Intro to Excel Data Analysis

abc.aurino.com1

INTRO TO EXCEL DATA ANALYSISApplied Business Computation - 02

abc.aurino.com2

INTRO TO EXCEL DATA ANALYSIS

• Introduction to Data Analysis using Ms Excel 2007

• Organizing Worksheet Data• Creating Formula, Using Function

(Statistics & Financial )• Working With Pivot Tables and

Charting Data

abc.aurino.com3

WORK BOOK

Name box and current cell

address

Formula bar

Cell pointer

Sheet tabs Status

bar

abc.aurino.com4

KOMPONEN WORK BOOKName box menunjukkan alamat (address) sel yang aktif (sedang dipilih)Formula bar untuk mengedit atau input data ke worksheetPerpotongan Baris (row) dan Kolom (column) disebut cell (sel)Lokasi sel disebut cell address (alamat sel)

Alamat sel diberi identifikasi koordinat (A1)Sel yang sedang terpilih (diedit atau memasukkan data) disebut active cellSheet tabs digunakan untuk memilih atau berpindah-pindah antar sheet dalam sebuah workbookStatus bar memberikan informasi ringkas perintah aktif atau yang sedang dilaksanakanMode indicator informasi tentang Pekerjaan tertentu.Pilihan dua atau lebih sel two misalnya B5:B14 disebut range

abc.aurino.com

5

FORMULA

Jika kita memasukkan perhitungan ke Excel, maka perlu: Mengetahui dimana kita akan

memasukkan formula tersebut Mengetahui dengan tepat sel mana dan

bagai mana rumusnya Gunakan referensi sel jangan angka atau

konstanta Tentukan apa yang harus dihitung

abc.aurino.com

6

FORMULA

Formula appears in formula bar

Result of formula

Viewing a Formula

abc.aurino.com

7

OPERATOR

Excel arithmetic operators

abc.aurino.com

8

LABEL AND NILAI DAN AUTOSUM

Label berisi teks dan angka tapi tidak untuk perhitungan

Label digunakan sebagai penjelas data bisa diletakkan sebagai judul baris atau kolom. Untuk memasukkannya maka masukkan label dulu baru isinya

Nilai (Value) bisa berupa are angka, rumus, dan fungsi yang dapat dipergunakan untuk perhitungan.

Fungsi (function) adalah rumus yang tersedia dalam excel

Fungsi biasanya memiliki argument yi informasi yang perlu untuk perhitungan

Dengan meng-Klik Tombol AutoSum maka range didekatnya (di atasnya atau di kiri) akan dijumlahkan, walaupun Anda bisa mengubah range-nya

Tombol Fill dapat mengisi secara berurutan berdarsarkan angka pertama dalam range

abc.aurino.com

9

ENTERING LABELS AND VALUESAND USING AUTOSUM

Cells included in formula

Formula

AutoSum

button

Creating a formula using the AutoSum button

Fill button atau

gunakan Fill

handle

abc.aurino.com

10

EDIT ISI SEL

Untuk mengubah atau edit isi sel aktif, maka: Double-click sel Click dalam formula bar, atau Langsung mengetik dalam sel tersebut.

11

EDITING CELL ENTRIES

abc.aurino.com

Common pointers in Excel

abc.aurino.com

12

MEMASUKKAN DAN MENGEDIT FORMULA

Formula dimulai dengantanda sama dengan (=) yang biasa disebut formula prefix

Calculation operators dalam formula menunjukkan operasi perhitungan Arithmetic operators – penambahan (+), pengurangan

(-), mengalikan (*), dan membagi (/) Comparison operators membandingkan

(>,<,<=,>=,<>) Text concatenation operators menggabungkan teks (&) Reference operators menggunakan isi range tertentu

untuk perhitungan ( A1, R1:R12, $R1, $R$2, AR$20, $R1:R$5 atau nama range)

abc.aurino.com

13

TAMPILAN WORKSHEET (VIEWS)

Untuk mengubah view worksheet window: Tab View pada Ribbon Tombol View pada status bar

Normal view menampilkan worksheet tanpa headers & footers, rulers dan nomor halaman

Page Layout View tampilan seperti bentuk tercetak di halaman printer, yang menunjukkan batas halaman, headers and footers, rulers, dsb.

