On-the-spot checks Terenske provjere ugovora · 2017-05-12 · Izvještaj o provedenoj terenskoj...

On-the-spot checks

Terenske

provjere ugovora

23. svibnja 2013.

Terenske provjere – uvod

• Što su terenske provjere?

• Koji su ciljevi terenskih provjera?

• Planiranje terenskih posjeta

• Vrste terenskih provjera

• Vrste ugovora koje se provjeravaju

Terenske provjere – općenito

• Što su terenske provjere?

Terenske kontrole su važni elementi interne kontrole

kao alat kojim nadziremo implementaciju ugovora i

financijskog upravljanja u skladu sa IPA regulativom

• Koji su ciljevi terenske provjere?

Provjeriti ako se ugovorne obaveze izvršavaju u

skladu sa ugovorom (tijekom implementacije ili

nakon završetka)

Terenske provjere – općenito

• Terenske kontrole provode se za ugovore:

• O nabavi roba (supply)

• O nabavi usluga (service)

• O izvođenju radova (works)

• O bespovratnim sredstvima (grant)

Za instrument Twinninga se ne koriste.

Godišnji OtS plan – priprema

OtS-ovi se provode na temelju Godišnjeg OtS plana

Godišnji OtSc plan - priprema (2)

Godišnji OtSc plan pripremaju Voditelji odjela u

Uredu za pripremu i provedbu projekata

• tijekom studenog tekuće godine, za iduću

godinu

• odobrava ga ravnateljica SAFU-a najkasnije

do 31. prosinca tekuće godine, za iduću

godinu

Godišnji OtSc plan - ažuriranje

• Izvještaj o izvršenju Godišnjeg OtSc plana i

ažuriranje plana priprema se:

• tijekom svibnja tekuće godine za idućih 6

mjeseci

• pripremaju ga voditelji odjela u Uredu za

pripremu i provedbu projekata

• ažurirani Godišnji OtS plan odobrava

ravnateljica SAFU-a

Terenske provjere – planiranje

• Tko sve ide iz SAFU? (PM, QAD, Financije,…)

• Delegacija?

• Tko će sve još doći? (Planirati tko je sve potreban na

posjetu)

• Trebamo li pomoć? (Stručna pomoć izvan SAFU)

• Kada? (Dogovoriti datum i vrijeme unaprijed, raspoloživost

ljudskih resursa)

• Što moramo ponijeti? (Ugovor, fotoaparat, drugu

dokumentaciju)

• Kako ćemo tamo doći? (Rezervacija prijevoza)

TERENSKE PROVJERE UGOVORA

O BESPOVRATNIM SREDSTVIMA

U

PRVOJ KOMPONENTI

Terenske provjere – općenito

• Vrste terenskih provjera:

• Monitoring OtSc – cilj je nadzirati provedbu

ugovora i osiguravanje održivosti – provodi PM

• Verification OtSc – provodi je PIU/SPO i odnosi

se na tehničku provjeru

• Supervisory OtSc – provodi je PM i svrha je

provjeriti da je PIU/SPO odradio tehničku provjeru

u skladu s ugovorom – nadzor funkcionalnosti

sustava i provedbe ugovora

Monitoring OtSc - Grant

Nije obavezan

Preporuča se kod zahtjevnijih ugovora

Provodi se ako postoje minimalno tri kriterija za

odabir ugovora

Može se provesti u toku i nakon završetka

implementacije

Trajanje provedbe (period između supervisory i

verification OtSc duži od 6 mjeseci)

Velik broj partnera, suradnika ili lokacija

Broj sekundarnih nabava

Monitoring OtSc - Grant

Odabir ugovora

Monitoring OtSc - Grant

Tip i veličina korisnika granta

Prethodni terenski posjeti

Visoke procjene rizika

Nepravilnosti

Odabir ugovora

Monitoring OtSc - Grant

Rizici/potreba za izmjenom ugovora

Kompetencije korisnika

Otklanjanje problema/grešaka

Kontrola provedbe

TIJEKOM PROVEDBE

Monitoring OtSc - Grant

Realizacija rezultata

Održivost projekta

NAKON PROVEDBE

Provedba kontrole

SAFU voditelj projekta

Osoba iz odjela za kvalitetu/financija/specijalist

za radove

Ispunjavanje kontrolne liste za

monitoring OtSc ( 2 primjerka)

