ii...7. Menjelaskan penggunaan aplikasi otomatisasi perkantoran. H. Petunjuk Penggunaan Modul Dalam mempelajari modul ini, hal – hal yang perlu siswa dan guru lakukan agar dapat

i

ii

Puji syukur penyusun panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah

memberikan Rahmat dan Karunia-Nya serta kelancaran yang diberikan kepada

penyusun sehingga penyusunan modul Otomatisasi Perkantoran ini dapat

diselesaikan dengan tepat waktu. Modul ini dapat diselesaikan dengan lancar

tentunya tidak terlepas dari dukungan beberapa pihak yang selalu memberikan

motivasi dan bantuan selama pembuatan modul berlangsung. Oleh karena itu,

penyusun mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu

dalam proses penyusunan modul ini.

Ucapan terima kasih dengan setulus hati penyusun sampaikan kepada

keluarga khususnya kedua orang tua penyusun yang selalu memberikan do’a dan

dukungan, Bapak Drs. H. Mohammad Arief M.Si selaku dosen pengampu

matakuliah Pengembangan Bahan Ajar Administrasi Perkantoran, serta teman –

teman Offering AA serta siapapun yang telah terlibat, yang tidak dapat penyusun

sebutkan namanya satu persatu yang telah memberi masukan tentang modul ini.

Penyusunan modul ini diharapkan dapat membantu siswa dan guru dalam

proses belajar mengajar. Tidak hanya itu, penyusun juga berharap modul ini dapat

meningkatkan motivasi belajar siswa. Akhirnya dengan segala kerendahan hati

penyusun mengakui bahwa masih banyak kekurangan dan kekeliruan dalam

modul ini. Oleh karena itu, penyusun sangat mengharapkan saran dan kritik dari

pembaca sehingga dapat dijadikan perbaikan di masa mendatang.

Malang, November 2018

Penulis

KATA PENGANTAR

iii

KATA PENGANTAR .................................................................................. ii

DAFTAR ISI ................................................................................................ iii

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................. 5

A. Latar Belakang ................................................................................... 5

B. Deskripsi Singkat ............................................................................... 5

C. Kompetensi Inti .................................................................................. 6

D. Kompetensi Dasar .............................................................................. 6

E. Indikator ............................................................................................. 6

F. Manfaat Penyusunan Modul .............................................................. 7

G. Tujuan Pembelajaran .......................................................................... 7

H. Petunjuk Penggunaan Modul ............................................................. 7

KEGIATAN BELAJAR .............................................................................. 8

MATERI PEMBELAJARAN ................................................................... 10

BAB II PAPARAN ISI MATERI ............................................................. 11

A. Pengertian Otomatisasi Perkantoran ................................................ 11

B. Tujuan Otomatisasi Perkantoran ...................................................... 12

C. Manfaat Otomatisasi Perkantoran .................................................... 13

D. Dampak Otomatisasi Perkantoran .................................................... 14

BAB III PAPARAN ISI MATERI ............................................................ 15

A. Pengguna Otomatisasi Kantor .......................................................... 18

B. Jenis – Jenis Aplikasi Otomatisasi Kantor ....................................... 18

C. Tahap Penerapan Otomatisasi Perkantoran ...................................... 22

RANGKUMAN .......................................................................................... 24

GLOSARIUM ............................................................................................. 25

DAFTAR ISI

iv

TES FORMATIF ....................................................................................... 26

A. Pilihan Ganda ................................................................................... 26

B. Essai ................................................................................................ 29

C. Tugas Praktek ................................................................................... 30

KUNCI JAWABAN ................................................................................... 31

PENILAIAN ............................................................................................... 34

DAFTAR PUSTAKA ................................................................................. 36

MODUL PEMBELAJARAN OTOMATISASI PERKANTORAN / X Page 5

A. Latar Belakang

Otomatisasi kantor digunakan untuk mendukung fungsi suatu

kantor atau organisasi. Banyak alat komputer maupun non-komputer

otomatisasi yang digunakan untuk menunjang suatu pekerjaan kantor agar

kantor dapat berfungsi secara optimal. Otomatisasi kantor yang banyak

digunakan pada saat ini yaitu untuk membantu suatu permasalahan yang

ada di kantor agar segera diselesaikan dengan keputusan yang cepat dan

tepat, dimana otomatisasi kantor dapat membantu suatu mekanisme kerja

dan membuat suatu informasi menjadi data.

Sudah saatnya perusahaan dan lembaga pemerintah untuk

membiasakan karyawannya agar memanfaatkan otomatisasi kantor dalam

membantu pekerjaan mereka, karena dapat mempermudah dalam

penyimpanan data, pencarian data, dan lebih meminimalisir biaya. Selain

itu, otomatisasi kantor merupakan aplikasi teknologi informasi yang

dirancang untuk meningkatkan produktivitas karyawan di kantor dengan

memberi dukungan dalam bentuk koordinasi dan komunikasi dari

seseorang kepada orang lain baik dari dalam maupun luar perusahaan.

B. Deskripsi Singkat

Dalam modul ini, kita akan mempelajari tentang otomatisasi

perkantoran yang akan dimulai dari pengertian otomatisasi perkantoran

menurut beberapa sumber yang berhubungan dengan kegiatan otomatisasi

perkantoran tersebut.

