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INSTITUTO SALVADOREÑO DEL SEGURO SOCIAL
NORMATIVA DE SEGUIMIENTO
PRESUPUESTARIO EN EL SISTEMA SAFISSS
DURANTE EL PROCESO DE ABASTECIMIENTO
INSTITUCIONAL
DGCI Marzo 2014
NORMATIVA DE SEGUIMIENTO PRESUPUESTARIO EN EL SISTEMA SAFISSS
DURANTE EL PROCESO DE ABASTECIMIENTO INSTITUCIONAL
DEPENDENCIA: CADENA DE ABASTECIMIENTO VERSIÓN 0.0
COD: NOR-A-035 Página 2 de 20
Contenido
HOJA DE APROBACIÓN 3
PERSONAL QUE PARTICIPÓ EN LA REVISIÓN DE LA NORMATIVA 4
REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS 4
CAPÍTULO I. GENERALIDADES 5
1. INTRODUCCIÓN 5
2. USO Y ACTUALIZACIÓN 5
3. OBJETIVOS DEL DOCUMENTO NORMATIVO 6
4. MARCO LEGAL 6
5. VIGENCIA 7
6. CONCEPTOS GENERALES DE PROCESO DE COMPRAS 7
a) Tipos de compra 7
b) Estados del Presupuesto de compras en el sistema 8
c) Responsables y actividades en la gestión de Compras Institucionales 8
7. NORMAS 10
7.1. NORMAS RELACIONADAS CON LOS ENCARGADOS DE CENTROS
GESTORES Y RESPONSABLE DE CENTRO LOGÍSTICO 10
7.2. NORMAS RELACIONADAS A LA UNIDAD DE PLANIFICACIÓN Y
MONITOREO DE SUMINISTROS (UPLAN) 12
7.3. NORMAS RELACIONADAS A GESTIÓN SERVICIOS DE APOYO
ADMINISTRATIVO 13
7.4. NORMAS RELACIONADAS A LA UNIDAD DE ADQUISICIONES Y
CONTRATACIONES INSTITUCIONALES (UACI) 13
7.5. NORMAS RELACIONADAS A LA UNIDAD FINANCIERA INSTITUCIONAL (UFI)
15
ANEXOS 16
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DURANTE EL PROCESO DE ABASTECIMIENTO INSTITUCIONAL
PROCESO: ABASTECIMIENTO INSTITUCIONAL VERSIÓN 0.0
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HOJA DE APROBACIÓN
Fecha de Elaboración: Marzo 2014
AUTORIZADO POR:
Dr. Leonel Flores Sosa
Director General ISSS
____________________________________ ____________________________________
Licda. Ana Beatriz E. de Carbajal Lic. Joao B. Alfaro
Jefa Unidad de Desarrollo Institucional Jefe de Unidad de Adquisiciones y
Contrataciones Institucionales
____________________________________ __________________________________
Dr. Milton Giovanni Escobar Lic. Carlos Alberto Argueta
Jefe Unidad de Planificación y Jefe Unidad Financiera Institucional
Monitoreo de Suministros
REVISADO POR:
______________________________________ _________________________________________
Licda. Ana Beatriz E. de Carbajal Inga. Alicia Beatriz Azucena
Por Jefa Departamento Gestión de Jefa Sección Desarrollo y Gestión de
Calidad Institucional Procesos
ELABORADO POR:
Ing. William Ernesto Cornejo
Analista de Desarrollo Institucional
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PERSONAL QUE PARTICIPÓ EN LA REVISIÓN DE LA NORMATIVA
Nombre Dependencia
Licda. Lidia N. Suncín Sánchez Jefe Depto. Contratos y Proveedores
Dr. Nahúm O. Somoza Méndez Jefe Departamento de Planificación de
Bienes y Servicios Médicos
Arq. Maria D. Diaz de Flores Jefe Sección Compras por Libre Gestión
Licda. Edith Elizabeth Gámez Jefe Sección Monitoreo de Contratos
Ing. Denis G. Sanchez Mendez Analista de Planificación de Necesidades
Licda. Carmen E. Majano Villatoro Jefe Sección Programación, Seguimiento y
Evaluación del presupuesto.
Inga. Yolanda Sánchez Control de Calidad Division de TIC
Lic. Elvis Edgardo Ramírez Analista de Presupuesto
Lic. Antonio Velásquez Analista de Presupuesto
REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
VERSIÓN 0.0
Lic. Carlos Argueta/ Lic.
Joao Alfaro/ Dr. Giovanni
Escobar
Ing. William Cornejo Dr. Leonel Flores Sosa . 0.0
Solicitado por Elaborado por Aprobado por
VERSIÓN
Fecha: Noviembre 2013 Fecha: Marzo 2014 Fecha: Marzo 2014
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DURANTE EL PROCESO DE ABASTECIMIENTO INSTITUCIONAL
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CAPITULO I. GENERALIDADES
1. INTRODUCCIÓN
Con el propósito de contar con un documento que especifique los aspectos
normativos relacionados con el seguimiento a la gestión de compras institucionales
por parte de los diferentes actores que intervienen en este proceso, se presenta la
normativa diseñada en base al modelo actual de funcionamiento de la Cadena de
abastecimiento Institucional.
