FAKTUROWANIE ELEKTRONICZNE W FIRMIE …...Zgodne e-fakturowanie ma na celu zwiększenie...

F AK T U R O W A N I E

E L E K T R O N I C Z N E

W F I R M I E

Z AL A N D O

2 0 1 8 - 1 2 - 0 3

F A K T U R A

2

1. Elektroniczne zaopatrzenie Zalando: Zupply i fakturowanie

7. Dane kontaktowe

3. Rejestracja w Portalu Dostawcy Coupa

4. Tworzenie faktury w CSP

5. Tworzenie noty uznaniowej w CSP

S P I S T R E Ś C I

6. Tworzenie faktury za pomocą SAN

2. Sposoby fakturowania elektronicznego w firmie

Zalando

3

Zupply to narzędzie dla wszystkich w Zalando, które

łączy nasze procesy zakupowe. W związku z tym

Zupply umożliwia wszystkim użytkownikom Zalando

zamówienie zgodne z naszą Polityką.

Po tym jak Zalando wyśle zamówienie, Ty jako nasz

partner biznesowy otrzymujesz to zamówienie przez

e-mail, CSP lub cXML. Aby zapewnić płynność

procesu, chcemy teraz włączyć dla Ciebie funkcję

zgodnego e-fakturowania.

WZROST

PRAWNA

ZGODNOŚĆ

PRAWNA

ZGODNOŚĆ

PROCESÓW

FUNKCJA

CENTRALN

A

DEFINICJA

Zgodne e-fakturowanie to bezpieczna i łatwa elektroniczna metoda

fakturowania, która zapewnia kontrolę zgodności (zgodnie z art. 14 ust. 4, 14a

Ustawy o podatku VAT).

JAKI JEST

NASZ CEL?

Zgodne e-fakturowanie ma na celu zwiększenie automatyzacji w zakresie

obsługi faktur, przyspieszenie kosztów i czasu przetwarzania oraz tworzenie

faktur wyłącznie na podstawie udostępnionych danych i wyraźnej zgody

użytkownika.

JAKIEGO

KANAŁU

MOŻNA

UŻYW AĆ?

• CSP (Coupa Supplier Portal )

• SAN (Supplier Actionable Notif ication)

• cXML (generowanie faktury przez kod)

JAKIE SĄ

TW OJE

KORZYŚCI?

• Gwarantowany transfer faktury w ciągu k i lku sekund

• W iększe bezpieczeństwo procesu fakturowania

• Minimalizacja nieprawidłowych faktur (np. wstępne sprawdzenie informacji

podatkowych

• Dokumentacja zgodna z prawem (dokument PDF z cyfrowym podpisem)

• Przejrzystość w stosunku do aktualnego stanu faktury w CSP

• Elektroniczny kanał komunikacji dla pytań dotyczących faktury

• Tworzenie faktury wyłącznie na podstawie udostępnionych danych i Twojej

wyraźnej zgody

C Z Y M J E S T E L E K T R O N I C Z N E F AK T U R O W A N I E ?E L E K T R O N I C Z N E Z AO P A T R Z E N I E

Z AL A N D O : Z U P P L Y

4

D O S T A W C A

1 ) C o u p a s u p p l i e r

p o r t a l ( C S P )

2 ) S u p p l i e r

A c t i o n a b l e

N o t i f i c a t i o n

( S A N )

3 ) c XML

Z G O D N E E - F AK T U R O W AN I E : S P O S O B Y F AK T U R O W AN I A

Dost ępne od 12 / 2018

O bec nie wd r aż ane

1) Coupa Supplier Portal (CSP)

• Wygodny i przyjazny dla użytkownika dostęp do wszystkich faktur

• Transfer danych zamówienia do danych faktury (PO -Flip)

• Przegląd statusu i przejrzystość Twoich faktur

• Jednorazowa, darmowa konieczność rejestracji

Zalecane: dla partnerów biznesowych, którzy przesyłają nam więcej niż jedną

fakturę w tygodniu

2) Supplier Actionable Notification (SAN)

• Tworzenie faktury bezpośrednio w otrzymanym na pocztę zamówieniu od

Zalando

• Nie wymaga rejestracji

• e- faktura utworzona jednym kl iknięciem przycisku Utwórz fakturę w wiadomości

z zamówieniem od Zalando

Zalecane: dla partnerów biznesowych, którzy przesyłają nam faktury

sporadycznie i nie chcą rejestrować się do CSP

3) cXML

• Bezpośrednie połączenie elektroniczne, które umożliwia automatyczną

elektroniczną wymianę danych faktur.

