Puesta en marcha, utilización y mejoramiento continuo del"Balanced Scorecard"

Sistema de Gerencia Estratégica

Sistema de Control de Gestión Estratégica

Sistema de Aprendizaje Estratégico

Gerencia de los Cambios Estratégicamente necesarios

Instructivo preparado por:

CEO, Consultoresen Estrategia y Organización

Plan Estratégico de Acción de la Organización

Plan Estratégico de Acción de la Organización

Visión de Futurode la OrganizaciónVisión de Futurode la Organización

CEO, CONSULTORES

2

Lógica estructural del proceso de Implantación y Utilización del BSC como Sistema de Gerencia

Montajedel BSC

en 2talleres

Pasar a la Acción y utilizar al BSC como Sistema de Gestión y Cambios Estratégicos continuos

Presupuestadas por parte de cada líder responsable, darle el ejecútese a las Iniciativas viables prioritarias.

1º Ejecución de las Iniciativas2º Monitoreo cotidiano de progresos

realizados y Reuniones gerenciales

Iniciativa inicial muy especial: la propia implantación del BSC como Sistema de Gestión y Cambios Estratégicos continuos

1º Afinar las Metas y su coordinación2º Perfeccionar la estructura de los Semáforos

Informatización con el apoyo de todoslos insumos requeridos

De allí enadelante

revisión ymejoramiento

continuo

1º de la Visión

y Estrategia

2º del propio

BSC en tanto sistema de

GerenciaEstratégica

(de su funcionamientoy de cada uno de sus

elementos)

CEO, CONSULTORES

3

Puesta en marcha, utilización y mejoramiento continuo del BSC como Sistema de Gerencia Estratégica

Montado el "Balanced Scorecard", es decir:

Formulados los Temas y Objetivos Estratégicos y representadas sus interrelaciones en el Mapa Estratégico -expresión de la Visión- y así como vía los Vectores, expresión de Arquitectura Estratégica de la Organización,

Diseñados los Indicadores de Resultados para los Objetivos más fundamentales, incluyendo la estimación de su valor inicial sobre una escala o dimensión de progreso cualitativa o cuantitativa,

Establecidas las Metas para los objetivos más fundamentales; esto es, los valores que los Indicadores de Resultados han de alcanzar en el tiempo sobre la escala o dimensión de progreso antes definida,

Elaborado el Plan de Acción Estratégico; es decir, formulados los Proyectos, Iniciativas y Acciones a ejecutar para cumplir cada uno de los grandes Temas y Objetivos del Mapa Estratégico,

Diseñados los Indicadores Guía para las acciones más importantes, cuya finalidad es medir factores y circunstancias que suponemos nos permitirán alcanzar los Objetivos Estratégicos (en su defecto: Indicadores de Avance que miden el adelanto en los Proyectos, Iniciativas y acciones),

…

CEO, CONSULTORES

4

Puesta en marcha, utilización y mejoramiento continuo del BSC como Sistema de Gerencia Estratégica

Concebida y capacitada la Organización Ejecutora básica (*); es decir,

Nombrados, en cascada, los distintos responsables -individuos o grupos- encargados:

1º- del Mapa Estratégico como un todo,

2º- de monitorear el avance de cada Tema o Vector,

3º- de la realización de aquellos Objetivos Estratégicos que, aunque no medulares a Tema alguno, ameriten, sin embargo,

especial atención, y

4º- de la ejecución de los distintos Proyectos, Iniciativas y Acciones. (a diferencia de las tres clases de responsables anteriores, cuyo nombramiento tiende a ocurrir durante los talleres de montaje o inmediatamente después, el nombramiento de los líderes de Proyectos, Iniciativas y Acciones, por involucrar a personas no asistentes a esos talleres, tiende a ocurrir después)

Nombrada la persona o equipo responsable por la implantación del "Balanced Scorecard", así como por su pronta utilización y mejoramiento continuo como sistema de Gestión Estratégica.

(*): En cuanto a la Organización Ejecutora, el punto está en lograr la división del trabajo que mejor se adecue a la Organización que implanta el “Balanced Scorecard”: ni demasiados responsables, ni muy pocos.

