Otpis i revizija knjižnične građe

Otpis i revizija knjižnične građe

Gradska knjižnica Zadar, Matična služba za narodne i školske knjižnice

Doroteja Kamber-KontićZadar, 1. srpnja 2008.

Izgradnja knjižničnog fonda izravno je povezana s revizijom i otpisom

KAKO?

Knjižnica

Poslovanje knjižnice odvija se u krugu s koji čine: Nabava Posudba Otpis

Posudba knjižnične građe

Otpis knjižnične građe

Nabava knjižnične građe

Nabava: Plan nabave Istraživanje potreba korisnika Odabir građe Korištenje Čuvanje građe, kako i koliko (ovisno o

vrsti knjižnice, ulozi koju ima u zajednici, financijskim i ostalim mogućnostima)

Posudba, korištenje knjižnične građe Određeno Pravilnikom o radu knjižnice pravila posudbe za knjižnu građu (duži rok

posudbe, broj primjeraka, produženje roka zaduženja)

pravila posudbe za neknjižnu građu (CD, CD-ROM, audio kazeta, video kazeta) Ovisno o broju jedinica pojedinih vrsta građe,

slobodnom pristupu, mogućnosti korištenja u knjižnici i sl.)

Značenje termina:

otpis građe: trajno uklanjanje građe iz fonda knjižnice

izlučivanje građe: premještanje građe na drugo mjesto (privremeno premještanje građe s polica, npr. u spremište)

Mjerila za izlučivanje (odnose se na sve vrste knjižnične građe): fizičko mjerilo sadržajno mjerilo mjerilo upotrebljivosti

Fizičko mjerilo: oštećena, spaljena, previše osušena, pljesniva,

izgrižena, zgužvana, raspuknuta, savijena, izblijedjela, izgrebana građa

loš tisak (mala slova, previše blijed tisak, loše ilustracije

lomljiva građa (listovi) suvišan broj primjeraka (posebno se odnosi na

stara izdanja, a dostupna su nova) nepotpuna, izgubljena građa jezik - neakutalan, manje poznat pismo - ćirilica, gotica, japansko, arapsko pismo

Sadržajno mjerilo:

neodgovarajući sadržaj (zastarjele znanstvene informacije npr. iz fizike, biologije i sl.)

povijesna građa s lošim ilustracijama zastarjeli udžbenici zastarjela referalna građa (npr. enciklopedije

iz 60-tih godina u kojima su informacije o nekim državama potpuno neprihvatljive)

almanasi i godišnji izvještaji

Mjerilo upotrebljivosti

frekvencija posudbe (koliko je puta određeni primjerak posuđen?)

upotreba nosioca zapisa (ako je riječ o neknjižnoj građi)

Specifična mjerila

Za pojedine vrste građe u obzir uzimamo i specifična mjerila za izlučivanje: periodičke publikacije bez kazala periodičke publikacije koje više ne izlaze filmska traka, zvučna kazeta s izbrisanim ili

oštećenim zapisom video kazeta oštećena, istrošena, s iskidanom

trakom, disketa ogrebana, s urezima CD-ROM razvijen, ispucan, iskrivljen itd. (ovisno o vrsti knjižnice)

Pravilnik o reviziji i otpisu knjižnične građe

(NN21/2002.)

Revizija

rev+videre (lat.) = opet pogledati Sustavan pregled knjižničnog fonda radi

utvrđivanja njegovog stvarnog stanja i usporedbe sa stanjem u inventarnim knjigama i katalozima

Revizijom…

Utvrđujemo što nedostaje od inventarizirane građe

Pronalazimo građu koja je oštećena i zato neupotrebljiva (nedostaju stranice u knjigama, oštećen CD ili CD-ROM, video kazeta itd.)

Utvrđujemo materijalnu vrijednost knjižničnog fonda

Važnost revizije:

Planiranje nabave i vođenje nabavne politike knjižnice

Izgradnja fonda Analiza poslovanja knjižnice Zaštita knjižničnog fonda

Vrste revizije

1. Redovna revizija (u skladu s Pravilnikom o reviziji i otpisu, obuhvaća cijeli fond)

2. Izvanredna revizija (elementarne nepogode, novi djelatnik)

3. Djelomična revizija (obuhvaća dio fonda i provodi se kada nema uvjeta za potpunu reviziju)

4. Revizija smještaja (kontrola smještaja građe na policama dnevno ili najmanje tjedno)

Revizija se obvezno provodi

Prilikom preseljenja u novi prostor Prelaskom na strojnu obradu građe Dolaska novog djelatnika U izvanrednim situacijama

Pravilnik o reviziji i otpisu (NN21/2002.)

Članak 2. “Knjižnice su obvezne provoditi

redovite revizije svojih fondova knjižnične građe periodično, ovisno o obimu knjižnične građe i to:

Pravilnik o reviziji i otpisu (NN 21/2002.)

