Ugovori o bespovratnim sredstvima priprema dokumentacije · Aneksi ugovora i popratna dokumentacija...

Ugovori o bespovratnim sredstvima

– priprema dokumentacije

Ciljevi

Edukacija jedinica za provedbu projekata i

provedbenih agencija o pripremi natječajne

dokumentacije za ugovore o bespovratnim

sredstvima

Sadržaj

Ugovori o bespovratnim sredstvima

Smjernice za prijavitelje

Aneksi ugovora i popratna dokumentacija

Evaluacija i potpis ugovora

Vježbe

Pitanja i odgovori

Ugovori o bespovratnim sredstvima

Grant shema

udruge

1 2

3 4 Mentalna mapa

Smjernice za prijavitelje

Smjernice za prijavitelje

Guidelines for Applicants – najvažniji dokument!

detaljne informacije potencijalnim aplikantima

vezano uz sadržaj natječaja, rokove, uvjete

prijave i sudjelovanje, dostavu dokumentacije….

alat za evaluaciju projektnih prijava

Definiranje rokova

naslovna strana Smjernica, 2.3.3., 2.5.2. (Local

publication, Application form)

u skladu s Planom nabave

definiraju se ovisno o proceduri natječaja

(otvorena i ograničena procedura)

Otvorena procedura

jedan rok za dostavu cjelokupne dokumentacije

natječaj otvoren 60/90 dana

stara praksa

koristi se iznimno uz odobrenje EK

vremenski zahtjevnija, veći troškovi korisnika

Ograničena procedura

nova praksa

preporučena procedura

natječaj otvoren min 45 dana – aplikanti

dostavljaju samo Sažetak projekta

uspješni aplikanti imaju dodatnih 45 dana za

dostavu cjelokupne aplikacije

Uvodne informacije (I)

Definiranje

problema

Rješenje

Uloga projekta u rješenju

Ključni akteri

Ključni dokumenti

Uvodne informacije (II)

sažete, najrelevantnije informacije

navesti izvor dokumenata na koje se pozivamo

(fusnota)

informacije moraju biti ažurne (2011., 2010.)

Logička struktura (I)

ciljevi, prioriteti, projekti i aktivnosti moraju

proizlaziti jedni iz drugih

opći cilj je strateški cilj koji neće biti direktno

ostvaren kroz shemu (npr. konkurentnost slabije

razvijenih regija)

projekt (eng. action)

se sastoji od niza aktivnosti

Logička struktura (II)

Problem

Rješenje

Uloga projekta u rješenju

Opći cilj

Specifični cilj

Prioriteti

Financijski okvir (1.3.)

ukupna alokacija – sredstva dostupna za više

projekata

pojedini projekt financira korisnik sam

dodijeljena sredstva (grant)

Financiranje pojedinog projekta

min i max iznos granta

min i max postotak granta od ukupne vrijednosti

projekta

sufinanciranje projekta od strane EU/korisnika

Iznos granta (min i max)

Definira se ovisno o:

temi natječaja (infrastrukturni radovi, radionice)

korisnicima sredstava i njihovim mogućnostima

složenosti projekata (znanstveno-istraživački

projekti)

rizik (pilot projekti)

Grant / vrijednost projekta (I)

VRIJEDNOST PROJEKTA

GRANT SREDSTVA

KORISNIKA

Grant / vrijednost projekta (II)

Minimalni postotak granta u odnosu na projekt: veći dio projekta financijski pokriva grant financijska sigurnost projekta kontrola nad projektom potencijalno ublažen utjecaj financijskih kriza na

projekt

Grant / vrijednost projekta (III)

Maksimalan postotak granta u odnosu na projekt: drugačije se definira za pojedine komponente IPA ključna razlika: prihvatljivost VAT-a kao troška

projekta (IPA Regulativa)

najčešće jednak postotku sufinanciranja

Aplikanti – kriteriji prihvatljivosti

profitni/neprofitni status ≠ neprofitni projekti

specifični tipovi organizacija/institucija/poduzeća

= tema natječaja

porijeklo = IPA zemlje

ostali uvjeti (de-minimis, BON, SOL, neprofitne

agencije registrirane kao d.o.o.)

