View
28
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
10
4. HASIL DAN PEMBAHASAN
Sejarah Singkat dan Struktur Organisasi Perusahaan
PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon adalah salah satu perusahaan yang bergerak dalam
bidang penjualan barang bermerek Yamaha. Kehadirannya dalam dunia usaha adalah
jawaban atas tuntutan masalah transportasi yang dibutuhkan di Provinsi Maluku, khususnya
kota Ambon. Untuk mengenal PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon maka kita perlu untuk
mengenal sejarah singkat perusahaan tersebut.
Sebelumnya perusahaan tersebut berada di luar kota Ambon, perusahaan ini memiliki
kantor pusat di Jakarta, sebagai sentral operasional sehingga dalam rangka pengembangan
perusahaan memperlebar jangkauan usaha, maka lewat berbagi kerja keras yang dilakukan,
perusahaan ini mulai membangun usaha kerja sama dengan Fa. Tri Dharma yang bergerak
dalam bidang penjualan kendaraan bermerek Yamaha. Selama Terjalinnya kerja sama antara
kedua perusahaan, terakhir kerja sama ini menunjukan kekuatan masing-masing pada tanggal
27 Juni 1986 saham masing-masing yang di peroleh PT Hasjrat Abadi 49%, sedangkan Fa.
Tri Dharma 51%. Kerja sama antara keduanya di buat dalam bentuk akta notaris dengan
nama PT. Lawamena Abadi, didirikan pada tanggal 15 Agustus 1986, dengan kegiatan
usahanya adalah bengkel dan dipimpin oleh Bapak Sandy Tanamal, kemudian dialihkan ke
adiknya Ibu Merry Tanamal. Pada tahun 1988 terjadi pengalihan saham ke Tn Willy Lontoh,
yang juga bergerak pada kegiatan penjualan.
11
Struktur Organisasi Prosedur Penjualan Kredit Pada PT. Hasjrat Abdi Cabang
Ambon
K.S. : Kepala Seksi
Sumber : PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon
Sekertaris
Kepala Cabang
Kep. Bag Penjualan Kep. Bag Adm. /Penjualan
Kep. Sek Penj. Yamaha
K. S. Spare Part Yamaha
K. S. Penjualan
Kasir
Penagihan
Ekspedisi
Pembukuan umum
Adm. Persediaan
Adm. Perpajakan
K. S. Penggudangan
K. S. Pembukuan
K. S. Adm Pembukuan
K. S. Adm Keuangan
K. S. Penj. Brg Umum
12
Berdasarkan bentuk struktur organisasi di depan maka uraian tugas dan tanggung
jawab masing – masing adalah sebagai berikut:
1. Kepala Cabang
a. Bertindak untuk dan atas nama perusahaan, baik kedalam ataupun kelauar.
b. Memberikan laporan kepada pihak perusahaan di Jakarta.
c. Menetapkan usaha dari perusahaan demi kelancaran pengembangan usaha dan
keuangan perusahaan
d. Menandatangani semua perikatan dengan berbagai pihak dan semua surat keluar untuk
atas nama perusahaan.
e. Menerima semua laporan harian, mingguan, dan bulanan, termasuk laporan indensital
dari semua bagian seksi, menganalisa, menetapkan semua kebijakan- kebijakan
selanjutnya.
2. Bagian Penjualan
a. Membuat anggaran operasional dan program kerja dengan bantuan dari kepala-kepala
seksi bawahannya dan mengajukan kepada kepala kantor cabang
b. Mengawasi prosedur kerja, di bidang pengawasan penjualan sesuai dengan peraturan
yang berlaku.
c. Menjaga hubungan baik dengan konsumen serta memperluas daerah pemasaran.
d. Mengkoordinir penjualan unit yang ada dengan pihak gudang.
3. Bagian Administrasi dan Penjualan
a. Mengontrol keuangan perusahaan baik dibidang keuangan, pembukuan,
penggudangan, serta administrasi sesuai dengan peraturan yang ada.
