Ydintieto (MDM) - peruskäsitteet

Mitä ydintieto on?

Tiedon käsitteen rakenteellinen jäsentäminen

Data

Informaatio

Tieto

Ymmärrys

Viisaus

Tietojärjestelmien kyvykkyydet?

Ihmisen kyvykkyydet - tietojärjestelmien käyttäjät?

F A C T T O A C T

(Lähde: Tiedon ja tietämyksen monta ulottuvuutta, Markkula et al. 2002)

Ydintieto on….? (ja mitä se ei ole)

• Suomen kielessä ei vakiintunutta termiä

• Kaikki tieto (prosesseissa ja järjestelmissä) ei ole ydintietoa !

• Ydintiedon hallinnan tavoite on määrittää ja hallinnoida

konsernitason yhteiskäyttöistä tietoa

• ...jolla on merkitystä läpi laajan toimintaprosessikirjon ja organisaatioiden

sekä toiminteiden

• …joka on luonteeltaan monikäyttöistä, staattista ja jaettavaa (esim.

perustuotetieto, organisaatiotieto, henkilötieto, asiakastieto...)

• ...joka EI OLE transaktiivista - ’tapahtumatietoa’ (myyntitapahtuma, laskurivi,

kirjanpidon tilivienti, varastosaldo...)

Yd int ieto - Ava int ieto - Masterdata - Keske inen t ieto

Yhteiset käsitteet ovat tärkeä osa ydintietoaAsiakas on asiakas, eikö niin? - vai...

Myyntimies: ”Yritys tai instituutio, jolle haluamme myydä (prospekti) tai taho, joka jo ostaa palveluitamme ja tuotteitamme –normaali- tai avainasiakas, A,B,C-kategorioissa”

Kirjanpitäjä: ”Yritys/yhteisö, jota voimme laskuttaa palveluista ja tuotteista ja jolle on tilit ja vastintilit”

Kontrolleri: ”Rekisteröity, toimenpidekelpoinen (ei esim.

selvitystilainen) ja luotto tarkistettu toimija, jonka olen

todennut maksukykyiseksi tilatuille tuotteille ja palveluille”

Logistiikka: ”Osoite, jonne lähetämme varastolta tuotteet toimitussopimuksen mukaan”

Markkinointi: ”Segmentointimme

tai otantamme yritys, jolle pyrimme

ostokäyttäytymisen mukaan

markkinoimaan ja mainostamaan

tarjoamaamme – käytämme monia

erilaisia luokitteluja ja kriteereitä

kohteitamme tunnistaessa”

Johto: ”Taho, jonka kanssa

meillä on tai haluamme olevan

liiketoimintaa. Pyrimme

keskittämään resurssit

asiakaspotentiaalin mukaan ja

tahtotilamme on kehittää

strategisten asiakkuuksien

hallintaa ja pystyä paremmin

kohdentamaan kampanjoita ja

palveluita asiakkaillemme”

Esim: ”Asiakas on rekisteröity toimija, jonka kanssa joko jo harjoitamme tai

tahdomme harjoittaa liiketoimintaa. Asiakas on fyysinen taho, jolle voimme

lähettää tuotteitamme ja jota voimme laskuttaa palveluista ja tuotteistamme ja

jonka luona edustajamme voivat käydä. Ryhmittelemme ja luokittelemme

asiakkaitamme eri kriteerein, joiden merkityksiä sekä niiden ohjaamaa toimintaa

määrittää yrityksen johto”

T A V O I T T E E N A Y H T E I N E N K I E L I

Miten ydintieto tunnistetaan?Käytännön ongelmien kautta….?

6

• Tietovarasto- ja integrointihankkeisiin menee

suunniteltua enemmän aikaa ja kahvia

(=rahaa), jos ydintiedot eivät ole hallussa

• Sisäisen laskennan raportit ja liiketoiminnan

mittarit näyttävät teknisesti oikeilta vaikka

sisältö voi olla loogisesti virheellistä, esim.

