Международные стандарты функциональных требований к системам электронного документооборота

25 25 ноябряноября 20052005 ""АвтоматизированныеАвтоматизированные технологиитехнологии работыработы сс документамидокументами"" 11

Международные стандартыфункциональных требований к системам

электронного документооборота

Храмцовская Наталья Александровнаведущий эксперт по управлению документацией

компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International


ЧтоЧто такоетакое функциональныефункциональныетребованиятребования кк СЭДСЭД

�� ПеречисляютсяПеречисляются функциональныефункциональные возможностивозможности, , необходимыенеобходимые длядля организацииорганизации юридическиюридическизначимогозначимого электронногоэлектронного документооборотадокументооборота ввгосударственнойгосударственной организацииорганизации

�� ТребованияТребования достаточнодостаточно общиеобщие, , безбез излишнейизлишнейдетализациидетализации. . ТребованияТребования нене определяютопределяюттехнологиютехнологию

�� ОтдельныеОтдельные общиеобщие нефункциональныенефункциональные требованиятребования ((ккпроизводительностипроизводительности, , удобствуудобству работыработы ии тт..пп.).)


ДляДля чегочего служатслужат государственныегосударственныетребованиятребования кк СЭДСЭД

�� ПовышениеПовышение эффективностиэффективности расходованиярасходованиягосударственныхгосударственных средствсредств

�� ОткрытаяОткрытая единаяединая техническаятехническая политикаполитикагосударствагосударства вв отношенииотношении СЭДСЭД

�� ПовышениеПовышение качествакачества продукциипродукции ииконкурентоспособностиконкурентоспособности отечественныхотечественныхпроизводителейпроизводителей каккак нана внутреннемвнутреннем, , тактак иинана внешнихвнешних рынкахрынках


ОбязательностьОбязательность требованийтребований

�� КлючевойКлючевой моментмомент –– государственныегосударственныеорганизацииорганизации имеютимеют правоправо закупатьзакупать толькотолькотете СЭДСЭД, , которыекоторые соответствуютсоответствуюттребованиямтребованиям

�� ЖелательноЖелательно иметьиметь государственнуюгосударственнуюпрограммупрограмму сертификациисертификации


ВыгодыВыгоды длядля государствагосударства

�� ПоставщикиПоставщики ПОПО заза свойсвой счётсчёт разрабатываютразрабатываютфункциональныефункциональные возможностивозможности, , необходимыенеобходимыегосударственнымгосударственным организацияморганизациям длядля управленияуправленияэлектроннымиэлектронными ии неэлектронныминеэлектронными документамидокументами

�� ТребованияТребования заставляютзаставляют поставщиковпоставщиков ПОПО учитыватьучитыватьвв своихсвоих продуктахпродуктах национальныенациональные особенностиособенностироссийскогороссийского делопроизводстваделопроизводства ии документооборотадокументооборота. .


ВыгодыВыгоды длядля государствагосударства

�� ПоставщикиПоставщики ПОПО обеспечиваютобеспечивают информационнуюинформационнуюсовместимостьсовместимость ии возможностьвозможность взаимодействиявзаимодействиязакупаемыхзакупаемых государствомгосударством СЭДСЭД различныхразличных видоввидов иитиповтипов..

�� ПовышаетсяПовышается уровеньуровень закупаемыхзакупаемых государствомгосударствомпрограммныхпрограммных продуктовпродуктов


ВыгодыВыгоды длядля производителейпроизводителейпрограммногопрограммного обеспеченияобеспечения

�� ПроизводителиПроизводители ПОПО вынужденывынуждены повышатьповышать уровеньуровеньсвоихсвоих продуктовпродуктов ии приближатьприближать егоего кк мировомумировому, , чточто, , вв итогеитоге, , делаетделает ихих болееболее конкурентоспособнымиконкурентоспособными, , каккак нана внутреннемвнутреннем, , тактак ии нана мировоммировом рынкерынке

