Kommunikationspolitik Udvikling Og Implementering

Kommunikationspolitik - udvikling og implementering

[email protected]

Side 2


Monday, April 10, 2023

Lidt om mig selv

Solrun Sigfusdottir

Kandidat i virksomhedskommunikation fra ASB

IPMA-certificeret i projektledelse

I SKAT siden 2007

Kampagner, undervisning i kommunikationsplanlægning og tværoffentligt projektarbejde

Strategisk kommunikation – kommunikationspolitik, rådgivning, målinger

Side 3



Hvem siger hvad gennem hvilken kanal …?

Direktøren

Leder i SKAT

Ny struktur i SKATDirekte

LokalNyt Nyt om SKAT

VOX

Netavis

Direktører

JuristerRegionsdirektører

Medarbejdere

Afdelingsledere

Temanyt

Mine Nyheder

Kommunikationsmedarbejdere

SharePoint

Toldere

Nyhedsbrev

Det du skal vide Indsatsmedarbejdere

Tillidsmænd

Told- og skattedirektør

Skattecentrene

Kundecentret

BetalingscentretReferat fra AC-klub

HSU-Nyt

UfoInfo

Blogs

Indsatsavisen

Strategiavis

Debatten

SKATs LedelsesbladAfdelingsmøder

Roadshow

PersonalemøderChefmøder

Hovedcentret

SkatteministerenAC’ereHK’ere København Direkte

Side 4



Relevant eller …?

Referat, Bindende svar, Erfa-møde

Til stede: Hans, Peter, Kirsten

Afbud: Jørgen, Klaus

Referent: Peter

I. Eventuelle bemærkninger til dagsordenen eller til referatet fra mødet den 28. aug. 2008 samt opfølgningspunkter fra sidste møde

1. Bemærkninger til dagsorden

Hans foreslog at punkt II 4 udgik jf. pkt. II 5. Godkendt.

2. Bemærkninger til sidste referat

Pkt. II 1. Hans ønskede en tydeliggørelse af, at der ikke er nogen tidshorisont på, hvornår den elektroniske løsning med automatisk sagsoprettelse for anmodninger om bindende svar kommer op at køre. Peter er ikke uenig heri, men oplyste samtidig, at samarbejdet mellem Logica og CSC er genoptaget, og at problemerne med den samlede it-løsning p.t. ligger i Scanjour Captia.

3. Opfølgningspunkter fra sidste møde (punkt II. 3, II. 7, II. 9 og II. 10)

Side 5



Hvorfor en politik

Oplæg fra direktion

Voksende underskov af kanaler

Og ikke mindst: En ny struktur

Side 6



Et stort organ – 8.500 ansatte

Told- og skattedirektør

Hovedcentret Nordjylland Midtjylland Syddanmark Midt- og Sydsjælland København Nordsjælland

Økonomi ogKommunikation

Strategi og HR

Proces og Digitalisering

Produktion og Styring

Juridisk Center

It

Indsats

Kundeservice

Sagscenter Erhverv

Kundecenter Erhverv

Indsats

Kundeservice

Regnskab

Betalingscenter

Indsats

Kundeservice

Udland

Indsats

Kundeservice

Indsats

Kundeservice

Indsats

Kundeservice

Sagscenter Person

Kundecenter Person

Inddrivelse

Ejendomsvurdering

Told

Store Selskaber

Motor

ØkonomiskKriminalitet

Side 7



Målet

Alle ved, hvor SKAT er på vej hen, og kender vigtige fælles beslutninger og væsentlige nyheder.

Der er rum til videndeling og dialog på tværs af organisationen.

