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Telefónica Soluciones
24/09/2003
Telefónica Soluciones
La Digitalización como recurso para la Gestión
Documental
Telefónica Soluciones 2
Agenda
Aspectos Fundamentales sobre Gestión Documental.
Digitalización.
Aspectos Fundamentales
Proceso de digitalización
Tipos de Escáner.
Tipología de documentos.
Fotografía Digital.
Conclusiones
Telefónica Soluciones 3
Introducción: evolución de la TI
Tecnología posibilitante La promesa El cambioEl negocio
interconectado en red
La empresa ampliada
La empresa integrada
El equipo de alto desempeño
El individuo efectivo
“La red”
Computación interempresarial
Infoestructura empresarial
Computación en grupos de trabajo
Multimedia personal
Reasignación de relaciones externas
Transformación organizacional
Rediseño de procesos y cargos de negocios
Aprendizaje de eficiencia en las tareas
Fuente: New Paradigm Learning Corporation
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Introducción: los SIG no cubren todas las necesidades
CGCG
VV
FF
CC
RHRH
PP
CPCPERPERP
++GEST. DOCGEST. DOC..
CCGG
RRRRHHHH
MAMANTNT
ACT. ACT. FIJOFIJO
LIQ. LIQ. HABHAB
CPRACPRASS
CCPP
FAFACTCT
CCCC
COSTCOSTOSOS
EST. EST. VTAVTASS
FINAFINANN
Gestión documental tradicional
Gestión del conocimiento
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Ineficiencias en la Gestión Documental Tradicional
• Pérdida de tiempo en la generación de documentos compartidos.• Pérdida de valor por no generar una base de conocimiento de la
empresa.• Gasto en materiales, accesorios y equipos de impresión por no
poder compartir documentos electrónicamente
• Gasto en espacio y material para el almacenamiento de documentos físicos.
• Desorden en el ámbito de trabajo por el exceso de papel impreso.• Archivo descentralizado; cada ordenador y cada cajón se convierten
en un archivo.
• Pérdida de tiempo en la búsqueda de documentos y de información de los mismos.
• Mayores tiempos y costes de distribución de documentos.
• Pérdida de tiempo en el mantenimiento de la documentación.• Pérdida de documentos.• Falta de seguridad y confidencialidad en el acceso a la información.
GENERACIÓN
ARCHIVO
BÚSQUEDAY
DISTRIBUCIÓN
MANTENIMIENTO
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Mejores Prácticas en la Gestión Documental
Como consecuencia de las ineficiencias en la Gestión Documental tradicional las organizaciones están implantando “Iniciativas de Gestión Electrónica de Documentos”.
Repositorio CentralHerramientas de Gestión
Documental
GENERACIÓN
ARCHIVO MANTENIMIENTO
BÚSQUEDA Y DISTRIBUCIÓN
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Implantación de una Gestión Electrónica de Documentos
Una “Iniciativa de Gestión Electrónica de Documentos” incluye las siguientes fases:
• Organización de la información de la empresa.• Definición de políticas y estrategias de organización
• Digitalización de la documentación• OCR e indexación de toda la documentación.
• Publicación de la documentación a la organización.• Gestión y mantenimiento de la documentación.
Para su implantación se requieren Recursos Humanos especializados, Tecnología y Formación
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Propuesta de Valor de una Gestión Electrónica
de Documentos
Reducción de gastos.
Generación de una base de conocimiento.
Mayor orden y calidad en el ámbito de trabajo.
Reducción de espacio.
Reducción de tiempos de búsqueda.
Implantación Gestión Electrónica de Documentos
Ben
efi
cio
s
BENEFICIOS:
• Ahorro de costes
• Eficiencia
• Generación de valor
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Implantación de una Gestión Electrónica de Documentos
PUBLICACIÓN, GESTIÓN
y MANTENIMIENTO
DIGITALIZACIÓN, OCR E INDEXACIÓN
ORGANIZACIÓN DEL CONOCIMIENTO
• Auditoría de información.
• Estrategia de gestión del conocimiento.
• Mapa de conocimiento.
• Definición de políticas y procedimientos.
