View
10
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
i
ii
Puji syukur penyusun panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah
memberikan Rahmat dan Karunia-Nya serta kelancaran yang diberikan kepada
penyusun sehingga penyusunan modul Otomatisasi Perkantoran ini dapat
diselesaikan dengan tepat waktu. Modul ini dapat diselesaikan dengan lancar
tentunya tidak terlepas dari dukungan beberapa pihak yang selalu memberikan
motivasi dan bantuan selama pembuatan modul berlangsung. Oleh karena itu,
penyusun mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu
dalam proses penyusunan modul ini.
Ucapan terima kasih dengan setulus hati penyusun sampaikan kepada
keluarga khususnya kedua orang tua penyusun yang selalu memberikan do’a dan
dukungan, Bapak Drs. H. Mohammad Arief M.Si selaku dosen pengampu
matakuliah Pengembangan Bahan Ajar Administrasi Perkantoran, serta teman –
teman Offering AA serta siapapun yang telah terlibat, yang tidak dapat penyusun
sebutkan namanya satu persatu yang telah memberi masukan tentang modul ini.
Penyusunan modul ini diharapkan dapat membantu siswa dan guru dalam
proses belajar mengajar. Tidak hanya itu, penyusun juga berharap modul ini dapat
meningkatkan motivasi belajar siswa. Akhirnya dengan segala kerendahan hati
penyusun mengakui bahwa masih banyak kekurangan dan kekeliruan dalam
modul ini. Oleh karena itu, penyusun sangat mengharapkan saran dan kritik dari
pembaca sehingga dapat dijadikan perbaikan di masa mendatang.
Malang, November 2018
Penulis
KATA PENGANTAR
iii
KATA PENGANTAR .................................................................................. ii
DAFTAR ISI ................................................................................................ iii
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................. 5
A. Latar Belakang ................................................................................... 5
B. Deskripsi Singkat ............................................................................... 5
C. Kompetensi Inti .................................................................................. 6
D. Kompetensi Dasar .............................................................................. 6
E. Indikator ............................................................................................. 6
F. Manfaat Penyusunan Modul .............................................................. 7
G. Tujuan Pembelajaran .......................................................................... 7
H. Petunjuk Penggunaan Modul ............................................................. 7
KEGIATAN BELAJAR .............................................................................. 8
MATERI PEMBELAJARAN ................................................................... 10
BAB II PAPARAN ISI MATERI ............................................................. 11
A. Pengertian Otomatisasi Perkantoran ................................................ 11
B. Tujuan Otomatisasi Perkantoran ...................................................... 12
C. Manfaat Otomatisasi Perkantoran .................................................... 13
D. Dampak Otomatisasi Perkantoran .................................................... 14
BAB III PAPARAN ISI MATERI ............................................................ 15
A. Pengguna Otomatisasi Kantor .......................................................... 18
B. Jenis – Jenis Aplikasi Otomatisasi Kantor ....................................... 18
C. Tahap Penerapan Otomatisasi Perkantoran ...................................... 22
RANGKUMAN .......................................................................................... 24
GLOSARIUM ............................................................................................. 25
DAFTAR ISI
iv
TES FORMATIF ....................................................................................... 26
A. Pilihan Ganda ................................................................................... 26
B. Essai ................................................................................................ 29
C. Tugas Praktek ................................................................................... 30
KUNCI JAWABAN ................................................................................... 31
PENILAIAN ............................................................................................... 34
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................. 36
MODUL PEMBELAJARAN OTOMATISASI PERKANTORAN / X Page 5
A. Latar Belakang
Otomatisasi kantor digunakan untuk mendukung fungsi suatu
kantor atau organisasi. Banyak alat komputer maupun non-komputer
otomatisasi yang digunakan untuk menunjang suatu pekerjaan kantor agar
kantor dapat berfungsi secara optimal. Otomatisasi kantor yang banyak
digunakan pada saat ini yaitu untuk membantu suatu permasalahan yang
ada di kantor agar segera diselesaikan dengan keputusan yang cepat dan
tepat, dimana otomatisasi kantor dapat membantu suatu mekanisme kerja
dan membuat suatu informasi menjadi data.
Sudah saatnya perusahaan dan lembaga pemerintah untuk
membiasakan karyawannya agar memanfaatkan otomatisasi kantor dalam
membantu pekerjaan mereka, karena dapat mempermudah dalam
penyimpanan data, pencarian data, dan lebih meminimalisir biaya. Selain
itu, otomatisasi kantor merupakan aplikasi teknologi informasi yang
dirancang untuk meningkatkan produktivitas karyawan di kantor dengan
memberi dukungan dalam bentuk koordinasi dan komunikasi dari
seseorang kepada orang lain baik dari dalam maupun luar perusahaan.
B. Deskripsi Singkat
Dalam modul ini, kita akan mempelajari tentang otomatisasi
perkantoran yang akan dimulai dari pengertian otomatisasi perkantoran
menurut beberapa sumber yang berhubungan dengan kegiatan otomatisasi
perkantoran tersebut.
Dalam modul terdapat kegiatan belajar yang tidak hanya
membahas tentang pengertian otomatisasi perkantoran saja, tetapi akan
dibahas juga mengenai tujuan otomatisasi perkantoran, manfaat
otomatisasi perkantoran, dan dampak otomatisasi perkantoran bagi suatu
perusahaan. Selain pembahasan materi, dalam modul ini juga disertai
PENDAHULUAN
MODUL PEMBELAJARAN OTOMATISASI PERKANTORAN / X Page 6
dengan tugas mandiri yang terdiri dari 2 jenis yaitu pilihan ganda dan
bentuk isian serta tugas kelompok.
