Внутренний портал как инструмент управления предприятием

«ÌÅÍÅÄÆÅR ÏÎ ÏÅÐÑÎÍÀËÓ» 4 / 201366

ÊÀÊ?óïðàâëåíèå ïåðñîíàëîì ÈÍÑÒÐÓÌÅÍÒÛ

Компания ProNET — производитель интеллектуальных продуктов. На-ша стратегическая цель — создание

эффективной организации, представлен-ной во всех сегментах ИТ-рынка Украи-ны. Для этого мы консолидируем про-фильные активы, совершенствуем систе-му управления проектами и бизнесом в целом; в частности, уделяем большое вни-мание использованию новейших техноло-гий для автоматизации основных бизнес-процессов.

В связи с экспансией в регионы воз-никла острая потребность в расширении штата компании: на сегодняшний день у нас работают более 170 сотрудников в го-ловном офисе и в 10-ти региональных представительствах. Бурный рост компа-нии, в свою очередь, потребовал стандар-

тизации работ, четкого планирования и контроля, постоянной связи с сотрудника-ми удаленных подразделений.

Мы понимали, что отдельные меры здесь не помогут: нужно объединять имеющиеся информационные ресурсы, создавать кор-поративный интранет-портал — еди ное ин-формационное пространство. И такое ре-шение было принято.

Для реализации проекта создали рабо-чую группу из специалистов нашей компа-нии. Руководство группой было поручено заместителю директора, который отвечает за обеспечение качества и организацию внутренних процессов.

Рабочей группе были поставлены зада-чи, которые можно сгруппировать в три направления:

Внутренний портал как инструмент управления

Èнтранет-портал — это виртуальный «центр коммуника-ций» компании. Он помогает: сотрудникам — сплотиться в единую команду (даже если они находятся в разных горо-дах), менеджерам — контролировать сроки выполнения ра-бочих заданий, повышать управляемость компанией

Наталья Заверуха,заместитель директора по вопросам качества и организации бизнес-процессов компании ProNET (Киев, Украина)

«ÌÅÍÅÄÆÅR ÏÎ ÏÅÐÑÎÍÀËÓ» 4 / 2013 67

1. Взаимоотношения между сотрудника-ми, внутрикорпоративные коммуникации:a описать функциональные/служебные

обязанности для всех сотрудников (для всех должностей);a разработать положение «О взаимо-

действии подразделений компании». 2. Работа с клиентами: a создать единые корпоративные пра-

вила/стандарты обслуживания, организа-ции работ и коммуникации подразделе-ний, участвующих в планировании и реа-лизации комплексных ИТ-проектов;a оптимизировать и автоматизировать

процесс «управление договорами».3. Работа с сотрудниками: максималь-

но сократить период адаптации новичков, а также временные затраты на решение их типичных проблем.

В итоге получился комплексный про-ект, который привел к изменению, дора-ботке и формализации многих процессов. Самое интересное, что столь масштабный проект нам удалось реализовать фактиче-ски с «нулевым» бюджетом и собственны-ми силами.

Для начала мы определили:1) цели; 2) временные рамки проекта; 3) состав рабочей группы. Особое внимание хочу обратить на не-

обходимость четко устанавливать сроки. Если лимиты времени не зафиксированы, то, приступая к выполнению работ, испол-нители нередко обрекают себя на «вечный проект». Это большая ошибка. Êрайне важно четко расставить не только финаль-ные «контрольные точки» (сдача), но и промежуточные — подведение итогов, ана-

лиз достигнутых результатов. Êроме того, важно правильно сформировать команду: здесь главное — не количество людей «на борту», а то, понимают ли они значимость проекта, хотят ли с его помощью сделать компанию лучше.

При реализации проектов, связанных с изменениями привычного алгоритма ра-боты, инициаторы неизбежно сталкиваются со скрытым или явным сопротивлением. Мы были готовы к этому. Чтобы предупре-дить возможное недовольство, вели разъяс-нительную работу с сотрудниками:

1. Рассказывали о том, что разрабаты-вается интранет-портал, что благодаря его работе каждый из них получит определен-ные выгоды.

2. Организовали постоянную обратную связь.

3. Фиксировали конструктивные пред-ложения коллег.

На первом этапе были разработаны клю-чевые блоки внутреннего портала:

1. «Модель бизнес-процессов компа-нии», «Àвтоматизация бизнес-процесса со-гласования договоров», «База знаний»;

2. Ряд специальных сервисов: внутри-корпоративный справочник сотрудников;

Нà îбщåì ñîбðàíèè ñîîбщèëè ëю-дяì îб èдåå, à тàкжå цåëях ïîðтàëà. Зàтåì ïðîâåëè ñîбðàíèя â кàждîì îт-дåëå — ðàññкàзàëè, кàкóю âыгîдó ïðè-íåñåт ñîдтðóдíèкàì ïðàâèëьíàя îðгàíè-зàцèя ðàбîт. Пðîâåëè îïðîñ кîëëåг î íåîбхîдèìых ìîдóëях è ñîбðàëè ïî-жåëàíèя.