• Organización de archivos.
• Digitalización de documentos e imágenes.
• OCR.
• Captura de información.
• Indexación y clasificación.
• QA de indexaciones automáticas.
• Publicación personalizada de la información a múltiples usuarios.
• Gestión de archivos.
• Mantenimiento integral de la gestión documental.
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BIBLIOTECAS VIRTUALES
GESTION DE ARCHIVOS
GESTION DE FLUJOS DE TRABAJO
• Catalogación de fondos• Búsqueda y recuperación de fondo digital/físico• Publicación/Consulta de fondos digitales• Préstamos/Adquisiciones
• Organización física de los archivos• Descripción/Indización de materiales• Expurgo/Depuración
• Gestión de autorizaciones.• Definición de los flujos de trabajo• Creación de documentos modelo• Vinculación de documentos al proceso
Herramientas de Gestión Documental
Base de Datos
Documental(textos,
imágenes,video,
sonido,otros)
InternetIntranet
GE
ST
OR
ES
DE
CO
NT
EN
IDO
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Agenda
Aspectos Fundamentales sobre Gestión Documental.
Digitalización.
Aspectos Fundamentales
Proceso de digitalización
Tipos de Escáner.
Tipología de documentos.
Fotografía Digital.
Conclusiones
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Qué es la Digitalización
“Expresar datos en formato digital”. (RAE)
“Convertir una magnitud física o una señal en una secuencia de
números según ciertas reglas” (Diccionario Vox)
Operación de transformar algo analógico –entendido como algo
físico y real- en algo digital –entendido como conjunto de
unidades lógicas denominadas bits.
Conversión de una imagen (fotografía, dibujo o texto) en un
formato que podamos almacenar y modificar con el ordenador.
Proceso por el cual se obtiene fotos electrónicas tomadas de una
escena o escaneadas de documentos (fotografías, manuscritos,
textos impresos e ilustraciones).
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Por qué Digitalizar
Elimina el extravío de
documentos.
Permite un acceso rápido y
fácil a la información.
Permite almacenar
información en múltiples
formatos electrónicos.
Controla el acceso a la
información.
Mejora los tiempos de acceso
para la búsqueda de
documentos.
Permite simultaneidad de
usuarios en el mismo
documento.
La creciente necesidad de información ha provocado la necesidad de almacenar acceder y distribuir documentación.
Protege la información
Agiliza el servicio a los
clientes.
Permite una fácil
distribución de documentos
vía Internet o intranet.
Protege los documentos
contra la acción de agentes
externos y deterioro de los
mismos.
Optimiza el espacio físico
convirtiendo montones de
papel en soportes ópticos.
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Agenda
Aspectos Fundamentales sobre Gestión Documental.
Digitalización.
Aspectos Fundamentales
Proceso de digitalización
Tipos de Escáner.
Tipología de documentos.
Fotografía Digital.
Conclusiones
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Aspectos Fundamentales de la Digitalización
1. Formato de las Imágenes
2. Resolución de las Imágenes
3. Calidad de las Imágenes
4. Memoria que ocupa una imagen
5. Compresión de las Imágenes
6. OCR: La conversión de documentos escritos a documentos electrónicos
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1. Formato de las Imágenes
Algunos de los factores que se debe tener en cuenta a la hora de
elegir un formato de archivo para visualización son los siguientes:
Resolución.
Calidad de imagen.
Cantidad de memoria que ocupa.
Nivel de compresión.
Hay múltiples formatos de archivo disponibles en el mercado.
Podemos saber el formato de una imagen gracias a su extensión.
Estos son algunos de los más utilizados:
TIFF: mejor resolución y compatible con IBM y Mac.
GIF y JPEG: los más comunes para las imágenes de acceso
Web.
PDF: se usa frecuentemente para imprimir y ver documentos
de
múltiples páginas.
