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Presentación de Antonio de Rojas en los eventos de #tunegocioenlaweb.Donde se resaltan las posibilidades que ofrece el comercio electrónico a las pymes.
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#evolucion@
#tunegocioenlaweb
Tu negocio en la
web AHORA#tunegocioenlaweb
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¿ Qué es una Gestión Documental ?
http://es.wikipedia.org/wiki/Gestion_documental
Se entiende por Gestión Documental el conjunto de normas
técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de
documentos de todo tipo en una organización, permitir la
recuperación de información desde ellos, determinar el
tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que
ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los
documentos más valiosos, aplicando principios de
racionalización y economía.
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DigitalDOCU es una solución de software
WEB 2.0 que permite:
Guardar y organizar copias digitales de nuestros
documentos en papel (contratos, presupuestos,
facturas, albaranes, expedientes).
Buscar documentos rápida, fácilmente y desde
cualquier lugar, mediante palabras clave o en todo el
texto del documento (OCR).
Deshacerse de las facturas en papel o justificantes
de pago y dar validez fiscal a las copias digitales
(digitalización certificada por la AEAT).
Establecer criterios de aprobación y/o firma de
documentos (workflow).
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Servidor AplicaciónServidor
CLIENTE
Usuario 1
Usuario 2
Usuario 3
INT
ER
NE
T
DOCUMENTOS
PDF SIEMPRE EN
SERVIDOR
CLIENTE
Usuario externo
1
Usuario externo
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SCANER TWAIN
INTRANET
DOCUMENTOS
PDF EN LA
NUBE
OPCION 1: OFICINA
OPCION 2: HOSTING
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Versátil: Permite la clasificación y búsqueda de cualquier documento.
Online: Accesible desde cualquier ordenador, pero con los máximos estándares de seguridad y LOPD.
Homologado: Digitalización Certificada homologada por la AEAT.
Permite deshacerse de las facturas físicas con total validez fiscal.
Integrado: Acceso a los documentos desde los sistemas de gestión empresarial (ERP).
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Ahorro: Disminuye los tiempos de localización, manipulacion de documentos y los costes de almacenamiento.5
MODELOS DE USO ‘ON PREMISE’ O EN ‘LA NUBE’, SIN INVERSION NINGUNA EN INFRAESTRUCTURA
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ESCANEAR,
generar
desde el ERP
o recoger del
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manual o de forma
automática
BUSQUEDA y
visualización
(imprimir, enviar
e-mail, etc…)
Funcionamiento Básico
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ESCANEAR
1. Se escanean los documentos en un escáner compatible TWAIN.
2. Previsualización.
3. Se guardan en la bandeja de entrada de cada entidad (empresa, grupo...)
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Escanear Archivar Visualizar
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ARCHIVAR
1. El documento se puede abrir en la bandeja de entrada.
2. Seleccionamos categoría, tipo y subtipo (si es necesario).
3. Archivamos el documento.
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Escanear Archivar Visualizar
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VISUALIZAR
1. A través de la aplicación o de la ERP.
2. Búsqueda y localización a través del motor OCR (cualquier texto del documento) o metadatos asociados.
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Escanear Archivar Visualizar
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Empresa especializada en la distribución de productos de higiene industrial y control de plagas.
Situación inicial+ 100.000 documentos/añoArchivo y acceso manualExtravío de documentación
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Solución PropuestaDigitalización y archivo automático de albaranes y facturas de proveedores, contratos y certificados sanitarios desde la ERP.Generación partes de asistencia, envío a dispositivos móviles, impresión y archivo.Documentación 100% accesible para toda la organización.
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Consulta de Documentos desde la ERP (a partir de un movimiento de stock de un artículo).
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Consulta de Documentos desde la ERP (desde un extracto contable).
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Gestión Documental Web 2.0
Accesible desde cualquier lugar.
Documentación en servidor local local o ‘nube’ (sin inversión en
infraestructura).
Digitalización Certificada (AEAT).
OCR y plantillas de reconocimiento de documentos.
Totalmente integrada con ClaveGes ERP y ClaveCon.
Resumen