13
b. Mengadakan pemeriksaan harian terhadap pekerja di bidang keuangan dan
pembukuan.
4. Seksi Penjualan PT. Hasjrat Abadi
a. Membantu bagian penjualan dalam pembuatan anggaran operasional dan program
kerja dibidang penjualan bermotor.
b. Melaksanakan penjualan kendaraan bermotor merk Yamaha yang dimulai sejak saat
realisasi.
c. Melaksanakan kegiatan di bidang penjualan kendaraan.
d. Membuat laporan pertangung jawaban kepada pimpinan perusahaan menggenai hasil
penjualan.
5. Seksi Spare Part PT. Hasjrat Abadi
a. Membantu kepala bagian penjualan dalam membuat anggran operasional dan program
kerja di bidang Yamaha.
b. Melakukan spare part Yamaha yang di mulai sejak tanggal pemesanan sampai dengan
direalisasinya.
c. Membuat laporan pertangung jawaban kepada pimpinan menggenai hasil penjualan.
6. Seksi Penjualan Barang Umum
a. Membantu kepala bagian penjualan dan menyusun anggaran operasional dan program
kerja di bidang barang umum.
b. Melakukan penjualan barang dangang umum yang dimulai sejak saat barang di pesan.
c. Membuat laporan pertangungjawaban kepada pimpinan perusahaan menggenai hasil
penjualan barang dagang umum.
14
7. Seksi Administrasi Sales / Penjualan
a. Mengawasi semua karywan dari seksi administrasi penjualan.
b. Melakukan pemeriksaan kembali konfirmasi penjualan / penjualan barang yang
diminta.
c. Membuat permintaan faktur kendaraan ke Jakarta, mencatat nomor faktur pada register
motor.
d. Adanya pemeriksaan / pengawasan administrasi pengurusan surat – surat.
e. Melakukan penyimpanan, dan mengawasi masuk dan keluarnya buku kendaraan
bermotor.
f. Melakukan Penyimpanan, dan mengawasi masuk dan keluarnya Surat Penagihan spare
part yamaha ocet board motor / motor temple.
g. Membuat laporan dari hasil penjualan dan persediaan barang serta masalahnya.
h. Melakukan pemeriksaan tagihan lalu lintas angkutan jalan raya.
i. Membuat order pembelian local.
8. Seksi Administrasi Keuangan
a. Mengkoordinir dan mengawasi tugas dan pekerjaan kasir.
b. Mengkoordinir posisi keuangan menyangkut dengan permintaan dan pengeluaran
penyimpanan uang cek dan giro.
c. Mengatur dan mengawasi tugas serta kerja dari sub seksi penagihan.
d. Melakukan daftar gaji karywan serta pembayaran gaji upah karyawan. Membuat
rekonsiliasi bank.
15
9. Seksi Administrasi Pembukuan
a. Mengkoordinir dan mengawasi tugas dan pekerjaan seksi pembukuan
b. Mengawasi seksi pembukuan menyangkut dengan pengeluaran kas dan memeriksa
daftar penjualan serta jurnal umum.
c. Mengatur dan mengawasi tugas serta kerja dari sub seksi pembukuan umum.
d. Melakukan pemeriksaan kembali terhadap seksi pembukuan dan seksi pembukuan
umum terkait dengan dokumen-dokumen yang di gunakan selama satu periode.
10. Seksi Pembukuan
a. Membuat nota debit / kredit
b. Membuat buku harian, buku penerimaan dan pengeluaran kas serta daftar penjualan
dan jurnal umum.
c. Mencatat buku besar secara mutasi.
d. Membuat rekonsiliasi bank antara kantor cabang dan kantor pusat atau perusahaan
lainnya.
e. Membuat pembukuan CV. Motor cabang ambon.
f. Membuat konfirmasi dan Kartu Gudang / faktur.
g. Membuat daftar piutang.
h. Memeriksa bukti kas / bank.
i. Membuat kartu piutang / hutang
j. Menganalisis saldo piutang.
