View
8
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
SOUKROMÁ VYSOKÁ ŠKOLA EKONOMICKÁ ZNOJMO s.r.o.
Bakalářský studijní program: Ekonomika a management
Studijní obor: Ekonomika veřejné správy a sociálních služeb
Systémy pro vedení spisové služby využívané státní
správou v ČR. Analýza stávajícího stavu a vývoje.
BAKALÁŘSKÁ PRÁCE
Autor: Šárka GRUSOVÁ, DiS.
Vedoucí bakalářské práce: Mgr. Milan KŘÁPEK, Ph.D.
Znojmo, 2016
Prohlášení
Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci na téma Systémy pro vedení spisové služby využívané
státní správou v ČR a analýza stávajícího stavu a vývoje vypracovala samostatně pod odborným
vedením Mgr. Milana Křápka, Ph.D., a uvedla v seznamu literatury všechny použité literární
a odborné zdroje.
Ve Znojmě dne 29. 4. 2016 _______________________
Šárka Grusová
Poděkování
Zde bych velmi ráda poděkovala svému vedoucímu Mgr. Milanovi Křápkovi Ph.D. za pomoc
při zpracování bakalářské práce, poskytnuté rady, za odbornou konzultaci a doporučení.
Dále mé poděkování patří rodině a přátelům, kteří mi poskytli podporu při realizaci bakalářské
práce.
Abstrakt
Bakalářská práce se zaměřuje na problematiku systémů pro vedení spisové služby a analýzu
firem jak v České republice, tak i na Slovensku, které poskytují informační systémy pro
spisovou službu. Práce je rozdělena na dvě části, a to část teoretickou a praktickou. Teoretická
část se zabývá legislativou, týkající se tohoto tématu. Dále vymezuje základní pojmy, které jsou
důležité pro obor spisové služby. V další části je popsána definice dokumentu, jeho podoby
a nechybí ani popis životního cyklu dokumentů ve spisové službě. Jedna z kapitol v teoretické
části je věnována e-governmentu v České republice, kde jsou zahrnuty informace o základních
registrech veřejné správy a také o datových schránkách. Praktická část analyzuje obecné kroky,
které jsou potřeba k vytvoření datové schránky, díky které je možné opatřit potřebná data od
organizací státní správy. Další kapitolu tvoří analýza systémů pro vedení spisové služby, které
nabízí firmy v České republice, ale jsou zanalyzovány i firmy na Slovensku. V závěru práce je
uvedeno zhodnocení spisové služby, kdy je vycházeno z vlastních zkušeností, které byly
získány při návštěvách v organizacích, které používají pro oběh dokumentů elektronickou
spisovou službu. A dále je zde navrženo řešení, které spočívá ve vytvoření webové stránky
www.spisovka.org, kde bude zveřejněn seznam veškerých firem v České republice nabízející
informační systémy pro vedení spisové služby a budou zde uvedeny i jejich uživatelé pro
případné kontakty a získání referencí.
Klíčová slova:
Spisová služba, státní správa, informační systém, dokument, spis, analýza informačních
systémů
Abstract
This Bachelor thesis deals with system issues of managing record services and analysis of
companies that provide information systems for record services in Czech Republic and
Slovakia. The thesis is split into theoretical and practical part. Theoretical part describes the
legal issues of this topic and further breaks down basic concepts, important for the record
services sphere. This part also contains the definition of a document, its form and description
of documentation’s life cycle within record services. One chapter is dedicated to e-government
in Czech Republic, including information about basic public administration registry and
databanks. Practical part analyses general steps needed to set up databanks, which then serve to
gain important data from governmental organization. Further chapters analyze systems for
record services management offered by companies in Czech Republic and Slovakia. In the
thesis’s conclusion is an evaluation of record service, based on personal experience from
visiting companies that use electronic record service for cycling documents. A solution is
offered at the end in form of creating a website called www.spisovka.org, where all Czech
Republic’s companies offering systems for record service management will be listed along with
system’s users’ contact information for future reference.
Keywords
Electronic record management system, government, information system, document, file,
analysis of information systems
Obsah
1 Úvod .................................................................................................................................. 10
2 Cíl práce a metodika .......................................................................................................... 12
3 Teoretická část................................................................................................................... 13
3.1 Archivní a spisová služba .......................................................................................... 13
3.1.1 Základní pojmy ................................................................................................... 14
3.2 Vymezení pojmu dokument ....................................................................................... 17
3.2.1 Analogový dokument ......................................................................................... 18
3.2.2 Digitální dokument ............................................................................................. 19
3.2.3 Konverze ............................................................................................................. 20
3.3 Vytváření elektronických dokumentů ........................................................................ 21
3.3.1 Datové formáty ................................................................................................... 21
3.3.2 Uznávaný elektronický podpis ........................................................................... 25
3.3.3 Kvalifikované časové razítko ............................................................................. 26
3.4 E-government v České republice ............................................................................... 26
3.4.1 Základní registry veřejné správy ........................................................................ 27
3.4.2 Datové schránky ................................................................................................. 30
3.5 Životní cyklus dokumentů ve spisové službě ............................................................ 30
3.5.1 Příjem dokumentů .............................................................................................. 31
3.5.2 Evidence dokumentů .......................................................................................... 32
3.5.3 Oběh dokumentů a spisů .................................................................................... 33
3.5.4 Vyřizování dokumentů a tvorba spisů ................................................................ 33
3.5.5 Vytváření a podepisování dokumentů ................................................................ 34
3.5.6 Odesílání dokumentů .......................................................................................... 34
3.5.7 Ukládání dokumentů a spisů .............................................................................. 35
3.6 Shrnutí teoretické části ............................................................................................... 35
4 Praktická část..................................................................................................................... 37
4.1 Analýza spisových služeb ve státní správě ................................................................ 37
4.2 Analýza systémů pro vedení spisové služby od různých firem v ČR ........................ 46
4.3 Analýza systémů pro vedení spisové služby mimo ČR ............................................. 52
4.4 Praktické vlastnosti elektronické spisové služby ....................................................... 53
4.4.1 Snadnější vyhledávání dokumentů napříč organizací ........................................ 53
4.4.2 Čárové kódy na příchozích dokumentech .......................................................... 54
4.4.3 Čárové kódy na vlastních dokumentech ............................................................. 55
4.4.4 Čárové kódy na odchozích obálkách .................................................................. 55
4.4.5 Přebírání příchozích dokumentů uživatelem na podatelně ................................. 56
4.4.6 Napojení datové schránky organizace na spisovou službu ................................. 56
4.4.7 Napojení oficiálního e-mailu organizace na spisovou službu ............................ 57
4.4.8 Elektronické podpisy na dokumenty .................................................................. 58
4.4.9 Předávání dokumentů do spisovny ..................................................................... 58
4.4.10 Jednodušší vyřazování dokumentů ..................................................................... 59
4.4.11 Napojení na centrální registry ............................................................................ 60
4.4.12 Integrace agendových systémů ........................................................................... 60
4.5 Webová aplikace www.spisovka.org ......................................................................... 61
4.6 Budoucí vývoj spisové služby ................................................................................... 62
5 Závěr.................................................................................................................................. 64
6 Seznam použité literatury .................................................................................................. 66
7 Seznam obrázků a grafů .................................................................................................... 69
8 Seznam příloh .................................................................................................................... 70
10
1 Úvod
Tématem této bakalářské práce jsou Systémy pro vedení spisové služby využívané státní
správou v ČR a analýza stávajícího stavu a vývoje. Spisová služba je nedílnou součástí dnešní
doby, kdy nejen na úřadech, ale i v menších firmách roste počet přijatých a odeslaných
dokumentů, které je nutné evidovat. Evidence s narůstajícím počtem jak elektronických, tak
i písemných dokumentů je čím dál těžší a zabírá zaměstnanci, který má tuto práci na starosti
příliš mnoho času. Uživatelé spisové služby budou mít tedy zajištěnou správu dokumentů, jak
analogových, tak elektronických dokumentů a získaný volný čas mohou vynaložit na jinou
potřebnou práci. Správa dokumentu je vedena po celou dobu životního cyklu dokumentu, který
začíná přijetím písemnosti, pokračuje vyhotovením, podepsáním a končí vyřazením a skartací
nebo předáním do archívu. Spisovou správu je tedy možné označit jako kompletní péči
o dokumenty, která je nezbytná pro předání do příslušného archívu.
Základním právním předpisem pro výkon spisové služby je zákon č. 499/2004 Sb.,
o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.
Tento zákon byl již několikrát novelizován. Dalšími důležitými právními předpisy, kterými je
nutné se řídit v oblasti spisové služby je vyhláška ministerstva vnitra č. 259/2012 Sb.,
o podrobnostech výkonu spisové služby a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších
předpisů a dále vyhláška ministerstva vnitra č. 645/2004 Sb., kterou jsou provázeny některé
ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění
pozdějších předpisů.
Vlastní práce byla rozdělena na několik kapitol. Začátek práce je věnován archivní a spisové
službě, kdy obsahem je především vysvětlení základních pojmů spjaté s touto problematikou.
Jsou zde například vysvětleny pojmy jako archiválie, číslo jednací, původce, skartační znak
nebo spisový řád. Dále je vysvětleno, co je dokument dle platné legislativy ve spisové službě,
jelikož v praxi je zaznamenáno okolo tisíce definic pro pojem dokument. Je možné se
s dokumentem setkat v trestním řádu, zákoně o účetnictví nebo i v občanském soudním řádu.
V oblasti spisové služby se uživatelé setkávají s analogovými a digitálními dokumenty.
Analogový dokument je ztvárněný na fyzickém nosiči, na kterém je dokument zaznamenaný.
Za digitální dokument lze považovat takový dokument, kdy nosičem je datový soubor nebo
datová zpráva.
11
Část třetí kapitoly popisuje co je to e-government a jak funguje v České republice. Jde tedy
o jakýsi systém propojení veřejné správy s vládou a firmami a je tak možné dosáhnout lepšího
poskytování informací a služeb a zlepšení spolupráce. S tímto okruhem souvisí i základní
registry veřejné správy, které jsou považovány za podstatnou část e-governmentu. V České
republice jsou čtyři základní registry a to registr obyvatel, registr osob, registr územní
identifikace a registr práv a povinností. Podstatnou součástí e-governmentu jsou datové
schránky, které nám zaručují dostupnost různých dat a dokumentů mezi registrovanými
uživateli a třetí stranou. Přes datové schránky mohou být posílány různé žádosti, stížnosti
a dokumenty.
Teoretickou část zakončuje kapitola o životním cyklu dokumentů ve spisové službě. Jsou zde
popsány jednotlivé kroky od vstupu dokumentu do organizace, přes jeho oběh, vyřízení až po
skartaci. Pro efektivnost práce je důležité, aby byly jednotlivé kroky dodržovány.
Praktická část je zaměřena na analýzu spisové služby, kde byly osloveny organizace státní
správy s dotazem, jaký používají software pro vedení elektronické spisové služby a která firma
jim ho dodává. Součástí praktické části je i analýza systémů pro vedení spisové služby od
různých firem v ČR a analýza systémů pro vedení spisové služby na Slovensku. V praktické
části byly využity i mnou získané informace z návštěv v organizacích, ve kterých je zavedena
spisová služba. Informace se týkají vlastností systému, které z mého pohledu ulehčují práci
zaměstnancům na daném úseku v organizaci.
12
2 Cíl práce a metodika
Dílčím cílem této bakalářské práce je získání teoretických poznatků na základě literární rešerše,
kdy budou následně tyto teoretické poznatky využity k vysvětlení základních pojmů týkající se
nejen spisové služby, ale i e-governmentu v České republice či životního cyklu dokumentů.
Hlavním cílem práce je proniknout do problematiky spisové služby a zjistit, jak funguje spisová
služba v reálném prostředí organizace. Další cíl spočívá v získání odpovědí na to, jaký systém
používají dotazované organizace státní správy pro spisovou službu a která firma jej dodává.
Odpovědi bude potřeba získat prostřednictvím datové schránky, která bude zřízena právě na to,
abych i já byla schopna dotaz odeslat skrze datovou schránku. Aby bylo možné dotaz odeslat,
je zapotřebí zajistit kontaktní údaje organizací a to především jejich ID datové schránky. Na
základě obdržených odpovědí bude zpracována analýza, která přinese přehled o firmách, jenž
poskytují informační systémy pro vedení spisové služby především v České republice.
Poslední cíl spočívá v navrhnutí a realizaci webové stránky s adresou www.spisovka.org. Na
této stránce bude zveřejněn seznam organizací využívající spisovou službu, soupis firem, které
nabízejí software pro vedení spisové služby a názvy těchto produktů.
13
3 Teoretická část
V teoretické části práce jsou vysvětleny důležité základní pojmy, týkající se celkového obsahu
práce. Zaměří se na problematiku archivní a spisové služby, v rámci které je objasněno několik
základních pojmů týkajících se tématu bakalářské práce. Dále pojednává o pojmu dokument
a jeho analogové a digitální podobě. Podkapitolu digitálního dokumentu tvoří i datové formáty,
které může mít. Další kapitola se věnuje e-governmentu v České republice. S touto kapitolou
souvisí i základní registry a datové schránky, které jsou zde také zmíněny. V poslední řadě bude
popsán životní cyklus dokumentu.
3.1 Archivní a spisová služba
Pod pojmem archivní služba je možné si představit soubor veškerých činností, zásad a pravidel,
které souvisejí s ochranou, evidencí, přejímáním, soustřeďováním, odborným zpracováním,
ukládáním, zpřístupňováním a využíváním archiválií (Bittner, 1998, s. 9). Dá se říct, že archivní
služba je úzce propojena se službou spisovou, jelikož ta prostřednictvím skartačního řízení
přechází v archivní. Dalším spojením je tzv. archivní dohled nad spisovou službou. Ten je
prováděn prostřednictvím archivu a to pouze ve státní správě, školství, samosprávě, justici
a dalších organizací, které jsou financovány ze státního rozpočtu. Soukromé organizace si
o dohled nad spisovou službou žádají, dle jejich uvážení.
Z hlediska archivní služby se za spisovou službu považuje zajišťování úkonů spojených
s příjmem, evidováním, oběhem, odesíláním, ukládáním a vyřazováním písemností, případně
i jiných dokumentů v kanceláři, úřadě nebo instituci (Kuntová a Kunt, 2002, s. 3).
Základní právní předpis pro spisovou službu je zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové
službě. Dalším předpisem, kterým je nutné se řídit v této oblasti, je vyhláška ministerstva vnitra
č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby a dále vyhláška ministerstva vnitra
č. 645/2004 Sb., kterou jsou provázeny některé ustanovení zákona o archivnictví a spisové
službě (Urbanová, c2012).
Jak je uvedeno v zákoně o archivnictví a spisové službě, spisová služba se vykonává písemnou
formou nebo elektronickou formou za použití výpočetní techniky (Zákon č. 499/2004 Sb., § 63).
Spisovou službu je tedy možné charakterizovat jako předarchivní péči o dokumenty, kterou ze
zákona musí původci zajišťovat.
14
Podle zákona č. 499/2004 Sb. §63 odstavec 1 spisovou službu vykonávají:
- organizační složky státu,
- ozbrojené síly,
- bezpečnostní sbory,
- státní příspěvkové organizace (financované přímo ze státního rozpočtu),
- státní podniky,
- vysoké školy,
- zdravotní pojišťovny,
- veřejné výzkumné instituce,
- právnické osoby zřízené zákonem,
- kraje,
- hlavní město Praha,
- obce s pověřeným obecním úřadem a obce se stavebním nebo matričním úřadem,
- městská část nebo městský obvod územně členěného statutárního města a městská část
hlavního města Prahy, na něž byla statutem přenesena alespoň část působnosti obce
s pověřeným obecním úřadem nebo působnosti obce se stavebním nebo matričním
úřadem.
Původci vybraní v zákoně, kteří vedou spisovou službu, se označují jako určení původci. Téma
této práce se vztahuje ke státní správě v ČR, takže podle určení původců výše, se v práci
zaměřím na veřejnoprávní původce.
Jak uvádí Bittner (1998, s. 17) zlepšení a vedení spisové služby, jak ve státní správě, tak
i v ostatních organizacích, umožnilo vybudování informačních systémů. S ohledem na to, že
spisová služba pracuje s písemnostmi, informacemi původce a dokumenty, které byly pořízeny
různými technologiemi, není jen souborem pracovních úkonů, ale vystupuje spolu
s organizačními, technickými a finančními prostředky, jako ucelený informační systém.
3.1.1 Základní pojmy
V každé specializované oblasti lidské činnosti se vyskytují termíny, které jsou obecně, nepříliš
známé nebo mohou nabývat jiný význam. V této kapitole budou vysvětleny důležité pojmy
z oblasti spisové služby a jejich význam v tomto oboru.
Agendový informační systém – elektronický systém spisové služby určený ke správě dokumentů
v samostatných evidencích podle právního předpisu upravujícího podrobnosti výkonu spisové
15
služby (NSESSS1, s. 3). Zákon č. 111/2009 Sb., o základních registrech definuje agendový
informační systém jako informační systém veřejné správy, který slouží k výkonu agendy (Zákon
č. 111/2009 Sb., §2 písm. e).
Archiválie – dokument, který se uchovává v archivu a obvykle se jedná o písemnost. Podle
zákona o archivnictví a spisové službě (Zákon č. 499/2004 Sb., § 2) jde o takový záznam, který
byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým,
hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem
vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií; archiváliemi
jsou i pečetidla, razítka a jiné hmotné předměty související s archivním fondem či s archivní
sbírkou, které byly vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě
dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním
významem vybrány a vzaty do evidence.
Archiv – instituce, která slouží k ukládání archiválií a péči o ně (Zákon č. 499/2004 Sb., §2
odst. e).
Autenticita – je v kontextu spisové služby vlastnost dokumentů charakterizující jejich originální
původnost a věrohodnost. Autentický dokument je pokládán za pravý, aniž by byla zkoumána
jeho důvěryhodnost (NSESSS, s. 3).
Číslo jednací – tímto číslem se označuje dokument, který byl zaevidovaný v podacím deníku
nebo v elektronickém systému spisové služby (Vyhláška č. 259/2012 Sb., § 11). Číslo jednací
je evidenční znak dokumentu v rámci evidence dokumentů, jehož tvar vychází z požadavků
jiných právních předpisů (NSESSS, s. 3).
Datový balíček SIP (Submission Information Package) – sada metadat entit, popřípadě celých
komponent. Datový balíček SIP je prostředkem pro předávání dokumentů v digitální podobě
anebo metadat dokumentů v analogové podobě do digitálního archivu nebo do elektronické
spisovny určené pro střednědobé uložení dokumentů (NSESSS, s. 3)
Dokument – každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již
v podobě analogové nebo digitální, která byla vytvořena původcem nebo byla původci
doručena (Zákon č. 499/2004 Sb., § 2 písm. e). Dokument se obvykle skládá z více částí.
Například z průvodního dopisu a příloh. Dokument může být zaznamenán na jakémkoliv médiu
1 NSESSS – národní standard pro elektronické systémy spisové služby
16
a v jakémkoliv formátu. Dokument musí být trvalý a neměnný. V elektronické spisové službě
může být kompletně zaznamenán pouze digitální dokument. Analogový dokument má
zaznamenány pouze metadata protože dokument v analogové podobě je pevně spjatý se svou
fyzickou podobou na nosiči mimo elektronický systém (NSESSS, s. 5).
