Seminar OSNOVE PRIPREME I UPRAVLJANJA …suk.gov.rs/dotAsset/11022.pdf · 1. DEO OSNOVE PRIPREME I...

SeminarOSNOVE PRIPREME I UPRAVLJANJA

PROJEKTIMA

Služba za upravljanje kadrovima

Palata Srbije, Beograd 21-22 Jun 2010.

1. DEOOSNOVE PRIPREME I UPRAVLJANJA

PROJEKTIMA

PREDSTAVLJANJE PREDAVAPREDSTAVLJANJE PREDAVAČČA I UA I UČČESNIKAESNIKA

Predavači:• Milja Bardić, Ministarstvo ekonomije i regionalnog razvoja• Mirjana Arsić, Ministarstvo omladine i sporta

Učesnici• A sad vi!

PRAVILA GRUPE

• Aktivno učestvujemo

• Pokazujemo pozitivan odnos prema drugima i uvažavamo ih

• Javljamo se za reč

• Dok jedan govori ostali slušaju

• Poštujmo vreme

• Utišajte mobilne telefone

OSNOVE PRIPREME I UPRAVLJANJA PROJEKTIMA

TESTTEST

CILJEVI OBUKE

• PCM –Project cycle management

Programiranje → Identifikacija → Formulacija →Finansiranje → Implementacija → Evaluacija → …

• LFA- Logical Framework Approach

Faza analize – Faza planiranja

• LFM - Logical Framework Matrix

Logika intervencije – Pretpostavke i rizici –Indikatori i izvori verifikacije

Program rada – Prvi danПонедељак, 21. јун 2010. године

09:00 – 09:30

Сесија 1: Уводна сесија

•Добродошлица

•Представљање предавача

•Представљање учесника

•Правила семинара

09:30 – 10:15

•Циљеви обуке

•Очекивања учесника обуке, вежба

10:15 - 10:30 Пауза за кафу

10:30 – 12:30

Сесија 2: Општи приступ, логика и сврха управљања пројектним циклусом

•Шта је пројекат?

•Логика и сврха управљања пројектним циклусом (ПЦМ)

•Повезивање ПЦМ-а и приступа логичког оквира (ЛФА) - Фазе у процесу

планирања

•Вежба

12:30 - 13:30 Пауза за ручак

13:30 – 15:00

Сесија 3: Приступ логичког оквира (ЛФА)

•Вежба размрдавања

•Фаза анализе - Анализа заинтересованих страна, Презентација и вежба

•Фаза анализе – Анализа проблема, Презентација и вежба

15:00 – 15:30 Пауза за кафу

15:30 – 16:45

Сесија 4: Приступ логичког оквира (ЛФА) – наставак

•Фаза анализе – Анализа циљева

•Фаза анализе – Анализа алтернативних стратегија

•Рекапитулација, питања

Program rada – Drugi danУторак, 22. јун 2010. године

9:00 - 9:15 Презентација научених лекција

9:15 – 10:45

Сесија 5 : Упознавање са ЛФМ

•Логика интервенције, појам, карактеристике, елементи

•Логичка матрица (презентација и вежба)

10:45 - 11:00 Пауза за кафу

11:00 - 12:30

Сесија 6: Упознавање са ЛФМ - наставак

•Претпоставке

•Индикатори

•Извори верификације

12:30 - 13:30 Пауза за ручак

13:30 – 15.15

Сесија 7:Пројектни циклус

•Размрдавање, вежба

•Спровођење пројекта

•Праћење и евалуација

•Извештавање

15:15 – 15:45 Пауза за кафу

15:45 – 16:30

Сесија 8: Рекапитулација обуке и евалуација

•Евалуација обуке

•Целокупно сумирање додневне обуке, дискусија

Očekivanja učesnika

Napišite na samolepljivim listićima šta očekujete od ove obuke!

2. DEOOpšti pristup, logika i svrha

upravljanja projektnim ciklusom

• Šta je projekat?

• Upravljanje projektnim ciklusom (PCM)

• Povezivanje Upravljanje projektnim ciklusom (PCM) i Pristupa logičkog okvira (LFA)

Šta je projekat?

OSNOVE PRIPREME I UPRAVLJANJA PROJEKTIMA

Cilj sesije

Do kraja sesije učesnici/ce će – bolje razumeti pojam “Projekat”

– bolje razumeti značaj - Zašto su nam potrebni projekti?

