Toniwijaya File’s

Toniwijaya File’s

Pendahuluan Keterpurukan kondisi ekonomi nasional yang terjadi sejak krisis ekonomi tahun 1997 memberikan suatu peringatan kepada kita seluruh pelaku pembangunan termasuk pelaku ekonomi untuk bahu-membahu guna lebih memberdayakan semua potensi sektor riil terutama potensi ekonomi ‘Usaha Kecil, Menengah dan Koperasi” yang sampai saat ini meskipun jumlah pelakunya mayoritas, tetapi kontribusinya masih jauh dari titik optimal. Hal ini terjadi salah satunya diakibatkan oleh masih terlalu kecilnya atensi, fasilitas maupun upaya pembinaan/ pemberdayaan yang diberikan oleh pelaku pembangunan (Pemerintah) yang terkait terhadap mereka. Turunnya nilai riil Rupiah, meningkatnya jumlah pengangguran potensial akibat restrukturisasi beberapa perusahaan besar & menengah serta terganggunya mekanisme arus distribusi barang, merupakan tantangan sekaligus peluang bagi kita, karena dalam kondisi tersebut terjadi suatu kondisi yang biasa disebut “Down Grade Market” (penurunan tingkat / klas produk yang dikonsumsi masyarakat) yang implikasinya adalah meningkatnya peluang pasar bagi produk klas menengah ke bawah yang sebagian besar pelaku ekonominya adalah UKM dan terbukanya kesempatan bagi UKM serta para pelaku ekonomi baru untuk masuk dalam bidang usaha yang mampu mendukung penataan ulang/ pemantapan mekanisme arus distribusi barang. Usaha Distribusi Produk Konsumsi Dasar (Basic Consumer Product) dengan disertai aktifitas dukungan Pembinaan Manajemen Usaha Toko Pengecer menjadi bidang yang sangat menarik dan prospektif untuk dijalankan, karena , bidang usaha ini memiliki kedekatan yang cukup erat dengan kebutuhan dasar masyarakat.

Surakarta, 19 juli 2000 Business Development Team

Toniwijaya File’s

Latar Belakang

a. Perkembangan Toko Modern (Mini Market, Super Market & Hyper Market) dengan manajemen modern, saat ini telah mampu menggeser kelangsungan hidup Toko Tradisional yang dikelola dengan manajemen yang masih konvensional.

b. Konsep Operasional Toko Modern dengan tampilan eksklusif dan pola swalayan belum sepenuhnya dapat diterapkan di masyarakat kelas menengah ke bawah yang jumlahnya mayoritas, lebih peduli terhadap harga murah daripada kenyamanan berbelanja dan lebih suka dilayani.

c. Turunnya nilai riil Rupiah, meningkatnya jumlah pengangguran potensial akibat restrukturisasi beberapa perusahaan besar & menengah serta terganggunya mekanisme arus distribusi barang, mengakibatkan kondisi yang biasa disebut “Down Grade Market” (penurunan tingkat/ klas produk yang dikonsumsi masyarakat) yang implikasinya adalah meningkatnya peluang pasar bagi produk klas menengah ke bawah yang sebagian besar pelaku ekonominya adalah UKM.

d. Stabilitas harga barang konsumsi dasar masyarakat yang kurang terjaga, mengakibatkan semakin beratnya beban ekonomi masyarakat menengah ke bawah, sehingga diperlukan pelaku pasar yang mampu meringankan beban akibat keterpurukan tersebut

e. Adanya kecenderungan ketertarikan para prinsipal (pemegang hak merk produk) untuk langsung mendistribusikan produknya melalui pelaku pasar yang memiliki jaringan toko/ outlet yang mapan, guna mencapai misi mereka terutama dalam hal pemerataan penyebaran barang (Spreading of Product) dan menjaga ketersediaan barang (Product Availability) di pasar.

