Yleisten alueiden kuntatapaaminen

LUPAPISTE Yleisten alueiden kuntatapaaminen Tampereella 12.4.2016@lupapiste

TERVETULOA!

PÄIVÄN OHJELMA› 11.00-11.30 Tervetulosanat & tilannekatsaus› 11.30-12.30 Lounas› 12.30-13.40 Palvelun kehittyminen› 13.40-14.00 Lupapisteen toimistotour› 14.00-14.30 Kahvitauko› 14.30-15.00 Lupapisteen toiminnot hyötykäyttöön› 15.00-15.45 Kuntien käyttökokemuksia› 15.45-16.00 Päivän yhteenveto

”Lupapisteen Periscope-neitsyys menee tänään

KULKEEKO VIESTI?• Tiedotteet / Uutiskirjeet saapuuko perille?

• Tiedotteet joka 2. keskiviikko, uutiskirjeet kuukausittain

• Miten tieto uudistuksista otetaan käyttöön kunnassa?• Sosiaalisessa mediassa voit seurata viikottaista tekemistämme

• facebook.com/lupapiste• twitter.com/lupapiste• Instagram.com/lupapiste

YAMMER• Kokemustenvaihtopalsta Lupapisteen viranomaiskäyttäjille,

useita ryhmiä:• “Yleiset alueet” –ryhmässä lupakäsittelyyn liittyvä keskustelu• “Kehitys”-ryhmässä palveluun liittyvät kehitystoiveet ja uudet

ominaisuudet

• Jokainen voi kysyä/kommentoida/tykätä/jakaa sisältöä• Ei tunnuksia? Tilaa sähköpostitse: ilkka.mattila@solita.fi

”Haluamme helpottaa suomalaisten arkea himoittavilla verkkopalveluilla, jotka

vähentävät turhaa byrokratiaa, lisäävät läpinäkyvyyttä ja luovat hyvää mieltä.

Lupapisteen missio

KUULUMISIA LUPAPISTEESTÄ› SADe-ohjelman jälkeinen aika alkanut 1.1.2016

• Tuote- ja ohjausryhmä koottu kuntien ja YM:n edustajista

› Toiminta kasvaa, tiimi muuttuu• Joona Majurinen tiimiin. Yrityspalveluiden kehittämiseen uusi henkilö.• Kehitys kolmella paikkakunnalla. Viiveitä siirtymisessä.

› Vuoden 2016 tavoitteet • 100% asiointi• Täysin sähköinen toiminta

› Lupapisteen tiedonhallinta on katselmoitu arkistolaitoksen toimesta 5.4.2016

LUKUJA

200 organisaatiota39 000 asiointia31 000 käyttäjää140 yritystiliä

KÄYTÖSSÄ TAI TULOSSAAkaa, Alavieska, Askola, Brändö, Eckerö, Enontekiö, Eura, Finström, Föglö, Geta, Hamina, Hammarland, Hanko, Harjavalta, Heinävesi, Helsinki, Hirvensalmi, Hyvinkää ,Hämeenkyrö, Hämeenlinna, Ii, Iisalmi,

Ilmajoki, Imatra, Inari, Inkoo, Isokyrö, Janakkala, Joensuu, Jomala, Joroinen, Järvenpää, Kajaani, Kalajoki, Kangasniemi, Kannonkoski, Karkkila, Karstula, Kauniainen, Kempele, Kerava, Keuruu, Kinnula, Kirkkonummi,

Kittilä, Kiuruvesi, Kivijärvi, Konnevesi, Kotka, Kristiinankaupunki, Kumlinge, Kuopio, Kustavi, Kuusamo, Kyyjärvi, Kökar, Köyliö, Lapinlahti, Lemland, Lieksa, Lieto, Lohja, Lumparland, Maarianhamina, Masku,

Merijärvi, Miehikkälä, Mikkeli, Multia, Muonio, Mustasaari, Myrskylä, Mäntsälä, Naantali, Nivala, Nokia, Nurmes, Nurmijärvi, Oulu, Paimio, Parainen, Pelkosenniemi, Petäjävesi, Pieksämäki, Pihtipudas, Pirkkala,