La adquisición de bienes y servicios es un proceso de soporte vital para la prestación
de servicios de salud y la gestión administrativa, ya que de ella depende la provisión
de los insumos necesarios para diversos tratamientos y procedimientos, sin los cuales
sería imposible satisfacer las necesidades de nuestros derechohabientes, siendo
necesario que todos los involucrados actúen de forma oportuna y eficiente, con
conocimiento en la ejecución y seguimiento de las diferentes actividades que se
interrelacionan para llevar a cabo el abastecimiento.
Su alcance es a nivel nacional, ya que es de responsabilidad de cada encargado de
centro de costo o centro gestor, así como de los encargados de UPLAN y UACI, el
cumplimiento de la presente normativa en cada fase que le competa.
En la primera parte del documento se abordan los objetivos con los que se crea la
normativa, asimismo se incluyen los conceptos generales que se manejan en el
proceso de adquisiciones y la normativa específica que ha sido armonizada con
las disposiciones legales y administrativas vigentes aplicables al Instituto.
2. USO Y ACTUALIZACIÓN
Las Jefaturas deberán mantener en buenas condiciones y poner a
disposición del personal un ejemplar de la Normativa para consulta y análisis
del trabajo.
El personal de nuevo ingreso deberá estudiar la Normativa como parte de
su inducción y adiestramiento en el trabajo.
Las jefaturas del Instituto podrán proponer revisiones y enmiendas,
conservando o mejorando la calidad, el control y la eficiencia de los
procesos.
Posterior a las actualizaciones de la normativa, podrán realizarse revisiones y
enmiendas del mismo, con la aprobación del Departamento Gestión de
Calidad Institucional, solamente una vez al año o si hubieren cambios que lo
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ameriten, lo cual se deberá registrar en la hoja de actualizaciones incluida
en este documento.
El Departamento Gestión de Calidad Institucional será responsable de
enviar los documentos oficializados al Usuario a través del medio que se
estime conveniente y será publicado en la página web institucional.
3. OBJETIVOS DEL DOCUMENTO NORMATIVO
1. Hacer más eficiente el seguimiento en el presupuesto del SAFISSS, del
proceso de adquisición de bienes y servicios de la institución.
2. Servir como medio de información y consulta para empleados y funcionarios
involucrados en los procesos de compras Institucionales, tanto a nivel
procedimental como a nivel de sistema SAFISSS.
3. Regular el manejo y utilización del presupuesto asignado en cada una de las
gestiones en el sistema SAFISSS para adquisición de bienes y servicios, de
forma que se evite la retención innecesaria de fondos (fondos atrapados) en
requerimientos que no son procedentes en el ejercicio fiscal vigente o que
deban ser reevaluados para su gestión, en el próximo ejercicio presupuestario.
4. MARCO LEGAL
Ley LACAP
Disposiciones Específicas del Presupuesto para el ISSS, Art. 7
Normas Técnicas de Control Interno Específicas del ISSS (Mayo 2008)
Capítulo I, Normas Relativas al Ambiente de Control.
Capítulo III, Artículos del 48 al 51, 54 y 66
Capítulo V, Artículo 102
Acuerdo Dirección General Nº 2008 – 01- 0026
Oficialización y cumplimiento obligatorio de los documentos normativos
creados, modificados o actualizados por el Departamento Gestión de
Calidad Institucional.
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5. VIGENCIA
La presente “NORMATIVA DE SEGUIMIENTO PRESUPUESTARIO EN EL SISTEMA SAFISSS
DURANTE EL PROCESO DE ABASTECIMIENTO INSTITUCIONAL”, entrará en vigencia a
partir del día y mes de su divulgación.
6. CONCEPTOS GENERALES DE PROCESO DE COMPRAS
a) Tipos de compra
Para obtener una mejor visión de la gestión de compras, se considera necesario
establecer la clasificación actual o tipos de compras que se ejecutan
Institucionalmente, las cuales están definidas en base a los lineamientos de la
legislación vigente.
POR SU ORIGEN:
PLANIFICADAS: compra de bienes y/o servicios previamente establecidos
durante el período de planificación anual de necesidades institucionales.
NO PLANIFICADAS: compras emergentes de bienes o servicios que no han
sido planificadas, o que son necesarias por encontrarse desabastecidas.
POR SU PROCESAMIENTO O DE ACUERDO AL MONTO
LICITACIÓN O CONCURSO PÚBLICO: compras por un monto superior al
equivalente a doscientos cuarenta (240) salarios mínimos mensuales, para
el sector comercio.
LIBRE GESTIÓN: compras por un monto menor o igual a doscientos
cuarenta (240) salarios mínimos mensuales, para el sector comercio.
MONTO AUTORIZADO DE NIVEL LOCAL: modalidad de compra por Libre
Gestión de montos menores o iguales a seis salarios mínimos y que son
realizadas por un Delegado legal en los centros de atención.
CONTRATACIÓN DIRECTA: compras especiales que se encuentran
tipificadas en la Ley LACAP, en las cuales no hay límite en los montos por lo
extraordinario de las causas que las motivan.
