NORMATIVA DE SEGUIMIENTO PRESUPUESTARIO EN EL …

INSTITUTO SALVADOREÑO DEL SEGURO SOCIAL

NORMATIVA DE SEGUIMIENTO

PRESUPUESTARIO EN EL SISTEMA SAFISSS

DURANTE EL PROCESO DE ABASTECIMIENTO

INSTITUCIONAL

DGCI Marzo 2014

NORMATIVA DE SEGUIMIENTO PRESUPUESTARIO EN EL SISTEMA SAFISSS

DURANTE EL PROCESO DE ABASTECIMIENTO INSTITUCIONAL

DEPENDENCIA: CADENA DE ABASTECIMIENTO VERSIÓN 0.0

COD: NOR-A-035 Página 2 de 20

Contenido

HOJA DE APROBACIÓN 3

PERSONAL QUE PARTICIPÓ EN LA REVISIÓN DE LA NORMATIVA 4

REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS 4

CAPÍTULO I. GENERALIDADES 5

1. INTRODUCCIÓN 5

2. USO Y ACTUALIZACIÓN 5

3. OBJETIVOS DEL DOCUMENTO NORMATIVO 6

4. MARCO LEGAL 6

5. VIGENCIA 7

6. CONCEPTOS GENERALES DE PROCESO DE COMPRAS 7

a) Tipos de compra 7

b) Estados del Presupuesto de compras en el sistema 8

c) Responsables y actividades en la gestión de Compras Institucionales 8

7. NORMAS 10

7.1. NORMAS RELACIONADAS CON LOS ENCARGADOS DE CENTROS

GESTORES Y RESPONSABLE DE CENTRO LOGÍSTICO 10

7.2. NORMAS RELACIONADAS A LA UNIDAD DE PLANIFICACIÓN Y

MONITOREO DE SUMINISTROS (UPLAN) 12

7.3. NORMAS RELACIONADAS A GESTIÓN SERVICIOS DE APOYO

ADMINISTRATIVO 13

7.4. NORMAS RELACIONADAS A LA UNIDAD DE ADQUISICIONES Y

CONTRATACIONES INSTITUCIONALES (UACI) 13

7.5. NORMAS RELACIONADAS A LA UNIDAD FINANCIERA INSTITUCIONAL (UFI)

15

ANEXOS 16



PROCESO: ABASTECIMIENTO INSTITUCIONAL VERSIÓN 0.0


HOJA DE APROBACIÓN

Fecha de Elaboración: Marzo 2014

AUTORIZADO POR:

Dr. Leonel Flores Sosa

Director General ISSS

____________________________________ ____________________________________

Licda. Ana Beatriz E. de Carbajal Lic. Joao B. Alfaro

Jefa Unidad de Desarrollo Institucional Jefe de Unidad de Adquisiciones y

Contrataciones Institucionales

____________________________________ __________________________________

Dr. Milton Giovanni Escobar Lic. Carlos Alberto Argueta

Jefe Unidad de Planificación y Jefe Unidad Financiera Institucional

Monitoreo de Suministros

REVISADO POR:

______________________________________ _________________________________________

Licda. Ana Beatriz E. de Carbajal Inga. Alicia Beatriz Azucena

Por Jefa Departamento Gestión de Jefa Sección Desarrollo y Gestión de

Calidad Institucional Procesos

ELABORADO POR:

Ing. William Ernesto Cornejo

Analista de Desarrollo Institucional





PERSONAL QUE PARTICIPÓ EN LA REVISIÓN DE LA NORMATIVA

Nombre Dependencia

Licda. Lidia N. Suncín Sánchez Jefe Depto. Contratos y Proveedores

Dr. Nahúm O. Somoza Méndez Jefe Departamento de Planificación de

Bienes y Servicios Médicos

Arq. Maria D. Diaz de Flores Jefe Sección Compras por Libre Gestión

Licda. Edith Elizabeth Gámez Jefe Sección Monitoreo de Contratos

Ing. Denis G. Sanchez Mendez Analista de Planificación de Necesidades

Licda. Carmen E. Majano Villatoro Jefe Sección Programación, Seguimiento y

Evaluación del presupuesto.

Inga. Yolanda Sánchez Control de Calidad Division de TIC

Lic. Elvis Edgardo Ramírez Analista de Presupuesto

Lic. Antonio Velásquez Analista de Presupuesto

REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

VERSIÓN 0.0

Lic. Carlos Argueta/ Lic.

Joao Alfaro/ Dr. Giovanni

Escobar

Ing. William Cornejo Dr. Leonel Flores Sosa . 0.0

Solicitado por Elaborado por Aprobado por

VERSIÓN

Fecha: Noviembre 2013 Fecha: Marzo 2014 Fecha: Marzo 2014





CAPITULO I. GENERALIDADES

1. INTRODUCCIÓN

Con el propósito de contar con un documento que especifique los aspectos

normativos relacionados con el seguimiento a la gestión de compras institucionales

por parte de los diferentes actores que intervienen en este proceso, se presenta la

normativa diseñada en base al modelo actual de funcionamiento de la Cadena de

abastecimiento Institucional.