Hlavička metadat – část metadat entity (dokument, spis), která zůstane zachována i po zničení
nebo přenosu entity, aby bylo jasné, že daná entita byla v systému spisové služby zpracována
(NSESSS, s. 6).
Jednoznačný identifikátor – identifikátor je s entitou jednoznačně spjatý v metadatech entity ve
spisové službě. Identifikátor je v celém systému jedinečný a nemůže být použit pro více entit.
Jednoznačný identifikátor obsahuje označení původce nebo jeho zkratku ve formě
alfanumerického řetězce. Poměrně často se jednoznačného identifikátoru využívá v čárovém
kódu umístěném na dokumentu pro jednodušší nalezení a identifikaci entity v systému spisové
služby (NSESSS, s. 7).
Elektronický podpis – je vytvořen pro určitá data, který kompenzuje vlastnoruční podpis.
K důvěryhodnosti elektronicky podepsaného dokumentu je využíván digitální certifikát
a certifikační autorita.
Původce – dle zákona o archivnictví a spisové službě (Zákon č. 499/2004 Sb., § 2) je každý,
z jehož činnosti vznikl dokument.
Skartační lhůta – doba, během které musí být dokument uložen u původce (Zákon č. 499/2004
Sb., §2 písm. s). Lhůta je definována v celých letech a počítá se od 1. ledna následujícího roku
od spouštěcí události (Vyhláška č. 259/2012 Sb., §15 odst. 4).
Skartační znak – tímto znakem se označuje dokument, pomocí něhož je dokument posuzován
ve skartačním řízení. Existují 3 skartační znaky.
Skartační znak „A“ je označení pro dokument trvalé hodnoty, který bude ve skartačním
řízení vybrán jako archiválie, jež bude trvale uložena v archivu.
Skartační znak „S“ je označení pro dokument bez trvalé hodnoty a po skartačním řízení
bude zničen.
Skartační znak „V“ je označení pro dokument, který bude ve skartačním řízení posouzen
a bude rozhodnuto, jestli se jedná o dokument se znakem A nebo S.
17
Skartační řízení – proces, během kterého jsou vyřazovány dokumenty s uplynulou skartační
lhůtou a nadále nejsou potřebné pro činnost původce. Dokumenty jsou zpracovány podle
přiřazených skartačních znaků.
Spis – vzniká spojením dokumentů, které patří ke stejnému předmětu (věci). Ke každé věci se
zakládá spis. Každý spis musí být označen spisovou značkou. Spis tvoří zejména podání,
protokoly, záznamy, písemná vyhotovení rozhodnutí a další písemnosti, které se vztahují k dané
věci. Spis musí obsahovat soupis všech svých součástí, včetně příloh, s určením data, kdy byly
do spisu vloženy (Zákon č. 500/2004 Sb., § 17 odst. 1).
Spisový znak – označení, podle kterého se zařazují dokumenty do věcných skupin, aby bylo
možné je v budoucnu vyhledat, uložit nebo vyřadit. Plně určený spisový znak je kompletní
výpis podle spisového plánu organizace prostřednictvím dědění spisových znaků z předchozích
entit v hierarchii (NSESSS, s. 11).
Spisovna – místo určené k uložení dokumentů, k vyhledávání a předkládání dokumentů pro
potřebu určeného původce a k provádění skartačního řízení (Zákon č. 499/2004 Sb., § 2 odst.
s). Dokumenty/spisy jsou do spisovny předány po vyřízení do doby uplynutí jejich skartační
lhůty. Spisovna umožňuje výpůjčky uživatelům s dostatečným oprávněním. Výpůjčky
schvaluje pracovník spisovny na stanovanou dobu, po kterou si uživatel dané dokumenty/spisy
může vypůjčit.
Spisový řád – vnitřní předpis, v němž jsou stanovena pravidla pro zacházení s dokumenty
a skartační řízení. Podle § 66 odst. 1 zákona č.499/2004 Sb. jej vydávají určení původci. Jsou
v něm stanoveny veškeré operace s dokumenty (příjem, třídění, označování, evidence,
rozdělování, vyřizování, oběh, vyhotovování, odepisování, odesílání, ukládání a vyřazování).
Spisový a skartační plán – obsahuje seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin
s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami (Zákon č. 499/2004
Sb., § 66 odst. 2).
3.2 Vymezení pojmu dokument
Přímou definici dokumentu obsahuje zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě
a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů. V tomto zákoně (Zákon
č. 499/2004 Sb., § 2) je stanoveno, že dokumentem se rozumí každá písemná, obrazová, zvuková
nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena
18
původcem nebo byla původci doručena. Ve Sbírce zákonů je však možné narazit na dalších
zhruba 1000 definicí pojmu dokument, jako je tomu například v trestním řádu, občanském
zákoníku, zákoně o účetnictví nebo v občanském soudním řádu. V těchto platných právních
předpisech jsou používány termíny příbuzné, jako například písemnost, datová zpráva nebo
listina. S ohledem na vztah k evropskému právnímu prostoru je zapotřebí se pohlédnout i na
odborný překlad pojmů dokument a záznam. Tedy anglický termín „document“ je přeložen do
českého práva jako záznam a obdobně anglický termín „record“ je přeložen jako dokument
(West, 2005, s. 57).
Dokument se skládá z komponent. Hlavní komponenta je průvodní dopis, žádost, smlouva atd.
a zbylé komponenty jsou přílohy. Přílohy jsou hierarchicky podřízené průvodnímu dopisu.
Součástí dokumentu mohou být i zpodobnění, což jsou třeba překlady a u nich už je obtížné
určit místo v hierarchii. Struktura dokumentu nemusí být tedy vždy striktně hierarchická
(Lechner, 2013, s. 38).
U dokumentu ve spisové službě je důležitá historie dokumentu. Historie se zaznamenává do
transakčního protokolu a je v něm možné dohledat celou historii dokumentu od jeho vzniku,
přes oběh v organizaci, po vyřízení, uložení a skartaci.
Mezi významné atributy dokumentu patří (Lechner, 2013, s. 37–38):
a) informační hodnota – dokument je nositelem informace, která má svou hodnotu,
b) stálost – dokument je neměnný a stálý,
c) jazyk – dokument bývá vyjádřen v určitém jazyce,
d) strukturovanost – dokument mívá vnitřní strukturu, která je závislá na jeho určení,
povaze a okolnostech vzniku,
e) ucelenost – s dokumentem se nakládá jako s jednotkou, jako s celkem, který může být
dělen pouze v rámci určitých procesů zpracování,
f) funkční zabarvení – velmi významným atributem je také funkce dokumentu, která je
určující pro mnoho jeho specifických vlastností.
3.2.1 Analogový dokument
Analogový dokument je ztvárněný na fyzickém nosiči, na kterém je dokument zaznamenaný.
Dnes máme většinou na mysli dokument, který je napsaný na papíře, ale to je jenom
podmnožina analogových dokumentů. Analogový dokument je i umělecké dílo v galerii, nápis
vytesaný do kamene nebo filmový pás. Různé typy analogových nosičů mají různou trvanlivost
19
a stálost. Například text vytesaný do kamene je odolný vůči povětrnostním podmínkám, řadě
chemikálií nebo hrubému fyzickému násilí, takže z pohledu trvanlivosti informace na něm
uložené, je to vhodný nosič. Naproti tomu papír stačí namočit a informace je nenávratně
poškozena. Přesto má papír výhodu v tom, že jeho vytvoření nebo kopie je podstatně jednoduší
než u kamene. Analogové dokumenty je nutné uchovávat v prostředí, které je optimální pro co
nejdelší životnost dokumentu. Ideální jsou prostory se stálou teplotou a nízkou vlhkostí. Nad
dokumenty by neměly vést odpady, které by mohly prasknout a prostor pro uložení by měl být
vybaven práškovými hasicími přístroji, nikoli vodními (Lechner, 2013, s. 15–24).
3.2.2 Digitální dokument
Za digitální dokument lze považovat takový dokument, kdy nosičem je datový soubor nebo
datová zpráva. Digitální dokument má daný formát, který lze takto zpracovat a reprodukovat.
Elektronický dokument není závislý na nosiči a lze zobrazit pouze pomocí technických zařízení
a určitého softwaru. Z důvodu nezávislosti na materiálním nosiči, neexistuje u tohoto typu
dokumentu jedinečný originál. Odlišnost analogových a elektronických dokumentů je možné
shlédnout v jejich zpřístupnění pro naše smyslové snímání. Lechner (2013, s. 42) uvádí jako
příklad analogový dokument, který je zaznamenaný na klasické filmové pásce – tento dokument
je možné si prohlédnout přímo držíc jej ve vlastních rukách, ale pravý obsah si uvědomíme, až
po vložení do promítacího přístroje a sledování promítaného rozpohybovaného obrázku na
plátně.
Elektronický dokument, jenž je zaznamenán na technický nosič dat, nemůže být přečten,
jestliže nepoužijeme k tomu určený přístroj. Zpravidla to bývá počítač, který je vybaven
čtečkou daného nosiče, monitorem na kterém uvidíme digitalizovaný obsah, jehož podobu nám
dekóduje potřebný program.
Elektronické dokumenty nejsou o nic méně skutečné, než dokumenty analogové. Pouze je třeba
porozumět jejich možnostem, adaptovat je a pak již jen těžit z výhod, které skutečné a úplné
využití elektronických dokumentů přináší (Lechner, 2013, s. 43).
V následující tabulce č. 1 je uvedeno srovnání některých vlastností listinných a elektronických
dokumentů.
20
Tab. 1 Srovnání některých vlastností listinných a elektronických dokumentů
Atribut Listinný dokument Elektronický dokument
Čtení - lze přímo napsat na
hmotný nosič
- vytváření pomocí technických
nástrojů
Ochranné prvky - pouze pomocí vlastních
smyslů
- zprostředkovaně pomocí
technických nástrojů
Přístup k originálu - podpis
- úředně ověřený podpis
- pečeť
- razítko
- další ochranné prvky
použité například na
bankovkách
- uznávaný elektronický podpis
- kvalifikovaná elektronická
značka
- elektronické časové razítko
Přístup k ochraně - když chrání originál,
chráním nosič
- když zničím originál, jiný
už nemůže být
- když chráním originál,
chráním data
- když zničím originál, nikdy
nevím, byl-li poslední nebo
jich jsou ještě tisíce kdekoliv
uloženy
Zdroj: Lechner, 2013, s. 43
Digitální dokument je vždy uložen na nějakém paměťovém médiu. Tyto média jsou pevné disky
serverů/pracovních stanic, CD, DVD, USB disky, magnetické pásky, paměťové karty a mnoho
dalších. Každé toto médium je technická komponenta, která se může poškodit, a to jak
opotřebením, tak chybou hardwaru nebo softwaru. Je tedy nutné důsledně dbát na zálohování
všech těchto nosičů digitálních dat. Optimální je automatické zálohování, kdy není zálohování
odkázané na akci uživatele, ale je prováděno automaticky na základě naplánovaných úloh
systému. Pokud uživatelé používají elektronickou spisovou službu, kde jsou uloženy digitální
dokumenty, tak je potřeba, aby se uložené dokumenty pravidelně zálohovaly na další servery,
nejlépe v odloučené lokalitě. Pro případ, že by došlo například k požáru datového centra, kde
by byly servery jak samotné spisové služby, tak servery se zálohou. Potom by mohlo dojít
k nevratné ztrátě všech dat.
3.2.3 Konverze
Digitální dokumenty mohou vznikat přímo v digitální podobě anebo mohou být převedené do
digitální podoby z analogového dokumentu. Při vytvoření skenu dokumentu je potřeba provést
autorizovanou konverzi, kdy je k dokumentu přiložena ověřovací doložka. V doložce je
zaznamenáno, kdo konverzi provedl a že naskenovaný dokument odpovídá originálu. Tuto
konverzi je možné provádět přes portál CzechPoint. Tato konverze se provádí i při převodu
21
digitálního dokumentu na analogový. Dokument vzniklý konverzí, má stejné právní účinky jako
ověřená kopie (Zákon č. 300/2008 Sb. § 22).
Konverze se provádí z několika důvodů (Lechner, 2013, s. 208):
- praktické důvody – další zpracování dokumentu je snadnější v elektronické podobě,
- neschopnost vytvořit přímo digitální dokument – určitý typ zařízení nám tiskne pouze
na papír, ale pro práci je třeba jeho digitální podobu,
- ochrana kulturního dědictví – jedná se o záchranu a zpřístupnění archiválií.
3.3 Vytváření elektronických dokumentů
Jak pro čtení dokumentů, tak i pro vytváření elektronických dokumentů je zapotřebí patřičné
vybavení. V této kapitole budou uvedeny postupy, kterými může elektronický dokument
vzniknout. V zásadě jsou dvě možnosti, jak jej vytvořit. První z nich je, že elektronický
dokument vznikne přímo v elektronické podobě anebo druhá možnost, že elektronickou podobu
získá po převedení z analogové podoby konverzí. Tento proces se nazývá digitalizace (Lechner,
2013, s. 45). Jestliže se během vznikání dokumentu přímo v elektronické podobě využijí různé
textové či tabulkové editory, lze tím ovlivnit kvalitu výsledného dokumentu.
3.3.1 Datové formáty
Datový formát elektronických dokumentů je možné popsat i tak, že jde o deterministickou
specifikaci určující, jak lze vlastnosti elektronických dokumentů převést do lineárního
bajtového toku (Lechner, 2013, s. 46). S rychle rostoucím vývojem technologie se někteří
obávají formátové krize. Cubr (2010, s. 50) mezi tato rizika řadí zastarávání formátu, otázky
otevřenosti dokumentace formátu a podpory formátu. Preferovaným formátem, ve kterém se
ukládají statické textové dokumenty, obrazové dokumenty a statické kombinované dokumenty
je dle vyhlášky o podrobnostech výkonu spisové služby (Vyhláška č. 259/2012 Sb., § 23)
Portable Document Format/Archive (PDF/A), dále pro statické dokumenty se připouští formát
Portable Network Graphics (PNG) nebo formát Tagged Image File Format (TIFF) anebo formát
Joint Photographic Experts Group File Interchange Format (JPEG/JFIG).
22
Datový formát PDF
Datový formát vytvořila společnost Adobe Systems v polovině 90. let 20. století a jde
o proprietární formát, který má však otevřenou dokumentaci (Lechner, 2013, s. 49). V praxi je
možné se setkat s několika různými variantami formátu PDF, kdy běžný uživatel tyto různé
verze na první pohled nerozezná. Avšak rozlišují se tím, jaké typy obsahu (obrázky, grafy,
zvukový záznam, text) jsou v nich podporovány. Dle vyhlášky o stanovení podrobností
provádění autorizované konverze dokumentů (Vyhláška č. 193/2009 Sb., § 3) je vhodné
dokumenty ve formátu PDF pro elektronické dokumenty vytvářet PDF ve verzi alespoň 1.4,
protože teprve ta umožňuje integrovat elektronický podpis. V této oblasti se mohou uživatelé
setkat i s formátem PDF/A. Tento formát označuje dokument, který je speciálně upravený pro
dlouhodobou archivaci. Součástí PDF/A jsou i fonty, které jsou použity při zobrazování
dokumentu, takže nedojde k situaci, kdy není možné dokument zobrazit, protože potřebný font
není v počítači nainstalovaný. To se může stát například při pokusu zobrazení dokumentu na
jiném operačním systému, který daný font neobsahuje (Linux vs. MS Windows).
Datové formáty DOC a DOCX
Většina uživatelů, ať v pracovním nasazení nebo v osobním životě potřebovala již někdy něco
sepsat na počítači. A právě Microsoft Word je nejvíce rozšířený textový editor, jehož
výsledkem jsou datové formáty DOC a DOCX. Jak formát DOC, tak i DOCX jsou typy
dokumentů, které se řadí mezi prvotně používané formáty, v nichž jsou elektronické dokumenty
vytvářeny. Ve vyhlášce o užívání a provozování informačního systému datových schránek
(Vyhláška č. 194/2009 Sb., § 4) jsou tyto dva formáty souborů označeny jako povolené. Ale
vyhlášky, které stanoví datové formáty pro archivaci elektronických dokumentů nebo
autorizovanou konverzi dokumentů již uvedené formáty nepřipouští a pro statické textové
dokumenty a statické kombinované textové a obrazové dokumenty vyžadují formát PDF/A, nebo
alespoň PDF (Lechner, 2013, s. 52). Dalším textovým editorem, ve kterém je možné tvořit
a editovat datové formáty DOC a DOCX je LibreOffice Writer.
Datový formát TXT
Elektronický dokument s datovým formátem TXT je pouze textový formát. Po otevření tohoto
dokumentu se zjistí, že jsou zde zaznamenány jen jednotlivé znaky. V historii v oblasti
elektronizace komunikace patřil tento typ mezi prvotní, který akceptovali. Jeho nevýhoda
v tom, že nemá žádnou specifickou vnitřní strukturu a nemůže v sobě obsahovat žádné
23
doplňkové informace (např. o barvě a velikosti písma, způsobu zarovnání odstavců), může být
v některých případech právě naopak výhodou, protože díky tomu nemůže v sobě obsahovat ani
přidaný obsah nebo počítačový program, jež je způsobilý přivodit škodu na informačním
systému nebo na informacích zpracovávaných subjektem elektronický dokument přijímající
(Vyhláška č. 259/2012 Sb., § 2).
Datové formáty XML, ZFO a ISDOC
XML je otevřený datový formát, který je nezávislý na konkrétní platformě nebo technologii.
Jedná se o obecný značkovací jazyk, který byl standardizován konsorciem W3C (stará se
o standardizaci formátů v rámci internetu vývojem protokolů a směrnic pro zajištění rozvoje
webu). Obsahem XML dokumentu jsou XML značky, které zapouzdřují jednotlivé prvky.
Jelikož se jedná o obecný formát je pro konkrétní použití definovat XSD schéma (XML Schema
Definition), které určí, jaké značky se mohou v konkrétním dokumentu vyskytovat a jakých
hodnot mohou nabývat (datové typy). Pro správné strojové zpracování je nutné, aby XML
dokument přesně odpovídal XSD schématu, jinak není dokument validní a není ho možné
korektně zpracovat. Podle vyhlášky 194/2009 Sb. Je XML přípustným formátem datové zprávy
dodané do datové schránky, ale pouze za podmínky, že odpovídá veřejně dostupnému XSD
schématu publikovanému příjemcem datové zprávy (Lechner, 2013, s. 53).
Obrázek číslo 1 popisuje konkrétní XML dokument s informacemi o studentovi. Druhý obrázek
vyjadřuje obecnou strukturu XML dokumentu z obrázku jedna. Podle obecné struktury jde
vytvořit XML soubor k libovolnému studentovi.
Obr. 1 Příklad XML dokumentu
Zdroj: Vlastní zpracování na základě zjištění informací w3schools, c1999–2015
<?xml version=“1.0“ encoding=“UTF-8“?>
<student id=“120072“>
<firstname>Šárka</firstname>
<lastname>Grusová</lastname>
<gender>female</gender>
</student>
24
Obr. 2 XSD schéma XML dokumentu z obrázku 1
Zdroj: Vlastní zpracování na základě zjištění informací w3schools, c1999–2015
XML dokumenty mívají příponu .xml, ale není tak tomu vždy. Používají se i další přípony a to
hlavně proto, aby operační systém mohl rozpoznat, jaký software použít pro otevření daného
souboru v XML formátu. Příkladem takového XML souboru je ZFO, což je formát používaný
jako kontejner zprávy z datové schránky. Pro otevření se používá software Form Filler od
společnosti Software602. Formát ZFO se skládá ze tří částí: datová část, prezentační část
a vrstva zabezpečení. Datová část obsahuje základní informace o formuláři, datové struktuře
a vztazích mezi daty. Nemá vliv na zobrazení formuláře. Prezentační vrstva vychází z definice
XSL-FO, který je rozšířen o další prvky. Přidává zejména definice formulářových polí a celých
sekcí, jejich vlastnosti a chování. Propojuje přes datové vazby formulář s datovou strukturou.
