View
34
Download
0
Category
Preview:
DESCRIPTION
manajemen mutu pelayanan pengorganisasian makalah ppt
Citation preview
1
PENGORGANISASIAN YANGMENINGKATKAN UNJUK-KERJA
SISTEM
Halaman: 2
Halaman: 2
TOPIK BAHASAN
Pengorganisasian sistem Masalah-masalah potensial struktur vertikal
Halaman: 3
Halaman: 3
Pengorganisasian sistem
Struktur organisasi (hierarchical/vertical structure) Membagi habis beban kerja kedalam uraian
berbagai tugas yang spesifik dan berurutan dan mengelompokkannya kedalam unit/ seksi/bagian/departemen
Organisasi menjadi terbagi-bagi secara spesifik kedalam unit/seksi/dst
Masing-masing unit/dst bekerja sesuai tupoksi dan tujuannya
Koordinasi dan integrasi dilakukan agar setiap unit/dst bekerja untuk kepentingan organisasi secara utuh
Halaman: 4
Halaman: 4
Manajerial Hirarki
• Diskoordinasi• Ego program
•Orientasi power & politik
• Organizational bancruptcy
•Perilaku Manajerial•Akuntabilitas•Cara Bekerja•Sistem Insentif
Struktur Hirarki
Halaman: 5
Halaman: 5
Diskusi Kelompok (10’)
Uraikan masalah-masalah potensial yang dapat timbul pada sistem struktur hirarki yang kental
Halaman: 6
Halaman: 6
Masalah-masalah Potensial Kontrol koordinasi yg ketat berakibat kurang lentur Akuntabilitas kelompok kecil (unit/dst) Isolasi sosial Komunikasi yang terhambat Konflik sumber-daya Tidak ada yg bertanggung jawab untuk kegiatan yang
bersifat lintas-fungsional Kepentingan klien tidak sinkron/utuh, ttp terpecah Tumbuh kembang organisasi keseluruhan: terhambat
(‘stunting’) Kegiatan PSM yg tidak terintegrasi dg unit layanan Supply dari suprastruktur vertikal
Halaman: 7
Halaman: 7
LINGKUNGAN
SUBSISTEM MANAJERIALSUBSISTEM
MANAJERIAL
SUBSISTEM STRATEGIK
SUBSISTEM STRATEGIK
LINGKUNGAN
SUBSISTEMBUDAYA
SUBSISTEMBUDAYA
SUBSISTEM STRUKTUR
SUBSISTEM STRUKTUR
OUTPUTOUTPUT
SUBSISTEM TEKNOLOGI
SUBSISTEM TEKNOLOGI
INPUTINPUT
Umpan Balik
Halaman: 8
Halaman: 8
Pendekatan Sistem
Organisasi terdiri dari berbagai sub-sistem Sub-sistem tsb bekerja mengikuti arus kerja
horizontal mulai dari pemasok (supplier) - faktor input organisasi - proses dalam organisasi - output organisasi - klien/customer organisasi
Kemudian melalui arus umpan balik sub-sistem menilai unjuk-kerja (performance) organisasi
Arus kerja horizontal ‘menembus’ ego sektarian (unit/ dst) dan menuntut kerjasama lintas-fungsional
Halaman: 9
Halaman: 9
Penguatan Struktur Vertikal Melalui Integrasi Horizontal
Pendekatan Kekuatan Kelemahan
Tim Ad-hoc 1. Kerjasama lintasfungsional
2. Orientasipemecahan masalah
Lebih reaktif dp.proaktif
Komite tetap/Pantap
Penguatan koordinasi 1. Mendorong lepasstruktur dasar
2. Mendorong pasiftiap struktur dasar
Manajemenmatriks
Penguatan fungsionaldan koordinasi melaluikegiatan/proyek
1. Belum mendorongperbaikan sistemtotal
2. Struktur kompleks3. Kurang integrasi
antar proyek/kegiatan
Halaman: 10
Halaman: 10
Penguatan Struktur Vertikal Melalui Pemilikan Sistem (System Ownership)
Pendekatan Kekuatan Kelemahan
Sistem Lintas-Fungsional
1. Terbentuknya sub-sistemtersendiri
