ПОРТАЛ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО УПРАВЛЕНИЯ для агрохолдингов

ПОРТАЛ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО УПРАВЛЕНИЯдля агрохолдингов

Докладчик / Руководитель проектаИмя, Фамилия

Агрохолдинг

Особенности объекта

АГРОХОЛДИНГ

Вертикально-интегрированный производственный холдинг, производящий сельскохозяйственную продукцию для розничного и промышленного потребления на локальном, региональном и национальном рынке.

ПРОДУКТОВАЯ

ЛИНЕЙКА

Продукция животноводства, культуры растениеводства, семенной и генетический материал и другая продукция.

СТРУКТУРА

УПРАВЛЕНИЯМногоотраслевая, представленная дивизионами и компаниями

ОБЪЕКТЫ

УПРАВЛЕНИЯЗемельные участки, поля, здания, строения, комплексы и т.п.

РАБОТА НАД

ПРОЕКТАМИ

Покупка животных, оборудование, внедрение новых технологий, строительство новых и реконструкция старых объектов управления и т.п. По каждому проекту осуществляется планирование этапов работ и задач с большим обменом корреспонденции, совещаниями, протоколами и отчетами об исполнении.

КОНТРАГЕНТЫВзаимодействие с большим количеством внешних контрагентов, которые являются поставщиками и покупателями продукции и услуг.

ЗАКУПКИ

Производятся в больших объемах и по широкой номенклатуре, например, удобрений, ветеринарных препаратов, расходных материалов, запчастей и иных товарно-материальных ценностей, влияющих на результативность работы дивизионов и компаний агрохолдинга.

Агрохолдинг

Инструмент эффективного управления

ЭЛЕКТРОННАЯ

КАНЦЕЛЯРИЯАвтоматизация делопроизводства и управления документами

УПРАВЛЕНИЕ

ПРОЦЕССАМИ

Автоматизация регламентов различных бизнес-процессов , средства автоматизированного контроля

АРХИВНОЕ

ДЕЛО

Автоматизация задач управления бумажными и электронными архивами

ЭЛЕКТРОННОЕ

ХРАНИЛИЩЕ

Централизованное унифицированное управление файлами произвольного формата

ЛИЧНЫЙ

КАБИНЕТ

Оперативная и аналитическая информация по исполнению документов и процессов, сетевым графикам и производственным показателям

ТЕХНОЛОГИЧЕСКОЕ

ЯДРО

Взаимодействие всех компонент системы, интеграция с внешним аппаратно-программным обеспечением

Портал документационного управления

НТЦ ИРМ

Крупнейшие заказчики, продукты и технологии

НТЦ ИРМ входит в группу компаний «Системы и Проекты» и является поставщиком решения

Интегрированная система документационного обеспечения Строительного комплекса Москвы –ИСИО-Портал

Интегрированная система документационного обеспечения Строительного комплекса Москвы –ИСИО-Портал

Технологии

Интеграционные решения в портальных сервис- ориентированных технологиях

Заказчики

Органы исполнительной властиГосударственные корпорацииКоммерческие структуры

Направления автоматизации

Государственное управлениеУправление проектированием и строительствомУправление регламентами и бизнес-процессами холдингов, корпораций, больших и небольших организацийСоздание защищенных электронных архивовЭнергосбережение и энергообеспечение

Государственный сектор

Коммерческий сектор


НТЦ ИРМ предлагает



• Инновационное решение в области корпоративного управления

• ИС ПДУ предназначена для формирования единой информационной

среды, обеспечивающей управленческий документооборот и

автоматизированную поддержку бизнес-процессов организации

Корпоративность

• Единое информационное пространство всей организации, включая её

территориальные подразделения

• Удаленный контроль над исполнением документов в

производственных подразделениях

• Мгновенная доставка зарегистрированных или разосланных

документов

• Участие в бизнес-процессах сотрудников территориальных

подразделений

• Организация мобильного и web доступа к электронным документам

ИС ПДУ




Функциональная масштабируемость

• Наращивание функционала системы в соответствии с потребностями организации

• Развитие системы по мере увеличения количества рабочих мест

• Ввод в действие системы на неограниченном числе подразделений

ИС ПДУ - Инновационное решение в области корпоративного управления

Гибкость

• Простота установки

• Оперативное управление функционалом системы за счет переключения настроек

• Настройка экранных форм на уровне администратора

Открытость

• Возможность интеграции с электронной почтой, электронным факсом

• Широкая возможность интеграции с информационными системами на основе открытых технологий, включая SAP, 1C, CAD / ГИС - системы

