Hilfsmittel zu Systementwicklung und - dokumentation Werkzeuge

Hilfsmittel zu Systementwicklung und -dokumentation

Werkzeuge

Überblick

Systemtechnische Hilfsmittel werden bei der Analyse, dem Design und bei der Dokumentation von Systemen und Subsystemen verwendet.

Zumeist handelt es sich um grafische Darstellungen.

Diese Hilfsmittel werden von Mitarbeitern des Rechnungswesens (nicht bloß Programmierern) verwendet!

Lernziele

1 Verständnis für den Einsatz systemtechnischer Hilfsmittel durch Prüfer und Systementwickler.

2 Einsatzmöglichkeiten für Flowcharting im Rahmen der Systemanalyse kennen.

3 Gängige Systemtechniken und ihre Anwendung kennen (z.B. HIPO Charts, Flowcharts, Datenflußdiagramme).

Lernziel 1

Der Einsatz systemtechnischer Hilfsmittel

durch Prüfer und Systementwickler

Systemtechniken bei der Prüfung

Welche zwei grundlegenden Prüfungsarten (im Rahmen der Abschlußprüfung) gibt es?

1 Zwischenprüfungen (im Rahmen der Systemprüfung, IKS-Prüfung – homograder Fall).

2 Einzelfallprüfung konkreter Geschäftsfälle bzw. Abschlußpositionen (heterograder Fall).

IKS-Prüfung

Prüfer befassen sich zumeist mit dem Dokumentenfluß und der -bearbeitung .

Dazu benötigen Sie Werkzeuge zur Strukturierung und Dokumentation von Systemen.

Es werden Grafiken (Charts) verwendet.

IKS-Prüfung

Es wird die Existenz, Effektivität und Kontinuität des IKS überprüft.

Dazu muss aber das IKS (wie auch die Geschäftsprozesse des Unternehmens) komplett verstanden werden.

IKS-Prüfung

Prüfer müssen daher mit den grafischen Werkzeugen zur Systemanalyse und –dokumentation vertraut sein.

Welche Techniken sind das?– Input-Process-Output (IPO)– Hierarchy plus Input-Process-Output (HIPO)– logische Datenflußdiagramme (DFD)

Arbeitspapiere

• … sind die Protokolle des Prüfers über die ausgeführten Tests, die eingeholten Informationen sowie die daraus gewonnenen Erkenntnisse im Rahmen seiner Prüfungshandlungen.

Der Prüfer ist zur führung von Arbeitspapieren verpflichtet!

Arbeitspapiere

Welche Systemtechniken finden in den Arbeitspapieren der Prüfer Anwendung?

– Fragebögen zum IKS– Flowcharts – Datenflußdiagramme– Entscheidungstabellen

Systemanalyse

Systemanalyse beinhaltet das Sammeln und Ordnen von Fakten.

Dabei können Systemtechniken vorteilhaft eingesetzt werden.

– Matrix-Darstellungen– logische Datenflußdiagramme

System-Implementierung

Bei der System-Implementierung wird der Design-Plan praktisch umgesetzt.

Einer der wichtigsten Schritte der Implementierung ist die Dokumentation.

Systemtechniken in der Dokumentationsphase:– Program Flowcharts– Entscheidungstabellen

Lernziel 2

Einsatzmöglichkeiten für Flowcharting im Rahmen der

Systemanalyse

Systemtechniken

Ein Flowchart ist eine symbolische Darstellung des Datenflusses und der Verarbeitungs-schritte eines (Informations-) Systems.

Flowcharts sind die gebräuchlichste Form der Systemtechniken.

Flowchart-Symbole

Input/Output

Verarbeitung

Datenfluß

Anmerkung

Spezielle Input/Output-Symbole

Lochkarte

On-Line

Speicher

MagnetbandPlattenspeicher

Lochstreifen

Spezielle Input/Output-Symbole

Dokument

Dateneingabe

Display

Datenübertragung

Off-Line Speicher

Verarbeitungs-Symbole

Entscheidung

Verarbeitg.

Vorbereitung

HändischeOperation

Hilfs-Operation

Mischen

Extrahieren

Sortieren

Vergleichen

Sonstige Symbole

Konnektor

Konnektor nächste

Seite

Terminal

Parallele Verarbeitung

Übertragungsband

Einsatz von Symbolen im Flowcharting

Symbole stellen die Funktion von Informationen oder anderer System-bestandteile dar.

Die Leserichtung ist von links nach rechts bzw. von oben nach unten.

