IT pirkimų iššūkiai: pirkti ar ne? Ką ir Kaip?

IT pirkimų iššūkiai:pirkti ar nepirkti? Ką ir kaip?

CEO versija

2016 10 04

Marijus StrončikasIT direktorius, Pirkimų direktorius, Koncernas MG Baltic

Valdybos narys, Apranga, MV Group (Alita), CityBee Solutions

[email protected]

CISA (Certified Information Systems Auditor). CGEIT (Certified in Governance of Enterprise IT). ITIL Foundation. COBIT Foundation

Įkūrėjas, narys Lietuvos IT vadovų klubas cio.lt

mailto:[email protected]

uy

uyinspiration of

• Apie mus

• IT pirkimai

• Pirkti ar Nepirkti?

• Ką ir kaip?

• Reziume. Įmonės vadovo klausimai perkant IT.

Temos

3© 2016, Marijus Strončikas

• Koncerno MG BALTIC pagrindinė veikla:

• plataus vartojimo prekių prekyba ir paskirstymas

• gamyba

• mažmeninė prekyba drabužiais

• žiniasklaida ir telekomunikacijos

• nekilnojamojo turto valdymas ir plėtra

• statyba

Apie mus


Apie mus


• 2015 metais:

• Nr. 4 tarp juridinių asmenų VMI sumokėjusių daugiausiai mokesčių ir kitų įmokų (MV + Stumbras + Apranga)

• tarp TOP-10 Lietuvos įmonių pagal apyvartą (jau daug metų)

• IT techninė įranga• Kompiuteriai, tarnybinės stotys (serveriai), spausdintuvai, tinklo įranga ir kt.

• IT programinė įranga (licenzijos)• Biuro programinė įranga, Operacinės sistemos, Duomenų bazės valdymo sistemos ir kt.

• IT paslaugos• Žmogiškos: priežiūros, aptarnavimo, administravimo, programavimo, analizės ir kt.

• Kompleksinės: spausdinimo, ryšio linijų, duomenų perdavimo ir kt.

• IT sistemos, IS*• *Informacinė Sistema – visuma, skirta informacijai apdoroti, formuoti (kurti) ir skleisti (siųsti ir gauti):

[IT techninė įranga] + [IT programinė įranga] + [IT paslaugos] + [organizacijos ištekliai ir duomenys]

IT pirkimai


Toliau aptariuIS pirkimus, kaip

sudėtingesnį atvejį

• Verslo valdymo ir apskaitos (ERP)• Rivilė, Skaita, Labbis, QAD, Microsoft Dynamics NAVision, AXapta, SAP ir pan.

• Specializuota verslo IS• Prekybos vadybininkų mobilaus darbo. Atsargų valdymo ir optimizavimo. Sandėlių valdymo. Transporto parko bei maršrutų

planavimo. Mažmenos valdymo. Žmogiškų išteklių valdymo. Klientų ryšių valdymo ir pan.

• Įmonės vidaus bendradarbiavimo ir turinio dalijimosi IS• El. paštas, kalendoriai, kontaktai. Vieningas komunikavimas ir nuotoliniai susitikimai. Intranetas. Failų talpykla. Dokumentų

valdymo sistema

• Programinė įranga pagal užsakymą• E-prekyba. Savitarna. Mobilios programėlės

• www tinklapiai• Įmonės tinklapis. Įvaizdiniai produktų, prekinių ženklų, paslaugų ir pan.

IS pavyzdžiai


• Lyginta• Lietuvos duomenys - Norstat / Civitta, 2015 spalis, pristatyti „CIO Summit 2015“ © IT Summit

• 201 respondentas: 102 IT, 99 verslo, > 6 m.EUR apyvarta

• Užsienio duomenys – Gartner, 2015 m.

• Rodikliai:• IT išlaidos / įmonės pajamos

• 0,5 % LT (vietinė verslo įmonė) vs 3,2 % Gartner > 6x mažiau Lietuvoje

• IT išlaidos / 1 IT naudojančiam darbuotojui• pvz. didm.ir mažm. prekyba: 1,4 / 5,5 tūkst. EUR 2x - 10x mažiau Lietuvoje

• IT specialistų kiekis / kitų įmonės darbuotojų kiekis

• 2,3 % LT vs 5,1 % Gartner > 2x mažiau Lietuvoje

Lietuvos ir užsienio IT rodiklių lyginimas


Pirkti ar nepirkti?