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1. Formato de las Imágenes
Nombre y versión actual
TIFF 6.0 (Tagged Image File Format)
GIF 89a (Graphics Interchange Format)
JPEG (Joint Photographic Expert Group)JFIF (JPEG File Interchange Format)
Flashpix 1.0.2ImagePac, Photo CD
PNG 1.2 (Portable Network Graphics)
PDF 1.3 (Portable Document Format)
Extensión .tif, .tiff .gif .jpeg, jpg, .jif, .jfif .fpx .pcd .png .pdf
Profundidad de bits
Bitonal a 1 bit, escala de grises o color de paleta de 4 u 8 bits; hasta color de 64 bits
Bitonal, escala de grises o color entre 1 y 8 bits
Escala de grises a 8 bits; color a 24 bits
Escala de grises a 8 bits; color a 24 bits
Color a 24 bits
1-48 bits; color a 8 bits, escala de grises a 16 bits, color a 48 bits
Escala de grises a 4 bits; color a 8 bits; soporta hasta 64 bits para color
* Descomprimido Sin pérdida* Con pérdida: JPEG
* Descomprimido* Con pérdida JPEG
Con pérdida: JPEG
* Descomprimido sin pérdida* Con pérdida: JPEG
Compresión Sin perdida
Con pérdida: Formato patentado por Kodak "Sin
Sin pérdida
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2. Resolución de las Imágenes Es el número de píxeles mostrados en la imagen por las unidades
de longitud.
Normalmente se mide en Píxeles por Pulgada (ppi), aunque
también es muy habitual medirla en Puntos por Pulgada (dpi)
La resolución es directamente proporcional al numero de Píxeles
que se usen para representar cada unidad de área.
La resolución, en ocasiones, marca la calidad de la imagen,
aunque para determinar la resolución de una imagen hay que
tener en cuenta el medio de distribución final.Imagen de alta
resolución:
Mayor número de píxeles para representar cada unidad.
Reproduce más detalle Hay transiciones de color
más sutiles.
Imagen de baja resolución:
Menor número de píxeles para representar cada unidad.
Reproduce menos detalles.
Hay menos transiciones de color.
Telefónica Soluciones 19
EJEMPLO Escaneado de una página de 8 x 10 pulgadas a
200 ppp. Esta página sólo se va a leer en un monitor de
ordenador. 90% de los píxeles han sido desechados. La imagen se ajusta pero el texto ya no se lee.
3. Calidad de las Imágenes
La calidad de las imágenes no siempre viene representada por el uso de una resolución mayor.
Para obtener una buena calidad lo primero es tener en cuenta el tipo de documento escaneado.
Los píxeles sólo representan la información que tiene el documento. No hay que pensar que por muchos ppp que se le pongan a un documento va a tener mejor calidad.
Actualmente, los software gráficos permiten retocar las imágenes con el finalidad de mejorar los documentos originales: se puede eliminar manchas oscuras, limpiar fondos, dar nitidez al texto.
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4. Memoria que ocupa una imagen
La memoria que ocupan los documentos está en relación con la
resolución que se utilice en el escaneado de los documentos. A continuación se muestra una tabla que resume la cantidad de
memoria que ocupan algunos documentos a diferentes resoluciones y colores:
Tipo de original Destino Método escaneadoTamaño de
memoria
Pantalla 75 ppp / 24 bits 0,4 MBImpresora B/N
300 ppp / 8 bits 2 MB
Impresora color
300 ppp / 24 bits 6 MB
Pantalla 75 ppp / 1 bit 66 KBImpresora 300 ppp / 8 bit 8 MBOCR 300 ppp / 1 bit 1 MBPantalla 75 ppp / 24 bits 1,6 MBImpresora 300 ppp / 24 bits 25 MB
Fotografía 10x15 cm
Texto o dibujo en blanco y negro tamaño DIN-A4
Foto DIN-A4 en color
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4. Memoria que ocupa una imagen
Imagen de 24 KB en formato JPEG. Tamaño medio
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FOTO DE 24 MB
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5. Compresión de las Imágenes
Tiene la finalidad de reducir el tamaño de los archivos para facilitar
su almacenamiento, procesamiento y transmisión.
Existen técnicas de compresión estándar y patentadas.
Se recomienda usar técnicas estándar porque son totalmente
compatibles con cualquier software de recuperación.