Geänderte Leserichtung sollte durch offene Pfeilspitzen kenntlich gemacht werden.

Einsatz von Symbolen im Flowcharting

RechnungRechnungGenehmigung

nachPrüfung

Genehmigungnach

Prüfung

GenehmigteRechnungGenehmigteRechnung

Normale Leserichtung

Einsatz von Symbolen im Flowcharting

RechnungRechnungGenehmigung

nachPrüfung

Genehmigungnach

Prüfung

GenehmigteRechnungGenehmigteRechnung

Umgekehrte Leserichtung mit Pfeilspitzen

Einsatz von Symbolen im Flowcharting

Konnektor-Symbol

Bestell-Anforderung

Bestell-Anforderung

Bestell-Anforderung

Bestell-Anforderung

EinkaufLager

A

A

Einsatz von Symbolen im Flowcharting

Bestell-Anforderung

Bestell-Anforderung

BestellungBestellung

Liefer-DatenLiefer-Daten

Bestellung vorbereiten und

Lieferanten-Daten

aktualisieren

Lernziel 3

Gängige Systemtechniken, wie HIPO-Charts, System-

Flußdiagramme, und logische Datenflußdiagramme und ihre

Anwendungen

IPO- und HIPO-Charts

… werden v.a. bei der Systementwicklung verwendet.

Während auf der höchsten Ebene nur die grundlegenden Input-Process-Output-Beziehungen relevant sind, stellt man mittels HIPO- (Hierarchy plus Input-Process-Output) weitere Details dar.

IPO-Charts

Arbeitsstunden-Datensätze

Mitarbeiter-Stammdaten

Summiere Arbeitsstunden

Ermittle Stundensatz

Errechne Bruttolohn

Bruttolohn-Datensätze

Mitarbeiter-Stammdaten

Fehlermeldungen

Author: Hr. Meier

Chart Number: 3.1

System: Lohn

Beschreibung: Errechne Bruttolohn Datum: 6.9.0X

Input Process Output

Hierarchy-Chart

LohnverrechnungLohnverrechnung

DatenaufbereitungDatenaufbereitung VerarbeitungVerarbeitung KontrolleKontrolle

1.0

2.0 3.0 4.0

Hierarchy-Chart

Errechne Bruttolohn

Errechne Bruttolohn

Errechne NettolohnErrechne Nettolohn

Summiere Arbeitsstunden

Summiere Arbeitsstunden

Ermittle Stundensatz

Ermittle Stundensatz

Errechne Bruttolohn

Errechne Bruttolohn

3.1 3.2

3.11 3.12 3.13

Für jeden nummerierten Modul existiert ein eigener IPO-Chart.

System- und Programm-Flowcharts

Ein System-Flowchart stellt die groben Verarbeitungsschritte in einem System dar.

Hier liegt das Schwergewicht auf den Datenträgern und den Haupt-Prozessen und nicht auf den Details der Verarbeitungsschritte.

Symbole logischer Datenflußdiagramme

Terminator

Prozess

Datenspeicher

Datenfluß

Datenflußdiagramm

ZeiterfassungZeiterfassungVerarbeite LohndatenVerarbeite Lohndaten

Mitarbeiter-Daten

fortschreiben

Mitarbeiter-Daten

fortschreiben

Lohndaten

Datenflußdiagramm

ZeiterfassungZeiterfassung

PrüfeLohndaten

P1

PrüfeLohndaten

P1

Mitarbeiter-Daten

Lohndaten

Aktueller Status

Daten in Ordnung

Gültige Lohndaten

Datenflußdiagramm

Mitarbeiterdaten

Gültige Lohndaten

ErrechneAuszahlung

P2

ErrechneAuszahlung

P2

Input-Daten

MitarbeiterMitarbeiterSchecks

Nettolohn und Abzüge

Datenflußdiagramm

MitarbeiterMitarbeiterNettolohn berechnenNettolohn berechnen

Nettolohn und Abzüge

Gehalts-Schecks

MitarbeiterDatenupdate

MitarbeiterDatenupdate

Lohn-Journal

verarbeiten

Lohn-Journal

verarbeiten Aktuelle Beträge

Details JournalDaten

Analytische, Dokumenten- und Formular-Flowcharts

Ein analytischer Flowchart stellt alle Verarbeitungsschritte eines Systems dar, wobei Kontrollen besonders hervorgehoben werden.

Im analytischen Flowchart werden die Symbole durch Flußlinien (Flowlines) verbunden.

