Comunicacin Interna

ComunicacinInternaJuan Carlos Villacorta

Comunicacin InternaLas organizaciones se han enfocado tradicionalmente en sus clientes.Pero en los ltimos aos han empezado a prestar la misma atencin a sus propios empleados.Son el pblico clave para garantizar el xito de su modelo de negocio.La comunicacin interna en el siglo XXI es algo ms que la difusin de memorndums, correos electrnicos y publicaciones.Se trata de construir una cultura corporativa basada en valores que permita impulsar el cambio de la organizacin desde dentro hacia fuera.

Comunicacin Interna

1. La comunicacin interna en el nuevo contexto empresarialEl empleado actual es una persona diferente del empleado de dcadas pasadas.

Son personas con una buena formacin, con expectativas ms altas de las que tenan sus padres respecto a los objetivos de su trayectoria laboral.

Demuestran un mayor inters por conocer y entender adecuadamente la compaa para la que trabajan.

1. La comunicacin interna en el nuevo contexto empresarial

1. La comunicacin interna en el nuevo contexto empresarialEl lugar de trabajo tambin es diferente hoy da. Son plantillas ms ajustadas, jornadas laborales ms extensas, mayor carga de trabajo y mayor nfasis en el rendimiento.La recesin econmica ha ocasionado que muchos empleados demuestren un mayor grado de desconfianza hacia las empresas y sus equipos directivos.Los empleados sean ms crticos con la forma y con el contenido que les comunica la alta direccin, as como con el sentimiento de implicacin y alineamiento con la estrategia global de la compaa.

1. La comunicacin interna en el nuevo contexto empresarialEn este nuevo entorno, la comunicacin debe ser un proceso de dos direcciones. Los empleados esperan que cuando se les pide su opinin y emplean tiempo en responder con sus aportaciones, la direccin les escuche y acte en consecuencia.En la mayora de las compaas, la alta direccin prescinde directamente de los empleados de base en casi todas sus decisiones.Esto hace que los empleados se sientan ajenos a la organizacin y poco valorados y, en consecuencia, sean reticentes a aceptar la implementacin de nuevos cambios en la compaa.

2. Organizacin de la funcin de comunicacin interna

Lo primero: Identificar las actitudes de los empleados hacia la organizacin. Realizar una investigacin de reputacin interna entre los propios empleados.Saber qu palancas hay que mover para introducir mejoras as como si se est dando respuesta a las expectativas creadas.Seguimiento regular de la opinin de los empleados a travs de encuestas de clima.No realizar los cambios sugeridos en las encuestas a empleados puede impactar negativamente en su motivacin, desencadenando una situacin mucho ms desfavorable que la existente previamente a que se hubiese solicitado ese feedback.

2. Organizacin de la funcin de comunicacin interna

2.1. Objetivos para una comunicacin interna eficaz.La funcin de comunicacin interna debe apoyar a la misin de la organizacin.

2.2. reas de dependenciaEn el pasado, el equipo de comunicacin interna dependa del rea de recursos humanos.Cada vez ms, esta funcin se gestiona desde el departamento de comunicacin corporativa.Con frecuencia, ambas reas estn vinculadas a la comunicacin interna.En las grandes empresas lo ideal es que tanto el departamento de comunicacin corporativa como el de recursos humanos cuente con algn responsable encargado de la comunicacin interna.

2.2. reas de dependenciaRRHH: Explicar asuntos como la remuneracin o la relativa a nuevas contrataciones.Comunicacin: Elaboracin de los mensajes importantes que afectan a los empleados, como pueden ser los cambios en la retribucin de los beneficios.

Lo ideal es que cada divisin comparta sus mejores prcticas en la comunicacin de mensajes relevantes a los empleados

2.2. reas de dependenciaSe debe trabajar conjuntamente con el rea de comunicacin externa para integrar y alinear los mensajes que se difunden a los grupos de inters tanto internos como externos. Este planteamiento permite garantizar que los empleados no sean los ltimos en conocer una noticia importante sobre su propia organizacin.Cuando una noticia de especial relevancia sobre una organizacin es publicada en la prensa escrita o en Internet, sus empleados ya deberan haber recibido la versin y posicionamiento de la empresa sobre dicho asunto, de manera que sientan que a nivel interno se les mantiene informados.

2.2. reas de dependencia

2.2. reas de dependenciaLos empleados tienen muchas facetas son accionistas, contratan talento, son clientes y miembros de la comunidad, por lo que la direccin debe entender que su pblico interno puede ser incluso ms importante para la organizacin que el externo en lo relativo a todos los aspectos del negocio, y que no alinear las distintas reas organizativas puede acarrear importantes consecuencias negativas

David Verbraska, vicepresidente responsable de poltica global y asuntos pblicos en Pfizer.

3. Implantacin de un programa eficaz de comunicacin interna

Comunicacin ascendente y descendenteOrganizar encuentros cara a caraComunicacin onlinePublicaciones dirigidas a los empleadosComunicar visualmenteFortalecimiento y vinculacin con la marca corporativa a nivel internoTener en cuenta el sistema de comunicacin informal de la empresa

3.1. Comunicacin ascendente y descendenteLa dependencia excesiva de correos electrnicos formales y generalizados para la difusin de las noticias de la organizacin puede ser la causa de esa despersonalizacin de la alta direccin.

Han de implicar individualmente a cada persona que tenga a su cargo a otras personas cuando vayan a anunciar noticias importantes.

La direccin debe luchar por crear un entorno en el que todos los empleados se sientan cmodos compartiendo su opinin abiertamente.