PROJEKAT

Projekat je:

• Niz aktivnosti usmerenih ka ostvarivanju preciznog cilja u okviru definisanog vremenskog roka i budžeta

Projekat mora jasno identifikovati:

• Zainteresovane strane i korisnike

• Probleme koji moraju biti rešeni

• Sistem nadzora i evaluacije

• Koristi za koje se smatra da će biti veće od troškova i da će biti održive

ŠTA JE PROJEKAT?

ciljajući jedan specifičan cilj koji žele korisnici

koji doprinose opštim ciljeivima razvoja

I čije se koristi procenjuju kao veće od troškova

raspoređenim po planu finansiranja

putem proizvodnje ishoda ili ostvarivanja rezultata

na osnovu procene opšte cene troškova i investicija

definisnih u prostoru i vremenu po unapred pripremljenom kalendaru

u okviru jedne institucije odgovrne za projekat

Skup sredstava, aktivnosti i nvesticija

Politike, programi i projekti...

Politika razvoj a EU i strategije za zemlju

Nacionalne i sektorske politike

Programi Vlade

Projekat

Prioriteti i programi nevladinog sektora

ProjekatProjekat

Projekat kao društvena investicija

Poloprivreda

GrađevinarstvoObrazovanje

Zdravstvo

Projekat↕

Društvena investcija

1.Programiran: U skladu sa definisanim prioritetima

5.Sproveden: izvršene aktivnosti i postignuti rezultati

2.Identifikovan : tako da iskazuje potrebe onih kojima zelimo pomoći

6.Evaluiran: tako te i da procenjuje postignute rezultate i daje preporuke za dalje delovanje

3.Formulisan: “zadovoljavajuće”tako da odgovara na sve pretpostavke i rizike

4.Finansiran: Često od strane različitih partnera među kojima su i korisnicni

Ko finansira projekte?

• Sopstvena sredstva

• Donatori: Evropska komisija, Multilateralni (npr. UN) i bilateralni donatori (npr. Norveška)

– Donatori uglavnom ne pišu projekte većpodržavaju državne institucije da prave svoje

– Donatori žele da se uvere da će sredstva koja stavljaju na raspolaganje ostvariti njihovu svrhu

Zašto su nam potrebni projekti?

Zato što je projekat instrument za

• rešavanje problema

• utvrđivanje ciljeva

• definisanje aktivnosti i rezultata

• prognozu troškova

• dobijanje sredstava

• određivanje uloga...

Upravljanje projektnim ciklusom

Project cycle management

PCM

OSNOVE PRIPREME I UPRAVLJANJA PROJEKTIMA

Cilj sesije

Do kraja sesije učesnici/ce će – bolje razumeti pojam i značaj pojma

“Upravljanje projektnim ciklusom (PCM)”

– upoznati sa fazama “Upravljanje projektnim ciklusom (PCM)”

Upravljanje projektnim ciklusomProject cycle management

ISTORIJAT PCM

EK – 90tih

OECD (Development Assistance Committee – DAC)

• Loša priprema i planiranje projekata

• Neusklañenost sa potrebama korisnika

• Rizici nisu bili dobro predviñeni

• Kratkotrajni efekti projekata

• Neodrživost projekata

• Zanemarivanje prethodnih iskustava

OECD (Development Assistance Committee – DAC) – 80tih

Zašto PCM?

ISKUSTVA:

Nejasan strateški okvir“Supply driven projects”Nedovoljna analiza situacijePlaniranje prema aktivnostiFokus na finansijskim rokovimaKratkoročna vizijaNeprecizna projektna

dokumentacija

PCM:

�Definisan strateški okvir�“Demand driven solutions”�Poboljšana analiza�Planiranje prema ciljevima�Fokus na kvalitetu�Fokus na održivosti�Standardizovani formati

Upravljanje projektnim ciklusom -PCM

Programiranje

Identifikacija

Sprovođenje

Finansiranje

Formulacija

Evaluacija

Upravljanje projektnim ciklusom

• Svaka prethodna faza mora biti završena pre početka sledeće faze

• Dostupnost relevantnih informacija – u cilju donošenja kvalitetnih odluka

• Zahteva proizvodnju kvalitetnih ključnih dokumenata u svakoj fazi ciklusa

• Uključenje svih koji imaju interesa za projekat kako bi bili sigurni da su zadovoljene stvarne potrebe

• Sam proces te tera da prvo razmisliš o onda delaš

• Opisuje dužnosti, uloge, odgovornosti, ključne dokumente, moguće odluke tokom trajanja celog projekta, procedure donošenja odluka...