C. Kompetensi Inti
KI 3. Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, dan
prosedural dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan
humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan,
dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta menerapkan
pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai
dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah.
KI 4. Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah
abstrak terkait dengan pengembangan dari yang diperlajarinya di
sekolah secara mandiri, bertindak secara efektif dan kreatif dan
mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan
langsung.
D. Kompetensi Dasar
3.3 Menjelaskan penerapan otomatisasi dalam administrasi perkantoran.
4.3 Menerapkan otomatisasi dalam administrasi perkantoran.
4.4 Menjelaskan penerapan otomatisasi dalam administrasi perkantoran.
4.4 Menerapkan otomatisasi dalam administrasi perkantoran.
E. Indikator
1. Mengamati beberapa penerapan otomatisasi dalam bidang administrasi
perkantoran sebagai bentuk keteraturan.
2. Memberikan kesempatan siswa menanyakan hal yang berkaitan
dengan otomatisasi perkantoran.
3. Mediskusikan hasil pengamatan otomatisasi perkantoran dan menarik
kesimpulan.
4. Menjelaskan dampak penerapan otomatisasi perkantoran, dan
membuktikannya dengan memberikan contoh dalam bidang pelayanan
kantor.
MODUL PEMBELAJARAN OTOMATISASI PERKANTORAN / X Page 7
5. Mempresentasikan hasil pengamatan penerapan otomatisasi
perkantoran.
F. Manfaat Penyusunan Modul
1. Memperoleh bahan ajar sesuai dengan kebutuhan peserta didik untuk
memenuhi kurikulum 2013.
2. Pedoman bagi guru dalam mengarahkan peserta didik dalam proses
belajar mengajar.
3. Membagun komunikasi pembelajaran yang aktif, efektif, dan kreatif
antara guru dengan peserta didik.
4. Sebagai alat evaluasi bagi guru terhadap pemahaman peserta didik
terhadap materi yang telah diajarkan.
G. Tujuan Pembelajaran
Setelah mempelajari modul ini diharapkan peserta didik dapat:
1. Menjelaskan pengertian otomatisasi perkantoran.
2. Menjelaskan tujuan otomatisasi perkantoran.
3. Menjelaskan manfaat otomatisasi perkantoran bagi perusahaan.
4. Menjelaskan dampak dari penggunaan otomatisasi perkantoran bagi
perusahaan.
5. Menyebutkan pengguna otomatisasi kantor.
6. Menyebutkan jenis – jenis aplikasi otomatisasi kantor.
7. Menjelaskan penggunaan aplikasi otomatisasi perkantoran.
H. Petunjuk Penggunaan Modul
Dalam mempelajari modul ini, hal – hal yang perlu siswa dan guru
lakukan agar dapat memperoleh hasil belajar yang maksimal adalah
sebagai berikut:
✓ Petunjuk Bagi Siswa
1. Pelajari daftar isi dengan cermat, karena daftar isi akan
menuntun siswa dalam mempelajari materi dalam modul.
MODUL PEMBELAJARAN OTOMATISASI PERKANTORAN / X Page 8
2. Baca dan pahamilah dengan seksama uraian – uraian yang ada
pada masing – masing kegiatan belajar. Bila ada materi yang
kurang jelas, siswa dapat bertanya pada guru yang mengampu
mata pelajaran yang bersangkutan.
3. Kerjakan setiap tugas latihan untuk mengetahui seberapa besar
pemahaman yang telah dimiliki terhadap materi – materi yang
dibahas dalam setiap kegiatan belajar.
4. Jika belum memahami level materi yang diharapkan, ulangi
lagi pada kegiatan belajar sebelumnya atau bertanyalah kepada
guru pengampu mata pelajaran yang bersangkutan.
✓ Petunjuk Bagi Guru
1. Membantu siswa dalam merencanakan proses belajar.
2. Membimbing siswa dengan memberikan materi yang diajarkan
dengan jelas dalam tahapannya.
3. Membantu siswa dalam memahami konsep, praktik baru, dan
menjawab pertanyaan siswa mengenai proses belajar siswa.
4. Membantu siswa untuk menentukan dan mengakses sumber
tambahan yang diperlukan untuk belajar.
5. Mengorganisasikan kegiatan belajar kelompok jika diperlukan
oleh siswa.
MODUL PEMBELAJARAN OTOMATISASI PERKANTORAN / X Page 9
Kompetensi Dasar
3.3 Menjelaskan penerapan otomatisasi dalam administrasi
perkantoran.
4.4 Menerapkan otomatisasi dalam administrasi perkantoran.
3.4 Menjelaskan penerapan otomatisasi dalam administrasi
perkantoran.
