Eesti Kutseõppeasutuste Kvaliteediauhind 2007 : Taotlusdokumendi koostamise koolitus

Eesti Kutseõppeasutuste Kvaliteediauhind 2007:

Taotlusdokumendi koostamise koolitus

Tõnu Hein, HeiVäl ConsultingTauno-Jussi Onoper, TJO Konsultatsioonid

Koolituse eesmärk

• anda vastused:– taotlusdokumendi koostamise käigus tekkinud ja – seminari praktiliste tööde käigus taotlusdokumendi

koostamisega tekkivatele küsimustele

• lõppeesmärgiks on tagada korralike taotlusdokumentide ettevalmistamine.

Koolituse ajakava• 10:00 Sissejuhatus. Võtmeteemade ja tulemuste

kirjeldamine• 10:40 Iseseisev töö• 12:10 Lõuna• 13:00 Võimaldajate kordamine 1-3• 13:30 Iseseisev töö• 15:00 Kohvipaus• 15:15 Võimaldajate kordamine 4-5• 15:35 Iseseisev töö• 16:55 Seminari kokkuvõte

Käsitletavad teemad•Millist infot taotlusdokumendis kajastada

–Üldülevaade

–Tulemuste kirjeldamine

–Võimaldajate kirjeldamine

•Küsimused ja vastused

Organisatsiooni piiritlemine

Mis organisatsioonis toimub?

Mis on peamised sisendid ?

Kes on võtme- tarnijad?

Kes on peamised huvipooled? Milline on

väliskeskkond?

Kes on võtmekliendid?

Mis on peamised väljundid?

Mida kirjutada ülevaatesse?• Organisatsiooni selge määratlus

– omanikud (sh otsustamisvabadus organisatsiooni arendamisel), struktuur, töötajate arv, konkurendid/võrdlustähised

• Võtmehuvipooled– kliendid, partnerid, tarnijad, töötajad, reguleerijad

• Ülevaade toodetest ja teenustest– põhilised “tooted/teenused”, arendused

• Segmenteerimine– geograafiline, tooted/teenused, kliendid, töötajad, tarnijad

• Võtmeteemad– sh põhiväärtused

• Organisatsiooni juured– lühiajalugu, kvaliteediteekond

Läbivad võtmeteemad‘Kui ma peaksin iseloomustama oma organisatsiooni, siis millised on 6 võtmesõna?’

Näiteid positiivsetest võtmeteemadest:– lähedased suhted õpilaste ja tööandjatega– kõrge lõpetajatest tööle saanute arv/protsent – pidev areng– uuenduslikkus– töötajate vajadustega arvestamine– ---

Võtmeteemad peaksid läbima kogu taotlusdokumentiVõtmeteemade kooskõla visiooniga

Ülevaade Eesti Juhtimiskvaliteedi auhinna uuendatud taotlusdokumendist

• Sarnase loogika arvestamine aitab ehk koostada parema sisuga taotlusdokumendi ka tänavuse aasta puhul

“Kvalifikatsioonifail”•Leheküljed 1-4: Võtmefaktorid

• Võtmefaktorid on need faktid teie organisatsiooni kohta, mis aitavad assessoreid saada üldisema pildi teie organisatsioonist ja selle strateegilisest kontekstist.

-Võtmefaktorite sisu:- Organisatsiooni eesmärke (missioon ja visioon), seda, millega

organisatsioon tegeleb, kelle jaoks ning tooge välja mõned oma võtmesuhted partnerite või emaorganisatsiooniga.

- Keskkond, milles organisatsioon tegutseb - Organisatsiooni suhted - Konkurentsikeskkond - Millised on organisatsiooni põhilised strateegilised väljakutsed?- Milline on (mida endast kujutab) organisatsiooni toimivuse

parendamise süsteem?

“Kvalifikatsioonifail“•Leheküljed 6-15:

- Organisatsiooni tulemused Eesti Juhtimiskvaliteedi auhinna mudeli iga kriteeriumi kohta (6, 7, 8, 9)

- Nende faktide ja andmete esitamiseks võib kasutada:• diagramme või tabeleid, kus on välja toodud trendid,

eesmärgid ja võrdlused;• graafilisi kujundeid või pilte faktide illustreerimiseks;• teksti, et selgitada esitatud tulemuste ulatust (scope) ning • seoseid asjakohaste lähenemisviisidega (seoseid tulemuste

ja võimaldajate vahel).

Tulemuste kirjeldamine

Tulemuste kriteeriumid

• 6 Klientidega seonduvad tulemused• 7 Töötajatega seonduvad tulemused• 8 Ühiskonnaga seonduvad tulemused• 9 Toimivuse võtmetulemused

Informatsiooni kogumine tulemuste kriteeriumide kohta• Kuidas on omavahel seotud arvamused (6a, 7a)

ja indikaatorid (6b, 7b)?• Miks on valitud just sellised võrdlusandmed

(eelkõige väljaspool oma sektorit tehtud võrdluste puhul)?