• Akivaizdžiuose atvejuose - negaiškite svarstymams!

• Privaloma:

• Excel dirbančiam daug - DIDELIS monitorius (didelis laiko taupymas, bet ne pinigų švaistymas)

• Mažmenos įmonei – kasos aparatų valdymo sistema

• Logistikos įmonei – Sandėlio valdymo sistema (WMS)

• Transporto įmonei – Transporto valdymo sistema (TMS)

p.s. Be to išsiversti įmanoma, bet nebūsite efektyvūs ir konkurencingi...

Pirkti ar Nepirkti?


• Dar NEPIRKITE naujos IS,

kilusiam poreikiui ar problemai, jei:

• ... negalite įvertinti piniginės vertės

• ... nebandėte rasti sprendimo administracinėmis ir turimomis IT priemonėmis

• ... veiklos procesas kuriamas – dar negalutinis ir nenusistovėjęs

Pirkti ar Nepirkti?


• Svarstykite PIRKTI naują IS, jei...

• ... žinote poreikio vertę, išsėmėte/išbandėte turimas priemones, veiklos procesas nusistovėjo

• ... sėkmingi parengiamieji veiksmai:

• pavyko IS bandymas ar pilotinis projektas

• gavote palaikymą iš vadovybės ar savininkų

• aiškus projekto sponsorius, projekto vadovas, preliminarus biudžetas

p.s. Pirkti? Nuomotis? „Pirkti kaip paslaugą“? Atsakymas: TCO skaidrėje

Pirkti ar Nepirkti?


AR?

Ką? Kaip?

Kokiais žingsniais įprastai perkama IS


KLIENTAS TIEKĖJAS

ETAPAS REZULTATAS

AnalizėFunkcinių reikalavimų

dokumentas (FRD)

Projektavimas Techninė užduotis (TU)

Pritaikymas (prg) Pritaikyta IS

DiegimasĮdiegta IS,

parengta naudojimui

EksploatacijaNaudojama IS,

gimsta nauji reikalavimai

PoreikisIškyla problemos

Atsiranda nauji norai

PasirinkimasVertinami būdai spręsti problemas,

realizuoti norus, pasirenkamas tinkamiausias

PokytisVerslo procesai pakeičiami diegiant IS ir organizaciškai

Pasirengimas

Parengiama aplinka tinkama IS

(tarnybinės.stotys, infrastr., DBVS, aptarnavimas)

Konkursas Pasiūlymas

Pagrindiniai sunkumai


KLIENTAS TIEKĖJAS

ETAPAS REZULTATAS

AnalizėTikslas priešingas

kliento tikslui

ProjektavimasKlientas to nesupranta ir nenori tvirtinti prielaidų

Pritaikymas (prg)Testavimo kiekis ir

pasidalinimas

DiegimasKada laikome, kad IS įdiegta?

EksploatacijaKlaida ar “feature”,

garantija ar naujas noras

PoreikisSunku atskirti būtinybę

nuo malonumo

PasirinkimasKaip gali pasirinkti IS,

kai neturi jos naudojimo patirties ir nesupranti turimų savybių vertės

PokytisKlaidingai manoma,

kad pokytis įvyks pats, arba už tai atsakingas tik tiekėjas

Pasirengimas

Kiek nauja IS turi užduoti technologijas, o

kiek turime rinktis IS, kuri tenkina turimas

KonkursasMažiausiais kaštais

padaryti lemiamą įspūdį

Atsakomybė!?


Kas atsakingas už prielaidas ir galutinį rezultatą

[Kliento problemos išsisprendė, norai realizuoti]

= [Klientui įdiegta nauja IS]

?