4.4 Menerapkan otomatisasi dalam administrasi perkantoran.
Materi Pokok
Otomatisasi Administrasi Perkantoran:
BAB I
• Pengertian Otomatisasi Perkantoran
• Tujuan Otomatisasi Perkantoran
• Manfaat Otomatisasi Perkantoran
• Dampak Otomatisasi Perkantoran
BAB II
• Pengguna Otomatisasi Kantor
• Jenis – Jenis Aplikasi Otomatisasi Kantor
• Tahap Penerapan Otomatisasi Perkantoran
KEGIATAN BELAJAR
MODUL PEMBELAJARAN OTOMATISASI PERKANTORAN / X Page 10
MATERI PEMBELAJARAN
MODUL PEMBELAJARAN OTOMATISASI PERKANTORAN / X Page 11
A. Pengertian Otomatisasi Perkantoran
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, “otomatisasi” berarti
penggantian tenaga manusia dengan tenaga mesin yang secara otomatis
melakukan dan mengatur pekerjaan sehingga tidak memerlukan lagi
pengawasan manusia.
Otomatisasi kantor merupakan penggunaan alat elektronik yang
digunakan untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama
yang berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang – orang di
dalam dan diluar perusahaan. James O’Brien (1996) mendefinisikan
otomatisasi kantor sebagai sistem informasi berbasis telekomunikasi yang
dimana mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan
pesan – pesan, dokumen – dokumen dan komunikasi elektronik lainnya
diantara individual, grup – grup kerja dan organisasi.
Otomatisasi perkantoran berawal dari tahun 1960, ketika IBM
menciptakan istilah word – processing untuk menjelaskan kegiatan devisi
mesin TIK listriknya. Pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin
yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin
ketik yang dapat mengetik kata – kata yang telah di rekam dalam pita
magnetik secara otomatis. Kata "Otomatisasi" memiliki pengertian
penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan
oleh manusia. Otomatisasi kantor biasanya dikenal dengan istilah Office
Automation atau OA.
Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual
peralatan kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi
BAB I
PAPARAN ISI MATERI
MODUL PEMBELAJARAN OTOMATISASI PERKANTORAN / X Page 12
– fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis khususnya
komputer. Waluyo (2000) menegaskan bahwa era otomatisasi perkantoran
dimulai secara bersamaan dengan berkembangnya teknologi informasi,
dimana digunakannya perangkat komputer untuk keperluan perkantoran.
Otomatisasi penting dilakukan dalam upaya meraih efektivitas dan
efisiensi kegiatan perkantoran. Dengan adanya perkembangan teknologi
informasi yang menuntut untuk menyelesaikan proses pengolahan
informasi secara cepat dan fleksibel, maka kebutuahan dari metode manual
ke otomatis sudah menjadi keharusan untuk dipenuhi. Namun, bukan
berarti meninggalkan seluruh proses manual dan memangkas tenaga kerja,
sebab banyak aspek – aspek lain yang harus menjadi pertimbangan dalam
melakukan otomatisasi di kantor. Berikut konsep dari otomatisasi kantor:
1. Proses yang terjadi di perkantoran seperti hal nya proses
manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.
2. Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi – aplikasi yang
terpisah tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan
terpadu.
3. Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman
informasi.
4. Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar
melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.
5. Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi
tradisional, bukan sebagai pengganti.
B. Tujuan Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi Perkantoran, OA atau Office Automation bertujuan
untuk meningkatkan produktivitas kerja melalui:
1) Meminimalkan pengeluaran pada biaya, munculnya komputer
dapat menghemat biaya dimana komputer dapat menggantikan dan
meringankan tugas pekerja dari berat menjadi ringan.
MODUL PEMBELAJARAN OTOMATISASI PERKANTORAN / X Page 13
2) Pemecahan masalah kelompok, otomatisasi kantor dapat
memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan
komunikasi dengan lebih baik dalam memecahkan masalah.
3) Pelengkap bukan pengganti, dalam hal ini tidak akan menggantikan
semua komunikasi inter-personal tradisional, seperti percakapan
tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan
sejenisnya. Pelengkap informasi ini digunakan agar dapat lebih
baik dalam berkomunikasi.
4) Penggabungan dan penerapan teknologi, misalnya antara telepon,
komputer, jaringan internet, serta satelit. Dimana semua digabung
untuk memperlancar informasi dari luar perusahaan maupun
didalam perusahaan, selain itu untuk mengetahui canggihnya
teknologi di era globalisasi.
5) Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor, produk office
automation memungkinkan para pekerja kantor memproses lebih
banyak dokumen secara lebih cepat, lebih baik, dan lebih efisien
6) Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan.
7) Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih
baik dan lebih cepat.
C. Manfaat Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi kantor terkait dengan berbagai komponen dalam
menangani informasi mulai dari input hingga distribusi dengan
memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan
manusia secara minimal. Berikut ini beberapa manfaat yang diperoleh
perusahaan dalam pemanfaatan sistem otomatisasi perkantoran:
1. Otomatisasi perkantoran membuat informasi menjadi lebih murah
dan mudah digunakan, dipindahkan, dan dirawat.
2. Dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi
sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.
MODUL PEMBELAJARAN OTOMATISASI PERKANTORAN / X Page 14
3. Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, komputer mampu
menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani
beban kerja yang bertambah.
4. Pemecahan masalah kelompok/tim.
5. Cara Office Automation berkontribusi pada komunikasi ke dan dari
manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan
masalah kelompok.
6. Sebagai pelengkap bukan pengganti.
7. Sebagai suatu cara komunikasi bisnis. Office Automation tidak
akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional
seperti percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis
pada memo, dan sejenisnya. Office Automation hanya melengkapi
komunikasi tradisional.
8. Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan.
9. Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih
baik dan lebih cepat.