• Возможность интеграции с различным аппаратным обеспечением




Защищенность

• Многоуровневое администрирование прав доступа

• Создание и проверка электронной цифровой подписи (ЭЦП)

• Защищенные протоколы передачи данных

• Сертифицированные средства криптографической защиты

• Современные методы аутентификации

ИС ПДУ - Инновационное решение в области корпоративного управления

Надежность

• Автоматическое восстановление работоспособности системы

• Резервное копирование данных

• Удаленный мониторинг и сопровождение




Цель проекта

• обеспечить полный жизненный цикл обработки административного документа от

момента его создания или поступления до перевода в архив или уничтожения

• обеспечить контроль исполнительской дисциплины при работе с документами и

поручениями, задачами бизнес-процессов

• оптимизировать процессы проведения совещаний от согласования повестки совещания

до контроля исполнения поручений по принятым решениям в рамках протокола

• решать задачи обеспечения административных регламентов подготовки и согласования

договоров, проведения тендерных процедур

• решать задачи создания основ технологий проектного управления, единого

информационного пространства, обеспечивающего хранение и обработку массива

информации, и эффективное распределение информации между участниками на всех

стадиях проектов - от инициации до завершения

• обеспечить контроль состояния объектов управления, формировать единый реестр

объектов управления

• формировать бумажный и электронный архив проектной, административной и

корпоративной документации

ИС ПДУ - Инновационное решение в области корпоративного управления.

Предоставить Заказчику инструменты позволяющие:




Задачи проекта

• Автоматизация процесса регистрации корреспонденции, управляющих и иных

административных документов

• Автоматизация бизнес-процессов согласования организационно-распорядительной

документации, договоров, тендерных процедур

• Централизованный контроль над выполнением задач бизнес-процессов

• Автоматизация проведения совещаний в части формирования и рассылки повестки

совещаний, формирования протоколов совещаний, контроль исполнения решений

• Формирование защищенного электронного хранилища (электронная библиотека) документов

и обеспечение многоаспектного поиска по нему

• Формирование единого информационного пространства управления проектами,

обеспечивающего эффективное распределение информации между участниками проектов

• Формирование технологической платформы как основы для дальнейшей интеграции

информационных систем Заказчика в единое информационное пространство

ИС ПДУ - Инновационное решение в области корпоративного управления.

Структура ИС ПДУ


ПОРТАЛ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО УПРАВЛЕНИЯ

(Интеграционный модуль)

Функциональные подсистемы

Административный

документооборот

Корпоративные

документы Управление проектами

Архивное

дело

Управление конкурсами,

договорами

Управление

совещаниями и

протоколами

Реестр

контрагентов

Реестр объектов

управления

Обеспечивающие подсистемы

Портал

управленияАдминистрирование

Управление

бизнес-процессами

ГИС

подсистема

Управление совещаниями

и протоколами

Внешние системы

Универсальный

web-клиент

Мобильный

клиент

Толстый

клиент

Учетные

системы

Системы

бюджетирования

Производственные

системы

Почтовый

сервер

● ● ●

Административный документооборот


Функции

• Создание многозадачных поручений по документу с отдельными контрольными сроками и исполнителями

• Формирование и отправка поручений исполнителям в личный кабинет и на электронную почту

• Перенаправление поручений по иерархии исполнения

• Создание конечного отчета об исполнении поручения на основе полученных отчетов от соисполнителей

• Отображение индивидуального списка полученных / выданных поручений

• Назначение контролера и ответственного по поручению

• Создание аналитических отчетов по исполнительской дисциплине

• Рассылка уведомлений о приближении и истечении срока исполнения поручений и задач согласования