�� СоответствиеСоответствие СЭДСЭД государственнымгосударственным требованиямтребованиямдаётдаёт ейей конкурентноеконкурентное преимуществопреимущество

�� ВозможностьВозможность планироватьпланировать работуработу попо развитиюразвитиюсвоихсвоих системсистем нана перспективуперспективу


ВыгодыВыгоды длядля потребителейпотребителей

�� НаличиеНаличие требованийтребований значительнозначительно упрощаетупрощает длядлямногихмногих организацийорганизаций выборвыбор программногопрограммногообеспеченияобеспечения

�� ПриПри составлениисоставлении собственныхсобственных требованийтребований кк СЭДСЭД ииприпри еёеё выборевыборе каккак государственныегосударственные, , тактак иикоммерческиекоммерческие организацииорганизации могутмогут использоватьиспользоватьобязательныеобязательные государственныегосударственные требованиятребования ввкачествекачестве ориентираориентира


ЗначениеЗначение требованийтребований длядляучебныхучебных заведенийзаведений

�� ТребованияТребования показываютпоказывают::

–– какихкаких специалистовспециалистов ИТИТ ииДОУДОУ нужнонужно готовитьготовить

–– какиекакие знаниязнания нужнонужно датьдатьэтимэтим специалистамспециалистам

–– направлениянаправления развитияразвития ИТИТ ввгосударственномгосударственном секторесекторе

�� ТребованияТребования могутмогут бытьбытьиспользованыиспользованы вв качествекачествеучебныхучебных материаловматериалов


ТекущееТекущее состояниесостояние делдел вв миремире

�� СШАСША -- DoDDoD 5015.25015.2; ; DOEDOE--STDSTD--40014001--20002000; ; требованиятребования ЦРУЦРУ 2005; 2005; ANSI/ARMA/AIIM TRANSI/ARMA/AIIM TR--4848 20042004

�� ЕвросоюзЕвросоюз –– MoReqMoReq, , 20012001

�� АнглияАнглия -- PROPRO (TNA)(TNA), 2002, 2002

�� ГерманияГермания –– DOMEADOMEA––KonzeptKonzept 2.02.0, 2005, 2005

�� АвстрияАвстрия -- ELAK 3.0, 2005ELAK 3.0, 2005

�� ШвейцарияШвейцария –– GEVER, 2004GEVER, 2004

�� НорвегияНорвегия -- NOARKNOARK--44, 1999, 1999

�� ГолландияГолландия –– ReMANOReMANO,, 20042004

�� АвстралияАвстралия –– VERSVERS, 2003, 2003


�� СШАСША –– проектпроект версииверсии 3 3 стандартастандарта DoDDoD 5015.2 5015.2 опубликованопубликован вв ноябреноябре 2005 2005 годагода, , принятиепринятиеожидаетсяожидается вв 2006 2006 годугоду

�� ЕвросоюзЕвросоюз -- стандартастандарта MoReqMoReq22 сс программойпрограммойсертификациисертификации выйдетвыйдет вв 2007 2007 годугоду

�� АнглияАнглия -- закрытиезакрытие программыпрограммы сертификациисертификации попостандартустандарту PROPRO, , ии переходпереход нана MoReqMoReq22

�� НорвегияНорвегия –– завершаетсязавершается разработкаразработка NOARK5NOARK5

�� ГерманияГермания –– ежегодноеежегодное обновлениеобновление концепцииконцепции DOMEADOMEA

ПерспективыПерспективы ии направлениянаправленияразвитияразвития стандартовстандартов


ПерспективыПерспективы ии направлениянаправленияразвитияразвития стандартовстандартов

�� ИнтеграцияИнтеграция системсистем электронногоэлектронного документооборотадокументооборота(ERMS) (ERMS) ии электронноэлектронно--информационныхинформационных системсистем(EDMS)(EDMS)

�� УсилениеУсиление ролироли специалистовспециалистов ДОУДОУ ((««системныхсистемныхтехнологовтехнологов»») ) вв администрированииадминистрировании СЭДСЭД