Zalecane: dla strategicznych partnerów biznesowych, którzy przesyłają nam

ponad 100 faktur miesięcznie. Istnieje możliwość zintegrowania swoich

systemów wstępnych.

5

R E J E S T R AC J A W C O U P A S U P P L I E R P O R T AL

Na życzenie otrzymasz

indywidualne zaproszenie pocztą

elektroniczną. W dolnej części tej

wiadomości e-mail z zaproszeniem

znajduje się link do potwierdzenia

rejestracji. Kliknij podany link, aby

zalogować się do CSP.

Rejestracja

6

Link rejestracyjny przekieruje Cię

bezpośrednio do maski logowania

w Coupa Supplier Portal

Proszę wypełnić wszystkie

obowiązkowe pola oznaczone

gwiazdką, zaznaczyć pole, aby

zaakceptować politykę prywatności

i warunki użytkowania.

Na końcu kliknij przycisk „Prześlij”,

aby się zalogować i kontynuować.

Rejestracja Logowanie

R E J E S T R AC J A W C O U P A S U P P L I E R P O R T AL

7

R E J E S T R AC J A W C O U P A S U P P L I E R P O R T AL

Po pomyślnej rejestracji w CSP

musisz utworzyć profil „Podmiot

prawny” w zakładce „Administrator”:

1. Przejdź do zakładki

„Administrator”

2. Kliknij „Konfiguracja faktur

elektronicznych”

3. Utwórz nowy podmiot prawny,

klikając „Dodaj podmiot prawny”

Rejestracja LogowanieTwoje

dane

firmy

8

R E J E S T R AC J A W C O U P A S U P P L I E R P O R T AL

Rejestracja LogowanieTwoje

dane

firmy

1. Uzupełnij informacje w

całości i kliknij „Kontynuuj”.

9

R E J E S T R AC J A W C O U P A S U P P L I E R P O R T AL

Rejestracja LogowanieTwoje

dane

firmy

2. Teraz uzupełnij pozostałe

informacje, a następnie kliknij

poniżej „Zapisz i kontynuuj”.

10

R E J E S T R AC J A W C O U P A S U P P L I E R P O R T AL

Rejestracja LogowanieTwoje

dane

firmy

11

R E J E S T R AC J A W C O U P A S U P P L I E R P O R T AL

Proszę podać aktualne dane bankowe,

które zostaną wykorzystane przez

Zalando w procesie fakturowania.

Twoje dane

bankowe Rejestracja Logowanie

Twoje

dane

firmy

12

T W O R Z E N I E F AK T U R Y W C O U P A S U P P L I E R P O R T AL

Po otrzymaniu

zamówienia

możesz je

wyświetlić i

zarządzać w oknie

w prawym górnym

rogu, klikając

„Powiadomienia”.

Zobacz

zamówienia

13

1. Opcja menu „ Zamówienia” pokaże historię Twoich zamówień, na podstawie których możesz tworzyć faktury.

Kliknij na zamówienie zakupu lub przycisk „Utwórz fakturę” jak na poniższym obrazku.

T W O R Z E N I E F AK T U R Y W C O U P A S U P P L I E R P O R T AL

Zobacz

zamówienia

Utwórz

fakturę

14

Proszę wypełnić obowiązkowe

pola oznaczone gwiazdką i wybrać

„okres obsługi”.

Podaj także warunki wcześniejszej

płatności. W przypadku braku

takich warunków, wprowadź „ND-

nie dotyczy”

Zobacz

zamówienia

Utwórz

fakturę

T W O R Z E N I E F AK T U R Y W C O U P A S U P P L I E R P O R T AL

Szczegóły

faktury

15

Wpisz następujące atrybuty i sprawdź

wstępnie wypełnione pola.