PCM teži da zagarantuje da su projekti:

Relevantni: Usaglašeni sa potrebama partnera i ciljanim korisnicima (sektorski, nacionalni i npr. “Norveški prioriteti”)Uključuju zainteresovane strana od samog početka procesaCiljevi jasno navode direktne koristi ciljnoj grupiIzvodljivi:Tehnički, društveno, ekonomskiKrajnji cilj (“Specifičan cilj”) mora biti logičan i merljivRizici i pretpostavke (i kapaciteti ljudskih resursa) uzeti u obzirOdrživi:Faktori koji utiču na održivost projekta su uzeti u obzirKorišćenje rezultata evaluacije prethodnih projekata pri izradi novihEfektivni:(Da ostvaruju obećane rezultate - aktivnosti) → Dobro rukovođeni

PCM osigurava da:

Pre nego što se krene sa sprovođenjem projekta:

• Postoje jasno identifikovane zainteresovane strane (glavna ciljna grupa i krajnji korisnici)

• Jasno definisane sporazume o koordinaciji, menadžmentu i finansiranju

• Sistem nadzora i evaluacije

• Zadovoljavajući nivo finansijske i ekonomske analize

POVEZIVANJE PCM I PRISTUPA LOGIPOVEZIVANJE PCM I PRISTUPA LOGIČČKOG KOG OKVIRA (LFA)OKVIRA (LFA)

OSNOVE PRIPREME I UPRAVLJANJA PROJEKTIMA

Cilj sesije

Do kraja sesije učesnici/ce će – bolje razumeti pojam i značaj pojma

“Pristup logičkog okvira (LFA)”

– upoznati sa fazama “Pristup logičkog okvira”

– bolje razumeti odnos PCM - LFA

ISTORIJAT LFA

• Pristup logičkog okvira (LFA ) je metod koji je razvijen u SAD 1960. godine

• LFA je metod koji garantuje sistematičan i logičan pristup

• Metod za identifikaciju, izradu i upravljanje projektima

• Koriste ga svi veliki donatori, a obavezan je za EU finansiranje

• Krajnji ishod: Matrica logičkog okvira (LFM)

Pristup logičkog okvira

• Tehnika koja omogućava zainteresovanim stranama da identifikuju i analiziraju probleme, i da definišu ciljeve i aktivnosti koje treba preduzeti da bi se rešili identifikovani problemi

• Sredstvo za analizu i menadžment koje se koristi pri svakoj od faza projektnog ciklusa – za planiranje, izradu, nadziranje i evaluaciju projekata, zasnovano na:– Upravljanje prema cilju– Učešću zainteresovanih strana– Transparentnosti

Dve faze pristupa logičkog okvira

Faza analize Faza planiranja

Analiza zainteresovanih strana –identifikacija i procena kapaciteta potencijalnih aktera

Razvoj logičke matrice –definisati strukturu projekta, proveriti njegovu unutrašnju logiku i formulisati ciljeve na proverljiv način

Analiza problema – identifikacija ključnih problema i njihovih uzročno –posledičnih odnosa

Planiranje aktivnosti – odrediti aktivnosti i njihove odnose, proceniti trajanje, odrediti glavne faze procesa, raspodeliti odgovornosti

Analiza rešenja – razrada rešenja u skladu sa identifikovanim problemima, odnos između sredstava i ciljeva

Planiranje resursa – razraditi plan ulaganja (potrebna sredstva, ljudski resursi) i budžet

Analiza strategije – identifikacija strategija koje bi postigle rešenja i odabir odgovarajuće strategije

Povezivanje PCM i LFA

Faze donošenja odluka neophodnih za postizanje projektnih ciljeva i proveru njihovih posledica

Metod planiranja upravljanja, evaluacije projekata i programa u svakoj fazi ciklusa

Upravljanje projektnim ciklusom Pristup logičkog okvira

Programiranje

Identifikacija

Sprovođenje

Finansiranje

Formulacija

Evaluacija

Kada koristimo pristup logičkog okvira (LFA)?

Kada koristimo pristup logičkog okvira (LFA)?

• U fazama identifikacije i formulisanja – za analizu zainteresovanih strana, problema, rešenja i strategija.

