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UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MACHALA
FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y DE LA SALUD
ESCUELA DE ENFERMERÍA
MODULO DE INFORMÁTICA I
TEMA:
HOJA DE CALCULO
DOCENTE:
ING. KARINA GARCÍA
RESPONSBALES:
IRINA FALCONES GUAMAN
ANDREA OCHOA VARGAS
CURSO:
1 SEMESTRE DE ENFERMERÍA “B”
AÑO LECTIVO:
2014*2015
MICROSOFT EXCEL
Programa que pertenece al grupo de las hojas de cálculo o electrónicas que ha sido diseñado por la compañía Microsoft.
ENTORNO DE TRABAJO
La ventana de trabajo de Excel contiene los mismos elementos básicos de todas las ventanas de Windows y su manejo es el mismo.
La estructura central de la hoja de cálculo, la cual está formada por un arreglo de filas (horizontales) y columnas (verticales). donde las filas van enumeradas (1, 2, 3, etc) y las columnas se identifican con las letras de alfabeto (A, B, C, etc.).
CAMBIAR NOMBRE DE LA HOJA
1. Del indicador de hojas, hacer clic derecho y elegir la opción Cambiar nombre
2. Teclear el nuevo nombre y pulsar Enter
A la selección de varias celdas con el mouse o por medio del teclado. Esto lo estipula el usuario, y será según los requerimientos que éste tenga en el momento.
RANGO DE CELDAS
Trabajan de forma individual en cada celda, se pueden introducir datos numéricos o alfanuméricos (letras y números), esto se logra de forma simple.Datos tiene un formato de alineación dentro de las celdas ya preestablecido así: Los datos alfanuméricos se alinean al lado izquierdo de las celdas.Los datos numéricos se alinean del lado derecho.
ENTRADA DE DATOS
SUMA Calculamos la suma de todos los números de un conjunto de datos (también denominado rango)
RESTA
Análogamente a la suma, pero con el signo - en vez del signo:
FUNCIONES BÁSICAS
PRODUCTO Multiplicar todos los números obteniendo el producto de dichos números.
DIVIDIR
De forma similar al producto.
MÍNIMO Y MÁXIMO Con esta función Excel nos va a
indicar el valor máximo y mínimo de un conjunto de valores.
=MAX(rango) y=MIN(rango).
PROMEDIO Devuelve la media aritmética
de una serie de valores.
FUNCIONES CONDICIONALES Estas funciones se caracterizan por que contienen una condición a través de la cual según se cumpla o deje de cumplirse establecerás la obtención de un resultado.
Función SI Función SUMAR.SI Función SUMAR SI CONJUNTO
FUNCIÓN SIPuedes escribir una fórmula en la que indiques los siguiente: si la nota es menor de, te devuelva el valor Suspenso, y en caso contrario Aprobado.
=SI (B2<5000; 10%*B2; 15%*B2)
FUNCIÓN SUMAR.SI Con esta función,
podemos sumar celdas que cumplan una condición
Formula: =SUMAR.SI (rango donde se evalúa la condición; “Condición que debe cumplirse”; rango donde están los valores a sumar)
FUNCIÓN CONTAR.SI
Se encarga de contar datos de un rango que cumplan una condición.
Formula: =CONTAR.SI (B2:B11;”Norte”)
FÓRMULAS Y FUNCIONES ANIDADAS
Son combinaciones de funciones. te permiten hacer complejos cálculos en una misma celda, y de esta forma evitar tener que realizar cálculos parciales o intermedios en otras celdas.
FUNCIONES ESTADÍSTICAS
Son para calcular números relativos (media, promedio, desviación estándar, etc.), son para cálculos que no determinan números absolutos como cantidad de población de un país sino más bien porcentajes.
FUNCIÓN PROMEDIO
Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos.
número1 Obligatorio. El primer número, referencia de celda o rango para el que desea el promedio.
número2, Opcional. Números, referencias de celda o rangos adicionales para los que desea el promedio, hasta un máximo de 255.
=PROMEDIO (A1:A20)
FUNCIÓN MODA Devuelve el valor que se
repite con más frecuencia en una matriz o rango de datos.
FUNCIÓN MEDIA.ACOTADA
Devuelve la media del interior del conjunto de datos, calcula la media de un conjunto de datos después de eliminar el porcentaje de los extremos inferior y superior de los puntos de datos. Puede utilizar esta función cuando desee excluir del análisis los valores extremos.
MEDIA.ACOTADA (matriz; porcentaje)
MODA (número1; número2;...)
