Planificación y Gestión de Proyectos con MS Project

Ing. Robert Ojeda

La Administración de Proyectos

• Proceso de Planear, Organizar y

Administrar Tareas y Recursos para

alcanzar un objetivo concreto, generalmente

con delimitaciones de Tiempo, Recursos o

Costo.

• La administración de proyectos sirve para

aprovechar de mejor manera recursos

críticos cuando están limitados en cantidad

y/o tiempo de disponibilidad.

• Los proyectos se usan a menudo como un

medio para lograr el plan estratégico de la

Organización.

TRIANGULO DEL PROYECTO

El Triangulo Del Proyecto es un conjunto de actividades

planificadas, ejecutadas y supervisadas que con recursos finitos

tiene como objeto crear un producto o servicio. En el triángulo

del proyecto intervienen tres factores fundamentales, los cuales

interactúan entre sí, y de acuerdo al desempeño de cada factor

influirá en el desempeño del resto. Tenemos:

• El tiempo

• El costo

• El Ámbito

TRIANGULO DEL PROYECTO

El Tiempo

• El proyecto está sujeto al tiempo, a una duración. La

mayoría de los proyectos tienen una fecha límite en donde

el proyecto deberá estar concluido.

• Además, el proyecto posiblemente disponga de una serie

de hitos intermedios (o puntos intermedios de control) por

cumplir en cuanto a fechas.

El ámbito

• Es el conjunto de características, funciones,

especificaciones y calidad final que tiene el producto una

vez terminado.

• El ámbito viene definido por las tareas a realizar, las tareas

a su vez se dividen en fases.

• Las tareas se definen en jerarquías. Unas tareas deben

comenzar al terminar otras, otras pueden iniciarse al

mismo tiempo.

El Coste

• Son todos los recursos para llevar a cabo un proyecto tales

como las personas, el equipamiento materiales o cualquier

insumo que requiera recursos financieros.

• El Coste puede ser humano (un pintor), de equipamiento

(un computador), de material (hojas, tinta), de

instalaciones (alquiler de un ambiente). Estos costos se

traducen en presupuesto económico.

Análisis del triángulo del proyecto

1. Si la duración del proyecto disminuye, podría ser

necesario aumentar el presupuesto ya que serán

necesarios mas recursos para realizar el mismo trabajo en

menor tiempo. Si no se puede incrementar el

presupuesto, podría ser necesario reducir el alcance de un

proyecto puesto que no se puede hacer todo el proyecto

en menor tiempo.

Análisis del triángulo del proyecto

2. Si el presupuesto del proyecto se reduce, puede que sea

necesario disponer de mas tiempo ya que no se puede

contar con tantos recursos como es preciso. Si no se

puede aumentar el tiempo, puede que sea forzoso reducir

el alcance del proyecto ya que son menos recursos y no se

puede cumplir con todo el trabajo previsto en el tiempo

dispuesto.

Análisis del triángulo del proyecto

3. Si el alcance del proyecto aumenta, puede ser necesario

más tiempo y/o más recursos para realizar el trabajo

adicional. La variación del alcance puede resultar

perjudicial si el administrador de proyectos no reconoce y

planifica los nuevos requerimientos.

PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS

• Fijar objetivos generales y asignar recursos Planificación

• Especificar actividades, • estimar su duración, • asignar recursos a cada una, • determinar relaciones de precedencia.

Programación

• Supervisión, seguimiento Control

Todos somos Administradores de Proyectos, pero no

todos saben como planear y administrar un proyecto

• Proyectos varían en tamaño y alcance:

o Lanzamiento transbordador NASA

o Construir un bote

o Construir un hospital

o Remodelación de un edificio

o Planear una fiesta o boda

o Organizar olimpiadas

o Desarrollar un nuevo software

o Obtener un titulo en Acuicultura

¿Qué es un proyecto?

• Tiene un Objetivo bien identificado.

• Serie tareas o actividades dependientes.

• Cada actividad tiene periodo de duración.

• Se puede identificar actividades que son prerrequisitos

para iniciar otras actividades.

• Utiliza varios recursos.

• Tiene un inicio y un final.

• Tiene un cliente.

• Involucra cierto grado de incertidumbre (riesgo).

¿Qué NO es un proyecto?

• Operaciones en curso:

o No tienen un fin.

o Producen productos similares o idénticos.

• Ejemplos:

o Una compañía de seguros procesa miles de reclamos al día.

o Un cajero atiende a 100 clientes por día.

o Planta de automóviles produce miles de vehículos, del

mismo modelo y con opciones limitadas.

¿Qué es Microsoft Project?

• Es una herramienta que permite planear

sistemáticamente las fases y tareas de un proyecto

• Microsoft Project le permitirá:

o Organizar la lista de actividades en una estructura

jerárquica.

o Asignar recursos y costos a las diferentes actividades.

o Obtener la gráfica de red del proyecto.

o Imprimir una gran variedad de informes.