Aplikanti – dokaz prihvatljivosti (I)

dokumenti temeljem kojih aplikant dokazuje da

zadovoljava tražene uvjete

različiti s obzirom na natječaj, vrstu aplikanta,

uvjete

navodimo ih u fusnotama

Aplikanti – dokaz prihvatljivosti (II)

Aplikanti iz RH – konkretna naziv dokumenta,

tijelo koje ga izdaje, važeći akt ili drugi relevantni

dokument

Strani aplikanti – ne definiramo konkretan

dokument, pozivamo se na relevantne

dokumente/akte važeće u zemlji aplikanta

Aplikanti – dokaz prihvatljivosti (III)

Prihvatljivi dokumenti (datumi):

definiraju se za dokumente kojima se dokazuju

promjenjive kategorije uvjeta (financijski status,

nekažnjavanje i slično)

točno definiranje rokova (2010, 2011…)

izbjegavanje izraza tekuća, prošla godina

ne stariji od N mjeseci od konkretnog roka

Partneri

DA :

Pomoć u provedbi

Utjecaj projekta

Sudjelovanje manje iskusnih

organizacija/institucija

Širenje znanja i iskustava

Širenje kruga potencijalnih aplikanata

NE:

Rizik (nemamo utjecaj na partnere)

Specifični projekti (tajnost podataka)

Negativan utjecaj na rezultat

Partneri – kriteriji prihvatljivosti

kriteriji partnera = kriteriji aplikanta

≠ dodatne kategorije partnera (najčešće

edukativne i znanstvene ustanove, mediji…)

dokazi prihvatljivosti

Neprihvatljivi troškovi

troškovi navedeni u obrascu nepotpuni

prilagoditi s obzirom na neprihvatljive troškove u

IPA Regulativi/dodacima; FA

razlike s obzirom na

komponentu IPA-e

Dodatna dokumentacija

FS, CBA, Poslovni planovi, nacrti, tehničke

specifikacije

pomoć u evaluaciji, šira slika projekta

najčešće u kombinaciji sa sub-gridovima

točka 2.2.5., 2.2.6. (2.2.1., 2.2.2.)

Evaluacijski obrasci

standardni dio obrasca (kriteriji, bodovi)

ocjenjuje se utjecaj projekta na ciljeve, kapaciteti

korisnika, proračun, održivost projekta…

mogućnost definiranja dodatnih

kriterija/pojašnjenje kriterija

– sub-gridovi

Sub-gridovi (I)

derogacija uz odobrenje EK koriste se umjesto glavnih gridova pomoć u pripremi dokumentacije i evaluaciji ukupan zbroj bodova isti kao u glavnom gridu reference na dodatne dokumente (poslovni

planovi, FS, CBA…)

Sub-gridovi (II)

1. Relevance of the action Ref

CN

1.1. Relevance of the problems to needs and

constrains of the country/region to be addresses in

general, and to those of the target groups and final

beneficiaries in particular

5 1

1.1.1. Does the action contribute to the achievement

of goals set within county development strategy

/regional operation programme – is there clear

reference to such documents in the proposal?

3 1/4

1.1.2. Is the action relevant for more then one

county – is there clear reference to such documents

in the proposal?

2 1/4

Popratna dokumentacija (2.4.)

temelj za 3 (4) korak evaluacije

provjerava se prihvatljivost aplikanata/partnera

standardni dokumenti definirani u obrascu (FIF;

LEF; Statut…)

dodatni dokumenti definirani u 2.1.1. i 2.1.2.

ovisno o vrsti projekata traže se građevinske,

lokacije dozvole i sl.

Tablica rokova

prilagoditi proceduri natječaja

„Information session” – preporučeno 5 dana

nakon roka za dostavu aplikacija

rokovi završetka pojedine faze evaluacije i

potpisa ugovora su samo okvirni

ažuriranje datuma nakon objave

Lista aneksa

prilagoditi listu aneksa konkretnom natječaju

navesti dodatne specifične dokumente relevantne

za natječajnu proceduru (npr. lista poslovnih

zona, obrazac za ispunjavanje poslovnog plana,

CBA, FS i slično)

Derogacije

veće izmjene obrazaca (npr. sub-gridovi)

uvođenje dodatnih informacija

objava natječaja prema otvorenoj proceduri

odobrava ih Europska komisija i/ili DEU ovisno o

težini izmjene

Izmjene (Corrigendum) (I)

nužne izmjene u dokumentaciji nakon objave

natječaja

izmjene rokova, pogrešno prezentiranih

aktivnosti, troškova, dokumenata i sl.

izmjene se ne vrše unutar objavljene

dokumentacije već u novom dokumentu

usporedba stare verzije teksta i nove

Izmjene (Corrigendum) (I)

navodi se naziv dokumenta koji se mijenja

datum objave istog dokumenta

dijelovi dokumenta koji se mijenjaju (točka…,

poglavlje…)

citiramo stari tekst (instead of) i ispod njega

navodimo novi (read)