D. Dampak Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi perkantoran dapat berarti pengalihan pekerjaan manual
kantor menuju penggunaan peralatan mekanis seperti komputer. Pekerjaan
manual yang membutuhkan pekerja yang banyak otomatis juga akan
digantikan dengan pekerjaan komputer yang hanya menggunakan sedikit
pegawai namun dengan skill penggunaan komputer yang mumpuni. Selain
dampak pengurangan tenaga kerja di perkantoran itu sendiri, terdapat
dampak lain di perusahaan yaitu sebagai berikut:
a) Dampak terhadap Pekerja dan Pekerjaan
Dampak terhadap pekerja dan pekerjaan salah satunyanya
adalah pengurangan tenaga kerja akibat digantikan oleh penggunaan
mesin komputer. Namun selain mengakibatkan pengurangan tenaga
kerja, penggunaan teknologi komputer juga menciptakan lowongan
MODUL PEMBELAJARAN OTOMATISASI PERKANTORAN / X Page 15
tenaga kerja baru namun dalam jumlah yang sedikit dengan
kemampuan IT yang mumpuni.
Dampak terhadap pekerja dan pekerjaan dapat dilihat pada
bidang berikut ini:
1. Angkatan Kerja Wanita
Wanita yang bekerja semakin meningkat, hal ini ditandai
dengan banyaknya bidang pekerjaan yang juga di geluti oleh
kaum wanita. Perkembangan teknologi yang canggih
mengharuskan wanita juga mampu beradaptasi dengan
komputer dan mampu bersaing dengan laki – laki.
2. Pekerja Profesional dan Teknis
Meningkatnya permintaan barang dan jasa karena
pertambahan penduduk akan membutuhkan pekerja
profesional dan pekerja teknis.
3. Manajer dan Administrator
Perubahan organisasi, penggunaan mesin dalam bidang
perkantoran mengakibatkan perubahan pada susunan manajer.
Manajer terlatih semakin dibutuhkan untuk meningkatkan
kemampuan pegawai sehingga memaksimalkan pendapatan
perusahaan.
4. Pegawai Administrasi
Perubahan kantor dari manual menuju otomatisasi
mengakibatkan pegawai administrasi harus menguasai
berbagai Aplikasi komputer yang berhubungan dengan
komputerisasi di perkantoran.
MODUL PEMBELAJARAN OTOMATISASI PERKANTORAN / X Page 16
b) Dampak terhadap Pendidikan dan Pelatihan Pegawai
Perubahan terhadap struktur pekerjaan menyebabkan
permintaan terhadap pegawai yang terampil terus meningkat.
Karena peluang kerja untuk orang yang tidak memiliki
keterampilan terus berkurang. Pekerja dengan pendidikan tinggi
yang terus bertambah memaksa mereka bekerja sebagai pegawai
administrasi. Akibatnya peluang kerja bagi nonsarjana berkurang
dan terjadi pengangguran. Manajer kantor dapat menetapkan
standar bagi operasional kantor sehingga para pengajar memahami
klasifikasi pekerjaan yang dibutuhkan.
c) Dampak Terhadap Manajemen Menengah
Pekerjaan manajemen menengah diprediksi menjadi
berkurang. Dengan meningkatnya aplikasi proses data elektronik,
kebutuhan terhadap manajer yang melakukan proses data
meningkat. Ada dua alasan mengapa pekerjaan manajemen
menengah tidak berkurang. Pertama, keputusan manajerial pada
tingkat ini terlalu jauh dari analisis mekanik, sebaliknya dengan
adanya komputer manajer membuat keputusan yang lebih baik.
MODUL PEMBELAJARAN OTOMATISASI PERKANTORAN / X Page 17
Kedua, dengan adanya peralatan otomatisasi membuat pekerjaan
menjadi lebih cepat tidak berarti peralatan tersebut selalu
digunakan, maka peran manajer menengah dibutuhkan untuk
menelaah penggunaan peralatan yang benar-benar dibutuhkan.
d) Dampak Terhadap Operasi Perusahaan
Membuat banyak perusahaan mulai memusatkan
operasional mereka menggunakan sistem informasi komputer di
seluruh pusat untuk mengumpulkan, mengolah dan mengirim data
ke seluruh dunia. Semua perkembangan yang terjadi akibat
otomatisasi perkantoran membawa pemikiran baru dalam struktur
usaha dan konsep manajemen.
MODUL PEMBELAJARAN OTOMATISASI PERKANTORAN / X Page 18
A. Pengguna Otomatisasi Kantor
Otomatisasi Kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam
kantor. Pada dasarnya terdapat 4 kategori pengguna Otomatisasi Kantor,
yaitu:
1) Manajer
Orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya
perusahaan, terutama SDM.
2) Profesional
Profesional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan
keahlian khususnya. Misalnya : pembeli, wiraniaga, dan
asistenstaff khusus Manajer dan profesional secara bersama
dikenal sebagai pekerja terdidik.
3) Sekretaris
Biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk
melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi,
menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
4) Pegawai Administratif
Melaksanakan tugas – tugas untuk sekretaris, seperti
mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan
dokumen.
