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Planificación y Gestión de Proyectos con MS Project
Ing. Robert Ojeda
La Administración de Proyectos
• Proceso de Planear, Organizar y
Administrar Tareas y Recursos para
alcanzar un objetivo concreto, generalmente
con delimitaciones de Tiempo, Recursos o
Costo.
• La administración de proyectos sirve para
aprovechar de mejor manera recursos
críticos cuando están limitados en cantidad
y/o tiempo de disponibilidad.
• Los proyectos se usan a menudo como un
medio para lograr el plan estratégico de la
Organización.
TRIANGULO DEL PROYECTO
El Triangulo Del Proyecto es un conjunto de actividades
planificadas, ejecutadas y supervisadas que con recursos finitos
tiene como objeto crear un producto o servicio. En el triángulo
del proyecto intervienen tres factores fundamentales, los cuales
interactúan entre sí, y de acuerdo al desempeño de cada factor
influirá en el desempeño del resto. Tenemos:
• El tiempo
• El costo
• El Ámbito
TRIANGULO DEL PROYECTO
El Tiempo
• El proyecto está sujeto al tiempo, a una duración. La
mayoría de los proyectos tienen una fecha límite en donde
el proyecto deberá estar concluido.
• Además, el proyecto posiblemente disponga de una serie
de hitos intermedios (o puntos intermedios de control) por
cumplir en cuanto a fechas.
El ámbito
• Es el conjunto de características, funciones,
especificaciones y calidad final que tiene el producto una
vez terminado.
• El ámbito viene definido por las tareas a realizar, las tareas
a su vez se dividen en fases.
• Las tareas se definen en jerarquías. Unas tareas deben
comenzar al terminar otras, otras pueden iniciarse al
mismo tiempo.
El Coste
• Son todos los recursos para llevar a cabo un proyecto tales
como las personas, el equipamiento materiales o cualquier
insumo que requiera recursos financieros.
• El Coste puede ser humano (un pintor), de equipamiento
(un computador), de material (hojas, tinta), de
instalaciones (alquiler de un ambiente). Estos costos se
traducen en presupuesto económico.
Análisis del triángulo del proyecto
1. Si la duración del proyecto disminuye, podría ser
necesario aumentar el presupuesto ya que serán
necesarios mas recursos para realizar el mismo trabajo en
menor tiempo. Si no se puede incrementar el
presupuesto, podría ser necesario reducir el alcance de un
proyecto puesto que no se puede hacer todo el proyecto
en menor tiempo.
Análisis del triángulo del proyecto
2. Si el presupuesto del proyecto se reduce, puede que sea
necesario disponer de mas tiempo ya que no se puede
contar con tantos recursos como es preciso. Si no se
puede aumentar el tiempo, puede que sea forzoso reducir
el alcance del proyecto ya que son menos recursos y no se
puede cumplir con todo el trabajo previsto en el tiempo
dispuesto.
Análisis del triángulo del proyecto
3. Si el alcance del proyecto aumenta, puede ser necesario
más tiempo y/o más recursos para realizar el trabajo
adicional. La variación del alcance puede resultar
perjudicial si el administrador de proyectos no reconoce y
planifica los nuevos requerimientos.
PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS
• Fijar objetivos generales y asignar recursos Planificación
• Especificar actividades, • estimar su duración, • asignar recursos a cada una, • determinar relaciones de precedencia.
Programación
• Supervisión, seguimiento Control
Todos somos Administradores de Proyectos, pero no
todos saben como planear y administrar un proyecto
• Proyectos varían en tamaño y alcance:
o Lanzamiento transbordador NASA
o Construir un bote
o Construir un hospital
o Remodelación de un edificio
o Planear una fiesta o boda
o Organizar olimpiadas
o Desarrollar un nuevo software
o Obtener un titulo en Acuicultura
¿Qué es un proyecto?
• Tiene un Objetivo bien identificado.
• Serie tareas o actividades dependientes.
• Cada actividad tiene periodo de duración.
• Se puede identificar actividades que son prerrequisitos
para iniciar otras actividades.
• Utiliza varios recursos.
• Tiene un inicio y un final.
• Tiene un cliente.
• Involucra cierto grado de incertidumbre (riesgo).
¿Qué NO es un proyecto?
• Operaciones en curso:
o No tienen un fin.
o Producen productos similares o idénticos.
• Ejemplos:
o Una compañía de seguros procesa miles de reclamos al día.
o Un cajero atiende a 100 clientes por día.
o Planta de automóviles produce miles de vehículos, del
mismo modelo y con opciones limitadas.
¿Qué es Microsoft Project?