Za pomocą czerwonego krzyżyka

możesz usunąć niepotrzebne wiersze.

Ilość można dostosować za pomocą

pola „Ilość”. Dzięki tej opcji można

utworzyć rachunek częściowy.

Sprawdź również kwotę podatku VAT

i wybierz prawidłową stawkę podatku.

Zobacz

zamówienia

Utwórz

fakturę

T W O R Z E N I E F AK T U R Y W C O U P A S U P P L I E R P O R T AL

Szczegóły

faktury

Sprawdzenie

kodu

podatkowego

16

Po sprawdzeniu i wybraniu wszystkich pozycji

naciśnij „Zgloś”.

Przycisk „Oblicz” daje możliwość obliczenia

całkowitej wartości.

Zobacz

zamówienia

Utwórz

fakturę

T W O R Z E N I E F AK T U R Y W C O U P A S U P P L I E R P O R T AL

Szczegóły

faktury

Sprawdzenie

kodu

podatkowego

Prześlij

fakturę

17

Po zakończeniu edycji

faktury kliknij „Wyślij

fakturę”, aby

przetransferować ją do

Zalando.

Jeśli nie chcesz jeszcze

przesłać faktury, możesz

kontynuować edycję

faktury, klikając

„Kontynuuj edytowanie”.

Zobacz

zamówienia

Utwórz

fakturę

T W O R Z E N I E F AK T U R Y W C O U P A S U P P L I E R P O R T AL

Szczegóły

faktury

Sprawdzenie

kodu

podatkowego

Prześlij

fakturę

Edytuj

fakturę

18

Na pasku menu wybierz „Faktury” i teraz zobaczysz wszystkie faktury, a także odpowiedni status faktury.

Zobacz

zamówienia

Utwórz

fakturę

T W O R Z E N I E F AK T U R Y W C O U P A S U P P L I E R P O R T AL

Szczegóły

faktury

Sprawdzenie

kodu

podatkowego

Prześlij

fakturę

Edytuj

fakturę

Status

faktury

19

T W O R Z E N I E N O T Y U Z N AN I O W E J W C O U P A S U P P L I E R P O R T AL

W CSP przejdź do

paska menu i wybierz

„Faktury”. Tutaj możesz

zobaczyć status

poszczególnych faktur,

a także przycisk „Nota

uznaniowa”.

Zobacz

faktury

20

Przycisk „Nota uznaniowa” automatycznie otworzy okno „Nota uznaniowa”. Tutaj wybierz jeden z

dwóch powodów utworzenia noty W tym przykładzie należy wybrać pierwszą opcję.

Zobacz

faktury

Powód

noty

uznaniowej

T W O R Z E N I E N O T Y U Z N AN I O W E J W C O U P A S U P P L I E R P O R T AL

21

Teraz proszę wybrać fakturę dla noty uznaniowej. W tym przykładzie wybierzemy fakturę „Ly Inv1”.

Zobacz

faktury

Powód

noty

Wybierz

fakturę

T W O R Z E N I E N O T Y U Z N AN I O W E J W C O U P A S U P P L I E R P O R T AL

22

Teraz wybierz, czy chcesz całkowicie lub częściowo zrównoważyć fakturę z notą uznaniową i

kliknij „Utwórz”, aby utworzyć notę uznaniową w ramach wybranych opcji.

Przegląd

faktur

Powód

noty

Wybierz

fakturę

Faktura

bilansująca

T W O R Z E N I E N O T Y U Z N AN I O W E J W C O U P A S U P P L I E R P O R T AL

23

1. Możesz teraz utworzyć

notę uznaniową.

Wpisz następujące

atrybuty i sprawdź

wstępnie wypełnione

pola.

Następnie przewiń w dół,

aby sprawdzić resztę

danych.

Przegląd

faktur

Powód

noty

Wybierz

fakturę

Faktura

bilansująca

Utwórz

notę

uznaniową

T W O R Z E N I E N O T Y U Z N AN I O W E J W C O U P A S U P P L I E R P O R T AL

24

2. Proszę dokładnie

wpisać kwotę kredytu i

wszystkie inne dane, takie

jak stawka VAT.

