19 марта 2015 г. Конференция "Управление документами: прошлое, настоящее, будущее" 2015 1

Тенденция вытеснения традиционных документов базами

данных: Нормативное регулирование и практикаХрамцовская Наталья Александровна

к.и.н., ведущий эксперт по управлению документациейкомпании «Электронные Офисные Системы», эксперт ИСО

Электронная революция: Этап 1

Перевод бумажных документов в бумагоподобныеэлектронные документы

Появление государственных баз данных, реестров и регистров. Постепенное превращение их де-факто в основной инструмент принятия юридически значимых решений

Частичная автоматизация деловых процессов и процедур принятия решений

При получении государственных услуг заявителю не нужно представлять документы, которые уже имеются в государственных органах

19 марта 2015 г. Конференция "Управление документами: прошлое, настоящее, будущее" 2015 2

Электронная революция: Этап 2 Традиционный обмен документов меняется на коллективную

работу с использование государственных реестров и регистров

Автоматическое принятие решений

Становится все меньше документов «прямого действия», все больше документов личного хранения превращаются в «ссылки» на соответствующие базы данных

Документы личного хранения постепенно все больше утрачивают свое значение

19 марта 2015 г. Конференция "Управление документами: прошлое, настоящее, будущее" 2015 3

Государственный реестр населения Правила формирования, ведения и использования базового

государственного информационного ресурса регистрационного учета граждан РФ по месту пребывания и по месту жительства в пределах РФ (утв. Постановлением Правительства РФ от 5 января 2015 г. № 4)

База данных ведется в электронном виде с использованием федеральной государственной информационной системы. Ведение базы данных на бумажных носителях не допускается

В базе данных информация хранится без ограничения срока

19 марта 2015 г. Конференция "Управление документами: прошлое, настоящее, будущее" 2015 4

Подтверждение страхового стажа на основе информации, содержащейся в

базе данных Пенсионного Фонда VI. Подтверждение страхового стажа за период после

регистрации гражданина в качестве застрахованного лица

43. Периоды работы и (или) иной деятельности после регистрации гражданина в качестве застрахованного лица подтверждаются документами об уплате соответствующих обязательных платежей, выдаваемыми в установленном порядке территориальным органом Пенсионного фонда РФ на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета.

19 марта 2015 г. Конференция "Управление документами: прошлое, настоящее, будущее" 2015 5

Что это означает для специалистов по управлению документами и архивистов Земля проваливается под ногами!

Основная масса специалистов привыкла работать с бумагоподобными документами и возникает вопрос о будущем в профессии, что они будут обрабатывать и хранить

Архивы до сих пор еще не освоили хранение электронных бумагоподобных документов, что говорить о базах данных.

Что будет поступать на государственное архивное хранение?

Какие специалисты будут проводить эту работу и кто их должен готовить?

19 марта 2015 г. Конференция "Управление документами: прошлое, настоящее, будущее" 2015 6

Недостатки новых технологий –продолжение их достоинств

Одни и те же факторы являются как упрощают обработку информации, так и создают определенные риски:

– Изменение информации – Уничтожение информации – Создание виртуальных личностей – Защита персональных данных– Профилирование граждан

Эти вопросы должны войти в сферу интересов нашей профессии – иначе мы окажемся на обочине

19 марта 2015 г. Конференция "Управление документами: прошлое, настоящее, будущее" 2015 7

7 октября 2009 Курсы повышения квалификации РАГС 8

Потеря данных в пенсионных базах данных Японии, июнь 2007

В 1997-2007 гг. при объединении пенсионных счетов были «потеряны» 50 млн. из 300 млн. счетов.

На снимке руководитель ведомства, допустившего утрату информации, раздает гражданам листовки с извинениями за плохую работу его ведомства

http://search.japantimes.co.jp/cgi-bin/nn20070609a6.html

Выводы

Профессии необходимо уже сейчас задуматься о том, как себя позиционировать в будущем

Подготовку и переподготовку кадров нужно вести с учетом имеющихся тенденций

Изучать, анализировать, обобщать и распространять отечественный и зарубежный опыт

19 марта 2015 г. Конференция "Управление документами: прошлое, настоящее, будущее" 2015 9

10

Приглашаю Вас на мой блог: http://rusrim.blogspot.com/

а также на мои каналы на Slideshare и YouTube

4 декабря 2014 г. Конференция ИнфоДокум 2014 "Эффективное документационное и информационное обеспечение управления"