POLE COMMUNICATION / EVENEMENTIEL

Réunion du : 30 mars 2010

Convergences Yvelines

26, avenue Duguay-Trouin 78960 Voisins-le- Bretonneux

Tél : 01 30 12 38 38Fax : 01 30 12 38 37

www.convergences-yvelines.fr

Objet :

Le pôle «Communication / événementiel» de Convergences Yvelines s'est réuni pour définir son mode de fonctionnement et en particulier pour mettre en place les dispositions nécessaires afin de faire vivre le site Internet de l'association récemment mis en ligne. Ce site se veut une vitrine de l'association et à ce titre il était important que soient précisées certaines modalités d'utilisation et personnes accréditées pour l'alimenter.

Étaient présents :

Philippe WARAVE Christian COINTE Laurent DELBECQLionel DUPETITEric JAILLETCédric HOIZEYDominique HOIZEYGuy SAUZETOlivier PERROTFrédérique WALRAVEChristophe BOISSONNADE

Il est rappelé que le pilotage du pôle Communication est assuré par Dominique HOIZEY et le co-pilotage par Frédérique WALRAVE, tous deux étant membres du CA. Laurent DELBECQ fait partie du Bureau de l’association et participe au pôle communication. Il assurera ainsi un lien utile entre ces derniers.

Les principaux points suivants sont arrêtés :

• Le trésorier de l'association (Richard BLANC) reçoit les demandes d'inscription et versements de cotisation. Ceci le prédispose à fournir au pôle communication la liste des adhérents qui se sont effectivement acquitté de leur cotisation, condition jugée nécessaire pour figurer sur le site de l'association.

• Les identifiants et mots de passe permettant l'accès adhérent au site, dès lors que ceux-ci sont en règle vis à vis de l'association, sont choisis par les adhérents eux-mêmes.

Des administrateurs du site sont nommés :• Christophe BOISSONNADE (créateur du

site)• Dominique HOIZEY (Administrateur CA et

Pilote du pôle)

• Frédérique WALRAVE (co-pilote du pôle, membre du bureau et secrétaire général adjoint)

• Guy SAUZET

Christophe BOISSONNADE est chargé de dispenser une formation à ses co-administrateurs qui disposeront alors des droits nécessaires pour intervenir sur le site et son contenu. Une date de formation est à définir assez rapidement. En attendant que les co-administrateurs soient formés, CB assure la mise sur site des compte-rendus de pôle déjà établis.

Afin que les personnes en charge de faire vivre le pôle communication n'aient justement pas une charge trop importante en regard de leurs propres activités, il est suggéré que les responsabilités soient tournantes au sein du pôle communication.

Forum :

Il est convenu que les adhérents qui s'expriment par ce biais, le font sans contrainte directement sur le site. Les pilotes de pôles veilleront à ce que cette libre expression respecte l'esprit de l'association.

Agenda du site :

Il est convenu que chaque pilote de pôle assume la mise à jour de l'agenda du site pour les évènements le concernant.D'autre part, Christophe B. mettra en place l'envoi automatique d'une invitation et un rappel automatique précédant la réunion.

Master de présentation des documents (CR de réunions par ex) :

Pour garantir une certaine unité dans la présentation des documents et en vue d'une utilisation sous format papier à diffuser extérieurement, il est convenu de créer un masque aisément utilisable par tous et laissant toutefois une grande liberté dans la présentation du contenu. Ce masque est celui utilisé pour le présent compte-rendu. Chaque pôle rédigera et mettra en forme ses comptes-rendus dans ce masque, les fera valider avant de les transmettre au pôle communication pour une mise en ligne sur le site Internet. Le pôle communication aura juste un droit de regard et de vérification sur les comptes-rendus des autres pôles.Les documents ainsi présentés pourront être convertis pour le site en format .pdf et pourront être de cette façon exploités au besoin hors site.

Prochaine réunion du pôle communication :

La prochaine réunion est projetée vers fin mai – début juin. La date précise sera soumise très prochainement.