Definir el proyecto

Herramienta de Planificación, gestión y seguimiento de proyectos • Definición tareas, recursos

• Asignación de recursos a tareas

• Definición de costos

• Resolución de sobreasignaciones

• Seguimiento de proyectos

• Comunicación entre el equipo e informes

¿En que nos ayuda MS Project?

• Es la forma de simplificar las dificultades

durante la planificación, diseño, administración

y evaluación de proyectos es el MS Project.

Recomendaciones al usar Microsoft Project

• La primera actividad consiste en determinar las fechas

de inicio y fin del proyecto así como especificar opciones

del calendario, como días y horas laborales, etc.

• La parte más importante de determinar son las tareas,

las cuales se obtienen a través de un diagrama de

planeación y un WBS (EDT en español), también se

deben considerar los hitos y los recursos.

Recomendaciones al usar Microsoft Project

• Los hitos son puntos clave en la línea del tiempo del

proyecto que sirven de puntos de control. Un hito es una

actividad sin tiempo.

• Lo más difícil de manejar en esta herramienta son las

estimaciones de tareas, hitos y recursos ya que estas

dependen de la problemática del proyecto así como de la

experiencia del administrador del proyecto.

Recomendaciones al usar Microsoft Project

• Los recursos pueden ser distintas índoles:

o Grupos de Personas

o Equipamiento

o Instalaciones

o Costos

• De las tareas la parte más importante es la

vinculación de las tareas.

• La fórmula mágica de la gestión de proyectos es:

o Trabajo = Duración * Unidades.

DIAGRAMA DE GANTT

Diagrama de Gantt

• El Diagrama de Gantt permite identificar la actividad en

que se estará utilizando cada uno de los recursos y la

duración de esa utilización, de tal modo que puedan

evitarse periodos ociosos innecesarios y se dé también al

administrador una visión completa de la utilización de

los recursos que se encuentran bajo su supervisión.

• Su objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto

para diferentes tareas o actividades a lo largo de un

tiempo total determinado.

Diagrama de Gantt

• Creador Henry L. Gantt

• Es una ayuda gráfica creada para poder organizar

las actividades de un proyecto en un horizonte de

tiempo

o representa el tiempo, el eje vertical las tareas, y cada

tarea se representa mediante un bloque rectangular cuya

longitud indica su duración. La posición del bloque en el

diagrama indica el comienzo y fin de la tarea.

Diagrama de Gantt

• En unos ejes de coordenadas se representan las

actividades de un proyecto en forma de barras con la

extensión de su duración.

• En las ordenadas se representan las actividades.

Teniendo en cuenta precedencias.

• En las abscisas el tiempo.

• Sirve para calcular la duración del proyecto y para el

control del mismo.

Diagrama de Gantt

A

B

C

D

E

F

G

H

I

Tiempo 1 2 3 4 5 6 7 8

Diagrama de Gantt

Diagrama de Gantt

¿Qué es una actividad?

• Las actividades de un proyecto son aquellos trabajos en

que se puede dividir el proyecto.

• Las actividades deben ser:

o Específicas y no generales, es decir buscar el detalle suficiente sin

irnos al demasiado detalle

• Desglose de tareas:

o Cualquier proyecto ha de analizarse y dividirse en tareas manejables

antes de proceder a su planificación y puesta en marcha.

o Una representación de estas tareas consiste en un diagrama de

estructura de descomposición del trabajo (EDT)

Actividades

• Duración de las tareas:

o se puede fijar en meses, semanas, días, horas o

minutos (las siglas respectivas son: ms, s, d, h, m).

¿Que es el EDT?

• Representación estructurada de las tareas

• Las actividades que no aparecen en el EDT están fuera del alcance del

proyecto

• A cada una de las tareas del proyecto se le suele asignar un código único,

que sirve para poder nombrar a esa tarea de una forma más cómoda

Diagrama de Gantt

A

B

C

D

E

F

G

H

I

Tiempo 1 2 3 4 5 6 7 8

Actividades

En la quinta semana

controlamos cómo

va el proyecto,

vemos que hay

actividades

retrasadas y otras

adelantadas sobre lo

previsto terminado

¿Cómo programa Microsoft Project?

• Programa el comienzo y el fin de una tarea teniendo en

cuenta muchos factores, incluidas las dependencias entre

tareas, las delimitaciones y las interrupciones, como días

festivos y vacaciones.

• Lo más importante cada TAREA se programa así:

-->Duración = Trabajo / Esfuerzo del recurso

• Duración: Es la cantidad de tiempo que transcurre antes de que la tarea esté realizada.

• Trabajo: Es el refuerzo necesario durante un período de tiempo para realizar una tarea.