Každý formulář je elektronicky podepsán podle specifikace XML Signature, stejným způsobem
mohou být podepsána i formulářová data (software602, c2009–2012). ZFO soubory jsou
komprimované pro úsporu místa při posílání přes datové schránky, je tam omezená velikost
souboru na 20 MB (Vyhláška č. 194/2009 Sb. §5).
Dalším konkrétním typem XML souboru se ISDOC. Standard definuje následující typy
dokumentů (Isdoc, c2014):
- daňový doklad – souhrnně označuje fakturu, opravný daňový doklad (dobropis),
opravný daňový doklad (vrubopis), zálohovou fakturu (nedaňový zálohový list), daňový
doklad při přijetí platby (daňový zálohový list), opravný daňový doklad při přijetí platby
(dobropis daňového zálohového listu) a zjednodušený daňový doklad,
- neplatební dokument.
<?xml version=“1.0“ encoding=“UTF-8“?>
<xs:schema xmlns:xs=“http://www.w3.org/2001/XMLSchema“>
<xs:element name=“student“>
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name=“firstname“ type=“xs:string“></xs:element>
<xs:element name=“lastname“ type=“xs:string“></xs:element>
<xs:element name=“gender“ type=“xs:string“></xs:element>
</xs:sequence>
<xs:attribute name=“id“ type=“xs:integer“></xs:attribute>
</xs:complexType>
</xs:element>
</xs:schema>
25
Firmy z oblasti ERP a podnikových systémů se zavázali implementovat tento formát do svých
systémů pro společný postup v oblasti řešení elektronické fakturace v ČR. Dohoda byla
podepsána na Ministerstvu financí ČR dne 16. 10. 2008. Tento formát se používá pro zasílání
dokladů mezi jednotlivými ekonomickými systémy, pro zjednodušení práce s těmito
dokumenty, jak u odesílatele, tak u příjemce. Není potřeba člověka, aby doklady přepisoval do
systému, protože dojde ke strojovému zpracování a doklady jsou do systému načteny
automaticky. To pomáhá k dosažení elektronizace agend. Dokumenty by měly být digitálně
podepsané, aby se dalo ověřit, od koho přišly před strojovým zpracováním v systému.
Existuje samozřejmě i spousta dalších specializovaných definicí souborů založených na XML.
Obecnost XML formátu dovoluje definovat novou specifikaci pro jakýkoliv konkrétní typ
dokumentu.
3.3.2 Uznávaný elektronický podpis
Při používání digitálních dokumentů, je nutné ověřit identitu subjektu, který daný dokument
vytvořil nebo upravil. K tomu slouží elektronický podpis založený na kvalifikovaném
certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb. V České republice
jsou v současnosti tři akreditovaní poskytovatelé certifikačních služeb (Ministerstvo vnitra
České republiky, c2015):
- PostSignum,
- První certifikační autorita,
- eIdentity.
Pokud chce uživatel získat kvalifikovaný certifikát pro podepisování, musí se osobně dostavit
s žádostí o vydání kvalifikovaného certifikátu a průkazem totožnosti na pobočku některého
poskytovatele. Zde bude zaměstnancem poskytovatele ověřena jeho totožnost a bude mu
vystaven certifikát. Tento certifikát musí mít uživatel pouze pod svým držením a nikomu nesmí
sdělovat heslo nebo půjčovat token nutný pro podepisování. Při podepisování uznávaným
elektronickým podpisem platí, že se podepisující osoba seznámila s obsahem dokumentu.
Existuje i uznávaná elektronická značka, která je založena na kvalifikovaném systémovém
certifikátu vydaném kvalifikovaným poskytovatelem certifikačních služeb. Rozdíl je však
v tom že tímto certifikátem se dokument podepisuje za organizaci automatizovaně a nemusí být
seznámen s obsahem dokumentu. Slouží k ověření, že dokument opravdu vznikl v dané
organizaci (Zákon č. 227/2000 Sb., § 11 odst. 4).
26
Elektronický podpis funguje tak, že se z dokumentu vytvoří hash2. Ten se podepíše a tato
informace se přidá k dokumentu. Pokud je dokument změněn, tak hash pro podepsání
neodpovídá a podpis je tedy neplatný. Hash podepisuje program soukromým klíčem uživatele
a veřejným klíčem poté probíhá ověření na druhé straně. Elektronický podpis tedy využívá
asynchronní šifrování, kdy soukromým klíčem se šifruje a veřejným klíčem se dešifruje.
Platnost vydaného certifikátu s klíči je jeden rok, poté je nutné certifikát vystavit nový.
3.3.3 Kvalifikované časové razítko
Jedná se o datovou zprávu přiřazenou k dokumentu, vydanou kvalifikovaným poskytovatelem
certifikačních služeb, jenž ho spojuje s časovým okamžikem a zaručuje, že dokument před
tímto okamžikem existoval. Časové razítko je tedy platné, pokud nebyl dokument po vytvoření
razítka změněn. Kvalifikovaným časovým razítkem lze prodloužit ověřitelnost elektronického
podpisu na dobu delší než jeden rok. Časové razítko má platnost 3 roky, a pokud je potřeba
prodloužit možnost ověření na delší dobu, tak se dokument musí přerazítkovat před vypršením
předchozího razítka.
3.4 E-government v České republice
Pojem e-government není možné přeložit do českého jazyka doslovně. Každý autor, každá
instituce má ten svůj doslovný překlad a proto se pro tento pojem definice liší. Tento pojem lze
chápat jako síť nástrojů, mechanismů a procesů, které jsou závislé na internetu, mobilních
telefonech a ostatních informačních a komunikačních technologiích. Díky tomu pak funguje
propojení veřejné správy s firmami a vládou. A je tak možné dosáhnout lepšího poskytování
informací a služeb a zlepšení spolupráce. Nyní si uvedeme několik definic, které mají stejné
jádro, ale liší se vysvětlením.
Světová Banka definuje eGovernment jako využití informačních technologií (např. rozsáhlých
počítačových sítí, Internetu, mobilních technologií) vládními úřady, takovým způsobem, že
mají schopnost měnit vztahy s občany, firmami a jinými částmi vlády. Tyto technologie můžou
sloužit různým způsobem. Jedná se např. o lepší poskytování veřejných služeb občanům,
zlepšení spolupráce vlády se soukromým sektorem, posílení možností občanů získat přístup
k informacím nebo efektivnější řízení vlády, díky menším možnostem korupčního chování,
2 Hash – funkce, která slouží k převodu vstupních dat do malého čísla.
27
zvýšené transparentnosti, vyššími příjmy anebo nižšími náklady tohoto aparátu (West, 2005,
s. 8).
I Lidinský má svoji teorii pro e-government - eGovernment je využívání informačních
technologií veřejnými institucemi pro zajištění výměny informací s občany, soukromými
organizacemi a jinými veřejnými institucemi za účelem zvyšování efektivity vnitřního fungování
a poskytování rychlých, dostupných a kvalitních informačních služeb (Lidinský et al., 2008,
s. 7).
Dle Ministerstva vnitra České republiky myšlenkou tzv. eGovernmentu je správa věcí veřejných
za využití moderních elektronických nástrojů, díky kterým bude veřejná správa k občanům
přátelštější, dostupnější, efektivnější, rychlejší a levnější (Ministerstvo vnitra České republiky,
c2015).
Jak píše Mates a Smejkal, realizace e-governmentu je nikdy nekončící proces. Stále se budou
objevovat nové funkce, kde může být uplatňován, a také prostředky, jimiž bude realizován.
Právo asi jen sotva může předcházet jeho regulaci a vždy ji bude dohánět (Mates a Smejkal,
2012, s. 47).
3.4.1 Základní registry veřejné správy
Základní registry veřejné správy jsou považovány za podstatnou část e-governmentu České
republiky. Základním právním předpisem, který upravuje tuto problematiku je zákon
č. 111/2009 Sb., o základních registrech, jenž stanovuje čtyři základní registry. Těmi jsou:
základní registr obyvatel (dále jen registr obyvatel), základní registr právnických osob,
podnikajících fyzických osob a orgánů veřejné moci (dále jen registr osob), základní registr
územní identifikace, adres a nemovitostí (dále jen registr územní identifikace) a poslední
základní registr agend orgánů veřejné moci a některých práv a povinností (dále jen registr práv
a povinností) (Zákon č. 111/2009 Sb., § 3). Referenční údaje v základních registrech jsou
právně závazné a jsou pravidelně aktualizovány. Přístupy k základním registrům se
zaznamenávají, takže není nutné mít obavy o naše osobní údaje. K těmto údajům se mohou
dostat pouze ti, kteří mají zákonné opatření. Základní registry jako jeden ze základních pilířů
eGovernmentu bez problémů fungují od roku 2012. Díky nim se zrychlila a zjednodušila řada
agend a občané a firmy získali důkladnou kontrolu nad tím, kdo, kdy a proč využívá naše osobní
údaje (Ministerstvo vnitra České republiky, c2015). Obrázek níže vystihuje hlavní myšlenku
při zavádění základních registrů a to takovou, že úřady nebudou obíhat lidé, ale dokumenty.
28
Obr. 3 Obíhat budou dokumenty, ne lidé
Zdroj: Český statistický úřad, c2012
Registr obyvatel
Správcem registru obyvatel je Ministerstvo vnitra České republiky. Tento registr si vede
referenční údaje - příjmení, jméno, datum narození a úmrtí, státní občanství, čísla elektronicky
čitelných identifikačních dokladů nebo údaj o tom, zda má daná přístup k datové schránce
o všech fyzických osobách v ČR. Fyzickými osobami jsou myšleni: všichni občané ČR, cizinci
s povolením k pobytu v ČR, cizinci, kterým byl na území ČR udělen azyl a jiné fyzické osoby,
o kterých daný právní předpis určí, že mají být uvedeny v registru obyvatel (Správa základních
registrů, c2010–2015).
Zavedením registru obyvatel vzniklo i několik přínosů jak pro občany, tak pro úředníky.
Občané tak nepřijdou o svůj komfort a nemusí trávit většinu času na úřadě. Jestliže si občan
potřebuje vyřídit žádost, může očekávat zkrácený proces během vyřizování. Pokud má občan
29
zřízenou datovou schránku a změní se mu referenční údaj, bude mu bezplatně zaslán výpis při
každé jeho změně. Úředníci mohou zaznamenat přínosy jako: usnadnění jejich činnosti
v souvislosti se získáváním a ověřováním údajů občanů, již nebudou muset váhat nad správností
osobních údajů o občanech, nebude docházet k duplicitám a bude zajištěna jedinečnost
referenčních údajů v Registru obyvatel (Správa základních registrů, c2010–2015).
Registr osob
Registr osob je spravován Českým statistickým úřadem a obsahuje základní identifikační údaje
o subjektech, které mají identifikační číslo osoby a o jejich provozovnách a statutárních
zástupcích (Ministerstvo vnitra České republiky, c2015). Registr osob přiděluje všem osobám
zapsaným v tomto registru identifikátor, o jehož žádost požádal editor. Tento identifikátor se
nazývá identifikační číslo osoby. Editoři jsou oprávněni provádět veškeré zápisy do registru
osob a dále mají povinnost zapisovat a pravidelně aktualizovat referenční údaje. Hlavní zdroje
dat: obchodní rejstřík, rejstřík živnostenského podnikání a dále informační systémy nebo
evidence vybraných ministerstev a ústředních orgány státní správy, profesní komory, obce,
kraje nebo veterinární správa (Správa základních registrů, c2010–2015).
Registr územní identifikace
O správu registru územní identifikace se stará Český úřad zeměměřický a katastrální. Tento
registr vede nereferenční údaje a to jako jediný ze všech registrů. Nereferenčními údaji jsou
označovány tzv. technickoekonomické atributy budovy, kterými jsou např.: podlahová plocha
v m2, počet bytů u stavebního objektu s byty, obestavěný prostor v m3, způsob vytápění či
připojení na rozvod, vodovod nebo kanalizační síť (Zákon č. 111/2009 Sb., § 35). Obecně
registr územní identifikace byl vytvořen k evidenci údajů týkající se územních prvků, územních
evidenčních jednotek, adresách a také k vedení údajů o účelových územních prvcích. Jednotlivé
prvky jsou zobrazovány na mapách státního mapového díla a digitálních mapách veřejné
správy (Správa základních registrů, c2010–2015).
Registr práv a povinností
Registr práv a povinností obsahuje údaje o vykonávaných agendách a údaje o oprávněních
k přístupu k údajům v ostatních registrech (Ministerstvo vnitra České republiky, c2015).
V praxi to znamená, že pokud se kdokoliv a kdykoliv bude snažit získat nebo změnit údaj
z registru, systém toto zhodnotí a posoudí, zda změnu či získání údajů povolí a také zjistí, jestli
na to má z hlediska zákona právo.
30
3.4.2 Datové schránky
Dle zákona č. 300/2008 Sb. § 2, je datová schránka zřizována a spravována Ministerstvem
vnitra a jde o elektronické úložiště, které slouží k doručování orgány veřejné moci, k provádění
úkonů vůči orgánům veřejné moci a k dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících osob
a právnických osob. Jelikož jsou datové schránky využívány k doručování úředních
dokumentů, je důležité, aby byly důkladně zabezpečeny proti neoprávněnému vstupu. Nikdo si
nesmí plést datové schránky s e-mailem. Datová schránka uživatelům zaručuje dostupnost
informací (data, dokumenty) mezi registrovanými uživateli a třetí stranou. Přes datové schránky
mohou být posílány různé žádosti, stížnosti a dokumenty. Tedy takové dokumenty, které je
možné převést z papírové podoby do digitální a naopak. Zprávy jsou v datové schránce uloženy
pouze krátkodobě (90 dnů), pro účely zabezpečené komunikace (Mates a Smejkal, 2012, s. 169).
Datovou schránku je možné zřídit bezplatně. K identifikaci schránky slouží identifikátor.
Identifikátor není zaměnitelný s žádným jiným, který je využíván orgány veřejné moci (Zákon
č. 300/2008 Sb. § 21). Datová schránka může být zřízena ze zákona nebo na základě žádosti.
Ze zákona jsou datové schránky zřízeny orgánům veřejné moci, právnickým osobám zapsaným
v obchodním rejstříku, právnickým osobám zřízeným na základě zákona, advokátům, daňovým
poradcům, insolvenčním správcům, organizačním složkám podniků zahraničních právnických
osob zapsaných v obchodním rejstříku. Na základě žádosti mohou být datové schránky zřízeny
fyzické osobě, fyzické osobě – podnikateli, právnické osobě, která není zapsána v obchodním
rejstříku a orgánům veřejné moci v případech, kdy zřízení datové schránky slouží pro podřízené
organizace (Zákon č. 300/2008 Sb. § 3–6).
3.5 Životní cyklus dokumentů ve spisové službě
Tato kapitola se podrobněji zaměří na životní cyklus dokumentů ve spisové službě. Budou
probrány jednotlivé kroky od vstupu dokumentu do organizace až po skartačního řízení. Je
nutné dodržovat jednotlivé kroky, aby všichni byli schopni efektivně pracovat s dokumenty.
Hlavně vyhledávání dokumentů, protože to je v praxi poměrně častý problém. Je vycházeno
především z vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby a Národního
standardu pro elektronické systémy spisové služby. V podkapitolách vztahující se k životnímu
cyklu dokumentů, se předpokládá, že je k dispozici funkční elektronická spisová služba, která
splňuje veškeré požadavky podle platné legislativy.
31
3.5.1 Příjem dokumentů
Hlavním místem pro příjem dokumentů v organizaci je podatelna. Organizace může mít
podatelen více (např. pro budovy v různých lokalitách). Případně specializované podatelny pro
příjem speciálních dokumentů (rozměrná umělecká díla). Ideálně by tedy všechny příchozí
dokumenty měly projít přes podatelnu. Veřejnoprávní původce však nemůže odmítnout převzít
dokument i mimo podatelnu. Potom je povinností přebírající osoby donést dokument na
podatelnu, nebo sám provede řádné zaevidování dokumentu do spisové služby se všemi
náležitostmi. Tato osoba musí mít v systému spisové služby přístup do modulu pro zaevidování
příchozího dokumentu.
První úkon co se musí při evidenci dokumentu udělat, je ověření, že dokument skutečně patří
organizaci. Pokud je na zásilce špatná adresa, tak ji původce odmítne převzít. Pokud se zjistí
později, že dokument nepatří původci, tak se tento problém vyřeší až v procesu vyřizování.
Příjem u původce by měl být nastaven tak, aby byl dokument co nejrychleji zaevidován
a zpracován a předán na útvar nebo osobu, která zodpovídá za vyřízení daného dokumentu.
Příjem dokumentu může být fyzickým podáním, kterým může být přijat analogový dokument
nebo digitální dokument na fyzickém digitálním nosiči. Na fyzických zásilkách je potřeba
zkontrolovat zda nemají poškozený obal a případně to ihned reklamovat přepravci. Zásilky,
které jsou adresované konkrétní osobě na prvním místě, se na podatelně nerozbalují, stejně jako
tajné dokumenty (např. veřejné zakázky) a jsou předány konkrétní osobě k další identifikaci.
Pokud se zásilka smí rozbalit, je zkontrolováno, zda je úplná a čitelná. Pokud je dokument
nečitelný je potřeba to zanést do spisové služby a informovat o této skutečnosti odesilatele.
Pokud je dokument na digitálním nosiči, tak je tento dokument nahrán do systému spisové
služby. Program by měl sám ověřit, že dokument je ve formátu přijímaným původcem
a neobsahuje škodlivý kód, který by mohl poškodit systém. Technický nosič typicky nezůstává
součástí podání. Pokud předávající osoba požaduje potvrzení předání, vytiskne mu podatelna
k dokumentu protokol o předání a potvrdí ho podacím razítkem s přesným datem a časem.
(Kunt a Lechner, 2015, s. 89–93)
Příjem dokumentu je možné i přes elektronickou komunikaci, tedy e-mailovou komunikaci
půdovce nebo jeho datovou schránku. Systém spisové služby je napojený přímo na datovou
schránku původce a oficiální e-mail podatelny. Datové zprávy z těchto kanálů jsou tedy
automaticky načteny v systému a jsou nad nimi provedeny kroky ověření přijímaného datového
32
formátu dokumentu a test na obsah škodlivého kódu. Pokud obsahuje škodlivý kód nebo
nepodporovaný datový formát, vyrozumí systém odesilatele. Zde je také nutné zkontrolovat,
jestli je dokument opravdu určen původci a pokud ne, tak informovat odesilatele. Dále systém
vyhodnotí elektronické podpisy a časová razítka dokumentu a uloží k dokumentu protokol
o ověření s datem a časem ověření a s jakým výsledkem ověření dopadlo. V protokolu ověření
musí být zaznamenáno minimálně: název akreditovaného poskytovatele certifikačních služeb,
na jaké období byl certifikát vydán, jméno a firma držitele certifikátu a výsledek, datum a čas
ověření. (Kunt a Lechner, 2015, s. 93–99)
Příjem dokumentu může být podán i hlasovou komunikací nebo ústně. Podání může být učiněno
i ústně do protokolu. Při podání vzniká nový dokument. Pokud podatel po zapsání dokument
vlastnoručně podepíše, tak je s dokumentem nakládáno, jako by ho podal osobně. Dokument
často vzniká na jednáních mimo podatelnu. Je však nutné ho zaevidovat do spisové služby přes
podatelnu nebo ho uživatel zaeviduje sám jako příchozí dokument. K příjmu ústního podání
může dojít i po telefonu, tady ale není možný vlastnoruční podpis. Je tedy nutné, aby byl
podepsaný dokument doručený původci do pěti dnů. (Kunt a Lechner, 2015, s. 102–112)
3.5.2 Evidence dokumentů
Evidence dokumentů v elektronické spisové službě zajišťuje sledování dokumentu během
životního cyklu u původce. Ve spisové službě jsou evidovány dokumenty vzniklé z činnosti
původce a dokumenty doručené původci.
