

SI VOUS POUVIEZ CONSULTER ET ÉDITER VOS DOCUMENTS SUR TABLETTE, IMPRIMERIEZ-VOUS MOINS ?

29% 51% 20%

10% 44% 46%Possesseur iPad

Possesseur non iPad

20% 40% 60% 80% 100%

Même quantité d’impression Quantité d’impression inférieure Quantité d’impression très inférieure

© Morgan Stanley

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Une oFFre de services modULaire poUr L’optimisation des ressoUrces Les services MPS d’Océ s’appuient sur un large éventail d’outils, logiciels et prestations. Dans la gestion de parc, qui permet de faire de la surveillance et du monitoring, Océ associe Device Monitor pour la remontée globale d’alertes et unifLOW pour la comptabilité par service et utilisateur. À travers des rapports générés par ce tandem, l’entreprise est ainsi en mesure de savoir si ses collaborateurs impriment depuis leur PC ou depuis leur mobile ou smartphone. Dans l’illustration présentée ici, les deux briques gestion de parc et reporting constituent l’offre de base des services MPS d’Océ. Les autres modules s’ajoutent en fonction de la politique d’impression visée. Mais les enjeux de la mobilité reposent surtout sur unifLOW qui simplifie et automatise les processus documentaires courants, renforce la sécurité des informations et contrôle les coûts d’impression via une sur la plate-forme logicielle unique. Du mode follow me à l’impression via une pas-serelle web, de la gestion de l’impression des personnes invitées dans les locaux de l’entreprise à l’impression des données stockées dans le cloud, la solution d’Océ sait répondre à la plupart des besoins.

Le groupe Océ n’a pas attendu la reconnaissance de ses services de gestion déléguée de flux d’impression par le « Quadrant des Challengers » de Gartner dans la catégo-rie Managed Print Services Worldwide pour répondre aux besoins du marché. Voilà déjà quelques années que le fabri-cant tire parti de son expérience dans l’industrie de l’impression pour proposer une solide infrastructure MPS à ses clients. Océ dispose aujourd’hui d’une offre qui le place sur la même ligne que ses concurrents, mais aussi d’atouts qui lui permettent de se distinguer.

Le constructeur fait valoir une continuité stratégique dans les solutions proposées. « Nous constatons que les entreprises ont une approche en deux étapes  », explique Bruno Archambeau, Business Developement Manager chez Océ-France. « Elles souhaitent d’abord bénéficier d’une gestion proactive de leur parc d’impression avec un niveau de service relativement simple, puis identifient très vite de réels besoins de rationalisation, par exemple en termes de sécurisation et d’impression à la demande. Désormais, ces entreprises veulent en plus intégrer la dimension mobilité à leur politique d’impression ».

Une pLate-Forme sans éqUivaLentLa mobilité constitue pour Océ le moyen de compléter les ser-vices de l’offre MPS. La nécessité de maîtriser les coûts, d’optimi-ser l’exploitation des informations issues du reporting, d’améliorer l’efficacité et la productivité des utilisateurs, de soulager la charge des services informatiques, sont autant de facteurs qui lient étroi-tement MPS et mobilité. Bruno Archambeau voit en effet dans la

multiplication des smartphones et tablettes en entreprise un signe qui ne trompe pas : il devient nécessaire de tracer tout ce qui s’imprime depuis ces terminaux mobiles de façon à associer les impressions aux utilisateurs et aux services. Toutes ces données vont alimenter les outils de collecte d’informations sur lesquels se basent les MPS. « Le smartphone sert aussi à libérer des impres-sions, quelquefois à les supprimer et donc à engendrer des éco-nomies. Sans parler des systèmes d’impression qui manquent de papier, un problème que l’on peut contourner facilement là encore en libérant l’impression sur un autre périphérique. Enfin, si l’on peut éviter aux services IT la gestion de l’impression mobile, voilà pour eux autant de temps gagné à se consacrer à leur véri-table cœur de métier », ajoute Bruno Archambeau.