Monitoring OtSc - Grant

Kontrola je OBAVEZNA, provodi se na 100%

grant ugovora

Minimalno mjesec dana prije roka za dostavu

međuizvještaja ili završnog

izvještaja

Verification OtSc - Grant

Provedba kontrole

Kontrola izvršavanja aktivnosti – poštivanje

rokova, kvaliteta, kvantiteta, ostvarenje ciljeva,

izvršavanje aktivnosti...

Kontrolnu listu za verification OtSc (2 primjerka)

Dostava kontrolne liste u SAFU u roku od 5

dana od izvršenog posjeta

Verification OtSc - Grant

Provedba kontrole

Provodi se na 100% ugovora

Vezan je uz dostavu

međuizvještaja/finalnog izvještaja,

tj. izvršenje plaćanja

Provodi se nakon službenog primitka izvještaja

– u praksi nakon slanja prvih komentara

Supervisory OtSc - Grant

Provedba kontrole

Prethodno mora bit dostavljena kontrolna lista

od PIU-a o provedenoj verification terenskoj

kontroli

Kontrola izvršenih aktivnosti, usklađenost s

ugovorom

Kontrola načina čuvanja dokumentacije

Supervisory OtSc - Grant

Provedba kontrole

Kontrola ispravnosti verification on the spot

kontrole

Provjera osigurane vidljivosti projekta (kupljena

oprema)

Prihvatljivost troškova i provjera originala

financijske dokumentacije (platne liste, dokazi o

plaćanju, ugovori o radu, putni nalozi, per diemi)

Supervisory OtSc - Grant

Provedba kontrole

U slučaju nabave opreme unutar grant ugovora

koja se nalazi na više lokacija primjenjuju se

sljedeći kriteriji:

- Do 10 lokacija – sve moraju biti posjećene

- 11-20 lokacija – 50%

- 21-40 lokacija – 30%

- 41-100 lokacija – 20%

- 101-200 lokacija – 10%

Supervisory OtSc - Grant

Provedba kontrole

SAFU voditelj projekta + financijski specijalist/

kolega iz odjela za računovodstvo

Ispunjavaju kontrolnu listu za supervisory terensku

kontrolu (2 primjerka)

Uz kontrolnu listu prilažu se fotografije označene

vidljivosti projekta ili drugi dokumenti

Supervisory OtSc - Grant

Provedba kontrole

TERENSKE PROVJERE UGOVORA O

BESPOVRATNIM SREDSTVIMA

U

TREĆOJ KOMPONENTI

Vrijeme odlaska na terensku kontrolu – nakon

primitka međuizvještaja i finalnog izvještaja

Prethodna najava DEU, nadležnom ministarstvu,

korisniku – 12 dana prije kontrole

Provodi se za 100% ugovora o bespovratnim

sredstvima

Payment claim OTS check

Na terenskoj kontroli pregledava se:

- Kupljena oprema

- Visibility

- Projektna dokumentacija

- Sekundarna nabava

Ovisno o vrsti provedenih aktivnosti na terenskoj

kontroli sudjelovati će i inženjer građevine, IT

stručnjak…

Payment claim OTS check

Izvještaj o provedenoj terenskoj kontroli – 15 dana

za slanje nadležnom ministarstvu

Ministarstvu komentira (po potrebi) i potpisuje

izvještaj s terenske kontrole

Nakon potpisa ministarstva izvještaj se šalje

korisniku u roku od 5 dana

Payment claim OTS check

Uz izvještaj sa terenske kontrole prilaže se:

- fotografije

- kontrolna lista za provedenu sekundarnu nabavu

u periodu izvještavanja (ukoliko ih je bilo više

odabere se jedna)