U doručených dokumentů se provede ve spisové službě kontrola dokumentů a jejich třídění. Je
u nich rozhodnuto, zda podléhají evidenci nebo ne. Poté jsou dokumenty označeny
a zaevidovány. Označení dokumentu je jednoznačné spárování dokumentu se záznamem ve
spisové službě. Označení dokumentu se provede buď, opsáním jednoznačného identifikátoru
na dokument nebo nalepením čárového kódu, který reprezentuje jednoznačný identifikátor. Po
zaevidování jsou dokumenty předávány na organizační jednotky a osoby, které mají dané
dokumenty vyřizovat. Dále je sledován ve spisové službě oběh dokumentu, až do skartačního
řízení. U dokumentu vzniklého u původce se postupuje tak, že se vytvoří záznam ve spisové
službě a následně se k němu vytvoří samotný dokument. Ve spisové službě je potom možné
vytvořený dokument nechat schválit nebo podepsat od dalších osob. To platí jak pro analogový,
tak digitální dokument. Pokud se jedná o analogový dokument, tak se ve spisové službě evidují
pouze metadata o oběhu dokumentů. U dokumentu digitálního je u záznamu uložený i samotný
33
schválený a podepsaný dokument. Když je dokument vytvářen přímo ze spisové služby, tak už
se na něj automaticky zapíše jednoznačný identifikátor a další metadata ze záznamu ve spisové
službě. (Kunt a Lechner, 2015, s. 114–116)
U všech dokumentů se musí zaevidovat množství dokumentu. To je počet stran dokumentu
a počet listinných příloh a počet stran jednotlivých příloh. U nelistinných příloh se eviduje počet
a typ příloh (např. 2x DVD). Dále se při evidenci do spisové služby zadává odesilatel, datum
a čas přijetí, stručný obsah dokumentu, informace zda jde o analogový nebo digitální dokument,
identifikaci dokumentu v evidenci odesilatele. (Kunt a Lechner, 2015, s.117–119)
3.5.3 Oběh dokumentů a spisů
Základní vlastností spisové služby je sledovat oběh dokumentu od jeho vzniku až po skartační
řízení. Podle vyhlášky č. 259/2012 Sb. § 12 je úkolem spisové služby zajistit sledování
veškerých úkonů s dokumentem a musí u nich být uloženo, která osoba a kdy daný úkon
provedla. Tyto data se ukládají do transakčního protokolu dokumentu/spisu ve spisové službě
a je možné si jej kdykoliv v systému zobrazit, případně vytisknout, a zjistit jaké operace nad
ním byly provedeny a kdy a kdo je provedl. Do transakčního protokolu se ukládají i informace
o zobrazení dokumentu uživatelem, takže se dá zpětně dohledat, kdo do dokumentu nahlížel.
U digitálních dokumentů obíhá se záznamem i samotný dokument. U analogového dokumentu
obíhají ve spisové službě pouze metadata a ty zaznamenávají oběh fyzického dokumentu.
U analogového dokumentu ve velké míře záleží na disciplinovanosti zaměstnanců, aby oběh
zaznamenali i do spisové služby. Zaznamenání oběhu analogového dokumentu lze usnadnit
třeba čárovými kódy na dokumentu, kdy uživatel načte čtečkou čárový kód a systém mu
vyhledá patřičný záznam a uživatel poznačí, jakou operaci s dokumentem provedl. (Kunt
a Lechner, 2015, s. 147–149)
3.5.4 Vyřizování dokumentů a tvorba spisů
Základem spisové služby je vyřizování dokumentů. Vyřízení provádí zpracovatel, což je osoba
zodpovědná za přípravu odpovědi. Podkladem pro vyřízení je podání externím subjektem,
přidělený dokument vzniklý uvnitř organizace původce a zpracovatelem zaznamenaná
informace. Podkladem může být stížnost, podnět, žádost o poskytnutí informací atd.
Zpracovatel má ve vnitřní směrnici definované lhůty pro vyřízení. Spisová služba se mu to
pokouší ulehčit tím, že má v sobě nastavené lhůty pro vyřízení pro různé typy dokumentu
a zpracovatele upozorní na konec termínu. Zpracovateli může být dokument předán k vyřízení,
34
k vyjádření, ke zpracování stanoviska nebo k vzetí na vědomí. Veškeré tyto akce jsou
u dokumentu uložené, pokud byly provedeny. Zpracovatel musí mít takové znalosti, informace
a prostředky, aby mohl přidělený dokument vyřídit. Musí mít tedy přístup do ostatních
informačních systémů původce, pokud jsou v nich data pro správné vyhodnocení dokumentu.
Při vyřizování se zakládá spis, do kterého se vkládá iniciální dokument, další dokumenty k dané
věci a odpovědi na iniciální dokument. Zákon č. 499/2004 Sb. § 65 říká, že všechny dokumenty
týkající se téže věci se spojí ve spis. Jako poslední se do spisu vkládá stejnopis vyřizujícího
dokumentu. Každý spis musí mít jednoznačný identifikátor v systému. Ve spisu mohou být jak
analogové dokumenty, tak digitální dokumenty (Kunt a Lechner, 2015, s. 154–159).
3.5.5 Vytváření a podepisování dokumentů
Hlavním způsobem vyřízení je vytvoření jiného dokumentu, který musí být vložený do stejného
spisu, jako dokument na který se odpovídá. Dokument může být vyhotoven jako analogový.
Potom musí být vytvořen ve dvou kopiích, které se před odesláním obě fyzicky podepíší,
a jedna kopie se odešle a druhá se ponechá založená ve spisu u původce, aby se dalo zjistit, co
bylo odesláno a šlo pak se spisem provádět skartační řízení. Kdyby tam dokument chyběl, tak
by při skartačním řízení nastaly komplikace. Pokud je tvořen digitální dokument, tak se vloží
do spisové služby (nebo se tam ideálně přímo vytvoří) a předá se na odsouhlasení a elektronický
podpis. Všechny elektronické podpisy by měly být provedeny uznávaných elektronickým
podpisem. Nejlépe je ještě připojit otisk kvalifikovaného časového razítka, aby bylo
prokazatelné, kdy byl daný dokument podepsán. Za každé kvalifikované časové razítko se
ovšem musí platit, takže razítkovat všechny dokumenty je finančně náročnější. (Kunt
a Lechner, 2015, s. 173–178)
3.5.6 Odesílání dokumentů
Ten, kdo s dokumenty pracuje, je může odesílat fyzicky jako zásilky nebo elektronicky
v podobě zpráv. Každé odeslání musí jít přes výpravnu. Většinou se jedná o stejné pracoviště
jako podatelna. Fyzické zásilky pracovník donese na výpravnu, předtím však musí ve spisové
službě vytvořit vypravení dokumentu, ve kterém určí, komu má být zásilka nebo zpráva
odeslána a jakým typem odeslání (českou poštou doporučeně, českou poštou obyčejně, do
vlastních rukou nebo i kurýrem). Pokud se odesílá digitální dokument, tak před odesláním musí
být převedený do výstupního formátu. Když je dokument i podepsaný tak se do výstupního
formátu musí převést před podpisem a razítkem, protože pozdější převod by vedl ke zneplatnění
35
podpisu a razítka. Na výpravně se jim ve spisové službě zobrazují záznamy vypravení, ale
nevidí konkrétní dokumenty, takže zde nedojde k nechtěnému úniku informací. Pokud se
neshoduje typ vypravení ve spisové službě s fyzickou zásilkou, tak jej výpravna vrátí zpět
uživateli, který ji vytvořil. Pokud je vše v pořádku, tak výpravna po kontrole záznamy vypraví.
U analogových dokumentů posílaných přes Českou poštu, je nutné mít vytvořený poštovní
podací arch. Bez toho, pošta dané zásilky nepřijme. Program generuje tento arch automaticky
na základě vypravených a ještě neposlaných zásilek. Zaměstnanec může dokument předat
i osobně, pokud si pro něj například někdo přijde k němu do kanceláře. Je ale nutné, aby
vytvořil vypravení typu osobního předání a zaznamenal do spisové služby datum a čas předání.
(Kunt a Lechner, 2015, s. 183–190)
3.5.7 Ukládání dokumentů a spisů
Po skončení aktivního života spisu nebo dokumentu se přesouvají do spisovny, kde čekají na
skartační řízení. Hlavním důvodem je, aby se spisy a dokumenty nehromadily v příručních
registraturách v kancelářích. Po předání do spisovny je samozřejmě možné dokumenty a spisy
si znovu vypůjčit, pokud se daná věc opět otevřela. Před předáním do spisovny musí být každý
dokument vyřízený a každý spis uzavřený. Předání se provádí přímo v systému spisové služby,
kde se předávají záznamy i s digitálními dokumenty, které musí být převedené do výstupních
formátů. Analogové dokumenty a spisy se předávají roztříděné v archivačních jednotkách
(nejčastěji krabice). Před předáním musí být zkontrolována kompletnost spisů a každému spisu
musí být přiřazen spisový znak, který určuje, jak dlouhá je skartační lhůta a jaký je skartační
znak. Předáním do spisovny začíná od 1. ledna příštího roku běžet skartační lhůta. (Kunt
a Lechner, 2015, s. 196–205)
3.6 Shrnutí teoretické části
V teoretické části práce byly definovány pojmy, které se týkají předarchivní péče o dokumenty.
Bylo uvedeno, které subjekty musí spisovou službu vést. Subjekty mohou spisovou službu vést
papírově nebo elektronicky. Praktická část bakalářské práce bude zaměřena na elektronicky
vedenou spisovou službu, kterou vedou úřady státní správy. Jedna z kapitol teoretické části
specifikovala dokument, jako základní entitu, která je nezbytná pro praktickou část. Důležitým
prvkem pro vedení spisové služby je dokument. V praxi jsou používány dva typy dokumentů
a to analogový a digitální dokument. S oběma typy se bude pracovat i v konkrétních případech
spisových služeb ve státní správě. U dokumentů se teoretická část zaměřila na konverzi
36
dokumentů a podepisování dokumentů. Rozsáhlou kapitolu tvoří životní cyklus dokumentu
z teoretického pohledu, tedy od jeho vytvoření nebo přijetí do organizace, přes zpracování,
řazení do spisů, vyřízení, uložení do spisovny, až po skartaci. Dále byly popsány základní
registry, které jsou v elektronické spisové službě na úřadech státní správy využívány pro
získávání informací o protistraně, se kterou úřady komunikují. Odborné literatury k tomuto
tématu je dostatek. A to především legislativy, jakožto zákonů a vyhlášek, které se váží
k archivnictví a spisové službě. O něco méně už je odborné literatury od autorů, kteří se
zabývají dlouhodobě problematikou archivnictví a spisové služby.
37
4 Praktická část
4.1 Analýza spisových služeb ve státní správě
Cílem práce je zmapovat používaný software pro spisovou službu ve státní správě. Organizace
státní správy, které budou osloveny, byly zjištěny ze stránek Portálu veřejné správy.
Pro získání dat je využit zákon č. 106/1999 o přístupu k informacím a přes datovou schránku
budou osloveny všechny organizace. Dotaz vůči těmto organizacím se bude vztahovat na to,
jaký používají software pro vedení spisové služby a která firma jim ho dodává. Jako první krok
bylo nutné vytvořit seznam organizací a k nim zajistit čísla jejich datových schránek. Příklad
seznamu ministerstev v České republice můžete vidět na obrázku č. 4. Další část bylo nutné
vyřídit na poště, na které mají CzechPoint a zažádat o vytvoření datové schránky fyzické osoby
na mé jméno. V tomto případě byla žádost podána na poště ve Znojmě na Horním náměstí. Na
poště po přiřazení správné žádosti byla tato žádost vyplněna. Za tři dny přišlo potvrzení
z ministerstva vnitra, že datová schránka byla vytvořena. Podání žádosti i vytvoření datové
schránky je bezplatné.
Obr. 4 Seznam organizací – ministerstev a jejich ID datových schránek
Zdroj: vlastní zpracování
38
Jakmile byla datová schránka vytvořena, bylo započato posílání datové zprávy organizacím
státní správy podle vytvořeného seznamu. Všem organizacím byla posílaná stejná zpráva
(dokument) ve formátu PDF, jejíž ukázka je v příloze práce. Podle zákona o poskytování
informací musel dokument obsahovat následující údaje: jméno, příjmení, datum narození
a adresu místa trvalého pobytu. Dále dle vlastního uvážení byly do žádosti uvedeny kontakty
ve formě telefonu, e-mailu a ID datové schránky. Pro posílání a následné zpracování odpovědí
byl využit program Datovka 4 od sdružení CZ.NIC. Bez tohoto programu by bylo zpracování
takového velkého množství zpráv problém. Datové schránky poskytují pouze webové rozhraní
a tam je operace odesílání pracnější a delší na provedení. Zprávy z datové schránky jsou po
devadesáti dnech mazány a Datovka 4 zajistí uložení starších zpráv na pevný disk počítače.
Zprávy byly odesílány každé organizaci zvlášť. Jelikož všichni příjemci jsou orgány veřejné
moci, tak je odeslání na jejich datovou schránku zdarma. Podle zákona mohou organizace za
zpracování odpovědi požadovat finanční náhradu. Protože byla požadována jednoduchá
odpověď a to odpověď pouze na používaný software a firmu, která ho dodala, tak v drtivé
většině případů žádnou finanční kompenzaci nechtěli. Ale našla se i výjimka a město Hodonín
požadovalo uhrazení 10 Kč na jejich bankovní účet za zpracování a odeslání odpovědi. Tím, že
jsou odpovědi odesílány přes datovou schránku organizace, je možné ušetřit nejen čas, ale
i peníze. Ovšem u některých to tak neplatí. Jako příklad je možné uvést Kancelář Senátu České
republiky, kdy ředitelka odboru vnějších vztahů a služeb odpověděla sice správně přes datovou
schránku, ale o několik dní později, ta stejná odpověď přišla doporučeným dopisem. Posílat ten
stejný dokument, akorát v tištěné podobě je zbytečné, stejně jako zaplacených 50 Kč za
doporučený dopis výhradně do rukou adresáta.
Příchozí odpovědi od organizací byly zpracovány v programu Datovka 4. Přijaté zprávy byly
ve formátu PDF nebo Word dokument. Poskytnuté informace od různých městských úřadů,
ministerstev, finančních úřadů apod. byly uloženy do vytvořeného seznamu organizací státní
správy. Jak vypadal doplněný seznam u ministerstev v České republice, můžete vidět na
obrázku č. 5. Všechny příchozí dokumenty byly uloženy do struktury složek pro případné
pozdější použití. Přestože má státní správa povinnost komunikovat přes datové schránky, pokud
ji má zřízenou i žadatel, tak se i přesto našlo přibližně 15% odpovědí, které byly zaslány do e-
mailu. Jedna odpověď byla sdělena telefonicky. Odpovědi, které byly odeslány e-mailem,
nebyly jenom od menších měst, kde by se to dalo akceptovat. Ale e-mailem přišly i odpovědi
ze čtyř ministerstev, kde by s datovými schránkami měli pracovat běžně. Všechny orgány, které
odpověděly e-mailem, je možné shlédnout v tabulce č. 2.
39
Obr. 5 Seznam ministerstev doplněný o získané informace
Zdroj: vlastní zpracování
Tab. 2 Seznam organizací, které odpověděly na dotaz přes e-mail
Organizace používající spisovou službu Spisová služba + její dodavatel
Město Slaný IS Radnice VERA – VERA, spol. s r.o.
Město Stříbro AthenA – PilsCom, s.r.o.
Město Uničov GINIS – GORDIC, spol. s r.o.
Energetický regulační úřad Zakázková spisová služba
Město Jilemnice GINIS – GORDIC, spol. s r.o.
Statutární město Plzeň e-Spis – ICZ, a.s.
Město Benešov GINIS – GORDIC, spol. s r.o.
Město Bystřice nad Pernštejnem GINIS – GORDIC, spol. s r.o.
Městská část Brno-Líšeň e-Spis – ICZ, a.s.
Městská část Brno-Vinohrady e-Spis – ICZ, a.s.
Státní úřad pro jadernou bezpečnost Zakázková spisová služba
Město Hustopeče GINIS – GORDIC, spol. s r.o.
Hasičský záchranný sbor Zlínského kraje GINIS – GORDIC, spol. s r.o.
Město Břeclav GINIS – GORDIC, spol. s r.o.
Město Litoměřice MUNIS – TRIADA, spol. s r.o.
Město Rokycany AthenA – PilsCom, s.r.o.
Město Kutná Hora Spisová služba – GEOVAP, spol. s r.o.
Město Moravský Krumlov GINIS – GORDIC, spol. s r.o.
Město Moravské Budějovice GINIS – GORDIC, spol. s r.o.
Justiční akademie ACTA – GRADUAL SYSTEMS, s.r.o.
Město Roudnice nad Labem GINIS – GORDIC, spol. s r.o.
Kancelář poslanecké sněmovny EED – M-COM, s.r.o.
Městská část Brno-Černovice e-Spis – ICZ, a.s.
Statutární město Chomutov e-Spis – ICZ, a.s.
40
Městská část Brno-Komín e-Spis – ICZ, a.s.
Město Podbořany Elisa – CNS, a.s.
Město Frenštát pod Radhoštěm IS Radnice VERA - VERA, spol. s r.o.
Město Jeseník Spisová služba – GEOVAP, spol. s r.o.
Ministerstvo pro místní rozvoj ARSYS – S&T CZ, s.r.o.
Ministerstvo spravedlnosti ACTA – GRADUAL SYSTEMS, s.r.o.
Ministerstvo práce a sociálních věcí ARSYS – S&T CZ, s.r.o.
Ministerstvo dopravy ACTA – GRADUAL SYSTEMS, s.r.o.
Zdroj: vlastní zpracování
Z dat o organizacích, které poslaly odpověď e-mailem, je zřejmé, že ani použití
nejrozšířenějších systémů spisové služby, jako je například GINIS a přístup k základním
registrům pro orgány veřejné moci nezaručuje to, že budou odpovědi poslány datovou
schránkou. Nehledě na to, že tímto porušují zákon.
Další zpracování mnou získaných dat bude do formy webové aplikace, kterou bude dělat
programátor podle mého zadání. Webová aplikace bude zobrazovat data podle různých kritérií
a bude moci posloužit organizacím, které chtějí změnit spisovou službu nebo pro nově vzniklé
organizace. V aplikaci zjistí, které organizace používají jakou spisovou službu a případně je
může zájemce kontaktovat pro poskytnutí referencí. Další možností je, že si zobrazí firmy, které
poskytují software pro spisovou službu a mohou je oslovit s žádostí o prezentaci nebo cenovou
nabídku.