16
11. Pembukuan Umum
a. Melakukan pencatatan dengan benar terhadap transaksi hutang, piutang, uang,
jaminan, uang muka penjualan, dana pengobatan, panjar karywan, dan BDN.
b. Membuat daftar mutasi atas perkiraan-perkiraan terbukti pada setiap akhir bulan.
c. Membuat daftar umum piutang.
d. Membuat daftar pengiriman barang antara kantor dan perusahaan.
e. Membuat pengiriman barang
12. Kepala Seksi Umum
a. Melakukan pengaturan dan pengawasan ketertiban umum di lingkungan perusahaan.
b. Melakukan pengurusan perijinan
c. Melakukan pencatatan pemeliharaan barang – barang inventaris perusahaan.
d. Membuat surat – surat teguran kepada debitur yang menyalahi kontrak perjanjian.
13. Kasir
a. Melakukan pencatatan laporan kas baik harian berdasarkan buku penerimaan dan
pengeluaran kas.
b. Membuat daftar penerimaan serta pengeluaran cek, bilyet langganan.
c. Melakukan pengecekan giro, bilyet dari faktur pengeluaran setipa akhir periode.
14. Penagihan
a. Membuat kwitansi untuk penagihan dan mencatatnya ke dalam buku register piutang.
b. Melakukan pengaturan dan member penugasan kepada juru tagih unutk melaksanakan
penagihan.
c. Melakukan penyimpanan kwitansi yang belum tertagih.
17
15. Administrasi Perpajakan
a. Membuat buku penjualan
b. Membuat buku pembelian
c. Membuat surat pemberitahuan mas / bulan dan tahun
d. Melakukan penyetoran ke kas negara
e. Membuat laporan daftar pajak penghasilan dari pegawai.
f. Melapor pajak ke kantor pajak
16. Administrasi Persediaan
a. Melakukan pencatatan atas pengeluaran barang pada kartu persediaan
b. Melakukan pencatatan buku pembantu untuk mengawasi pengeluaran barang pada
kartu persediaan
c. Membuat daftar penerimaan barang.
d. Membuat daftar mutasi persediaan setiap akhir bulan.
17. Seksi Pergudangan
a. Mengontrolpenerimaan, penyimpanan dan pengiriman barang.
b. Mengawasi administrasi dan adanya laporan penggudangan yang dikerjakan oleh
pengurus gudang.
c. Membuat berita acara laporan atas kekurangan dan kehilangan barang sejak
penerimaan.
d. Mencatat penerimaan dan pengeluaran pada kartu gudang.
e. Membuat mutasi laporan barang setiap hari.
18
18. Ekspedisi
a. Menyusun jadwal pengiriman barang karena steder dari bagian penjualan.
b. Mempersiapkan klaim apabila terjadi kerusakan / kehilangan barang yang di kirim /
diterima.
19. Sekretaris
a. Mengatur dan menerima surat – surat dan mencatat dalam buku agenda.
b. Mendistribusikan surat – surat masuk ke alamat yang bersangkutan.
c. Mengerjakan surat keluar serta mengetiknya.
d. Mengatur penggunaan telex dan telepon.
e. Mengatur keguanaan mesin ketik, mesin hitung, komputer dan mesin foto copy.
Prosedur Persyaratan – Persyaratan dan Dokumen Penjualan Kredit motor pada PT.
Hasjrat Abadi.