La adquisición de bienes y servicios es un proceso de soporte vital para la prestación

de servicios de salud y la gestión administrativa, ya que de ella depende la provisión

de los insumos necesarios para diversos tratamientos y procedimientos, sin los cuales

sería imposible satisfacer las necesidades de nuestros derechohabientes, siendo

necesario que todos los involucrados actúen de forma oportuna y eficiente, con

conocimiento en la ejecución y seguimiento de las diferentes actividades que se

interrelacionan para llevar a cabo el abastecimiento.

Su alcance es a nivel nacional, ya que es de responsabilidad de cada encargado de

centro de costo o centro gestor, así como de los encargados de UPLAN y UACI, el

cumplimiento de la presente normativa en cada fase que le competa.

En la primera parte del documento se abordan los objetivos con los que se crea la

normativa, asimismo se incluyen los conceptos generales que se manejan en el

proceso de adquisiciones y la normativa específica que ha sido armonizada con

las disposiciones legales y administrativas vigentes aplicables al Instituto.

2. USO Y ACTUALIZACIÓN

Las Jefaturas deberán mantener en buenas condiciones y poner a

disposición del personal un ejemplar de la Normativa para consulta y análisis

del trabajo.

El personal de nuevo ingreso deberá estudiar la Normativa como parte de

su inducción y adiestramiento en el trabajo.

Las jefaturas del Instituto podrán proponer revisiones y enmiendas,

conservando o mejorando la calidad, el control y la eficiencia de los

procesos.

Posterior a las actualizaciones de la normativa, podrán realizarse revisiones y

enmiendas del mismo, con la aprobación del Departamento Gestión de

Calidad Institucional, solamente una vez al año o si hubieren cambios que lo





ameriten, lo cual se deberá registrar en la hoja de actualizaciones incluida

en este documento.

El Departamento Gestión de Calidad Institucional será responsable de

enviar los documentos oficializados al Usuario a través del medio que se

estime conveniente y será publicado en la página web institucional.

3. OBJETIVOS DEL DOCUMENTO NORMATIVO

1. Hacer más eficiente el seguimiento en el presupuesto del SAFISSS, del

proceso de adquisición de bienes y servicios de la institución.

2. Servir como medio de información y consulta para empleados y funcionarios

involucrados en los procesos de compras Institucionales, tanto a nivel

procedimental como a nivel de sistema SAFISSS.

3. Regular el manejo y utilización del presupuesto asignado en cada una de las

gestiones en el sistema SAFISSS para adquisición de bienes y servicios, de

forma que se evite la retención innecesaria de fondos (fondos atrapados) en

requerimientos que no son procedentes en el ejercicio fiscal vigente o que

deban ser reevaluados para su gestión, en el próximo ejercicio presupuestario.

4. MARCO LEGAL

Ley LACAP

Disposiciones Específicas del Presupuesto para el ISSS, Art. 7

Normas Técnicas de Control Interno Específicas del ISSS (Mayo 2008)

Capítulo I, Normas Relativas al Ambiente de Control.

Capítulo III, Artículos del 48 al 51, 54 y 66

Capítulo V, Artículo 102

Acuerdo Dirección General Nº 2008 – 01- 0026

Oficialización y cumplimiento obligatorio de los documentos normativos

creados, modificados o actualizados por el Departamento Gestión de

Calidad Institucional.





5. VIGENCIA

La presente “NORMATIVA DE SEGUIMIENTO PRESUPUESTARIO EN EL SISTEMA SAFISSS

DURANTE EL PROCESO DE ABASTECIMIENTO INSTITUCIONAL”, entrará en vigencia a

partir del día y mes de su divulgación.

6. CONCEPTOS GENERALES DE PROCESO DE COMPRAS

a) Tipos de compra

Para obtener una mejor visión de la gestión de compras, se considera necesario

establecer la clasificación actual o tipos de compras que se ejecutan

Institucionalmente, las cuales están definidas en base a los lineamientos de la

legislación vigente.

POR SU ORIGEN:

PLANIFICADAS: compra de bienes y/o servicios previamente establecidos

durante el período de planificación anual de necesidades institucionales.

NO PLANIFICADAS: compras emergentes de bienes o servicios que no han

sido planificadas, o que son necesarias por encontrarse desabastecidas.

POR SU PROCESAMIENTO O DE ACUERDO AL MONTO

LICITACIÓN O CONCURSO PÚBLICO: compras por un monto superior al

equivalente a doscientos cuarenta (240) salarios mínimos mensuales, para

el sector comercio.

LIBRE GESTIÓN: compras por un monto menor o igual a doscientos

cuarenta (240) salarios mínimos mensuales, para el sector comercio.