�� ИспользованиеИспользование языкаязыка XMLXML

�� МодульнаяМодульная структураструктура


СтандартСтандарт MoReqMoReq2 (2 (ЕвросоюзЕвросоюз))

�� РазработкаРазработка финансируетсяфинансируется правительствомправительствомЕвросоюзаЕвросоюза

�� КонцепцияКонцепция новойновой версииверсии одобренаодобрена нана конференцииконференцииDLMDLM--форумафорума вв БудапештеБудапеште вв октябреоктябре 2005 2005 годагода

�� ПредполагаетсяПредполагается, , чточто разработкаразработка MoReqMoReq2 2 будетбудетзавершеназавершена кк 2007 2007 годугоду, , припри этомэтом появитсяпоявитсяотсутствующаяотсутствующая сейчассейчас программапрограмма сертификациисертификациипрограммныхпрограммных продуктовпродуктов нана соответствиесоответствиетребованиямтребованиям стандартастандарта


СодержаниеСодержание MoReqMoReq

1.1. ВведениеВведение

2.2. ОбзорОбзор требованийтребований кк СЭДСЭД

3.3. КлассификационнаяКлассификационная схемасхема((электроннаяэлектронная номенклатураноменклатура делдел))

4.4. СредстваСредства обеспеченияобеспечения безопасностибезопасности документовдокументов

5.5. ХранениеХранение вв течениетечение установленногоустановленного срокасрока, , передачапередача ииуничтожениеуничтожение документовдокументов

6.6. ВводВвод документовдокументов вв системусистему

7.7. ИдентификаторыИдентификаторы объектовобъектов

8.8. ПоискПоиск, , извлечениеизвлечение ии выводвывод документовдокументов

9.9. АдминистративныеАдминистративные функциифункции

10.10. ДругиеДругие функциональныефункциональные возможностивозможности

11.11. НефункциональныеНефункциональные требованиятребования

12.12. ТребованияТребования кк метаданнымметаданным

13.13. ЭталоннаяЭталонная модельмодель


MoReqMoReq2: 2: планыпланы разработкиразработки

�� УсилитьУсилить ключевымиключевыми разделыразделы MoReqMoReq ии добавитьдобавитьчеткочетко сформулированныесформулированные требованиятребования вв отношенииотношенииновыхновых аспектоваспектов разработкиразработки ии примененияприменения СЭДСЭД

�� ОбеспечитьОбеспечить проверяемостьпроверяемость требованийтребований, , разработатьразработать документыдокументы, , позволяющиепозволяющие проводитьпроводитьтестированиетестирование ПОПО нана соответствиесоответствие требованиямтребованиям

�� РазбитьРазбить требованиятребования нана модулимодули, , сс темтем, , чтобычтобыоблегчитьоблегчить ихих использованиеиспользование вв различныхразличных условияхусловиях..


НовыеНовые опциональныеопциональные модулимодулитребованийтребований вв MoReqMoReq22

�� ИнтеграцияИнтеграция сс системойсистемой управленияуправления контентомконтентом

�� РаботаРабота сс тематическимитематическими деламиделами

�� РаспределенныеРаспределенные системысистемы

�� УдаленнаяУдаленная//автономнаяавтономная работаработа

�� ПроцессыПроцессы храненияхранения документовдокументов

�� СканированиеСканирование

�� ИнтеграцияИнтеграция сс факсфакс--системойсистемой

�� РасширенныеРасширенные средствасредства поискапоиска


ПриоритетыПриоритеты припри разработкеразработке

�� ДоработкаДоработка базовыхбазовых требованийтребований, , включаявключая оценкуоценкусоответствиясоответствия стандартустандарту ISOISO 1548915489

�� ИнтеграцияИнтеграция сс системамисистемами управленияуправления контентомконтентом, , ввтт..чч. . управлениеуправление размещённымиразмещёнными нана вебвеб--сайтахсайтахматериаламиматериалами