• Esfuerzo de Recurso: Es la cantidad de esfuerzo de los recursos asignados a la tarea y su asignación.

Dependencias entre tareas

• Fin a Comienzo

• Fin a Fin

• Comienzo a Comienzo

• Comienzo a Fin

Tareas Secuenciales

Tareas que comienzan al mismo tiempo

Tareas que finalizan al mismo tiempo

Finalizar tarea sucesora debe comenzar previamente la predecesora

EL CALENDARIO

CALENDARIO

domingo lunes martes miércoles jueves viernes sábado

30 31 01 02 03 04 05

06 07 08 09 10 11 12

13 14 15 16 17 18 19

20 21 22 23 24 25 26

Planeamiento de proyecto, 2 días Análisis de requerimientos, 2 días

Determinación del objetivo, 3 días

Informe de avance, 2 días

Determinación del objetivo, 3 días

Análisis de requerimiento, 2 días

Informe de avance, 2 días Revisión y elaboración del informe, 2 días

Determinación de Requerimientos, 1 día

Ajuste de proyecto, 5 días

Informe de avance, 3 días

CALENDARIO

DIAGRAMA DE PERT

Diagrama de PERT

• La Técnica del P.E.R.T. (Program Evaluation and Review

Technique) es un instrumento diseñado especialmente para la

dirección, permitiéndole planificar, programar y controlar los

recursos de que dispone, con el fin de obtener los resultados

deseados.

• RED P.E.R.T.: Una red PERT es la representación gráfica y

simbólica de las tareas a desarrollar para llevar a buen termino un

fin propuesto.

Visualización de la red del proyecto (DIAGRAMA DE RED) • Muestra las tareas y las dependencias entre tareas en formato de red o

de flujo. Cada tarea se representa con un cuadro (también denominado

nodo) y la línea que une dos cuadros representa la dependencia entre

las dos tareas.

• Puede aplicar cualquiera de los filtros de tareas al Diagrama de red

para mostrar únicamente las tareas que desee ver.

• Para adecuar una vista Diagrama de red a sus necesidades, puede

personalizar su aspecto o crear nuevas versiones personalizadas.

Cuando se guarda el proyecto, la vista personalizada también se guarda

con el proyecto.

DIAGRAMA DE RED (PERT)

USO DE TAREAS

USO DE TAREAS

Id Nombre de tarea Trabajo

1 Planeamiento de proyecto 16 horas

TERESA ABARCA SILVA 16 horas

2 Análisis de requerimientos 16 horas

TERESA ABARCA SILVA 16 horas

3 Determinación del objetivo 24 horas

TERESA ABARCA SILVA 24 horas

4 Formación de grupo de trabajo 16 horas

TERESA ABARCA SILVA 16 horas

5 Análisis de requerimiento 16 horas

TERESA ABARCA SILVA 16 horas

6 Informe de avance 16 horas

TERESA ABARCA SILVA 16 horas

7 Determinación de Requerimientos8 horas

TERESA ABARCA SILVA 8 horas

8 Revisión y elaboración del informe16 horas

TERESA ABARCA SILVA 16 horas

9 Ajuste de proyecto 40 horas

TERESA ABARCA SILVA 40 horas

10 Informe de avance 24 horas

TERESA ABARCA SILVA 24 horas

11 Recopilación de información detallado72 horas

Detalles

Trab.

Trab.

Trab.

Trab.

Trab.

Trab.

Trab.

Trab.

Trab.

Trab.

Trab.

Trab.

Trab.

Trab.

Trab.

Trab.

Trab.

Trab.

Trab.

Trab.

Trab.

J V S D L M M

19 mar '00

8h 8h

8h 8h

USO DE TAREAS

CREACIÓN DE INFORMES

CREACIÓN DE INFORMES

• Todos los informes en Project tienen características en común.

• Usted puede imprimir un informe o puede visualizarlo en pantalla.

Conclusiones

• PROJECT nos permite organizar nuestros proyectos,

introduciendo en él lo que antes anotábamos,

esquematizábamos y calculábamos a mano. Nos

aporta una serie de tablas, gráficas y paneles desde

los que podremos introducir todas esas

informaciones recopiladas y tener una visión global

de, por un lado las tareas, por otro lado los recursos

y por otro los costos de los recursos.

• nos resultará fácil alterar cualquiera de los

elementos que intervienen en el proyecto siendo

recalculado de forma automática el proyecto

completo

Conclusiones

• Las fechas se actualizan también de forma

automática solo con modificar una

duración, establecer una delimitación o bien

una demora. De los tiempos y plazos

podemos hacer sencillos seguimientos.

• En suma, este programa, que además

mantiene la filosofía de trabajo del resto de

las aplicaciones Microsoft que quizás

conozcamos (Word, Excel, Access,

Powerpoint, Internet Explorer, Visio, etc.)

Gracias por su atención

Ing. Robert Ojeda