• U fazi sprovođenja – kao ključno sredstvo za upravljanje projektom

• U fazi evaluacije – kao osnova za procenu uspešnosti i efikasnosti

Vežba

• Pročitajte studiju slučaja u radnom materijalu

VREME: 15 minuta

3. DEOPristup logičkog okvira (LFA)

• Faza analize: Analiza zainteresovanih strana

• Faza analize: Analiza problema

Faza analize

ANALIZA ZANTERESOVANIH STRANA

(Stakeholders Analysis)

OSNOVE PRIPREME I UPRAVLJANJA PROJEKTIMA

Cilj sesije

Do kraja sesije učesnici/ce će – bolje razumeti značaj analize

zainteresovanih strana

– moći da je izvedu koristeći tehniku matrice analize zainteresovanih strana

ŠTA SU ZANTERESOVANE STRANE(STAKEHOLDERS)?

Pojedinci, institucije, organizacije i grupe

koje mogu direktno ili indirektno, pozitivno ili negativno da:

• Utiču na projekat (ili rešenja relevantna za projekat)

• Budu pod uticajem projekta

Zainteresovane strane

ZainteresovaneStrane

Korisnici/ce

Direktni korisnici/ce

Partneri

Potencijalniprotivniciprojekta

Krajnjikorisnici/ce

Grupe zainteresovanih strana

• PARTNERI – uključeni u projekat i ostvarivanje rezultata

• KORISNICI - ostvaruju neku korist od projekta:– Direktni korisnici ili ciljne grupe (target groups)

– grupe na koje će projekat direktno pozitivno uticati na nivou specifičnog cilja

– Krajnji korisnici (beneficiaries) – dugoročno imaju koristi od projekta – nivo opšteg cilja

– Potencijalni protivnici projekta

Svrha analize zainteresovanih strana

• Maksimalizovanje socijalne, ekonomske i institucionalne koristi koje projekat donosi i

• Minimalizovanje mogućih negativnih uticaja i konflikata

Zašto analiza zainteresovanih strana?

• Glavne zainteresovane strane od početka identifikovane i uključene

• Društvena odgovornost i transparentnost

• Projekat ostvaruje širi uticaj

• Bolje uočavanje i sprečavanje potencijalnihkonflikata interesa i rizika za projekat

• Mogućnosti za povećanje resursa

• Vlasništvo nad projektom i održivost

Koraci u analizi zainteresovanih strana

1. Identifikacija problema2. Identifikacija svih zainteresovanih strana3. Kategorizacija zainteresovanih strana, odabir

najvažnijih4. Analiza interesa, motiva, kapaciteta, nivoa

uticaja zainteresovanih strana5. Određivanje stepena saradnje/ konflikta među

njima6. Definisanje mogućih akcija usmerenih na svaku

pojedinu zainteresovanu stranu i njihovo ugrađivanje u projekat

Ključna pitanja

• Čije probleme ili mogućnosti analiziramo?

• Iz čije perspektive?

• Ko će imati koristi od projekta?

Tehnike analize zainteresovanih strana

• Matrica analize zainteresovanih strana

• SWOT analiza • Venov dijagram • Kružni dijagram

Zainteresovana

strana -

osnovne

karakteristike

Interesi i

uticaj

problem

a

Sposobnost i

motivisanost da

učestvuje u

promeni

Moguće aktivnosti

prema

zainteresovanoj

strani

Vežba

• identifikujte ključne zainteresovane strane, • podelite ih na ključne partnere i krajnje

korisnike i • analizirajte jednog partnera i jednog korisnika • koristite Matricu analize zainteresovanih

strana

Vreme: 30 min

Faza analize

Analiza problemaProblem Analysis

OSNOVE PRIPREME I UPRAVLJANJA PROJEKTIMA

Cilj sesije

Do kraja sesije, učesnici/ce obuke će moći da

• Identifikuju i formulišu problem

• Analiziraju problem

• Razviju drvo problema

Šta je svrha analize problema?

Utvrđivanje

uzroka problema

kako bi se delovanje projekta usmerilo na njih, a ne na simptome problema!

Šta je analiza problema?

ProcesProces identifikovanja negativnih aspekatanegativnih aspekatajedne postojepostojećće situacijee situacije i uspostavljanje vezeuzrok uzrok -- posledicaposledica između njih

– Kada su identifikovane, zainteresovane strane se sastanu i sprovedu vođenu diskusiju radi dalje identifikacije i jasnog definisanja problema koji će biti rešeni.

Koraci analize problema

• Precizno definisanje okvira i predmeta analize

• Identifikovanje i formulisanje problema

• Izbor glavnog ili centralnog (“gorućeg”) problema

• Razvijanje Drveta problema

Drvo problemaSveobuhvatna slika postojećeg negativnog

stanja

2009IPA Project Preparation

Posledice

Centralni problem

Uzroci

Tehnika za utvrđivanje uzročno-posledičnih veza

između problema i njihovo vizuelno predstavljanje

Kako se identifikuje i definiše problem?