B. Jenis – Jenis Aplikasi Otomatisasi Kantor
a) Word Processing
Penggunaan peralatan elektronik yang otomatis melakukan
beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik
atau cetak. Word processing memberikan kontribusi terhadap
pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada
BAB II
PAPARAN ISI MATERI
MODUL PEMBELAJARAN OTOMATISASI PERKANTORAN / X Page 19
manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif
untuk diberikan kepada anggota lain. Misalnya aplikasi Microsoft
Word.
b) Electronic Mail (e-mail)
Dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan
komputer untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan
dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan
penyimpanan. Misalnya aplikasi mail, yahoo, gmail, tumblr, dll.
c) Voice mail sama dengan Electronic Mail
Perbedaannya mengirimkan pesan dengan mengucapkan
pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dapat
menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah
dikirimkan.
d) Electronic Calendaring
Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan
memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer yang bersifat
khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, dimana dapat
menyusun terjadinya komunikasi bukan hanya
mengkomunikasikan informasi.
e) Audio Conferencing
Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat
hubungan audio diantara orang – orang yang tersebar secara
geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Audio conferencing
tidak memerlukan komputer dan hanya memerlukan penggunaan
fasilitas komunikasi audio dua arah.
MODUL PEMBELAJARAN OTOMATISASI PERKANTORAN / X Page 20
f) Video Conferencing
Melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan
televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan
video. Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan
mendengar suara orang yang berada dilokasi lain selagi konferensi
dilakukan. Tiga konfigurasi video conferencing (tergantung pada
peralatan yang digunakan), yaitu:
• Video satu arah dan audio satu arah
• Video satu arah dan audio dua arah
• Video dan audio dua arah
g) Computer Conferencing
Penggunaan jaringan komputer, yang memberi kemampuan
seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses
terjadinya konferensi. Aplikasi ini seperti electronic mail, karena
keduanya menggunakan hardware dan software yang sama. Istilah
‘teleconferencing’ digunakan untuk menjelaskan ketiga bentuk alat
elektronik untuk konferensi. Teleconferencing digunakan dalam
seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya untuk menukar
informasi diantara pemecah masalah (orang – orang yang
memecahkan masalah) yang berada dikota yang berlainan.
MODUL PEMBELAJARAN OTOMATISASI PERKANTORAN / X Page 21
h) Facsimile Transmission (FAX)
Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca
tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat
salinan atau copy diujung yang lain. Fax sangat mudah
diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat
berfungsi sebagai channel-nya dan pengoperasian peralatannya
tidak lebih sulit dari pada mengoperasikan mesin fotocopy.
i) Video Text
Penggunaan komputer untuk memberikan tampilan materi
tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau
tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada
komputer. Contoh penggunaan aplikasi Microsoft PowerPoint yaitu
aplikasi yang berguna bagi seseorang yang merencanakan atau
membuat presentasi, atau semacam slide show.
j) Image Storage And Retrieval
Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen
yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar
informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan.
Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan
pemanggilan tampilan maka digunakan microform, yang berupa
microfilm dan microfiche. Microform akan mengurangi kebutuhan
ruang yang diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%.
Image storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah
ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk
tujuan pemahaman masalah.
k) Desktop Publishing atau dtp
Pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama
dengan yang dihasilkan oleh type setter. Sistem desktop publishing
MODUL PEMBELAJARAN OTOMATISASI PERKANTORAN / X Page 22
terdiri atas mikro komputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi,
printer laser, software desktop publishing. Penggunaan desktop
publishing sebagai alat pemecahan masalah meliputi aplikasi
administrasi dan teknis. Penampilan dokumen iklan yang
profesional dan menarik akan memberikan komunikasi yang
efektif. Aplikasi DTP terbagi dalam 3 area:
• Aplikasi administrasif meliputi dokumen – dokumen yang
dimaksudkan untuk penggunaan intern seperti
korespondensi, laporan dan warta.
• Aplikasi teknis meliputi materi pelatihan seperti slides,
overead transparancies, dan manual.
• Grafik perusahaan (corporate graphic) meliputi periklanan,
brosur dan dokumen lain yang dimaksudkan untuk
digunakan di luar perusahaan.
l) Spread Sheet
Penggunaan komputer yang secara otomatis melakukan
beberapa tugas yang diperlukan untuk mengolah data. Diperlukan
sebuah software yaitu yang disebut web browser atau kita sebut
browser. Browser digunakan untuk menampilkan halaman web,
ada bermacam-macam browser seperti Navigator dan
communicator (Netscape), Internet Explorer (Microsoft), NCSA
Mosaic, Opera dan Lynk. Aplikasi menyampaikan informasi
melalui internet dapat berupa blog, web.
C. Tahap Penerapan Otomatisasi Perkantoran
Tahap penerapan pada otomatisasi kantor dapat di uraikan sebagai berikut:
1. Tradisional
Dalam hal ini penggunaan teknologi utamanya ditujukan
untuk mengurangi biaya dan meningkatkan produktifitas. Serta
lebih terfokus pada penggunaan Word Processing.
2) Transisional
MODUL PEMBELAJARAN OTOMATISASI PERKANTORAN / X Page 23
Dalam hal ini ditandai dengan mulai digunakannya proses
data secara elektronik serta telah dibangunnya aplikasi untuk
keperluan pengarsipan, penyimpanan, dan komunikasi yang
berbasis komputer.
3) Transformasional
Dalam hal ini merupakan fase integrasi informasi dan
pematangan konsep Information Resource Management (IRM)
yang merupakan konvergensi telekomunikasi dan informasi (ICT)
MODUL PEMBELAJARAN OTOMATISASI PERKANTORAN / X Page 24
• Pengertian otomatisasi perkantoran pengalihan fungsi manual peralatan kantor
yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi – fungsi otomatis
dengan menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer.