MERCADO BURSÁTIL: compras efectuadas por medio de la Bolsa de
productos y servicios de El Salvador, BOLPROES.
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CONVENIO: Compras especiales que se realizan de mutuo acuerdo con
entidades Nacionales o Internacionales de cooperación.
b) Estados del Presupuesto de compras en el sistema
Como parte de los objetivos de la Normativa se encuentra el buen uso del
Presupuesto asignado para la compra de bienes y servicios, siendo necesario por
ello, conocer cómo cambia de estado el Presupuesto en el sistema SAFISSS de
acuerdo al avance del proceso de compra.
DISPONIBLE: se denomina al presupuesto que cada centro de costo tiene
asignado para su gestión anual al inicio de cada año, y que se va utilizando
para generar las solicitudes de pedido.
PRE-COMPROMETIDO: es el estado en el que el presupuesto queda retenido
por la Solicitud de pedido (de acuerdo al monto solicitado), en espera
que se ejecuten los procesos de adquisición, y no se puede utilizar para otra
gestión. (Solicitud de pedido: es una requisición de bienes o servicios que se
ingresa al SAFISSS, la cual dá como resultado después de un proceso de compra:
“el pedido”).
COMPROMETIDO: al adjudicar una gestión de compra se tiene la certeza de
a quién se le va a comprar, por lo que los fondos quedan comprometidos
en el pedido (es el detalle por código, cantidad, precio y almacén de recepción
del contrato SAFISSS de los bienes y servicios adquiridos por el instituto) y
disponibles para efectuar el pago.
DEVENGADO: el presupuesto pasa a este estado cuando se efectúa la
recepción total o parcial del bien o servicio (generación de Acta de recepción
que es el documento creado en SAFISSS que respalda la recepción de un bien y
servicio detallado en la factura del proveedor), y está listo para ser cobrado por
el proveedor.
c) Responsables y actividades en la gestión de Compras Institucionales
Las diferentes modalidades de compra se encuentran definidas en la Ley LACAP;
sin embargo, en general siguen un procedimiento similar en la mayor parte de los
casos. A continuación se presenta una matriz en la cual se define cómo se realizan
los procesos de compras Institucionales:
ENTRADA: Insumo necesario para efectuar la actividad respectiva.
ACTIVIDAD: tareas específicas que se realizan para transformar las entradas
y darles un valor agregado.
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SALIDA: Insumo transformado como resultado de la actividad que
generalmente servirá como entrada para la actividad siguiente.
RESPONSABLE: Puesto o cargo responsable de realizar la actividad.
ESTATUS DE PRESUPUESTO: estado de permanencia del presupuesto en el
sistema SAFISSS durante el desarrollo del proceso.
ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA RESPONSABLE ESTATUS DEL
PRESUPUESTO
Necesidad de
Compra
Presupuesto
disponible
Elaboración de
requerimiento
para Compra por
Centro Gestor
Solicitud de
pedido (SDP)
Encargado
de centros
gestores
Pre
comprometido
Solicitud de
pedido
Autorización de
SDP por Centro
Logístico
SDP Liberada Director, Jefe
Unidad,
División
Pre
comprometido
SDP Liberada Validación y
Consolidación de
Necesidades
Solicitud de
pedido
consolidada
(SDPC)
UPLAN Pre
comprometido
Solicitud de
pedido
consolidada
(SDPC)
Publicación de
proceso y
Solicitud de
Ofertas
Cuadro de
Evaluación de
Ofertas
UACI Pre
comprometido
Cuadro de
Evaluación de
Ofertas
Recomendación
de compra
Recomendación
para
adjudicación
UACI Pre
comprometido
Recomendación
para
adjudicación
Adjudicación de
Compra
Compra
adjudicada
Consejo
Directivo ó
Designado
Pre
comprometido
Adjudicación
Solicitud de
pedido
consolidada
Desconsolidación
y Elaboración de
Contrato u orden
de compra
Contrato marco
Orden de
pedido
UACI Comprometido
Contrato u
orden de
compra de
Producto o
servicio
Recepción de
Producto o
servicio
Facturas
Acta de
recepción
Encargado
de centros
gestores
Devengado
Facturas
Acta de
recepción
Pago a
proveedor
Compra
cancelada
UFI Devengado
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7. NORMAS
7.1. NORMAS RELACIONADAS CON LOS ENCARGADOS DE CENTROS GESTORES Y
RESPONSABLE DE CENTRO LOGÍSTICO
1. Las dependencias institucionales (o centro gestor), son las responsables de originar
los procesos de compra y están autorizadas para generar solicitudes de pedido
(SDP) en el sistema SAFISSS. (Jefes de Departamento, Sección o servicios).
2. Para ingresar o gestionar una solicitud de pedido, se deberá contar con la
autorización en el sistema SAFISSS de la jefatura respectiva, esta actividad es
denominada: liberación del encargado del Centro Logístico. (Director local, Jefe de
División o Unidad)
3. Previo a gestionar cualquier solicitud de pedido en el SAFISSS, deberá revisarse si se
cuenta con Presupuesto disponible para su ejecución, caso contrario el encargado
del centro gestor, con visto bueno del responsable del centro logístico, deberá
gestionar por medio de nota o correo electrónico dirigido a la Sección
Programación, Seguimiento y Evaluación de Presupuesto, los fondos respectivos,
justificando los motivos de la solicitud.