Se caracteriza por tener o no tener pérdida de información del
documento original
Compresión sin pérdida: no desecha información, y por tanto
cuando se descomprime la imagen es idéntica al original.
(Utilizado para el escaneado bitonal)
Compresión con pérdida: compensa o desecha información
menos importante basada en un entendimiento de la
percepción visual. (Utilizado para el escaneado tonal).
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6. OCR
OCR (Optical Character recognition) : Software de reconocimiento óptico de caracteres.
Convierte una documento escaneada en texto.
Ventajas:
Posibilita las búsquedas a texto libre por todo el texto del documento.
Indización automática: puede directamente capturar información del texto.
Se puede manipular, corregir o insertar comentarios, como a cualquier documento de texto normal.
Inconvenientes:
Tiene muchas limitaciones.
No reconoce documentación escrita, o por lo menos en bajo porcentaje.
Necesita un tiempo de entrenamiento bastante importante.
El nivel de éxito no es muy alto incluso con softwares muy potentes.
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Agenda
Aspectos Fundamentales sobre Gestión Documental.
Digitalización.
Aspectos Fundamentales
Proceso de digitalización
Tipos de Escáner.
Tipología de documentos.
Fotografía Digital.
Conclusiones
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1. Preparación de los Documentos
2. Proceso de Escaneado
3. Indización de los Documentos
4. Grabación de las imágenes
Proceso de Digitalización
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1. Preparación de los documentos
En esta fase se deben realizar fundamental estas dos tareas:
Limpiar los documentos de elementos externos y acomodarlos para poder ser escaneados:
Quitar grapas, clips, marcos de las diapositivas, etc.
Desdoblar los documentos.
Separar los documentos por lotes para ser procesados más
fácilmente. Los criterios para separar los documentos pueden ser:
Tamaños y formatos
Características de los documentos como por ejemplo, el color
o si están impresos o manuscritos.
Resoluciones
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Escaneado de los documentos: Los documentos se introducen en las unidades de captura
(caso de escáner de alto volumen) Se supervisa que la entrada de documentos se haga de una
forma correcta. Se revisa la calidad con la que salen las imágenes que se van
procesando. Finalizado el proceso, se vuelve a colocar los documentos en
su estado original.
Tratamiento de la imágenes por medio de software especializados. Estos softwares permiten: Visualizar las una imágenes ya digitalizadas. Manipular las imágenes ya sea para mejorar su calidad,
modificar su contenido o cambiar su apariencia. Las parametrizaciones habituales son:- Formato de la imagen: Resolución o tamaño que se quiere
conseguir.- Color de la imagen: B/N, color o escala de grises.- Página a doble cara o sencilla, etc.
2. Proceso de Digitalización
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Una vez digitalizadas las imágenes, lo más habitual es someterlas a
un proceso de
indización. Existen varios fundamentalmente tres formas de indizar:
Indización manual: una vez que la imagen ha sido procesada, se
sacan los términos clave por los que luego va a ser recuperado el
documento.
Captura de índices de forma automática: se entrena al escáner
para que capture algunos términos que siempre se encuentran en
el mismo lugar de la páginas (muy útil en formularios). Para esto
hay que someter los documentos a un OCR.
Marcadores: Sólo en el caso de que la imagen se encuentre en
formato PDF. Este sistema te permite poner un marcadores en las
palabras por las que se quiere recuperar el documento.
3. Indización de los Documentos
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El dispositivo de grabación se elegirá en función de:
Uso posterior de las imágenes
Frecuencia con la que se vayan a consultar las imágenes
Volumen de documentos escaneados y peso de los
mismos.
Tipo de acceso que se desea tener: on line / off line.
Los dispositivos más utilizados son:
CD-ROM
DVD
Cintas magnéticas
Servidores
4. Grabación de las imágenes
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Agenda
Aspectos Fundamentales sobre Gestión Documental.
Digitalización.
Aspectos Fundamentales
Proceso de digitalización
Tipos de Escáner.
Tipología de documentos.
Fotografía Digital.