MONTO AUTORIZADO DE NIVEL LOCAL: modalidad de compra por Libre

Gestión de montos menores o iguales a seis salarios mínimos y que son

realizadas por un Delegado legal en los centros de atención.

CONTRATACIÓN DIRECTA: compras especiales que se encuentran

tipificadas en la Ley LACAP, en las cuales no hay límite en los montos por lo

extraordinario de las causas que las motivan.

MERCADO BURSÁTIL: compras efectuadas por medio de la Bolsa de

productos y servicios de El Salvador, BOLPROES.





CONVENIO: Compras especiales que se realizan de mutuo acuerdo con

entidades Nacionales o Internacionales de cooperación.

b) Estados del Presupuesto de compras en el sistema

Como parte de los objetivos de la Normativa se encuentra el buen uso del

Presupuesto asignado para la compra de bienes y servicios, siendo necesario por

ello, conocer cómo cambia de estado el Presupuesto en el sistema SAFISSS de

acuerdo al avance del proceso de compra.

DISPONIBLE: se denomina al presupuesto que cada centro de costo tiene

asignado para su gestión anual al inicio de cada año, y que se va utilizando

para generar las solicitudes de pedido.

PRE-COMPROMETIDO: es el estado en el que el presupuesto queda retenido

por la Solicitud de pedido (de acuerdo al monto solicitado), en espera

que se ejecuten los procesos de adquisición, y no se puede utilizar para otra

gestión. (Solicitud de pedido: es una requisición de bienes o servicios que se

ingresa al SAFISSS, la cual dá como resultado después de un proceso de compra:

“el pedido”).

COMPROMETIDO: al adjudicar una gestión de compra se tiene la certeza de

a quién se le va a comprar, por lo que los fondos quedan comprometidos

en el pedido (es el detalle por código, cantidad, precio y almacén de recepción

del contrato SAFISSS de los bienes y servicios adquiridos por el instituto) y

disponibles para efectuar el pago.

DEVENGADO: el presupuesto pasa a este estado cuando se efectúa la

recepción total o parcial del bien o servicio (generación de Acta de recepción

que es el documento creado en SAFISSS que respalda la recepción de un bien y

servicio detallado en la factura del proveedor), y está listo para ser cobrado por

el proveedor.

c) Responsables y actividades en la gestión de Compras Institucionales

Las diferentes modalidades de compra se encuentran definidas en la Ley LACAP;

sin embargo, en general siguen un procedimiento similar en la mayor parte de los

casos. A continuación se presenta una matriz en la cual se define cómo se realizan

los procesos de compras Institucionales:

ENTRADA: Insumo necesario para efectuar la actividad respectiva.

ACTIVIDAD: tareas específicas que se realizan para transformar las entradas

y darles un valor agregado.





SALIDA: Insumo transformado como resultado de la actividad que

generalmente servirá como entrada para la actividad siguiente.

RESPONSABLE: Puesto o cargo responsable de realizar la actividad.

ESTATUS DE PRESUPUESTO: estado de permanencia del presupuesto en el

sistema SAFISSS durante el desarrollo del proceso.

ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA RESPONSABLE ESTATUS DEL

PRESUPUESTO

Necesidad de

Compra

Presupuesto

disponible

Elaboración de

requerimiento

para Compra por

Centro Gestor

Solicitud de

pedido (SDP)

Encargado

de centros

gestores

Pre

comprometido

Solicitud de

pedido

Autorización de

SDP por Centro

Logístico

SDP Liberada Director, Jefe

Unidad,

División

Pre

comprometido

SDP Liberada Validación y

Consolidación de

Necesidades

Solicitud de

pedido

consolidada

(SDPC)

UPLAN Pre

comprometido

Solicitud de

pedido

consolidada

(SDPC)

Publicación de

proceso y

Solicitud de

Ofertas

Cuadro de

Evaluación de

Ofertas

UACI Pre

comprometido

Cuadro de

Evaluación de

Ofertas

Recomendación

de compra

Recomendación

para

adjudicación

UACI Pre

comprometido

Recomendación

para

adjudicación

Adjudicación de

Compra

Compra

adjudicada

Consejo

Directivo ó

Designado

Pre

comprometido

Adjudicación

Solicitud de

pedido

consolidada

Desconsolidación

y Elaboración de

Contrato u orden

de compra

Contrato marco

Orden de

pedido

UACI Comprometido

Contrato u

orden de

compra de

Producto o

servicio

Recepción de

Producto o

servicio

Facturas

Acta de

recepción

Encargado

de centros

gestores

Devengado

Facturas

Acta de

recepción

Pago a

proveedor

Compra

cancelada

UFI Devengado





7. NORMAS

7.1. NORMAS RELACIONADAS CON LOS ENCARGADOS DE CENTROS GESTORES Y

RESPONSABLE DE CENTRO LOGÍSTICO

1. Las dependencias institucionales (o centro gestor), son las responsables de originar

los procesos de compra y están autorizadas para generar solicitudes de pedido

(SDP) en el sistema SAFISSS. (Jefes de Departamento, Sección o servicios).