• Kuidas on tulemused seotud võimaldajatega (viited eelmistele kriteeriumidele)?

• Segmenteerimine peab vastama eelmistes osades toodule

Tulemuste esitamisest• Tavalisemad puudused:

– Kirjeldatakse lähenemisviise– Puuduvad võrdlused oma eesmärkidega ja väliste

organisatsioonidega– Puudub tulemuste analüüs– Pole toodud välja tulemuste seost võimaldajatega– Andmeid pole segmenteeritud– Pole kasutatud pilte efektiivselt (ühel pildil võib tuua

välja nt. tulemused, trendid, võrdlused oma eesmärkidega ja võrdlused väliste organisatsioonidega ning andmeid võib esitada segmenteeritult)

Hindamismaatriks: tulemused

Skoor

Tulemused 0% 5 10 15 20 25% 30 35 40 45 50% 55 60 65 70 75% 80 85 90 95 100%

Trendid

Tulemused puuduvad või on esitatud anekdootlik

informatsioon

Positiivsed trendid ja/või rahuldavad tulemused

mõnedes valdkondades

Positiivsed trendid ja/või püsivalt head tulemused paljudes valdkondades viimase 3 aasta jooksul

Tugevalt positiivsed trendid ja/või püsivalt suurepärased

tulemused enamikes valdkondades viimase 3 aasta

jooksul

Tugevalt positiivsed trendid ja/või püsivalt suurepärased

tulemused kõikides valdkondades vähemalt viimase 5 aasta jooksul

Võrdlused oma eesmärkidega Tulemused puuduvad või on esitatud anekdootlik

informatsioon

Saavutatud eesmärgid mõnedes valdkondades

Saavutatud eesmärgid paljudes valdkondades

Saavutatud eesmärgid enamikes valdkondades

Suurepärased enamikes valdkondades

Võrdlused teiste organisatsioonidega

–

Tulemused puuduvad või on esitatud anekdootlik

informatsioon

Mõned võrdlused tehtud mõnedes valdkondades

Soodsad võrdlused paljudes valdkondades

Suurepärased enamikes valdkondades ja 'oma klassi

parimad' paljudes valdkondades

Tulemused on põhjustatud lähenemisviisist

–

Tulemused puuduvad või on esitatud anekdootlik

informatsioon

Mõned tulemused Palju tulemusi Enamik tulemusi. Liidripositsioon säilitatud

Kui skoor on <25%, arvestada üksnes trende ja võrdlusi eesmärkidega; kui skoor on >25%, arvestada ka võrdlusi teiste organisatsioonidega ja põhjuslikkust. Results score 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100

Ulatus

0%

Tulemused puuduvad

asjakohastes valdkondades ja tegevustes

25%

Tulemused on esitatud mõnedes asjakohastes

valdkondades ja tegevustes

50%

Tulemused on esitatud paljudes asjakohastes

valdkondades ja tegevustes

75%

Tulemused on esitatud enamikes asjakohastes

valdkondades ja tegevustes

100%

Tulemused on esitatud kõigis asjakohastes valdkondades ja

tegevustes

Ulatuse skoor 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100

SKOOR KOKKU 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100

`

Tulemuste kirjeldamine6. Kliendiga seonduvad

7.Töötajatega seonduvad

8.Ühiskonnaga seonduvad

9.Toimivuse võtmetulemused

6a 6b 7a 7b 8 9a 9b

TRENDID

VÕRDLUSED EESMÄRKIDEGA

VÕRDLUSED TEISTE ORGANISA-TSIOONIDEGA

TULEMUSED ON PÕHJUSTATUD LÄHENEMISVIISIST

ULATUS

§

Iseseisev töö gruppides

Võimaldajate kirjeldamine

Andmete jagamine (näide)

Kriteerium 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Lähenemine/tulemusIga-aastasedtulemusvestlused

+ + P + +Regulaarsedkohtumisedtarnijatega

+ + P

Kliendirahulolu-uuringud

+ + + PP - peaminekriteerium

Kriteerium 1: eestvedamine

• Definitsioon

• Suurepärased liidrid arendavad ja toetavad missiooni ja visiooni saavutamist. Nad arendavad organisatsiooni väärtusi ja süsteeme, mis tagavad jätkusuutliku arengu ja elavad nende järgi. Muutuste protsessis säilitavad nad eesmärgi püsivuse. Kui vaja, suudavad nad muuta organisatsiooni suunda ja inspireerida teisi järgnema.