Dalam modul terdapat kegiatan belajar yang tidak hanya

membahas tentang pengertian otomatisasi perkantoran saja, tetapi akan

dibahas juga mengenai tujuan otomatisasi perkantoran, manfaat

otomatisasi perkantoran, dan dampak otomatisasi perkantoran bagi suatu

perusahaan. Selain pembahasan materi, dalam modul ini juga disertai

PENDAHULUAN


dengan tugas mandiri yang terdiri dari 2 jenis yaitu pilihan ganda dan

bentuk isian serta tugas kelompok.

C. Kompetensi Inti

KI 3. Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, dan

prosedural dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan

humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan,

dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta menerapkan

pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai

dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah.

KI 4. Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah

abstrak terkait dengan pengembangan dari yang diperlajarinya di

sekolah secara mandiri, bertindak secara efektif dan kreatif dan

mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan

langsung.

D. Kompetensi Dasar

3.3 Menjelaskan penerapan otomatisasi dalam administrasi perkantoran.

4.3 Menerapkan otomatisasi dalam administrasi perkantoran.

4.4 Menjelaskan penerapan otomatisasi dalam administrasi perkantoran.


E. Indikator

1. Mengamati beberapa penerapan otomatisasi dalam bidang administrasi

perkantoran sebagai bentuk keteraturan.

2. Memberikan kesempatan siswa menanyakan hal yang berkaitan

dengan otomatisasi perkantoran.

3. Mediskusikan hasil pengamatan otomatisasi perkantoran dan menarik

kesimpulan.

4. Menjelaskan dampak penerapan otomatisasi perkantoran, dan

membuktikannya dengan memberikan contoh dalam bidang pelayanan

kantor.


5. Mempresentasikan hasil pengamatan penerapan otomatisasi

perkantoran.

F. Manfaat Penyusunan Modul

1. Memperoleh bahan ajar sesuai dengan kebutuhan peserta didik untuk

memenuhi kurikulum 2013.

2. Pedoman bagi guru dalam mengarahkan peserta didik dalam proses

belajar mengajar.

3. Membagun komunikasi pembelajaran yang aktif, efektif, dan kreatif

antara guru dengan peserta didik.

4. Sebagai alat evaluasi bagi guru terhadap pemahaman peserta didik

terhadap materi yang telah diajarkan.

G. Tujuan Pembelajaran

Setelah mempelajari modul ini diharapkan peserta didik dapat:

1. Menjelaskan pengertian otomatisasi perkantoran.

2. Menjelaskan tujuan otomatisasi perkantoran.

3. Menjelaskan manfaat otomatisasi perkantoran bagi perusahaan.

4. Menjelaskan dampak dari penggunaan otomatisasi perkantoran bagi

perusahaan.

5. Menyebutkan pengguna otomatisasi kantor.

6. Menyebutkan jenis – jenis aplikasi otomatisasi kantor.

7. Menjelaskan penggunaan aplikasi otomatisasi perkantoran.

H. Petunjuk Penggunaan Modul

Dalam mempelajari modul ini, hal – hal yang perlu siswa dan guru

lakukan agar dapat memperoleh hasil belajar yang maksimal adalah

sebagai berikut:

✓ Petunjuk Bagi Siswa

1. Pelajari daftar isi dengan cermat, karena daftar isi akan

menuntun siswa dalam mempelajari materi dalam modul.


2. Baca dan pahamilah dengan seksama uraian – uraian yang ada

pada masing – masing kegiatan belajar. Bila ada materi yang

kurang jelas, siswa dapat bertanya pada guru yang mengampu

mata pelajaran yang bersangkutan.

3. Kerjakan setiap tugas latihan untuk mengetahui seberapa besar

pemahaman yang telah dimiliki terhadap materi – materi yang

dibahas dalam setiap kegiatan belajar.

4. Jika belum memahami level materi yang diharapkan, ulangi

lagi pada kegiatan belajar sebelumnya atau bertanyalah kepada

guru pengampu mata pelajaran yang bersangkutan.

✓ Petunjuk Bagi Guru

1. Membantu siswa dalam merencanakan proses belajar.

2. Membimbing siswa dengan memberikan materi yang diajarkan

dengan jelas dalam tahapannya.

3. Membantu siswa dalam memahami konsep, praktik baru, dan

menjawab pertanyaan siswa mengenai proses belajar siswa.

4. Membantu siswa untuk menentukan dan mengakses sumber

tambahan yang diperlukan untuk belajar.

5. Mengorganisasikan kegiatan belajar kelompok jika diperlukan

oleh siswa.


Kompetensi Dasar

3.3 Menjelaskan penerapan otomatisasi dalam administrasi

perkantoran.


3.4 Menjelaskan penerapan otomatisasi dalam administrasi

perkantoran.


Materi Pokok

Otomatisasi Administrasi Perkantoran:

BAB I

• Pengertian Otomatisasi Perkantoran

• Tujuan Otomatisasi Perkantoran

• Manfaat Otomatisasi Perkantoran

• Dampak Otomatisasi Perkantoran

BAB II

• Pengguna Otomatisasi Kantor

• Jenis – Jenis Aplikasi Otomatisasi Kantor

• Tahap Penerapan Otomatisasi Perkantoran

KEGIATAN BELAJAR


MATERI PEMBELAJARAN


A. Pengertian Otomatisasi Perkantoran

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, “otomatisasi” berarti

penggantian tenaga manusia dengan tenaga mesin yang secara otomatis

melakukan dan mengatur pekerjaan sehingga tidak memerlukan lagi

pengawasan manusia.