2. Para ingresar o gestionar una solicitud de pedido, se deberá contar con la

autorización en el sistema SAFISSS de la jefatura respectiva, esta actividad es

denominada: liberación del encargado del Centro Logístico. (Director local, Jefe de

División o Unidad)

3. Previo a gestionar cualquier solicitud de pedido en el SAFISSS, deberá revisarse si se

cuenta con Presupuesto disponible para su ejecución, caso contrario el encargado

del centro gestor, con visto bueno del responsable del centro logístico, deberá

gestionar por medio de nota o correo electrónico dirigido a la Sección

Programación, Seguimiento y Evaluación de Presupuesto, los fondos respectivos,

justificando los motivos de la solicitud.

4. Las solicitudes de pedido para compras planificadas, serán emitidas por los centros

gestores a solicitud de la UPLAN en los períodos establecidos por ésta, y no será

necesaria una autorización adicional en el sistema, por encontrarse dentro del plan

de Compras.

5. Las solicitudes de pedido para compras No Planificadas deberán contar con la

autorización del Sub Director Administrativo o Subdirector de Salud, previo a su

gestión, a excepción de las efectuadas por MONTO AUTORIZADO DE NIVEL LOCAL,

que serán autorizadas por el Director local, Jefe de Unidad o División.

6. Si la adquisición del bien o servicio, fue contemplado dentro de las necesidades

presentadas en la formulación del presupuesto y el monto solicitado aprobado

corresponde al solicitado por el responsable centro gestor, podrá iniciar la gestión

de compra; caso contrario, deberá sujetarse a la disponibilidad aprobada, y

programar la necesidad para el siguiente ejercicio fiscal; siempre y cuando no

interfiera en el normal desarrollo de las actividades y no afecte la salud de los

derechohabientes.

7. Para el caso que un bien o servicio no haya sido planificado en las necesidades

establecidas en la formulación de presupuesto, y éste sea de suma urgencia para

la operatividad de la dependencia, el encargado del centro gestor deberá

analizar que específico de gasto considera que puede disminuirse y reasignar los





recursos al específico de gasto que afectará la compra, solicitándole a la Sección

Programación, Seguimiento y Evaluación de Presupuesto la modificación

presupuestaria pertinente, debiendo notificar el encargado del centro gestor a la

Unidad de Planificación y Monitoreo de Suministros con el propósito que en el

específico de gasto y centro de costo afectado se ajusten las modificaciones

efectuadas al presupuesto.

8. Posterior a la generación de una solicitud de pedido en el sistema, el responsable del

centro gestor, deberá monitorear semanalmente en el sistema el avance de la

solicitud, por medio de la transacción ME53N visualización de pedido. Si posterior a

un mes no ha sido liberada por la autoridad correspondiente deberá eliminarse del

sistema debiéndose ingresar a la transacción ME52N Modificación de SDP y colocar

“cheque” en la casilla de concluir, y finalmente deberá colocar estatus de borrado

(icono de basurero).

9. En el caso de encontrarse liberada la solicitud de pedido por el centro logístico, el

encargado del Centro gestor deberá tramitar la autorización a la Subdirección

respectiva y posteriormente, enviar un correo notificando a UPLAN sobre el

requerimiento. En el caso de transcurrir un mes sin autorización de la solicitud por la

Subdirección respectiva, el encargado del Centro gestor deberá eliminarla del

sistema siguiendo los pasos indicados en el numeral anterior.

10. Adicionalmente, el Departamento de Presupuesto informará trimestralmente a los

responsables de los centros gestores, aquellos requerimientos que hayan sido

ingresados al sistema (SAFISSS) y presenten recursos precomprometidos y

comprometidos, para que efectúe la depuración respectiva de las solicitudes de

pedido que se generaron en su centro gestor y de las que son administradores de

contratos cuando corresponda según lo normado.

11. Todos los usuarios que efectúen solicitudes de pedido para compra, deberán

observar lo contemplado en el Art.20 Bis de la Ley LACAP. (Anexo 1)

12. Todos los usuarios que sean receptores de los productos o servicios derivados de los

diferentes procesos de compra, deberán emitir ACTA DE RECEPCIÓN en el sistema

SAFISSS al momento de recepcionarlos, verificando en el proceso que la información

que contenga el acta corresponda al producto o servicio recibido y detallado en la

factura.

13. Los usuarios ó encargados de emitir ACTAS DE RECEPCIÓN deberán verificar

mensualmente que las actas de recepción registradas en el SAFISSS que hayan

emitido, correspondan a las facturas recibidas y validadas, a efectos de

identificar y eliminar actas duplicadas (Transacción ME23N). De igual forma las

recepciones deberán efectuarse hasta finalizar las cantidades contratadas,

aunque exista una nueva contratación del mismo bien, producto o servicio.