CEO, CONSULTORES

5

Puesta en marcha, utilización y mejoramiento continuo del BSC como Sistema de Gerencia Estratégica

Ipso facto puede y debe comenzarse a utilizar el "Balanced Scorecard" como herramienta de divulgación de nuestra Visión y Estrategia, con la muy explícita rendición de cuenta (“accountability”) que de cada quien se espera (cómo será medido su desempeño).

Ipso facto se inicia la ejecución del Plan estratégico de Acción; es decir, del conjunto de Proyectos, Iniciativas y Acciones que lo constituyen. (previa aprobación del presupuesto y plan de ejecución presentado por el líder de c/u),

Ipso facto se le ha dado inicio a la ejecución de la Iniciativa clave siguiente: la propia puesta en marcha y pronta utilización del "Balanced Scorecard". (previa aprobación del plan de ejecución presentado por el líder de esta iniciativa; ver detalle: láminas 12 en adelante)

CEO, CONSULTORES

6

Puesta en marcha, utilización y mejoramiento continuo del BSC como Sistema de Gerencia Estratégica

Ipso facto puede y debe comenzarse a utilizar el "Balanced Scorecard" como el poderoso Sistema de Gerencia, Control de Gestión y Aprendizaje Estratégicos -así como de Gerencia del Cambio- que es.

Utilización,

tanto individual

como de organización interconectada

como en reuniones gerenciales y directivas,

Vía el constante monitoreo:

de los Proyectos, Iniciativas y Acciones en curso,

del avance en el logro de los Objetivos Estratégicos,

de la evolución de cada uno de los grandes Temas Estratégicos (los Vectores),

del estado en que se encuentre cualquier tópico específico de importancia estratégica, que pudiera surgir en cualquier momento.

CEO, CONSULTORES

7

Utilización Individual del Sistema de Gerencia Estratégico

ObjetivoObjetivo

EstratégicoEstratégico

Metas

Ejecutamos los Proyectos y

demás Iniciativas

...continua ejecución estratégica, ...continua ejecución estratégica,

Indicadores de Resultados

Indicadores Guía

manteniendo a la vista las Metas a cumplir y los Objetivos

Estratégicos a alcanzar

manteniendo a la vista las Metas a cumplir y los Objetivos

Estratégicos a alcanzar

monitoreada vía Indicadores, monitoreada vía Indicadores,

CEO, CONSULTORES

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Utilización concertada del Sistema de Gerencia Estratégica

Alineación yTransparencia

en la Gestión

Alineación yTransparencia

en la Gestión

Procesos Int.Procesos Int.

Aprendizaje.Aprendizaje.

FinancieroFinanciero

ClientesClientes 5 8 6 3

2

5 8 6 3

2

Procesos Int.Procesos Int.

Aprendizaje.Aprendizaje.

FinancieroFinanciero

ClientesClientes 5 8

6

3 2

5 8

6

3 2

Procesos Int.Procesos Int.

Aprendizaje.Aprendizaje.

FinancieroFinanciero

ClientesClientes 5 8

6

3 2

5 8

6

3 2

Procesos Int.Procesos Int.

Aprendizaje.Aprendizaje.

FinancieroFinanciero

ClientesClientes 5 8 6

3 2

5 8 6

3 2

Procesos Int.Procesos Int.

Aprendizaje.Aprendizaje.

FinancieroFinanciero

ClientesClientes 5 8

6

3 2

5 8

6

3 2

Procesos Int.Procesos Int.

Aprendizaje.Aprendizaje.

FinancieroFinanciero

ClientesClientes 5 8

6

3 2

5 8

6

3 2

Procesos Int.Procesos Int.

Aprendizaje.Aprendizaje.

FinancieroFinanciero

ClientesClientes 5 8

6 3

2

5 8

6 3

2

Procesos Int.Procesos Int.

Aprendizaje.Aprendizaje.

