View
1.386
Download
1
Tags:
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Digitaal Bouwarchief Gemeente Arnhem @ VIAG 2008 Realisatie mbv Midoffice / EGEM / GEMMA architectuur.
Citation preview
1D
igita
lise
ren
Bo
uw
arc
hie
f0
7-0
4-2
3
Digitaal Ontsluiten BouwarchiefGemeente Arnhem
VIAG Congres 2008Dinsdag 2 december; 10:15-10:55
Sprekers:-Bas Kooter (namens Arnhem)-Paul vd Weijde (Redora)
20
7-0
4-2
3D
igita
lise
ren
Bo
uw
arc
hie
fEven voorstellen
Bas Kooter, IXXI BV, Zoetermeerwww.ixxi.nl, [email protected], 06-53791865, [email protected]
Ingehuurd door: Arnhem/FD/ICT/IMGeeft presentatie namens de gemeente Arnhem
Projectleider gem. Arnhem- Inrichting Midoffice (sep 2006 – aug 2008)- Digitaal Bouwarchief (mrt 2007 – Q3 2009)
Ervaringsgebieden- ICT: BSO/Origin, CSC, RLD, Marine, KPN- Ruimtevaart: ESA/ESTEC- Educatie: INHOLLAND, Houthoff Training, tevens hoofd-zeilinstructeur - Sociale Zekerheid: Cadans (nu UWV), CWI- Gemeente: Arnhem
Zie linkedin voor volledig profiel: http://www.linkedin.com/profile?viewProfile=&key=1232396&trk=tab_pro
30
7-0
4-2
3D
igita
lise
ren
Bo
uw
arc
hie
fAgenda-onderdelen
1. Introductie
2. Situatieschets (waarom, problematiek)
3. Het bouwarchief (tijdsbeeld)• Papieren dossiers• Registers (papier en digitaal)
4. Het totale proces (partijen, activiteiten)• Archief: Herstructurering en registratie• Scanfabriek: Groeperen, Scannen, Inpakken• ICT: Logistiek, Bewerking, Opslag, Ontsluiting
5. De projectplanning (fasen, mijlpalen)• Analyse: volumeberekeningen, planvorming• 1 meter pilot: aantonen dat het kan• Uitbouw digitale infrastructuur• Inrichting Scanfabriek• Scannen• Ontsluiten
40
7-0
4-2
3D
igita
lise
ren
Bo
uw
arc
hie
fDe situatie - 1
Stadhuis
Stadskantoor
Gelders Archief
410m (1917-1979)
43m (1980-1989)
720m (1945-2008)
BWL LoketArchieven op 3 locaties
50
7-0
4-2
3D
igita
lise
ren
Bo
uw
arc
hie
fDe situatie - 2
Stadhuis
Stadskantoor
1000 mGelders Archief
Afstand tussen loket en archief
was de aanleiding voor het besluit tot digitaliseren
410m (1917-1979)
43m (1980-1989)
720m (1945-2008)
BWL Loket
Verbeterde Dienstverlening
met éénFrontoffice
Archieven op 3 locaties
Het BWL Loket van het stadskantoor
naar het stadhuis
60
7-0
4-2
3D
igita
lise
ren
Bo
uw
arc
hie
fDe situatie - 3
Stadhuis
Stadskantoor
Gelders Archief
KaartenRegister
RegisterMais Flexis
Register
410m (1917-1979)
43m (1980-1989)
Kaarten(’45-’89)
AIV(’90-’98)
BWT(’98-’08)
720m (1945-2008)
BWL Loket
Niet alleen dossiersMaar ook registers!
70
7-0
4-2
3D
igita
lise
ren
Bo
uw
arc
hie
fArchieven
Secretarie (stadhuis) (1980–1989 = 43m)
Gelders Archief (1917–1979 = 422m)
Bouwarchief (stadskantoor) (1945 – 2008 = 717m)
80
7-0
4-2
3D
igita
lise
ren
Bo
uw
arc
hie
f
Meerdere archieven met
papieren dossiers
(deels overlappend)
Meerdere registers met (meta)informatie over de archieven en de dossiers(zowel operationeel als historisch)
(zowel in digitale als papieren vorm )
Tijdsbeeld: Archieven en Registers - 1
1917 1945 1980 1990 2000 2008
90
7-0
4-2
3D
igita
lise
ren
Bo
uw
arc
hie
f
Secr.Adm (1980-1989)
Tijdsbeeld: Archieven en Registers - 2
1917 1945 1980 1990 2000 2008
BWT (1998-heden)
AIV (1990-1998)
Blauwe Kaarten(1945-1990)
MAIS Flexis (Gelders Archief)(1917-1979)
Gelders Archief(1917 – 1980 = 410m = 274m + 136m)
(Originele Bouwdossiers)
Secretarie(1980–1989 = 43m)
(Stadhuis)
Docman (postregistratie) (1987-heden)
Bouwarchief: Dozen met Straatnaam (A..Z)(1945–2008 = 717m)
(Stadskantoor)
100
7-0
4-2
3D
igita
lise
ren
Bo
uw
arc
hie
fAspecten + Doelstelling + Middelen
ArchiefBeheerders
Afdeling DIV
Gelders Archief
“Handjes”voor de
Voor- en Na-Bewerking,
Scannen en Data-entry
PresikhaafSoc.Inst.
