TURIMAN SUANDI JABATAN PEMAJUAN PROFESIONAL & PENDIDIKAN LANJUTAN

TURIMAN SUANDIJABATAN PEMAJUAN PROFESIONAL &

PENDIDIKAN LANJUTAN

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 2

Pelajar dapat meningkatkan pengetahuan mengenai asas & teori penyeliaan personel, peranan penyelia personel, komunikasi, motivasi, kepemimpinan, pembangunan staf & latihan, keselamatan & kesihatan pekerja dan penilaian prestasi

HASIL PEMBELAJARAN Pada akhir kursus ini pelajar dapat:

Menerangkan konsep & prinsip penyeliaan personel

Menghuraikan peranan penyelia personel Menghuraikan elemen komunikasi, motivasi,

kepemimpinan, pembangunan staf & latihan, keselamatan & kesihatan pekerja, &penilaian prestasi

Mempamerkan kemahiran dalam mengendalikan penyeliaan personel yang berkesan

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 3

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 4

Setiap pelajar perlu: Komited dalam mempamerkan

kemampuan & potensinya untuk mendapat gred yang terbaik & pendedahan maksimum untuk menjadi seorang penyelia personel yang cemerlang

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 5

TUGASAN 30% Menyempurnakan satu kertas kerja

berdasarkan mana-mana aspek daripada unit dalam modul

menggunakan kertas A4 langkau 2 baris panjang artikel 20 muka surat.

Tugasan hendaklah dihantar terus kepada IDEAL selewat-lewatnya dua minggu sebelum peperiksaan akhir.

UJIAN 70% Menduduki UJIAN PERTENGAHAN semester yang

akan ditentukan oleh pihak IDEAL tarikh dan waktunya (30%)

Menduduki PEPERIKSAAN AKHIR semester yang akan ditentukan oleh pihak IDEAL tarikh dan waktunya (40%)

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 6

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 7

PENYELIAAN PERSONEL

UNIT 1Konsep Penyeliaan Personel

UNIT 2Fungsi Penyelia Personel

UNIT 3Komunikasi Dalam Organisasi

UNIT 4Keperluan & Motivasi Pekerja

UNIT 5Kepimpinan & Stail Pengurusan

UNIT 6Latihan & Pembangunan

UNIT 7Pengurusan Konflik & Tekanan

UNIT 8Penilaian Prestasi

Pekerja

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 8

PERTEMUAN BERSEMUKA PERTAMA

UNIT 1-4 KEDUA

UNIT 5-8

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 9

UNIT 1KONSEP PENYELIAAN PERSONEL Objektif Unit Pada akhir unit ini pelajar dapat:

Menerangkan teori berkaitan dengan pentadbiran, pengurusan dan penyeliaan.

Menerangkan hubungan antara pentadbiran, pengurusan dan penyeliaan.

Teori Pentadbiran & Organisasi Fungsi, membuat keputusan, proses

percantuman, perhubungan manusia, teori X, teori Y, teori Z, sistem, dan pengurusan dengan objektif

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 10

TEORI FUNGSI Penulis: Gulick, Urwick Asas: Pembahagian kerja Prinsip/Garispanduan:

Kecekapan maksimum datang dari pengkhususan pegawai

Susunan kakitangan mengikut hiraki authoriti

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 11

TEORI MEMBUAT KEPUTUSAN Penulis: Griffiths; Tannebaum; Basil Asas: Membuat keputusan berkesan Prinsip/Garispanduan:

Struktur & fungsi organisasi ditentukan oleh kedudukan

Kewibawaan organisasi bergantung kepada mutu keputusan

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 12

TEORI PROSES SOSIAL Penulis: Homans; Scott; Getzels; Guba;

Thelen Asas: Organisasi sebagai satu sistem sosial Prinsip/Garispanduan:

Peranan & personaliti Tanggapan & hubungan antara

kakitangan Konflik peranan Organisasi formal & tidak formal

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 13

TEORI PROSES PERCANTUMAN Penulis: Bakke; Argyris; Simon Asas: Konflik keperluan individu &

organisasi Prinsip/Garispanduan:

Kepuasan individu & organisasi Proses sosialisasi & personalisasi

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 14

TEORI PERHUBUNGAN MANUSIA Penulis: Taylor; Maslow; Lewin;