4. Las solicitudes de pedido para compras planificadas, serán emitidas por los centros
gestores a solicitud de la UPLAN en los períodos establecidos por ésta, y no será
necesaria una autorización adicional en el sistema, por encontrarse dentro del plan
de Compras.
5. Las solicitudes de pedido para compras No Planificadas deberán contar con la
autorización del Sub Director Administrativo o Subdirector de Salud, previo a su
gestión, a excepción de las efectuadas por MONTO AUTORIZADO DE NIVEL LOCAL,
que serán autorizadas por el Director local, Jefe de Unidad o División.
6. Si la adquisición del bien o servicio, fue contemplado dentro de las necesidades
presentadas en la formulación del presupuesto y el monto solicitado aprobado
corresponde al solicitado por el responsable centro gestor, podrá iniciar la gestión
de compra; caso contrario, deberá sujetarse a la disponibilidad aprobada, y
programar la necesidad para el siguiente ejercicio fiscal; siempre y cuando no
interfiera en el normal desarrollo de las actividades y no afecte la salud de los
derechohabientes.
7. Para el caso que un bien o servicio no haya sido planificado en las necesidades
establecidas en la formulación de presupuesto, y éste sea de suma urgencia para
la operatividad de la dependencia, el encargado del centro gestor deberá
analizar que específico de gasto considera que puede disminuirse y reasignar los
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recursos al específico de gasto que afectará la compra, solicitándole a la Sección
Programación, Seguimiento y Evaluación de Presupuesto la modificación
presupuestaria pertinente, debiendo notificar el encargado del centro gestor a la
Unidad de Planificación y Monitoreo de Suministros con el propósito que en el
específico de gasto y centro de costo afectado se ajusten las modificaciones
efectuadas al presupuesto.
8. Posterior a la generación de una solicitud de pedido en el sistema, el responsable del
centro gestor, deberá monitorear semanalmente en el sistema el avance de la
solicitud, por medio de la transacción ME53N visualización de pedido. Si posterior a
un mes no ha sido liberada por la autoridad correspondiente deberá eliminarse del
sistema debiéndose ingresar a la transacción ME52N Modificación de SDP y colocar
“cheque” en la casilla de concluir, y finalmente deberá colocar estatus de borrado
(icono de basurero).
9. En el caso de encontrarse liberada la solicitud de pedido por el centro logístico, el
encargado del Centro gestor deberá tramitar la autorización a la Subdirección
respectiva y posteriormente, enviar un correo notificando a UPLAN sobre el
requerimiento. En el caso de transcurrir un mes sin autorización de la solicitud por la
Subdirección respectiva, el encargado del Centro gestor deberá eliminarla del
sistema siguiendo los pasos indicados en el numeral anterior.
10. Adicionalmente, el Departamento de Presupuesto informará trimestralmente a los
responsables de los centros gestores, aquellos requerimientos que hayan sido
ingresados al sistema (SAFISSS) y presenten recursos precomprometidos y
comprometidos, para que efectúe la depuración respectiva de las solicitudes de
pedido que se generaron en su centro gestor y de las que son administradores de
contratos cuando corresponda según lo normado.
11. Todos los usuarios que efectúen solicitudes de pedido para compra, deberán
observar lo contemplado en el Art.20 Bis de la Ley LACAP. (Anexo 1)
12. Todos los usuarios que sean receptores de los productos o servicios derivados de los
diferentes procesos de compra, deberán emitir ACTA DE RECEPCIÓN en el sistema
SAFISSS al momento de recepcionarlos, verificando en el proceso que la información
que contenga el acta corresponda al producto o servicio recibido y detallado en la
factura.
13. Los usuarios ó encargados de emitir ACTAS DE RECEPCIÓN deberán verificar
mensualmente que las actas de recepción registradas en el SAFISSS que hayan
emitido, correspondan a las facturas recibidas y validadas, a efectos de
identificar y eliminar actas duplicadas (Transacción ME23N). De igual forma las
recepciones deberán efectuarse hasta finalizar las cantidades contratadas,
aunque exista una nueva contratación del mismo bien, producto o servicio.
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14. Los usuarios encargados de emitir ACTAS DE RECEPCIÓN (de contratos derivados
de servicios en los que se efectúan recepciones parciales periódicamente), al
realizar la recepción del último período de servicio, deberán liberar en el sistema
SAFISSS los saldos que ya no se utilicen porque no es posible consumirlos. Al
efectuar la ÚLTIMA RECEPCIÓN DEL CONTRATO en la transacción MIGO antes de
contabilizar el acta, deberá ingresar a la pestaña DATOS DE PEDIDO y en el
cuadro de selección indicar Entrega final, luego escoger la opción FIJAR y
posteriormente contabilizar.