Otomatisasi kantor merupakan penggunaan alat elektronik yang

digunakan untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama

yang berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang – orang di

dalam dan diluar perusahaan. James O’Brien (1996) mendefinisikan

otomatisasi kantor sebagai sistem informasi berbasis telekomunikasi yang

dimana mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan

pesan – pesan, dokumen – dokumen dan komunikasi elektronik lainnya

diantara individual, grup – grup kerja dan organisasi.

Otomatisasi perkantoran berawal dari tahun 1960, ketika IBM

menciptakan istilah word – processing untuk menjelaskan kegiatan devisi

mesin TIK listriknya. Pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin

yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin

ketik yang dapat mengetik kata – kata yang telah di rekam dalam pita

magnetik secara otomatis. Kata "Otomatisasi" memiliki pengertian

penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan

oleh manusia. Otomatisasi kantor biasanya dikenal dengan istilah Office

Automation atau OA.

Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual

peralatan kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi

BAB I

PAPARAN ISI MATERI


– fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis khususnya

komputer. Waluyo (2000) menegaskan bahwa era otomatisasi perkantoran

dimulai secara bersamaan dengan berkembangnya teknologi informasi,

dimana digunakannya perangkat komputer untuk keperluan perkantoran.

Otomatisasi penting dilakukan dalam upaya meraih efektivitas dan

efisiensi kegiatan perkantoran. Dengan adanya perkembangan teknologi

informasi yang menuntut untuk menyelesaikan proses pengolahan

informasi secara cepat dan fleksibel, maka kebutuahan dari metode manual

ke otomatis sudah menjadi keharusan untuk dipenuhi. Namun, bukan

berarti meninggalkan seluruh proses manual dan memangkas tenaga kerja,

sebab banyak aspek – aspek lain yang harus menjadi pertimbangan dalam

melakukan otomatisasi di kantor. Berikut konsep dari otomatisasi kantor:

1. Proses yang terjadi di perkantoran seperti hal nya proses

manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.

2. Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi – aplikasi yang

terpisah tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan

terpadu.

3. Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman

informasi.

4. Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar

melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.

5. Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi

tradisional, bukan sebagai pengganti.

B. Tujuan Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi Perkantoran, OA atau Office Automation bertujuan

untuk meningkatkan produktivitas kerja melalui:

1) Meminimalkan pengeluaran pada biaya, munculnya komputer

dapat menghemat biaya dimana komputer dapat menggantikan dan

meringankan tugas pekerja dari berat menjadi ringan.


2) Pemecahan masalah kelompok, otomatisasi kantor dapat

memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan

komunikasi dengan lebih baik dalam memecahkan masalah.

3) Pelengkap bukan pengganti, dalam hal ini tidak akan menggantikan

semua komunikasi inter-personal tradisional, seperti percakapan

tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan

sejenisnya. Pelengkap informasi ini digunakan agar dapat lebih

baik dalam berkomunikasi.

4) Penggabungan dan penerapan teknologi, misalnya antara telepon,

komputer, jaringan internet, serta satelit. Dimana semua digabung

untuk memperlancar informasi dari luar perusahaan maupun

didalam perusahaan, selain itu untuk mengetahui canggihnya

teknologi di era globalisasi.

5) Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor, produk office

automation memungkinkan para pekerja kantor memproses lebih

banyak dokumen secara lebih cepat, lebih baik, dan lebih efisien

6) Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan.

7) Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih

baik dan lebih cepat.

C. Manfaat Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi kantor terkait dengan berbagai komponen dalam

menangani informasi mulai dari input hingga distribusi dengan

memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan

manusia secara minimal. Berikut ini beberapa manfaat yang diperoleh

perusahaan dalam pemanfaatan sistem otomatisasi perkantoran:

1. Otomatisasi perkantoran membuat informasi menjadi lebih murah

dan mudah digunakan, dipindahkan, dan dirawat.

2. Dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi

sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.


3. Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, komputer mampu

menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani

beban kerja yang bertambah.

4. Pemecahan masalah kelompok/tim.

5. Cara Office Automation berkontribusi pada komunikasi ke dan dari

manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan

masalah kelompok.

6. Sebagai pelengkap bukan pengganti.

7. Sebagai suatu cara komunikasi bisnis. Office Automation tidak

akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional

seperti percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis

pada memo, dan sejenisnya. Office Automation hanya melengkapi

komunikasi tradisional.

8. Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan.

9. Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih

baik dan lebih cepat.