� Identifikacija postojećih problema, ne potencijalnih, budućih ili zamišljenih

� Problem nije odsustvo rešenja, već postojanje nekog negativnog stanja

� Na svaku karticu pisati samo jedan problem

Razvijanje drveta problema

1. Identifikovanje centralnog ili gorućeg problema2. Identifikovanje suštinskih direktnih uzroka

centralnog problema – uzroci prvog reda3. Identifikovanje suštinskih i direktnih posledica

centralnog problema – posledice prvog reda4. Identifikovanje uzroka i posledica drugog,

trećeg itd. reda5. Konstruisanje Drveta problema – iscrtavanje

uzročno-posledičnih veza, odozdo na gore6. Pregled Drveta problema

Vežba

Kreirajte drvo problema

Odnosno definišite probleme i odredite njihove uzročno – posledične odnose

Vreme: 45 min

4. DEOPristup logičkog okvira (LFA) -

nastavak

• Analiza alternativnih strategija

• Analiza ciljeva

• Rekapitulacija

Faza analize

Analiza ciljeva(Objective Analysis)

OSNOVE PRIPREME I UPRAVLJANJA PROJEKTIMA

Cilj sesije

Do kraja sesije, učesnici/ce obuke će moći da

• Analiziraju rešenja/ciljeve

• Izrade drvo/stablo ciljeva

Šta je analiza ciljeva?

Proces u kome se drvo problema pretvara u

drvo rešenja/ciljeva i dobijeni produkt se analizira

DRVO PROBLEMA DRVO REŠENJA

Koraci razvijanja drveta ciljeva

1. Polazeći od vrha ka dnu, preformulisati sve elemente drveta problema u pozitivna, poželjna stanja

2. Umesto uzročno-posledičnih veza kod Drveta problema, dobijaju se veze sredstvo-rešenje ili sredstvo-cilj

3. Polazeći od dna ka vrhu, proveriti da li su dobijene veze sredstvo-cilj logične i valjane

4. Ukoliko je potrebno:

– revidirati iskaze

– izbrisati nerealna ili nepotrebna rešenja/ciljeve

– dodati nova rešenja/ciljeve gde je to neophodno

5. Povezati linijama koje ukazuju na odnose sredstvo-rešenje, tj. sredstvo-cilj

Logika analize ciljeva

Ciljevi po vertikali

� Opšti cilj se može dostići realizacijom specifičnih ciljeva

� Hijerarhijska organizaciona struktura, tj. nivoi odlučivanja – republički, regionalni, lokalni

Ciljevi po horizontali – konkurencija/sinhronizacija specifičnih ciljeva ka zajedničkom opštem cilju

Jasno razdvajanje oblasti aktivnosti

Formulisanje ciljeva

� Ciljevi mogu biti formulisani putem

� kvaliteta cilja (visoka zaposlenost) ili

� aktivnosti cilja (održavanje visoke zaposlenosti)

� Relevantni za sadržaj cilja su

� rezultat - output i

� ishod - outcome

� Identifikovanje relevantnih instrumenata za dostizanje ciljeva

Vežba

Kreirajte drvo ciljeva

Odnosno preformulišite probleme u pozitivne iskaze

Vreme: 20 min

Faza analize

Analiza alternativnih strategija

(Analysis of Alternative Strategies)

OSNOVE PRIPREME I UPRAVLJANJA PROJEKTIMA

Cilj sesije

Do kraja sesije, učesnici/ce obuke će

proširiti znanje o praktično sprovesti analizu

alternativnih strategija u okviru pristupa

logičkim okvirom

Šta je analiza alternativnih strategija?

Finalni korak u fazi ANALIZE SITUACIJE

• Identifikovanje strategija / alternativnih opcija

• Izbor strategije koja će se koristiti za postizanje željenih ciljeva na osnovu unapred utvrđenih kriterijuma

• Odlučivanje koja rešenja (ciljevi) će biti uključeni u projekat, a koja će ostati izvan njega - definisanje sveobuhvatnog/opšteg cilja i svrhe/specifičnog cilja

Zašto je važna analiza alternativnih strategija?

