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Presenta aspectos básicos que deben cuidarse para lograr reuniones efectivas de trabajo.
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©Equipo SInergia 2013
• Reuniones: ¿Inversión o Dinero a la Basura?• Concepto de Reunión y Gestión de Reuniones Efectivas.• Elementos en la Gestión de Reuniones Efectivas.• Etapas en la Gestión de Reuniones Efectivas.• Visión Sistémica de las Reuniones Efectivas.• Ejemplo Agenda de Reunión.• Ejemplo de Minuta de Reunión.• Reflexiones Finales.
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Tomado de: http://biblioteca.itson.mx/oa/dip_ago/introduccion_sistemas/p6.htm
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Bolívares/reunión= #personas x Sueldo/hora x #Horas x #Reuniones/año
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REUNIÓN
Es la concurrencia de un número determinado
de personas que comparten el deseo de
conseguir un objetivo concreto. Demory (1999)
GESTIÓN DE REUNIONES EFECTIVAS.
Serie de actividades que deben realizarse para
que la reunión consiga su objetivo concreto, a
través de la inteligencia colectiva de los
participantes y con la plena satisfacción de
los mismos. Equipo SInergia (2013)
©Equipo SInergia 2013
Lugar / Duración.Recursos
.
PROCESOS
Comunicar / Gestionar información
Tomar Decisiones.Lograr
Acuerdos.GestionarConflictos
ESTRUCTURACoordinador. Secretario.
PERSONASCultura Organizacional.
Inteligencia Colectiva.
Satisfacción. Emociones.
Aprendizaje.
PLANAgenda / Minuta.
Metodología / Reglas.
Colaborar
Personas-invitados
GestionarTiempo
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CONFLICTOS
CONFUSIÓN
NORMATIVIDAD
PRODUCTIVIDAD
PR
OD
UC
TIV
IDA
D
TIEMPOAdaptado de Draft(2004)
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3. Evaluación.
2. Desarrollo.
1. Planificación.
Objetivos.Agenda.Metodología.Lugar.Duración.Participantes.Recursos.
Bienvenida.Comunicar ObjetivosComunicar Agenda.Fijar ReglasSeguir Agenda.Procesos.Registrar en MinutaResumir Acuerdos.Agradecimiento
¿Logro Objetivos? ¿Uso agenda y minuta? ¿Actuación coordinador? ¿Control del grupo? ¿Logística? ¿Participación Invitados? ¿Invitados adecuados? ¿Satisfacción invitados? ¿Acuerdos y responsables? ¿Comunicación? ¿Manejo conflictos?
©Equipo SInergia 2013
INVITADOS
Pedro Pérez. Jefe… María Marchena. Asistente Daniela Pardo. Finanzas
Chantell Herrera. RR.HH …. …..
Puntos:1.Bienvenida.2.Presentar Invitados.3.Objetivo de la reunión.4.Normas y metodología de trabajo.5.Exponer estado actual de las tareas del proyecto asignadas en reunión del 5/11/2013.6.Valorar estado actual de las tareas.7.Cierre.
Fecha: Jueves 21/11/2013 Lugar: Sala de Conferencias
Hora Inicio: 9:00 am.Hora Fin: 10.00 am.
Objetivo: Evaluar el estado actual del proyecto ambiental de la empresa
©Equipo SInergia 2013
Objetivo: Evaluar el estado actual del proyecto ambiental de la empresa
Fecha : jueves 21/11/2013
Lugar: Sala de Conferencias
Hora inicio: 9:00 amHora Fin: 10:00 am
Minuta 11-2013
1. Estado Actual Tareas Proyecto Asignadas1. Estado Actual Tareas Proyecto Asignadas ResponsableResponsable
Exposición RR.HH. Exposición Finanzas
Chantell HerreraDaniela Pardo.
Puntos Tratados
2. Valoración Tareas2. Valoración Tareas ResponsableResponsable Fecha Fecha Culm.Culm.
Ajustado al Plan RR.HH. Se le asigna recoger información entre empleadosRetrasada Finanzas. Completar el presupuesto.
Chantel HerreraDaniela Pardo.
29/11/2013.25/11/2013
INVITADOS
Pedro Pérez. Jefe… María Marchena. Asistente… Daniela Pardo. Finanzas
Chantell Herrera. RR.HH …. …..
©Equipo SInergia 2013
o Las reuniones implican tiempo y dinero.o Es posible lograr reuniones efectivas si comprendemos:
• Que es un sistema complejo y perfectible.• Que los procesos de planificación, ejecución y evaluación forman
un ciclo de mejora continua.• Que la agenda y la minuta son herramientas fundamentales en la
gestión de las reuniones de trabajo efectivas. • Que la definición de normas y metodologías de trabajo son
cruciales.• La importancia de motivar la inteligencia colectiva, la satisfacción,
la participación y la colaboración.• Que los conflictos pueden aparecer y hay que enfrentarlos con una
perspectiva de oportunidad. • Que pueden surgir situaciones inesperadas.• La próxima reunión debe ser mejor que la de hoy.
©Equipo SInergia 2013
• Daft R. (2004). Administración. 6ta Edición. México: Thomson.
• Demory B. (1999). Cómo Dirigir y Animar Reuniones de Trabajo. España: Deusto