f. Peluang menjalankan Central Sourcing Sytem atas beberapa vendor dengan ketertarikan mereka atas Konsep Bisnis yang sedang di kembangkan.

g. Digulirkannya Otonomi Daerah merupakan momentum yang sangat baik untuk lebih intensif mulai menggali potensi ekonomi yang ada di masing-masing daerah, guna mempersiapkan seluruh infra

Toniwijaya File’s

struktur ekonomi daerah yang terkait menghadapi persaingan terbuka di era Pasar Bebas tahun 2003.

h. Tahun tahun kedepan Integrated Net-Work (Jaringan Terpadu) akan memegang peranan yang sangat penting dalam menjaga kelangsungan hidup suatu usaha, karena melalui Jaringan Terpadu dapat disajikan suatu proses dan output yang berkualitas, sehingga mampu bersaing di era kompetisi yang sangat ketat.

i. Asset sumber daya manusia berkualitas yang berpengalaman manajerial di beberapa perusahaan besar bidang Eceran (Retail) dan Distribusi,

j. Keberhasilan pengembangan usaha yang berbasis pada pembinaan pengusaha eceran/pedagang kecil & menengah di Surakarta, Salatiga, Tangerang dan Bandung.

Konsep Dasar Usaha a. Posisi Unit Usaha :

“Modern Management & Alternative Services Traditional Store”

(Toko tradisional yang dikelola dengan manajemen modern dan sistem layanan alternative )

b. Pengelolaan dan Pemeliharaan Jaringan Data Base Pelanggan

berkualitas c. Hanya Menyediakan Barang Yang Terpilih (Selective Selling Articles) d. Sistem Manajemen Terpadu :

1. Sistem Pangadaan BarangTerpadu (Integrated Merchandising System)

2. Program Promosi Terpadu (Integrated Promotion Program) 3. Program Pengembangan SDM Terpadu (Integrated HR&D

Program) 4. Sistem Logistik Terpadu (Integrated Logistic System) bila

mungkin e. Tidak terikat secara eksklusif dengan pemasok tertentu (No

Exclusivity Of Vendor) f. Perpaduan pola penjualan Toko dan Distribusi (Pro-Active Selling

System) g. Beroperasi dengan biaya operasi yang rendah (Low Operating Cost)

Toniwijaya File’s

h. Berorientasi pada pengelolaan Perputaran Persediaan yang tinggi (Gross Margin Return On Inventory dan Gross Margin Return On Space)

Visi Mengembangkan pola pengelolaan outlet tradisional ke arah pengelolaan Modern Outlet tanpa merubah pelakunya, melalui pembinaan dan pelatihan Manajemen Kualitas (Quality Management)

Misi Mengembangkan peran serta Jaringan Pelaku Ekonomi Kecil dan Menengah dalam pembangunan nasional, melalui pemberdayaan dan pengembangan bidang usaha “Jaringan Toko Distribusi Barang Konsumsi”,

Maksud/ Tujuan (Aims)

a. Membantu meningkatkan daya saing dan kelangsungan hidup Jaringan Toko yang dikelola pelaku ekonomi kecil dan menengah melalui peningkatan atensi terhadap pemberdayaan potensi usaha dan pembinaan pola pengelolaan usaha.

b. Menyajikan produk konsumsi dasar yang berkualitas, dengan harga yang layak, sesuai dengan kebutuhan dan mampu memberikan nilai tambah bagi pelanggan dan masyarakat di lingkungan operasional outlet

c. Mengembangkan Sistem Informasi Manajemen Terpadu (Integrated

MIS) yang berkualitas, antisipatif, aplikatif, mudah dipahami, mudah dioperasikan dan adaptatif terhadap tuntutan perkembangan.

d. Mengembangkan struktur dan pola manajemen/ operasional berkualitas yang, memiliki daya saing serta mampu menjamin kelangsungan hidup dan perkembangan usaha