White; Hensey Asas: Kepuasan kerja; komunikasi Prinsip/Garispanduan:

Penggembelingan sumber manusia Keperluan pekerja untuk kepuasan

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 15

TEORI SISTEM Penulis: Beckett; Nadler; Likert;

Simon Asas: Entiti yang kolektif Prinsip/Garispanduan:

Pergantungan antara subsistem Kecekapan & keberkesanan sistem

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 16

TEORI X Penulis: McGregor Asas: Authoritarianisma Prinsip/Garispanduan:

Arahan & kawalan Manusia malas bekerja

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 17

TEORI Y Penulis: McGregor Asas: Dorongan Prinsip/Garispanduan:

Manusia bukan malas tetapi tidak ada matlamat

Perlukan bimbingan

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 18

TEORI Z Penulis: Urwick Asas: Pekerja sebagai pengeluar &

pengguna Prinsip/Garispanduan:

Memberi tumpuan kepada kepimpinan, morale pekerja

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 19

TEORI PENGURUSAN DENGAN OBJEKTIF Penulis: Drucker; Wilkstrom;

Levinson; Hensey Asas: Misi/Visi/Objektif Prinsip/Garispanduan:

Perancangan yang bersepadu melibatkan keseluruhan kakitangan

Prinsip demokrasi diamalkan

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 20

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 21

Penerapan budaya kualiti dalam pekerjaan Asas kualiti & faktor pengaruhi kualiti Membentuk budaya kecemerlangan Membentuk pasukan kerja berprestasi tinggi Anjakan paradigma Pembentukan pasukan kerja ke arah

peningkatan kualiti Pasukan kerja yang berfungsi

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 22

UNIT 2FUNGSI PENYELIA PERSONEL Objektif Unit Pada akhir unit ini pelajar dapat:

Menerangkan fungsi utama penyelia. Menerangkan delegasi autoriti yang

boleh dibuat oleh penyelia.

What is Management?Management . . . is the process of working

with and through others to achieve organizational objectives in a changing

environment. Central to this process is the effective and efficient use of limited resources.

Kreitner, 2000

What is Supervision?Supervision . . . Is the process of getting

things accomplished with and through people by guiding and motivating their efforts toward

common objectives.

Haiman & Hilgert, 1982

What is Administration?Administration . . . Is a

collective term used to describe persons at upper levels of management with overall

responsibility for an organization.

What is Leadership?Leadership . . . is the process of inspiring, influencing, and guiding others to participate in a common effort.

Kreitner, 2000

Leadership . . . is the ability one possesses to influence the opinions, attitudes, and behavior of others.

Haimann & Hilgert (1977)

How are these terms similar?

All are process oriented

All involve relationships between

people

All involve a common outcome

How do these terms differ?

Supervision focuses on tasks.

Management focuses on goals.

Leadership focuses on processes.

► Supervision (motivation/coercive

power)

► Management (authority power)

► Leadership (influence power)

Functions of Management Planning

Decision Making

Organizing

Staffing

Communicating

Motivating

Leading

Controlling

Functions of ManagementFunctions of ManagementPlanningPlanning Determine a future course of actionDetermine a future course of action

Decision MakingDecision Making How to make operating decisionsHow to make operating decisions

OrganizingOrganizing Divide tasks and responsibilitiesDivide tasks and responsibilities

StaffingStaffing Select and train employeesSelect and train employees

CommunicatingCommunicating Send and receive messagesSend and receive messages

MotivatingMotivating Influence others to high achievementInfluence others to high achievement

LeadingLeading Inspire others toward group goalsInspire others toward group goals

ControllingControlling Take steps to accomplish goalsTake steps to accomplish goals

Relative Mix of Functions by Management Level

Top Exec.

MiddleMgt.

Supervisor

0% 100%Percent Time and Effort

Plan

ning

Orga

nizin

gSt

affing

Dire

ctin

g

Cont

rollin

g

Discussion Questions Can a person be a manager

without being a leader?

Can a person be a leader without being a manager?