Page Break Preview menampilkan displays a reduced view of each bentuk worksheet, dengan indikator page break

abc.aurino.com

14

SWITCHING WORKSHEET VIEWS

Page Layout View

Workbook Views group

Header text box

Vertical ruler

Horizontal ruler

abc.aurino.com

15

SWITCHING WORKSHEET VIEWS

Page Break Preview

Blue outline

indicates print area

Bottom page break indicator

16

PRINT OPTIONS

Untuk melihat worksheet yang akan dicetak kita gunakan: Page Layout tab

Garis titik-titik menunjukkan print area, yaitu area yang akan dicetak Print Preview

Bentuk cetak dengan meng-click tombol Print di Ribbon

Page Layout tab Page Setup group

Print orientation: landscape or portrait Scale to Fit group Sheet Options group

Print dialog box akan membantu pemilihan jumlah copy, printer, dan lain-lain.

abc.aurino.com

abc.aurino.com

17

CHOOSING PRINT OPTIONS

Worksheet with Portrait orientation

Page Layout

tab

Dotted line

surrounds print area

abc.aurino.com

18

CHOOSING PRINT OPTIONS

Worksheet in Print Preview

Print button

Zoom button

Close Print Preview button

abc.aurino.com19

MEMBUAT FORMULA

Complex formula

Formula dengan beberapa operator

Mode indicator

Urutan pengerjaan oleh excel:

1. Operasi dalam kurung dihitung terlebih dahulu;

2. Pangkat dihitung berikutnya

3. Perkalian dan pembagian selanjutnya dari kiri ke kanan

4. Selanjutnya Penambahan dan pengurangan (urutan dari kiri ke kanan)

abc.aurino.com

20

MENGGUNAKAN FUNGSI

Function atau fungsi adalah rumus yang telah dimasukkan terlebih dahulu ke dalam excel untuk perhitungan yang kompleks: Dapat digunakan sendiri atau dalam rumus

lainnya Jika digunakan sendiri maka diawali

dengan (=)

abc.aurino.com

21

MENGGUNAKAN FUNCTION

Function

Argument

Insert Function button

Description and

argument format

Function Arguments dialog box

abc.aurino.com

22

MENGETIKAN FUNGSI

MAX function in progress

abc.aurino.com

23

MENGCOPY DAN MEMINDAHKAN ISI SEL

Paste button

Copied data in Clipboard

Copy button

Clipboard launcher

Item in Clipboard

abc.aurino.com

24

RELATIVE AND ABSOLUTE CELL REFERENCES

Penggunaan relative cell reference diperlukan jika hubungan formula dengan lokasi ingin dipertahankan Perhitungan dilakukan berdasarkan pada hubungan sel Pada saat dicopy ke tempat lain maka referensi sel ikut

berubah

Formula containing

relative references

abc.aurino.com

25

ABSOLUTE CELL REFERENCE Jika ingin mempertahankan alamat sel dalam sebuah

formula Referensi sel tidak akan berubah jika formula dicopykan

ke lokasi lainnya Dibuat dengan menambahkan tanda dollar ($) sebelum

huruf column dan angka baris dari sebuah alamat selCell referenced in

absolute formulas

Relative references

adjust

Absolute references do

not adjust

26

MIXED REFERENCE Referensi campuran baik referensi sel relatif dan

absolut Contoh: Jika formula dicopykan, kita ingin referensi

baris berubah tapi refensi kolom tidak. Dibuat dengan menekan [F4]

abc.aurino.com

abc.aurino.com

27

MENCOPY FORMULA DENGAN FILL HANDLE

Paste button

list arrow

Fill handle

Auto Fill Options button

abc.aurino.com

28

COPY FORMULA DNG REFERENSI SEL RELATIF

Dengan Auto Fill maka kita dapat mengisi sel dengan text atau nilai yang berurutan Nama Bulan; nama hari; atau text dengan angka