• Визуальное выделение контрольных поручений

Управление совещаниями и протоколами


Функции

• Организация и подготовка периодических

и оперативных совещаний

• Формирование повесток совещаний, сбор

материалов по вопросам

• Формирование протоколов, согласование

проектов решений

• Формирование поручений исполнителям

по протоколам

• Привязка повесток, протоколов совещаний,

материалов к совещанию по одной тематике

• Поиск и просмотр протоколов, поручений

• Рассылка уведомлений о событиях, связанных

с подготовкой и проведением совещаний

• Сбор отчетов об исполнении поручений

• Контроль сроков исполнения поручений

• Отображение событий в личном календаре

пользователя

Управление проектами


Функции

• Формирование проектной библиотеки

• Формирование структуры команды и

участников проекта

• Обеспечение разграниченного доступа

к проектам в соответствии с ролями

участников проекта

• Обеспечение привязки поручений,

процессов и административных

документов к проекту

• Ведение календарных графиков работ

по проекту

• Автоматическое информирование по

электронной почте о ключевых

Корпоративные документы


Функции

• Управление структурой библиотеки

корпоративных документов

• Публикация/редактирование/ удаление

карточки корпоративного документа

• Поддержка версионности документов

• Поиск и просмотр корпоративных

документов

• Предоставление доступа к

корпоративным документам

Реестр контрагентов


Функции

• Формирование реестра контрагентов

• Формирование паспорта контрагента

• Ведение истории договорных отношений

• Присвоение статуса надежности

контрагенту

• Привязка документов к паспорту

контрагента

• Поиск контрагента по реквизитам

карточки

Реестр объектов управления


Функции

• Формирование реестра объектов


• Формирование паспорта объекта


• Поиск объектов управления

• Привязка объектов управления к

объектам функциональных подсистем

• Отображение объектов управления

на картографической подложке –

как площадных объектов (поле, сад,

пастбище и т.д.), так и сооружений

(ферма, гараж, элеватор,

кормопроизводство и т.д.)

Управление конкурсами, договорами


Функции

• Графическое описание регламента процесса (создание шаблона)

• Автоматическая маршрутизация задач процесса между исполнителями в соответствии с описанным регламентом

• Возможность последовательного и параллельного выполнения задач, создания условных переходов

• Оперативный визуальный контроль выполнения процесса

• Автоматическое создание документов (договоров, заявок и пр.) при исполнении задач процесса

• Ведение истории исполнения процесса и создание промежуточных отчетов о ходе исполнения

• Использование специализированных отчетов в ходе выполнения процесса (лист согласования, обходной лист и другие)

Выбор вида тендера

КД УК

КД УК

Обоснование признания поставщика эксклюзивным

Менеджер

Обоснование отсутствияиных поставщиков

Инициатор

Обоснование отсутствия конкурен-ции на закупаемый товар / услугу

ТК

Рассмотрение обоснования.Оформление протокола

Коммерческий директор УК

Необходимость проведенияоткрытого тендера

ДЗР

Согласование проведенияоткрытого тендера

3

4

Закрытый тендер Открытый тендер

Безальтернативный

Согласовано

Не согласовано

5

Архивное дело


Функции

• Создание номенклатуры дел организации

• Формирование архивных дел;

• Массовая загрузка документов в архив

• Поиск дел и документов в электронном

архиве

• Выдача дел во временное пользование

• Исполнение запросов в архив

• Формирование и печать описей дел и актов

о выделении дел к уничтожению

• Учет мест хранения архивных дел

Портал управления

Обеспечение единой точки входа к подсистемам и различным видам информации

Администрирование


Функции

• Управление ролями и правами доступа

сотрудников

• Консолидация и хранение данных

справочников и классификаторов

• Централизованное управление структурой и

составом справочников и классификаторов,

изменениями данных

• Формирование персонифицированного

представления нормативно-справочной

информации пользователям в соответствии

с их задачами и правами доступа

• Предоставление пользователям

возможности осуществлять поиск данных,

просматривать каталог справочников и

классификаторов

Управление бизнес-процессами


Функции

• Графическое формирование шаблонов процессов

• Управление выполнением процесса

• Графическое представление хода исполнения процесса

• Автоматическое создание документов в ходе исполнения процесса

• Создание подпроцессов

• Ведение календарей рабочего времени

Инициатор заявки

Создание заявки(плановая / экстренная)