Conclusiones
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Tipos de Escáner
Escáner Características
Es muy similar en sus características al escáner plano, la gran diferencia es que en el escáner plano la luz viene desde abajo (similar a una fotocopiadora) mientras que en el escaner cenital la luz sale de un elemento superior. Esto es muy recomendable para libros encuadernados.
Cenital
Son escáneres orientados a documentos opacos como son negativos o diapositivas. Estos tipos de escáner pueden obtener resoluciones de 3.000 x 3.000 ppp.
Transparencias
Escáner de rodillo
Son los modelos más versátiles, permitiendo escanear fotografías, hojas sueltas, periódicos, libros encuadernados e incluso transparencias, diapositivas o negativos con los adaptadores adecuados. Dentro de este tipo de escáner exiten distintos tipos los de uso doméstico, los de medio rendimiento y los de alto rendimiento.
Plano
Se basan en un sistema muy similar al de los aparatos de fax: un rodillo de goma arrastra a la hoja haciendola pasar por una rendija donde está situado el elementos capturador de imagen. Esta muy destinado a documentación que se componga de hojas sueltas.
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Agenda
Aspectos Fundamentales sobre Gestión Documental.
Digitalización.
Aspectos Fundamentales
Proceso de digitalización
Tipos de Escáner.
Tipología de documentos.
Fotografía Digital.
Conclusiones
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Tipología de Documentos
Tipo de documento EscánerModo
digitalización
Mapas y planos (mayor que A3)Diapositivas y escaner de B/N o color
Negativos o placas de cristalEscaner plano con o sin Grises o color
Revistas o periódicos (tamaño sábana o tabloide)Escaner plano Microfilm y
B/N (binario), grises o color
Documentos o libros manuscritosEscaner plano Microfilm y Grises o color
Documentos o libros manuscritos Cámara digital Grises o color
Documentos impresos con predominio de fotografías, ilustraciones... sobre texto Escaner plano Grises o color
Documentos impresos con predominio de texto sobre fotografías, ilustraciones... Escaner plano B/N (binario)
Libros impresos con predominio de fotografías, ilustraciones... sobre texto
Escaner cenital Escaner plano Grises o color
Libros impresos con predominio de texto sobre fotografías, ilustraciones...
Escaner cenital Escaner plano B/N (binario)
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Agenda
Aspectos Fundamentales sobre Gestión Documental.
Digitalización.
Aspectos Fundamentales
Proceso de digitalización
Tipos de Escáner.
Tipología de documentos.
Fotografía Digital.
Conclusiones
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Fotografía Digital
Entendemos por Fotografía Digital aquellas tomadas con cámaras digitales.
Tiene gran aceptación por parte de los profesionales.
El formato digital se basa en el almacenamiento de la imagen mediante dígitos.
Se mantendrá inalterable a lo largo del tiempo.
La reproducción puede ser repetida tantas veces como se desee.
Los duplicados son de la misma calidad que los originales.
Se pueden realizar retoques informáticos.
Es una tecnología relativamente inmadura.
La calidad es suficiente para la mayoría de los trabajos profesionales pero es inferior a la que se puede conseguir con materiales químicos.
VENTAJAS INCONVENIENTES
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Agenda
Aspectos Fundamentales sobre Gestión Documental.
Digitalización.
Aspectos Fundamentales
Proceso de digitalización
Tipos de Escáner.
Tipología de documentos.
Fotografía Digital.
Conclusiones
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Conclusiones
La digitalización es una herramienta muy útil dentro de un
Sistema de Gestión Documental.
Para llevar a cabo la digitalización es necesario realizar un
estudio previo que nos permita saber:
- Qué es lo que queremos digitalizar (tipos de documentos,
tamaños, etc.)
- Cómo lo vamos a digitalizar (resolución, formato, calidad,
etc.)
- Para qué vamos a digitalizar (acceso más rápido,
archivado menos costoso, etc.)
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Conclusiones
Los principales beneficios de la digitalización son:
- Acceso mucho más rápido a la documentación.
- Ahorro de espacio físico en las oficinas.
- Copia de la documentación original, inalterable a lo largo
del tiempo.
La digitalización es un proceso costoso y complicado ya
que requiere de una buena tecnología: software y hardware.
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