FUNCIONES DE BÚSQUEDA Las funciones de búsqueda y referencia en Excel nos permiten encontrar valores dentro de nuestra hoja de acuerdo a los criterios establecidos en la búsqueda. También nos ayudan a obtener información de referencia de las celdas.
FUNCIÓN AREAS
Devuelve el número de áreas de una referencia. Un área es un rango de celdas adyacentes o una sola celda.
FUNCIÓN ELEGIR
Devuelve el número de áreas de una referencia. Un área es un rango de celdas adyacentes o una sola celda.
FUNCIÓN ELEGIR
Devuelve el número de áreas de una referencia. Un área es un rango de celdas adyacentes o una sola celda.
FUNCIÓN INDIRECTO Devuelve la referencia especificada por una cadena
de texto. Las referencias se evalúan de inmediato para presentar su contenido. Use INDIRECTO cuando desee cambiar la referencia a una celda en una fórmula sin cambiar la propia fórmula.
INDIRECTOEs una referencia a una celda que contiene una referencia de tipo A1 o F1C1, un nombre definido como referencia o una referencia a una celda como cadena de texto.
FILA
Ref:es la celda o el rango de celdas cuyo número de fila se desea conocer.
Filtro Avanzado
Un Filtro avanzado permite trabajar con filtros por medio de condiciones más complejas; no muestra listas desplegables para las columnas sino tiene que escribir los criterios.
>50 <30 300
Juan *Pérez* *itis Mari?
Los criterios son aquellas condiciones que se encuentran en otras celdas de la hoja de forma que tenemos mucha más flexibilidad y especifican las características de los registros que se incluyen en el resultado.
Para crear las condiciones primero copiamos la fila de nombres de campos en otro lugar de la hoja:
(éste ejemplo se trabaja en el libro de Excel censo.xls)
Si el copiado de los nombres se realiza de ésta forma no necesariamente debe ser el mismo; en un caso distinto si sería obligatorio.
A partir de la fila siguiente a la copia de los nombres de los campos se escriben los criterios a tener en cuenta.
Dentro de una fila estamos incluyendo 2 criterios, esto indica que debe cumplirse *MAR* Y LOS PINOS
Tenemos dos filas con criterios, que nos indican que un encuestado debe ser: *MAR* Y LOS PINOS O <09:00 Y <4300
Lo siguiente a configurar es el rango de los criterios que se tendrán en cuenta para el filtro que manejaremos
El resultado a éste filtro sería el siguiente:
Los nombres de las filas que han sido filtradas cambian de color a azul, además podemos darnos cuenta que los números no son consecutivos por lo que nos podemos dar cuenta de que hay filas ocultas(se ocultan aquellas que no cumplen con los criterios). Si quisiéramos mostrar nuevamente todas las filas nos iríamos al menú Datos – Filtro– Mostrar Todos.
• Cuando utilice el comando Autofiltro, aparecerán las flechas de Autofiltro a la derecha de los rótulos de columna del rango filtrado
AUTOFILTROS
EJEMPLO:
Digite en una hoja nueva de Excel los siguientes datos:
Ubíquese en la celda A1
Haga clic en la pestaña Datos.
Haga clic en la opción Ordenar y Filtrar al botón Filtro.
Para nuestro ejemplo, ubique la celda VENDEDOR, haga clic en la flecha de filtro y seleccione el vendedor Anne.
Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc... Suponga que tiene una colección de datos de los artículos de un almacén con el número de referencia y el mes de compra, además sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo. Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artículo en cada mes.
TABLAS DINAMICAS
GRAFICOS DINÁMICOS
FORMATO CONDICIONAL
Para ello vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en Tabla dinámica (también podemos desplegar el menú haciendo clic en la flecha al pie del botón para crear un gráfico dinámico).
Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí se puede indicar el lugar donde se encuentran los datos que se quieren analizar y el lugar de ubicación
GRAFICOS DINÁMICOS
FORMATO CONDICIONAL
TABLAS DINAMICAS
En este caso se indica que se van a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en una hoja de cálculo nueva. Se puede crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel. En el caso de seleccionar la opción Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras. De clic en Aceptar para seguir, entonces Se abrirá un nuevo panel en la derecha de la pantalla:
GRAFICOS DINÁMICOS
FORMATO CONDICIONAL
TABLAS DINAMICAS
Desde este panel se personaliza la forma en que van a verse los datos en la tabla dinámica.Con esta herramienta podríamos construir una tabla dinámica con la siguiente estructura:- Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.- Una columna para cada uno de los Meses
de la tabla.- En el resto de la tabla se puede incluir el
total del Importe para cada Referencia en cada Mes.
- Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar correspondiente al pie del panel.
- En este ejemplo deberíamos arrastrar el campo REF a , rótulos de fila el campo MES a rótulos de columna y finalmente el campo IMPORTE a la sección .∑ valores
GRAFICOS DINÁMICOS
FORMATO CONDICIONAL
TABLAS DINAMICAS
Al realizar la tabla dinámica se puede ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila tenemos las referencias, en el campo columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas de los importes. Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados, veamos:
GRAFICOS DINÁMICOS
FORMATO CONDICIONAL
TABLAS DINAMICAS
38
Resaltar reglas de celda
• Sirve para resaltar las celdas según distintas especificacionesteniendo en cuenta los datos que contengan las celdas
• Ejemplo: es mayor que 200:
39
Reglas superiores e inferiores
• Sirve para resaltar las celdas según distintas especificaciones teniendo en cuenta los datos que contengan las celdas según lamagnitud de cada una
• Ejemplo: 10 superiores:
40
Barra de datos
• Sirve para mostrar en un gráfico de barras la magnitud de los datos
• Ejemplo: relleno degradado, color azul
41
Escala de color
• Sirve para mostrar la magnitud de los datos en escalas de color.Puedes elegir que el dato mayor sea el color más oscuro o más claroy viceversa
• Ejemplo : color más oscuro=mayor número
43
Nueva regla: Aplicar formato a las celdas según sus valores• Nueva Regla sirve para darle a la celda una regla quecumpla con lo escrito.
Sirve para aplicar una escala de 2
colores, de 3, barra de datos o un
conjunto de iconos a cada dato de la
celda dependiendo de su valor
Aquí se pueden elegir las opciones
mencionadas anteriormente
44
Nueva regla: Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan…
• Datos a elegir: Valor de la celda Texto específico Fechas Celdas en blanco Sin espacios en blanco Errores Sin errores
Aplica formato
solamente a las celdas
cuyos datos son elegidos
por el usuario
Aquí se puede elegir el formato que se le
dará a cada celda
45
Nueva regla: Aplicar formato únicamente a los valores con rango superior o inferior
Sirve para aplicar formato a los valores de mayor o menor
rango
Aquí se eligen si los valores a dar formato
son los superiores o inferiores
Aquí se eligen la cantidad de valores a dar
formato
46
Nueva regla: Aplicar formato únicamente a los valores que estén por encima o por debajo del promedio
Sirve para aplicar formato a los valores que sean
iguales, estén por encima
y/o por debajo del promedio del rango
seleccionadoAquí se eligen si los valores a dar
formato están: por encima del
promedio, por debajo, mayor o igual, menor o
igual, 1 o 2 o 3 por encima de desv.
est. y 1 0 2 0 3 por debajo de desv.
est.
47
Nueva regla: Aplicar formato únicamente a los valores únicos o duplicados
Puede dar formato a los valores que se repiten, o no,
dependiendo la elección del
usuario
Aquí se elige si los valores a dar formato son únicos o duplicados
48
Nueva regla: Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato
Permite utilizar una fórmula que determinará en que celdas se
aplicará formato
Aquí se escribirá la fórmula que
dará formato a la celda
49
Borrar regla• Con esta opción se podrán borrar las reglas deseadas
Sirve para borrar las reglas de:
50
Administrar regla• Sirve para crear, eliminar o modificar reglas
Aquí se podrá elegir la
ubicación de la regla dentro del
archivo
51
Administrar regla
Click aquí: aparecerá una ventana donde se podrá seleccionar la
regla deseada. Una vez elegida aparecerá
debajo
Click aquí: aparecerá una ventana para
editar la regla ya creada
Click aquí: eliminará la
regla seleccionada
Los gráficos en Excel 2010:
• Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación.
Opciones de creación de gráficos:
Como gráfico incrustado:
• Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier otro objeto.
Como hoja de gráfico:
• Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.
Creación de gráficosPaso 1: Selección de celdas
Se debe seleccionar tanto los datos y los rótulos de las filas y columnas.
Paso 2: Insertar – Gráficos:Pestaña
Seleccione el tipo de gráfico, en este ejemplo: ColumnaSe despliega el siguiente menú
de él se selecciona la forma que se quiere tenga el gráfico
Aparece:
Si desea ver todos los tipos de gráfico puede dar clic en la flecha de la parte inferior derecha de la sección Gráficos
Aparece:
En la imagen se aprecian los listados de todos los gráficos disponibles, seleccione uno y de clic en Aceptar.