(Quarter 1, Quarter 2, dsb.) Klik mouse dan tarik fill handle untuk

menambahkan Jadikan absolute cell reference sebelum

mengcopy formula jika ingin satu atau lebih referensi sel tidak berubah

abc.aurino.com

29

CREATING AN ABSOLUTE REFERENCE IN FORMULA

Absolute cell

reference in formula

Incorrect values from

relative referencing in copied formulas

30

MENAMBAH FUNGSI DALAM FORMULA

abc.aurino.com

ROUND function and

opening parenthesis inserted in

formula ScreenTip indicates

what information is needed

Sel yang berisi data finansial lebih mudah dibaca jika angka dibelakang desimalnya sedikitUse the ROUND function to round down your results

abc.aurino.com

31

MEMFORMAT NILAI Format sel untuk menentukan tampilan label dan nilai:

Bold, italic, dollar signs, commas, dsb. Formatting tidak mengubah isi data hanya tampilan yang

berubah Pilih sel atau range, lalu terapkan formatting

Format Cells dialog box

abc.aurino.com

32

ATTRIBUTES DAN ALIGNMENT

Column headings centered, bold, and

underlined

Title centered across

columns

Formatting buttons selected

Merge &Center button

Center button

abc.aurino.com

33

attribute and alignment dan lebar kolom

Sesuaikan lebar kolom untuk mengakomodasi data. Lebar kolom default adalah 8.43 karacter (sekitar 1 inchi). Kolom dapat diubah lebarnya dengan mouse, menu di Ribbon, atau shortcut menu. Dengan Mouse: Letakkan mouse pointer diantara huruf kolom (column heading) pada garis batas antar kolom:

Click dan drag untuk mengubah besar kolom.Double-click untuk AutoFit

abc.aurino.com

34

CONDITIONAL FORMATTING Excel dapat memformat berdasarkan isi sel

dengan conditional formatting. Misal nilai di atas angka tertentu berwarna biru dan yang

lainnya berwarna lain.

abc.aurino.com35

FORMATTING DATA DENGAN FUNGSI TEXT Conversion tools dan Fungsi text otomatis mem- format a

cell range Convert Text dengan memecah data fields ke beberapa

kolom Element Data yang akan dipecah harus dipisahkan

(delimiter) dengan spasi, koma, atau titik koma, titik dan lain-lain.

PROPER() – mengubah huruf pertama menjadi huruf besar, selain itu ada UPPER() dan LOWER()

CONCATENATE() – fungsi menggabungkan dua text atau lebih.

Preview data dng delimiter

abc.aurino.com36

OPERASI RANGE DATA BERDASAR KONDISI SUMIF function

Total sel suatu range yang memenuhi kriteria tertentu. SUMIF(range, criteria, [sum_range])

COUNTIF function Hitung jumlah sel dalam range berdasarkan kriteria

tertentu. COUNTIF(range, criteria)

AVERAGEIF function Rerata isi range berdasarkan kriteria tertentu. AVERAGEIF(range, criteria, [average_range])

abc.aurino.com37

MENGGUNAKAN NAMED RANGES Memberikan ke sel dan ranges akan mengurangi

kesalahan dan mempermudah pengertian thd perhitungan Names yang digunakan dalam formula menjadi referensi

absolut Name bisa menggunakan huruf besar atau huruf kecil

dan angka Setelah sel atau range diberi nama, maka bisa

digunakan di sheet manapun, jika sel atau range dipindahkan mana namanya ikut pindah

Label Data dan Formula Nama Sel C Formula Sel C

Tarif Pajak 15%Tarif_Pajak  

Gaji Rp 10,000,000.00 Gaji  

Pajak Rp 1,500,000.00 Pajak =Gaji*Tarif_Pajak

Gaji Bersih Rp 8,500,000.00 Gaji_Bersih =Gaji-Pajak

abc.aurino.com38

MENGATUR NAME SEL ATAU RANGE

Name Manager

abc.aurino.com39

FUNGSI IF() DAN VLOOKUP()

IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lo

okup)

abc.aurino.com40

BUILDING A LOGICAL FORMULA WITH THE IF FUNCTION (CONT.)