Toniwijaya File’s

Identifikasi Permasalahan

a. Kesiapan sumber daya permodalan dan infra stuktur lainnya b. Aktivitas persiapan operasi (Set-Up) yang relatif perlu waktu yang

cukup c. Pemahaman atas Standart Operating Procedure d. Kesiapan SDM

Strategi Penjualan

a. Melaksanakan pasar murah produk sembako dan barang konsumsi menengah ke bawah lainnya secara berkesinambungan (moving store), sebagai media untuk promosi dan mensosialisasikan keberadaan dan nilai tambah yang disajikan perusahaan

b. Mendapatkan minimal 500 (lima ratus) rumah tangga pelanggan pemakai akhir dan pengecer kecil yang loyal di area layanan yang efektif

c. Melakukan pengelolaan dan pembinaan data base pelanggan melelui aktivitas-aktivitas sebagai berikut ;

Menyusun Jadwal komunikasi/ kunjungan (Cycle call) yang tertata sesuai dengan kebutuhan pelanggan

Maintain (pemeliharaan) pelanggan pembelanja besar (Big Spender Customer)

Mengaktifkan kembali pelanggan yang tidak aktif berbelanja (Re-activate Non Active Customer) , Memelihara keakurasian data base pelanggan

Melaksanakan Sistem Penjualan Pro Active Selling (Jemput Bola), melalui aktivitas

Meningkatkan fungsi tenaga pemasaran (Sales Force) sebagai tenaga konsultan untuk meningkatkan performa penjualan & performa operasional pelanggan

Melakukan analisa penjualan dan aktivitas pembelanjaan secara berkelanjuatan

d. Melaksanakan sistem penjualan pro-aktif (jemput bola), melalui aktivitas BannerShip, Home Service Selling serta Moving Store.

Toniwijaya File’s

Strategi Merchandising & Promosi

a. Penerapan Sistem Pengadaan Barang Terpadu dengan tujuan

mendapatkan barang yang berkualitas yang cepat laku dengan tepat waktu, tepat jumlah dan dengan harga terbaik Sentralisasi Keputusan Pengadaan Barang melalui Kantor

Pusat untuk Supplier/ Vendor Nasional Sentralisasi Keputusan Pengadaan Barang melalui Kantor

Cabang untuk Supplier/ Vendor Lokal/ Regional

b. Melibatkan supplier/vendor dalam setiap aktivitas promosi, baik dalam aktivitas pasar murah, Media Penawaran Harga Khususa yang akan diterbitkan 1 (satu) bulan sekali ataupun aktivitas promosi lainnya.

c. Regular Gatering antara Vendor dan Big Customer serta Outlet – Outlet di level R1

d. Menerapkan manajemen kategori produk dengan fokus :

Memacu volume penjualan (Volume Driven) Perputaran persediaan (Stock-Turn) yang tinggi Tingkat persediaan (Stock Level) yang optimal Memonitor dan menindaklanjuti formulasi “GMROI” (Gross

Margin Return On Inventory) dan “GMROS” (Gross Margin Return On Space)

Menjaga/memelihara hubungan baik dan saling menguntungkan dengan semua supplier/vendor yang pada akhirnya dapat melakukan pengadaan barang dengan cara memotong jalur distribusi dan membuka kemungkinan untuk melakukan penawaran pembelian dengan harga khusus

Menerbitkan Media Promosi berupa Buletin Belanja yang akan diterbitkan secara periodik

Menerbitkan Selebaran Panduan Pengelolaan Toko secara periodik untuk mendukung perkembangan usaha pelanggan dan untuk mendukung fungsi team pemasaran sebagai pembina/ konsultan usaha bagi pelanggan