7.2. NORMAS RELACIONADAS A LA UNIDAD DE PLANIFICACIÓN Y MONITOREO DE
SUMINISTROS (UPLAN)
1. La Unidad de Planificación y Monitoreo de Suministros (UPLAN), por medio de sus dos
dependencias: Departamento de Planificación de Bienes y Servicios Médicos y
Departamento de Artículos Generales y Servicios Administrativos, serán los
encargados de validar y consolidar las necesidades de compra Planificadas y No
Planificadas a Nivel Nacional, a excepción de las realizadas bajo la modalidad de
MONTO AUTORIZADO DE NIVEL LOCAL, las cuales se encuentran normadas en el
Instructivo de Funcionamiento de Compras por Libre Gestión, y las compras
específicas que se tramitan por medio del área de Gestión de Servicios de Apoyo
Administrativo.
2. Para efectos de facilitar el proceso de compra en el sistema SAFISSS, la UPLAN
consolidará las necesidades de la misma naturaleza del rubro de los centros de
atención en un solo requerimiento que se denominará SOLICITUD DE PEDIDO
CONSOLIDADA, la cual será remitida a la UACI junto con el número de necesidad
que se genera del sistema, para que se inicie el proceso de compra.
3. El Analista de Planificación de UPLAN, deberá monitorear una vez al mes, por medio
de la transacción ME5A (estableciendo los filtros respectivos: Fondos 2, estatus de
liberación, fecha de creación y pos pre) el detalle de la Solicitud de Pedido
pendiente de trámite.
4. Si en el proceso de validación, la solicitud de compra se deniega, el Analista de
Planificación deberá concluir la solicitud de pedido, informando por medio de
correo electrónico al usuario.
5. En caso de detectar requerimientos liberados y sin gestionarse con 2 meses o más,
deberá coordinarse con el usuario para modificar las cantidades requeridas,
disminuyendo el período transcurrido e informando por medio de correo electrónico
al usuario. La modificación se efectuará en la transacción ME52N realizando
previamente la modificación de la liberación. Con esta actualización, los fondos
regresarán nuevamente al presupuesto del Centro de atención de donde
proviene dicha solicitud.
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6. En caso que el Analista de Planificación durante la validación considere que el
requerimiento sea para cubrir necesidades durante dos períodos fiscales diferentes,
(parte que cubrirá con fondos del ejercicio fiscal vigente y otra parte será cubierta
con fondos del presupuesto del próximo año) deberá fraccionarse la SDP, de
acuerdo a los períodos de utilización de Presupuesto en cada año.
7. En el caso de los procesos de Licitación, Concursos, Contrataciones Directas, y/o
mercado Bursátil que sean declarados Desiertos o sin efecto, UPLAN procederá a
concluir las SDP detalladas, en base a los acuerdos del Consejo Directivo.
8. La eliminación de las Solicitudes de Pedido se efectuará en la transacción ME52N
Modificación de SDP, colocando un cheque en la casilla de concluir y finalmente,
marcando el estatus de borrado (ícono de basurero). En el caso de los procesos
desiertos únicamente se dá por concluida.
7.3. NORMAS RELACIONADAS A GESTIÓN SERVICIOS DE APOYO ADMINISTRATIVO
1. Toda la normativa relacionada a la Unidad de Planificación y Monitoreo de
Suministros (UPLAN), aplica para los trámites específicos de compra validados y
consolidados por el área de Gestión Servicios de Apoyo Administrativo, siendo
esta área la responsable de aplicarla.
7.4. NORMAS RELACIONADAS A LA UNIDAD DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES
INSTITUCIONALES (UACI)
1. Para ejecutar el proceso de compra por medio de la UACI, las Solicitudes de
Pedido consolidadas serán creadas en el sistema SAFISSS por el Analista de
Planificación y deberán ser liberadas por Jefatura UPLAN, UACI y PRESUPUESTO.
2. Diariamente serán revisadas por el Departamento de Gestión Compras las
Solicitudes de Pedido consolidadas que sean remitidas por la UPLAN. Si al revisar
su contenido se verifica que cumple con los requisitos, se liberará y se notificará a
Presupuesto para su liberación. Si ésta no cumple con los requisitos, se regresará a
UPLAN para reproceso, otorgando 3 días hábiles como máximo para la corrección
o ampliación.
3. En el caso de los trámites de compra por Libre Gestión, si se observa previo al
inicio del trámite, que el resultado de la gestión será recibido por el o los usuarios
hasta el siguiente año fiscal, deberá notificarse a UPLAN para efectuar el traslado
presupuestario al año siguiente y dejar sin efecto el presupuesto pre
comprometido del ejercicio actual, lo cual permitirá que los fondos del
ejercicio sean utilizados para atender otras prioridades del Centro de Atención
al cual corresponde dicha transacción (aplica para insumos y bienes).
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4. Todas las gestiones de compra de Licitaciones, Concursos y Contrataciones
Directas pendientes de trámite de compra a partir del mes de Octubre de cada
año, deberán ser notificadas a UPLAN para que se efectué el traslado en SAFISSS
de tipo de documento: de solicitud de pedido a complemento de necesidad.