• Tujuan otomatisasi perkantoran antara lain adalah meminimalkan pengeluaran
biaya, pemecahan masalah kelompok, pelengkap bukan pengganti,
penggabungan dan penerapan teknologi, memperbarui proses pelaksanaan
pekerjaan di kantor, meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan,
serta meningkatan komunikasi.
• Manfaat dari otomatisasi perkantoran antara lain adalah otomatisasi
perkantoran membuat informasi menjadi lebih murah dan mudah digunakan,
dipindahkan, dan dirawat, dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi
informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik, pemecahan
masalah kelompok/tim, dan lain – lain.
• Dampak otomatisasi perkantoran antara lain adalah dampak terhadap pekerja
dan pekerjaan, dampak terhadap pendidikan dan pelatihan pegawai, dampak
terhadap manajemen menengah, serta dampak terhadap operasi perusahaan.
• Pengguna otomatisasi kantor antara lain adalah Manajer, profesional,
sekretaris, dan pegawai administratif.
• Jenis – jenis aplikasi otomatisasi kantor antara lain adalah Word Processing, E-
Mail, Voice Mail, Audio Conferecing, Video Text, dan lain – lain.
• Tahap Penerapan Otomatisasi Perkantoran antara lain adalah tradisional,
transisional, serta transformasional.
RANGKUMAN
MODUL PEMBELAJARAN OTOMATISASI PERKANTORAN / X Page 25
1. Office Automation adalah nama lain dari otomatisasi perkantoran dalam
bahasa inggris
2. Slide Show adalah suatu rangkaian gambar yang bergerak yang dirangkai
menjadi satu dan ditujukan untuk maksud tertentu
3. Microfiche adalah gambar – gambar yang direkam dengan komputer di output
perekam microfilm
4. Microform adalah bentuk film atau kertas yang berisikan mikroreproduksi
dari dokumen untuk pengiriman, penyimpanan, pembacaan, atau percetakan
GLOSARIUM
MODUL PEMBELAJARAN OTOMATISASI PERKANTORAN / X Page 26
A. PILIHAN GANDA
Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar!
1. Otomatisasai perkantoran dalam bahasa inggris disebut dengan....
a. Office Otomatication
b. Automation Office
c. Office Automation
d. Automation Officer
e. Office Automaticatition
2. Otomatisasi perkantoran digunakan oleh orang yang bekerja di kator, kecuali....
a. Manager
b. Profesional
c. Sekretaris
d. Klerk
e. Relation
3. Berikut ini aplikasi yang tidak termasuk dalam otomatisasi perkantoran adalah....
a. Word Processing
b. Image Storage
c. E – mail
d. Electronic Precentation
e. Video Teks
4. Aplikasi yang dilakukan dengan cara penggunaan alat – alat komunikasi suara untuk
membuat hubungan audio diaantara orang – orang yang tersebar secara geografis
untuk tujuan melakukan konferensi, yatu....
a. Video Call
b. Audio Conferece
c. Video Conference
d. Voice Mail
e. E – mail
5. Otomatisasi kantor sebagai sistem informasi berbasis telekomunikasi yang dimana
mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan – pesan,
dokumen – dokumen dan komunikasi elektronik lainnya diantara individual, grup –
grup kerja dan organisasi merupakan pengertian otomatisasi kantor yang di
kemukakan oleh...
a) George R. Terry b) James Watt
TES FORMATIF
MODUL PEMBELAJARAN OTOMATISASI PERKANTORAN / X Page 27
c) James O’Brien
d) Adam Smith
e) James Wan
6. Yang bukan merupakan dampak otomatisasi perkantoran terhadap pekerja dan
pekerjaan antara lain adalah....
a) Angkatan kerja wanita
b) Pekerja profesional dan teknis
c) Manajer dan administrator
d) Pegawai administrasi
e) Pekerja profesional dan adminisrator
7. Penggunaan peralatan elektronik yang otomatis melakukan beberapa tugas yang
diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak merupakan salah satu aplikasi
otomatisasi perkantoran yaitu....
a) Word Processing
b) Elecrtronic Mail
c) Word Processor
d) Spread Sheet
e) Computer Conferencing
8. Penggunaan jaringan komputer, yang memberi kemampuan seseorang untuk
melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi merupakan salah
satu aplikasi otomatisasi perkantoran yaitu....
a) Video Conferencing
b) Audio Conferencing
c) Computer Conferencing
d) Electronic Calendering
e) Voice Mail
9. Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung
channel komunikasi dan membuat salinan atau copy diujung yang lain merupakan
salah satu aplikasi otomatisasi perkantoran yaitu....
a) Word Processing
b) Image Storage And Retrieval
c) Voice Mail
d) Facsimile Transmission
e) Audio Conferencing
10. Pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan
oleh type setter me merupakan salah satu aplikasi otomatisasi perkantoran yaitu....
a) Image Storage and Retrieval
b) Desktop Publishing
c) Spread Sheet
d) Elecrtronic Mail
e) Voice Call
11. “Data” berasal dari bahasa Yunani yaitu...
a) Datum b) Dation
MODUL PEMBELAJARAN OTOMATISASI PERKANTORAN / X Page 28
c) Datas
d) Value
e) Datac
12. Dalam bahasa yunani data artinya adalah...
a) Data
b) Kumpulan
c) Kejadian
d) Arsip
e) Fakta
13. Data yang sudah diolah menjadi suatu bentuk lain yang lebih berguna dan lebih
informatif adalah....