Dalam penjualan kredit motor pada suatu perusahaan perlu adanya beberapa
persyaratan serta dokumen yang dilengkapi atau dipenuhi oleh pelanggan atau kreditur
terhadap PT. Hasjrat Abadi, yaitu :
a. KTP Suami dan Istri
b. Kartu Keluarga
c. Rekening Listrik Berlaku bagi wiraswasta
d. PBB ( Rumah )
e. Buku Tabungan
f. Slip Gaji
g. Surat Keputusan (SK) Berlaku bagi PNS dan Karyawan Swasta
19
Untuk itu adapun beberapa dokumen – dokumen ( persyaratan kredit ) diajukan
kepada bagian penjualan, kemudian dokumen ini di lampirkan dengan dokumen – dokumen
yang ada di PT. Hasjrat Abadi, dan dokumen – dokumen ini di berikan kepada bagian
administrasi sales. Dokumen tersebut diperiksa kembali kelengkapannya, setelah terpenuhi
maka dokumen – dokumen tersebut diajukan kembali kepada bagian pemasaran dan kepala
cabang untuk membuat keputusan yang terakhir, bahwa seorang calon kreditur mempunyai
hak untuk mendapat motor tersebut dengan cara kredit.
Setelah persyaratan yang telah ditetapkan oleh pihak perusahaan atau PT. Hasjrat
Abadi telah dilengkapi oleh seorang kreditur, maka pihak perusahaan akan melaksanakan
kegiatan survei ke rumah calon kreditur melalui utusan yang telah ditetapkan yaitu bagian
kolektor atau penagihan, dengan tujuan agar pihak perusahaan mengetahui dan mendapat
kebenaran bahwa calon kreditur akan mampu melunasi angsuran yang telah di sepakati
bersama, diantaranya perusahaan harus mengetahui seberapa besar jumlah pendapatan atau
gaji dan pengeluaran calon kreditur untuk setiap bulannya.
Setelah pihak perusahaan memutuskan bahwa calon kreditur berhak membeli motor
secara kredit maka pihak perusahaan membuat kontrak perjanjian antara dua belah pihak
baik Perusahaan PT. Hasjrat Abadi sebagai pihak pertama dan calon kreditur sebagai pihak
kedua untuk disepakati bersama sesuai prosedur dengan pasal – pasal perjanjian yang harus
ditaati serta ditanda tangani bersama yang sah secara hukum dan saling mengikat antara
kedua belah pihak diantaranya, untuk menjelaskan seberapa besar pembayaran angsuran,
asuransi kredit dan ketentuan lainnya.
20
Terdapat bagian – bagian, fungsi serta dokumen-dokumen yang memiliki tugas pada
PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon antara lain sebagai berikut :
Tabel 1.
Bagian–bagian, fungsi dan dokumen Yang Terkait Dalam Prosedur Penjualan Kredit
Pada PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon
Komponen-komponen Penerapan di PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon
Penjelasan (Analisis)
Bagian-bagian
1. Bagian order penjualan Ada Dalam transaksi penjualan kredit,
bagian ini memiliki tanggung jawab
untuk menerima order dari
pelanggan, mengedit order dari
pelanggan, memberi otorisasi kredit
dan membuat daftar pesanan untuk
menambahkan informasi yang belum
ada pada surat order tersebut (seperti
spesifikasi barang dan rute untuk
pengiriman), meminta otorisasi
kredit, menentukan tanggal
pengiriman dan dari gudang mana
barang akan dikirim, dan mengisi
surat pengantar pengiriman. Bagian
ini juga bertangung jawab untuk
membuat “ back order “ pada saat di
ketahui tidak tersedianya persediaan
untuk memenuhi order pelanggan,
sebaliknya bagian ini juga
bertanggung jawab untuk membuat
surat pengantar sebagai pengantar
21
pengiriman kepada pelanggan.
2. Bagian kredit Ada Bagian ini berada di bawah bagian
keuangan yang dalam transaksi
penjualan kredit, bertangung jawab
untuk meneliti status kredit pelanggan
dan memberikan otorisasi pemberian
kredit kepada pelanggan. Karena
hampir semua penjualan dalam
perusahaan dagang merupakan
penjualan kredit, maka sebelum order
dari pelanggan dipenuhi, harus lebih
dulu diperoleh otoritas penjualan
kredit dari bagian kredit.