3.1. Comunicacin ascendente y descendenteUna comunicacin interna eficaz ha de fomentar un dilogo abierto en toda la organizacin e impulsar mecanismos de participacin.

Los empleados deben sentirse lo suficientemente seguros en sus puestos como para plantear preguntas y ofrecer sus consejos sin miedo a represalias por parte de la direccin.

Respetar a los empleados, escucharles e interactuar con ellos, constituye la base para un programa de comunicacin interna eficaz.

3.1. Comunicacin ascendente y descendente

3.2. Organizar encuentros cara a caraCelebrar regularmente reuniones presenciales con grupos relativamente amplios. Oportunidad para la alta direccin para compartir informacin sobre los resultados de la compaa y el progreso en iniciativas clave, as como para demostrar su capacidad de respuesta alfeedbackaportado por los empleados.Lo ms importante es que esas reuniones sean tambin una oportunidad para que los empleados planteen preguntas en un foro abierto.Estos encuentros tambin pueden servir para movilizar e inspirar la creatividad de los empleados.

3.2. Organizar encuentros cara a cara

3.3. Comunicacin onlineIntranets corporativas.Portal interno de noticias del estilo de los desarrollados para consumidores finales.Los empleados son bombardeados constantemente con informacin, especialmente teniendo en cuenta la ubicuidad del correo electrnico.Las acciones de comunicacin deben ser relevantes y atractivas para llegar de forma eficaz a los empleados.Las redes sociales se convierten en una herramienta cada vez ms fundamental para la comunicacin y para la articulacin de la comunidad interna.No sustituye el cara a cara.

3.4. Publicaciones dirigidas a los empleados.La comunicacin impresa es especialmente importante para involucrar a aquellos empleados que no cuentan con acceso al correo electrnico.O no lo usan.La mayora de las publicaciones internas corporativas no son muy interesantes.Sus publicaciones compiten en atencin con los medios de comunicacin. El empleado de hoy da es un consumidor sofisticado de informacin.Garantizar que los empleados perciben una versin realista de lo que est ocurriendo en cada momento, presentada de la manera ms interesante posible.

3.4. Publicaciones dirigidas a los empleados.El tono de las publicaciones debe ser realista y autntico, ya que muchos empleados desconfiarn si se trata de propaganda ms que de un verdadero acto de comunicacin.

La direccin debe saber encontrar el equilibrio adecuado entre lo que interesa a los empleados y lo que la direccin realmente necesita contarles.

Tambin se deben editar publicaciones y material de bienvenida para los nuevos empleados con el fin de conseguir que su incorporacin a la empresa sea una experiencia agradable y fluida.

3.5. Comunicar visualmenteLa orientacin de los empleados en lo referente a su consumo de la informacin cada vez es ms visual.

En Novartis Oncology, se puso en marcha una iniciativa para que los empleados enviasen vdeos explicando por qu trabajaban para la compaa con el fin de mejorar el nivel de implicacin interna y de atraer talento externo.

3.6.Fortalecimiento y vinculacin con la marca corporativa a nivel internoNormalmente el equipo de comunicacin informa a los empleados sobre las nuevas campaas de publicidad, pero rara vez son conscientes de la necesidad de vender a los empleados las mismas ideas que intentan vender a los distintos pblicos externos.

La vinculacin con la marca corporativa a nivel interno es especialmente crtico cuando una organizacin est acometiendo cambios profundos como puede ser una fusin o un cambio de liderazgo.

3.6.Fortalecimiento y vinculacin con la marca corporativa a nivel internoPor ejemplo, una empresa de atencin sanitaria se promocionaba diciendo que el bienestar de sus clientes era su prioridad nmero unoMientras que, por otro lado, a sus empleados les transmita que su prioridad nmero uno era reducir costes.

Un aniversario importante o la conmemoracin de algn hito concreto tambin pueden ser una oportunidad para lanzar campaas internas de fortaleza o vinculacin con la marca.

3.6.Fortalecimiento y vinculacin con la marca corporativa a nivel internoAunque los empleados comprendan la promesa y el posicionamiento de la marca corporativa y el propsito de la organizacin, slo cuando realmente crean en ella podrn ayudar a la compaa a impulsarla de forma colaborativa.

De la misma forma que las campaas externas de posicionamiento de marca buscan crear un vnculo emocional entre los consumidores y la compaa, el objetivo de estas campaas a nivel interno es lograr ese tipo de vnculo con los empleados.

3.7.Tener en cuenta el sistema de comunicacin informal de la empresa

La opcin informal debe considerarse un vehculo de comunicacin exactamente igual que cualquier instrumento corporativo o una reunin de los empleados.Consideran que los mensajes se difunden de manera ms rpida y creble a travs de la red informal.Si empiezan a circular rumores, los mandos intermedios deben tener un protocolo para alertar a la alta direccin y al equipo de comunicacin interna.Cuanta mayor confianza, implicacin y compromiso exista entre los empleados y la alta direccin, con menor frecuencia se recurrir al sistema informal de informacin.

4. El papel de la alta direccinEsta implicacin es crtica porque estamos hablando de los lderes encargados de transmitir la visin y la cultura corporativa, as como la estrategia global de la organizacin.

De hecho, cada vez ms, los consejeros delegados y los altos directivos optan por ubicarse fsicamente entre todos sus empleados, trabajando en una mesa de despacho estndar.

Comprensin a nivel micro. Trabajar con los gerentes de primera lnea en el caso de empresas muy grandes.