a) Informasi
b) Arsip
c) Dokumen
d) Validasi
e) Fakta
14. Metode yang digunakan untuk mengumpulkan data adalah, kecuali...
a) Pengamatan
b) Wawancara
c) Perkiraan Responden
d) Daftar Pertanayaan
e) Writing
15. Pengaruh kepemimpinan terhadap sistem informasi antara lain adalah...
a) Saluran Komunikasi
b) Pengirim Infofmasi
c) Pemakai
d) Transmiting
e) Kemajuan Pendidikan
16. Penggunaan informasi dalan otomatisasi perkantoran antara lain untuk, kecuali...
a) Kegiatan Politik
b) Kegiatan Pemerintah
c) Kegiatan Sosial Budaya
d) Kegiatan Militer
e) Kegiatan Dunia Usaha
17. Kegiatan berniaga melalui media masa disebut dengan...
a) Berwirausaha
b) Berbelanja
c) Mendownload
d) Bertransaksi Online
e) Transfer Data
18. Sistem yang digunakan untuk pembayaran di dunia maya adalah, kecuali...
a) Alert Pay
b) Solid Trushtpay
c) Shared Hosting
d) Jawaban a dan b benar
MODUL PEMBELAJARAN OTOMATISASI PERKANTORAN / X Page 29
e) Transfer
19. Hal – hal yang tidak perlu diperhatikan dalan bertransaksi online, kecuali...
a) Keberadaan si penjual dan harga barang
b) Kualitas barang dan pembelian
c) Tanggal pembelian
d) Tanggal pembayaran
e) Profil
20. Tahap penerapan otomatisasi perkantoran yang benar adalah...
a) Modern
b) Post – Modern
c) Transisional
d) Transformasional
e) Jawaban c dan d benar
B. ESSAI
Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan singkat, jelas, dan benar.
1. Jelaskan pengertian otomatisasi perkantoran yang sudah saudara pelajari!
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
2. Sebutkan dan jelaskan minimal 4 tujuan dari otomatisasi perkantoran!
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
3. Sebutkan dan jelaskan 4 dampak penggunaan otomatisasi perkantoran bagi suatu
perusahaan!
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
MODUL PEMBELAJARAN OTOMATISASI PERKANTORAN / X Page 30
4. Sebutkan minimal 6 jenis – jenis aplikasi otomatisasi perkantoran yang sudah saudara
pelajari!
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
5. Sebut dan jelaskan tahap penerapan otomatisasi perkantoran!
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
C. TUGAS PRAKTEK
Bentuklah kelompok dengan anggota 4 – 5 orang untuk mendiskusikan materi tentang
otomatisasi perkantoran yang sudah saudara pelajari dan praktikkan hasil diskusi di
depan kelas. Pilih salah satu materi di bawah ini sebagai bahan diskusi kelompok!
MODUL PEMBELAJARAN OTOMATISASI PERKANTORAN / X Page 31
A. PILIHAN GANDA
1. C
2. E
3. D
4. B
5. C
6. E
7. A
8. C
9. D
10. B
11. A
12. E
13. A
14. E
15. B
16. C
17. D
18. E
19. A
20. E
B. ESSAI
1. Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang
banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi – fungsi otomatis dengan
menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer.
2. a) Meminimalkan pengeluaran pada biaya, munculnya komputer dapat menghemat
biaya dimana komputer dapat menggantikan dan meringankan tugas pekerja dari berat
menjadi ringan.
b) Pemecahan masalah kelompok, otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan
antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik dalam
memecahkan masalah.
c) Pelengkap bukan pengganti, dalam hal ini tidak akan menggantikan semua
komunikasi inter-personal tradisional, seperti percakapan tatap muka, percakapan
telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. Pelengkap informasi ini
digunakan agar dapat lebih baik dalam berkomunikasi.
d) Penggabungan dan penerapan teknologi, misalnya antara telepon, komputer,
jaringan internet, serta satelit. Dimana semua digabung untuk memperlancar
informasi dari luar perusahaan maupun didalam perusahaan, selain itu untuk
mengetahui canggihnya teknologi di era globalisasi.
KUNCI JAWABAN
MODUL PEMBELAJARAN OTOMATISASI PERKANTORAN / X Page 32
e) Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor, produk office automation
memungkinkan para pekerja kantor memproses lebih banyak dokumen secara
lebih cepat, lebih baik, dan lebih efisien.
f) Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan.
g) Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih
cepat.
3. a. Dampak terhadap Pekerja dan Pekerjaan
Dampak terhadap pekerja dan pekerjaan salah satunyanya adalah pengurangan
tenaga kerja akibat digantikan oleh penggunaan mesin komputer. Namun selain
mengakibatkan pengurangan tenaga kerja, penggunaan teknologi komputer juga
menciptakan lowongan tenaga kerja baru namun dalam jumlah yang sedikit dengan
kemampuan IT yang mumpuni.
b. Dampak terhadap Pendidikan dan Pelatihan Pegawai
Perubahan terhadap struktur pekerjaan menyebabkan permintaan terhadap pegawai
yang terampil terus meningkat. Karena peluang kerja untuk orang yang tidak
memiliki keterampilan terus berkurang. Pekerja dengan pendidikan tinggi yang
terus bertambah memaksa mereka bekerja sebagai pegawai administrasi. Akibatnya
peluang kerja bagi nonsarjana berkurang dan terjadi pengangguran. Manajer kantor
dapat menetapkan standar bagi operasional kantor sehingga para pengajar
memahami klasifikasi pekerjaan yang dibutuhkan.