Pornainen, Porvoo, Pudasjärvi, Pukkila, Punkalaidun, Puumala, Pyhtää, Raasepori, Raisio, Rovaniemi, Rääkkylä, Saarijärvi, Salla, Salo, Saltvik, Sastamala, Savukoski, Seinäjoki, Sipoo, Siuntio, Sodankylä,

Sonkajärvi, Sottunga, Sund, Säkylä, Taivalkoski, Taivassalo, Tampere, Toivakka, Turku, Tuusula, Tyrnävä, Utsjoki, Uurainen, Uusikaupunki, Valkeakoski, Vantaa, Varkaus, Vieremä, Vihti, Viitasaari, Virolahti, Vårdö,

Ylivieska, Ylöjärvi

YLEISET ALUEET MUKANA› Hyvinkää› Hämeenlinna› Imatra› Joensuu› Järvenpää› Kauniainen› Kerava› Kuopio› Lohja› Mikkeli

› Mäntsälä› Naantali› Nurmijärvi› Porvoo › Rovaniemi› Salo› Tampere› Tuusula› Vantaa› Ylivieska

TILASTOA, YLEISET ALUEET

04/20

14

05/20

14

06/20

14

07/20

14

08/20

14

09/20

14

10/20

14

11/2014

12/20

14

01/20

15

02/20

15

03/2015

04/20

15

05/20

15

06/20

15

07/20

15

08/20

15

09/20

15

10/20

15

11/20

15

12/20

15

01/20

16

02/20

16

03/20

160

50

100

150

200

250

300

350

400

450

TILASTOA, KAIKKI HAKEMUKSET

04/20

14

05/20

14

06/20

14

07/20

14

08/20

14

09/20

14

10/20

14

11/2014

12/20

14

01/2015

02/20

15

03/20

15

04/20

15

05/20

15

06/20

15

07/20

15

08/20

15

09/20

15

10/20

15

11/20

15

12/20

15

01/20

16

02/20

16

03/2016

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

3500

4000

4500

LUPAPISTEEN TUKI

PALVELUN KEHITTYMINEN

KEHITYKSESTÄTehtyä, mm.

› Päätösten julkipano

› Tulosteita • Katselmukset• Päätökset• Sopimukset

› Muutoksenhaku

› Tiedonhallintaa

› Uusi lausuntotoiminnallisuus

Toivomuslistaa (iltapäivällä)

› Sopimusten käsittely

› Maksutietojen hallinta

› Katselmusten valokuvat

› Parempi linkitys sijoitussopimukseen ja katulupaan

› Tilojen hallinta käyttöön: Ilmoitukset, sijoitussop.

› Työmaiden hallintaa

› Ilmoitukset muutoksista viranomaisille

LUPAPISTETIEDONHALLINTAAsiakirjat ja käsittelytiedot sähköiseen arkistoon

ARKISTOLAITOKSEN KATSELMOINTI› Katselmoitiin SÄHKE2-määräyksen mukainen asiakirjallisen käsittelyn

prosessi• Sertifiointikriteerit operatiivisen järjestelmän ja säilytysjärjestelmän osalta

› ”Vaatimusten mukainen”

› ”Ei mitään kompastuskiviä”

› ”Helppokäyttöinen ja hyvin toimiva”

› ”Uraa uurtavaa työtä ja valtakunnallisesti merkittävää”

› Päätös sähköisestä säilyttämisestä kaikille Lupapisteen käyttäjille -> Lupapisteen kautta tulleita hakemuksia ja niiden aineistoja ei tarvitse säilyttää paperilla• Odotamme päätöstä huhtikuun aikana

TIEDONHALLINNAN KOMPONENTIT

Kunnan omat järjestelmät

Solitan sähköiset palvelut

Lupapiste sähköinen asiointi

Rekisterit / Asianhallinta / Arkisto(Iris, KeyWinkki, Locus)

Sähköinen kauppapaikka

Sähköinen arkisto

Dokumentin-hallinta

Tiedonohjaus-järjestelmä

Onkalo

Asiointi

Sähköinen vastaanotto

LUOTETTAVA JA TIETOTURVALLINEN SÄILYTYS› Konesali sijaitsee Ulvilassa puolustusvoimien käyttöön louhitussa 8 500

neliön kallioluolastossa. www.ficolo.fi

› Laitetilat koostuvat yhdeksästä (9) 500m2:n ja 800m2:n luolahallista, joihin on rakennettu konesalit, sertifioidut IT-turvahuoneet