14. Los usuarios encargados de emitir ACTAS DE RECEPCIÓN (de contratos derivados

de servicios en los que se efectúan recepciones parciales periódicamente), al

realizar la recepción del último período de servicio, deberán liberar en el sistema

SAFISSS los saldos que ya no se utilicen porque no es posible consumirlos. Al

efectuar la ÚLTIMA RECEPCIÓN DEL CONTRATO en la transacción MIGO antes de

contabilizar el acta, deberá ingresar a la pestaña DATOS DE PEDIDO y en el

cuadro de selección indicar Entrega final, luego escoger la opción FIJAR y

posteriormente contabilizar.

7.2. NORMAS RELACIONADAS A LA UNIDAD DE PLANIFICACIÓN Y MONITOREO DE

SUMINISTROS (UPLAN)

1. La Unidad de Planificación y Monitoreo de Suministros (UPLAN), por medio de sus dos

dependencias: Departamento de Planificación de Bienes y Servicios Médicos y

Departamento de Artículos Generales y Servicios Administrativos, serán los

encargados de validar y consolidar las necesidades de compra Planificadas y No

Planificadas a Nivel Nacional, a excepción de las realizadas bajo la modalidad de

MONTO AUTORIZADO DE NIVEL LOCAL, las cuales se encuentran normadas en el

Instructivo de Funcionamiento de Compras por Libre Gestión, y las compras

específicas que se tramitan por medio del área de Gestión de Servicios de Apoyo

Administrativo.

2. Para efectos de facilitar el proceso de compra en el sistema SAFISSS, la UPLAN

consolidará las necesidades de la misma naturaleza del rubro de los centros de

atención en un solo requerimiento que se denominará SOLICITUD DE PEDIDO

CONSOLIDADA, la cual será remitida a la UACI junto con el número de necesidad

que se genera del sistema, para que se inicie el proceso de compra.

3. El Analista de Planificación de UPLAN, deberá monitorear una vez al mes, por medio

de la transacción ME5A (estableciendo los filtros respectivos: Fondos 2, estatus de

liberación, fecha de creación y pos pre) el detalle de la Solicitud de Pedido

pendiente de trámite.

4. Si en el proceso de validación, la solicitud de compra se deniega, el Analista de

Planificación deberá concluir la solicitud de pedido, informando por medio de

correo electrónico al usuario.

5. En caso de detectar requerimientos liberados y sin gestionarse con 2 meses o más,

deberá coordinarse con el usuario para modificar las cantidades requeridas,

disminuyendo el período transcurrido e informando por medio de correo electrónico

al usuario. La modificación se efectuará en la transacción ME52N realizando

previamente la modificación de la liberación. Con esta actualización, los fondos

regresarán nuevamente al presupuesto del Centro de atención de donde

proviene dicha solicitud.





6. En caso que el Analista de Planificación durante la validación considere que el

requerimiento sea para cubrir necesidades durante dos períodos fiscales diferentes,

(parte que cubrirá con fondos del ejercicio fiscal vigente y otra parte será cubierta

con fondos del presupuesto del próximo año) deberá fraccionarse la SDP, de

acuerdo a los períodos de utilización de Presupuesto en cada año.

7. En el caso de los procesos de Licitación, Concursos, Contrataciones Directas, y/o

mercado Bursátil que sean declarados Desiertos o sin efecto, UPLAN procederá a

concluir las SDP detalladas, en base a los acuerdos del Consejo Directivo.

8. La eliminación de las Solicitudes de Pedido se efectuará en la transacción ME52N

Modificación de SDP, colocando un cheque en la casilla de concluir y finalmente,

marcando el estatus de borrado (ícono de basurero). En el caso de los procesos

desiertos únicamente se dá por concluida.

7.3. NORMAS RELACIONADAS A GESTIÓN SERVICIOS DE APOYO ADMINISTRATIVO

1. Toda la normativa relacionada a la Unidad de Planificación y Monitoreo de

Suministros (UPLAN), aplica para los trámites específicos de compra validados y

consolidados por el área de Gestión Servicios de Apoyo Administrativo, siendo

esta área la responsable de aplicarla.

7.4. NORMAS RELACIONADAS A LA UNIDAD DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES

INSTITUCIONALES (UACI)

1. Para ejecutar el proceso de compra por medio de la UACI, las Solicitudes de

Pedido consolidadas serán creadas en el sistema SAFISSS por el Analista de

Planificación y deberán ser liberadas por Jefatura UPLAN, UACI y PRESUPUESTO.

2. Diariamente serán revisadas por el Departamento de Gestión Compras las

Solicitudes de Pedido consolidadas que sean remitidas por la UPLAN. Si al revisar

su contenido se verifica que cumple con los requisitos, se liberará y se notificará a

Presupuesto para su liberación. Si ésta no cumple con los requisitos, se regresará a

UPLAN para reproceso, otorgando 3 días hábiles como máximo para la corrección

o ampliación.