Počet organizací, které byly osloveny, přesáhl hranici dvou stovek. Ke dni 25. 4. 2016 bylo
osloveno 229 organizací. Dotaz skrze datovou schránku byl zaslán nejen ministerstvům, ale
také krajským úřadům, ústředním orgánům státní správy, hasičským záchranným sborům
i obcím s rozšířenou působností, kdy tyto obce byly rozděleny podle krajů. Systém zpracování
tabulek je možné vidět v příloze II–VI. Pro příklad byl vybrán seznam ministerstev, krajských
úřadů, ústředních orgánů státní správy, seznam obcí s rozšířenou působností v Jihomoravském
kraji a jako poslední seznam statutárních měst. Po obdržení odpovědí od již zmíněných
organizací, byly tyto informace do tabulky zapsány a dle nich byl ke každému seznamu
vytvořen graf. K vytvoření grafu byly ze seznamu použity názvy spisových služeb, které jsou
uvedeny v legendě grafu, a dalším použitým prvkem byl počet organizací využívající konkrétní
informační systém pro vedení spisové služby. Z grafu číslo 1, který byl vytvořen podle
odpovědí ministerstev, jasně vyplívá, že nejvyužívanějším systém pro vedení spisové služby je
GINIS, který nabízí firma GORDIC, spol. s r.o. Tento software používá například ministerstvo
obrany, ministerstvo průmyslu nebo ministerstvo vnitra. Ministerstvo zahraničních věcí
a ministerstvo životního prostředí se rozhodlo pro využívání systému IBM Lotus Notes.
41
Graf 1 Přehled systémů pro spisovou službu využívaných na ministerstvech
Zdroj: vlastní zpracování na základě získaných informací od ministerstev
Graf číslo 2 je o něco obsáhlejší než předešlý graf. Tento vychází z odpovědí obdržených od
několika ústředních orgánů státní správy. Odpověď byla přijata například od Drážního úřadu,
Českého báňského úřadu, České národní banky, Justiční akademie nebo i Kanceláře Senátu
České republiky. Zodpovědná osoba odpovídající za Kancelář Senátu České republiky sice
odpověděla, ale nepřeje si zveřejnění informací. Analýzou u těchto orgánů státní správy bylo
také zjištěno, že Česká inspekce životního prostředí, Česká rozvojová agentura a Kancelář
finančního arbitra nevede spisovou službu, i když by ji vést v elektronické podobě měly.
A který software pro vedení spisové služby je nejvíce používaný u těchto organizací? Opět
vyhrává firma GORDIC, spol. s.r.o. a její program pro spisovou službu s názvem GINIS. Tento
program je využíván Úřadem pro mezinárodněprávní ochranu dětí, Kanceláří veřejného
ochránce práv nebo Českým telekomunikačním úřadem. Druhým nejvíce užívaným softwarem
je e-Spis, který dodává firma ICZ, a.s. a je možné se s ním setkat při práci na Českém báňském
úřadu, Správě státních hmotných rezerv nebo v České národní bance.
13%
20%
34%
13%
13%
7%ARSYS
IBM Lotus Notes
GINIS
ACTA
Spisová služba EPD
Vyvinutý SW DMS
42
Graf 2 Přehled softwarů, které využívají ústřední orgány státní správy
Zdroj: vlastní zpracování na základě získaných informací od ústředních orgánů státní správy
Pro potřebné informace k analýze spisových služeb ve státní správě bylo osloveno všech čtrnáct
krajských úřadů, jakožto i hlavní město Praha. Jak je možné vidět v grafu číslo 3, na krajských
úřadech pracují se čtyřmi různými informačními systémy pro vedení spisové služby. Nejméně
používaným systémem je e-Spis, od firmy ICZ, a.s. Klientem této firmy je jen jeden krajský
úřad a to Krajský úřad Středočeského kraje. Krajský úřad Karlovarského kraje a Plzeňského
kraje využívá systém AthenA od firmy PilsCom, s.r.o. Na Krajském úřadě Královehradeckého
kraje a Krajském úřadě Ústeckého kraje pracují se systémem EZOP, který nabízí společnost
SoftHouse, s.r.o. Ani u třetího grafu tomu není jinak a první příčku si stále udržuje systém
GINIS, který je využíván zbylými devíti krajskými úřady.
5%
33%
5%11%
17%
5%
6%
6%
6%6%
Podací deník ePED
GINIS
Systém průmyslových práv
SyPPabcSuite
e-Spis
SSL zhotovený pro
potřeby SÚJBSpisová služba SPI 8NS
EED - Elektronická
evidence dokumentůACTA
AthenA
43
Graf 3 Přehled systémů pro vedení spisové služby na krajských úřadech
Zdroj: vlastní zpracování na základě získaných odpovědí od krajských úřadů
Seznam, který je ke zhlédnutí v přílohách pod číslem IV, tvoří souhrn informací obdržených od
šestnácti obcí s rozšířenou působností Jihomoravského kraje. Po vytvoření grafu číslo 4, který
byl zkompletován podle potřebných dat, je zřetelné, že i obce s rozšířenou působností
v Jihomoravském kraji využívají pro vedení spisové služby především systém GINIS. Mezi
uživatele tohoto systému se řadí například města Vyškov, Břeclav, Blansko i město Znojmo.
Novinkou je zde systém IS Radnice Vera, který poskytuje společnost VERA, spol. s r.o. Tento
program je využíván městy Bučovice, Slavkov u Brna a Šlapanice. Po jednom klientu u obcí
s rozšířenou působností v Jihomoravském kraji si může připsat firma SoftHouse, s.r.o. a její
program EZOP se kterým pracují ve městě Židlochovice a firma ICZ, a.s. s programem pro
vedení spisové služby e-Spis, jehož uživatelem je Statutární město Brno, které tento statut
získalo v roce 1990.
65%14%
14%
7%
GINIS
AthenA
EZOP
e-Spis
44
Graf 4 Přehled systémů pro spisovou službu využívaných v obcích s rozšířenou působností
v Jihomoravském kraji
Zdroj: vlastní zpracování na základě získaných informací od výše zmíněných obcí
Grafické zpracování systémů, které jsou využívány pro vedení spisové služby ve státní správě,
znázorňuje graf číslo 5, který je zaměřen na přehled systémů u statutárních měst České
republiky. Pomocí dotazování přes datové zprávy se podařily získat odpovědi od dvaceti
statutárních měst. Při analýze systémů spisových služeb využívané těmito městy nevyšel
překvapivě jako vítěz systém GINIS. První místo nejvyužívanějšího systému obsadil program
e-Spis, jehož dodavatelem je společnost ICZ, a.s. Uživateli systému e-Spis jsou tato statutární
města: Brno, Hradec Králové, Chomutov, Liberec, Most, Plzeň a Olomouc. Města jako
Jablonec nad Nisou, Pardubice nebo Prostějov pro vedení spisové služby používají systém
GINIS. Zastoupen je v tomto seznamu i informační systém EZOP od firmy SoftHouse, s.r.o. ve
městech Havířov, Jihlava a Kladno. Pouze dvě statutární města se rozhodla využívat systém
Spisová služba. Těmito městy jsou Přerov a Zlín a systém jim dodává společnost GEOVAP,
s.r.o.
65%
23%
6%6%
GINIS
IS Radnice VERA
EZOP
e-Spis
45
Graf 5 Přehled systémů pro spisovou službu využívaných statutárními městy ČR
Zdroj: vlastní zpracování základě získaných odpovědí od některých statutárních měst ČR
Poslední šestý graf znázorňuje souhrnné informace o nejpoužívanějších informačních
systémech pro vedení spisové služby v České republice. Podklady k vytvoření grafu byly
nejprve zpracovány na webové stránce www.spisovka.org. a to z přijatých odpovědí od
veškerých dotazovaných organizací a orgánů státní správy k datu 25. 4. 2016. K tomuto datu
jich bylo na webové stránce zpracováno přesných 220. Do grafu bylo zadáno prvních sedm
nejčastěji uváděných systémů. Softwarů pro spisovou službu je nabízeno samozřejmě více, ale
počet jejich uživatelů není tak vysoký, jak u prvních sedmi uváděných, a proto jsou v grafu
uvedeny jako „ostatní“. Celkově zjištěných spisových služeb je 20.
37%
21%
16%
16%
5%
5%
e-Spis
GINIS
EZOP
Spisová služba
AthenA
Elisa
Elektronická evidence
dokumentů
46
Graf 6 Souhrnný přehled informačních systému pro vedení spisové služby v ČR
Zdroj: vlastní zpracování na základě zjištěných informací
4.2 Analýza systémů pro vedení spisové služby od různých firem v ČR
CNS, a.s.
Společnost CNS vyvíjí software dle přání zákazníků a dále nabízí prodej a servis výpočetní
techniky. Cílem společnosti CNS a. s., která má sídlo v Mělníku, je nejenom uspokojit potřeby
zákazníka, ale uspokojit tyto potřeby tak, aby výsledek činnosti byl zároveň doporučením pro
další objednávky (CNS, c2015–2016). Na trhu nabízejí systém pro spisovou službu pod názvem
ELISA. Samozřejmostí je, že systém není v rozporu s platnou legislativou České republiky ani
s národním standardem pro elektronické systémy spisové služby. Software ELISA je určen
k monitorování písemností v organizaci a to od počátku jejich přijetí na podatelnu, přes
zpracování (zařazení do spisu, sledování lhůt na vyřízení), až po archivaci písemností a skartaci.
Organizace, které tento systém využívají, mají větší přehled o dokumentech, které u nich
obíhají. Systém jim však napomůže i s rychlejším předáváním a vyřizováním dokumentů nebo
jim ulehčí práci od ručního zapisování do knih, kde se eviduje přijatá a odeslaná pošta. Vědí,
kdo dokument převzal, kde je uložen, zda už je vyřízen nebo už byl přesunut do archívu. Pro
své zákazníky se snaží firma CNS tento systém neustále vyvíjet.
38%
13%9%
9%
7%
7%
4%
13%GINIS
IS Radnice VERA
Spisová služba
e-Spis
EZOP
AthenA
Elisa
ostatní
47
Informační systém ELISA využívá dle analýzy, která je součástí této práce například město
Česká Lípa a Nové Město nad Metují.
GEOVAP, spol. s r.o.
Firma GEOVAP sídlí v Pardubicích a od počátku svého vzniku se firma orientuje na vývoj
systému, který je používán nejen v oblastech agend veřejné správy, ale i při zpracovávání
grafických dat. Pro veřejnou správu nabízí systém pod názvem Spisová služba, pomocí které
zajišťuje správný oběh dokumentů. Software Spisová služba zajišťuje zákazníkovi souhrnné
řešení při evidenci elektronických dokumentů a dále i při jeho oběhu a ukládání. Pokrývá celý
životní cyklus dokumentů:
vznik/příjem,
uložení v důvěryhodném úložišti,
příprava výstupů a odesílání,
tvorba spisu a vyřizování,
uložení do spisovny,
odeslání do digitálního archívu (GEOVAP, c2011–2016).
Software Spisová služba je používán v městech: Jeseník, Karviná, Litomyšl, Prachatice, Přerov,
Moravská Třebová, Soběslav, Tanvald, Třinec Vysoké Mýto, Zlín a v několika dalších.
GORDIC, spol. s r.o.
Tato společnost je významným českým tvůrcem, ale i dodavatelem informačních systémů, jejíž
centrálu je možné najít v Jihlavě. Firma se zabývá tvorbou a dodávkou softwaru s celkovou
uživatelskou podporou, jak pro oblast státní správy, samosprávy, tak i bankovnictví. GORDIC
spol. s. r. o. nabízí několik informačních systémů. Mezi ně patří: Ginis® - nejrozšířenější
informační systém ve veřejné správě, Eiger – špičkový systém pro správu platebních karet,
Ginis®+, což je inteligentní nadstavba informačního systému Ginis® a Gloud – cloudové
řešení pro přístup k datům odkudkoliv (GORDIC, c2016). Pro oblast problematiky systémů
spisové služby používané ve veřejné správě je důležitý systém Ginis®. Informační software
Ginis® je jedním z nejrozšířenějších systémů, který je využíván ve veřejné správě. Je využíván
ve větších i menších organizacích – od kanceláře prezidenta republiky, krajské úřady až po
menší obce. V současnosti usnadňuje práci více než 6 000 klientů (GORDIC, c2016). Jestliže
obce či krajské úřady využívají tento systém, tak je to proto, že: Ginis® je bezpečný systém,
48
který sjednocuje jednotlivé agendy a také systémově podporuje strategické rozhodování. Tento
systém je tedy vhodný i pro digitální archivy, spisovny a úložiště. V tomto oboru je využíván
k střednědobému i dlouhodobému uložení digitálních i analogových dokumentů podle
standardů NSESS a OAIS3, s důrazem na zajištění jejich dostupnosti, čitelnosti a autenticity
(GORDIC, c2016). V archivech je používán především k tomu, aby veškeré dokumenty byly
dlouhodobě dostupné, čitelné a poskytuje jim i jistotu o pravosti uložených dokumentů. Systém
je vyhovující i z toho důvodu, že vyhovuje veškeré legislativě i standardu, který byl pro
elektronické systémy spisové služby vytvořen.
GINIS je nejvíce využívaný informační systém v oblasti státní správy. Jeho uživatelem je:
ministerstvo kultury, ministerstvo obrany, ministerstvo vnitra, ministerstvo zdravotnictví,
Česká školní inspekce, Český telekomunikační úřad, Úřad pro mezinárodněprávní ochranu dětí,
Úřad pro ochranu hospodářské soutěže, Kancelář veřejného ochránce práv, Krajský úřad
Jihočeského kraje, Krajský úřad Jihomoravského kraje, Krajský úřad Olomouckého kraje,
město Břeclav, hlavní město Praha, město Písek, město Znojmo a několik desítek dalších
organizací státní správy.
ICZ, a.s.
Cílem této pražské společnosti je, aby firma pro své zákazníky především partnerem, který jim
pomáhá s efektivitou jejich podnikání, nikoliv pouhým dodavatelem služeb a systémů.
Produkty a služby, které nabízí, přizpůsobí požadavkům a potřebám podnikání, pro které jsou
určeny. Pro řešení správy, řízení a ukládání dokumentů ve veřejné správě byl vytvořen software
e-Spis, který pokrývá činnosti spojené s výkonem spisové služby v celém rozsahu a je vhodný
jak pro organizace se dvěma pracovníky, tak i se dvěma tisíci (ICZ, c2016). Prostřednictvím
eSpisu je snadné spojení se zařízením u třetích stran. Jako každá firma, i společnost ICZ
k tomuto systému spisové služby nabízí školení uživatelů, konzultační služby i zákaznickou
podporu. Přínosem pro uživatele e-Spisu je to, že systém nabízí možnost přístupu k dokumentům
prostřednictvím internetového portálu (ICZ, c2016).
Analýzou bylo zjištěno, že systém pro elektronickou evidenci spisové služby s názvem e-Spis
je využíván mimo jiné i Českým báňským úřadem, Českou národní bankou, Krajským úřadem
3 OAIS – Open Archival Information System
49
Středočeského kraje, městem Olomouc, městem Český Krumlov a Správou státních hmotných
rezerv a mnoha dalšími.
S&T CZ, s.r.o.
Společnost S&T CZ sídlící v Praze navrhuje, provozuje a dodává řešení IT infrastruktury,
podnikové infomační systémy a poskytuje služby a servis v oblasti informačních technologií
(S&T CZ, c2016). Odborníci pracující v této společnosti vytvořili pro systém spisové služby
software ARSYS. Hlavním úkolem tohoto programu je registrace pošty (balíků, CD nosičů
atd.), která přichází do podatelny. O tomto příchodu pošty vytvoří elektronický záznam, který
obsahuje stručné informace o zásilce a odesílateli. Tyto záznamy se dále označí jako přijaté
a systémem jim je přiděleno číslo jednací. Všechny pohyby, které se stanou od přijetí zásilky
přes uložení do spisovny a odeslání do archívu jsou registrovány, jak jinak než elektronicky.
Systém ARSYS lze přizpůsobit konkrétním uživatelským požadavkům díky jeho modulární
koncepci a Administračním funkcím, pomocí kterých lze průběžně přizpůsobovat celý systém
dynamickým změnám uživatelské organizace (S&T CZ, c2016).
Prozatím bylo zjištěno, že program ARSYS je využíván dvěma ministerstvy a to ministerstvem
pro místní rozvoj a ministerstvem práce a sociálních věcí.
SoftHouse, s.r.o.
Společnost SoftHouse je česká firma, která se zabývá oblastí evidence dokumentů a s tím
související i oběh dokumentů. Evidence je spojena s ukládáním elektronických dokumentů
s možností využití elektronického podpisu (SoftHouse, c2016). Pro vedení elektronické spisové
služby nabízejí informační systém EZOP. Systém EZOP zabezpečí hladký průběh vedení
spisové služby. Tento software funguje na základě toho, že pomáhá klientům v organizacích se
zařazením dokumentů, které do organizace přišly nebo u nich vznikly. Asi jako každá firma,
i společnost SoftHouse a jejich systém EZOP splňuje legislativní požadavky platných zákonů
a norem, které se týkají elektronické evidence písemností. Hlavním úkolem tohoto
informačního systému je především vedení a přehled písemností, které byly organizací přijaty
od externích firem a i písemností, které vznikly v dané organizaci. Systém také zajistí oběh
písemností a spisů, sleduje celý životní cyklus písemností a usnadní uživatelům i práci spojenou
s tiskem poštovních podacích archů. EZOP nijak nezasahuje do organizační struktury, která je
ve firmě zavedena. Na přání klientů je možné program přizpůsobit k jejich potřebám. To vše
nabízí firma SoftHouse, která má sídlo v Plzni.
50
Informační systém EZOP využívá například Krajský úřad Královehradeckého kraje, Krajský
úřad Ústeckého kraje, město Havířov, město Hranice, město Žamberk a město Židlochovice.
PilsCom, s.r.o.
V Plzni je možné najít další firmu, která poskytuje software pro vedení elektronické spisové
služby. Společnost PilsCom se od počátku svého vzniku zaměřuje na využívání výpočetní
techniky a na vývoj informačních systémů. V současné době se nejvíce věnují vývoji
informačních systémů pro státní správu. Nevynechávají však ani systémy pro soukromé nebo
finanční společnosti. Hlavními oblastmi zejména jsou:
a) kompletní spisová služba obohacené o mnohé variabilní moduly (možnost skenování
nebo užití čárových kódů pro usnadnění práce),
b) elektronické podatelny a datové schránky,
c) digitalizace dokumentů nejen pro digitální archiv (PilsCom, c1998–2016).
Pro vedení elektronické spisové služby společnost implementovala informační systém
s názvem AthenA. Jestliže nějaká společnost tento program využívá, může si být jistá, že
splňuje zákonné požadavky a že díky tomuto programu poroste její produktivita. Úkolem tohoto
informačního systému není nic jiného, než poskytnutí evidence při práci s dokumenty od jejich
počátku, kdy jsou přijaty do firmy až po skartaci nebo postoupení do státního archivu. Dále
AthenA obsahuje řešení pro archivaci spisů a dokumentů, jejich skartaci, uchování vizuální
podoby dokumentů a jejich verzování, zastupování, funkci asistentů a sekretářek manažerů,
interní sdělení, tisk obálek, sběrné archy a mnoho dalších (PilsCom, c1998–2016).