Przegląd

faktur

Powód

noty

Wybierz

fakturę

Faktura

bilansująca

Utwórz

notę

uznaniową

T W O R Z E N I E N O T Y U Z N AN I O W E J W C O U P A S U P P L I E R P O R T AL

25

Po sprawdzeniu i wybraniu

wszystkich pozycji można

wysłać notę uznaniową za

pomocą przycisku „ Zgloś”.

Tutaj możesz również

zapisać projekt noty

uznaniowej.

Przegląd

faktur

Powód

noty

Wybierz

fakturę

Faktura

bilansująca

Utwórz

notę

uznaniową

Prześlij

notę

uznaniową

T W O R Z E N I E N O T Y U Z N AN I O W E J W C O U P A S U P P L I E R P O R T AL

26

T W O R Z E N I E F AK T U R Y Z A P O M O C Ą S AN

Otwórz

e-mail

zamówienia

Otwórz e-mail zamówienia zakupu i kliknij przycisk „Utwórz fakturę”, aby wygenerować fakturę. Nastąpi

automatyczne przekierowanie na osobną stronę w przeglądarce. Na tej stronie możesz łatwo i cyfrowo

utworzyć fakturę z odpowiedniego zamówienia.

27

T W O R Z E N I E F AK T U R Y Z A P O M O C Ą S AN

1. Jeśli nie podałeś jeszcze

informacji o płatności,

wprowadź informacje o

płatności za pomocą

przycisku „Utwórz nowe

polecenie przekazania”.

Otwórz

e-mail

zamówienia

Dane

płatności

28

T W O R Z E N I E F AK T U R Y Z A P O M O C Ą S AN

2. Wprowadź wszystkie

informacje oznaczone

gwiazdką, a następnie

przewiń w dół, aby

wprowadzić więcej

informacji.

Otwórz

e-mail

zamówienia

Dane

płatności

29

T W O R Z E N I E F AK T U R Y Z A P O M O C Ą S AN

3. Teraz wpisz Twoje pełne

dane bankowe i podatkowe i

kliknij przycisk „Utwórz i

używaj”.

Otwórz

e-mail

zamówienia

Dane

płatności

30

T W O R Z E N I E F AK T U R Y Z A P O M O C Ą S AN

Teraz możesz łatwo utworzyć fakturę.

Utwórz

fakturę

Oto przykład maski

do cyfrowego

tworzenia faktury.

Otwórz

e-mail

zamówienia

Dane

płatności

31

T W O R Z E N I E F AK T U R Y Z A P O M O C Ą S AN

Możesz dodać pole

podatkowe do każdego

wiersza zamówienia,

zaznaczając opcję

„Opodatkowanie na

poziomie wiersza”.

Sprawdzenie

kodu

podatkowego

Utwórz

fakturę

Otwórz

e-mail

zamówienia

Dane

płatności

32

T W O R Z E N I E F AK T U R Y Z A P O M O C Ą S AN

Jeśli wszystkie elementy

zostały sprawdzone i

wybrane, kliknij przycisk

„Prześlij”, aby dokonać

transferu faktury do

Zalando.

Transfer

faktury

Sprawdzenie

kodu

podatkowego

Utwórz

fakturę

Otwórz

e-mail

zamówienia

Dane

płatności

33

T W O R Z E N I E F AK T U R Y Z A P O M O C Ą S AN

Edytuj

fakturę

Po zakończeniu edycji

faktury kliknij „Wyślij

fakturę”, aby

przetransferować ją do

Zalando.

Jeśli nie chcesz jeszcze

przesłać faktury, możesz

kontynuować edycję

faktury, klikając

„Kontynuuj edycję”.

Transfer

faktury

Sprawdzenie

kodu

podatkowego

Utwórz

fakturę

Otwórz

e-mail

zamówienia

Dane

płatności

34

CZY NADAL MASZ PYTANIA?

Jeśli masz pytania, oczekujesz, że do

Ciebie oddzwonimy lub prześlemy

zaproszenie do CSP, prześlij nam e-mail na

adres:

eInvoicing@zalando.de

Lub odwiedź naszą stronę internetową:

https://eprocurement.zalando.com/