�� УправлениеУправление неэлектронныминеэлектронными ((физическимифизическими) ) документамидокументами ии гибриднымигибридными деламиделами

�� WorkflowWorkflow, , работаработа сс тематическимитематическими деламиделами


НациональноеНациональное введениевведение вв MoReqMoReq2 2 ((««нулеваянулевая»» главаглава))

КаждаяКаждая странастрана самасама будетбудет решатьрешать, , чточто войдётвойдёт вв««нулевуюнулевую»» главуглаву. . СкорееСкорее всеговсего, , этаэта главаглава будетбудетсодержатьсодержать::

–– ВлияниеВлияние национальногонационального законодательствазаконодательства

–– ВлияниеВлияние национальныхнациональных традицийтрадиций вв областиобластиделопроизводстваделопроизводства ии документооборотадокументооборота ((напримернапример, , ввотношенииотношении документированиядокументирования транзакцийтранзакций, , регистрациирегистрацииии тт..пп.).)

–– ПереводПеревод терминовтерминов ии тт..пп..


НоваяНовая версияверсия стандартастандарта DoDDoD 50155015.2.2

�� РазрабатываетсяРазрабатываетсяМинистерствомМинистерством обороныобороны СШАСША

�� ИмеетИмеет программупрограммусертификациисертификации ((сс 1999 1999 годагода). ). РядРяд сертифицированныхсертифицированныхпродуктовпродуктов представленпредставлен нанароссийскомроссийском рынкерынке..

�� НеофициальныйНеофициальный национальныйнациональныйстандартстандарт СШАСША


СравнениеСравнение версийверсий

1313нетнетXMLXML--схемысхемы

60604949АббревиатурАббревиатур

1381389696ТерминовТерминов

1321325757ЧислоЧисло страницстраниц

6644ЧислоЧисло главглав

ВерсияВерсия 3 3 ВерсияВерсия 2 2


2. 2. ОбязательныеОбязательные требованиятребования2.2. 2.2. ДетальныеДетальные требованиятребования

�� 2.2.1. 2.2.1. РазработкаРазработка планаплана размещенияразмещения документовдокументов ((тт..ее. . электроннойэлектроннойноменклатурыноменклатуры делдел))

�� 2.2.2. 2.2.2. УправлениеУправление срокамисроками храненияхранения ии решениемрешением судьбысудьбы документовдокументов попоистеченииистечении срокасрока храненияхранения

�� 2.2.3. 2.2.3. РегистрацияРегистрация документовдокументов вв системесистеме

�� 2.2.4. 2.2.4. РегистрацияРегистрация сообщенийсообщений электроннойэлектронной почтыпочты

�� 2.2.5. 2.2.5. РегистрацияРегистрация документовдокументов, , которыекоторые впоследствиивпоследствии будутбудут передаватьсяпередаваться нанаархивноеархивное хранениехранение вв NARANARA..

�� 2.2.6. 2.2.6. ХранениеХранение документовдокументов вв системесистеме

�� 2.2.7. 2.2.7. УправлениеУправление процессомпроцессом храненияхранения ии важнейшимиважнейшими документамидокументами

�� 2.2.8. 2.2.8. УправлениеУправление доступомдоступом

�� 2.2.9. 2.2.9. АудитАудит системысистемы

�� 2.2.10. 2.2.10. ТребованияТребования кк составнымсоставным системамсистемам ((уу которыхкоторых модульмодуль управленияуправлениядокументамидокументами –– отдельныйотдельный).).