Komponen-komponen Penerapan di PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon
Penjelasan (Analisis)
3. Bagian gudang Ada Dalam transaksi penjualan kredit,
bagian ini berfungsi untuk bertangung
jawab menyimpan barang dan
menyiapkan barang yang dipesan
oleh pelanggan, serta menyerahkan
barang yang dipesan ke bagian
pengiriman.
4. Bagian pengiriman Ada Dalam Bagian pengiriman ini, fungsi
gudang memberikan barang sesuai
dengan pesanan dan menyiapkan
22
barang kemudian mengirimkan
barang dan faktur kepada pelanggan
sesuai dengan informasi yang
tercantum pada surat pengantar yang
diterima dari bagain order penjualan
yang sudah di otorisasi oleh fungsi
pengiriman.
5. Bagian Penagihan Ada Dalam bagian penagihan ini bertugas,
fungsi akuntansi menerima faktur dari
fungsi penjualan dan bagian
penagihan membuat faktur kemudian
mengirimkannya kepada pelanggan
dengan dilampiri kwitansi. Serta
menyediakan copy faktur bagi
kepentingan pencatatan transaksi
penjualan oleh fungsi akuntansi.
Komponen-komponen Penerapan di PT. Hasjrat Abadi Cabanng Ambon
Penjelasan Analisis
6. Bagian akuntansi Ada Dalam transaksi penjualan kredit,
bagian ini mencatat piutang yang
timbul dan bertangung jawab untuk
mencatat daftar pesanan barang,
membuat surat penagihan dan
membuat kwitansi serta mengirimkan
pernyataan piutang kepada para
pelanggan. Serta bagian ini juga
bertanggung jawab untuk mencatat
jurnal penjualan dan mencatat
piutang ke buku piutang yang timbul
dari transaksi penjualan kredit.
23
Fungsi-fungsi
1. Fungsi penjualan Ada Dalam transaksi penjualan kredit,
fungsi ini bertugas memeriksa daftar
pesanan barang dan membuat faktur.
2. Fungsi kredit Ada PT. Hasjrat Abadi sendiri fungsi
kredit memiliki tugas Bertanggung
jawab untuk meneliti status kredit
pelanggan dan memberikan otorisasi
pemberian kredit kepada pelanggan.
3. Fungsi gudang Ada Dalam transaksi penjualan kredit
Pada PT. Hasjrat Abadi, gudang
berfungsi untuk menjalankan tugas
menyiapkan barang dan menyimpan
barang yang dipesan oleh pelanggan
serta membuat kartu gudang dan
menyerahkannya ke bagian
pengiriman.
4. Fungsi pengiriman Ada PT. Hasjrat abadi dalam melakukan
penjualan kredit transaksi penjualan
kredit, fungsi ini bertugas membuat
surat pengantar dan mengirimkan
barang.
5. Fungsi penagihan Ada Pada PT. Hasjrat abadi fungsi
penagihan bertugas bertangung jawab
untuk membuat surat pengantar/
faktur penjualan dan kwitansi kepada
pelanggan.
24
6. Fungsi akuntansi Ada Pada PT. Hasjrat abadi Dalam
transaksi penjualan kredit, fungsi ini
bertugas mencatat harga pokok
penjualan, jurnal penjualan, dan
mencatat piutang ke dalam buku
piutang.
Komponen-komponen Penerapan di PT. Hasjrat
Abadi Cabang Ambon Penjelasan (Analisis)
Dokumen-dokumen
1. Surat Order Pengiriman Tidak ada Pada PT. Hasjrat Abadi dokumen
yang digunakan yaitu daftar pesanan
barang, daftar pesanan barang adalah
dokumen yang berisi order
permintaan dari pelanggan/konsumen
yang dibuat oleh bagian penjualan
dan ditandatangani oleh bagian
penjualan dan bagian akuntansi.
2. Faktur penjualan Ada Faktur penjualan adalah dokumen
yang berisikan harga barang dan
sebagai bukti bahwa barang telah
diterima oleh pelanggan.