ICT
Redora
ICT Arnhem
OraclePlatform
BouwinspecteursHandhavers
Belastinginsp.Juristen
BWL Loket
BurgersMakelaarsNotarissen
~ 800 m Papier
Digitale Ontsluiting
!!!!!
Eind Gebruikers
Héél véél werk
Historie
1917 – 2008
Diverse tijdvakken met verschillende archiverings methoden
Volume Kosten
Eentonig werk
Kwaliteit ! ?
Zoeken op adres
Ontsluiting van registers én dossiers
Aansluiting tussen tijdvakken regelen
Info huish. Arnhem
Technologie / innovatie
Eérst Intern
Oplossing Toetsen
Bijsturen
Goed Gevoel
Dán Extern
110
7-0
4-2
3D
igita
lise
ren
Bo
uw
arc
hie
fFasen en mijlpalen (1)
Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4
2007 2008 2009
Analyse
Start
1 m aanpak
GO !
Pilot
ICT
VIAG
Wat moet er gebeuren om één meter papier
digitaal te ontsluiten!?
We hebben aangetoond dat het kan zoals we willen
120
7-0
4-2
3D
igita
lise
ren
Bo
uw
arc
hie
fEén meter aanpak: volledige cirkel
Papieren Dossiers
Herstructurering(tijdvakken)
+VerbeterdeRegistratie
Registersmet
Info over archiefInfo over dossiers
Data-entry
Indelen in categorieen
Scannen
Inpakken inzuurvrij
Materiaal
DigitaleDocumenten(PDF,TIFF)
Zoek én vindt
Digitaal Register
DIV
V&H
JZ
WOZ
BWL
Makelaar
Notaris
Burger
….
De sociale werkplaats
kan het!
Het beoogde mechanisme
werkt!
~ 800 m Papier
Digitale Ontsluiting
!!!!!
Eind Gebruikers
Héél véél werk
130
7-0
4-2
3D
igita
lise
ren
Bo
uw
arc
hie
fHerstructurering + Registratie
PRE-AIV AIV (20%) BWT (30%)
Van Alfabetisch gesorteerd: ‘45-’08Naar 3 tijdvakken: ’45-’90-’98-’08
140
7-0
4-2
3D
igita
lise
ren
Bo
uw
arc
hie
fDe scanfabriek bij Presikhaaf
150
7-0
4-2
3D
igita
lise
ren
Bo
uw
arc
hie
fGerealiseerd proces
StadskantoorStadhuisGelders Archief
Scanstraat
BouwarchiefSecr. ArchiefArchief
DIV
BalieBalie
ICT
ODI
Centric4All Suite(BWT, ..)
… DocmanMais Flexis
(Gelders Archief)AIV
Zaken
(Statusinfo)(Processen)(Procedures)(warme data)
Gegevens
(Adressen, Subjecten, ..)
(koude data)
Documenten
(historische data)
Historische Bronnen Operationele Systemen
Midofficecomponenten
BlauweKaarten
Scannen
Scan gereed
Archief gereed
Klantcontact
PapierenDossiers
PapierenDossiers
DigitaleDossiers
DigitaleDossiers
160
7-0
4-2
3D
igita
lise
ren
Bo
uw
arc
hie
fFasen en mijlpalen (2)
Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4
2007 2008 2009
Analyse
Scannen
BWT AIV SA PRE
Intern
Contracten
Extern
Ontsluiting eindgebruikers
Start
1 m aanpak
GO !
Pilot
Envelop ICT-ontwikkeling
Inrichten Scanfabriek
Herstructurering / Registratie
Migratie Verbeteringen
VIAG
170
7-0
4-2
3D
igita
lise
ren
Bo
uw
arc
hie
fDe totale infrastructuur details Redora
Papieren Dossiers
Herstructurering(tijdvakken)
+VerbeterdeRegistratie
Registersmet
Info over archiefInfo over dossiers
Digitale Infrastr.
Scan fabriek
~ 800 m Papier
Eind Gebruikers
DIV
V&H
JZ
WOZ
BWL
Makelaar
Notaris
Burger
….
Redline
Gegevens magazijn
Zaken magazijn
UCM
Documenten magazijn
OracleDocumentCapture
Scannen
Indelen met barcodevellen
Archief gereed maken
In-
en
uitk
lare
n
180
7-0
4-2
3D
igita
lise
ren
Bo
uw
arc
hie
fResumé van de projectaanpak
Nadruk op ontsluiting ipv op digitaliserenVanaf het begin zijn ICT aspecten meegenomen
Vanuit contextInzicht in archieven en registers in de tijdVolumes kosteninschatting
Iteratief full-life-cycle procesEén meter aanpak !!Eerst kleinschalig opschalen na succesAltijd alle partijen bij begin elke stap betrokken
Realisatie expliciet onder regie van de gemeente:Vanwege complexiteit door diverse tijdvakken (methoden)Ontsluiting staat voorop … ICT is de sleutel !Het scannen is alleen heeeel veeeel werk