Pour répondre aux enjeux de la mobilité, Océ mise sur sa capa-cité à prendre en charge les environnements multi fournisseurs tant au niveau matériel que logiciel. Ouvert sur les standards du marché, le fabricant néerlandais place au cœur de son offre mobilité la plate-forme uniFLOW, laquelle sait gérer à la fois l’impression mobile et l’impression traditionnelle, là où les concur-rents s’appuient sur deux plates-formes distinctes, doublant quasiment ainsi les charges des projets. Les solutions proposées par Océ font preuve de modularité et flexibilité. Qu’il s’agisse de MPS traditionnels ou de services plus poussés tenant compte des évolutions de chaque entreprise vers des activités plus mobiles, le constructeur néerlandais entend répondre à toutes les demandes. •

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De l’impression à la gestion documentaire

MPS et mobilité : les bonnes recettes d’Océ

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brother s’invite dans La nUmérisation portabLe Si la mobilité redéfinit les enjeux de l’impression portable, elle impose aussi d’autres approches en matière de numérisation. brother a reconsidéré le marché des scanners portables pour décliner de nouvelles offres adaptées à la gestion du document. Ses petits périphériques couleur DS-600 et DS-700D ont la particularité de délivrer une grande qualité de numérisation, héritée du savoir-faire du constructeur japonais en matière de technologie CIS. Alimenté par un câble USB, le DS-600 ne pèse que 315 g et numérise en 600 dpi à la vitesse de 3 ppm en couleur et 5 ppm en N&B. Le DS-700D bénéficie des mêmes caracté-ristiques mais il est un peu plus lourd, près de 600 g, car il assure un mode recto verso en une seule passe grâce à la présence de deux scanners. Sur le terrain, ces modèles font preuve d’une prise en main simplifiée. Les logiciels DSmobileSCAN et PageManager automatisent les opérations de numérisation et de reconnaissance de carac-tères, puis la transformation des documents au format PDF ou Word. Avec cette offre, Brother entend répondre à la fois aux problématiques de gain d’espace en déplacement, et aux utilisateurs à la recherche d’un matériel prêt à l’emploi, aussi efficace que possible et pouvant s’adapter à diffé-rentes tâches de numérisation.DS-600 : 116 euros HTDS-700D : 183 euros HT

Le marché de l’impression mobile s’enrichit de produits compacts, légers et dédiés au nomadisme. Du côté des métiers itinérants comme des utilisateurs éloignés de l’entreprise, la demande est en constante progression. Comment tout une catégorie de professionnels peut-elle lais-ser une trace de passage ou formaliser  une intervention sur le terrain ? Comment les télétravailleurs et collaborateurs nomades peuvent-ils bénéficier des solutions d’impression fiables et adap-tées ? L’impression portable fournit une réponse à des besoins de plus en plus larges. Les profils des collaborateurs concernés sont multiples. En premier lieu la main-d’œuvre mobile qui a recours à l’impression d’étiquettes ou de reçus, et perd du temps lorsqu’elle doit se déplacer vers une imprimante fixe associée à un poste de travail centralisé. Bien avant l’essor des smartphones et tablettes, les PC portables ont favorisé la transformation des métiers de la livraison, de la vente et de la maintenance : chaque salarié en déplacement est devenu un prescripteur de produits et de services de son entreprise, à même d’imprimer de simples informations ou des documents contractuels.

Une croissance annUeLLe de 14 %La tendance est loin de s’essouffler, autant pour les documents bureautiques que pour les étiquettes. Selon les analyses de Venture Development, les ventes d’imprimantes portables ther-miques - technologie désormais la plus répandue - devraient connaître une croissance annuelle de 14 % jusqu’en 2014. Les concepteurs de solutions mobiles répondent à la demande avec une offre de plus en plus élaborée. Parmi les critères essentiels qui départagent les modèles, le poids. Si les imprimantes les plus

légères atteignent les 300 g, au-delà de 1,5 kg, difficile de parler de portabilité. Les dimen-sions des périphériques varient quant à elles en fonction du format traité. L’A4 ne pouvant se passer de certaines dimensions de l’imprimante, il existe des modèles ultra compacts adap-tés à ce format traditionnel. Malgré un encom-brement réduit, ces périphériques constituent toutefois les imprimantes portables les plus volumineuses, les formats A6 et A7 restant la chasse gardée de dispositifs plus petits et plus fins. Autre constat, les meilleures possibilités de miniaturisation offertes par le thermique ont eu raison de l’alternative jet d’encre, trop salissante en cas de problème, plus onéreuse sur le plan des consommables et plus fragile si l’on considère la mécanique d’impression.