Informatsiooni kogumine kriteerium 1 kohta• Tooge näiteid kõikide tasandite juhtide kohta• Kuidas juhid oma eestvedamise protsessi üle vaatavad?• Kuidas toimub juhtide isiklik enesehindamine?• Kuidas tegevused/vastuvõetud otsused tuginevad

väärtustele?• Kuidas juhid isiklikult toetavad kvaliteedisüsteemi

arendamist?• Kuidas juhid teevad koostööd partneritega?• Tõendeid avatuse kohta• Kuidas juhid tunnustavad inimesi ja suhtlevad inimestega

(ka mitteformaalselt)?

Kriteerium 2: poliitika ja strateegia• Definitsioon

• Suurepärased organisatsioonid viivad ellu oma missiooni ja visiooni huvipooltele keskenduva strateegia arendamise kaudu, mis arvestab nii turgu kui tegevusvaldkonda. Strateegia elluviimiseks töötatakse välja ja viiakse ellu kogu organisatsiooni jaoks poliitikad, plaanid, eesmärgid ja protsessid.

Informatsiooni kogumine kriteerium 2 kohta• Too näiteid, kuidas on info kogumise protsessi muudetud• Too näiteid, kuidas on liigse info kogumisest loobutud• Põhjenda informatsiooni kogumist• Kuidas andmetest saab informatsioon ja informatsioonist

strateegia?• Kirjelda stsenaariume, millest on saanud reaalsus• Võtmeprotsesside määratlemine ja vastutuse jagamine• Nii teadlikkuse kui arusaamise hindamine• Too näiteid konkreetsete poliitikate ja strateegiate kohta

Kriteerium 3: töötajad• Definitsioon

• Suurepärased organisatsioonid juhivad ja arendavad oma töötajaid ning vallandavad nende kogupotentsiaali nii üksikisiku, meeskonna kui ka organisatsiooni tasandil. Nad väärtustavad õiglust ja võrdsust ning kaasavad ja volitavad oma töötajaid. Nad hoolivad inimestest, suhtlevad ja tunnustavad neid viisil, mis motiveerib töötajaid ja loob pühendumuse kasutada oma oskusi ja teadmisi organisatsiooni edendamiseks.

Informatsiooni kogumine kriteerium 3 kohta• Kuidas personalipoliitika ja –strateegia tulenevad arengukavast?• Kuidas saavutatakse tasakaal üksikisiku ja organisatsiooni

tulevikuvajaduste vahel?• Tõendeid personalipoliitika ja lähenemisviiside ülevaatuse kohta• Seosed töötajate tagasiside ja muudatuste vahel• Hindamis- ja tunnustussüsteemi vahelised seosed• Volitamise põhimõtete selge kirjeldamine• Kommunikatsioonistrateegia kirjeldus, mitte ainult vahendite

loetelu• Soodustuste tegemise põhimõtted• Kuidas tunnustussüsteemi hoitakse ajakohasena

Hindamismaatriks: võimaldajad

Skoor

Lähenemisviis 0% 5 10 15 20 25% 30 35 40 45 50% 55 60 65 70 75% 80 85 90 95 100%

Põhjendatud lähenemisviis

Tõendid puuduvad või on anekdootlikud

Mõned tõendid Tõendid Selged tõendid Laiaulatuslikud tõendid

Süstemaatiline ja vajadusel ennetav

Tõendid puuduvad või on anekdootlikud

Mõned tõendid Tõendid Selged tõendid Laiaulatuslikud tõendid

Ülevaatus Tõendid puuduvad või on anekdootlikud

Juhuslik ülevaatus Äritegevuse efektiivsuse regulaarne ülevaatus

Selged tõendid äritegevuse efektiivsuse regulaarsest

ülevaatusest

Selged tõendid äritegevuse efektiivsuse parenemisest

regulaarsete ülevaatuste tõttu

Integreeritus Tõendid puuduvad või on anekdootlikud

Mõned tõendid integreeritusest tavapärasesse

tegevusse

Tõendid integreeritusest tavapärasesse tegevusse

Selged tõendid integreeritusest tavapärasesse

tegevusse

Lähenmisviis on täielikult integreeritud tavapärasesse

tegevusse. 'Rollimudel'

Lähenemisviisi skoor 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100

Rakendatus, arevstades kõiki asjakohaseid valdkondi ja tegevusi

0%

Väheefektiivne rakendamine

25%

Rakendatud umbes 1/4 kogupotentsiaalist

50%

Rakendatud umbes 1/2 kogupotentsiaalist

75%

Rakendatud umbes 3/4 kogupotentsiaalist

100%

Kogupotentsiaal rakendatud

Rakendatuse skoor 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100

SKOOR KOKKU 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100

Võimaldajate kirjeldamine1.Eest-vedamine

2.Poliitika ja strateegia

3.