3. Rekapitulasi harga
pokok penjualan Tidak ada Pada PT. Hasjrat abadi tidak
mengunakan dokumen rekapitulasi
harga pokok penjulan. Tetapi
dokumen yang di gunakan yaitu surat
penagihan adalah surat yang
berisiskan rincian tagihan, tanggal
pembayaran, tanggal jatuh tempo,
25
rincian cicilan tiap bulannya atas
piutang dan digunakan untuk
menagih piutang yang timbul akibat
transaksi penjualan kredit kepada
pelanggan/konsumen.
4. Bukti memorial Tidak ada Dalam Penjualan kredit dokumen
yang di gunakan oleh PT. Hasjrat
abadi cabang ambon yaitu kwitansi,
kwitansi digunakan sebagai bukti
pembayaran pelanggan atas transaksi
penjualan.
1. Surat Pengantar / Surat Jalan
Ada Surat pengantar adalah surat yang
memberikan otoritas kepada fungsi
pengiriman untuk mengirimkan
barang kepada pelanggan/konsumen
dan bukti bahwa barang sudah
diterima oleh pelanggan.
26
Bagian Order Penjualan Bagian Kredit
Ke Pelanggan
Gambar 1.
Flowchart Prosedur Penjualan Kredit Pada PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon
Keterangan : DPB (Daftar Pesanan Barang) SP (Surat Pengantaran)
SPB (Surat Pengantar Barang) N (Nomor Urut)
Mulai
3
2
1
DPB 3
Memeriksa status kredit
DPB 3
Membuat surat
pengantar (SP)
3 2
1 SP
N
1 DPB
1
Memberi otorisasi kredit
N
Membuat daftar pesanan barang
(DPB)
DPB 3
N
3
3
2
2
Menerima Order dari Pelanggan
DPB 3
27
Bagian Gudang Bagian Pengiriman
Keterangan :
DPB : Daftar Pesanan Barang
SPB : Surat Pengantar Barang
SP : Surat Pengantaran
N : Nomor Urut
DPB 2
Membuat surat pengantaran
barang (SPB)
5
4
3
2
SPB 1
N
DPB 2
SP 2
3
SPB 2
Menyiapkan barang
DPB 2 Arus Barang
Arus Barang
SP 2
SP 2
DPB 2 SP 2
SPB 1
2
5
4
4
Membuat Surat
Pengantar barang
Arus Barang
DPB 2 SP 2
SPB 4
N
Pelanggan
2
Kartu Gudang
28
Bagian Penagihan Bagian Akuntansi
Keterangan :
DPB : Daftar Pesanan Barang
SPB : Surat Pengantar Barang
SP : Surat Pengantaran
N : Nomor Urut
6
2
1 SPB 1
Faktur 3
Membuat surat
penagihan
2
Surat 1 Penagihan
N
DPB 2
SP 2
3
2
Membuat faktur
3
2
Faktur 1
N
6
SPB 1
5
Pelanggan Pelanggan
29
Uraian Flowchart Bagan Alir Dokumen Dari Prosedur Penjualan Kredit Sepeda Motor
Pada PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon
1. Bagian Order Penjualan
a. Menerima order pelanggan (order Pembelian).
b. Menyetujui order dari pelanggan.
c. Membuat Daftar Pesanan Barang tiga rangkap.
d. DPB (daftar pesanan barang) lembar satu di simpan di bagian order penjualan.
e. DPB (daftar pesanan barang) lembar dua, ke bagian penagihan. Dan DPB (daftar
pesanan barang) lembar tiga ke bagian kredit.
f. Berdasarkan DPB (daftar pesanan barang) lembar satu kemudian membuat Surat
Pengantar rangkap tiga.
g. SP (surat pengantar) lembar satu, diarsip secara permanen berdasarkan nomor.
h. SP lembar dua, dan tiga ke bagian gudang.
i. SP lembar tiga, di berikan kepada pelanggan.