Demo

PAPERIARKISTON DIGITOINTI› Digitoimme Sodankylän rakennusvalvonnan paperiarkiston

(30 hyllymetriä, 50 000+ asiakirjaa)› Materiaalin skannaus, indeksointi ja tallennus Lupapisteen

sähköiseen arkistojärjestelmään› Digitointikumppani Analogia Oy› Työ aloitettu 12/2015, päättyy 5/2016 Demo

TIEDONHALLINTA YLEISTEN ALUEIDEN LUVITUKSESSA› Haemme pilottikuntia yleisten alueiden tiedonhallintaan

› Sisältö:• Yleisten alueiden TOS:n laadinta• Tiedonhallintatoiminnallisuuden liittäminen Lupapisteen prosessiin• Hakutoiminnallisuudet yleisten alueiden organisaatioiden erityistarpeisiin• Yhteiset kehitystapaamiset (3 kpl)• Säilytysmuotomääräyksen hakeminen arkistolaitokselta

› Pilotoinnin kesto 06/2016-12/2016

› Kustannus kunnan asukasluvun mukaan, 2 500 - 10 000€

› Pysyvät huojennukset tiedonhallintapalvelun käyttömaksuista

TOIMISTOTOUR

TOIMINNOT HYÖTYKÄYTTÖÖN

YKSITTÄISIÄ OMINAISUUKSIA› Lisähakuehdot hankkeiden hallinnassa

• Hakuehtojen tallentaminen: omat /kollegan hankkeet • Avainsanat: esim. ei/kyllä laskutettu, hakemusvuodet (2015, 2016)

puistoalueet• Lisätään pääkäyttäjänäkymän kautta

› Lupaehtojen lisääminen päätösten annon yhteydessä• Katselmusten lisääminen ja kuittaaminen viranomaisen toimesta

› Sähköposti-ilmoitukset viranomaisille uusista neuvontapyynnöistä / vireille jätetyistä hakemuksista• Vastaanottajaosoitteet pääkäyttäjätilin takaa

YKSITTÄISIÄ OMINAISUUKSIA› Hankekohtainen lukuoikeus tiedottamisessa

• Märitetään alustava lista pääkäyttäjätilin takaa• Valitaan tahot, joita tulee hankkeeseen liittyen tiedottaa

› Viranomaisten sisäiset huomiot• Esim. muistisääntöjä erityisiin hankkeisiin liittyen

› Hankkeen kuittaaminen valmistuneeksi• Vain viranomainen voi tehdä! Asiakas ilmoittaa hankkeen

valmistumisesta keskusteluketjussa

MIETINTÄMYSSYYN• Sähköisten lausuntojen käyttöpotentiaali?

• Esim. Sijoitussopimuksissa?

• “Lähetä ilmoitus viestistä” keskusteluikkunassa tarpeen?• Esim. lähetetään laskuttajalle sähköpostiviesti• Myös asiakas saa tiedon tästä

• Onko sähköisesti kaikki tarvittavat osapuolet läsnä?

”Miten käsittelystä tehdään sujuvampaa ja asiakkaille helpompaa?

TURINATUOKIO

OLISI MIELENKIINTOISTA KUULLA…› Sijoittamissopimukset vai –luvat? Miten edetään kunnassa

kaivuluvan hakemiseen?› Miten tieto annetuista päätöksistä liikkuu kunnan sisällä?

• Miten numerointi hoidetaan?

› Onko rakennusvalvonnan kanssa yhteistyötä Lupapisteen myötä?

› Miten arkistointi hoidetaan? • Onko sähköinen arkistointi mielenkiintoinen asia?

ASIAKASOHJEISTUS OK?• Case Vantaa: Ohjeet kootusti täällä• Case Kerava: Kaivulupaprosessin selostaminen kera ohjeiden• Case Joensuu: Ohje kartan käyttöön• Muista, että kunnan omille ohjeille myös Lupapisteessä paikka!

”Kenelle postitetaan?

LUPAPISTEPÄIVÄ 22.9.2016 @ HKIwww.lupapiste.fi/tapahtumat

Twitter @SolitaOywww.solita.fi

KIITOSLUPAPISTEEN KUNTATAPAAMINENTwitter @lupapistewww.solita.fi