Systém AthenA se rozhodli využívat mimo jiné i Krajský úřad Karlovarského kraje, město
Karlovy Vary, město Kraslice, město Rokycany a Nejvyšší kontrolní úřad.
VERA, spol. s r.o.
Firma VERA, spol. s r.o. se od dob svého vzniku zaměřuje na vývoj a následnou implementaci
informačních systémů pro orgány veřejné správy. Jde o pražskou firmu, která má i několik
poboček rozmístěných po České republice, například v Brně, Ostravě, v Olomouci, ale
i v Pardubicích. Jako ostatní firmy nabízející tyto služby, tak i zákazníci této společnosti získají
nejen informační systém, ale i kompletní podporu a zaškolení. Informační systém, díky kterému
má firma ucházející postavení na trhu se nazývá VERA Radnice. Software je využívaný
především městskými úřady a magistráty. VERA Radnice je systém, jehož hlavní přínos
51
spočívá ve snadné komunikaci s občanem a poskytuje komfort pro každého uživatele, který
vyřídí většinu své práce v jedné aplikaci. V současné době je další výhodou i to, že každý může
využívat moderní technologii a komunikovat tak s úřady pohodlně z domova či kanceláře
a obíhají za nás pouze dokumenty. Zároveň zastřešuje všechny procesy, které na úřadě
probíhají. Jedná se o jediný nástroj, který zajišťuje:
přehlednou správu financí a majetku,
vedení správních agend,
vedení samosprávných agend,
efektivní řízení interních procesů (VERA, c2016)
VERA Radnice uživatelům poskytuje možnost pracovat jak s analogovými, tak s digitálními
dokumenty a dále jim umožňuje vybrané dokumenty opatřit elektronickým podpisem,
popřípadě dokumenty označit časovým razítkem.
Pro systém VERA Radnice se přiklonilo při své práci město Aš, město Beroun, město Bruntál,
město Otrokovice, město Slavkov u Brna, město Šlapanice, město Varnsdorf, město Vimperk
a město Železný Brod a několik dalších organizací.
"5P", s.r.o.
Jednou z dalších pražských společností, která se zabývá vývojem a implementací informačních
systémů je "5P". K této práci se vztahuje systém pro elektronickou spisovou službu a je
poskytován především organizacím státní správy. Pro evidenci písemností, jak přijatých do
organizace, tak i vzniklé v organizaci byl firmou vyvinut informační systém spisové služby
EPD. Spisová služba EPD zajišťuje "krevní oběh" úřadů a s ním svázané procesy. Kromě
základních procesů zajišťuje např. vypravení písemnosti, zpracování připomínkového řízení,
zpracování elektronických podání, kontrolu plnění úkolů, napojení na datové schránky,
důvěryhodné datové úložiště (5P, c2016). Soukromá korespondence, časopisy ani noviny
nejsou systémem evidovány a podobným písemnostem se nepřiděluje ani číslo jednací.
Informační software EPD je v současné době využíván ministerstvem financí a ministerstvem
školství, mládeže a tělovýchovy.
52
4.3 Analýza systémů pro vedení spisové služby mimo ČR
SLOVENSKO
Na Slovensku pro spisovou službu používají pojem správa registratúry. Základním právním
předpisem pro tuto oblast je zákon č. 395/2002 o archívoch a registratúrach a o doplnení
niektorých zákonov. Tento zákon upravuje nejen práva a povinnosti původce registratúry, ale
i registratúrny pořádek a plán a zabývá se i úpravou správy registratúry jinou osobou. Část této
praktické části je však zaměřena na firmy, které poskytují informační systémy pro vedení
registratúr ve veřejné správě.
DIMANO, a.s.
Hlavním cílem slovenské firmy DIMANO je spokojenost klienta a proto se snaží vyhovět
veškerým jeho požadavkům. Požadavky klientů jsou vyřízeny v co nejkratší době. Po přijetí
požadavku společnost klientovi doporučí takový systém, aby mu vyhovoval ve všech směrech,
a samozřejmostí je otestování systému před uvedením do provozu. Komplexní řešení pro správu
registratúry implementovala společnost software s názvem NUNTIO®. Tento informační
systém navede klienta na postup při přijímání a odesílání fyzických i elektronických záznamů,
pomůže při dodržování zákonných lhůt, archivaci a vyřazovacím procesu záznamů (DIMANO,
c2016). Využívání tohoto systému uživatelům zavede pořádek v dokumentech a zaměstnancům
poskytne možnost přístupu k elektronickým podobám dokumentů, přičemž originál je uložený
v registratúre zodpovědné osoby. Tento úkon je možné označit jako prevenci před ztrátou
originálu. Informační systém NUNTIO® byl vytvořen jako řešení pro správu informací,
dokumentů a interních procesů.
Systém NUNTIO® využívá Ministerstvo kultury Slovenské republiky.
Emelix, s.r.o.
V přístupu k zákazníkovi mají jasnou představu – chtějí jim nabídnout více, než jen informační
systém. Společnost Emelix poskytuje kompletní, dlouhodobé služby v oblasti zpracování
informací a bezpečnosti dat. Klient, který využije jejich informační systém, získá nejen
originální softwarové řešení, ale i poradenské služby a servis výpočetní techniky. Služby jsou
poskytovány od malých firem, přes velké až po různá ministerstva nebo úřady. Z několika
informačních systémů, které firma nabízí, je pro nás nejdůležitější systém EPOS. Epos klientům
poskytuje evidenci doporučené a odeslané pošty a správu registratúry dle požadavků
53
legislativních norem (Emelix, c2016). A co mohou klienti od tohoto programu očekávat? Už
nemusí běhat po chodbách od kanceláře ke kanceláři a předávat si dokumenty, ale stačí je poslat
přes aplikaci k tomu určenou. Dále obdrží přehledné tiskové i grafické výstupy a vynaloží méně
pracovního času na evidenci doporučené i odeslané pošty a interních dokumentů.
4.4 Praktické vlastnosti elektronické spisové služby
Tato kapitola popisuje praktické příklady použití spisové služby, které byly získány při mých
návštěvách v organizacích, které používají pro oběh dokumentů elektronickou spisovou službu.
Na referenčních návštěvách mne doprovázeli zaměstnanci VUT v Brně, kteří aktuálně vybírají
novou spisovou službu. Návštěvy proběhly na Jihomoravském kraji (GINIS - GORDIC),
Západočeské univerzitě v Plzni (e-Spis - ICZ), VZP (e-Spis - ICZ) a na Nejvyšším kontrolním
úřadě (AthenA - PilsCom). Bylo možné vidět přímo v praxi, jak se dané spisové služby
používají a co organizaci přináší. I když všechno nejsou orgány státní správy, tak se jedná
o plnohodnotné implementace spisových služeb, včetně integrací na interní agendové systémy.
Jedná se o konkrétní případy používané v organizacích, které z mého pohledu přispívají
k rychlejšímu vyřízení dokumentů a ulehčují práci uživatelům. To co se zdá jako ulehčení mě,
ale nutně nemusí vypadat jako ulehčení pro zaměstnance organizace, kteří jsou zajetí ve
stereotypu a pořád budou tvrdit, že vedení papírového podacího deníku a přidělování čísel
jednacích z tohoto deníku je snadnější a kratší než zapsání do elektronického systému spisové
služby.
4.4.1 Snadnější vyhledávání dokumentů napříč organizací
Pokud organizace nemá elektronickou spisovou službu, tak je hledání dokumentů v organizaci
problém. Každé oddělení nebo zaměstnanec si bez spisové služby musí vést vlastní evidenci,
což dělají buď v papírových knihách pošty, případně v excelových tabulkách. Pokud je však
zapotřebí vyhledat nějaký dokument napříč organizací, tak nezbude nic jiného, než oslovovat
oddělení a zaměstnance, aby se podívali do svých záznamů a pokusili se dokument najít. Podle
zkušeností organizací, které byly mnou navštíveny při referenčních návštěvách, tak se dříve
stávalo, že nenašli až 40 % dokumentů. Problém nastával i v případě, že zaměstnanec, který si
evidenci vedl například v excelových tabulkách, odešel z organizace, ale svou evidenci nikomu
nepředal.
Elektronická spisová služba tento problém značně eliminuje, protože jsou všechny dokumenty
založeny ve spisové službě a lze tak vyhledávat nad metadaty, které jsou u dokumentů uvedené.
54
Vyhledávaní se ve spisové službě řídí přístupovými právy, takže zaměstnanec může například
vyhledávat pouze na svém oddělení. Ale existují oddělení, které mívají přístup na dokumenty
celé organizace. Typicky jsou to podatelny a sekretariáty. Samozřejmě hodně záleží na kvalitě
zadaných metadat. Tady je potřeba mít řádně proškolené zaměstnance a mít správně definované
interní metodiky, které přesně definují procesy, jak s dokumenty pracovat. Nejlepší je mít
pracovníka, který pravidelně kontroluje, zda je všechno vyplněno v pořádku a případně
upozorňovat zaměstnance, že dělají něco špatně nebo v rozporu s metodikou. Eventuálně je
možné plánovat školení uživatelů spisové služby, pokud uživatelé nemají řádné znalosti, jak se
systémem pracovat. Firmy, jejichž systémy byly shlédnuty na referenčních návštěvách,
poskytují možnost školení koncových uživatelů a to jak v rámci nasazení systému do
organizace, tak v rámci následné podpory systému během jeho života.
Vyhledávat ve spisové službě je možné všechny dokumenty ve všech stavech. Takže
zaměstnanec může najít jak aktivní dokumenty, dokumenty ve spisovně, tak i dokumenty, které
už byly vyřazené a skartované. Pokud dojde ke skartaci dokumentu, tak ve spisové službě
zůstanou metadata dokumentu. Případný analogový dokument je skartován nebo předán do
archivu. Digitální dokument je smazán ze spisové služby, pokud je archiválií, tak je předán do
digitálního archivu.
4.4.2 Čárové kódy na příchozích dokumentech
Dokument, který je zaslaný pro určitou organizaci, přijde na jejich podatelnu. Pokud v adrese
není na prvním místě jméno osoby, tak má podatelna právo takový dokument otevřít. Podatelna
má buď natisknuté čárové kódy s jedinečným identifikátorem dopředu, nebo na podatelně mají
tiskárnu čárových kódů. Čárový kód nalepí na první stranu dokumentu a čtečkou načtou
jednoznačný identifikátor do spisové služby. Takto označený dokument je potom svázaný
s tímto čárovým kódem. Jestliže se dokument někde najde nebo se potom předává dál
v organizaci, tak se načte čtečkou nebo se do vyhledávacího pole napíše jednoznačný
identifikátor a je možné hnedka zjistit, u koho by se měl tento dokument nacházet, popřípadě,
jestli už je dokument vyřízený.
Když se štítek s čárovým kódem tiskne přímo na podatelně ze spisové služby, tak se na štítku
už nacházejí veškeré atributy, které se jinak vyskytují na podacím razítku. Tím pádem není
zapotřebí na dokument dávat podací razítko. Podatelna však musí disponovat speciální
tiskárnou na lepící štítky.
55
Je možné, že se příchozí dokument s čárovým kódem bude znovu odesílat ven z organizace
a později se opět vrátí. V těchto případech není potřeba dávat na dokument další čárový kód,
ale načte se už nalepený štítek a k dokumentu ve spisové službě se zaznamená jeho opětovné
přijetí. Nedochází tedy k situaci, že by dokument byl ve spisové službě duplikovaný. Typickým
dokumentem, který se takto vrací, je smlouva, která se postupně posílá na podepsání smluvním
stranám.
Pokud je dokument na podatelně opatřený čárovým kódem a organizace příchozí analogové
dokumentu skenuje, když je na to systém spisové připravený, tak stačí vložit odsponkované
listy dokumentu do zásobníků skeneru a spisová služba skládá listy dokumentu do jednoho PDF
dokumentu, dokud nenačte další list s čárovým kódem. Nad PDF dokumentem potom proběhne
konverze, takže výstup je textově prohledávatelné PDF a z dokumentu je vytěžený identifikátor
čárového kódu. Spisová služba potom pomocí vytěženého identifikátoru automaticky vloží
PDF dokument jako přílohu vytvořeného záznamu ve spisové službě. Na podatelně, která
skenuje dokumenty, tedy není potřeba, aby její pracovníci nahrávali naskenované dokumenty
k záznamům ve spisové službě.
4.4.3 Čárové kódy na vlastních dokumentech
Vlastní dokumenty jsou dokumenty, které vznikají v organizaci. Elektronická spisová služba
umožňuje dokumenty vytvářet přímo ze šablon spisové služby. Ve spisové službě se vyplní
metadata dokumentu a potom se vybere šablona, do které se automaticky vloží. Dalším krokem
je vygenerování čárového kódu, který se opět používá pro vyhledání dokumentu ve spisové
službě.
Šablony definuje administrátor systému podle potřeb organizace. Šablony se otevírají ve
Wordu, kde je uživatel spisové služby může dále upravovat. Ve spisové službě u dokumentu
může vytvářet další verze tohoto dokumentu ze šablony. Dokument ze šablony se převede do
archivního formátu PDF/A, který se může poslat elektronickou cestou ven z organizace. Je
potřeba vytvořit i archivní formát pro předávání do spisovny. Pokud se dokumenty tisknou
a putují po organizaci, tak je čárový kód vhodný pro přebírání dokumentů mezi uživateli a při
hledání záznamu k dokumentu ve spisové službě.
4.4.4 Čárové kódy na odchozích obálkách
Pokud se používá tisk obálek přímo ze spisové služby, tak se obálka tiskne podle šablony
definované administrátorem spisové služby. Na obálku se tiskne adresát, případně odesilatel,
56
jeho logo a také se tam může vytisknout čárový kód. Když uživatel vytiskne obálky s čárovým
kódem, ve spisové službě dokumenty vypraví a donese v obálkách na výpravnu. Výpravna
přibírá dokumenty pomocí čtečky čárových kódů a ve spisové službě se dokumenty uživateli
označují jako vypravené. Pracovník výpravny tedy nemusí ručně označovat dokumenty
a vypravovat je. Výpravna, která má frankovací stroj s čtečkou čárových kódů, tak jenom vloží
dokumenty do zásobníku frankovacího stroje a on všechny obálky ofrankuje a následným
načtením čárového kódu je automaticky vypraví. Pokud uživatelé organizace používají čárové
kódy na obálkách, tak pracovníkům výpravny ušetří spoustu práce. A samotným uživatelům
v podstatě žádná operace navíc nepřibude, protože obálky musí na dokumenty stejně tisknout.
Podstatná výhoda je to především při odesílání velkého množství dokumentů najednou.
4.4.5 Přebírání příchozích dokumentů uživatelem na podatelně
Příchozí dokumenty jsou na podatelně označené čárovými kódy, a když si zaměstnanec
organizace přijde na podatelnu pro poštu, tak se na podatelně přihlásí pod svým účtem do
spisové služby. K počítači je připojená čtečka čárových kódů a zaměstnanec postupně skenuje
kódy a spisová služba dokumenty přebírá na útvar přihlášeného zaměstnance. Tímto krokem se
zajistí potvrzení, že zaměstnanec daný dokument měl v rukou, pokud by ho později ztratil.
Často se v praxi stává, že zaměstnanec dokument někde zapomene nebo založí a pokud nastane
problém, tak je potřeba přebírání dokumentů hlídat. Pro tuto funkci musí být ve spisové službě
aktivované potvrzení předání. To znamená, že když jeden zaměstnanec předá dokument ze
svého útvaru na jiný útvar, tak na dalším útvaru musí přijímající zaměstnanec potvrdit převzetí.
Jedině tak se dá zaručit, že dokument byl prokazatelně převzat. Stane-li se, že na uživatele
někdo předal dokument a ve skutečnosti mu žádný nedorazil, tak by měl uživatel zjistit, co se
s dokumentem stalo. V situaci, kdy zaměstnanec obdrží určitý dokument, ale ví, že mu žádný
dokument přijít neměl, tak jeho převzetí odmítne.
4.4.6 Napojení datové schránky organizace na spisovou službu
V případě, že je elektronická spisová služba napojená na datovou schránku organizace, tak je
možné dokumenty z datových zpráv přijmout na podatelně spisové služby a odesílat datové
zprávy přímo ze systému přes výpravnu. Datové zprávy přijímá podatelna organizace
a přiděluje je na zpracování na jednotlivá oddělení, případně konkrétnímu zaměstnanci. Spisová
služba z příchozí datové zprávy získá metadata a podle nich založí příchozí digitální dokument
v systému. Přílohy datové zprávy vloží jako přílohy vytvořeného digitálního dokumentu.
57
Uživatel zpracovávající tento příchozí dokument na něm později vidí všechny dokumenty, které
byly u datové zprávy a může s nimi pracovat a dokument vyřídit. Jestliže vyřídí dokument,
který přišel přes datovou schránku, tak je nejlepší, aby i datovou schránkou opět odešel. Na
příchozím dokumentu tedy vytvoří odpověď, což je nový dokument, u něhož se ze šablony
vytvoří ideálně archivní PDF formát. Ten se opět odešle odesilateli přes datovou schránku.
Příchozí dokument se poté označí jako vyřízený a oba dokumenty systém vloží do spisu. Pokud
je dokument vyřízený a už se neočekávají v dané věci další dokumenty, tak se spis uzavře
a předá na spisovnu, kde mu od dalšího kalendářního roku začne běžet skartační lhůta.
4.4.7 Napojení oficiálního e-mailu organizace na spisovou službu
Organizace má většinou oficiální e-mailovou adresu, kterou obsluhuje podatelna organizace.
Když se tato e-mailová adresa napojí na podatelnu spisové služby, tak se příchozí e-maily přímo
přebírají do systému. Spisová služba z e-mailu načte metadata, ze kterých vytvoří příchozí
digitální dokument a přílohy e-mailu uloží k příchozímu dokumentu jako přílohy. Samotné tělo
e-mailu uloží jako přílohu a to ideálně ve formátu PDF, kde zůstane HTML formátování. To
znamená, že pokud je v těle e-mailu použito různé formátování textu a případně vloženy
obrázky přímo do textu, tak v PDF příloze to bude vypadat úplně stejně. Výhoda formátu PDF
je v tom, že při předávání do spisovny, jde bez problémů převést do výstupního archivního
formátu PDF/A.
Další důležitou částí příjmů e-mailových zpráv přímo do spisové služby, je ověřování
elektronických podpisů a časových razítek. U každého podepsaného e-mailu je provedeno
ověření elektronického podpisu. Pro správné fungování podpisu je nutné, aby protistrana
podepsala e-mail kvalifikovaným elektronickým podpisem od uznávané certifikační autority.
Certifikáty každé takové certifikační autority musí být nainstalovány na serverech, na kterých
běží spisová služba. V případě, že spisová služba vyhodnotí elektronický podpis jako neplatný,
je automaticky odeslán e-mail protistraně o chybném podpisu. Toto ověření provádí modul
podatelny automaticky. Ke každému ověření podpisu je vypracovaný protokol o ověření
podpisu a časového razítka. Tento protokol je přiložen k příchozímu digitálnímu dokumentu,
včetně data a času ověření, takže kdykoliv v budoucnu je možné prokázat, že byl elektronický
podpis a časové razítko řádně ověřeno.