2. Bagian Kredit
a. Berdasarkan DPB (daftar pesanan barang) lembar tiga dari bagian order penjualan
dilakukan pemeriksaan status kredit dan memberikan otorisasi kredit, serta
b. Daftar pesanan barang (DPB) lembar tiga dikembalikan ke bagian order penjualan
dan disimpan menurut abjad.
30
3. Bagian Gudang
a. Menerima DPB lembar dua dan SP (surat pengantar) dari bagian order penjualan
kemudian menyiapkan barang yang dipesan pelanggan.
b. Menyerahkan barang dan SP (surat pengantar) ke bagian pengiriman dan dicatat di
kartu gudang.
c. Menerima SPB Lembar ke empat dan di arsip berdasarkan nomor.
4. Bagian Pengiriman,
a. Menerima DPB Lembar dua dan SP (surat pengantar) dan daftar pesanan barang dari
bagian gudang.
b. Membuat Surat pengantar barang rangkap lima.
c. Menyerahkan barang kepada pelanggan, dan
d. Membuat surat pengantar barang.
e. SPB (surat pengantar barang) lembar satu,dua,tiga dan DPB lembar dua serta SP
(surat pengantar), ke bagian penagihan.
f. SPB (surat pengantar barang) lembar keempat diberikan kebagian gudang dan di arsip
menurut nomor, dan SPB lembarkelima, diarsip berdasarkan nomor secara tidak
permanen.
5. Bagian Penagihan,
a. Berdasarkan daftar pesanan barang lembar dua (DPB) dari order penjualan dan SPB
(surat pengantar barang) serta SP (surat pengantar) dari bagian pengiriman, kemudian
dibuatkan faktur rangkap tiga.
31
b. SPB( surat pengantar barang)lembar satu, dua ke bagian akuntansi, SPB lembar tiga
dan SP (surat pengantar) serta DPB lembar dua di arsip secara permanen berdasarkan
nomor.
c. Faktur lembar satu, dua di kirim ke pelanggan. Faktur lembar tiga ke bagian
akuntansi.
6. Bagian Akuntansi
a. Menerima faktur dan SPB (surat pengantar barang) dari bagian penagihan.
b. Berdasarkan faktur dan SPB (surat pengantar barang), kemudian membuat surat
penagihan rangkap dua.
c. Surat penagihan lembar satu, dikirim ke pelanggan. Surat penagihan lembar dua,
diarsip berdasarkan nomor.
Pembahasan
Berdasarkan hasil pembahasan diatas pada prosedur penjualan kredit pada PT. Hasjrat
Abadi Cabang Ambon terdapat kelebihan dan kelemahan dalam melakukan proses usahanya,
maka dalam pembahasan ini akan diuraikan kelebihan dan kelemahan yang ada pada PT.
Hasjrat Abadi Cabang Ambon.
1. Pada Prosedur Penjualan Kredit di PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon, terdapat
kelebihan yaitu :Dalam melaksanakan penjualan kredit PT. Hasjrat Abadi Cabang
Ambon terdapat bagian-bagian yang terkait sehingga perusahaan dapat dikatakan
sudah cukup baik dalam pelaksanaan kegiatannya. Hal ini dapat dilihat dari semua
bagian yang terkait seperti bagian penjualan, bagian gudang, bagian pengiriman,
bagian penagihan dan bagian akuntansi, sehingga dapat dikatakan bahwa semua
32
bagian telah melakukan tugas dan tangung jawabnya masing-masing sesuai dengan
prosedur yang di terapkan oleh PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon.