Pagrindiniai kriterijai:• IS

• Paskirtis tokio tipo norams realizuoti, problemoms spręsti (funkcionalumas tiksliausiai atitinka Kliento poreikį)

• Reikalavimai IS veikimo aplinkai (ar Klientas tokią turi, ar gali parengti)

• Kainos (TCO) santykis su atnešama nauda, išsprendžiamų problemų kaina

• Papildomos galimybės bei “know-how”, ką Klientas gauna ir naudòs

• Tiekėjas• Praktinė patirtis IS, analogiškoje kaip Kliento IS veikimo aplinkoje

• Konkretūs žmogiški resursai, turintys tą patirtį, dirba pas tiekėją ir bus priskirti šiam IS projektui

• Geri kitų klientų atsiliepimai

• Atsakomybė už rezultatą: suvokimas ir prisiėmimas

Kas svarbu pasirenkant IS ir tiekėją


• (A) Kai abi pusės supranta ir pasidalina atsakomybę už rezultatą:• Tiekėjas turi praktinę patirtį kliento norų realizavime, problemų sprendime naudojant siūlomus IS

įrankius;• Klientas, prieš pasirinkdamas IS ir tiekėją, supranta kaip norai bus realizuoti, problemos išspręstos

• (B) Kai abi pusės atvirai pripažįsta nepakankamą patirtį, ir sumažinalūkesčius bei atsakomybę už rezultatą• Patartina IS bandymas, pilotinis projektas, skaidymas mažesniais etapais

• (C) Kiti variantai – loterija ir IS projektų statistikos šaltinis... • rezultatas galimai bus - ne laiku / už daugiau / ne visas

Kaip gerai pirkti ir parduoti, vienu metu?


• TCO („Total Cost of Ownership“) - pilni IS turėjimo kaštai laikotarpiui: Vienkartiniai + Nuolatiniai• Vienkartiniai:

• Įsigijimo kaina (techninė ir programinė įranga)

• Darbų kaina (diegimo, pritaikymo, mokymo)

• Nuolatiniai:• Metiniai mokesčiai

• Kasmėnesiniai mokesčiai

• (Periodiniai tikėtino vystymo ir papildymo)

• (Kaštai ar taupymas įmonės viduje dėl sistemos turėjimo pvz. papildomi etatai ar jų mažėjimas)

• Laikotarpis – toks, kurį sistema bus tikrai naudojama

• Lyginkite visų IS variantų TCO!

TCO metodas – sprendimų priėmimui


REZIUME

1. Kokios vertės klausimą sprendžiame?• Kokį rezultatą ketiname pasiekti: kiek sąnaudų galimai taupysime, pajamų galimai uždirbsime?

2. Kaip suformuotas poreikis?• Kas formavo, kas patvirtino poreikį? Kas atliko detalią analizę, ar parengtas poreikio dokumentas (FRD ar pan.)?

3. Kaip pasirinkta IS ir tiekėjas?• Kaip vyko konkursas, kas ir kodėl parinktas tiekėju laimėtoju? • Kokia tiekėjo patirtis taikant siūlomą IS analogiškos veiklos įmonėms? Kitų klientų atsiliepimai?• Kaip rezultato pasiekimo atsakomybė pasidalinta tarp tiekėjo ir mūsų?

4. Kokius pokyčius įmonės veikloje turėsime atlikti?• IS tinkamumas mūsų turimai IT aplinkai• Kokie žmogiški/etatų/kompetencijų pokyčiai bus reikalingi

5. Kaip esame pasirengę IS projektui• Kaip pavyko bandymas ar pilotinis projektas?• Ar aiškus projekto sponsorius, projekto vadovas, projekto veiksmų planas, terminai ir biudžetas?

6. Kokia nauda įmonei, lyginant esamą situaciją su būsima – su visų IS variantų TCO ~4-5 metams?7. Ar lyginome IS pirkimą su IS nuoma bei IS „kaip paslauga“?

Įmonės vadovo klausimai perkant IS


Kurkite naujas vertes verslui, investuodami į IT:• IT priemonėse - neribotas potencialas,

Lietuvoje ypač neišsemtas

• Perkant IT - naudokitės TCO metodu

Marijus Strončikas

[email protected]

Ačiū už Jūsų dėmesį!


mailto:[email protected]

Business

IT pirkimų iššūkiai: pirkti ar ne? Ką ir Kaip?