Broj jedinicaknjižnične građe

Do 10 000 jedinicaDo 50 000 jedinicaDo 100 000 jedinicaDo 250 000 jedinicaDo 500 000 jedinica

Period obveznogprovođenja revizije

Svake 4 godineSvakih 6 godinaSvakih 8 godinaSvakih 10 godinaSvakih 12 godina

Pravilnik o reviziji i otpisu (NN 21/2002.)

Članak 2.

Knjižnice s više od 500 000 jedinica knjižnične građe, reviziju provode kontinuirano, tako da se cjelokupni fond obuhvati revizijom tijekom 20 godina.”

Pravilnik o reviziji i otpisu (NN 21/2002.)

Članak 7.

Količina otpisane građe trebala bi se, u odnosu na cjelokupni fond knjižnice kretati u granicama sljedećih postotaka: do 2% za uništenu građudo 1% godišnje za dotrajalu građudo 2% godišnje za zastarjelu građu

Pravilnik o reviziji i otpisu (NN 21/2002.)

Članak 7.

Otpis neknjižne građe trebao bi se kretatiu granicama sljedećih postotaka: do 30% godišnje za igračkedo 10% za kompakt-diskove10-20% godišnje za audio-vizualnu građu.Postotak otpisa može biti i veći u slučajevima iz članka 3. stavka 1. ovog Pravilnika.

Otpis knjižnične građe

Knjižnice su dužne i bez prethodno provedene revizije po potrebi izdvajati građu za godišnji otpis Dotrajalu Zastarjelu Nevraćenu građu

Otpis knjižnične građe

Za svaku kategoriju izrađuje se poseban popis sa sljedećim rubrikama:

Redni broj Autor Naslov Inventarni broj Cijena Signatura Napomena

Otpis knjižnične građe

Popis se izrađuje prema listićima izvađenim iz kataloga i prema zaduženjima u evidenciji korisnika

Povjerenstvo za otpis sastavlja zapisnik za svaki popis građe prema ranije navedenim kriterijima

Popis mora sadržavati ukupan broj jedinica otpisane građe

Vrijednost otpisane građe u kunama (prepisujemo cijenu koju smo bilježili kod inventarizacije građe)

Važnost cijene kupljene i darovane građe u knjizi inventara

Odluku o otpisu donosi Školski odbor Popisi otpisane građe dostavljaju se

županijskoj matičnoj knjižnici Označavanje građe na popisu za koju je

matična knjižnica zainteresirana u roku od mjesec dana

Školska knjižnica šalje popis Nacionalnoj i sveučilišnoj knjižnici u Zagrebu koja označava na popisu naslove za koje je zainteresirana

Članak 9. Pravilnika o reviziji i otpisu (NN 21/2002.)

Ukoliko školski knjižničar u roku od mjesec dana ne dobije odgovor smatra se da knjižnice nisu zainteresirane za ponuđenu građu

Građu se može ponuditi Profesorima, nastavnicima, učiteljima Antikvarijatu Drugim knjižnicama Spremnici za papir

Što dalje?

Provođenje otpisa kroz knjigu inventara U rubrici “Napomene” uz svaki otpisani

primjerak bilježi se podatak o otpisu (datum i razlog otpisa)

Provođene otpisa kroz knjižnični katalog

Otpis neknjižne građe

Postupak revizije i otpisa ne razlikuje se od onog s tiskanom građom

Zaštita građe ovisi o njenom smještaju ali i o mediju na kojem je pohranjen određeni sadržaj (CD, video kazeta, CD-ROM…)

Izlučuje se i otpisuje zastarjela građa (npr. informatički priručnici na raznim medijima EXCEL 98, WORD 98 i sl. koji se više ne koriste)

Pečat (5 x 2,5 cm) Sva otpisana knjižnična građa

obilježava se pečatom Pečat se sastoji od 3 polja:

Gornje (naziv knjižnice) Donje lijevo polje (riječ OTPISANO) Donje desno polje (prazno jer se u njemu

bilježi datum provedbe revizije, broj odluke o reviziji i otpisu)

Pečat se stavlja uz inventarni broj

I ...

nabava novih izdanja i popunjavanje knjižničnog fonda

Pregledavanjem popisa utvrđuje se koje dijelove fonda treba djelomično popuniti a koje ponovno nabaviti

Tek onda posao je u cijelosti kvalitetno obavljen

Stvarnost

Nedovoljno jasne upute za provođene revizije i otpisa (pisani priručnici za pojedine vrste knjižnice)

Nepostojanje prostora za odlaganje izlučene građe

Strah od “bacanja knjiga”

Preporuka

Revizija i otpis su zakonski utemeljen posao i obveza

Pridržavati se pravila koja postoje a olakšavaju nam rad u knjižnicama

Procedura propisana Pravilnikom o reviziji i otpisu (NN 21/2002) smanjuje mogućnost pogreške

Izvori i upute za provođenje revizije i otpisa:

Pravilnik o reviziji i otpisu (Narodne novine 21/2002)

V. Čelić-Tica V., Premilovac S.http://www.nsk.hr/UserFiles/File/dokumenti/Otpis.doc

www.knjiznicari.hr

…ili iskustva drugih knjižničara…

Hvala!Hvala!doroteja@gkzd.hrdoroteja@gkzd.hr