• Drvo ciljeva ukaže na nekoliko mogućih strategija

• Zbog ograničenosti projektnih resursapotrebno je istražiti alternative i odabrati najbolju

• Donosioci odluka najpre moraju da odaberu kriterijume na osnovu kojih će uraditi ovu analizu

Najčešći kriterijumi

• Korist za ciljne grupe (uključujući osetljive grupe)• Verovatnoća izvodljivosti/uspeha• Ukupna cena (budžet)• Odnos troškovi-korist (Cost-benefit relation)• Različiti rizici (socijalni i drugi)• Potrebno vreme• Komplementarnost sa drugim tekućim

programima/projektima• Uticaj na okolinu• Doprinos smanjenju neravnopravnosti (uključujući i

rodnu neravnopravnost)

Vežba

Na Drvetu ciljeva koje ste razvili u prethodnoj

vežbi,

• identifikujte alternativne strategije i

• koristeći kriterijume iz Prezentacije,

• izaberite strategiju budućeg projekta.

Vreme: 20 min

5. DEOUpoznavanje sa LFM

• Prezentacija naučenih lekcija

• Logika intervencije, pojam, karakteristike, elementi

• Logička matrica

Faza planiranja

Logika intervencije(Intervention logic)

OSNOVE PRIPREME I UPRAVLJANJA PROJEKTIMA

Cilj sesije

Do kraja sesije učesnici obuke će moći da:

• Formulišu logiku intervencije

• Popune prvu kolonu matrice logičkog okvira

Svrha logike intervencije

• Formulisanje glavnih elemenata projekta ili opisa projekta (vertikalne logike)

• Uspostavljanje hijerarhijskih odnosa između glavnih elemenata projekta

• Početna razmišljanja o horizontalnoj logici intervencije

Matrica logičkog okvira -Logframe

Logika intervencije/

Opis projekta

Indikatori Izvori verifikacije

Pretpostavke

Opšti cilj/

Sveobuhvatni cilj

Svrha/

Specifični cilj

Rezultati

Aktivnosti RESURSI TROŠKOVI Preduslovi

Kako ispuniti prvu kolonu?

Na osnovu drveta rešenja/ciljeva i odabrane strategije odrediti glavne elemente projekta od vrha na dole

Ciljevi/rešenjaVišeg reda

Centralno Rešenje/cilj

Načini dolaženjado ciljeva (I red)

Opšti/Sveobuhvatni cilj

Specifični cilj

Rezultati

Šta je opšti cilj?

• Opšti = sveobuhvatni = dugoročni cilj projekta – smer, pravac razvoja – važnost projekta za društvo – dugoročne koristi za krajnje korisnike i za ostale

zainteresovane strane• Ne postiže se samo jednim projektom, ali

projekat treba da doprinese ostvarenju opšteg cilja

• Ostvarenje opšteg cilja zavisi od niza srodnih projekata ili procesa koji su van kontrole samog projekta

Kako definisati opšti cilj?

• Kao željeno, konačno stanje kome se teži, a ne kao način/proces

• Projekat ne može imati više opštih ciljeva

• Jasne formulacije, precizne, odreñene iskaze, koji nisu preopširni ili previše uopšteni

• Realno definisan, ne previše ambiciozan

• Jasno definisati krajnje korisnike/ce

Šta je svrha/ specifični cilj?

• Definiše očekivanu promenu koja će nastati primenom projekta

• Opisuje željene promene/koristi za direktne korisnike/ce – ciljnu grupu

• Buduće stanje i očekivano dostignuće projekta koje je pod kontrolom rukovodstva projekta

• Projekat ima samo jednu svrhu/specifični cilj

Kako definisati svrhu/specifičnicilj?

• Jasne, odreñene i jednostavne formulacije

• Realan, ostvarljiv (pod uslovom da su postignuti rezultati)

• Relevantan u odnosu na opšti cilj(doprinosi ostvarenju opšteg cilja)

• Jasna definicija ciljne grupe• Formulisan kao željeno stanje a ne kao

način ili proces

Šta su rezultati?

• Ostvarljivi kratkoročno, tokom realizacije projekta

• Proizvodi/postignuća uspešno izvedenih aktivnosti

• Postignuća koja se mogu garantovati projektom

Primer:

– Projekat može da garantuje da će odreñeni broj korisnika/ca biti obučen za voñenje sopstvenog, malog biznisa

– Projekt ne može da garantuje da će ovi/e korisnici/e uspeti da pokrenu sopstveni biznis u roku od sledećih godinu dana

• Rukovodstvo projekta je odgovorno za ostvarenje rezultata

• Jedan rezultat nije dovoljan – treba ih imati više

• Svaki rezultat treba numerisati

• Definisani u prošlom vremenu

– npr. ”Obučeno je... Završila je ... Smešteno je...”

Šta su aktivnosti?