Bien plus que leurs grandes sœurs vouées à la bureautique, ces imprimantes portables s’installent et s’utilisent facilement. Et elles communiquent certainement encore mieux et avec tout type de terminaux, une liaison Wi-Fi ou Bluetooth s’imposant dans la plupart des scénarios de mobilité. Elles bénéficient également d’une autonomie électrique surprenante grâce à des batteries de plus en plus performantes. Force est de constater que les solu-tions d’impression portable, présentes sur le marché depuis de nombreuses années, disposent aujourd’hui des atouts technolo-giques qui leur manquaient hier. •

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Bureau autonome

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L’imprimantes rJ-4000, Un concentré de technoLogie sUr Le terrain Elle peut chuter d’une hauteur de 1,80 m sans subir de dommages. Elle est légère, 850g, rapide, 127 mm/s, et se porte en bandoulière pour faciliter les déplacements : la série RJ-4000, qui sera disponible en mai 2012, illustre la nouvelle offensive de Brother en matière d’impression portable. Connectée en mode WiFi ou Bluetooth selon les modèles (mais aussi via un câble USB ou série), elle accompagne son utilisateur partout et imprime sur un ruban d’une largeur de 4 pouces avec une résolution de 203 dpi. L’énergie est fournie par une batterie au lithium rechargeable dont l’autonomie assure l’impression d’environ 2 000 éti-quettes. Plusieurs accessoires, lecteur de carte magné-tique, support voiture et baie de rechargement de batterie sont également disponibles. Grâce à un kit de dévelop-pement fourni avec les machines, les équipes IT n’auront aucun mal à faire communiquer ces périphériques avec des smartphones ou des tablettes, en particulier sur les plates-formes Windows Mobile et Android. Brother a éga-lement positionné la RJ-4000 en terme de prix : 449 euros, là où la concurrence propose des modèles équivalents pour environ 750 euros.

Facilité de prise en main, autonomie, transport, connectivi-té, maniabilité sont autant de points essentiels sur lesquels s’est penché Brother en investissant en 2002 le marché de la mobilité. Sa MW100 remporte alors la palme de l’impri-mante portable la plus petite au monde, tout comme sa MW260 en 2006. Le succès est au rendez-vous : Brother décroche le plus gros contrat européen d’impression mobile auprès de la SNCF, qui permet à 15 000 contrôleurs d’imprimer lors de leurs dépla-cements. En quelques années, le constructeur japonais s’impose dans le paysage de la mobilité. Il déploie aujourd’hui une large gamme de solutions dédiées au terrain. Ses PJ-600 notam-ment fournissent aux professionnels en déplacement le moyen d’imprimer au format A4, tandis que ses modèles RJ simplifient l’impression de tickets et d’étiquettes d’une largeur de 4 pouces.

Le thermiqUe revisité Ces périphériques se distinguent autant par leur compacité que leur robustesse et exploitent une technologie thermique que Brother a su revisiter pour l’adapter aux contraintes de la mobi-lité et plus particulièrement aux températures extérieurs : « une imprimante portable se doit d’être opérationnelle dans toutes les situations données  », explique Nicolas Cintré, Chef de groupe marketing chez Brother. « Il faut surtout qu’elle soit légère et fiable en toutes circonstances, c’est pourquoi notre choix s’est porté sur la technologie thermique dès le lancement de nos premiers modèles ». Le laser et le jet d’encre n’ont jamais été adaptés à la miniaturisation, mais on a vu pourtant apparaître des produits basés sur ces technologies. Du matériel qui, évidemment, pesait lourd dans la sacoche de leur utilisateur. Sans parler des prix, qui

ont rebuté plus d’un responsable des achats, ni du problème des consommables avec les dégâts provoqués par des fuites. Le thermique a en effet l’avantage de pouvoir se passer d’encre grâce à son papier spécialement traité. Pour tirer parti de cette techno-logie, Brother s’est appuyé sur une expertise qu’il a développée très tôt lors de la mise au point de ses étiqueteuses.

Une Large Frange d’UtiLisateUrsLe constructeur japonais a su identifier les besoins métiers de nombreuses professions. Au même titre que les spécialistes de la maintenance, les livreurs ou les services d’urgence et de sécurité, les utilisateurs concernés par ces produits n’ont pas de bureau ou n’y viennent que rarement. Ils sont tous également tenus de laisser une trace de leur passage chez un client. Autre cible adressée par Brother, les télétravailleurs, les forces de vente de terrain et les visiteurs médicaux, une population qui n’est pas totalement sédentaires et dont le point d’attache à l’entreprise n’est pas forcément un bureau. Quel est le besoin pour imprimer en situation de mobilité ? « En répondant à cette question nous sommes en mesure de conseiller nos clients et de trouver avec eux la meilleure approche », explique Nicolas Cintré. Et pour les activités très spécifiques, la personnalisation des périphériques Brother est facilitée par la mise à disposition de SDK. Enfin, si elles ont besoin de communiquer avec les terminaux mobiles, ces petites imprimantes sont compatibles avec le langage de base ESC/P, et également avec ZPL II afin de prendre en compte les applications développées pour un environnement Zebra. •

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Solutions nomades

brother stimule l’impression portable

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