D. Dampak Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi perkantoran dapat berarti pengalihan pekerjaan manual

kantor menuju penggunaan peralatan mekanis seperti komputer. Pekerjaan

manual yang membutuhkan pekerja yang banyak otomatis juga akan

digantikan dengan pekerjaan komputer yang hanya menggunakan sedikit

pegawai namun dengan skill penggunaan komputer yang mumpuni. Selain

dampak pengurangan tenaga kerja di perkantoran itu sendiri, terdapat

dampak lain di perusahaan yaitu sebagai berikut:

a) Dampak terhadap Pekerja dan Pekerjaan

Dampak terhadap pekerja dan pekerjaan salah satunyanya

adalah pengurangan tenaga kerja akibat digantikan oleh penggunaan

mesin komputer. Namun selain mengakibatkan pengurangan tenaga

kerja, penggunaan teknologi komputer juga menciptakan lowongan


tenaga kerja baru namun dalam jumlah yang sedikit dengan

kemampuan IT yang mumpuni.

Dampak terhadap pekerja dan pekerjaan dapat dilihat pada

bidang berikut ini:

1. Angkatan Kerja Wanita

Wanita yang bekerja semakin meningkat, hal ini ditandai

dengan banyaknya bidang pekerjaan yang juga di geluti oleh

kaum wanita. Perkembangan teknologi yang canggih

mengharuskan wanita juga mampu beradaptasi dengan

komputer dan mampu bersaing dengan laki – laki.

2. Pekerja Profesional dan Teknis

Meningkatnya permintaan barang dan jasa karena

pertambahan penduduk akan membutuhkan pekerja

profesional dan pekerja teknis.

3. Manajer dan Administrator

Perubahan organisasi, penggunaan mesin dalam bidang

perkantoran mengakibatkan perubahan pada susunan manajer.

Manajer terlatih semakin dibutuhkan untuk meningkatkan

kemampuan pegawai sehingga memaksimalkan pendapatan

perusahaan.

4. Pegawai Administrasi

Perubahan kantor dari manual menuju otomatisasi

mengakibatkan pegawai administrasi harus menguasai

berbagai Aplikasi komputer yang berhubungan dengan

komputerisasi di perkantoran.


b) Dampak terhadap Pendidikan dan Pelatihan Pegawai

Perubahan terhadap struktur pekerjaan menyebabkan

permintaan terhadap pegawai yang terampil terus meningkat.

Karena peluang kerja untuk orang yang tidak memiliki

keterampilan terus berkurang. Pekerja dengan pendidikan tinggi

yang terus bertambah memaksa mereka bekerja sebagai pegawai

administrasi. Akibatnya peluang kerja bagi nonsarjana berkurang

dan terjadi pengangguran. Manajer kantor dapat menetapkan

standar bagi operasional kantor sehingga para pengajar memahami

klasifikasi pekerjaan yang dibutuhkan.

c) Dampak Terhadap Manajemen Menengah

Pekerjaan manajemen menengah diprediksi menjadi

berkurang. Dengan meningkatnya aplikasi proses data elektronik,

kebutuhan terhadap manajer yang melakukan proses data

meningkat. Ada dua alasan mengapa pekerjaan manajemen

menengah tidak berkurang. Pertama, keputusan manajerial pada

tingkat ini terlalu jauh dari analisis mekanik, sebaliknya dengan

adanya komputer manajer membuat keputusan yang lebih baik.

https://3.bp.blogspot.com/-QChN3t8BSvI/VD5A0jy2E7I/AAAAAAAAChI/U1M_z4rI00w/s1600/dreamstime_xs_26521010.jpg


Kedua, dengan adanya peralatan otomatisasi membuat pekerjaan

menjadi lebih cepat tidak berarti peralatan tersebut selalu

digunakan, maka peran manajer menengah dibutuhkan untuk

menelaah penggunaan peralatan yang benar-benar dibutuhkan.

d) Dampak Terhadap Operasi Perusahaan

Membuat banyak perusahaan mulai memusatkan

operasional mereka menggunakan sistem informasi komputer di

seluruh pusat untuk mengumpulkan, mengolah dan mengirim data

ke seluruh dunia. Semua perkembangan yang terjadi akibat

otomatisasi perkantoran membawa pemikiran baru dalam struktur

usaha dan konsep manajemen.


A. Pengguna Otomatisasi Kantor

Otomatisasi Kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam

kantor. Pada dasarnya terdapat 4 kategori pengguna Otomatisasi Kantor,

yaitu:

1) Manajer

Orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya

perusahaan, terutama SDM.

2) Profesional

Profesional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan

keahlian khususnya. Misalnya : pembeli, wiraniaga, dan

asistenstaff khusus Manajer dan profesional secara bersama

dikenal sebagai pekerja terdidik.

3) Sekretaris

Biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk

melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi,

menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.

4) Pegawai Administratif

Melaksanakan tugas – tugas untuk sekretaris, seperti

mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan

dokumen.