FinancieroFinanciero

ClientesClientes 5 8

6

3 2

5 8

6

3 2

... Cual multiplicidad

coordinada de co-pilotos:

el equipo de Ejecutivos

Gerentes y demás

Actores que la

Organización

requiere

... Cual multiplicidad

coordinada de co-pilotos:

el equipo de Ejecutivos

Gerentes y demás

Actores que la

Organización

requiere

Responsables por:• Objetivos• Vectores• Iniciativas y Proyectos• Totalidad del Mapa Estratégico

Responsables por:• Objetivos• Vectores• Iniciativas y Proyectos• Totalidad del Mapa Estratégico

Todo lo cual asegura el comportamiento estratégico de la Organización como un todo

Todo lo cual asegura el comportamiento estratégico de la Organización como un todo

CEO, CONSULTORES

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Pero también vía reuniones de los Gerentes y demás Personal Clave

Determinar lo ocurrido y su

porqué

Determinar lo ocurrido y su

porqué

Coordinar las acciones

requeridas

Coordinar las acciones

requeridas

Decidir cursos de acción a tomar

Decidir cursos de acción a tomar

Reunión centrada en la totalidad del Mapa

Estratégico

Reunión centrada en un Vector

Reunión centrada en algún tópico de interés común

Cual sala decomando integral

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10

Puesta en marcha, utilización y mejoramiento continuo del BSC como Sistema de Gerencia Estratégica

Se inicia entonces el Aprendizaje Estratégico resultante de disponer de un sistema de revisión continua de nuestra Visión y Arquitectura Estratégica, fundamentada en interpretaciones cada vez más acertadas de los hechos, seguidas por Decisiones cada vez más idóneas, las cuales, a su vez, redundan en una creciente actuación estratégica alineada de la Organización, expresándose todo ello en una constante revisión o modificación, parcial o total:

del Mapa Estratégico, sus Temas, Objetivos e hipótesis de relaciones causales,

de los Indicadores de Resultados utilizados, su forma de levantamiento y cálculo,

de las Metas establecidas,

del Plan Estratégico de Acción (los Proyectos, Iniciativas y Acciones = Cambios Estratégicos), y

de los Indicadores Guía y/o de Avance.

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Puesta en marcha, utilización y mejoramiento continuo del BSC como Sistema de Gerencia Estratégica

Además, en función de las exigencias naturales que la utilización del sistema haga evidente, planificar y ejecutar su mejoramiento continuo en tanto sistema de Gestión Estratégica,

instalando la Plataforma Informática que sustente al "Balanced Scorecard" como sistema de Gerencia y Control de Gestión Estratégica.

mejorando continuamente la validez, confiabilidad y precisión de los Indicadores de Resultados, Guía y de Avance utilizados,

extendiendo las capacitaciones hacia el personal que lo requiera:

usuarios

encargados del mantenimiento del sistema.

Implantación del"Balanced Scorecard“,una Iniciativa muy especial

En paralelo al inicio de la utilización cotidiana del "Balanced Scorecard“ descrita en la sección anterior, debe ejecutarse un Plan Estratégico de Implantación del "Balanced Scorecard“, como sigue:

CEO, CONSULTORES

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Implantación del “Balanced Scorecard”

Nombrada la persona o equipo responsable por el Proyecto de Implantación del "Balanced Scorecard", su 1ª tarea es presentar y someter a su debida aprobación el Plan de Ejecución y Presupuesto de esta Iniciativa.

Ajustado a las particularidades de cada Organización, este Plan de Implantación incluirá actividades a ejecutar de diversas clases:

Acciones que evidencien el compromiso real de la Alta Gerencia y demás promotores con el "Balanced Scorecard".

Lanzamiento del proyecto con acciones generadoras de un clima favorable. Capacitaciones complementarias de usuarios y demás personal vinculados al

"Balanced Scorecard". Continuas actividades de promoción y soporte del proyecto. Es importante

mantener el Momentum a lo largo de todo el proceso. Desarrollo de elementos de divulgación y soporte, tales como folletos e Intranet,

dedicados a explicar y resolver consultas en relación al "Balanced Scorecard". Actividades conducentes a éxitos tempranos, los cuales, hechos públicos,

apalanquen la implantación y desarrollo del sistema. Capacitar en las competencias requeridas para la eficaz ejecución de las

Iniciativas Estratégicas (Gerencia de Proyectos). Alinear el Sistema de Incentivos a la estrategia, estructurándolo sobre la base

del "Balanced Scorecard".

CEO, CONSULTORES

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Implantación del “Balanced Scorecard” (cont.)

Realizar las capacitaciones adicionales requeridas para los Directores, Gerentes y demás personal relacionado, no asistentes a los talleres de montaje del "Balanced Scorecard".