5. La Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional, por medio de la
Sección Monitoreo de Contratos (en el caso de las Licitaciones, Concursos y
contrataciones directas) y por medio de la Sección Compras por Libre Gestión (en
el caso de las compras por esta modalidad), será la responsable de efectuar la
disgregación de las solicitudes de pedido detallada.
6. En el caso de gestiones de compra que se relacionen con pre inversión, inversión y
pólizas de seguros; no se efectuará disgregación de las solicitudes de pedido
detallada, sino una vez adjudicadas deberán ser concluidas en el sistema por
UPLAN o Gestión de Servicios de Apoyo Administrativo.
7. Para el caso de compras por Libre Gestión, si el resultado del proceso de compra
es Adjudicada, se sigue proceso de disgregación de forma normal. Si se identifica
que debido a la condición de entrega impuesta por el proveedor, la entrega será
hasta el siguiente año fiscal, deberá notificarse a UPLAN por escrito o vía correo
electrónico para efectuar el traslado presupuestario.
8. Si el resultado del proceso de compra, es declarado en base al informe Sin
selección, Desierta o sin efecto, en caso de Libre Gestión, el gestor de Compras
deberá concluir en el sistema los requerimientos de los códigos desiertos o sin
efecto, debiéndose informar a UPLAN semanalmente, para que estas solicitudes
de pedido sean concluidas.
9. Si el resultado del proceso de compra es Adjudicación parcial, el Departamento
de Compras deberá indicar el estatus de Adjudicado en el sistema SAFISSS y
posteriormente el Gestor de compra o Analista de Contratos (según sea el caso),
deberá disgregar los códigos respectivos, marcando la casilla de “Concluir
solicitud de pedido” o dando clic al ícono de la banderita para liberar los fondos
retenidos por lo no adjudicado en el proceso de compra.
10. En el caso de contratos generados de una adjudicación de un proceso de
compra, que sea remitido a la Dirección general para su finalización por las
razones legales que correspondan, el Departamento de Contratos y Proveedores
de la UACI, procederá a concluir el pedido correspondiente. En caso que la
Dirección General decida no finalizarlo y continuar con la ejecución del contrato,
la Unidad Financiera Institucional reasignará los fondos al pedido en el sistema.
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7.5. NORMAS RELACIONADAS A LA UNIDAD FINANCIERA INSTITUCIONAL (UFI)
1. La UFI otorgará asignación presupuestaria para la adquisición o contratación
de un bien o servicio que comprenda dos ejercicios fiscales, únicamente para
aquellos procesos de compras que sean prioritarios para el Instituto y que al
realizarlo de esta forma genere disminución en los plazos de adquisición o
contratación y se obtuviese un ahorro Institucional.
2. Al otorgar asignación para dos ejercicios, se proporcionará en dos momentos:
primero, cargando el presupuesto vigente con lo estimado a ingresar en el
presente ejercicio; segundo, la diferencia se cargará con afectación
preliminar al presupuesto del siguiente ejercicio; no excediendo del monto
asignado al específico de gasto del presente ejercicio.
3. Con el propósito de ordenar las gestiones de compra y de optimizar el uso de
los recursos financieros aprobados en el presupuesto del ejercicio vigente, el
sistema (SAFISSS) estará abierto para la incorporación de solicitudes de pedido
por la gestión de compra de bienes, servicios y otros; con cargo al presupuesto
vigente hasta el 31 de octubre de cada año. Los casos de urgencia y prioridad
que se requiera tramitar a partir de la fecha antes mencionada, deberán
coordinarse con UPLAN y UACI, con el objeto de solventar el requerimiento con
presupuesto, previo análisis que después de esa fecha y conforme a los plazos
que lleva un proceso de compra, y recepción del ISSS antes que finalice el
año.
4. Los fondos pre comprometidos y comprometidos al 31 de diciembre de cada
año, se aplicarán automáticamente al ejercicio siguiente en el sistema SAFISSS,
imputando los mismos a los créditos presupuestarios disponibles para ese
ejercicio financiero fiscal, lo que significa que los bienes y servicios que no se
reciban en el año anterior, disminuirán las asignaciones establecidas en el
presupuesto del siguiente ejercicio.
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ANEXOS
ANEXO 1
Responsabilidades de los Solicitantes
Art. 20 Bis.- Para efectos de esta Ley se entenderá por solicitantes, las unidades o
dependencias internas de la institución que requieran a la UACI la adquisición de obras,
bienes o servicios. Estos deberán realizar los actos preparatorios de conformidad a las
responsabilidades siguientes:
a) Garantizar que las necesidades de obras, bienes y servicios, estén incorporadas en la
Programación Anual de Adquisiciones y Contrataciones;
b) Elaborar la solicitud de las adquisiciones y contrataciones de obras, bienes o servicios, la
cual deberá acompañarse de las especificaciones o características técnicas de las mismas,
así como toda aquella información que especifique el objeto contractual y que facilite la
formulación de las bases de licitación;
c) Determinar las necesidades de obras, bienes y servicios; asimismo realizar investigaciones
del mercado que le permitan hacer los análisis y estudios necesarios para verificar la viabilidad
técnica, económica, financiera, social o ambiental, necesaria para que la adquisición pueda
realizarse;
d) Enviar a la UACI las solicitudes de las adquisiciones y contrataciones, de acuerdo a la
Programación Anual de Adquisiciones y Contrataciones;
e) Adecuar conjuntamente con la UACI, las bases de licitación o de concurso, tomando en
cuenta lo dispuesto en la presente Ley, según el tipo de contratación a realizar;
f) Dar respuesta oportuna a las consultas sobre las especificaciones técnicas o administrativas
que realice la UACI; Decreto Legislativo No.868 | 17
g) Integrar y mantener actualizado el expediente administrativo de la solicitud, de tal manera
que esté conformado por la recopilación del conjunto de documentos necesarios que se
generen por las acciones realizadas desde la identificación de la necesidad hasta la solicitud
de la adquisición;
h) Cualquier otra responsabilidad que establezca la presente Ley.