What’s the difference between a leader and a manager? Manager

Assigned responsibility Delegated authority

Leader May not have responsibility or authority Influences behavior of others w/o coercion

Difference is CONTROL vs. INFLUENCE

Leadership Styles Autocratic

Everything revolves around leader

Decision-maker Take Charge Locus of Control in

leader

Participatory Invites others to

share in decisions Encourages others

to accept responsibility

Delegates control w/o abdicating responsibility

5 fungsi utama Merancang

membuat ramalan & perancangan meneliti masa depan & membentuk rangka

tindakan

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 36

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 37

Menyusun membentuk struktur, bahan & sumber

manusia yang akan terlibat dalam sebarang aktiviti organisasi

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 38

Mengarah menyenggara aktiviti dalam kalangan personel

Menyelaras mengumpul, menyatu & mewujudkan harmoni

segala aktiviti & usaha personel Mengawal

Membuat keputusan tindakan yang perlu diambil apabila berlaku sesuatu krisis/permasalahan

Koontz et al (1980) Mengenalpasti peluang-peluang.   Membentuk objektif. Membentuk premis. Menentukan tindakan alternatif. Menilai tindakan alternatif. Memilih tindakan. Membentuk perancangan sokongan. Membentuk belanjawan.

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 39

Soalan Bagaimana untuk memastikan

bahawa seseorang penyelia akan berfungsi dengan baik dalam tugas penyeliaannya?

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 40

UNIT 3KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI Objektif Unit Pada akhir unit ini pelajar dapat:

Menerangkan proses komunikasi yang perlu dilalui oleh penyelia.

Membincangkan kaedah pengucapan awam yang berkesan

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 41

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 42

Proses komunikasi Halangan dalam komunikasi Saluran komunikasi Pengucapan awam

Komponen utama Proses komunikasi sender

(orang yang menghantar mesej); message

(perkara yang disampaikan); channel

(saluran yang digunakan); receiver

(orang yang menerima mesej); & feedback

(maklumbalas).04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 43

Halangan dalam Komunikasi. perception

(tanggapan); stereotyping

(menganggap semua orang begitu); halo effect

(berdasarkan kepada satu bukti);

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 44

projection (semua orang pasti setuju); perceptual

defense (mengelak sesuatu yang bercanggah); self-serving bias

(merasakan diri sendiri saja betul; orang lain salah);

semantic net (hanya guna perkataan yang kita tahu); dan

semantic blocks (pilihan perkataan).

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 45

Saluran Komunikasi komunikasi menegak; bawah ke atas; melintang; tahap yang sama; ke bawah & atas ke bawah.

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 46

Keperluan mesyuarat Mesyuarat diperlukan bila

isu melibatkan pelbagai pilihan untuk tindakan;

sesuatu perkara tidak begitu mudah untuk diterangkan kepada orang lain;

seseorang tidak dapat melakukan tugas tanpa bekerjasama dengan orang lain; &

kecekapan bergantung kepada penyelarasan & interaksi berterusan oleh beberapa orang.

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 47

Keseimbangan Tugas & Penyenggaraan Penyelia berperanan:

mencetuskan idea tentang prosedur kerja; mencari & memberi maklumat atau

pandangan orang lain; & merumuskan apa yang telah berlaku dalam mesyuarat.

memastikan orang lain dapat bercakap; memastikan yang mendengar berpeluang meneliti apa yang mereka dengar; &

menyelesaikanketidaksetujuan/perbezaan.

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 48

Effective Workplace Relationships How do you build workplace

relationships? Behaviors that support or

undermine these relationships Assessing your relationships

Investigating Emotions & Emotional Intelligence Social and multiple intelligences Assessing your multiple

intelligences Improving work relationships

through emotional intelligence

Building Better Relationships withOurselves & Others Perception, world view, emotional

intelligence—and you Self-awareness, self-esteem & self-

concept Work styles

Relationship Building Managing assumptions in order to

build trusting relationships Consciously building trust at work Developing & showing a positive

attitude Eliminate the “attitude virus”

Expressing Needs within Relationships Influencing others Performing an interpersonal needs

inventory The shape and sound of

assertiveness Completing an influential SWOT

(Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) Profile

Relational Communication Identifying your communication style:

how you relate most often Sharpening verbal and nonverbal

behaviors and skills Applying direct and indirect messages

for more flexible communication Using feedback and questioning skills to

better understand others

Relational Listening Listening barriers and their impact on

effective workplace relationships A listening improvement map Improving listening by asking good

questions Applying active and reflective listening

skills Best practices for giving or seeking

feedback

Addressing Relational Change and Conflict Selecting your conflict-resolution

style Resolving conflicts assertively with

the relationship in mind Developing and practicing a

conflict resolution plan

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 57

UNIT 4KEPERLUAN & MOTIVASI PEKERJA

Objektif Unit Pada akhir unit ini pelajar dapat:

Menerangkan keperluan dan motivasi pekerja.