B. Jenis – Jenis Aplikasi Otomatisasi Kantor

a) Word Processing

Penggunaan peralatan elektronik yang otomatis melakukan

beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik

atau cetak. Word processing memberikan kontribusi terhadap

pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada

BAB II

PAPARAN ISI MATERI


manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif

untuk diberikan kepada anggota lain. Misalnya aplikasi Microsoft

Word.

b) Electronic Mail (e-mail)

Dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan

komputer untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan

dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan

penyimpanan. Misalnya aplikasi mail, yahoo, gmail, tumblr, dll.

c) Voice mail sama dengan Electronic Mail

Perbedaannya mengirimkan pesan dengan mengucapkan

pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dapat

menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah

dikirimkan.

d) Electronic Calendaring

Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan

memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer yang bersifat

khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, dimana dapat

menyusun terjadinya komunikasi bukan hanya

mengkomunikasikan informasi.

e) Audio Conferencing

Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat

hubungan audio diantara orang – orang yang tersebar secara

geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Audio conferencing

tidak memerlukan komputer dan hanya memerlukan penggunaan

fasilitas komunikasi audio dua arah.


f) Video Conferencing

Melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan

televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan

video. Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan

mendengar suara orang yang berada dilokasi lain selagi konferensi

dilakukan. Tiga konfigurasi video conferencing (tergantung pada

peralatan yang digunakan), yaitu:

• Video satu arah dan audio satu arah

• Video satu arah dan audio dua arah

• Video dan audio dua arah

g) Computer Conferencing

Penggunaan jaringan komputer, yang memberi kemampuan

seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses

terjadinya konferensi. Aplikasi ini seperti electronic mail, karena

keduanya menggunakan hardware dan software yang sama. Istilah

‘teleconferencing’ digunakan untuk menjelaskan ketiga bentuk alat

elektronik untuk konferensi. Teleconferencing digunakan dalam

seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya untuk menukar

informasi diantara pemecah masalah (orang – orang yang

memecahkan masalah) yang berada dikota yang berlainan.


h) Facsimile Transmission (FAX)

Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca

tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat

salinan atau copy diujung yang lain. Fax sangat mudah

diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat

berfungsi sebagai channel-nya dan pengoperasian peralatannya

tidak lebih sulit dari pada mengoperasikan mesin fotocopy.

i) Video Text

Penggunaan komputer untuk memberikan tampilan materi

tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau

tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada

komputer. Contoh penggunaan aplikasi Microsoft PowerPoint yaitu

aplikasi yang berguna bagi seseorang yang merencanakan atau

membuat presentasi, atau semacam slide show.

j) Image Storage And Retrieval

Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen

yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar

informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan.

Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan

pemanggilan tampilan maka digunakan microform, yang berupa

microfilm dan microfiche. Microform akan mengurangi kebutuhan

ruang yang diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%.

Image storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah

ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk

tujuan pemahaman masalah.

k) Desktop Publishing atau dtp

Pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama

dengan yang dihasilkan oleh type setter. Sistem desktop publishing


terdiri atas mikro komputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi,

printer laser, software desktop publishing. Penggunaan desktop

publishing sebagai alat pemecahan masalah meliputi aplikasi

administrasi dan teknis. Penampilan dokumen iklan yang

profesional dan menarik akan memberikan komunikasi yang

efektif. Aplikasi DTP terbagi dalam 3 area:

• Aplikasi administrasif meliputi dokumen – dokumen yang

dimaksudkan untuk penggunaan intern seperti

korespondensi, laporan dan warta.

• Aplikasi teknis meliputi materi pelatihan seperti slides,

overead transparancies, dan manual.

• Grafik perusahaan (corporate graphic) meliputi periklanan,

brosur dan dokumen lain yang dimaksudkan untuk

digunakan di luar perusahaan.

l) Spread Sheet

Penggunaan komputer yang secara otomatis melakukan

beberapa tugas yang diperlukan untuk mengolah data. Diperlukan

sebuah software yaitu yang disebut web browser atau kita sebut

browser. Browser digunakan untuk menampilkan halaman web,

ada bermacam-macam browser seperti Navigator dan

communicator (Netscape), Internet Explorer (Microsoft), NCSA

Mosaic, Opera dan Lynk. Aplikasi menyampaikan informasi

melalui internet dapat berupa blog, web.

C. Tahap Penerapan Otomatisasi Perkantoran

Tahap penerapan pada otomatisasi kantor dapat di uraikan sebagai berikut:

1. Tradisional

Dalam hal ini penggunaan teknologi utamanya ditujukan

untuk mengurangi biaya dan meningkatkan produktifitas. Serta

lebih terfokus pada penggunaan Word Processing.

2) Transisional


Dalam hal ini ditandai dengan mulai digunakannya proses

data secara elektronik serta telah dibangunnya aplikasi untuk

keperluan pengarsipan, penyimpanan, dan komunikasi yang

berbasis komputer.

3) Transformasional

Dalam hal ini merupakan fase integrasi informasi dan

pematangan konsep Information Resource Management (IRM)

yang merupakan konvergensi telekomunikasi dan informasi (ICT)


• Pengertian otomatisasi perkantoran pengalihan fungsi manual peralatan kantor

yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi – fungsi otomatis

dengan menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer.

• Tujuan otomatisasi perkantoran antara lain adalah meminimalkan pengeluaran

biaya, pemecahan masalah kelompok, pelengkap bukan pengganti,

penggabungan dan penerapan teknologi, memperbarui proses pelaksanaan

pekerjaan di kantor, meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan,

serta meningkatan komunikasi.

• Manfaat dari otomatisasi perkantoran antara lain adalah otomatisasi

perkantoran membuat informasi menjadi lebih murah dan mudah digunakan,

dipindahkan, dan dirawat, dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi

informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik, pemecahan

masalah kelompok/tim, dan lain – lain.

• Dampak otomatisasi perkantoran antara lain adalah dampak terhadap pekerja

dan pekerjaan, dampak terhadap pendidikan dan pelatihan pegawai, dampak

terhadap manajemen menengah, serta dampak terhadap operasi perusahaan.