Z oficiální e-mailové adresy napojené na spisovou službu je také možné odesílat vlastní
dokumenty přímo ze spisové služby. Takže pokud přijde dokument na oficiální e-mail
a zaměstnanec na něj zpracuje odpověď, tak ji může opět stejným kanálem poslat zpět. Jako
58
orgán veřejné moci však musí prvně ověřit, jestli subjekt, který poslal příchozí digitální
dokument, má datovou schránku. Prokáže-li se, že odesílatel ji má, tak musí odpověď odeslat
do jeho datové schránky. Neprovedl by to touto cestou, porušil by zákon.
4.4.8 Elektronické podpisy na dokumenty
Pokud je v organizaci vytvořen vlastní digitální dokument a jeho příloha např. ze šablony,
kterou spisová služba poskytuje, tak je potřeba, aby ho zaměstnanci, který dokument vytvořil,
podepsal nadřízený s podpisovým právem. Pokud je třeba zůstat u toho, že dokument bude
digitální a nebude se tisknout, tak spisová služba nabízí možnost předat dokument k podepsání.
Dokument tedy zaměstnanec předá nadřízenému ve spisové službě k podpisu. Nadřízený musí
mít kvalifikovaný elektronický podpis do uznávané certifikační autority. Nadřízený si
dokument otevře a převede ho pomocí spisové služby na archivní PDF/A, pokud to spisová
služba nedělá sama před podpisem. Potom už jej přes spisovou službu podepíše. Funguje to tak,
že vybere přílohu a stiskne tlačítko elektronicky podepsat a spisová služba načte elektronický
podpis, který je uložený v operačním systému podepisující osoby. Po podepsání se dokument
ve spisové službě automaticky vrátí zaměstnanci, který ho vytvořil a ten ho může odeslat.
V případě nespokojenosti s obsahem dokumentu může nadřízený vrátit dokument zpět
nepodepsaný a požadovat opravu.
4.4.9 Předávání dokumentů do spisovny
Zaměstnanci organizace mají dokumenty a spisy v tzv. příručních registraturách. V podstatě to
znamená, že je mají u sebe na svém pracovišti. Pokud již dokumenty a spisy nepotřebují
a nebude k nim vedeno žádné další řízení, tak by je zaměstnanci měli předat do spisovny
organizace. Mají-li spisoven více, předá se dokument do té, pod kterou patří. Cílem je to, aby
se dokumenty nehromadily v kancelářích. Problém nastává, když zaměstnanec odchází ze své
pozice a má předávat svou agendu svému nástupci. V tom případě je potřeba předávat velké
množství dokumentů a spisů.
Jestliže k danému spisu nebo dokumentu nebude vedeno další řízení, tak musí zaměstnanec
všechny dokumenty, které chce předat na spisovnu označit jako vyřízené. V případě, že jsou ve
spisu, tak uzavřít spis a přiřadit mu spisový a skartační znak. Spisový a skartační znak označuje,
po jaké době dojde ke skartačnímu řízení a zda bude dokument vybraný jako archiválie nebo
bude skartován. Po tomto kroku zaměstnanec vloží ve spisové službě všechny dokumenty
a spisy do ukládací jednotky a fyzické dokumenty uloží do archivační krabice. Digitální
dokumenty budou předání virtuálně přímo ve spisové službě, ale před předáním je systém
59
automaticky převede do výstupního formátu. Ve spisové službě předá ukládací jednotku na
spisovnu a zajistí předání fyzické archivační krabice do spisovny odpovědnému pracovníkovi.
Pracovník spisovny si ve spisové službě převezme ukládací jednotku a zkontroluje si fyzicky,
jestli se v archivační krabici nachází všechny dokumenty, které jsou uvedeny v ukládací
jednotce ve spisové službě. V této oblasti se dají výborně využít čárové kódy, které jsou na
dokumentech nalepené nebo vytištěné. Pracovník spisovny postupně naskenuje čárové kódy,
a pokud obsah archivační krabice souhlasí s ukládací jednotkou ve spisové službě, tak ji
převezme v systému od zaměstnance do spisovny. Může se stát, že obsah krabice nesouhlasí
a předá ji zpět na doplnění.
Předáním do spisovny neztrácí zaměstnanec dokumenty na dobro. Pořád je schopný je ve
spisové službě vyhledat. Potřebuje je ovšem pro svou práci, musí si ve spisové službě zažádat
o výpůjčku ze spisovny. Výpůjčku schvaluje pracovník spisovny a je vždy na konkrétní dobu,
po které musí zaměstnanec vypůjčené dokumenty a spisy vrátit anebo požádat o prodloužení
výpůjčky.
Po převzetí ukládací jednotky ji pracovník spisovny uloží do spisovny a tam zůstanou, dokud
se nedostanou do skartačního řízení.
4.4.10 Jednodušší vyřazování dokumentů
Pokud jsou dokumenty a spisy ve spisovně, tak jim od prvního dne následujícího roku začíná
běžet skartační lhůta. Po skončení skartační lhůty by mělo začít skartační řízení. Spisová služba
usnadňuje práci tím, že po novém roce automaticky vygeneruje seznam dokumentů a spisů,
kterým uplynuly skartační lhůty. Pracovník spisovny si ze spisové služby vygeneruje skartační
návrh, který pošle příslušnému archivu, který posoudí, co se může skartovat a co má být
předáno archivu pro trvalou archivaci. Pro digitální dokumenty systém vygeneruje SIP balíček,
který je opět doručen příslušnému archivu a probíhá zde stejný proces jako u analogových
dokumentů.
Jakmile archív vyhodnotí návrhy, obdrží spisovna vyrozumění, co mohou skartovat a co mají
doručit archivu pro trvalou archivaci. Systém tedy v tomto kroku značně zjednodušuje práci
pracovníkům spisovny.
60
4.4.11 Napojení na centrální registry
Je-li organizace orgánem veřejné moci, tak má bezplatný přístup k centrálním registrům. Tyto
registry se napojí přes rozhraní spisové služby a používají se hlavně jako číselníky adres
subjektů. Když je spisová služba napojena na centrální registry, tak si adresy a kontaktní údaje
na adresáty zjišťuje z registrů. Hlavní přínos registrů je, že adresy nemusí nikdo v organizaci
ručně zadávat a adresy jsou ověřené. Pokud tedy zaměstnanec organizace chce odeslat
dokument jiné firmě, zadá její identifikační číslo a základní registry mu vrátí do spisové služby
adresu firmy i adresy jejich poboček a další kontaktní údaje. Hlavní údaj, který je z registrů
potřeba, je ID datové schránky adresáta, protože organizace jako orgán veřejné moci má
povinnost komunikovat s protistranou přes datovou schránku, pokud ji má zřízenou. Může se
stát, že číselník subjektů není napojený ve spisové službě na ověřený registr. Je tedy potřeba,
aby uživatelé zadali subjekty a jejich kontaktní údaje ručně. V takovém případě, ale dochází
k vytváření špatných kontaktů a adres subjektů a duplicitním subjektům např. padesáti
záznamům ke stejnému subjektu. Udržet tak pořádek v ručně zakládaných adresách není lehká
práce a je potřeba pracovníka v organizaci, který tuto údržbu bude pravidelně provádět. Jestliže
je tedy organizace orgánem veřejné moci, tak je nutné, aby od dodavatele spisové služby
požadovali napojení centrálních registrů do spisové služby. Ušetří si tak spoustu práce
a problémů.
4.4.12 Integrace agendových systémů
Organizace kromě spisové služby používají řadu dalších specializovaných agendových
systémů. Jedná se o účetní systémy, evidence smluv, specializované systémy, katastrální
systémy atd. Pokud již uživatel používá jeden systém, není úplně nutné ho pro každodenní
operace nutit chodit ještě do spisové služby. Spisové služby poskytují rozhraní, které by mělo
být implementované podle Best Practices vydaného ministerstvem vnitra, popsaného
v teoretické části. Pokud spisová služba takovéto rozhraní má, potom stojí za úvahu napojení
agendového systému, aby se usnadnila uživatelům práce. U integrace je nutné zvážit finanční
nároky na provedení i v tom ohledu, že by propojení musela zařídit externí firma.
V případě, že je integrace provedena správně, tak uživatel nemusí opouštět agendový systém
a dokumenty se mezi systémy přenáší a uživatel, tak může pracovat efektivněji v jednom
systému. Z realizované integrace, kterou mi bylo dovoleno vidět, bylo napojení ekonomického
systému na spisovou službu. Nastala situace, kdy fakturantka vytvořila fakturu na konkrétní
subjekt a měla tento dokument odeslat poštou na fakturační adresu. Po vytvoření faktury stiskla
61
v ekonomickém systému tlačítko na vypravení dokumentu, systém ji nabídl obrazovku na výběr
adresy subjektu a kanál a typ vypravení. Fakturantka vyplnila potřebné údaje a stiskla tlačítko
k vypravení. Na pozadí došlo k založení vlastního dokumentu ve spisové službě a nahrání
faktury ve formě PDF do přílohy dokumentu. Poté došlo k vytvoření vypravení na tomto
dokumentu. Zaměstnankyně dané společnost tedy pro odeslání faktury vůbec nemusela chodit
do systému spisové služby. Pokud by se však fakturantka podívala do spisové služby, uviděla
by v ní všechny dokumenty a provedené operace. Dokud dokument nevypraví výpravna, tak
může z ekonomického systému dané vypravení zrušit a vytvořit nové.
Integrace je také důležitá pokud organizace odesílá velké množství dokumentů najednou. Jedná
se například o oslovení všech obyvatel daného města, kteří nemají uhrazený nějaký poplatek.
Takových dokumentů mohou být stovky a zadávat je ručně je práce na několik hodin. Výhodou
je, pokud integrace ve společnosti je již udělaná a agendový systém vygeneruje dokumenty.
Dokumenty jsou vytvořeny přes rozhraní hromadně do spisové služby a vypraveny. Taková
integrace je velká úspora času a práce zaměstnanců organizace, kteří se tak mohou věnovat jiné
práci, než ručnímu zakládání záznamů do spisové služby.
4.5 Webová aplikace www.spisovka.org
Součástí bakalářské práce bylo zjistit jaké spisové služby a od jakých firem se používají ve
státní správě. Když byly data získány od stovek organizací ve státní správě, přišel čas se
zamyslet, jak data využít a zpřístupnit je veřejnosti, která se o danou problematiku zajímá. Tato
myšlenka vznikla při rozesílání datové zprávy organizacím, aby uvedly, jaký software pro
vedení spisové služby používají a která firma jim ho dodává. Prvním impulsem byla paní, která
zpracovávala moji žádost z datové schránky na Krajském úřadě v Liberci. Chtěla vědět, na co
tuto informaci potřebuji. Nastalo několika minutové vysvětlení, že informace potřebuji pro
statistiku k bakalářské práci. Paní byla velice milá a prosila mě, jestli bych jí potom tuto
statistiku také poskytla, z toho důvodu, že ona sama má na úřadě na starost spisovou službu
a zajímalo by jí, co používají ostatní organizace státní správy.
Jako rozhodnutí padlo, že statistika bude publikována jako webová stránka, aby se na ni mohl
podívat kdokoliv, koho daná problematika zajímá, případně řeší výběr softwaru pro spisovou
službu. Bylo vytvořeno zadání, jak by tato webová aplikace měla fungovat a co a jak by se na
webu mělo zobrazovat. Na tomto projektu spolupracuji s programátorem, který se mi stará
o technické zajištění webové stránky a o programování webu podle mého zadání. Samozřejmě
62
pracuje s daty, které byly shromážděny pomocí žádostí v datové schránce. Programátor pro
tento projekt registroval doménu spisovka.org a zajistil mi server, na kterém webová stránka
poběží. Technologii, kterou bude používat webová aplikace, je na uvážení programátora,
jelikož v tomto ohledu nemám dostatek znalostí. Základem bude databáze, která bude
obsahovat mnou získaná data o spisových službách a aplikace bude tyto data načítat
a zobrazovat je pomocí webového prohlížeče uživatelům. Aplikace nebude vyžadovat žádné
přihlašovací údaje nebo registraci a bude volně přístupná.
Na webové stránce by měl být základní souhrn kolik organizací, používající spisovou službu,
je do statistiky zahrnuto. Dále zde bude uvedeno, kolik firem dodávající systémy spisové služby
je ve statistice a jejich konkrétní systémy pro spisovou službu. Organizace používající spisovou
službu budou rozdělené do kategorií, které byly určeny při vytváření seznamů před odesláním
datových zpráv. K základnímu rozdělení organizací do kategorií byl využit portál veřejné
správy, sekce Seznam datových schránek. Některé kategorie jsem ještě rozdělila podrobněji.
4.6 Budoucí vývoj spisové služby
Nyní se tato kapitola zaměří na budoucí vývoj v oblasti spisových služeb. Přes zaměstnance
VUT, kteří teď nasazují novou spisovou službu od firmy ICZ, bylo vyptáno od tohoto
dodavatele, na čem aktuálně pracují a co dělají nového v oblasti spisové služby. Aktuálně se
primárně zaměřují na nařízení evropské unie č. 910/2014 o elektronické identifikaci a službách
vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a zrušení směrnice
1999/93/ES. Jedná se o sjednocení elektronické identity a elektronických podpisů v celé
evropské unii. Po aplikaci tohoto nařízení by mělo být možné přes elektronickou identitu
jednoho členského státu přistupovat do systémů jiného členského státu. Důležitou změnou je,
že elektronické podpisy už nebudou být moci uloženy přímo v úložišti počítače, ale musí být
více zabezpečeny, takže musí být na USB tokenu nebo na čipové kartě. Elektronické podpisy
nesmí být nahrané přímo ve spisové službě. Toto nařízení také striktně stanovuje, že
elektronický dokument nesmí mít při správním řízení nižší váhu než analogový dokument
a tímto je staví na stejnou úroveň. Česká republika tedy musí upravit svoje zákony o spisové
službě a elektronických podpisech, aby v sobě reflektovali evropské nařízení. Nařízení začne
platit od 1. 7. 2016, takže firmy dodávající spisové služby, na něm aktuálně intenzivně pracují,
aby je po tomto datu jejich zákazníci byly schopni dodržovat.
63
ICZ má také v dlouhodobém plánu změnu uživatelského rozhraní. Cílem změny tohoto rozhraní
je, aby uživateli co nejvíce zpříjemnili používání systému. Aktuálně provádějí u vybraných
zákazníků sledování chování uživatelů. A následně s pomocí firmy, která se zabývá návrhem
uživatelských rozhraní, navrhuje takové rozhraní, aby uživatele při práci co nejvíce vedlo
procesem a práci se systémem co nejvíce usnadňovalo.
64
5 Závěr
Hlavním cílem této bakalářská práce bylo poskytnout přehled o tom, jak funguje spisová služba
obecně a dále analýza systémů, které jsou využívány státní správou České republiky, což
zahrnovalo analýzu firem, které informační systémy pro vedení spisové služby nabízejí.
Práce byla rozdělena do dvou kapitol, které byly dále uspořádány do několika podkapitol. Práce
tedy obsahuje obecné a teoretické informace o spisové službě a o tématech, které s ní úzce
souvisí. Teoretické informace byly získány literární rešerší. V teoretické části byly tedy
vysvětleny základní pojmy vztahující se k vedení spisové služby, jako například, co je to
archiválie, autenticita, jednoznačný identifikátor, spisovna nebo kdo je to původce. Dále tato
část obsahuje několik podkapitol o pojmu dokument, který je nezbytný pro vedení spisové
služby. Dokument byl popsán, nejen jako písemná, ale i obrazová nebo zvuková informace,
která je vytvořena původcem a může mít analogovou nebo digitální podobu. Jako příkladem
analogového dokumentu byly uvedeny různé žádosti, stížnosti, faktury nebo objednávky. Práce
se zabývala i oblastí e-governmentu, protože i u nás v České republice se přistupuje
k elektronizaci veřejné správy. S touto oblastí podstatně souvisí základní registry veřejné
správy, které byly označeny jako základní pilíře e-governmentu a u nás v republice fungují od
roku 2012. Prostřednictvím základních registrů došlo ke zjednodušení některých agend. Hlavní
myšlenkou při zavadění registrů bylo, že úřady mají obíhat dokumenty, nikoliv lidé. V práci
bylo upozorněno i na to, že nikdo by si neměl plést datovou schránku s e-mailem. Protože
datová schránka nám zaručuje dostupnost informací mezi registrovanými uživateli a třetí
stranou a na rozdíl od dokumentů v e-mailech, ty které jsou poslány datovou schránkou, je
možné převést z papírové podoby do digitální nebo i naopak.
Stěžejní část práce, tedy část praktická, byla zaměřena na analýzu systémů pro vedení spisové
služby, které využívají různé orgány státní správy. Aby bylo možné začít s analýzou
a dotazováním konkrétních subjektů, nejprve bylo nutné zajít na Českou poštu se systémem
Czech POINT a zřídit si dobrovolně na své jméno datovou schránku pro fyzické osoby.
V dalším kroku byla sepsána žádost o poskytnutí informace dle zákona č. 106/1999 Sb.,
o svobodném přístupu k informacím. Žádost obsahovala dotaz na to, jaký software daná
organizace používá a jaká firma jim ho dodává. Ze zákona o svobodném přístupu k informacím
bylo nutné uvést i následující údaje: jméno, příjmení, datum narození a adresa místa trvalého
pobytu. Dále dle vlastního uvážení byly do žádosti uvedeny kontakty ve formě e-mailu, telefonu
a ID datové schránky. Tato žádost byla odeslána příslušným orgánům státní správy přes datovou
65
schránku. Odpovědi byly přijaty jak přes datovou schránku, což je správná cesta, tak bohužel
i e-mailem a telefonicky. Získané odpovědi byly zpracovány do tabulek a vytvořen seznam
s potřebnými náležitostmi. Vznikly tak seznamy s využívanými systémy pro vedení spisové
služby, které využívají ministerstva, krajské úřady, ústřední orgány státní správy nebo i obce
s rozšířenou působností, rozděleny na kraje. Díky těmto seznamům bylo možné zanalyzovat
systémy pro vedení spisové služby od různých firem v České republice. Bylo zjištěno, že
nejpoužívanějším softwarem je GINIS, který dodává společnost GORDIC, spol. s r.o., druhý
nejčastěji využívaný systém je IS Radnice od firmy VERA, spol. s r.o. a třetí často využívaný
systém pro vedení spisové služby je od společnosti GEOVAP, spol. s r.o. s názvem Spisová
služba. A aby byly všechny tyto získané informace užitečné i pro ostatní, kteří například chtějí
změnit dodavatele spisové služby, ale neví, kterou zvolit, byl vytvořen návrh na webové stránky
s názvem www.spisovka.org. Návrh zpracoval a stránku uvedl do provozu zkušený
programátor, který se řídil mými pokyny.
66
6 Seznam použité literatury
BITTNER, Ivan, 1998. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě
a v podnikatelské sféře. 1. vyd. Praha: Linde, 211 s. ISBN 80-7201-142-1.
Co je eGovernment. Ministerstvo vnitra České republiky, c2015 [online]. Praha: Ministerstvo
vnitra České republiky, [cit. 2015-11-25]. Dostupné z: http://www.mvcr.cz/clanek/co-je-
egovernment.aspx
CUBR, Ladislav, 2010. Dlouhodobá ochrana digitálních dokumentů. 1. vyd. Praha: Národní
knihovna České republiky, 154 s. ISBN 978-80-7050-588-5.
Dokumentace FormApps Designer. software602, c2010 [online]. Praha: Software602, [cit.