ТÅХÍÎËÎГИИИТ-иструменты

личная карточка сотрудника; список дней рождения; новостная лента; календарь собы-тий; техническая поддержка (Service Desk), список услуг компании (см. рис. 1 и 2).

В качестве инструмента решения этих задач была выбрана система бизнес-моде-лирования Business Studio. Построение «бес-шовной» системы управления (включаю-щей моделирование, регламентацию и кон-троль исполнения бизнес-процессов) удалось решить путем интеграции систем Business Studio и DIRECTUM:a Сначала в системе Business Studio бы-

ла выстроена архитектура компании в це-лом и основных бизнес-процессов опера-ционного уровня. a Затем уже оптимизированные биз-

нес-процессы (например, «управление до-говорами») были автоматизированы с по-мощью системы электронного документо-оборота и управления взаимодействием DIRECTUM.

Интеграция этих двух систем позволи-ла быстро выстроить оптимальные, рабо-тающие без сбоев бизнес-процессы. Те-перь портал помогает нам:a формализовать и оптимизировать

бизнес-процессы;a проектировать и корректировать ор-

ганизационную структуру, штатное распи-

сание, построение организационной диа-граммы (см. рис. 3);a формировать регламентирующую до-

кументацию в соответствии со стандарта-ми ISO и др.

Описав бизнес-процессы «как есть», мы создали диаграммы, с помощью которых определили основных участников процес-са, требования к срокам выполнения, не-обходимые документы и ряд других пара-метров (например, согласование догово-ров — см. рис. 4). После завершения

Ðис. 1. Личная карточка сотрудника Ðис. 2. Ñистема управления файлами

Компания ProNET îñíîâàíà â 1997 гîдó. Одèí èз âåдóщèх ñèñтåìíых èíтåгðàтî-ðîâ Укðàèíы. Гëàâíыå íàïðàâëåíèя дåя-тåëьíîñтè: èíфðàñтðóктóðíыå кîì ïëåкñы дëя здàíèй è кàìïóñîâ; эëåктðîîбîðóдî-âàíèå здàíèй; ñåтè è тåëåкîììóíèкàцè-îííыå ñèñтåìы; кîìïëåкñ тåхíèчåñкèх ñðåдñтâ îхðàíы; ïðîтèâîïîжàðíàя зàщè-тà здàíèй; цåíтðы îбðàбîткè è хðàíåíèя дàííых; óïðàâëåíèå ИТ-èíфðàñтðóктó-ðîй; ñåðâèñ-îðèåíтè ðî âàííàя ïðèкëàд-íàя ñðåдà ïðåдïðèятèя; ñèñтåìы эëåк-тðîííîгî дîкóìåíтîîбîðîтà; ñåðâèñíàя ïîддåðжкà; ИТ-кîíñàëтèíг è àóтñîðñèíг; îбóчåíèå ñтîðîííèх ñïåцèàëèñтîâ. Чèñ-ëåííîñть ïåðñîíàëà — 170 чåëîâåк

Î ÊÎÌÏÀÍÈÈ

69«ÌÅÍÅÄÆÅR ÏÎ ÏÅÐÑÎÍÀËÓ» 4 / 2013 69


фор мализации бизнес-процессов, для каж-дого из них были назначены «владельцы» и «исполнители».

Затем были разработаны:1) положения о подразделениях (место в

организационной структуре, права и обя-занности, взаимодействие с другими под-разделениями, показатели оценки эффек-тивности и пр.);

2) должностные инструкции специали-стов компании (см. рис. 5).

Мы творчески подошли к решению по-ставленных перед нами задач, поэтому в итоге получился далеко не типичный кор-поративный портал:

Во-первых, здесь сотрудники могут найти организационную структуру и должно стные инструкции, которые построены на реаль-ных бизнес-процессах компании (с детали-зацией до конкретного исполнителя, указа-нием рамок его ответственности, а также степени влияния на конечный результат).

Ðис. 4. Пример рабочей схемы одного из бизнес-процессов

ЧП «Пронет»

Отдел по персоналу

Отдел продаж

Отдел сетевых технологий

Отдел систем управления ÈÒ

услугами

Директор по правовым вопросам

Администратор

Íачальник отдела инте-

грации

Отдел системы хранения и обра-

ботки базы данных, мониторинга и

управления

Отдел информационной

безопасности

БухгалтерияОтдел

закупок и логистики

Производственный отдел

Представи-тельство в

Кировограде

Представи-тельство

в АÐ Крым

Представи-тельство в Запорожье

Представи-тельство в Íиколаеве

Представи-тельство в Харькове

Представи-тельство

в Донецке

Представи-тельство в Днепропе-

тровске

Представи-тельство в Виннице

Представи-тельство в Ðовно

Представи-тельство в Черкассах

Отдел интеграции

Отдел руко-водителей проектов

Отдел про-ектирования

ÑКÑ

Ñметный отдел

Отдел экраносоору-

жений

Отдел про-ектирования электриче-ского обо-рудования

Отдел про-ектирования систем авто-

матизации

Отдел проекти-рования систем безопасности

Отдел ведом-ственных АÒÑ

Отдел систем безопасностиБухгалтерское

подразделение

склад

Отдел маркетинга

Директор

Первый заместитель директора (технический директор)