�� 2.2.11. 2.2.11. ТребованияТребования кк управлениюуправлению системойсистемой

�� 2.2.12. 2.2.12. ДополнительныеДополнительные базовыебазовые требованиятребования


НовыеНовые главыглавы стандартастандарта

�� ГлаваГлава 3 3 –– УправлениеУправление секретнымисекретными документамидокументами

�� ГлаваГлава 4 4 –– ЗаконЗакон оо защитезащите персональныхперсональных данныхданных((Privacy ActPrivacy Act) ) ии законзакон оо свободесвободе доступадоступа ккгосударственнойгосударственной информацииинформации ((FOIAFOIA))

–– 4.1. 4.1. УправлениеУправление документамидокументами, , возникающимивозникающими припри исполненииисполнениитребованийтребований законазакона оо защитезащите персональныхперсональных данныхданных ((обязательныобязательнытолькотолько длядля системсистем управленияуправления SORSOR--документамидокументами))

–– 4.2. 4.2. УправлениеУправление документамидокументами, , возникающимивозникающими припри исполненииисполнениитребованийтребований законазакона оо свободесвободе доступадоступа кк государственнойгосударственнойинформацииинформации ((обязательныобязательны толькотолько длядля СЭДСЭД, , поддерживающихподдерживающихисполнениеисполнение требованийтребований FOIAFOIA))

�� ГлаваГлава 5 5 –– ПередачаПередача документовдокументов


СитуацияСитуация вв РоссииРоссии

�� СобственныеСобственные требованиятребования кк СЭДСЭД отсутствуютотсутствуют, , хотяхотярегулярнорегулярно выделяютсявыделяются бюджетныебюджетные средствасредства нана ихихразработкуразработку

�� ВажнейшиеВажнейшие мировыемировые стандартыстандарты требованийтребований нанарусскийрусский языкязык нене переведеныпереведены, , ии известныизвестны толькотолькоузкомуузкому кругукругу лицлиц

�� ПораПора осваиватьосваивать мировоймировой опытопыт, , обогащаяобогащая егоегособственнымисобственными идеямиидеями, , отражающимиотражающими особенностиособенностиделопроизводстваделопроизводства ии документооборотадокументооборота вв РоссииРоссии


КтоКто должендолжен принятьпринять участиеучастие ввразработкеразработке требованийтребований

�� ПредставителиПредставители государственныхгосударственных организацийорганизаций((службыслужбы ДОУДОУ, , ИТИТ, , ИБИБ))

�� ПредставителиПредставители производителейпроизводителей ии поставщиковпоставщиков СЭДСЭД

�� СпециалистыСпециалисты вв областиобласти делопроизводстваделопроизводства, , архивногоархивного деладела, , информационныхинформационных технологийтехнологий

�� ЮристыЮристы

�� КтоКто--тото ещёещё??


КакКак грамотнограмотно использоватьиспользоватьтребованиятребования кк СЭДСЭД

�� ВведениеВведение обязательныхобязательных государственныхгосударственных требованийтребований::

–– нене должнодолжно остановитьостановить нормальнонормально ходахода закупокзакупок ПОПОгосударственнымигосударственными организациямиорганизациями, ,

–– нене должнодолжно привестипривести кк снижениюснижению конкуренцииконкуренции нана««государственнойгосударственной»» частичасти рынкарынка СЭДСЭД ии еёеё монополизациимонополизации

�� ВсеВсе новыеновые СЭДСЭД должныдолжны бытьбыть способныспособныэкспортироватьэкспортировать документыдокументы ии ихих метаданныеметаданные ввустановленномустановленном государствомгосударством стандартномстандартном форматеформате((форматахформатах))

�� ТребованияТребования должныдолжны ужесточатьсяужесточаться постепеннопостепенно


ВыводВывод::

ПораПора приниматьсяприниматься заза делодело!!


ЭЛЕКТРОННЫЕЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕОФИСНЫЕ СИСТЕМЫСИСТЕМЫ

WWW.EOS.RUWWW.EOS.RUEE--mail: mail: hramhram@@eos.rueos.ru

107023 107023 гг. . МоскваМосква, , улул. . ЭлектрозаводскаяЭлектрозаводская, 52 , 52

ТелефонТелефон//факсфакс: 580: 580--7575--1515

ЭлектроннаяЭлектронная почтапочта::

ОтделОтдел консультационныхконсультационных услугуслуг: : [email protected]@EOS.RU

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ


Вопросы?

Business

Международные стандарты функциональных требований к системам электронного документооборота