Toniwijaya File’s

Strategi Logistik (Gudang dan Distribusi)

a. Mengoptimalkan fungsi gudang Kantor Cabang Perkulakan sebagai

Pusat Logistik bagi Sales Point yang berada di area koordinasinya b. Menjaga keakurasian informasi persediaan barang melalui

pelaksanaan Cycle Stock Take dan Total Stock Opname secara periodik dan konsisten

c. Meminimasi tingkat kehilangan nilai persediaan (Shrinkage) melalui konsistensi pelaksanaan prosedur penanganan barang termasuk proses administrasi penanganannya

d. Mengoptimalkan Tingkat Pemenuhan Pengiriman (Delivey Fulfilness), melalui Program Pemenuhan Layanan Pengiriman Dalam 24 Jam

e. Mengendalikan efektifitas & efisiensi Biaya Gudang & Distribusi

Strategi HR & D a. Merekrut sumber daya manusia sesuai dengan kebutuhan dan

pengembangan usaha b. Melaksanakan pelatihan manajemen kualitas yang secara

berkesinambungan c. Menjalin kerjasama dengan lembaga/ perusahaan tertentu yang telah

berpengalaman dalam pelatihan dan pengembangan kualitas sumber daya manusia untuk meningkatkan pengetahuan dan performa kerja.

d. Secara konsisten dan obyektif menerapkan penilaian performa karyawan (Personnal Assesment) dengan tolok ukur/ parameter Job Description, Job Specification dan Standart Operating Procedure yang telah ditetapkan oleh perusahaan dan disosialisasikan .

Toniwijaya File’s

Strategi Keuangan a. Beroperasi dengan biaya operasi yang seefisien mungkin b. Menjaga ketepatan proyeksi arus kas mingguan termasuk didalamnya

waktu pembayaran hutang kepada pihak eksternal dan waktu pengihan piutang melanggan

c. Menerapkan kebijakan piutang yang tepat dan terkontrol d. Menyajikan laporan yang akurat atas perkembangan performa usaha

dilihat dari sisi keuangan periodik (harian, mingguan, bulanan dan tahunan).

e. Menerapkan Standart Operating Procedure secara konsisten

Strategi Pengembangan Usaha

a. Sentralisasi keputusan pembukaan kantor operasional baru, baik Kantor Cabang maupun Sales Point

b. Menggandeng partner pengusaha lokal dalam setiap pengembangan / pembukaan Kantor Cabang ataupun Sales Point baru untuk memperkuat daya dukung permodalan dan percepatan pengembangan usaha

c. Mengajak Lembaga Keuangan maupun lembaga terkait lainnya, untuk terlibat dan mendukung upanya pengembangan dan pembinaan jaringan pelanggan

d. Menerapkan pola Desa Mengepung Kota untuk pengembangan di wilayah kota besar

e. Pendampingan oleh team korporasi pada setiap pembukaan kantor baru

Strategi Pengendalian Operasi dan Keuangan

a. Pembentukan team Pengendali Korporasi (Corporate Controller)

yang terdiri atas Pengendali Keuangan (Financial Controller/ Auditor) dan Pengendali Operasional (Operational Controller/ Auditor) sebagai bagian dari team korporasi untuk meminimasi tingkat penyimpangan aplikasi atas konsep dasar dan konsep operasional yang telah ditetapkan

Toniwijaya File’s

b. Mengaplikasikan Software Sistem Informasi Manajemen yang seragam dan saling berhubungan (Linkage), sales Point dengan Kantor Cabang dan Kantor Pusat.

c. Menggunakan 1 Bank yang sama untuk General Account Sales Point, Kantor Cabang dan Kantor Pusat untuk memudahkan monitoring performa dan memudahkan pelaksanaan transaksi terpadu antar/ antara Sales Point, Kantor Cabang dan kantor Pusat

d. Pelakukan pertemuan koordinasi secara periodik yang melibatkan representatif semua Sales Point, Kantor cabang dan Kantor Pusat untuk melakukan review/ evaluasi performa dan menyusun rencana tahunan.

ACTION PLAN Dalam lembar lain

PROYEKSI-PROYEKSI Dalam lembar lain