Ver tipos de gráficos:
Al seleccionar el tipo de gráfico, éste automáticamente aparece en la hoja de Excel (incrustado) y con los datos seleccionados en los ejes horizontal y vertical (en el ejemplo en el eje X aparecen los nombres de los meses y en el Y, los valores numéricos de las ventas)
Gráfico incrustado:
Una vez se incrusta el gráfico aparece en la barra de menús una sección nueva, Herramientas de gráficos, con tres pestañas: Diseño, Presentación y Formato. Por defecto aparece activa la pestaña Diseño.
Herramientas de gráficos:
Si se hace clic en el botón Cambiar entre filas y columnas de la pestaña de Diseño, resulta:
CAMBIAR ENTRE FILAS Y COLUMNAS:
También puede construir un gráfico seleccionando el tipo de gráfico y luego seleccionar sus datos (los de los ejes X y Y). En el ejemplo se utilizará el tipo de gráfico.
Note como la ventana del gráfico aparece vacía.
Segunda forma de crear gráfico:
Para ingresar los datos del gráfico, en la pestaña Diseño de la sección Herramientas de gráficos de la barra de menús presione el botón Seleccionar datos.
Aparece:
Seleccionar datos:
En el campo Rango de datos del gráfico debemos indicar el rango de celdas que se tomarán en cuenta para crear el gráfico4.
Para escoger los datos puedes escribir el rango o bien, pulsar el botón
y con el mouse seleccione las celdas en la hoja.
Aparece la ventana Seleccione origen de datos.
Seleccione origen de datos:
La fuente de datos seleccionada queda registrada en la ventana.
Presione nuevamente en el botón
Seleccionar origen de datos:
Con el gráfico construido se le puede dar un estilo utilizando la pestaña Diseño.
Estos estilos rápidos incluyen aspectos como incluir un título al gráfico, situar la leyenda en uno u otro lado, incluir o no las etiquetas descriptivas en el propio gráfico, etc.
Con Con
Diseños de gráfico:
Note como el gráfico se encuentra en la Hoja1.
Al usar el botón Mover gráfico y escoger Hoja2.
Mover gráfico:
Modificar las propiedades de un gráfico
Si desea modificar el tamaño del gráfico ubique el mouse en una de las esquinas:
Aparece el recuadro: Área del gráfico. Presionando el botón izquierdo del mouse puede cambiar el tamaño del gráfico.
También se puede utilizar la pestaña Presentación.
Por ejemplo, la sección Ejes permite decidir que ejes mostrar o puede incluir Líneas de la cuadrícula para leer mejor los resultados.
En ambos casos dispondrás de dos opciones: las líneas o ejes verticales y los horizontales. Y para cada uno de ellos podrás escoger entre distintas opciones: cuántas líneas mostrar, si los ejes tendrán o no etiquetas descriptivas, o qué escala de valores manejarán, entre otras. Te recomendamos que explores estas opciones, inclusive la última opción "Más opciones de..."5.
Pestaña Presentación.
Con:
En la sección Etiquetas podrás establecer qué literales de texto se mostrarán en el gráfico o configurar la Leyenda:
Escogiendo:
Con:
LÍNEAS DE DIVISIÓN:
En:Con:
Donde en Título del eje se coloca el título que se le quiere dar al eje según la figura.
Con: Con:
TÍTULOS Y RÓTULOS DEL EJE:
Se puede elegir cualquiera de las opciones para posicionar la leyenda (a la derecha, en la parte superior, a la izquierda, etc.).
En:
Con:
También puede elegir Más opciones de leyenda. De esta forma se abrirá una ventana que te permitirá configurar, además de la posición, el aspecto estético: relleno, color y estilo de borde, el sombreado y la iluminación.
OPCIONES DE LEYENDA:
Con:
las opciones de la sección Fondo que le permiten modificar el modo en el que se integrará el gráfico en el cuadro de cálculo.
La primera opción Área de trazado, sólo estará disponible para los gráficos bidimensionales.
Cuadro Gráfico, Plano interior del gráfico y Giro 3D modifican el aspecto de los gráficos tridimensionales disponibles.
MOSTRAR LA TABLA DE DATOS CON CLAVES DE LEYENDA Y PRESENTACIÓN:
ACTUALIZAR LOS DATOS DE UN GRÁFICO
En la sección anterior al utilizar: Se aprecia como los nombres de los meses no quedaron en el mismo renglón.