• Pengguna otomatisasi kantor antara lain adalah Manajer, profesional,

sekretaris, dan pegawai administratif.

• Jenis – jenis aplikasi otomatisasi kantor antara lain adalah Word Processing, E-

Mail, Voice Mail, Audio Conferecing, Video Text, dan lain – lain.

• Tahap Penerapan Otomatisasi Perkantoran antara lain adalah tradisional,

transisional, serta transformasional.

RANGKUMAN


1. Office Automation adalah nama lain dari otomatisasi perkantoran dalam

bahasa inggris

2. Slide Show adalah suatu rangkaian gambar yang bergerak yang dirangkai

menjadi satu dan ditujukan untuk maksud tertentu

3. Microfiche adalah gambar – gambar yang direkam dengan komputer di output

perekam microfilm

4. Microform adalah bentuk film atau kertas yang berisikan mikroreproduksi

dari dokumen untuk pengiriman, penyimpanan, pembacaan, atau percetakan

GLOSARIUM


A. PILIHAN GANDA

Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar!

1. Otomatisasai perkantoran dalam bahasa inggris disebut dengan....

a. Office Otomatication

b. Automation Office

c. Office Automation

d. Automation Officer

e. Office Automaticatition

2. Otomatisasi perkantoran digunakan oleh orang yang bekerja di kator, kecuali....

a. Manager

b. Profesional

c. Sekretaris

d. Klerk

e. Relation

3. Berikut ini aplikasi yang tidak termasuk dalam otomatisasi perkantoran adalah....

a. Word Processing

b. Image Storage

c. E – mail

d. Electronic Precentation

e. Video Teks

4. Aplikasi yang dilakukan dengan cara penggunaan alat – alat komunikasi suara untuk

membuat hubungan audio diaantara orang – orang yang tersebar secara geografis

untuk tujuan melakukan konferensi, yatu....

a. Video Call

b. Audio Conferece

c. Video Conference

d. Voice Mail

e. E – mail

5. Otomatisasi kantor sebagai sistem informasi berbasis telekomunikasi yang dimana

mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan – pesan,

dokumen – dokumen dan komunikasi elektronik lainnya diantara individual, grup –

grup kerja dan organisasi merupakan pengertian otomatisasi kantor yang di

kemukakan oleh...

a) George R. Terry b) James Watt

TES FORMATIF


c) James O’Brien

d) Adam Smith

e) James Wan

6. Yang bukan merupakan dampak otomatisasi perkantoran terhadap pekerja dan

pekerjaan antara lain adalah....

a) Angkatan kerja wanita

b) Pekerja profesional dan teknis

c) Manajer dan administrator

d) Pegawai administrasi

e) Pekerja profesional dan adminisrator

7. Penggunaan peralatan elektronik yang otomatis melakukan beberapa tugas yang

diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak merupakan salah satu aplikasi

otomatisasi perkantoran yaitu....

a) Word Processing

b) Elecrtronic Mail

c) Word Processor

d) Spread Sheet

e) Computer Conferencing

8. Penggunaan jaringan komputer, yang memberi kemampuan seseorang untuk

melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi merupakan salah

satu aplikasi otomatisasi perkantoran yaitu....

a) Video Conferencing

b) Audio Conferencing

c) Computer Conferencing

d) Electronic Calendering

e) Voice Mail

9. Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung

channel komunikasi dan membuat salinan atau copy diujung yang lain merupakan

salah satu aplikasi otomatisasi perkantoran yaitu....

a) Word Processing

b) Image Storage And Retrieval

c) Voice Mail

d) Facsimile Transmission

e) Audio Conferencing

10. Pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan

oleh type setter me merupakan salah satu aplikasi otomatisasi perkantoran yaitu....

a) Image Storage and Retrieval

b) Desktop Publishing

c) Spread Sheet

d) Elecrtronic Mail

e) Voice Call

11. “Data” berasal dari bahasa Yunani yaitu...

a) Datum b) Dation


c) Datas

d) Value

e) Datac

12. Dalam bahasa yunani data artinya adalah...

a) Data

b) Kumpulan

c) Kejadian

d) Arsip

e) Fakta

13. Data yang sudah diolah menjadi suatu bentuk lain yang lebih berguna dan lebih

informatif adalah....