Aneksi ugovora i popratna

dokumentacija

Aplikacijski obrazac

obrazac koji ispunjava prijavitelj!

manje prilagodbe s obzirom na konkretan natječaj

(odabrana procedura, contributions in kind, naziv

projekta)

€ = Valuta iskazivanje troškova projekta

brisanje dijelova koji se odnose na EK kao

Ugovorno tijelo

Aplikacijski obrazac – kontrolne liste

postoje za svaku fazu evaluacije

alat koji služi korisniku u provjeri i potvrdi

ispravnosti podataka/dokumentacije

uskladiti sa Smjernicama za ponuditelje

točka 8. – potrebno navesti svu dodatnu

dokumentaciju koju prijavitelj mora dostaviti

Posebni uvjeti – početak provedbe

Definiranje datuma početka projekta:

nekoliko različitih opcija praksa – dan nakon što sve strane potpišu ugovor ostale opcije (kasniji datum,

nakon isplate avansa)

Posebni uvjeti - plaćanje

3 različite opcije plaćanja

odabir opcije ovisi najčešće o trajanju ugovora

u pripremi ostavljamo sve tri opcije osim ako već

unaprijed nismo sigurni koja će se primjenjivati

napomena da se hrvatskim pravnim subjektima

plaćanje vrši u kn

Posebni uvjeti - derogacije

najčešće = derogacija Općih uvjeta (neprihvatljivi

troškovi)

uskladiti sa Smjernicama

neprihvatljivi troškovi definiraju se ovisno o IPA

komponenti

objavljuje se lista svih neprihvatljivih troškova

Financijski aneksi

Uskladiti s prihvatljivim troškovima:

obrazac financijskog izvještaja (interim i final)

obrazac proračuna projekta

neprihvatljivi troškovi ne smiju biti dio obrasca

obrasci su univerzalni, prilagoditi pojedinoj IPA

komponenti

Aneks J

novi dokument!

pojašnjava situacije kada je VAT prihvatljiv trošak

potrebno ga je prilagoditi različitima IPA

komponentama odnosno različitim tumačenjima VAT-

a u IPA Regulativi

Zaključak: VAT je prihvatljiv trošak ukoliko korisnik

sredstava može dokazati da ga se ne može osloboditi

Aneks IX

Standard template for transfer of ownership of

assets

ne zahtjeva korekcije/nadopune prije objave

obavezan dio dokumentacije

ispunjava ga aplikant ukoliko opremu kupljenu na

projektu prenese na npr. ciljnu skupinu (lokalna

zajednica daruje računalo školi)

(Ne)standardna dokumentacija

nije dio PRAG-a uvedena temeljem dogovora SAFU i DEU funkcionalnost dokazana u praksi mjesečna/kvartalna izvješća, proračun

(“justification sheet”), financijsko izvješće

(“individual payment sheet”)

Evaluacija i potpis ugovora

Proces evaluacije

evaluaciju najčešće provode nezavisni evaluatori uloga evaluacijskog odbora - prihvaća ili odbija

njihove komentare odbor sam vrši evaluaciju spornih prijedloga evaluatori daju preporuke

za korekcije proračuna

i/ili vezanih aktivnosti

Čišćenje proračuna (I)

ispravci aritmetičkih pogrešaka, izbacivanje

neprihvatljivih troškova i nerealnih troškova

vrši se neposredno prije potpisa ugovora,

a nakon završetka evaluacije

temelj za čišćenje proračuna –

Smjernice za prijavitelje (2.1.4.)

Čišćenje proračuna (II)

uvjet za potpis ugovora

svrha je učiniti proračun realnim

višak sredstava koristi se za

financiranje ostalih prihvatljivih projekata

može dovesti do manjih izmjena opisa aktivnosti

Čišćenje proračuna (III)

Najčešće pogreške:

nerealno visoki iznosi plaća za projektni tim (ne

mogu se dokazati platnim listama)

troškovi partnera/suradnika navedeni u točki 5

(stručnjaci)

cijene proizvoda/usluga

premašuju tržišne

paušalni iznosi

Priprema ugovora

ugovor priprema voditelj projekta

čine ga isključivo dokumenti koji su dio objavljene

natječajne dokumentacije

unose se podaci korisnika

Application form (part B., točka 1 – 3 + LFM)

zadnja odobrena verzija proračuna

Pitanja i vježbe

Kontakti

Ured za osiguranje kvalitete dokumenata

Iva Kreković, savjetnica

iva.krekovic@safu.hr

Hvala na pažnji…