Логист склада

Корректность указания ном-ры, остатки на складе, стоимость

Финансово-экономический отдел

Бюджетный контроль

Руководитель направления

Согласование руководителянаправления

Логист

Закрытие заказа

Руководитель направления

Принятие решения о способеисполнения заказа

Кладовщик

Отгрузка со склада

Ответственный специалист

дивизиона

Собственная закупка

КД УК

Коммерческий заказ

2

Геоинформационная система


Функции

• Картографическое представление

объектов управления

• Отображение основной атрибутивной

информации по объекту управления

• Хранение информации о географической

позиции объекта управления

Объект

Адрес объекта

Название проекта

Состояние:

Начало работ:

Плановый год завершения:

Фактический год завершения:

Единое хранилище документов


Функции

Размещение электронных документов в единое хранилище с поддержкой территориально-распределенной структуры организации

Архитектура ИС ПДУ

Сервер

БД (DB)

• Сервер баз данных

• Сервер приложений

• Сервер резервного хранения данных

• Дисковый массив для хранения проектной

документации и графических файлов

Техническое обеспечение

Сервер резервного

хранения данных

Почтовый

сервер

Сервер

приложений (AS1)

Файрвол

(Firewall)

ПДУ. Зона промышленной эксплуатации

Дисковый

массив

Файрвол

(Firewall)

АРМ руководителя

(Мобильный клиент)

Пользователь ПДУ

(Web-клиент)


(Web-клиент)


(Smart-клиент)

Центральный офис компании

АРМ руководителя

(Мобильный клиент)


(Web-клиент)


(Smart-клиент)


(Web-клиент)

Удаленные подразделения

Интернет СканерUSB

Сканер

USB

ИС ПДУ

План проекта и ориентировочная стоимость работ

Техническое задание на проектирование и разработку ИС ПД

Предпроектное обследование и анализ

1-2 месяца 0,8 млн. руб.

1 этап

Поставка персональных лицензий, предоставляющих неисключительное право на

бессрочное использование подсистем ИС ПДУ (100 шт.)

* При покупке более 100 лицензий предлагаются скидки

Поставка лицензий ИС ПДУ – 100 шт.

1-2 недели2,0 млн. руб.

2 этап

Осуществлена адаптация и настройка программного обеспечения ИС ПДУ в соответствии с

техническим заданием

Разработаны и настроены бизнес-процессы по согласованию организационно-

распорядительных документов (до 5 процессов). Автоматизированы бизнес-процессы

согласования договоров, тендерных процедур, протоколов и подготовки к совещаниям (до

10 процессов)

Внедрены подсистемы ИС ПДУ. Разработаны необходимые отчетные формы, формы ввода.

Подготовлены инструкции пользователя и администратора по работе в ИС ПДУ. Проведено

обучение пользователей (до 100 человек)

Проведена опытная эксплуатация информационной системы

Внедрение ИС ПДУ

3-5 месяца 3,6 млн. Руб.

3 этап

Итого: 4-7 месяцев6,4 млн.руб.

ИС ПДУ

Результаты внедрения

Функции

• Полная автоматизация документооборота и бизнес-

процессов

• Минимизация ручного труда

• Перенаправление поручений по иерархии исполнения

• Повышение производительности труда и контроля

исполнительской дисциплины

• Прозрачность всех бизнес-процессов

• Комплексная интеграция на основе открытых

стандартов

• Адаптация для мобильных устройств

• Универсальное защищенное хранение электронного

контента

ПОРТАЛ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО УПРАВЛЕНИЯдля агрохолдингов

115114, Москва, 2-ой Кожевнический пер., д. 12Тел.: +7 (495) 645-02-99, +7 (495) 645-02-66Факс:+7 (495) 645-84-30Е- mail: [email protected]

Business

ПОРТАЛ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО УПРАВЛЕНИЯ для агрохолдингов