• Es una herramienta que permite planear
sistemáticamente las fases y tareas de un proyecto
• Microsoft Project le permitirá:
o Organizar la lista de actividades en una estructura
jerárquica.
o Asignar recursos y costos a las diferentes actividades.
o Obtener la gráfica de red del proyecto.
o Imprimir una gran variedad de informes.
Definir el proyecto
Herramienta de Planificación, gestión y seguimiento de proyectos • Definición tareas, recursos
• Asignación de recursos a tareas
• Definición de costos
• Resolución de sobreasignaciones
• Seguimiento de proyectos
• Comunicación entre el equipo e informes
¿En que nos ayuda MS Project?
• Es la forma de simplificar las dificultades
durante la planificación, diseño, administración
y evaluación de proyectos es el MS Project.
Recomendaciones al usar Microsoft Project
• La primera actividad consiste en determinar las fechas
de inicio y fin del proyecto así como especificar opciones
del calendario, como días y horas laborales, etc.
• La parte más importante de determinar son las tareas,
las cuales se obtienen a través de un diagrama de
planeación y un WBS (EDT en español), también se
deben considerar los hitos y los recursos.
Recomendaciones al usar Microsoft Project
• Los hitos son puntos clave en la línea del tiempo del
proyecto que sirven de puntos de control. Un hito es una
actividad sin tiempo.
• Lo más difícil de manejar en esta herramienta son las
estimaciones de tareas, hitos y recursos ya que estas
dependen de la problemática del proyecto así como de la
experiencia del administrador del proyecto.
Recomendaciones al usar Microsoft Project
• Los recursos pueden ser distintas índoles:
o Grupos de Personas
o Equipamiento
o Instalaciones
o Costos
• De las tareas la parte más importante es la
vinculación de las tareas.
• La fórmula mágica de la gestión de proyectos es:
o Trabajo = Duración * Unidades.
DIAGRAMA DE GANTT
Diagrama de Gantt
• El Diagrama de Gantt permite identificar la actividad en
que se estará utilizando cada uno de los recursos y la
duración de esa utilización, de tal modo que puedan
evitarse periodos ociosos innecesarios y se dé también al
administrador una visión completa de la utilización de
los recursos que se encuentran bajo su supervisión.
• Su objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto
para diferentes tareas o actividades a lo largo de un
tiempo total determinado.
Diagrama de Gantt
• Creador Henry L. Gantt
• Es una ayuda gráfica creada para poder organizar
las actividades de un proyecto en un horizonte de
tiempo
o representa el tiempo, el eje vertical las tareas, y cada
tarea se representa mediante un bloque rectangular cuya
longitud indica su duración. La posición del bloque en el
diagrama indica el comienzo y fin de la tarea.
Diagrama de Gantt
• En unos ejes de coordenadas se representan las
actividades de un proyecto en forma de barras con la
extensión de su duración.
• En las ordenadas se representan las actividades.
Teniendo en cuenta precedencias.
• En las abscisas el tiempo.
• Sirve para calcular la duración del proyecto y para el
control del mismo.
Diagrama de Gantt
A
B
C
D
E
F
G
H
I
Tiempo 1 2 3 4 5 6 7 8
Diagrama de Gantt
¿Qué es una actividad?
• Las actividades de un proyecto son aquellos trabajos en
que se puede dividir el proyecto.
• Las actividades deben ser:
o Específicas y no generales, es decir buscar el detalle suficiente sin
irnos al demasiado detalle
• Desglose de tareas:
o Cualquier proyecto ha de analizarse y dividirse en tareas manejables
antes de proceder a su planificación y puesta en marcha.
o Una representación de estas tareas consiste en un diagrama de
estructura de descomposición del trabajo (EDT)
Actividades
• Duración de las tareas:
o se puede fijar en meses, semanas, días, horas o
minutos (las siglas respectivas son: ms, s, d, h, m).
¿Que es el EDT?
• Representación estructurada de las tareas
• Las actividades que no aparecen en el EDT están fuera del alcance del
proyecto
• A cada una de las tareas del proyecto se le suele asignar un código único,
que sirve para poder nombrar a esa tarea de una forma más cómoda
Diagrama de Gantt
A
B
C
D
E
F
G
H
I
Tiempo 1 2 3 4 5 6 7 8
Actividades
En la quinta semana
controlamos cómo
va el proyecto,
vemos que hay
actividades
retrasadas y otras
adelantadas sobre lo
previsto terminado
¿Cómo programa Microsoft Project?
• Programa el comienzo y el fin de una tarea teniendo en
cuenta muchos factores, incluidas las dependencias entre
tareas, las delimitaciones y las interrupciones, como días
festivos y vacaciones.
• Lo más importante cada TAREA se programa así:
-->Duración = Trabajo / Esfuerzo del recurso
• Duración: Es la cantidad de tiempo que transcurre antes de que la tarea esté realizada.