• Radnje ili niz radnji i zadataka, u koje ulažemo resurse (input) a preduzimamo ih radi ostvarenja planiranih rezultata i postizanja željenih ciljeva

• Procesi, ne stanja• Za svaki rezultat definisati jednu ili više

aktivnosti• Koristiti glagolske imenice kao što su:

izgrañivanje, održavanje, razvijanje, podela, obučavanje... ili glagole: izgraditi, održati, razviti, podeliti, obučiti itd.

Vežba

Koristeći rezultate dosadašnjih vežbi,

formulišite Logiku intervencije i

popunite prvu kolonu u Logičkoj matrici

Vreme: 50 min

6. DEOUpoznavanje sa LFM - nastavak

• Pretpostavke

• Indikatori

• Izvori verifikacije

Faza planiranja

Pretpostavke(Assumptions)

OSNOVE PRIPREME I UPRAVLJANJA PROJEKTIMA

Cilj sesije

Do kraja sesije učesnici/ce će

• razumeti pojam i smisao pretpostavke i

• savladati formulisanje pretpostavki kroz praktičan rad

Svrha formulisanja pretpostavki

• Utvrñivanje spoljašnjih (pred)uslova za postizanje svakog nivoa vertikalne logike projekta

• Provera verovatnoće ostvarljivosti projekta

• Donošenje odluke da li će se nastaviti sa razradom projekta ili ne

Šta su pretpostavke?

• Spoljašnji faktori koji mogu uticati na realizaciju projekta i na dugoročnu održivost koristi od tog projekta

• Opis situacija, dogañaja,uslova i odluka neophodnih za uspeh projekta

• Van kontrole projektnog rukovodstva

• U logičku matricu se uključuju:

– One koje su procenjene kao važne i istinite

– One koje će se verovatno dogoditi, a ne one za koje sa punom izvesnošću možemo tvrditi da će se dogoditi

Kako se identifikuju pretpostavke?

Od dna ka vrhu Matrice logičkog okvira deo vertikalne logike

Preduslovi

Pretpostavke

Pretpostavke

Pretpostavke

Sveobuhvatni cilj

Svrha (Specifični cilj)

Rezultati

Aktivnosti

Resursi

Kako se formulišu pretpostavke?

Kao pozitivni uslovi ili pozitivni odgovori na pitanja:• Koje preduslove treba ispuniti pre početka

aktivnosti?• Koje uslove, van direktne kontrole rukovodstva projekta, treba ispuniti da bi se aktivnosti realizovale?

• Koje spoljašnje uslove treba postići da bi se očekivani rezultati ostvarili prema planu?

• Koje spoljašnje faktore i uslove je neophodno ostvariti kako bi se postigla svrha (specifični cilj)?

Vežba

Formulišite po jednu pretpostavku za svaki nivo vertikalne logike budućeg projekta koji

ste već kreirali u prethodnoj vežbi.

Vreme: 25 min

Faza planiranja

Indikatori i izvori verifikacije

(Indicators & Sources of Verification)

OSNOVE PRIPREME I UPRAVLJANJA PROJEKTIMA

Cilj sesije

Do kraja sesije učesnici/ce će

• Unaprediti razumevanje indikatora i sredstava verifikacije i

• moći na praktičnom primeru da

– formulišu dobre indikatore

– identifikuju izvore verifikacije

Šta su indikatori - pokazatelji?

• Standardi izvoñenja koje treba dostići da bi se ostvario cilj

• Opisuju ciljeve projekta na objektivno merljiv način

• Utvrñuju koji su to standardi koji moraju biti dostignuti kako bi opšti cilj, svrha i rezultati projekta bili ostvareni

• Formulišu se za opšti cilj, specifični cilj i rezultate

Indikatori predstavljaju osnovu za:

• Kasnije praćenje (monitoring) napredovanja projekta tokom realizacije

• Procenu uspešnosti projekta tokom i nakon realizacije - evaluaciju

• Predviđanje izvora verifikacije (dokumenti, izveštaji i dr. izvori na osnovu kojih se pokazatelji mogu proveriti)

Formulisanje indikatora

• Kvalitet /vrsta promene – koliko dobro je izvršena

• Kvantitet /obim promene – kolika je promena ili šta je sve promenjeno

• Ciljna grupa – za koga• Vremenski okvir – koji je rok/do kada• Mesto /lokacija – gde

Karakteristike dobrog indikatora

• Nezavisan i zasnovan na činjenicama

• MUDRO formulisan

M ERLJIV (Measurable)

U VREMENJEN (Time-framed)

D OSTIŽAN (Achievable)

R ELEVANTAN, REALAN (Relevant, Realistic)

O DREðEN (Specific)

Indikatori treba da su...