2. Kelemahan yang terdapat pada prosedur penjualan kredit yang terjadi pada PT.
Hasjrat Abadi Cabang Ambon adalah: Dalam proses penjualan, baik itu penjualan
tunai maupun kredit terdapat fungsi yang menangani terjadinya penjualan kredit
maupun tunai, fungsi itu adalah fungsi akuntansi. Tetapi pada PT. Hasjrat Abadi
Cabang Ambon terdapat kelemahan pada fungsi akuntansi dimana pada fungsi
akuntansi juga merangkap sebagai kas (kasir) ini dapat menyebabkan timbulnya
masalah dalam penerimaan kas dan pecatatan piutang sehingga perlu adanya
pemisahan fungsi kas dan fungsi akuntansi.
Dengan melihat kelemahan yang ada pada PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon
terutama pada prosedur penjualan kredit. Maka alternatif lain dapat diambil dengan cara
pemisahan kedua fungsi antara fungsi akuntansi dan fungsi kas dengan melakukan kebijakan
tertentu terhadap prosedur penjualan kredit di PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon.
Selain itu untuk mengatasi kelemahan yang ada pada PT. Hasjrat Abadi Cabang
Ambon yang perlu dilakukan oleh perusahaan adalah dengan melakukan pemisahaan kedua
fungsi tersebut dengan menerapkan kebijakan-kebijakan yang baik terhadap prosedur
penjualan kredit, sehingga mengurangi kecurangan dalam proses pencatatan piutang dan
penerimaan kas atau lapping, lapping dapat dilakukan oleh individu tertentu. (Kusnadi, 2000
: 62 ) dalam bukunya mengatakan Lapping adalah adalah tindak penipuan yang dilakukan
seseorang dengan tujuan menyamarkanpenyalahgunaan dana, pada umumnya dana yang
dibayarkan klien / pelanggan perusahaan terkait.Penyamaran dilakukan dengan menutup
kekurangan dana pada penerimaan pelanggan pertama dengan menggunakan dana dari
33
pelanggan lain yang melakukan pembayaran tepat setelah pelanggan pertama.Akibatnya pada
laporan penerimaan terlihat adanya kekurangan pada akun pelanggan kedua
(padahalsemestinya sudah dilakukan pembayaran penuh).Untuk itu perlu adanya pemisahan
fungsi akuntansi dan fungsi kas serta adanya perhatian khusus terhadap masalah tersebut
sehingga prosedur penjualan kredit pada PT. Hasjrat Abadi Cabang Ambon dapat di jalankan
dengan baik.
Selain itu dilakukannya pemisahan tugas akan memberikan dampak positif bagi
perusahaan dalam mengurangi resiko piutang tak tertagih. Untuk fungsi akuntansi sendiri
dapat dilihat bahwa fungsi ini sudah terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit.Dengan
adanya pemisahan tiga fungsi utama tersebut, maka catatan piutang dapat dikatakan aman
dalam ketelitiannya dan keandalannya serta kekayaan perusahaan dapat dijamin
kekayaannya.
Setelah langkah pemisahan kedua fungsi yang dilakukan, baik untuk fungsi akuntansi
maupun fungsi kas, diharapkan dapat menguranggi tindakan kecurangan atau lapping,
sehingga dari pemisahan kedua fungsi ini dapat menjalankan tugas dan tanggung jawab
masing-masing.Dimanafungsi akuntansi yang bertugas untuk mencatat dan fungsi kas
bertugas untuk penerimaan kas. Tindakan lapping dapat dikurangi dengan melihat apakah
pelunasan yang dilakukan oleh pelanggan telah dicatat oleh fungsi akuntansi dan adanya
penerimaan dari fungsi kas, kemudian fungsi kas dapat membandingkan penerimaan kas
dengan perkiraan pelanggan.Selain itu dari kedua fungsi dapat melakukan konfirmasi
langsung dengan pelanggan terkait apakah ada peluanasan yang dilakukan, selanjutnya
membandingkan catatan piutang pada fungsi akuntansi dengan catatan pada penerimaan kas
34
pada fungsi kas.Dengan melakukan langkah-langkah seperti ini dapat di pastikan tindak
kecurangan atau lapping yang sering dilakukan oleh individu tertentu dapat dikurangi.
Recommended