NORMATIVA DE SEGUIMIENTO PRESUPUESTARIO EN EL SISTEMA SAFISSS
DURANTE EL PROCESO DE ABASTECIMIENTO INSTITUCIONAL
PROCESO: ABASTECIMIENTO INSTITUCIONAL VERSIÓN 0.0
COD: NOR-A-035 Página 17 de 20
Anexo 2
MAPA DE PROCESO INTEGRADO DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTOS (ÁRBOL DE PROCESOS)
NODE: TITLE: NUMBER:CADENA DE ABASTECIMIENTOCDA0
NODE: TITLE: NUMBER:CADENA DE ABASTECIMIENTOCDA0
CDA0
CADENA DE ABASTECIMIENTO
CDA1
IDENT IF ICAR Y
ELABORAR
PLAN DE
NECESIDADES
CDA2
ELABORAR
EL PLAN DE
COMPRAS
CDA3
GESTIONAR
LAS COMPRAS
CDA4
ABASTECER
BIENES Y
SERVICIOS
CDA1.1
ELABORAR Y DIVULGAR
LOS LINEAMIENTOS DE
PLANIF ICACION
CDA1.2
GENERAR NECESIDADES
CDA1.3
CONSOLIDAR
Y VALIDAR LAS
NECESIDADES
CDA2.1
DETERMINAR EXCEDENTES
Y CANTIDADES A COMPRAR
CDA2.2
ELABORAR PLAN
ANUAL DE COMPRAS
(PAC)
CDA3.1
ELABORAR
REQUISITOS DE
COMPRA
CDA3.2
REVISAR Y OBTENER
APROBACION DE BASES
CDA3.3
PROCESAR
CO MPRAS
CDA4.1
VERIF ICAR Y
RECIBIR BIENES
CDA4.2
DESPACHAR Y
DISTRIBUIR
BIENES
CDA4.3
ENTREG AR
BIENES Y
DISPENSAR
MEDICAMENT OS
RECIBIR Y REVISAR
DOCUMENTACION DE
PROCESO DE COMPRA
ENVIAR BASES A
ASESOR FINANCIERO
DG.
PREPARAR
DOCUMENTACION PARA
PRESENTACION
COMISION CD
PRESENTAR BASES
PARA APROBACION
PREPARAR
DOCUMENTACION PARA
RATIF ICACION
RATIF ICAR BASES
GESTIONAR COMPRAS
SEGUN LACAP
GESTIONAR COMPRAS
POR MERCADO
BURSAT IL
GESTIONAR COMPRAS
POR CO NVENIO
VERIF ICAR CUMPLIMIENTO DE
DOCUMENTO CONTRACT UALES Y
CALIDAD DE BIENES
RECIBIR Y ALMACENAR BIENES
PREPARAR PEDIDO
DESPACHAR Y
DISTRIBUIR BIENES
A DEPENDENCIAS
RECIBIR MEDICAMENTOS
E INSUMO S
RECIBIR Y PREPARAR
RECETAS Y VALES DE
CO NSUMO
DISPENSAR
MEDICAMENT O Y
ENTREGA DE BIENES
NORMATIVA DE SEGUIMIENTO PRESUPUESTARIO EN EL SISTEMA SAFISSS
DURANTE EL PROCESO DE ABASTECIMIENTO INSTITUCIONAL
PROCESO: ABASTECIMIENTO INSTITUCIONAL VERSIÓN 0.0
COD: NOR-A-035 Página 18 de 20
MAPA DE PROCESO INTEGRADO DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTOS (NIVEL 1)
DGCI CADENA DE ABASTECIMIENTO CDA0
Plan Anual de
Necesidades
Necesidad local imprev ista
MPV
Consumos
históricos
Perf iles
epidemiológicos
Listados Of iciales
Demanda
insatisfecha
Inf ormación de inv entarios
Inf orme de Consumos Promedios
Necesidades
de compra
PAC
Presupuesto liberado en sistema
Certif icado de análisis
Factura original (para proveedor)Contratos
Acta de recepción original (para prov eedor)
Bienes
Muestra de bienes
Solicitud de pedido
Bien entregado
Transf erencias recibidas Medicamento dispensado
Entrega de bienes
Libre gestión
Aspectos generales aprobados
Bases, aspectos generales y términos de ref erncia aprobadas
Ofertas
Consulta de Proveedores
Solicitud de pedido detallada y consolidada
Códigos de bienes o serv icios a comprar
Acta de recepción
Facturas
Solicitud de oferta entregada al ofertante
Orden de compra a prov eedor (copia)
Orden de compra a prov eedor (original)
Esquela de Notif icación
Acta de apertura
Factura (originales)
Notif icación a ofertantes
Inf orme semanal
Documentos Contractuales
CDA1
IDENTIFICAR Y
ELABORAR
PLAN DE
NECESIDADES
CDA2
ELABORAR
EL PLAN DE
COMPRAS
CDA3
GESTIONAR
LAS COMPRAS
CDA4
ABASTECER
BIENES Y
SERVICIOS