Payment claim OTS check

Visibility

Neuredno čuvanje projektne dokumentacije

Kupljena oprema se ne nalazi na mjestu

terenske kontrole

Najčešći nalazi na terenskim kontrolama

Kako postupiti u slučaju nalaza:

Procijeniti jeli potrebna dodatna terenska

kontrola

Prijava nepravilnosti (samo u slučaju da se

zatečene pogreške ne mogu korigirati)

Detaljan opis u predviđenoj kontrolnoj listi

Najčešći nalazi na terenskim kontrolama

TERENSKA PROVJERA KOD

UGOVORA O NABAVI ROBA

Monitoring OtSc - Supply

• Nije obavezan

• Monitoring terensku provjeru izvršava voditelj projekta

(provedbeno tijelo)

• točni koraci su opisani u poglavlju 10 (Contract

Management) priručnika CFCA IPA I v.5.0 – obavijestiti

direktora Ureda za pripremu i provedbu projekta,

dogovoriti s korisnikom, pozvati ugovaratelja (ako je

potrebno), obaviti OtSc, ispuniti check-listu...

• Ispunjava se monitoring kontrolna lista za ugovore o

nabavi roba (2 primjerka)

Monitoring OtSc - Supply

Zašto Monitoring OtSc?

- provjeriti da li se implementacija

odvija pravovremeno i bez problema

- suočiti se s problemima i pogreškama koje mogu

ugroziti uspješnu implementaciju

- provjeriti kompetencije SPO/PIU/Krajnjeg korisnika, te

ugovaratelja u administriranju i upravljanju projektom

- identificirati moguće rizike i dodatne potrebe u

upravljanju projektom koje bi zahtijevale pripremu

izmjene ugovora (Addendum)

Odabir ugovora na temelju selekcijskih kriterija (min. 2

kriterija)

- složenost ugovora, implementacija ugovora duža od 9

mjeseci, otvorena pitanja sa SPO/PIU sastanka,

nepravilnosti s prethodnih OtSC-a

- više od 5 prijava kvara po lokaciji ili više od 10 prijava

kvara od strane korisnika

- visok iznos ugovora i vrijednost after sales usluga veća

od 20% iznosa ugovora

Monitoring OtSc – Supply

Provodi se:

- za vrijeme trajanja provedbe ugovora (implementation

period)

- nakon završetka provedbe ugovora (implementation

period)

- nakon završetka izvršavanja ugovora (execution

period)

Ciljevi monitoring terenske kontrole za vrijeme trajanja

provedbe ugovora:

- utvrditi da se ‘outputi’ koriste u skladu sa svrhom projekta i

jeli osigurana održivost projekta

- Identificirati moguće rizike i spriječiti nastanak problema

Monitoring OtSc - Supply

Monitoring OtSc - Supply

Ciljevi monitoring terenske kontrole nakon završetka provedbe

(implementation period) i nakon završetka trajanja ugovora

(execution period)

- provjera rezultata, njihove usklađenosti sa svrhom projekta,

održivost projekta,

- provjera urednog izvršenja ugovora

- provjera pridržavanja izdanim garancijama

- provjera pridržavanja „after sales” usluga kako je predviđeno

ugovorom

Monitoring OtSc - Supply

Ugovor koji zadovoljava minimalno 2 selekcijska kriterija i

uključuje više lokacija za provođenje aktivnosti:

- do 10 lokacija – sve lokacije

- između 11 i 20 lokacija – 50% lokacija

- između 21 i 40 lokacija - 30% lokacija

- između 41 i 100 lokacija – 20% lokacija

- između 101 i 200 lokacija – 10% lokacija

Verification OtSc - Supply

Obavezan

Vremenski okvir:

- provodi se prije odobrenja Provisional Acceptance

Certificate-a (Privremeni prihvat robe) od strane

PIU-a

Cilj provjere:

- provjeriti jesu li odredbe ugovora provedene na

zadovoljavajući način vremenski, kvalitativno i

kvantitativno

Verification OtSc - Supply

Obavezni su za sve ugovore o nabavi roba, potrebno je provjeriti sve

nabave, na svim lokacijama

Provodi ga SPO/PIU, u roku od 5 dana od zaprimljenog zahtjeva za

PAC od SAFU

- zahtjev za PAC ugovaratelj šalje SAFU

- SAFU šalje (3 originala i kopiju certifikata o podrijetlu) PIU

i od tada teče rok za izvršenje terenske kontrole

Postupak i odgovornosti SPO/PIU detaljno opisani u PIU priručniku

v.5.3., poglavlje D - Contract Implementation i CFCA priručniku v.5.0

poglavlje 10 - Contract Management

Verification OtSc - Supply

Koristi se kontrolna lista za verification terensku kontrolu

(PIU priručnik v.5.3. poglavlje D - Contract Implementation

Annex D6)

Nakon provedene kontrole – rok od 7 dana za dostavu

potpisanog PAC-a (3 primjerka) ili izvještaja zašto nije

moguće potpisati

Supervisory OtSc – Supply

Provodi se prije izdavanja Provisional Acceptance

Certificate-a (Privremeni prihvat robe), nakon ili u tijeku

verification terenske kontrole

Provodi ju voditelj projekta iz SAFU i savjetnik iz Ureda za

osiguranje kvalitete, ispunjava se kontrolna lista (CFCA

priručnik Annex poglavlja 10 – Contract management) kojoj

se prilažu fotografije sa terenske kontrole

Provjerava se ispravnost verification terenske kontrole koju

je proveo SPO/PIU

Supervisory OtSc - Supply

Što se provjerava?

• Opravdanost SPO-ovog potpisa PAC-a

• Oprema dostavljena na navedeno mjesto u ugovoru

• Odgovara li dostavljena oprema ponudi navedenoj u

ugovoru

• Ispravnost opreme (je li instalirana i testirana)

• Porijeklo opreme (Certificate of origin)

• Održani treninzi za korištenje opreme/ dostavljeni priručnici

za korištenje

• EU visibility

Supervisory OtSc - Supply

Najčešći nalazi

• Oprema dostavljena na pogrešne lokacije

• Dostavljena oprema nije sukladna onoj u ugovoru

• Dostavljena oprema nije u funkciji

• SPO potpisao privremeni prihvat, ali roba nije funkcionalna

• Oprema oštećena tijekom garantnog perioda

Supervisory OtSc - Supply

Što učiniti u slučaju otkrivene pogreške?

Procijeniti „težinu” pogreške

• Manja pogreška – upozoriti korisnika/ugovaratelja da hitno

ispravi nedostatke i poduzeti naknadnu terensku posjetu

Supervisory OtSc - Supply

Što učiniti u slučaju otkrivene pogreške?

• Teža pogreška - posljedice:

- smanjenje iznosa isplate (rezanje neprihvatljivih troškova)

- zahtjev za povratom sredstava

- stopiranje preostale isplate dok se ne izvrše ugovorne

obveze

- naplata garancije

- prijava nepravilnosti

Supervisory OtSc - Supply

Sadržaj izvješća o obavljenoj terenskoj provjeri

• Što je provjeravano

• Imena i pozicije osoba koje su izvršile provjeru

• Datum

• Rezultati provjere

• Detaljan opis nepravilnosti i poduzetih korektivnih mjera

• Fotografije s mjesta provedbe projekta

Provodi se za sve ugovore, ali ne za sve lokacije:

• do 10 lokacija – sve lokacije

• između 11 i 20 lokacija – 50% lokacija

• između 21 i 40 lokacija - 30% lokacija

• između 41 i 100 lokacija – 20% lokacija

• između 101 i 200 lokacija – 10% lokacija

Supervisory OtSc - Supply

TERENSKA PROVJERA KOD

UGOVORA O RADOVIMA

49

Terenska provjera kod ugovora o radovima

• Mjesečni sastanci

• Mjesečne posjete gradilištima

• terenske provjera – u svim fazama

projekta (ad hoc ili vezane uz plaćanja)

50

Mjesečni sastanci o napretku / posjeti gradilištu

• Nije isto što i terenska provjera, ali postoji kontrolna lista koja se

ispunjava

• Radi se mjesečno u vrijeme mjesečnih sastanaka (inženjer,

ugovaratelj, SAFU, JPP/SPO, krajnji korisnik, predstavnici

Delegacije EU)