Menerangkan pendekatan untuk membentuk pasukan kerja yang bermotivasi.

BERHIJRAH MENUJU KECEMERLANGAN

Bersama menyumbang dan mendapat faedah sebagai satu pasukan

       trustworthy (amanah)       reach out (tabligh)       truthfulness (siddiq)       excellence (fatanah)

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 58

Allah memandang tinggi kepada orang yang berilmu, beramal dengannya & menyampaikannya kepada orang lain

Salah satu yang bantu kita diakhirat

ILMU

Kalau kita tak tahu mana nak pergi, Kita tidak akan sesat Tak kesahlah arah mana kita nak

pergi Kejayaan dunia & akhirat

MATLAMAT

Biar orang lain senang, jangan kita susah

Carilah kehebatan orang lain Jangan sangka buruk Jangan cari keburukan & kelemahan Jangan sebarkan keburukan

Jika kita nak hebat, kita bantu orang lain hebat

SIKAP

Kita adalah apa yang kita fikirkan

VISUALISASI

Semua orang Allah jadikn berbakat & berpotensi tinggi Cari emas pada diri & orang lain

POTENSI

Bentuk imej kejayaan diri, keluarga & masyarakat

IMEJ

Rumahku syurgaku

FAMILI

Setiap malam berilah kemaafan kepada orang lain

KEMAAFAN

Jika tidak dipecahkan ruyung manakan dapat sagunya

KESUNGGUHAN

Sama bantu membantu Kenal & dikenali Perkongsian pintar untuk sama

untung

JARINGAN

Setiap kita ada kemahiran Kemahiran boleh dipelajari &

diajarkan

KEMAHIRAN

RUMUSAN Kenal diri & pencipta Hargai bakat & potensi Bersedia untuk berubah Bentuk sikap positif Tentukan arah & impian Kemahiran menyelesai masalah Kebahagian rumahtangga Banyakkan memberi Tangga kerjaya & kejayaan Mencipta peluang

PENYELIA PERLU ELAKKAN Membentuk prasangka buruk dalam diri. Mencari keburukan orang lain. Menceritakan keburukan orang lain. Tidak mengakui kehebatan orang lain. Tidak mengakui kelemahan diri. Tidak bersedia memaafkan orang lain. Tidak bersyukur.

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 71

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 72

KEKUATAN, KELEMAHAN & POTENSI

kekuatan diri . . . . . kelemahan diri . . . . . potensi diri (bakat terpendam). . . . Senaraikan tiga kejayaan besar yang

telah anda capai . . . . .

Kalau tinggi untung jadi bintang

Kalau rendah masih jadi intan

JUMPA DI PERTEMUAN KEDUA

UNIT 5KEPIMPINAN & STAIL PENYELIAAN Objektif Unit Pada akhir unit ini pelajar dapat:

Menerangkan perbezaan antara pengurus dan pemimpin

Menerangkan jenis-jenis kepemimpinan

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 74

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 75

Pengurus/Penyelia vs Pemimpin Jenis kepemimpinan

Unsur kepemimpinan Mengeluarkan tenaga positif Ketrampilan pemimpin Personal

(Pencapaian, keyakinan, komitmen) Sosial

(pengaruh, kesedaran politik, empathy)

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 76

Kognitif (pemikiran strategik, pencarian

maklumat, pemikiran konseptual yang kuat)

Membuat keputusan yang sukar Penggerak perubahan

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 77

Pemimpin transformasional Lebih daripada hanya pengurusan Dapat menimbulkan semangat

orang lain Tidak hanya mengarah tetapi

memberikan inspirasi Merangsang intelektual dan emosi

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 78

Menunjukkan kekuatan kepercayaan dalam wawasan

Menyeronokkan orang lain Mewujudkan perhubungan mantap

dengan orang lain

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 79

Soalan

Mengapa penyelia perlu memainkan kedua-dua peranan sebagai pengurus dan pemimpin?

Bagaimana peranan kepemimpinan yang dimainkan oleh pengurusan atasan dalam organisasi anda bekerja?