2. Mendorong perbaikanunjuk-kerja melaluikerjasama tim
3. Orientasi pada klien
1. Pengaruh dankompleksitas vertikalmasih terasa
2. Memerlukan budayakerjasama tinggi
Sistemberorientasiproduk/layanan
1. Mengurangi kekakuanmasing-2 fungsi/ struktur
2. Mengurangi kompleksitasstruktur
3. Membangun tim danfleksibilitas
4. Mengurangi tinggi hirarki
1. Skala ekonomi (-)2. Tdk cocok u/
organisasi spesialistik3. Integrasi thd sistem
lain (-)4. Orientasi klien
mungkin (-)Sistemberorientasiklien
(1-4 diatas)5. Sangat respons thd
kebutuhan klien
(1-3 diatas)
Halaman: 11
Halaman: 11
Universitas &Lingk. Makro Lain
STRUCTURING PS. D3 TKV
KLIEN EXTERNAL
Struktur PS D3 TKV
Struktur Fakultas (dan Program
Studi)
Halaman: 12
Halaman: 12
Keunggulan Pendekatan Kepemilikan Sistem (System Ownership)
Tanggung jawab untuk peningkatan unjuk-kerja: jelas Tiap orang/kelompok berfikir/bersikap/bertindak
kesisteman yg mencakup organisasi secara total Identifikasi “system owner” untuk setiap sistem kritis yg ada Menguraikan sistem secara rinci Identifikasi seluruh sub-sistem yg diperlukan Menguraikan bentuk dan jenis ketergantungan masing-2
sub-sistem Prioritisasi sub-sistem berdasarkan kontribusinya Identifikasi kelemahan masing-2 sub-sistem dan sebab-
sebabnya Mengembangkan strategi sistem Mengembangkan sistem penilaian sistem Merekomendasi perubahan-2 menuju perbaikan
Halaman: 13
Halaman: 13
Contoh Sistem Perbaikan Mutu(1)
Langkah-1: Menyusun tanggung-jawab proses manajerial kesisteman Menyusun kriteria kepemilikan sistem tsb Identifikasi siapa ‘pemilik’ kesisteman tsb Menyusun uraian tugas
Langkah-2: Menyusun kebutuhan klien dan proses sistem Menyusun arus SIPOC Melakukan analisis kebutuhan klien Mengurikan kebutuhan klien dan kebutuhan sistem
Langkah-3: Menyusun indikator sistem Memilih indikator yg efektif Menilai indikator yg ada dalam sistem Mengembangkan sistem RR termasuk sistem kepuasan
klien
Halaman: 14
Halaman: 14
Contoh Sistem Perbaikan Mutu(2)
Langkah-4: Penilaian kesesuaian produk/layanan dg kebutuhan klien (conformance analysis) Kumpulkan data ttg operasi/proses produksi/layanan Identifikasi sebab variasi abnormal dan perbaiki Bandingkan produk/layanan dari proses yg stabil dengan
kebutuhan klien Langkah-5: Inovasi untuk peluang perbaikan sistem
Kumpulkan data berkaitan masalah-masalah dalam proses produksi/layanan
Identifikasi area/sub-area yg akan diperbaiki/ dikembangkan
Idenifikasi poses dalam area/sub-area yang akan diperbaiki/dikembangkan
Halaman: 15
Halaman: 15
Contoh Sistem Perbaikan Mutu(3)
Langkah-6: Buat prioritas yg akan diperbaiki/dikembangkan dan menetapkan obyektif-nya Identifiksi alternatif-alternatif perbaikan Pilih prioritas Susun obyektif-nya Buat PoA-nya
Langkah-7: Implementasi perbaikan/pengembangan mutu Penggerakan tim Buat PDCA-nya Implementasi Review (=C) secara berkala
Halaman: 16
Halaman: 16
Tugas Kelompok:
1. Carilah satu organisasi (bisa UHAMKA, RSJHK, dll)
2. Gambarkan struktur organisasinya 3. Gambarkan proses penjaminan mutunya.
Recommended