• Prati se opći napredak projekta, usklađenost s uvjetima

ugovora, identificiraju se mogući rizici

• Prate se mjere sigurnosti na gradilištu

• Broj osoblja prisutnih na gradilištu

• Ostali faktori koji mogu utjecati na pravovremeno izvršenje

radova

• U slučaju potrebe, može se napraviti i terenska provjera s

detaljnijim kontrolama

51

„Verification” terenska provjera

Terenske provjere vezane uz zahtjeve za plaćanja:

• Minimalno dva puta godišnje vezano uz provjeru situacija

Terenske provjere vezane uz vremenski okvir:

• Prije izdavanja potvrde o preuzimanju izvedenih radova - Taking

over certificate / Provisional Acceptance Certificate

• Prije izdavanja konačnog prihvata - Performance certificate /

Final Acceptance Certificate – Potvrda o dobrom izvršenju posla

SAFU i korisnička institucija (joint verification on the spot check)

52

Logistika podrazumijeva:

Angažman specijalista za radove

Koordinaciju sa nadzornim inženjerom i

izvođačem

Pripremu i korištenje sigurnosne opreme

(Dobru vremensku prognozu)

Planiranje

53

Obilazak gradilišta

Odabir stavki za kontrolu (5 stavki troškovnika)

Odabir stavki za kontrolu

Stavke koje čine najveći iznos ukupno

Stavke čija je jedinična cijena najviša

Stavke koje je jednostavno prebrojati /premjeriti

Zasebni setovi opreme koja se instalira

Neki drugi kriteriji

54

Obilazak gradilišta

Vizualna provjera

Poštivanja sigurnosnih procedura

Prisutnih izvođača / pod-izvođača / dobavljača

Prisutnosti zakonski određenih dokumenata

Smještajnih kapaciteta za nadzorne inženjere

Porijeklo opreme

Poštivanja odredbi o vidljivosti (visibility)

55

Obilazak gradilišta

Vizualna provjera:

Ukupnog napretka u izvođenju radova

Građevinska knjiga, građevinski dnevnik,

privremene situacije

Kvalitete i vrste izvedenih radova

Rizika koji bi mogli utjecati na dinamiku

izvođenja radova

56

Obilazak ureda izvođača / inženjera

Pregled dokumentacije:

Sustav arhiviranja

Izvještaji o napretku, zahtjevi, odobrenja…

Razgovor:

Napredak u izgradnji

Suradnja s dionicima u projektu

(Mogući) problemi i rizici

57

Obilazak gradilišta

Vizualna provjera:

Konačni prihvat – Final Acceptance Certificate

Izvršenost (preostalih) radova

Otklanjanje nedostataka / kvarova

Izvršenost dodatnih usluga

Poštivanje smjernica o vidljivosti (visibility)

Održivost projekta (sustainability)

58

Obilazak gradilišta

Najčešći nalazi

• Nepostojanje table vidljivosti

• Nedostupnost odgovornih za razgovor tijekom terenske

provjere

• Nedostupnost građevinske dokumentacije, atesta

• Dio opreme nije ugrađen sukladno ugovoru

• Nedovoljno osigurano čuvanje materijala na gradilištu

• Izmjena projektnih nacrta bez konzultacija s provedbenim

tijelom

59

Obilazak gradilišta

Što učiniti u slučaju otkrivene pogreške?

Procijeniti težinu greške

• Manja greška – upozoriti korisnika/ugovaratelja da hitno

ispravi nedostatke i poduzeti naknadnu terensku posjetu

60

Obilazak gradilišta

Što učiniti u slučaju otkrivene pogreške?