Adelantar la modificación o desarrollo de un sistema de Presupuesto que a partir de ese momento y de manera continua asigne recursos al Plan de Iniciativas Estratégicas de la Organización u Organización, constantemente actualizado en las reuniones gerenciales.

Todo lo anterior sin olvidar lidiar hábilmente con las resistencias al cambio que todo proyecto, en mayor o menor grado, implica.

Implantado el “Balanced Scorecard” se inicia su mejoramiento continuo, para lo cual han de estar claros la oportunidad y procedimientos para hacerlo.

CEO, CONSULTORES

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Programa Capacitación 1ª Parte (Charlas,

Curso Virtual,Cursos Tradicionales)

Programa Capacitación 2ª Parte

Acciones orientadas a Éxitostempranos

Red Genérica de Plan de Implantación del "Balanced Scorecard"Red Genérica de Plan de Implantación del "Balanced Scorecard"

AprobaciónBSC inicialy nombrar

responsabledel proyecto

de implantacióndel “Balanced

Scorecard”

NombrarResponsablespor Vectores

Responsablesse organizan yelaboran suspropuestas

Aprobación propuestas de responsables

Primeras Reuniones Gerenciales

Basadas en BSC

Reunión derevisión y

ajuste a los 6 meses

Generar Eventos que “hagan ruido”

Capacitar en competenciasrequeridas por el Plan

Alinear Sistema de incentivosal "Balanced Scorecard"

Poner en Intranet área de "Balanced Scorecard" (Información General, Conceptual, Consultas)

Producir y Distribuir folletos explicativos de "Balanced Scorecard"

Artículos en revista de la Organización sobre "Balanced Scorecard"DIVULGACION

Manejo de Resistencias y Gerencia del Cambio

Solución Informática básica 2º parte de laSolución Informática

CEO, CONSULTORES

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Implantación de BSC - ejemplo de cronograma

ACTIVIDADES 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1 Montaje BSC concluidoFecha conclusión talleres de montaje

2 Arranque: Creacion del TEAM de Implantacion y Asignacion de Responsables

Comunicacion y Divulgacion a cada responsable de su rol Elaboración del Plan Detallado de

implantación del Balanced Scorecard 3 Responsables por Vectores se organizan aguas abajo

y presentan resultados en primera reunion con BSC4 Alimentar y usar continuamente la solución informática del

BSC en SAP SEM

5

Capacitación de personal a través de presentaciones a la gerencia sobre el Balanced Scorecard y sus beneficios, así como las responsabilidades que implica relacionadas a Temas Estratégico, Objetivos y Metas; así como a iniciativas.

6Organización para la ejecución de las iniciativas y el respectivo control de gestión estratégico

7 Ejecutar el Plan de Comunicacion y Divulgacion Diseñar, montar y operar en la Intranet de la Organización una

sección de información y consultas sobre BSC Diseñar, elaborar y repartir folleto explicativo del BSC

en sus aspectos y usos mas relevantes

Publicar en revista de la Organización los avances y logros de la implantacion del BSC

8

Adoptar Agendas Gerenciales usando Balanced Scorecard y su mejoramiento continuo

9 Alinear sistema de Incentivos y remuneración variableen función de resultados vinculados al BSC

10 Reunión de revisión y ajuste del BSC de la Organizacióny sus divisiones ( a los 6 meses de usarse en reuniones)

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Algunas recomendaciones

Nombrar al Equipo de Implantación compuesto por las personas clave más idóneas. Es necesario que estén claros en su rol dentro de este equipo y lo que se espera de ellos.

La Comunicación es vital para el éxito de la implantación. Se recomienda planificarla cuidadosamente y hacerla extensiva a toda la organización.

El uso de la herramienta informática seleccionada por la Organización u organización, dará a toda la comunidad un claro entendimiento de esta herramienta.

El establecimiento de incentivos no sólo a nivel del cumplimiento de objetivos, sino también por el cumplimiento o contribución al éxito de la implantación del "Balanced Scorecard", apoyará y minimizará las resistencias al cambio.

El establecimiento de las Agendas Gerenciales a través del uso del "Balanced Scorecard", apoyará aún más el éxito del mismo.