3. En el caso de los trámites de compra por Libre Gestión, si se observa previo al

inicio del trámite, que el resultado de la gestión será recibido por el o los usuarios

hasta el siguiente año fiscal, deberá notificarse a UPLAN para efectuar el traslado

presupuestario al año siguiente y dejar sin efecto el presupuesto pre

comprometido del ejercicio actual, lo cual permitirá que los fondos del

ejercicio sean utilizados para atender otras prioridades del Centro de Atención

al cual corresponde dicha transacción (aplica para insumos y bienes).





4. Todas las gestiones de compra de Licitaciones, Concursos y Contrataciones

Directas pendientes de trámite de compra a partir del mes de Octubre de cada

año, deberán ser notificadas a UPLAN para que se efectué el traslado en SAFISSS

de tipo de documento: de solicitud de pedido a complemento de necesidad.

5. La Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional, por medio de la

Sección Monitoreo de Contratos (en el caso de las Licitaciones, Concursos y

contrataciones directas) y por medio de la Sección Compras por Libre Gestión (en

el caso de las compras por esta modalidad), será la responsable de efectuar la

disgregación de las solicitudes de pedido detallada.

6. En el caso de gestiones de compra que se relacionen con pre inversión, inversión y

pólizas de seguros; no se efectuará disgregación de las solicitudes de pedido

detallada, sino una vez adjudicadas deberán ser concluidas en el sistema por

UPLAN o Gestión de Servicios de Apoyo Administrativo.

7. Para el caso de compras por Libre Gestión, si el resultado del proceso de compra

es Adjudicada, se sigue proceso de disgregación de forma normal. Si se identifica

que debido a la condición de entrega impuesta por el proveedor, la entrega será

hasta el siguiente año fiscal, deberá notificarse a UPLAN por escrito o vía correo

electrónico para efectuar el traslado presupuestario.

8. Si el resultado del proceso de compra, es declarado en base al informe Sin

selección, Desierta o sin efecto, en caso de Libre Gestión, el gestor de Compras

deberá concluir en el sistema los requerimientos de los códigos desiertos o sin

efecto, debiéndose informar a UPLAN semanalmente, para que estas solicitudes

de pedido sean concluidas.

9. Si el resultado del proceso de compra es Adjudicación parcial, el Departamento

de Compras deberá indicar el estatus de Adjudicado en el sistema SAFISSS y

posteriormente el Gestor de compra o Analista de Contratos (según sea el caso),

deberá disgregar los códigos respectivos, marcando la casilla de “Concluir

solicitud de pedido” o dando clic al ícono de la banderita para liberar los fondos

retenidos por lo no adjudicado en el proceso de compra.

10. En el caso de contratos generados de una adjudicación de un proceso de

compra, que sea remitido a la Dirección general para su finalización por las

razones legales que correspondan, el Departamento de Contratos y Proveedores

de la UACI, procederá a concluir el pedido correspondiente. En caso que la

Dirección General decida no finalizarlo y continuar con la ejecución del contrato,

la Unidad Financiera Institucional reasignará los fondos al pedido en el sistema.





7.5. NORMAS RELACIONADAS A LA UNIDAD FINANCIERA INSTITUCIONAL (UFI)

1. La UFI otorgará asignación presupuestaria para la adquisición o contratación

de un bien o servicio que comprenda dos ejercicios fiscales, únicamente para

aquellos procesos de compras que sean prioritarios para el Instituto y que al

realizarlo de esta forma genere disminución en los plazos de adquisición o

contratación y se obtuviese un ahorro Institucional.

2. Al otorgar asignación para dos ejercicios, se proporcionará en dos momentos:

primero, cargando el presupuesto vigente con lo estimado a ingresar en el

presente ejercicio; segundo, la diferencia se cargará con afectación

preliminar al presupuesto del siguiente ejercicio; no excediendo del monto

asignado al específico de gasto del presente ejercicio.

3. Con el propósito de ordenar las gestiones de compra y de optimizar el uso de

los recursos financieros aprobados en el presupuesto del ejercicio vigente, el

sistema (SAFISSS) estará abierto para la incorporación de solicitudes de pedido

por la gestión de compra de bienes, servicios y otros; con cargo al presupuesto

vigente hasta el 31 de octubre de cada año. Los casos de urgencia y prioridad

que se requiera tramitar a partir de la fecha antes mencionada, deberán

coordinarse con UPLAN y UACI, con el objeto de solventar el requerimiento con

presupuesto, previo análisis que después de esa fecha y conforme a los plazos

que lleva un proceso de compra, y recepción del ISSS antes que finalice el

año.

4. Los fondos pre comprometidos y comprometidos al 31 de diciembre de cada

año, se aplicarán automáticamente al ejercicio siguiente en el sistema SAFISSS,

imputando los mismos a los créditos presupuestarios disponibles para ese

ejercicio financiero fiscal, lo que significa que los bienes y servicios que no se

reciban en el año anterior, disminuirán las asignaciones establecidas en el

presupuesto del siguiente ejercicio.