Procijeniti težinu greške

• Teža greška – npr premašen ukupan ugovoreni iznos,

značajna izmjena projektnih nacrta bez konzultacija s

provedbenim tijelom, lažiranje građevinskih dokumenata

• Posljedice: smanjenje iznosa isplate, povrat sredstava,

stopiranje preostale isplate dok se ne izvrše ugovorne

obveze, naplata garancije, prijava nepravilnosti

61

Obilazak gradilišta

Sadržaj izvješća o obavljenoj terenskoj provjeri

• Što je provjeravano

• Imena i pozicije osoba koje su izvršile provjeru

• Datum

• Rezultati provjere

• Detaljan opis nepravilnosti i poduzetih korektivnih mjera

• Fotografije s mjesta provedbe projekta

• Dodatni dokumenti

TERENSKA PROVJERA KOD

UGOVORA O USLUGAMA

Terenske provjere – ugovori o uslugama

• Nisu obavezne

• Ide se samo u „monitoring” terensku provjeru, ne

postoje „verification” terenska provjera i „supervisory”

terenska provjera

• Voditelj projekta može ići u terensku provjeru i sam –

ispunjava kontrolnu listu iz SAFU priručnika v.5.0

(Poglavlje 10 – Contract management)

Terenske provjere – usluge – kriteriji

odabira • Kriteriji odabira:

• Vrijednost projekta veća od 2 milijuna EUR

• Prijavljeni problemi na projektu od strane

korisnika ili ugovaratelja

• Nastanak problema prijavljen kroz redovito

izvještavanje (kašnjenja, niska posjećenost

treninga ili radionica…)

• Trajanje implementacije projekta duže od 9

mjeseci

• Procjena rizika JPP-a

• Sporo korištenje sredstava iz projekta (spora

dostava timesheetova)

• Veliki broj radnih dana za kratkoročne stručnjake

(iznad 700)

• Veliki broj radionica koje se provode na više

lokacija

• Razvoj softvera

• Procjena PM-a

Terenske provjere – usluge – kriteriji

odabira

Terenske provjere – usluge – ciljevi

Ciljevi terenske provjere tijekom implementacije

ugovora o uslugama:

• Provjera implementacije ugovora prema

odredbama ugovora, izvještajima o napretku

• Suočavanje sa problemima koji su nastali na

projektu i mogućim greškama tijekom

implementacije

• Uočiti moguće rizike tijekom implementacije

koje mogu zahtijevati izmjene ugovora

Terenske provjere – usluge – ciljevi

Ciljevi terenske provjere tijekom implementacije

ugovora o uslugama:

• Sudjelovanje na seminarima, radionicama

• Kvaliteta radionica

• Raspored aktivnosti

• Način čuvanja dokumentacije

• Smještaj i uvjeti za ugovaratelja

Terenske provjere – usluge – ciljevi

Ciljevi terenske provjere nakon implementacije ugovora o

uslugama:

• Provjeriti koriste li se rezultati projekta u skladu s

ciljem projekta čime se osigurava održivost, npr.

korištenje baze podataka, priručnika, nastavljeni

proces treninga, distribucija rezultata projekta na

druge korisnike)

Terenske provjere – usluge – odabir

vremena

• Odlazak tijekom implementacije:

Posjet nekoj radionici ili okruglom stolu, sastanku

između ugovaratelja i korisnika

• Odlazak nakon implementacije:

Nakon protoka određenog roka zadanog u

izvješćima za izvršenje zadanih ciljeva nakon

završetka projekta (trening plan za sljedeću

godinu, spajanje sa drugim sustavima…)

Terenske provjere – usluge – kontrola

• Kontroliramo tijekom provedbe projekta:

• Održavanje radionica u skladu sa ugovorom

(trajanje, broj sudionika)

• Dokumentacija projekta (outputi koji su

traženi tijekom projekta, npr. prevođeni

materijali, priručnici, analize…)

• Radni sastanak sa korisnicima i

ugovarateljem

• Kontrola rada stručnjaka (timesheets)

• Vidljivost projekta

Pitanja

Kontakt

Jelena Starčević

Savjetnica u Odjelu III,

Ured za pripremu i provedbu dokumenata

Dina Marijanović

Savjetnica u Odjelu II,

Ured za osiguranje kvalitete dokumenata

jelena.starcevic@safu.hr

dina.marijanovic@safu.hr

Zahvaljujemo na pažnji!