• Tuotekannattavuus, Asiakaskannattavuus,

Kategorisoitu myynti, Logistiikan suorituskyky,

Tuotannon läpimenoajat, jne…

• Liiketoiminnan raportit ja laatumittarit ovat

yleensä epäluotettavia, jos ydintiedon

hallinta ei ole kunnossa

• Faktapohjainen liiketoiminnan mittaaminen

ilman hallittuja ydintietoja on arvailua

” R a p o r t o i n t i h ä s s ä k k ä ”

Miten ydintieto tunnistetaan?

Miten ydintieto tunnistetaan? Liiketoimintatiedon eri tasoja

Konsernitason

tieto

3. Järjestelmätason tieto

• Tieto, jota käytetään vain yhdessä

järjestelmässä

• Käsittelyjärjestelmät: Vain

kyseinen järjestelmä

• Hallinnointi: Järjestelmäkohtainen

• Omistajuus: Järjestelmäkohtainen

• Käyttö: Järjestelmän sisäinen

2. Prosessialue-tason tieto

• Tieto, jota käytetään vain

liiketoiminnan prosessialueella

• Käsittelyjärjestelmät: Liiketoiminnan

prosessialuetta palvelevat

järjestelmät

• Hallinnointi: Prosessialuekohtaiset

työryhmät

• Omistajuus: Liiketoiminnan prosessin

omistaja

• Käyttö: Prosessin tarpeen mukaan

1. Konsernitason tieto

• Konsernitason tieto, jota käytetään

koko organisaatiossa

• Käsittelyjärjestelmät: ”MDM

järjestelmä”

• Hallinnointi: Konsernitason työ-

ohjausryhmä

• Omistajuus: Konsernitaso

• Käyttö: Kaikki ydintietoa käyttävät

järjestelmät ja prosessit

• Esim: Nimi, Osoite…

Järjestelmä 4

• Toiminto 3 spesifiset attribuutit

• Organisaatio 2 spesifiset attribuutit

Miten ydintieto tunnistetaan?

Ydintiedon hallinnan tavoite on määrittää ja hallinnoida konsernitason (group) tietoa

YDINTIETOENTITEETTI X

• Tunniste (ID)

• Globaali nimi

• Omistaja

• Tärkeimmät kategoriat

• Elinkaari

• Tila

• Hierarkia / taksonomia

• Liiketoiminta-alue

• Organisaatio 1 spesifinen

attribuutti

• Toimialueeseen liittyvä elinkaari

• Prosessin liittyvä tila

• Prosessiin liittyvä attribuutti

Ydintietoa: Keskeinen tunnistava ja nimeävä

tieto – ehdottomasti olennaista

konsernilaajuista tietoa

Mahdollista ydintietoa: Olennaisia

luokittelevia tietoja, asettavat entiteetin

kontekstiin – konserni-laajuinen laajuus

(scope)

Paikallista tietoa: Prosessi-,

organisaatio-, järjestelmä tai

toimialue-spesifistä tietoa. Yleensä

suurin osa entiteetin tietomäärästä

CustomerID : 123125

Customer Name: Sparta Oy

DUNS: 133-123-567

TradeID: 0512365-2

Owner: Matti Meikäläinen

Address Type: Headquarters

Address Line1: Peloponnesoksentie

Address Line2: 41 B

Postal Code: 00100

City: Helsinki

Country: FINLAND

TaxID: FI05123652

Customer category: Wholesale

Customer area: Military (12321)

Partner Category: Preferred distributor

Credit Check: complete, approved

Financial Status: A++

Account category: A

Account Manager: Jaska Jokunen

Logistics partner: DHL Finland

Miten ydintieto tunnistetaan?Esimerkki: Asiakas-/toimittajaydintiedot

Ydintietoa: Keskeinen tunnistava ja nimeävä tieto

– ehdottomasti olennaista konsernilaajuista tietoa

Mahdollista ydintietoa: Olennaisia

luokittelevia tietoja, asettavat entiteetin

kontekstiin – konserni-laajuinen laajuus

Paikallista tietoa: prosessi-,

organisaatio- tai toimialue-spesifistä

tietoa. Yleensä suurin osa entiteetin

tietomäärästä

Mikä on hyväksyttävä

laatutaso synnytetylle

tiedolle, elinkaaren

tuleviin vaiheisin?