a) Informasi

b) Arsip

c) Dokumen

d) Validasi

e) Fakta

14. Metode yang digunakan untuk mengumpulkan data adalah, kecuali...

a) Pengamatan

b) Wawancara

c) Perkiraan Responden

d) Daftar Pertanayaan

e) Writing

15. Pengaruh kepemimpinan terhadap sistem informasi antara lain adalah...

a) Saluran Komunikasi

b) Pengirim Infofmasi

c) Pemakai

d) Transmiting

e) Kemajuan Pendidikan

16. Penggunaan informasi dalan otomatisasi perkantoran antara lain untuk, kecuali...

a) Kegiatan Politik

b) Kegiatan Pemerintah

c) Kegiatan Sosial Budaya

d) Kegiatan Militer

e) Kegiatan Dunia Usaha

17. Kegiatan berniaga melalui media masa disebut dengan...

a) Berwirausaha

b) Berbelanja

c) Mendownload

d) Bertransaksi Online

e) Transfer Data

18. Sistem yang digunakan untuk pembayaran di dunia maya adalah, kecuali...

a) Alert Pay

b) Solid Trushtpay

c) Shared Hosting

d) Jawaban a dan b benar


e) Transfer

19. Hal – hal yang tidak perlu diperhatikan dalan bertransaksi online, kecuali...

a) Keberadaan si penjual dan harga barang

b) Kualitas barang dan pembelian

c) Tanggal pembelian

d) Tanggal pembayaran

e) Profil

20. Tahap penerapan otomatisasi perkantoran yang benar adalah...

a) Modern

b) Post – Modern

c) Transisional

d) Transformasional

e) Jawaban c dan d benar

B. ESSAI

Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan singkat, jelas, dan benar.

1. Jelaskan pengertian otomatisasi perkantoran yang sudah saudara pelajari!

..........................................................................................................................................

..........................................................................................................................................

..........................................................................................................................................

2. Sebutkan dan jelaskan minimal 4 tujuan dari otomatisasi perkantoran!

..........................................................................................................................................

..........................................................................................................................................

..........................................................................................................................................

3. Sebutkan dan jelaskan 4 dampak penggunaan otomatisasi perkantoran bagi suatu

perusahaan!

..........................................................................................................................................

..........................................................................................................................................

..........................................................................................................................................


4. Sebutkan minimal 6 jenis – jenis aplikasi otomatisasi perkantoran yang sudah saudara

pelajari!

..........................................................................................................................................

..........................................................................................................................................

..........................................................................................................................................

5. Sebut dan jelaskan tahap penerapan otomatisasi perkantoran!

..........................................................................................................................................

..........................................................................................................................................

..........................................................................................................................................

C. TUGAS PRAKTEK

Bentuklah kelompok dengan anggota 4 – 5 orang untuk mendiskusikan materi tentang

otomatisasi perkantoran yang sudah saudara pelajari dan praktikkan hasil diskusi di

depan kelas. Pilih salah satu materi di bawah ini sebagai bahan diskusi kelompok!


A. PILIHAN GANDA

1. C

2. E

3. D

4. B

5. C

6. E

7. A

8. C

9. D

10. B

11. A

12. E

13. A

14. E

15. B

16. C

17. D

18. E

19. A

20. E

B. ESSAI

1. Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang

banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi – fungsi otomatis dengan

menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer.

2. a) Meminimalkan pengeluaran pada biaya, munculnya komputer dapat menghemat

biaya dimana komputer dapat menggantikan dan meringankan tugas pekerja dari berat

menjadi ringan.

b) Pemecahan masalah kelompok, otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan

antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik dalam

memecahkan masalah.

c) Pelengkap bukan pengganti, dalam hal ini tidak akan menggantikan semua

komunikasi inter-personal tradisional, seperti percakapan tatap muka, percakapan

telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. Pelengkap informasi ini

digunakan agar dapat lebih baik dalam berkomunikasi.

d) Penggabungan dan penerapan teknologi, misalnya antara telepon, komputer,

jaringan internet, serta satelit. Dimana semua digabung untuk memperlancar

informasi dari luar perusahaan maupun didalam perusahaan, selain itu untuk

mengetahui canggihnya teknologi di era globalisasi.

KUNCI JAWABAN


e) Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor, produk office automation

memungkinkan para pekerja kantor memproses lebih banyak dokumen secara

lebih cepat, lebih baik, dan lebih efisien.

f) Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan.

g) Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih

cepat.

3. a. Dampak terhadap Pekerja dan Pekerjaan

Dampak terhadap pekerja dan pekerjaan salah satunyanya adalah pengurangan

tenaga kerja akibat digantikan oleh penggunaan mesin komputer. Namun selain

mengakibatkan pengurangan tenaga kerja, penggunaan teknologi komputer juga

menciptakan lowongan tenaga kerja baru namun dalam jumlah yang sedikit dengan

kemampuan IT yang mumpuni.

b. Dampak terhadap Pendidikan dan Pelatihan Pegawai

Perubahan terhadap struktur pekerjaan menyebabkan permintaan terhadap pegawai

yang terampil terus meningkat. Karena peluang kerja untuk orang yang tidak

memiliki keterampilan terus berkurang. Pekerja dengan pendidikan tinggi yang

terus bertambah memaksa mereka bekerja sebagai pegawai administrasi. Akibatnya

peluang kerja bagi nonsarjana berkurang dan terjadi pengangguran. Manajer kantor

dapat menetapkan standar bagi operasional kantor sehingga para pengajar

memahami klasifikasi pekerjaan yang dibutuhkan.

c. Dampak Terhadap Manajemen Menengah

Pekerjaan manajemen menengah diprediksi menjadi berkurang. Dengan

meningkatnya aplikasi proses data elektronik, kebutuhan terhadap manajer yang

melakukan proses data meningkat. Ada dua alasan mengapa pekerjaan manajemen

menengah tidak berkurang. Pertama, keputusan manajerial pada tingkat ini terlalu

jauh dari analisis mekanik, sebaliknya dengan adanya komputer manajer membuat

keputusan yang lebih baik. Kedua, dengan adanya peralatan otomatisasi membuat

pekerjaan menjadi lebih cepat tidak berarti peralatan tersebut selalu digunakan,

maka peran manajer menengah dibutuhkan untuk menelaah penggunaan peralatan

yang benar – benar dibutuhkan.

d. Dampak Terhadap Operasi Perusahaan

Membuat banyak perusahaan mulai memusatkan operasional mereka

menggunakan sistem informasi komputer di seluruh pusat untuk mengumpulkan,


mengolah dan mengirim data ke seluruh dunia. Semua perkembangan yang

terjadi akibat otomatisasi perkantoran membawa pemikiran baru dalam struktur

usaha dan konsep manajemen.