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 80

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 81

UNIT 6LATIHAN DAN PEMBANGUNAN Objektif Unit Pada akhir unit ini pelajar dapat:

Menerangkan peranan yang perlu dimainkan oleh seorang jurulatih

Menerangkan pengurusan program latihan yang cekap dan berkesan

Peranan jurulatih Jurulatih Fasilitator Penganjur Jururunding Perintis

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 82

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 83

Pengurusan Program latihan Persediaan Pembentukan objektif Perancangan sesi latihan Pemantauan & penilaian

Soalan Mengapa latihan itu penting dalam

sesebuah organisasi? Bagaimana program latihan boleh

diurus dengan cekap dan berkesan?

Apakah peranan jurulatih?

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 84

UNIT 7PENGURUSAN KONFLIK & TEKANAN Objektif Unit Pada akhir unit ini pelajar dapat:

Menerangkan punca-punca stres atau tekanan

Menerangkan teknik menangani stres

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 85

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 86

Punca-punca Tekanan Tanda-tanda Tekanan (Stress) Menangani Stres?

FAKTA TENTANG TEKANAN Stres tidak sama untuk semua

orang. Stres tidak semestinya tidak baik. Stres berada di mana-mana, tetapi

anda boleh melakukan sesuatu terhadapnya.

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 87

Cara menangani stres tidak sama untuk semua orang.

Tidak ada symptom, tidak bermakna tidak ada stres.

Simptom kecil atau besar, kedua-duanya memerlukan perhatian.

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 88

Soalan Mengapa tekanan boleh berlaku? Bagaimana tekanan boleh di urus? Bagaimana pula dengan krisis? Apa hubungan antara tekanan

dengan krisis?

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 89

HARD-NOSED Views negotiation as where there

is only one winner unreasonable offers take information as a weapon against

us Bull-headed & unyielding

Solution Find out about the negotiator you're facing Anticipate unreasonable offers Remember your best alternative  Give a little information & see whether

they reciprocate Offer different negotiation optiond & ask

which one they prefer Be willing to walk away

Lack of Trust Wondering just how much can you

really trust the person You've heard unsettling rumours Proceed by slowly building a bridge Need to be a little more cautious

Solutions Be polite & sincere Emphasize that agreement will be based

on the reliability of the information Ask them to provide documentation to

support the data they present Design the agreement to stipulate

fulfilment of the agreed upon terms Use enforcement mechanisms

Don't Know Anything About Them

Negotiator’s dilemma Don't know anything about them, or

their goals and objectives

Solution Don't be afraid to take the first crucial

step, but be wise A constructive dialogue can now be

initiated Build up the trust levels as the bridge

expands

Spoilers

Often occurs in multi-party negotiations

At least one party-pooper who's out to sabotage the negotiations

May oppose the deal passively

Solution Be prepared for these spoilers Explain 'why' this change will benefit them Illuminate their gains Explain that they may actually profit from

the proposed venture Offer them roles Assure them that they will be active and

productive members in a partnership

UNIT 8PENILAIAN PRESTASI KERJA Objektif Unit Pada akhir unit ini pelajar dapat:

Menerangkan tentang kepentingan penilaian prestasi dalam organisasi.

Menerangkan kaedah penilaian prestasi yang boleh digunakan dalam penyeliaan

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 99

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 100

Tujuan Mengenalpasti keperluan kelayakan untuk sesuatu

kemasukan Mempastikan kerja tepat mengikut spesifikasi Mengekalkan keseimbangan atau ke samarataan

antara semua pekerjaan

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 101

Mempastikan gaji setimpal dengan pekerjaan

Menyediakan mekanisma untuk membantu pentadbiran bahagian penggajian

Mempastikan keseimbangan dengan sistem penggajian di luar

ciri penilaian Validiti

mengukur apa yang patut diukur Objektiviti

bersikap lebih objektif Penglibatan

bersama, bukan untuk/kepada Feasibiliti

kos berkesan dan praktikal Reliabiliti

Konsisten04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 102

Soalan Mengapa penilaian prestasi perlu

dilakukan? Apa kebaikan dan keburukan

penilaian prestasi? Bagaimana cara menilai prestasi

dengan berkesan?

04/22/23 PENYELIAAN PERSONEL 103

Kalau tinggi untung jadi bintang

Kalau rendah masih jadi intan