Analytische, Dokumenten- und Formular-Flowcharts

Ein Dokumenten-Flowchart ähnelt im Format einem analytischen Flowchart, enthält aber weniger Prozeßdetails.

Im Dokumenten-Flowchart wird als einziges Symbol das Dokumenten-Symbol verwendet.

Analytische, Dokumenten- und Formular-Flowcharts

Ein Formular-Flowchart dokumentiert die Verteilung mehrerer Formular-Kopien innerhalb einer Organisation.

Es wird v.a. dargestellt, wer welche Formulare erhält, und nicht, wie diese dann bearbeitet werden.

Analytischer Flowchart

Lieferanten-Liste

überprüfen

Lieferanten-Liste

überprüfen

Preisanfrage vorbereitenPreisanfrage vorbereiten

LieferantenauswählenLieferantenauswählen

PreisanfragePreisanfrage

PreisanfragePreisanfrage

Einkauf Lieferanten Einkauf Lieferanten

Analytischer Flowchart

Bestellungvorbereiten

Bestellungvorbereiten

Anbot auswählen

Anbot auswählen

AnbotAnbot

Einkauf Lieferanten Einkauf Lieferanten

AnbotAnbot

BestellungBestellung BestellungBestellung

Dokumenten-Flowchart

Waren-Anforderung

2

Waren-Anforderung

2

Kreditoren-BH Einkäufer Wareneingang Lager

2

Waren-Anforderung

1

Waren-Anforderung

1

Waren-Anforderung

1

Waren-Anforderung

1

Bestellung 3

Bestellung 3Bestellung

1Bestellung

12

34 5Bestellung

4Bestellung

4Bestellung

5Bestellung

5

To Vendor

Formular-Flowchart

Einkauf Lager Kreditoren Produktion Rechnungsw.Kopien derBestellung

1

2

3

4

5

1

2

1

2

3

4

Sandwich-Regel

Jedes Prozess-Symbol sollte zwichen ein Input- und ein Output-Symbol eingebettet werden (“sandwiched”).

Inputs fließen in den Prozess hinein, Outputs daraus hervor.

Verbale Beschreibungen

Verbale Beschreibungen (Texte) sind v.a. für die “fact-finding” Phase der Systemanalyse geeignet.

Beispiele für verbale Beschreibungen:– Fragebögen und Checklisten– Ergebnisse von Dokumentenerhebungen

(document reviews)

Auslastungs-Analysen

Auslastungs-Analysen müssen in der Implementierungsphase immer durchgeführt werden.

Tätigkeits-Erfassungen liefern Messungen bzw. Schätzungen einzelner Prozess-häufigkeiten in einem Produktionsumfeld.

Auslastungs-Analysen

Vier Schritte der Tätigkeits-Erfassung:1 Identifikation der Arbeitsschritte.2 Schätzung der erforderlichen Arbeitszeiten.3 Anpassung der geschätzten Zeiten an konkrete

Bedingungen.4 Analyse der erforderlichen Tätigkeits-

Ressourcen.

Techniken zur Entscheidungsanalyse

Verzweigungs- und Entscheidungstabellen werden v.a. bei der Systementwicklung eingesetzt.

Eine Verzweigungstabelle besteht aus der zu treffenden Entscheidung, einer Liste aus Vorbedingungen und dem Pfad, der für jede Bedingung zu durchlaufen ist.

Techniken zur Entscheidungsanalyse

Verzweigungstabelle (Beispiel)

Empfangener

Code

Gehe zuKonnektor-

Bezeichnung

1 2 3

Konnektor-

Bezeichnung

4

Techniken zur Entscheidungsanalyse

Mit einer Entscheidungstabelle wird der Entscheidungsprozess in Tabellenform dargestellt.

Entscheidungstabellen enthalten mehrere Kriterien (= Zeilen).

Sie stellen WENN-DANN-Regeln dar und werden in Matrixform erstellt.

1 2 3 ... N Bedingungsteil Aktionsteil

Entscheidungstabellen

Bedingungs-EinträgeAktionseinträge

Beispiel einer Entscheidungstabelle

Tabellen-Titel Regeln

Wenn:Dann:

Entscheidungstabelle zur Lohnverrechnung

15 unbez. Überstunden Y – N Y15 Überstunden Y N Y –15 Reguläre Stunden Y – – N

1 2 3 4

Regulärer Bezug x x xÜberstundenzuschlag x xZeitausgleich x xFehler in Input-Daten x