2015-12-02]. Dostupné z: http://www.602.cz/produkty/form_designer/dokumentace
Historie firmy. CNS, c2015–2016 [online]. Mělník: CNS, [cit. 2016-03-25]. Dostupné z:
http://www.cns.cz/historie-firmy
KUNT, Miroslav a Tomáš LECHNER, 2015. Spisová služba. 1. vyd. Praha: Leges, 400 s. ISBN
978-80-7502-083-3.
KUNTOVÁ, Olga a Miroslav KUNT, 2002. Správa dokumentů v praxi spisové služby
a účetnictví. 1. vyd. Ostrava: Montanex, 171 s. ISBN 80-7225-078-7.
LECHNER, Tomáš, 2013. Elektronické dokumenty v právní praxi. 1. vyd. Praha: Leges, 256
s. ISBN 978-80-87576-41-0.
LIDINSKÝ, Vít et al., 2008. EGovernment bezpečně. 1. vyd. Praha: Grada, 145 s. ISBN 978-
80-247-2462-1.
MATES, Pavel a Vladimír SMEJKAL, 2012. E-government v České republice: právní
a technologické aspekty. 2. přeprac. a rozš. vyd. Praha: Leges, 464 s. ISBN 978-80-87576-36-
6.
O nás. PilsCom, c1998–2016 [online]. Plzeň: PilsCom, [cit. 2016-03-20]. Dostupné z:
http://www.pilscom.cz/o-nas/pilscom
O nás. S&T CZ, c2016 [online]. Praha: S&T CZ, [cit. 2016-04-06]. Dostupné z:
http://www.sntcz.cz/About/aboutus/83997.cz.php
67
Produkty. GORDIC, c2016 [online]. Jihlava: GORDIC, [cit. 2016-04-05]. Dostupné z:
https://www.gordic.cz/produkty/
Profil firmy. SoftHouse, c2016 [online]. Plzeň: SoufHouse, [cit. 2016-04-06]. Dostupné z:
http://www.softhouse.cz/default.aspx?Obsah=ospolecnosti
Registr obyvatel. Správa základních registrů, c2010–2015 [online]. Praha: Správa základních
registrů, [cit. 2015-12-03]. Dostupné z: http://www.szrcr.cz/registr-obyvatel
Registr osob. Český statistický úřad, c2012 [online]. Praha: Český statistický úřad, [cit. 2015-
12-05]. Dostupné z: https://www.czso.cz/csu/czso/registr_osob
Registratúra EPOS. Emelix, c2016 [online]. Modra: Emelix, [cit. 2016-04-06]. Dostupné z:
http://www.emelix.sk/produkty.a.sluzby/registratura.epos
Seznam datových schránek. Portál veřejné správy, c2016 [online]. Praha: Portál veřejné správy,
[cit. 2015-12-17]. Dostupné z: https://seznam.gov.cz/ovm/welcome.do?ref=obcan
Software. 5P, c2016 [online]. Praha: "5P", [cit. 2016-03-20]. Dostupné z:
http://www.5p.cz/software.php
Spisová služba. GEOVAP, c2011-2016 [online]. Pardubice: GEOVAP, [cit. 2016-04-05].
Dostupné z: http://dms.geovap.cz/
Spisová služba. ICZ, c2016 [online]. Praha: ICZ, [cit. 2016-04-06]. Dostupné z:
https://www.i.cz/co-delame/verejna-sprava/reseni-pro-spravu-rizeni-a-ukladani-
dokumentu/spisova-sluzba-2/
Správa registratúry. DIMANO, c2016 [online]. Bratislava: DIMANO, [cit. 2016-04-06].
Dostupné z: http://www.dimano.sk/index.php/sprava-registratury
Typy dokumentů. ISDOC 6.0.1 Národní standard pro elektronickou fakturaci, c2014 [online].
[cit. 2015-12-02]. Dostupné z: http://www.isdoc.cz/6.0/doc/isdoc.html#typy-dokumentu
URBANOVÁ, Eva, 2012. Praktické dopady novely archivního zákona účinné od 1. 7. 2012
a jeho nové prováděcí vyhlášky do škol. In: wkonline.cz [online]. 1. 11. 2012 [cit. 2015-10-16].
Dostupné z: http://www.wkonline.cz/ao/cs/dokument/nahled-
dokumentu/?doc=d39594v49616p1&query=d%C5%AFsledk%C5%AFm|dopad+%24index%
3D135&product=8&index=1318&node=40000&page=1&docno=4
68
VERA Radnice. VERA, c2016 [online]. Praha: VERA, [cit. 2016-04-06]. Dostupné z:
https://www.vera.cz/produkty/vera-radnice
Věstník Ministerstva vnitra částka 101/2010 - národní standard pro elektronické systémy
spisové služby (NSESSS)
Vyhláška Ministerstva vnitra č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované
konverze dokumentů. In: Sbírka zákonů. 1. 6. 2009. ISSN 1211-1244.
Vyhláška Ministerstva vnitra č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování
informačního systému datových schránek. In: Sbírka zákonů. 23. 6. 2009. ISSN 1211-1244.
Vyhláška Ministerstva vnitra č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. In:
Sbírka zákonů. 20. 7. 2012. ISSN 1211-1244.
WEST, M. Darrell, 2007. Digital government technology and public sector performance.
Princeton, N.J: Princeton University Press, 256 s. ISBN 9781400835768.
XML Tutorial. w3schools, c1999–2016 [online]. [cit. 2015-12-02]. Dostupné
z: http://www.w3schools.com/xml/
Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu. In: Sbírka zákonů. 29. 6. 2000. ISSN 1211-
1244.
Zákon č. 500/2004 Sb., správní řád. In: Sbírka zákonů. 24. 6. 2004. ISSN 1211-1244.
Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů. In: Sbírka
zákonů. 30. 6. 2004. ISSN 1211-1244.
Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. In:
Sbírka zákonů. 17. 7. 2008. ISSN 1211-1244.
Zákon č. 111/2009 Sb., o základních registrech. In: Sbírka zákonů. 26. 3. 2009. ISSN 1211-
1244.
69
7 Seznam obrázků a grafů
Obr. 1 Příklad XML dokumentu .............................................................................................. 23
Obr. 2 XSD schéma XML dokumentu z obrázku 1 ................................................................ 24
Obr. 3 Obíhat budou dokumenty, ne lidé ................................................................................ 28
Obr. 4 Seznam organizací – ministerstev a jejich ID datových schránek ............................... 37
Obr. 5 Seznam ministerstev doplněný o získané informace .................................................... 39
Graf 1 Přehled systémů pro spisovou službu využívaných na ministerstvech ........................ 41
Graf 2 Přehled softwarů, které využívají ústřední orgány státní správy.................................. 42
Graf 3 Přehled systémů pro vedení spisové služby na krajských úřadech .............................. 43
Graf 4 Přehled systémů pro spisovou službu využívaných v obcích s rozšířenou působností
v Jihomoravském kraji ............................................................................................................. 44
Graf 5 Přehled systémů pro spisovou službu využívaných statutárními městy ČR ................ 45
Graf 6 Souhrnný přehled informačních systému pro vedení spisové služby v ČR ................. 46
70
8 Seznam příloh
Příloha I Žádost o poskytnutí informace, která byla zaslána datovou schránkou
Příloha II Seznam ministerstev s informacemi o spisové službě
Příloha III Seznam některých ústředních orgánů státní správy s informacemi o spisové službě
Příloha IV Seznam krajských úřadů s informacemi o spisové službě
Příloha V Seznam obcí s rozšířenou působností Jihomoravského kraje a informacemi o spisové
službě
Příloha VI Seznam statutárních měst, které odpověděly na dotaz o spisové službě
Příloha I Žádost o poskytnutí informace, která byla zaslána datovou schránkou
Zdroj: vlastní zpracování
Příloha II Seznam ministerstev s informacemi o spisové službě
Název ministerstva Datová
schránka
Odeslání DZ Spisová služba Firma
Ministerstvo pro místní
rozvoj
26iaava 19. 12. 2015 ARSYS S&T CZ, s.r.o.
Ministerstvo životního
prostředí
9gsaax4 19. 12. 2015 Báze IBM Lotus Notes SYSNET, s.r.o.
Ministerstvo práce a
sociálních věcí
sc9aavg 19. 12. 2015 ARSYS/ARSYS.X S&T CZ, s.r.o.
Ministerstvo vnitra 6bnaawp 19. 12. 2015 GINIS GORDIC, spol.
s r.o.
Ministerstvo zahraničních
věcí - ustředí
e4xaaxh 19. 12. 2015 IBM Lotus Notes +
zakázková aplikace
VUMS Legend,
spol. s r.o.
Ministerstvo zahraničních
věcí - zastupitelské úřady
IBM Lotus Notes +
zakázková aplikace
Saguaro, s.r.o.
Ministerstvo obrany hjyaavk 19. 12. 2015 GINIS GORDIC, spol.
s r.o.
Ministerstvo průmyslu a
obchodu
bxtaaw4 19. 12. 2015 GINIS GORDIC, spol.
s r.o.
Ministerstvo zdravotnictví pv8aaxd 20. 12. 2015 GINIS GORDIC, spol.
s r.o.
Ministerstvo spravedlnosti kq4aawz 19. 12. 2015 ACTA GRADUAL
SYSTEMS,
s.r.o.
Ministerstvo financí xzeaauv 19. 12. 2015 Spisová služba EPD "5P", s.r.o
Ministerstvo školství,
mládeže a tělovýchovy
vidaawt 19. 12. 2015 Spisová služba EPD "5P", s.r.o
Ministerstvo dopravy n75aau3 19. 12. 2015 ACTA AutoCont CZ,
a.s.
Ministerstvo zemědělství yphaax8 19. 12. 2015 Vyvinutý SW DMS T-SOFT, a.s.
Ministerstvo kultury 8spaaur 19. 12. 2015 GINIS GORDIC, spol.
s r.o.
Zdroj: vlastní zpracování na základě získaných informací od ministerstev
Příloha III Seznam některých ústředních orgánů státní správy s informacemi o spisové službě
Název Datová
schránka
Odeslání
DZ
Spisová služba Firma
Úřad vlády České republiky trfaa33 22. 12. 2015 Podací deník ePED VUMS
LEGEND, spol.
s r.o.
Český telekomunikační úřad a9qaats 22. 12. 2015 GINIS GORDIC, spol.
s r.o.
Úřad průmyslového
vlastnictví
ix6aa38 22. 12. 2015 Systém průmyslových
práv SyPP
O2 IT Services,
s.r.o.
Český statistický úřad 2gfaasy 22. 12. 2015 abcSuite Aplis.cz, a.s.
Český úřad zeměměřičský a
katastrální
uuaaatg 22. 12. 2015 abcSuite Aplis.cz, a.s.
Český báňský úřad rn6aas6 22. 12. 2015 e-Spis ICZ, a.s.
Úřad pro ochranu
hospodářské soutěže
fs2aa2t 22. 12. 2015 GINIS GORDIC, spol.
s r.o.
Správa státních hmotných
rezerv
4iqaa3x 22. 12. 2015 e-Spis ICZ, a.s.
Státní úřad pro jadernou
bezpečnost
me7aazb 22. 12. 2015 SSL zhotovený pro
potřeby SÚJB
BIOS - Služby
výpočetní
techniky, s.r.o.
Úřad pro
mezinárodněprávní ochranu
dětí
6zraazz 22. 12. 2015 GINIS GORDIC, spol.
s r.o.
Agentura ochrany přírody a
krajiny České republiky
dkkdkdj 22. 12. 2015 Spisová služba SPI 8NS VUMS
LEGEND spol.
s r.o.
Česká inspekce životního
prostředí
zr5efbb 22. 12. 2015 Nemá spisovou službu
Česká národní banka 8tgaiej 22. 12. 2015 e-Spis ICZ, a.s.
Česká republika - Kancelář
Poslanecké sněmovny
bykaigw 22. 12. 2015 EED - Elektronická
evidence dokumentů
M-COM s.r.o.
Česká správa sociálního
zabezpečení
49kaiq3 22. 12. 2015 e-Spis ICZ, a.s.
Česká školní inspekce g7zais9 22. 12. 2015 GINIS GORDIC, spol.
s r.o.
Drážní úřad 5mjaatd 22. 12. 2015 GINIS GORDIC, spol.
s r.o.
Justiční akademie gg5aa56 22. 12. 2015 ACTA Gradual
Systems, s.r.o.
Kancelář finančního arbitra qr9ab9x 22. 12. 2015 Nemá spisovou službu
Kancelář veřejného
ochránce práv
jz5adky 22. 12. 2015 GINIS GORDIC, spol.
s r.o.
Nejvyšší kontrolní úřad s3caayq 22. 12. 2015 AthenA PilsCom, s.r.o.
Česká republika - Kancelář
Senátu
44iaeqj 22. 12. 2015 nesouhlasí s uveřejněním
Zdroj: vlastní zpracování na základě získaných informací od ústředních orgánů státní správy
Příloha IV Seznam krajských úřadů s informacemi o spisové službě
Název krajského úřadu Datová
schránka
Odeslání DZ Spisová
služba
Firma
Krajský úřad Jihočeského kraje kdib3rr 4. 1. 2016 GINIS GORDIC,
spol. s r.o.
Krajský úřad Jihomoravského kraje x2pbqzq 4. 1. 2016 GINIS GORDIC,
spol. s r.o.
Krajský úřad Karlovarského kraje siqbxt2 4. 1. 2016 AthenA PilsCom,
s.r.o.
Krajský úřad Kraje Vysočina ksab3eu 4. 1. 2016 GINIS GORDIC,
spol. s r.o.
Krajský úřad Královéhradeckého
kraje
gcgbp3q 4. 1. 2016 EZOP SoftHouse,
s.r.o.
Krajský úřad Libereckého kraje c5kbvkw 4. 1. 2016 GINIS GORDIC,
spol. s r.o.
Krajský úřad Moravskoslezského
kraje
8x6bxsd 4. 1. 2016 GINIS GORDIC,
spol. s r.o.
Krajský úřad Olomouckého kraje qiabfmf 4. 1. 2016 GINIS GORDIC,
spol. s.r.o.
Krajský úřad Pardubického kraje z28bwu9 4. 1. 2016 GINIS GORDIC,
spol. s.r.o.
Krajský úřad Plzeňského kraje zzjbr3p 4. 1. 2016 AthenA PislCom,
s.r.o.
Krajský úřad Středočeského kraje keebyyf 4. 1. 2016 e-Spis ICZ, a.s.
Krajský úřad Ústeckého kraje t9zbsva 4. 1. 2016 EZOP SoftHouse,
s.r.o.
Krajský úřad Zlínského kraje scsbwku 4. 1. 2016 GINIS GORDIC,
spol. s r.o.
Hlavní město Praha 48ia97h 4. 1. 2016 GINIS GORDIC,
spol. s r.o.
Zdroj: vlastní zpracování na základě získaných informací od krajských úřadů
Příloha V Seznam obcí s rozšířenou působností Jihomoravského kraje a informacemi
o spisové službě
Název obce Datová schránka Odeslání DZ Spisová služba Firma
Město Blansko ecmb355 9. 1. 2016 GINIS GORDIC, spol.
s r.o.
Město Boskovice qmkbq7h 9. 1. 2016 GINIS GORDIC, spol.
s r.o.
Město Břeclav fesbhyp 9. 1. 2016 GINIS GORDIC, spol.
s r.o.
Město Bučovice td3be8p 9. 1. 2016 IS Radnice
VERA
VERA, spol.
s r.o.
Město Hustopeče z34bt3y 9. 1. 2016 GINIS GORDIC, spol.
s r.o.
Město Ivančice sh2bdw6 9. 1. 2016 GINIS GORDIC, spol.
s r.o.
Město Moravský Krumlov sb4bcpy 9. 1. 2016 GINIS GORDIC, spol.
s r.o.
Město Pohořelice 5vjbzr8 9. 1. 2016 IS Radnice
VERA
VERA, spol.
s r.o.
Město Rosice 6abbzec 9. 1. 2016 GINIS GORDIC, spol.
s r.o.
Město Slavkov u Brna zrvbwe4 9. 1. 2016 IS Radnice
VERA
VERA, spol.
s r.o.
Město Šlapanice 2xfbbgj 9. 1. 2016 IS Radnice
VERA
VERA, spol.
s r.o.
Město Tišnov qzjbhat 9. 1. 2016 GINIS GORDIC, spol.
s r.o.
Město Veselí nad
Moravou
ismbss3 9. 1. 2016 GINIS GORDIC, spol.
s r.o.
Město Vyškov wc6bqdy 9. 1. 2016 GINIS GORDIC, spol.
s r.o.
Město Znojmo ns4a987 16. 12. 2015 GINIS GORDIC, spol.
s r.o.
Město Židlochovice hxdby2c 9. 1. 2016 EZOP Softhouse s.r.o
Statutární město Brno a7kbrrn 9. 1. 2016 e-Spis ICZ, a.s.
Zdroj: vlastní zpracování na základě získaných informací z analýzy spisových služeb a jejich
dodavatelů obcím s rozšířenou působností Jihomoravského kraje
Příloha VI Seznam statutárních měst, které odpověděly na dotaz o spisové službě
Název statutárního města Datová schránka Odeslání
DZ
Spisová služba Firmy
Statutární město Brno a7kbrrn 12. 1. 2016 e-Spis ICZ, a.s.
Statutární město Děčín x9hbpfn 12. 1. 2016 Elektronická
evidence
dokumentů
T-MAPY,
s.r.o.
Statutární město Frýdek-
Místek
w4wbu9s 12. 1. 2016 GINIS GORDIC,
spol. s r.o.
Statutární město Havířov 7zhb6tn 12. 1. 2016 EZOP SoftHouse,
s.r.o.
Statutární město Hradec
Králové
bebb2in 12. 1. 2016 e-Spis ICZ, a.s.
Statutární město Chomutov 497beyz 12. 1. 2016 e-Spis ICZ, a.s.
Statutární město Jablonec
nad Nisou
wufbr2a 12. 1. 2016 GINIS GORDIC,
spol. s r.o.
Statutární město Jihlava jw5bxb4 12. 1. 2016 EZOP SoftHouse,
s.r.o.
Statutární město Karlovy
Vary
a89bwi8 12. 1. 2016 AthenA PilsCom, s.r.o
Statutární město Karviná es5bv8q 12. 1. 2016 Spisová služba GEOVAP,
s.r.o.
Statutární město Kladno dyubpcm 12. 1. 2016 EZOP SoftHouse,
s.r.o.
Statutární město Liberec 7c6by6u 12. 1. 2016 e-Spis ICZ, a.s.
Statutární město Most pffbfvy 12. 1. 2016 e-Spis ICZ, a.s.
Statutární město Olomouc kazbzri 12. 1. 2016 e-Spis ICZ, a.s.
Statutární město Pardubice ukzbx4z 12. 1. 2016 GINIS GORDIC,
spol. s r.o.
Statutární město Plzeň 6iybfxn 12. 1. 2016 e-Spis ICZ, a.s.
Statutární město Prostějov mrtbrkb 12. 1. 2016 GINIS GORDIC,
spol. s r.o.
Statutární město Přerov etwb5sh 12. 1. 2016 Spisová služba GEOVAP,
s.r.o.
Statutární město Ústí nad
Labem
vt8bhx2 12. 1. 2016 Elisa CNS, a.s.
Statutární město Zlín 5ttb7bs 12. 1. 2016 Spisová služba GEOVAP,
s.r.o.
Zdroj: vlastní zpracování na základě získaných informací
Recommended