Comparison operators

abc.aurino.com41

FUNGSI AND() DAN OR()

AND(logical1,logical2, ...) Returns TRUE if all its arguments are TRUE; returns FALSE if one or

more arguments is FALSE.

OR(logical1, [logical2], ...) Returns TRUE if any argument is TRUE; returns FALSE if all

arguments are FALSE.=OR(TRUE) One argument is TRUE (TRUE)

=OR(1+1=1,2+2=5) All arguments evaluate to FALSE (FALSE)

=OR(TRUE,FALSE,TRUE) At least one argument is TRUE (TRUE)

AND(1<A2, A2<100)

Displays TRUE if the number in cell A2 is between 1 and 100. Otherwise, it displays FALSE.

TRUE

abc.aurino.com42

FUNGSI KEUANGAN PMT adalah fungsi keuangan yang

menghitung cicilan periodik dari uang yang dipinjam: PMT(rate,nper,pv,fv,type)

Tingkat bunga Jumlah cicilan Nilai Pinjaman Cicilan Bulanan

PMT(0.085/12,60,15000) = $307.75

abc.aurino.com43

FUNGSI KEUANGAN LAINNYA

FV(rate,nper,pmt,pv,type) IRR(values,guess) NPER(rate, pmt, pv, fv, type) NPV(rate,value1,value2, ...) PV(rate,nper,pmt,fv,type) RATE(nper,pmt,pv,fv,type,guess) dll

abc.aurino.com44

FUNGSI STATISTIK AVERAGE() adalah fungsi statistik untuk menghitung

cicilan data: AVERAGE(number1, number2,…) STD(), MAX(), MIN(), SKEW() dan lain-lain

10 7 9 27 2=AVERAGE(C4:G4) 11

=STDEV(C4:G4)9.46044

4=MAX(C4:G4) 27=MIN(C4:G4) 2

=SKEW(C4:G4)1.62098

1

abc.aurino.com45

PIVOT TABLE

Gunakan PivotTable untuk meringkas data sebuah worksheet

Petunjuk membuat PivotTable: Review data sumber Tentukan tujuan PivotTable dan tulis nama field

yang ingin disertakan Tentukan field mana yang akan diringkas dan

dengan fungsi apa Putuskan bagaimana bentuk tabelnya Tentukan lokasi PivotTable

abc.aurino.com46

MERENCANAKAN DAN MENDESIANPIVOTTABLE

Column fields

Row fields

Data summary field

abc.aurino.com47

CREATING A PIVOTTABLE REPORT

Click to add a field to the PivotTable

abc.aurino.com48

MEMBUAT PIVOTTABLE

Column fields

Row fields

Data area

abc.aurino.com49

MENGUBAH FUNGSI DATA PIVOTTABLE

PivotTable showing averages

abc.aurino.com50

MEMFILTER DAN MENGURUTKAN DATA PIVOTTABLE

Quarter is in the Report

Filter area

Only the 1st quarter should e displayed

Sales for 1st quarter

only

abc.aurino.com51

UPDATING A PIVOTTABLE REPORT

New record added

Total reflects new CD

information

abc.aurino.com52

MENGUBAH STRUKTUR DAN FORMAT PIVOTTABLE REPORT

Category is now in the

Report Filter area

abc.aurino.com53

MEMBUAT PIVOTCHART REPORT

PivotChart

abc.aurino.com54

MENGGUNAKAN GETPIVOTDATA FUNCTION

GETPIVOTDATA Function

Result of the GETPIVOTDATA

Function