ANEXOS

ANEXO 1

Responsabilidades de los Solicitantes

Art. 20 Bis.- Para efectos de esta Ley se entenderá por solicitantes, las unidades o

dependencias internas de la institución que requieran a la UACI la adquisición de obras,

bienes o servicios. Estos deberán realizar los actos preparatorios de conformidad a las

responsabilidades siguientes:

a) Garantizar que las necesidades de obras, bienes y servicios, estén incorporadas en la

Programación Anual de Adquisiciones y Contrataciones;

b) Elaborar la solicitud de las adquisiciones y contrataciones de obras, bienes o servicios, la

cual deberá acompañarse de las especificaciones o características técnicas de las mismas,

así como toda aquella información que especifique el objeto contractual y que facilite la

formulación de las bases de licitación;

c) Determinar las necesidades de obras, bienes y servicios; asimismo realizar investigaciones

del mercado que le permitan hacer los análisis y estudios necesarios para verificar la viabilidad

técnica, económica, financiera, social o ambiental, necesaria para que la adquisición pueda

realizarse;

d) Enviar a la UACI las solicitudes de las adquisiciones y contrataciones, de acuerdo a la

Programación Anual de Adquisiciones y Contrataciones;

e) Adecuar conjuntamente con la UACI, las bases de licitación o de concurso, tomando en

cuenta lo dispuesto en la presente Ley, según el tipo de contratación a realizar;

f) Dar respuesta oportuna a las consultas sobre las especificaciones técnicas o administrativas

que realice la UACI; Decreto Legislativo No.868 | 17

g) Integrar y mantener actualizado el expediente administrativo de la solicitud, de tal manera

que esté conformado por la recopilación del conjunto de documentos necesarios que se

generen por las acciones realizadas desde la identificación de la necesidad hasta la solicitud

de la adquisición;

h) Cualquier otra responsabilidad que establezca la presente Ley.





Anexo 2

MAPA DE PROCESO INTEGRADO DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTOS (ÁRBOL DE PROCESOS)

NODE: TITLE: NUMBER:CADENA DE ABASTECIMIENTOCDA0

NODE: TITLE: NUMBER:CADENA DE ABASTECIMIENTOCDA0

CDA0

CADENA DE ABASTECIMIENTO

CDA1

IDENT IF ICAR Y

ELABORAR

PLAN DE

NECESIDADES

CDA2

ELABORAR

EL PLAN DE

COMPRAS

CDA3

GESTIONAR

LAS COMPRAS

CDA4

ABASTECER

BIENES Y

SERVICIOS

CDA1.1

ELABORAR Y DIVULGAR

LOS LINEAMIENTOS DE

PLANIF ICACION

CDA1.2

GENERAR NECESIDADES

CDA1.3

CONSOLIDAR

Y VALIDAR LAS

NECESIDADES

CDA2.1

DETERMINAR EXCEDENTES

Y CANTIDADES A COMPRAR

CDA2.2

ELABORAR PLAN

ANUAL DE COMPRAS

(PAC)

CDA3.1

ELABORAR

REQUISITOS DE

COMPRA

CDA3.2

REVISAR Y OBTENER

APROBACION DE BASES

CDA3.3

PROCESAR

CO MPRAS

CDA4.1

VERIF ICAR Y

RECIBIR BIENES

CDA4.2

DESPACHAR Y

DISTRIBUIR

BIENES

CDA4.3

ENTREG AR

BIENES Y

DISPENSAR

MEDICAMENT OS

RECIBIR Y REVISAR

DOCUMENTACION DE

PROCESO DE COMPRA

ENVIAR BASES A

ASESOR FINANCIERO

DG.

PREPARAR

DOCUMENTACION PARA

PRESENTACION

COMISION CD

PRESENTAR BASES

PARA APROBACION

PREPARAR

DOCUMENTACION PARA

RATIF ICACION

RATIF ICAR BASES

GESTIONAR COMPRAS

SEGUN LACAP

GESTIONAR COMPRAS

POR MERCADO

BURSAT IL

GESTIONAR COMPRAS

POR CO NVENIO

VERIF ICAR CUMPLIMIENTO DE

DOCUMENTO CONTRACT UALES Y

CALIDAD DE BIENES

RECIBIR Y ALMACENAR BIENES

PREPARAR PEDIDO

DESPACHAR Y

DISTRIBUIR BIENES

A DEPENDENCIAS

RECIBIR MEDICAMENTOS

E INSUMO S

RECIBIR Y PREPARAR

RECETAS Y VALES DE

CO NSUMO

DISPENSAR

MEDICAMENT O Y

ENTREGA DE BIENES





MAPA DE PROCESO INTEGRADO DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTOS (NIVEL 1)