• Nezavisni jedan od drugog

• Svaki se odnosi samo na jedan cilj ili jedan rezultat

• Često je potrebno više od jednog indikatora za svaki cilj -

pojedinačni indikatori retko daju sveobuhvatnu sliku

promene

• Takvi da je za njih moguće obezbediti izvore verifikacije

• Takvi da se informacije o njima mogu prikupiti po

razumnoj ceni

Zamka – previše indikatora!

Indikatori - izvori verifikacije

• Paralelno sa formulisanjem indikatora treba formulisati i izvore verifikacije (provere)

• Indikatori su korisni samo u meri u kojoj se mogu proveriti

• Izvori verifikacije omogućavaju da proverimo da li su indikatori zaista merljivi i korisni

• Skupe ili nepouzdane indikatore treba zameniti drugim indikatorima

• Indikatori za koje ne možemo da identifikujemo izvore verifikacije moraju se zameniti drugim indikatorima koji se mogu proveriti (verifikovati)

Šta su izvori verifikacije?

• Izveštaji (programski, projektni...)

• Dokumenti (strategije, akcioni planovi, zakoni, propisi...)

• Ostali relevantni izvori koji obezbeđuju informacije koje omogućavaju proveru indikatora

Vežba

Formulišite indikatore i izvore verifikacije za

sve elemente opisa projekta/ logiku intervencije

koji su do sada formulisani (opšti cilj, specifični

cilj, rezultate).

Vreme: 30 min

7. DEOProjektni ciklus

• Finansiranje

• Sprovođenje projekta

• Praćenje i evaluacija

Cilj sesije

Do kraja sesije učesnici/ce će

• razumeti faze Upravljanja projektnim ciklusom

• moći na praktičnom primeru da

– Prepoznaju ključna dokumenta u svim fazama projektnog ciklusa

– Koriste ključna dokumenta za pripremu projekata

Upravljanje projektnim ciklusom -PCM

Programiranje

Identifikacija

Sprovođenje

Finansiranje

Formulacija

Evaluacija

Finansiranje

→→

Sprovođenje

• Detaljan opis resursa

• Metodologija rada

• Analiza trenutne situacije

• Detaljan plan aktivnosti i rokovi

• Ugovaranja i nabavke

Evaluacija:

• Procenjuje uspešnost projekta• Procenjuje prikladnost, efikasnost, uspešnost, uticaj i

trajnost/održivost• Pridaje posebnu pažnju ciljevima na nivou odnosa između

Rezultata Specifičnog cilja

Specifičnog cilja

Opšteg ciljai

• Proverava skladnost i doslednost koncepcije projekta;• Procenjuje uticaj pretpostavki• Je zasnovana na principima nepristrasnosti,

nezavisnosti i verodostojnosti

Nadzor i evaluacija

• Poboljšavaju razvoj projekta (unutrašnja potreba)• Opravdavaju finansiranje projekta (spoljna

potreba)• Omogućavaju bolje poznavanje okruženja i

kontekst projekta

Razlozi:• Formulisanje projekta nije bez greške• Početna situacija se možda promenila od faze

formulisanja

Razlika između nadzora i evaluacije

Nadzor Evaluacija

Ko? Odgovornost unutrašnjeg menadžmenta – na svim nivoima

Obično uključuje spoljne inpute (objektivnost)

Kada? Tokom celog projekta Periodično – “na pola puta”, na završetku, ex-post

Zašto? Da bi se proverilo napredovanje, preuzele neophodne mere, ažurirali planovi

Da bi se povukli široki zaključci za druge, buduće programe/projekte itd.

Posebna pažnja Inputima, aktivnostima, rezultatima

Ishodima, rezultatima, svrsi, opštem cilju

Nadzor

Napredak ka očekivanom uticaju

Napredak ka očekivanom cilju

Napredak ka očekivanim ishodima

Početak, kraj rokovi

Korišćenje, angažovajne i isplata

Opšti cilj

Specifični cilj

Rezultati

Aktivnosti

Sredstva

Problematična situacija

Evaluacija

Opšti cilj

Specifični cilj

Rezultati

Aktivnosti

Sredstva

Problematična situacija

Uticaj (Impact)

Uspešnost (effectiveness)

Efikasnost (efficiency)

Prikladnost (relevance)

Vežba

Instrument za predpristupnu pomoć PCM

vs

Norveška bilateralna pomoć PCM

VREME: 50 min

Hvala!