4. Word Processing, E – mail, Video Conferencing, Audio Conferencing, Computer

Conferencing, Electronic Calendering, Voice Mail, Spread Sheet, Image Storage and

Retrieval, dll.

5. A. Tradisional

Dalam hal ini penggunaan teknologi utamanya ditujukan untuk

mengurangi biaya dan meningkatkan produktifitas. Serta lebih terfokus pada

penggunaan Word Processing.

B. Transisional

Dalam hal ini ditandai dengan mulai digunakannya proses data secara

elektronik serta telah dibangunnya aplikasi untuk keperluan pengarsipan,

penyimpanan, dan komunikasi yang berbasis komputer.

C. Transformasional

Dalam hal ini merupakan fase integrasi informasi dan pematangan konsep

Information Resource Management (IRM) yang merupakan konvergensi

telekomunikasi dan informasi (ICT).


A. Petunjuk Penilaian Soal Pilihan Ganda

Nomor Soal Bobot Soal

1 – 20 2,5

Jumlah Skor

Maksimal

50

1 soal benar bernilai 2,5

Jika siswa dapat menjawab semua soal dengan benar maka mendapatkan skor 50

Jika siswa tidak dapat menjawab keseluruhan soal dengan benar, maka mendapatkan

skor 0

Penentuan Nilai:

N = B x 2,5

B. Petunjuk Penilaian Soal Essai

No Butir

Pertanyaan Bobot

Kriteria Penyekoran Skor

Akhir 0 3 5 7 10

1

2

3

4

5

Petunjuk Penyekoran:

Skor 10 Jika peserta didik mampu menjawab dengan jelas/tepat sesuai

PENILAIAN


dengan kajian teori pada modul pembelajaran.

Skor 7 Jika peserta didik mampu menjawab dengan jelas/mendekati

kajian teori pada modul pembelajaran.

Skor 5 Jika peserta didik menjawab tidak terlalu jelas/tepat sesuai

dengan kajian teori pada modul pembelajaran.

Skor 3 Jika peserta didik menjawab tidak sesuai dengan kajian teori pada

modul pembelajaran.

Skor 0 Jika peserta didik tidak menjawab sama sekali soal yang

diberikan.

C. Petunjuk Penilaian Tugas Praktek

No. Nama Skor Keterangan

1.

2.

3.

4.

5.

Setiap siswa yang melakukan presentasi akan diberikan skor dengan rentangan nilai 1 –

100.

Petunjuk Penyekoran:

Skor 100 Jika peserta didik mampu mempresentasikan materi dengan

jelas/tepat sesuai dengan kajian teori pada modul pembelajaran.

Skor ≤ 75 Jika peserta didik mampu mempresentasikan materi dengan

jelas/mendekati kajian teori pada modul pembelajaran.

Skor ± 50 Jika peserta didik mempresentasikan materi tidak terlalu

jelas/tepat sesuai dengan kajian teori pada modul pembelajaran.


1. http://selvyanatan1.blogspot.com/2016/01/materi-otomatisasi-perkantoran-1.html

2. https://nitaambar.wordpress.com/2017/03/24/materi-otomatisasi-perkantoran-kelas-x/

3. http://sharingaddres.blogspot.com/2016/05/pengertian-manfaat-dan-tujuan.html

4. http://otomatiasiperkantoransandikta.blogspot.com/2017/05/tujuan-otomatisasi-

perkantoran.html

5. https://www.anugerahdino.com/2014/10/dampak-otomatisasi-perkantoran.html

6. http://hasmultafit.blogspot.com/2016/05/manfaat-otomatisasi-kantor.html

DAFTAR PUSTAKA

http://selvyanatan1.blogspot.com/2016/01/materi-otomatisasi-perkantoran-1.html

https://nitaambar.wordpress.com/2017/03/24/materi-otomatisasi-perkantoran-kelas-x/

http://sharingaddres.blogspot.com/2016/05/pengertian-manfaat-dan-tujuan.html

http://otomatiasiperkantoransandikta.blogspot.com/2017/05/tujuan-otomatisasi-perkantoran.html

http://otomatiasiperkantoransandikta.blogspot.com/2017/05/tujuan-otomatisasi-perkantoran.html

https://www.anugerahdino.com/2014/10/dampak-otomatisasi-perkantoran.html

http://hasmultafit.blogspot.com/2016/05/manfaat-otomatisasi-kantor.html

Documents

ii...7. Menjelaskan penggunaan aplikasi otomatisasi perkantoran. H. Petunjuk Penggunaan Modul Dalam mempelajari modul ini, hal – hal yang perlu siswa dan guru lakukan agar dapat