c. Dampak Terhadap Manajemen Menengah
Pekerjaan manajemen menengah diprediksi menjadi berkurang. Dengan
meningkatnya aplikasi proses data elektronik, kebutuhan terhadap manajer yang
melakukan proses data meningkat. Ada dua alasan mengapa pekerjaan manajemen
menengah tidak berkurang. Pertama, keputusan manajerial pada tingkat ini terlalu
jauh dari analisis mekanik, sebaliknya dengan adanya komputer manajer membuat
keputusan yang lebih baik. Kedua, dengan adanya peralatan otomatisasi membuat
pekerjaan menjadi lebih cepat tidak berarti peralatan tersebut selalu digunakan,
maka peran manajer menengah dibutuhkan untuk menelaah penggunaan peralatan
yang benar – benar dibutuhkan.
d. Dampak Terhadap Operasi Perusahaan
Membuat banyak perusahaan mulai memusatkan operasional mereka
menggunakan sistem informasi komputer di seluruh pusat untuk mengumpulkan,
MODUL PEMBELAJARAN OTOMATISASI PERKANTORAN / X Page 33
mengolah dan mengirim data ke seluruh dunia. Semua perkembangan yang
terjadi akibat otomatisasi perkantoran membawa pemikiran baru dalam struktur
usaha dan konsep manajemen.
4. Word Processing, E – mail, Video Conferencing, Audio Conferencing, Computer
Conferencing, Electronic Calendering, Voice Mail, Spread Sheet, Image Storage and
Retrieval, dll.
5. A. Tradisional
Dalam hal ini penggunaan teknologi utamanya ditujukan untuk
mengurangi biaya dan meningkatkan produktifitas. Serta lebih terfokus pada
penggunaan Word Processing.
B. Transisional
Dalam hal ini ditandai dengan mulai digunakannya proses data secara
elektronik serta telah dibangunnya aplikasi untuk keperluan pengarsipan,
penyimpanan, dan komunikasi yang berbasis komputer.
C. Transformasional
Dalam hal ini merupakan fase integrasi informasi dan pematangan konsep
Information Resource Management (IRM) yang merupakan konvergensi
telekomunikasi dan informasi (ICT).
MODUL PEMBELAJARAN OTOMATISASI PERKANTORAN / X Page 34
A. Petunjuk Penilaian Soal Pilihan Ganda
Nomor Soal Bobot Soal
1 – 20 2,5
Jumlah Skor
Maksimal
50
1 soal benar bernilai 2,5
Jika siswa dapat menjawab semua soal dengan benar maka mendapatkan skor 50
Jika siswa tidak dapat menjawab keseluruhan soal dengan benar, maka mendapatkan
skor 0
Penentuan Nilai:
N = B x 2,5
B. Petunjuk Penilaian Soal Essai
No Butir
Pertanyaan Bobot
Kriteria Penyekoran Skor
Akhir 0 3 5 7 10
1
2
3
4
5
Petunjuk Penyekoran:
Skor 10 Jika peserta didik mampu menjawab dengan jelas/tepat sesuai
PENILAIAN
MODUL PEMBELAJARAN OTOMATISASI PERKANTORAN / X Page 35
dengan kajian teori pada modul pembelajaran.
Skor 7 Jika peserta didik mampu menjawab dengan jelas/mendekati
kajian teori pada modul pembelajaran.
Skor 5 Jika peserta didik menjawab tidak terlalu jelas/tepat sesuai
dengan kajian teori pada modul pembelajaran.
Skor 3 Jika peserta didik menjawab tidak sesuai dengan kajian teori pada
modul pembelajaran.
Skor 0 Jika peserta didik tidak menjawab sama sekali soal yang
diberikan.
C. Petunjuk Penilaian Tugas Praktek
No. Nama Skor Keterangan
1.
2.
3.
4.
5.
Setiap siswa yang melakukan presentasi akan diberikan skor dengan rentangan nilai 1 –
100.
Petunjuk Penyekoran:
Skor 100 Jika peserta didik mampu mempresentasikan materi dengan
jelas/tepat sesuai dengan kajian teori pada modul pembelajaran.
Skor ≤ 75 Jika peserta didik mampu mempresentasikan materi dengan
jelas/mendekati kajian teori pada modul pembelajaran.
Skor ± 50 Jika peserta didik mempresentasikan materi tidak terlalu
jelas/tepat sesuai dengan kajian teori pada modul pembelajaran.
MODUL PEMBELAJARAN OTOMATISASI PERKANTORAN / X Page 36
1. http://selvyanatan1.blogspot.com/2016/01/materi-otomatisasi-perkantoran-1.html
2. https://nitaambar.wordpress.com/2017/03/24/materi-otomatisasi-perkantoran-kelas-x/
3. http://sharingaddres.blogspot.com/2016/05/pengertian-manfaat-dan-tujuan.html
4. http://otomatiasiperkantoransandikta.blogspot.com/2017/05/tujuan-otomatisasi-
perkantoran.html
5. https://www.anugerahdino.com/2014/10/dampak-otomatisasi-perkantoran.html
6. http://hasmultafit.blogspot.com/2016/05/manfaat-otomatisasi-kantor.html
DAFTAR PUSTAKA
Recommended