Protocolo registro de informacion en crm versión 2 0

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Dirección de Empleo y trabajo

PROTOCOLO DE REGISTRO DE INFORMACIÓN EN CRM

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Contenido 1. INTRODUCCIÓN .................................................................................. 2

2. ASPECTOS GENERALES DEL REGISTRO DE INFORMACIÓN: ....................... 2

3. CREACIÓN CLIENTE POTENCIAL Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS: .................. 4

3.1 Información de la Empresa: .................................................................... 4

3.2 Ubicación de la Empresa ....................................................................... 4

3.3 Contacto .......................................................................................... 5

4. EMPRESA .......................................................................................... 5

5. CREACIÓN DE CONTACTO (No desde el Cliente Potencial). ............................ 6

5.1 Datos Básicos: ................................................................................... 6

5.2 Datos de Identificación: ......................................................................... 7

6. SOLICITUDES EMPRESARIALES: ............................................................ 8

6.1 Formulario de Creación Solicitud Empresarial: ............................................. 8

6.2 Agregar detalle a la solicitud empresarial: ................................................... 9

7. OPORTUNIDAD ................................................................................. 10

8. OFERTA: ......................................................................................... 11

9. CREACIÓN DE ACTIVIDADES: .............................................................. 12

9.1 Actividad tipo tarea ............................................................................ 12

9.2 Actividad tipo Correo Electrónico: ........................................................... 13

9.3 Actividad tipo Llamada de Teléfono: ....................................................... 14

9.4 Actividad tipo Cita: ............................................................................. 15



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1. INTRODUCCIÓN

Con el fin de estandarizar el ingreso de la información en CRM, se definió el presente protocolo que suministra pautas para que sea registrada correctamente. El CRM cuenta con cuadros de Texto, donde se podrá ingresar la información sin

restricción de mayúsculas o minúsculas y tiene la facilidad de hacer uso de los

diferentes signos ortográficos de puntuación tales como (coma; comillas; corchete;

dos puntos; interrogación y exclamación (signos de); paréntesis; punto; puntos

suspensivos; punto y como; raya) y auxiliares (apostrofo; asterisco; barra; diéresis;

guion; llave; párrafo; tilde)

2. ASPECTOS GENERALES DEL REGISTRO DE INFORMACIÓN:

Inicialmente revise que la información a ingresar esté completa y clara, para

que al momento de registrar no tenga inconvenientes por campos faltantes o información incoherente.

Los campos señalados con asterisco rojo son

obligatorios, sin embargo se aconseja registrar la mayor cantidad de

información verídica que se posea de aquellos campos que no tiene

asterisco:



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La Dirección tanto de la empresa como del contacto se registra sin abreviaciones y en mayúscula inicial:

Use signos de puntuación para dar coherencia a los párrafos.

Está prohibido ingresar letras y caracteres especiales en los campos descritos como numéricos (teléfono, número de identificación, número de empleados etc.)

Recuerde que toda información registrada es auditable, por favor abstenerse de ingresar información no verídica.



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3. CREACIÓN CLIENTE POTENCIAL Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS: En la creación o validación de un cliente potencial, así como en la actualización de datos se deben manejar los siguientes estándares:

3.1 Información de la Empresa:

Especificar el tipo de Documento de la Empresa correctamente.

Registrar el número de Documento de la Empresa sin espacios, caracteres alfanuméricos y sin dígito de verificación.

La Razón Social siempre se debe registrar en mayúscula sostenida.

La descripción de la empresa debe de ser con buena ortografía, signos

gramaticales y la primera letra en mayúscula y las demás en minúscula

3.2 Ubicación de la Empresa

La Dirección se registra sin abreviaciones y en mayúscula inicial.

El correo electrónico se registra con los caracteres requeridos (@, com, co,

gov, une, Hotmail, gmail, yahoo, etc) y en minúscula sostenida



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3.3 Contacto Para un mejor canal de comunicación con ese cliente potencial, en el ítem de contacto es pertinente crear o el representante legal o el encargado de Gestión Humana.

Los nombres y apellidos se registran la primera letra en mayúscula y las demás letras en minúscula.

Los números telefónicos se ingresan sin espacios y sin indicativos.

Los números del celular (Móvil) se ingresan sin espacio y la cantidad de números requerida (10 dígitos).

El correo electrónico debe de ser veraz y el utilizado por el contacto

4. EMPRESA

La Razón social y comercial se registra en Mayúscula Sostenida.



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Cuando la razón social de la empresa sea una persona, ésta se diligencia en mayúscula sostenida, y se registra primero los apellidos y luego los nombres.

5. CREACIÓN DE CONTACTO (No desde el Cliente Potencial). Al crear un contacto o al validar los datos del mismo se deben manejar los siguientes estándares:

5.1 Datos Básicos:

El número de identificación se registra sin puntos.

La fecha de expedición la pueden seleccionar de calendario ó escribirla manualmente teniendo en cuenta que es día/mes/año.



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5.2 Datos de Identificación:

Los nombres y apellidos se registran la primera en mayúscula y las demás letras en minúscula.

La fecha de expedición y nacimiento la pueden seleccionar de calendario ó escribirla manualmente teniendo en cuenta que el orden es día/mes/año

El cargo del contacto debe de ir en mayúscula inicial cada palabra.

Los correos electrónicos del contacto se registran con veracidad, no se

debe colocar correos ficticios, es decir no se debe proceder a la creación del contacto cuando no cuenta con este dato

Los datos telefónicos deben de ir coherentes al número de dígitos, y sin espacios.

SI NO



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6. SOLICITUDES EMPRESARIALES:

Para la creación de una solicitud empresarial, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

Actualmente solo crean solicitudes directamente en la herramienta: Gestores (Empresariales – Estratégicos) y Apoyo Pymes.