NORMATIVA DE SEGUIMIENTO PRESUPUESTARIO EN EL SISTEMA SAFISSS
DURANTE EL PROCESO DE ABASTECIMIENTO INSTITUCIONAL
PROCESO: ABASTECIMIENTO INSTITUCIONAL VERSIÓN 0.0
COD: NOR-A-035 Página 19 de 20
MAPA DE PROCESO INTEGRADO DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTOS (NIVEL 2)
DGCI ELABORAR EL PLAN DE COMPRAS CDA2
Plan Anual de Necesidades
LACAP
Info rmación de inventa rios
Jefe de Dep to de Almacenes
Jefe de Dep to
Control Farmacias
Necesidades a comprar
Depto de Plan ificación de
Necesidades UACI
Depto Gestion de
Compras UACI
Depto de Presupuesto UFI
Lineamientos pa ra elaboración
de PAC y presupue to UNAC
PAC
Info rme de Consumos Promedi os
Necesidades de compra
Depto de Presupuesto UFI
CDA2.1
DET ERMINAR EXCEDENT ES
Y CANT IDADES A COMPRAR
CDA2.2
ELABORAR PLAN
ANUAL DE COMPRAS
(PAC)
O1DGCI IDENTIFICAR Y ELABORAR PLAN DE NECESIDADES CDA1
LACAP Normativa interna
Sec. Medicamentos
Insumos Eq MédicoSec Art Grales y
Serv de Apoy o
Documentos de
Lineamientos
Consumos históricos
Demanda insat isf echa
Perf iles epidemiológicos
Listados Of iciales
MPV
Comités Locales
Directores
Jefes de farmacia
Jefes de serv icios
Necesidades
locales
Comisión de v alidación
Observaciones
Plan Anual de Necesidades
Jefes de Almacenes
Necesidad local imprev ista
CDA1.1
ELABORAR Y DIVULGAR LOS
LINEAMIENTOS DE
PLANIFICACIÓN
CDA1.2
GENERAR NECESIDADES
CDA1.3
CONSOLIDAR
Y VALIDAR LAS
NECESIDADES
NORMATIVA DE SEGUIMIENTO PRESUPUESTARIO EN EL SISTEMA SAFISSS
DURANTE EL PROCESO DE ABASTECIMIENTO INSTITUCIONAL
PROCESO: ABASTECIMIENTO INSTITUCIONAL VERSIÓN 0.0
COD: NOR-A-035 Página 20 de 20
MAPA DE PROCESO INTEGRADO DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTOS (NIVEL 2)
DGCI GESTIONAR LAS COMPRAS CDA3
PAC
LACAP Reglamento LACAP
Comisión de elaboración
de bases DEPLAN
Consejo
Directivo
Bases de
licitacion
Analista de
Compra UACI
Bases
ratif icadas
Ofertas
Necesidad local imprev ista
Ley AFI
Depto de Farmacoterapia Especialista
Necesidad local imprev ista
Terminos de
Referencia
Necesidades de compra
Bases, aspectos generales y
términos de ref erncia aprobadas
Necesidad local imprev ista
Libre gestión
Consulta de Proveedores
Aspectos generales aprobados
Facturas
Acta de recepción
Códigos de bienes o serv icios a comprar
Solicitud de pedido detallada y consolidada
Presupuesto liberado en sistema
Esquela de Notif icación
Acta de apertura
Orden de compra a prov eedor (original)
Orden de compra a prov eedor (copia)
Solicitud de oferta entregada al ofertante
Factura (originales)
Notif icación a ofertantes
Documentos Contractuales
Inf orme semanal
CDA3.1
ELABORAR
REQUISITOS DE
COMPRA
CDA3.2
REVISAR Y OBTENER
APROBACIÓN DE BASES
CDA3.3
PROCESAR
COMPRAS
O10
O9
NODE: TITLE: NUMBER:VERIFICAR Y RECIBIR BIENESCDA4.1
Facturas
Contratos
Certif icado de anális is
Muestra de bienes
Bienes en cuarentena
o analis is
Notif icac ión de aceptacion de bien ACABI
Bienes
Factura
Factura original (para proveedor)
Acta de recepción original (para
proveedor)
Bienes
almacenados
CDA4.1.1
VERIFICAR CUMPLIMIENTO DE
DOCUMENTO CONTRACTUALES Y
CALIDAD DE BIENES
CDA4.1.2
RECIBIR Y ALMACENAR BIENES
O3
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