DGCI CADENA DE ABASTECIMIENTO CDA0

Plan Anual de

Necesidades

Necesidad local imprev ista

MPV

Consumos

históricos

Perf iles

epidemiológicos

Listados Of iciales

Demanda

insatisfecha

Inf ormación de inv entarios

Inf orme de Consumos Promedios

Necesidades

de compra

PAC

Presupuesto liberado en sistema

Certif icado de análisis

Factura original (para proveedor)Contratos

Acta de recepción original (para prov eedor)

Bienes

Muestra de bienes

Solicitud de pedido

Bien entregado

Transf erencias recibidas Medicamento dispensado

Entrega de bienes

Libre gestión

Aspectos generales aprobados

Bases, aspectos generales y términos de ref erncia aprobadas

Ofertas

Consulta de Proveedores

Solicitud de pedido detallada y consolidada

Códigos de bienes o serv icios a comprar

Acta de recepción

Facturas

Solicitud de oferta entregada al ofertante

Orden de compra a prov eedor (copia)

Orden de compra a prov eedor (original)

Esquela de Notif icación

Acta de apertura

Factura (originales)

Notif icación a ofertantes

Inf orme semanal

Documentos Contractuales

CDA1

IDENTIFICAR Y

ELABORAR

PLAN DE

NECESIDADES

CDA2

ELABORAR

EL PLAN DE

COMPRAS

CDA3

GESTIONAR

LAS COMPRAS

CDA4

ABASTECER

BIENES Y

SERVICIOS






DGCI ELABORAR EL PLAN DE COMPRAS CDA2

Plan Anual de Necesidades

LACAP

Info rmación de inventa rios

Jefe de Dep to de Almacenes

Jefe de Dep to

Control Farmacias

Necesidades a comprar

Depto de Plan ificación de

Necesidades UACI

Depto Gestion de

Compras UACI

Depto de Presupuesto UFI

Lineamientos pa ra elaboración

de PAC y presupue to UNAC

PAC

Info rme de Consumos Promedi os

Necesidades de compra

Depto de Presupuesto UFI

CDA2.1

DET ERMINAR EXCEDENT ES

Y CANT IDADES A COMPRAR

CDA2.2

ELABORAR PLAN

ANUAL DE COMPRAS

(PAC)

O1DGCI IDENTIFICAR Y ELABORAR PLAN DE NECESIDADES CDA1

LACAP Normativa interna

Sec. Medicamentos

Insumos Eq MédicoSec Art Grales y

Serv de Apoy o

Documentos de

Lineamientos

Consumos históricos

Demanda insat isf echa

Perf iles epidemiológicos

Listados Of iciales

MPV

Comités Locales

Directores

Jefes de farmacia

Jefes de serv icios

Necesidades

locales

Comisión de v alidación

Observaciones

Plan Anual de Necesidades

Jefes de Almacenes


CDA1.1

ELABORAR Y DIVULGAR LOS

LINEAMIENTOS DE

PLANIFICACIÓN

CDA1.2

GENERAR NECESIDADES

CDA1.3

CONSOLIDAR

Y VALIDAR LAS

NECESIDADES






DGCI GESTIONAR LAS COMPRAS CDA3

PAC

LACAP Reglamento LACAP

Comisión de elaboración

de bases DEPLAN

Consejo

Directivo

Bases de

licitacion

Analista de

Compra UACI

Bases

ratif icadas

Ofertas


Ley AFI

Depto de Farmacoterapia Especialista


Terminos de

Referencia

Necesidades de compra

Bases, aspectos generales y

términos de ref erncia aprobadas


Libre gestión

Consulta de Proveedores

Aspectos generales aprobados

Facturas

Acta de recepción

Códigos de bienes o serv icios a comprar

Solicitud de pedido detallada y consolidada

Presupuesto liberado en sistema

Esquela de Notif icación

Acta de apertura

Orden de compra a prov eedor (original)

Orden de compra a prov eedor (copia)

Solicitud de oferta entregada al ofertante

Factura (originales)

Notif icación a ofertantes

Documentos Contractuales

Inf orme semanal

CDA3.1

ELABORAR

REQUISITOS DE

COMPRA

CDA3.2

REVISAR Y OBTENER

APROBACIÓN DE BASES

CDA3.3

PROCESAR

COMPRAS

O10

O9

NODE: TITLE: NUMBER:VERIFICAR Y RECIBIR BIENESCDA4.1

Facturas

Contratos

Certif icado de anális is

Muestra de bienes

Bienes en cuarentena

o analis is

Notif icac ión de aceptacion de bien ACABI

Bienes

Factura

Factura original (para proveedor)

Acta de recepción original (para

proveedor)

Bienes

almacenados

CDA4.1.1

VERIFICAR CUMPLIMIENTO DE

DOCUMENTO CONTRACTUALES Y

CALIDAD DE BIENES

CDA4.1.2

RECIBIR Y ALMACENAR BIENES

O3

Documents

NORMATIVA DE SEGUIMIENTO PRESUPUESTARIO EN EL …