• Trabajo: Es el refuerzo necesario durante un período de tiempo para realizar una tarea.
• Esfuerzo de Recurso: Es la cantidad de esfuerzo de los recursos asignados a la tarea y su asignación.
Dependencias entre tareas
• Fin a Comienzo
• Fin a Fin
• Comienzo a Comienzo
• Comienzo a Fin
Tareas Secuenciales
Tareas que comienzan al mismo tiempo
Tareas que finalizan al mismo tiempo
Finalizar tarea sucesora debe comenzar previamente la predecesora
EL CALENDARIO
CALENDARIO
domingo lunes martes miércoles jueves viernes sábado
30 31 01 02 03 04 05
06 07 08 09 10 11 12
13 14 15 16 17 18 19
20 21 22 23 24 25 26
Planeamiento de proyecto, 2 días Análisis de requerimientos, 2 días
Determinación del objetivo, 3 días
Informe de avance, 2 días
Determinación del objetivo, 3 días
Análisis de requerimiento, 2 días
Informe de avance, 2 días Revisión y elaboración del informe, 2 días
Determinación de Requerimientos, 1 día
Ajuste de proyecto, 5 días
Informe de avance, 3 días
CALENDARIO
DIAGRAMA DE PERT
Diagrama de PERT
• La Técnica del P.E.R.T. (Program Evaluation and Review
Technique) es un instrumento diseñado especialmente para la
dirección, permitiéndole planificar, programar y controlar los
recursos de que dispone, con el fin de obtener los resultados
deseados.
• RED P.E.R.T.: Una red PERT es la representación gráfica y
simbólica de las tareas a desarrollar para llevar a buen termino un
fin propuesto.
Visualización de la red del proyecto (DIAGRAMA DE RED) • Muestra las tareas y las dependencias entre tareas en formato de red o
de flujo. Cada tarea se representa con un cuadro (también denominado
nodo) y la línea que une dos cuadros representa la dependencia entre
las dos tareas.
• Puede aplicar cualquiera de los filtros de tareas al Diagrama de red
para mostrar únicamente las tareas que desee ver.
• Para adecuar una vista Diagrama de red a sus necesidades, puede
personalizar su aspecto o crear nuevas versiones personalizadas.
Cuando se guarda el proyecto, la vista personalizada también se guarda
con el proyecto.
DIAGRAMA DE RED (PERT)
USO DE TAREAS
USO DE TAREAS
Id Nombre de tarea Trabajo
1 Planeamiento de proyecto 16 horas
TERESA ABARCA SILVA 16 horas
2 Análisis de requerimientos 16 horas
TERESA ABARCA SILVA 16 horas
3 Determinación del objetivo 24 horas
TERESA ABARCA SILVA 24 horas
4 Formación de grupo de trabajo 16 horas
TERESA ABARCA SILVA 16 horas
5 Análisis de requerimiento 16 horas
TERESA ABARCA SILVA 16 horas
6 Informe de avance 16 horas
TERESA ABARCA SILVA 16 horas
7 Determinación de Requerimientos8 horas
TERESA ABARCA SILVA 8 horas
8 Revisión y elaboración del informe16 horas
TERESA ABARCA SILVA 16 horas
9 Ajuste de proyecto 40 horas
TERESA ABARCA SILVA 40 horas
10 Informe de avance 24 horas
TERESA ABARCA SILVA 24 horas
11 Recopilación de información detallado72 horas
Detalles
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
J V S D L M M
19 mar '00
8h 8h
8h 8h
USO DE TAREAS
CREACIÓN DE INFORMES
CREACIÓN DE INFORMES
• Todos los informes en Project tienen características en común.
• Usted puede imprimir un informe o puede visualizarlo en pantalla.
Conclusiones
• PROJECT nos permite organizar nuestros proyectos,
introduciendo en él lo que antes anotábamos,
esquematizábamos y calculábamos a mano. Nos
aporta una serie de tablas, gráficas y paneles desde
los que podremos introducir todas esas
informaciones recopiladas y tener una visión global
de, por un lado las tareas, por otro lado los recursos
y por otro los costos de los recursos.
• nos resultará fácil alterar cualquiera de los
elementos que intervienen en el proyecto siendo
recalculado de forma automática el proyecto
completo
Conclusiones
• Las fechas se actualizan también de forma
automática solo con modificar una
duración, establecer una delimitación o bien
una demora. De los tiempos y plazos
podemos hacer sencillos seguimientos.
• En suma, este programa, que además
mantiene la filosofía de trabajo del resto de
las aplicaciones Microsoft que quizás
conozcamos (Word, Excel, Access,
Powerpoint, Internet Explorer, Visio, etc.)
Gracias por su atención
Ing. Robert Ojeda
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