Nøgleord:

Involvering

Ejerskab Projektarbejde

Side 8



Udfordringer

Intern politik – ikke integreret

Funderet på gammel organisationsstruktur

”Jeg ved godt, hvordan man bedst kommunikerer”

Divergeret medarbejderskare

Ledere på flere niveauer

Vi kan ikke pille ved intranettet

Implementering ikke del af projekt

Side 9



Dokumentation

Fire workshopper om:

Det daglige informationsbehov

Videndeling og faglig kommunikation

Lederen som kommunikator

Kommunikation for kommunikationsfolk

Spørgeskema om informationsbehov

Spørgeskema til modtagere af nyhedsbrevet ”Leder i SKAT”

Fokusgruppeinterview om VOX og Netavis

Interview med direktører om kaskade og informationsbehov

Side 10



Vigtigste konklusioner

Intranettet er for dårligt – for besværligt som arbejdsredskab

Kaskademodel virker ikke

Manglende struktur på videndeling

Personaleblad skal genindføres

Netavisen fik ros – dog mudret i 2008

44 procent ved hvor SKAT er på vej hen

73 procent har adgang til nødvendig faglig indofrmation

Side 11



Nøgleord for politikken

Mere effektiv kommunikation

Klare retningslinjer for kommunikation

Større ensartethed

Bedre styring, mere hjælp

Ikke et hyldepapir

Side 12



Resultat

Kommunikationspolitik med fire fokusområder

Kommunikationsportal

Værktøjer til at virkeliggøre politikken i hverdagen

Lukning af medier og klar profil for de blivende

Side 13



Politikkens opbygning – Overordnede principper

Vi har modtageren i centrum

Vi tænker kommunikation ind i vores opgaver

Vi koordinerer vores kommunikation

Vi bruger tid på kommunikation

Side 14



Politikkens opbygning – fire fokusområder

Ledelseskommunikation

Videndeling

Virtuel kommunikation

Kulturbærende kommunikation

Mål

Hvordan når vi målene

Succeskriterier

Værktøjer

Side 15



Værktøjer

Nyhedsbreve

Kaskademodel

Referater

SharePoint – og samspillet med intranettet

Blogs

Redaktionelle linjer for Netavis og personalebladet TAKS

Side 16



Medier i SKAT

Obligatorisk læsning• Nyt om SKAT

Felt til strategisk information på intranetforsiden

• LokalNytInformationer om adressen

• DirekteNyhedsbrev fra SKATs direktion

• Nyhedsbrev fra regionen

Kulturbærende medier• TAKS – personaleblad

• NetavisKorte, hyggelige historier skrevet af medarbejderne selv

Side 17



Kommunikationsportal

Side 18



Mål med implementering

Involvere regionale kommunikationsmedarbejdere

Gøre politikken levende

Udbrede kendskab til værktøjerne

Brande kommunikationsmedarbejderne

Side 19



Startskuddet

Involvering af kommunikationsfolk

Workshop

Roadshow i regionssekretariater

Oplæg i relevante afdelinger i Hovedcentret

Side 20



Udfordringer

Implementering ikke del af udviklingen

Ny struktur – masser af tilretning

Skepsis! ”Vores resultater viser …”

Side 21



Den lange bane

Udpege indsatsområder i politikken

Mindre målrettede kampagner

Evaluere værktøjer efterhånden og tilpasse dem

Tv-kanal

Videoklip til både strategisk og kulturbærende information

Side 22



Målinger i 2010

Opfølgning på politik og værktøjer

Gentager målinger og kommunikerer konklusionerne

Skabe synlighed omkring kommunikation

Side 23



Det videre arbejde

Strategiske mål for kommunikationen

Store organisationer = store forandringer

Side 24



Den gode implementering

• Implementeringen er en del af udviklingen

• Forudse udfordringer – lav grundig interessentanalyse

• Tænk løsningsorienteret, så snart udfordringerne melder sig

• Vær ikke bange for at vejlede – eller rette kolleger

• Fasthold ledelsens bevågenhed med nye initiativer

• Se mulighederne i arbejdet langsigtet

• Hold hvad du lover fx overfor referencegrupper

Side 25



Spørgsmål?

Ellers skriv til [email protected]

Business

Kommunikationspolitik Udvikling Og Implementering