El archivo de empresa

EL ARCHIVO DE EMPRESA

La organización es necesaria para que no

tengamos que oír frases como estas:

« Con este desorden no se encuentra nada…»

«Llevo tres días buscando un papel…»

PORQUÉ TRATAR LOS DOCUMENTOS

Objetivos de un sistema archivístico: Disminuir el volumen de documentos. Racionalizar la utilización de recursos

humanos y materiales. Facilitar localización de documentos. Reducir costos. Aprovechar espacio. Incrementar la productividad.

ARCHIVO Y DOCUMENTOS

DOCUMENTOSPueden ser: Texto Iconográfico Sonoro Audiovisual electrónico

ARCHIVO Y DOCUMENTOS

Elementos que forman un documento:

ARCHIVO Y DOCUMENTOS

Tipos de documentos: Correspondencia Expedientes Dosieres Libros Catálogos Hemeroteca

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

En las oficinas de una empresa los documentos pasan por tres etapas:1.Primera Edad: cuando los documentos se están tramitando y por lo tanto son de uso frecuente

archivo del puesto

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

2.Segunda Edad: es la fase en que los documentos ya han sido tramitados, pero se siguen utilizando, consultando, etc. De forma frecuente.

Archivo Departamental

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

3.Tercera Edad: llegan a esta fase aquellos documentos que no han sido eliminados en las dos anteriores, ya que por razones fiscales, históricas, etc. Se estiman que deben conservarse.

Archivo Corporativo

TRATAMIENTO Y ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO

ARCHIVO DE UN DEPARTAMENTO I + DEstos departamentos disponen de un gran volumen de otros tipos documentales, por lo que se aconseja la creación de elementos para su rápida localización.

INSTALACIÓN FISICA DE LOS DOCUMENTOS

Soportes Material de archivos Elementos auxiliares Contenedores

MOBILIARIO, SISTEMAS DE ARCHIVO

MEDIDAS AMBIENTALES Y DE SEGURIDAD

La correcta conservación de los documentos requiere adoptar una serie de medidas para controlar diversos factores de riesgo.