Las solicitudes no deben ser creadas por los líderes de CRM.

Solo aprueban la solicitud: Los Gestores (Empresariales – Estratégicos) y

Apoyo Pymes que sean creadores de la solicitud o que tengan asignada dicha empresa.

6.1 Formulario de Creación Solicitud Empresarial:

Para la creación de una solicitud empresarial en la descripción de la misma se colocará la primera palabra en mayúscula inicial y el resto

de la oración en minúscula.

En caso de que la empresa presente convenio o acercamiento, se relaciona en el formulario.

Se adiciona el contacto con los estándares anteriormente mencionados



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6.2 Agregar detalle a la solicitud empresarial:

Al momento de agregar detalle a la solicitud empresarial se debe

especificar el lugar de servicio: regional, ciudad, clasificación general y clasificación de servicios.

En la descripción de la solicitud se colocará la primera palabra en

mayúscula inicial y el resto de la oración en minúscula.



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7. OPORTUNIDAD En la Generación de una oportunidad nos regimos bajo el mismo estándar de la solicitud (Se colocará la primera palabra en mayúscula inicial y el resto de la oración en minúscula).



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8. OFERTA: En la activación y finalización de la Oferta nos regimos bajo el mismo estándar de la solicitud (Se colocará la primera palabra en mayúscula inicial y el resto de la oración en minúscula).

Teniendo en cuenta lo anterior, la herramienta proporciona todos los instrumentos

para que la información quede ingresada de tal manera que cuente con todas las

reglas ortográficas y de esta manera lograr que todo lo escrito sea comprendido

con facilidad por cualquier persona que lo lea y además se contribuya así a tener

una mejor comunicación.



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9. CREACIÓN DE ACTIVIDADES:

Encontramos 3 tipos de actividades principales, actividad tipo tarea, tipo llamada

telefónica y tipo correo electrónico. Para la creación de las mismas se deben

manejar los siguientes estándares:

9.1 Actividad tipo tarea

El campo Asunto es obligatorio, se debe diligenciar la primera letra en

mayúscula y las demás en minúsculas. Teniendo en cuenta los nombres

propios y siglas.

La descripción de la tarea debe registrarse con buena ortografía, signos

gramaticales y la primera letra en mayúscula y las demás en minúscula.

En el campo referente se debe seleccionar la empresa o el contacto al cual

hace referencia.

Los demás campos de detalle de tarea como son: Duración, Prioridad,

Categoría, Fecha de inicio y Fecha fin, no sol obligatorios pero se

recomienda diligenciarlos para tener información más detallada y completa.



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9.2 Actividad tipo Correo Electrónico:

El campo Destinatario se debe seleccionar la empresa o el contacto al cual

se desea enviar el correo. Tener presente que se debe verificar que dato a

seleccionar tenga relacionado un correo electrónico valido.

En los campos de descripción del correo: Asunto es obligatorio, se debe

diligenciar la primera letra en mayúscula y las demás en minúsculas. En

Referente a, se puede seleccionar empresas, contactos, solicitudes

empresariales, esto depende del objetivo del correo.

Para el caso del cuerpo del correo debe registrarse con buena ortografía,

signos gramaticales y la primera letra en mayúscula y las demás en

minúscula.

Los demás campos de detalles del correo como son:

Propietario, Prioridad, Duración y Vencimiento, no son obligatorios pero se

recomienda diligenciarlos para tener información más detallada y completa



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9.3 Actividad tipo Llamada de Teléfono:

El campo Destinatario es obligatorio y se debe seleccionar la empresa o

contacto.

Los números telefónicos se ingresan sin espacios y sin indicativos.

El campos asunto es obligatorio, se debe diligenciar la primera letra en

mayúscula y las demás en minúsculas.

La descripción de la llamada debe registrarse con buena ortografía, signos


En el campo referente se debe seleccionar la empresa, el contacto, solicitud

o cualquier otra información la cual sea importante para detallar el objetivo

de la llamada.

Los campos de contrato de Aprendizaje son exclusivos para

diligenciamiento de las personas que tiene este rol.

Los demás campos de detalles de llamada de teléfono: Prioridad, Duración

y Vencimiento, no son obligatorios pero se recomienda diligenciarlos para

tener información más detallada y completa.



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9.4 Actividad tipo Cita:

El campos asunto es obligatorio, se debe diligenciar la primera letra en

mayúscula y las demás en minúsculas.

El campo tipo de cita es obligatorio y se debe seleccionar una de las

opciones predeterminadas.

En el campo referente se debe seleccionar la empresa, el contacto, solicitud

o cualquier otra información la cual sea importante para detallar el objetivo

de la cita.

Los campos de Gestión contrato de Aprendizaje son exclusivos para

diligenciamiento de las personas que tiene este rol.

Los campos de requerido y Opcional pueden ser usados para seleccionar

datos de contactos o empresas adicionales.

El campo Destinatario es obligatorio y se debe seleccionar la empresa o

contacto.

Los datos de fecha de inicio y fecha de Finalización son de diligenciamiento

obligatorio.

La descripción de la Cita debe registrarse con buena ortografía, signos


Los demás campos como mostrar hora, duración, prioridad, no son

obligatorios pero se recomienda diligenciarlos para tener información más

detallada y completa



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Tener presente que con las opciones Guardar o Guardar y cerrar, las actividades

seguirán abiertas para ser editadas en caso de necesitarse. Para cerrarlas

definitivamente se debe optar por la opción marcar como terminada. No olvidar

que al realizar esta elección las actividades no podrán ser modificadas

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