Заместитель дирек-тора по вопросам сотрудничества и

партнерства

Заместитель дирек-тора по вопросам ка-чества и организации

бизнес-процессов

Финансовый директорЗаместитель директора

(главный инженер)

Ðис. 3. Íа портале можно увидеть (и скорректировать) оргструктуру компании

Ðис. 5. Должностные инструкции специалистов на портале



Во-вторых, благодаря интранет-порталу новый стимул к развитию получил уже действующий внутренний проект «Знак качества». Цель проекта — собирать идеи и предложения сотрудников, касающиеся улучшений и модернизации существую-щих бизнес-процессов. В Service Desk была создана специальная очередь, где прини-маются предложения сотрудников, а так-же контролируется ход их обсуждения/до-работки/внедрения.

В-третьих, автоматизировав процесс согласования договоров, нам удалось ми-нимизировать возникающие при их со-ставлении риски. Например, теперь: a почти вся информации автоматиче-

ски вносится в шаблон договора;a появилась возможность защищать

определенные поля от редактирования (а значит, и внесения ошибок);a для согласований документа исполь-

зуется электронная подпись.Êомпания получила отличный инстру-

мент — специально разработанный и на-строенный под наши потребности. Для средних и крупных компаний с большим количеством сотрудников, развитой фили-альной структурой и клиентов внедрение

корпоративного портала уже давно не ро-скошь, а настоятельная необходимость.

Новый интранет-портал значительно повысил эффективность нашей работы! Вот лишь первые результаты:

1. Существенно вырос уровень испол-нительской дисциплины.

2. Оптимизирована работа с договорами:a сократилось время подготовки и сог-

ласования договоров (в среднем на 50 %);a повысилось количество согласован-

ных в срок договоров (с 55 до 90 %);a снизилась трудоемкость выполне-

ния работ по договору на этапе регистра-ции (с трех до одного человеко-часа);a уменьшилось число итераций при

согласовании договора в одном подразде-лении (в среднем с пяти до двух).

3. Сократилось время адаптации новых сотрудников (с четырех до двух недель).

4. Êомпания получила сертификат «Си-стема управления качеством» ISO 9001:2009.

5. Наша команда стала победителем конкурса Intranet Awards UA-2012 в номи-нации «Бизнес-решение».

Заверуха Íаталья Åвгеньевна â 2008 гîдó îкîíчèëà Уíèâåðñèтåт экîíîìèкè è ïðàâà «КРОК» (ñïåцèàëьíîñть «ìåж-дóíàðîдíыå îтíîшåíèя», ìàгèñтð). Оñ-íîâíыå этàïы кàðьåðы â кîìïàíèè ProNET: ïîìîщíèк-кîíñóëьтàíт ðóкî-âîдèтåëя (2007); ñïåцèàëèñт ïî кîðïîðà-тèâíîìó óïðàâëåíèю (2008); ðóкîâîдè-тåëь îтдåëà кàчåñтâà è îðгàíèзàцèè бèзíåñ-ïðîцåññîâ (2009); ñ 2010 гîдà ïî íàñтîящåå âðåìя — зàìåñтèтåëь дè-ðåктîðà ïî âîïðîñàì кàчåñтâà è îðгà-íèзàцèè бèзíåñ-ïðîцåññîâ

ÎБ ÀВТÎРЕ

Íаграждение компании ProNET, победив-шей в конкурсе Intranet Awards UA-2012

71«ÌÅÍÅÄÆÅR ÏÎ ÏÅÐÑÎÍÀËÓ» 4 / 2013 71


Но самое главное — изменение людей: ко-манда стала дружной, все работают более со-гласованно, добиваются лучших результатов.

Что еще важно? Мы убедились в том, что поддержка и модернизация внутрен-него портала требует постоянной работы, — это не тот проект, который можно сделать и забыть. Поэтому наша команда не оста-навливается на достигнутых результатах — мы уже готовимся к редизайну портала! В частности, планируем:a автоматизировать процесс «Подготов-

ка коммерческого предложения»;

a внедрить модуль «Êадровые про-цессы» (здесь будут автоматизированы следующие процессы: подбор кандида-тов, контроль завершения испытательно-го срока, оформление в штат, увольне-ние, перевод и назначение, согласование кадровых документов, учет командиро-вок и т. д.);a провести двустороннюю интегра-

цию функций (данных) интранет-портала с программой «1С».

Будем рады поделиться накопленным опытом и рассказать о достигнутых успехах.