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Gestion des risques
pré-analytiques en laboratoire
de Biologie Médicale
multi-sites accrédité
Philippe CHATRON Biologiste médical
GEN-BIO Clermont Ferrand
Académie Nationale de Pharmacie 17 septembre 2014
Processus pré-analytique simplifié pour un patient externe
Technique Administratif Technique
Exigences
Prélèvement
Identification
Préparation
Logistique 1
Déballage
Conformité
Enregistrement
Etiquetage
Tri
Centrifugation
Aliquotage
Sérothèquage
Logistique 2 ?
But de la maîtrise de la phase pré-analytique
Eviter la dégradation de l’échantillon primaire depuis le
prélèvement jusqu’à la mise à disposition des techniciens
responsables de la phase analytique.
Préserver la qualité du résultat de l’analyse ultérieure
Maîtriser les incertitudes de mesure.
Référentiels ou guides pris en compte
Norme NF-EN ISO 15189:2012 Laboratoires de biologie médicale
Exigences concernant la qualité et la compétence
SH GTA 14: Evaluation des incertitudes de mesure en Biologie Médicale
SH GTA 01: guide technique d’accréditation en Biologie Médicale
Guide des examens du laboratoire XXX
Publications pré-analytiques
ADR du 1er janvier 1996 (mis à jour le 02/09/2011): transport de matières
biologiques par route – catégorie B - 3373 – Classe 6.2 (matières infectieuses)
Clermont-Ferrand
AUVERGNE
GEN-BIO
4 500 à 5 000 dossiers / j sur 20 sites – 153 M de B
350 salariés – 33 biologistes (dont 27 associés)
Accrédité ISO15189 depuis 2006 (N°8-1736 sur www.cofrac.fr)
Eloignement
des sites
145 kms
75 minutes
Maximum:
Plateau technique
Site clinique
Site de prélèvement
20 kms Echelle
:
3 secteurs de traitement de 1ère intention
10 kms Echelle
:
Eloignement
des sites
40 kms
30 minutes
Maximum:
Plateau technique
Site clinique
Site de prélèvement
Filiale (40%)
Secteur Clermont-Ferrand
Méthodologie de
l’analyse de risques
Participants à cette recherche de risques
Technicien plateau technique
Technicien site périphérique
Technicien « envois extérieurs »
Secrétaire d’enregistrement de dossiers
Coursier inter-labo
Coursier « tournées »
Biologiste site périphérique
Biologiste plateau technique
Qualiticien
Tous les métiers impliqués – Toutes les idées sont bonnes
Méthode (Organisation)
Matériel Mesures (indicateurs)
Management
Milieu (Environnement)
Main d’œuvre (Intervenants)
Matière (Documents)
Dossier conforme
pour l’analyse
Conditions
environnementales
mal maitrisées Formation insuffisante
Erreur de vérification
Mauvaise gestion des flux
Mauvaise logistique
Manque de sécurisation
Absence de prise en
compte de renseignements
Zones de déballage
trop exigües
Enceintes embarquées
non adaptées
Coffret non conforme
Panne sonde / logiciel de mesure Guide examens non à jour
Mauvaise version
des documents
Pb véhicule ou enceintes
embarquées
Manque de documents
Température non conforme
Délai acheminement
dépassé
Erreur de tube
Non respect de
la feuille de route
Non transmission infos
Non prise en compte des
spécificités (tous ordres)
Conditions de dépôt des
coffrets non adaptées
Nombre de
réclamations justifiées
Présentation des risques par la méthode d’Ishikawa (7M)
Hiérarchisation des risques par la méthode AMDEC
Plan d’actions – Evaluation à 3 mois (fin AMDEC) - Validation
2/21
Principaux risques liés au multi-sites
Logistique: réduire le temps de transport des échantillons
Dimensionnement des enceintes de transport, des structures de
déballage et d’accueil de dossiers des plateaux techniques.
Gestion des flux
entre les sites: traçabilité délais et températures disponible
pour la validation technique des examens
sur le plateau technique: maitriser les délais (TAT) en évitant
les ruptures de flux
Traçabilité – Evaluation régulière
Amélioration continue
Multi-sites et accréditation ISO
Amélioration continue des pratiques professionnelles
Mise en place de solutions adaptées gérées par des professionnels
non biologistes (logisticiens, qualiticiens, informaticiens,…)
Outils inaccessibles pour les « anciens » laboratoires: véhicules,
avec enceintes et métrologie embarquée, logiciels de colisage.
Réorganisation des « tournées » vers le site le plus proche:
réduction des délais de prise en charge des échantillons
Amélioration de l’attention apportée au pré-analytique dans les
sites non techniques: traçabilité, maîtrise des délais,…
Formation continue professionnalisée.
Avantages pour le pré-analytique
Multi-sites et accréditation ISO
Perte de réactivité pour le traitement d’une urgence de ville
Inconvénients majeurs pour le pré-analytique
Perte de réactivité pour le traitement des nombreux prélèvements
qui arrivent directement sur le plateau technique en début d’après-midi
Mise en place de tournées inter-sites avec sites cliniques.
Possibilité d’un coursier dédié ou d’un taxi
Problème majeur pré-existant au multi-sites (tournées + multi-labo)
Mise en place de solutions de gestion de flux, augmentation du nombre
de déballeurs / secrétaires, surdimensionnement de l’analytique et
solutions post-analytiques (édition, transmission électronique des résultats)
Echelle
:
Problème des « tournées » - Indépendant du multi-sites
20 kms
200 kms
4 heures
Maximum:
Plateau technique
Lieux de collecte éloignés
Temps de trajet (Il faut ajouter le délai depuis le prélèvement)
A un degré moindre mais c’est aussi vrai avec l’infirmière en zone urbaine
2 2 2
Pré-analytique: déballage, accueil dossiers, transfert tubes
CONCLUSION (1)
Réelle amélioration de la qualité du résultat rendu au patient
Maitrise des risques pré-analytiques nettement améliorée mais à quel prix !
Nette amélioration du délai moyen de mise à disposition à l’analytique
Logistique et conservation des échantillons + formation coursiers
Mise en place de logiciels de surveillance pour objectiver les non-
conformités relatives et absolues (températures et temps)
Centralisation des données sur l’outil de validation technique (MW)
Optimisation des temps de transport
Tâches de pré-analytique réalisées sur site « distant »: CBU,…
Revue de l’organisation du pré-analytique du plateau technique
CONCLUSION (2)
Une IDE ne peut revenir au laboratoire après chaque prélèvement
Les IDE font leurs tournées d’une manière géographique !
Le laboratoire ne peut pas être partout à la même heure !
La gestion du prélèvement à domicile reste LE problème!
Prescription connectée pour gagner le temps de constitution du dossier
Pré-analytique dans des lieux intermédiaires (centrifugation) – Concurrence !!!
Infirmières qui ne réalisent que des actes de prélèvement (Catalogne) pour
limiter les délais de prise en charge
Axes d’amélioration à moyen terme
Gestion des risques
pré-analytiques en laboratoire
de Biologie Médicale
multi-sites accrédité
Philippe CHATRON Biologiste médical
GEN-BIO Clermont Ferrand
Académie Nationale de Pharmacie 17 septembre 2014
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