Se debe mejorar:
FORMATO DE GRÁFICOS
Para dar formato a los gráficos, Excel 2010 dispone de la pestaña Formato que se encuentra en la sección Herramientas de gráficos de la barra de menús .
Estilos de forma:
Con:Se cambia:
Con:
Escogiendo anaranjado
En:
Queda el gráfico:
Escogiendo primero el color
Y luego el grosor
Queda el gráfico:
Con:
Escogiendo Preestablecer
Queda el gráfico:
Con Estilos de WordArt
Escogiendo
Las letras y números cambian:
EJERCICIO PRÁCTICO:
• Elaborar una hoja electrónica para el calculo de ESTADISTICA DE NOTAS POR TRIMESTRE, tal como se muestra en la imagen.
BASES DE DATOS EN EXCEL
Microsoft Excel aporta al usuario la posibilidad de trabajar con tablas de información: nombres, direcciones, teléfonos, zonas, etc., y nos permite incluir datos, consultarlos y modificarlos siempre que se necesite.
Al trabajar bases de datos en Excel las filas reciben la denominación de registros y las columnas serían los campos de los registros. Para trabajar de manera correcta los datos, es recomendable que la primera fila sirva para poner el encabezado a cada campo de la tabla.
BASES DE DATOS EN EXCEL
La capacidad de Microsoft Excel para el manejo de bases de datos son mucho más limitadas que las de Microsoft Access, ya que Access es una aplicación diseñada específicamente para gestionar bases de datos.
Sin embargo, si las necesidades de gestión de la base de datos son sencillas, a menudo Excel puede servir perfectamente.
CONCEPTOS BÁSICOS DE BASES DE DATOS
Recordando las bases de datos en Excel contienen tablas, las filas son los registros y las columnas son los campos.Las tablas generalmente se interpretan como listas; y por listas se hace referencia a un conjunto de filas que contienen datos (no se tiene en cuenta el encabezado) .
CONCEPTOS BÁSICOS DE BASES DE DATOS
Y como vemos una lista está compuesta por registros, que tienen la misma estructura. La estructura viene dada por un conjunto de campos, las columnas de la tabla. En resumen, cada registro está compuesto por los datos de los campos que tiene definidos.
OPERACIONES SOBRE LA BASE DE DATOS
Dos son las operaciones básicas que debemos poder realizar con la base de datos:
Organizar(ordenar) los registros con un orden determinado.Separar (filtrar) los registros con el fin de localizar cierta información
fácilmente.
Para ordenar la base de datos primero debemos tener el cursor de celda en cualquier celda de la tabla. Luego elegimos la opción Ordenar del menú Datos. Excel selecciona automáticamente todos los registros de la base de datos.Si quisiéramos ordenar sólo un grupo de registros tendríamos que seleccionar el grupo antes de elegir la opción del menú.
EJEMPLO DE BASE DE DATOS
Los nombres de campos ocupan una sola celda.
No debe haber filas en blanco en la lista, ya que Excel entendería esto como el final de la lista.
Si se realizaran cálculos, por lo dicho anteriormente debería haber una línea en blanco antes.
ORDENAMIENTO DE LA BASE DE DATOS
Para ordenar la base de datos primero debemos tener el cursor de celda en cualquier celda de la tabla. Luego elegimos la opción Ordenar del menú Datos. Excel selecciona automáticamente todos los registros de la base de datos.Si quisiéramos ordenar sólo un grupo de registros tendríamos que seleccionar el grupo antes de elegir la opción del menú.
ORDENAMIENTO DE LA BASE DE DATOS
Aparece el cuadro de diálogo Ordenar. Excel detecta la fila de encabezamiento (nombres de los campos) y permite entonces seleccionar las columnas por los nombres de los campos.
FILTRADO DE LA BASE DE DATOSSiempre es más sencillo localizar un dato en un pequeño grupo de registros que en una interminable lista.Los filtros permiten seleccionar los registros de la lista que satisfagan ciertas condiciones. Cuando el filtro esté aplicado sólo se verán en la lista esos registros. (Por supuesto, el resto de registros siguen estando ahí, aunque ocultos.)Los filtros nos permiten centrarnos tan sólo en esos registros que cumplen las condiciones, por ejemplo para buscar un dato.AutofiltroLos filtros se aplican mediante la opción Autofiltro del menú Datos (o el botón correspondiente de la barra de herramientas).Excel lee el contenido de todos los registros y crea una lista para cada campo con los distintos valores encontrados. Al mismo tiempo utiliza el contenido de la celda actual para filtrar por su valor, de forma que sólo se vean los registros con ese valor.