Miten ydintieto tunnistetaan?Esimerkki : Rekrytointiprosessi ja henkilöydintieto

Henkilölle

työsopimus

Esimies

+ HR

Työsopimus

• Suku + etunimet

• Hetu

• Osoite

• Aloitus pvm

• Työsuht muoto

• Toimipaikka

• Tehtävänimike

• Esimies

ITC-välineet

tilaaminen

Esimies

IT

käyttöoikeuksien

tilaaminen

Esimies

Käyttöoikeustilaus

• Nimi

• Työsuht. muoto

• Työntekijätyyppi

• Tehtävänimike

• Henkilönumero

• Toimipaikka

• Esimies

• Osastonimi

• PERUSROOLIT?

ULK

Puhelimet,

käyntikortit

jne. tilaus

Esimies

ULK

Yhteystietojen

julkaiseminen

HR

ULK

Kulku-

oikeudet ja

avainten

tilaaminen

Esimies

ULK

Käyttö-

oikeuksien

avaaminen

Pää-

käyttäjä

ULK

ITC-työväli-

neiden

luovutus

Tieto-

hall.

Työhöntulo-

tarkastus

ULK

Täytetään

sähköinen henkilö-

perustietolomake

HR tiedot

• Hlö perustiedot,

Äidinkieli,

Siviilisääty,

Tilitiedot, Koulutus,

Työhistoria, Aloitus

pvm, Yksikkö,

Osasto,

Kustannuspaikka,

Toimipaikka,

Esimies,

Palkkatiedot

Esimies,

henkilö

Henkilölle

käyttöoikeus

työterveys-

palveluille

HR

ULK ULK

Kenen toimesta tieto syntyy ja milloin?

Mikä on yhteistä ja läpileikkaavaa tietoa koko prosessin kannalta?

Mitä tietoa käytetään uudelleen prosessissa?

Mitä tietoa välitetään ulkoisiin prosesseihin?

IAM

IAM

Esimerkkejä : Tyypillisiä ydintietoalueita

ASIAKAS

Toimitusasiakkaat,

myyntiasiakkaat,

Prospektit…

Perinteiset

TOIMITTAJA

Toimittajat, ei-

taloudelliset

kumppanit

TUOTE

Tuote, palvelutuote

Variantit ’perinteisistä’

HIERARKIA

Tuotehierarkiat, asiakasrakenne,

vastaavuussuhteet

KULUTTAJA

Henkilöasiakkaat

ORGANISAATIO

Organisaatio (sisäinen/ulkoinen)

HENKILÖ

Työntekijä, toimittajan henkilö,

Ulkopuoliset toimijat

MATERIAALI

Raaka-aineet, bulkkinimikkeet,

lopputuotteet, suorat/epäsuorat

materiaalit ja palvelutREFERENSSI

Toimipaikkakoodi, maakoodi,

kalenteridata, valuuttakoodit,

kielikoodit, organisaatiotunniste..

SOPIMUS

Ostosopimukset,

toimitussopimukset,

lailliset sopimukset

KIINTEÄ OMAISUUS

Koneet, laitteet, rakennukset

TALOUS

Tilikartta, koodauskäytännöt…

Esimerkki perustietovarantojen tunnistamisesta kuntasektorilla

(Lähde: KPK ICT-liiketoimintasuunnitelma, 2010)

Missä tietovarannoissa

ovat keskeiset

ydintiedot?

Mikä osa tiedosta on

olennaista ydintietoa

käytännön

toimintaketjujen

kannalta?

Kysymyksiä? ja Vastauksia!

www.spartaconsulting.fi