Töötajad

4.Partnerlus ja ressursid 5.Kvaliteedijuhtimis-süsteem ja protsessid

1a 1b 2a 2b 2c 3a 3b 4a 4b 4c 4d 5a 5b 5c 5d

PÕHJENDATUD LÄHENEMISVIIS

SÜSTEMAATILINE JA ENNETAV

ÜLEVAATUS

INTEGREERITUS

RAKENDATUS

NÄITED

PÕHJUS-TAGAJÄRG SEOS

MÕJU TULEMUSTELE

INNOVATSIOON JA ÕPPIMINE

§

Ülevaade Eesti Juhtimiskvaliteedi auhinna uuendatud taotlusdokumendist

• Sarnase loogika arvestamine aitab ehk koostada parema sisuga taotlusdokumendi ka tänavuse aasta puhul

“Võimaldajate kaart”

• Võimaldajate kaardi otstarve on:- anda assessorite meeskonnale ülevaate teie

lähenemisviisidest ning sellest, kuidas nad lähevad kokku Eesti Juhtimiskvaliteedi auhinna mudeli võimaldajate kriteeriumitega (1a kuni 5e);

- olla sisendiks ning dokumendiks, millele viidata teie organisatsiooni tippjuhtidega kohtumiseks ettevalmistamisel,

- tagada, et organisatsiooni kõik juhtimissüsteemi elemendid on arvesse võetud.

“Võimaldajate kaart”– Kasutage teile sobivat struktuuri– Oluline on, et 4 alljärgnevat elementi oleks kajastatud

dokumendis:– Ülevaade teie lähenemisviisidest ja projektidest või initsiatiividest,

selliste nimetustega, mida kasutate sise- ja/või väliskommunikatsiooni käigus.

– Kuidas need lähenemisviisid vastavad Eesti Kutsekoolide kvaliteediauhinna võimaldajate kriteeriumidele, kas kriteeriumi (1-5) või allkriteeriumi (1a-5d) tasandil;

– Kuidas nad mõjutavad kvalifikatsioonifailis esitatud tulemusi. Vajadusel võib selles failis viidata spetsiifilistele tunnustele või tulemustele.

– Viited tõendusmaterjalidele, millega assessorite meeskond võib tutvuda organisatsiooni külastuse käigus. Kasutage sõnastust ja terminoloogiat, mida pruugite igapäevases töös ja suhtlemisel.

Iseseisev töö gruppides

Kriteerium 4: partnerlus ja ressursid• Definitsioon

• Suurepärased organisatsioonid planeerivad ja juhivad väliseid partnerlussuhteid, suhteid tarnijatega ja sisemisi ressursse, toetamaks poliitikat, strateegiat ja protsesside mõjusat toimimist. Partnerlussuhete ning ressursside planeerimisel ja juhtimisel tasakaalustavad nad organisatsiooni, ühiskonna ning keskkonna hetke- ja tulevikuvajadusi.

Informatsiooni kogumine kriteerium 4 kohta• Näiteid lepinguliste ja partnerlussuhete kohta• Partnerite ja muude tarnijate eristamine• Tõendeid finantsjuhtimise protsesside rakendatuse kohta• Finantsjuhtimise lähenemiste ja äristrateegia vahelised

seosed• Keskkonnajuhtimise strateegia• Hoonete ja rajatiste haldamine• Kuidas määratletakse infovajadust – praegu ja tulevikus• Näiteid tehnoloogiate kohta lisaks infotehnoloogiale• Teadmiste juhtimine• Intellektuaalse omandi kasutamine ja kaitse

Kriteerium 5: kvaliteedijuhtimissüsteem ja protsessid• Definitsioon

• Suurepärased organisatsioonid kavandavad, juhivad ja parendavad oma protsesse, et täielikult rahuldada oma klientide ja teiste huvipoolte vajadusi ning luua neile lisaväärtust.

Informatsiooni kogumine kriteerium 5 kohta• Kuidas protsesse määratletakse• Kuidas valitakse protsesside mõõdikuid• Protsessijuhtimise lähenemisviis kõikide protsesside

jaoks• Sisemiste ja väliste protsessiliideste juhtimine• Kuidas kaasatakse kliente protsessi erinevates

etappides• Innovaatilised lähenemised uute toodete/teenuste turule

toomisel• Ennetav kliendisuhte juhtimine• Arvesse tuleb võtta kõik kliendid (sobivusel ka agendid,

edasimüüjad)

Hindamismaatriks: võimaldajad

Skoor

Lähenemisviis 0% 5 10 15 20 25% 30 35 40 45 50% 55 60 65 70 75% 80 85 90 95 100%

Põhjendatud lähenemisviis

Tõendid puuduvad või on anekdootlikud

Mõned tõendid Tõendid Selged tõendid Laiaulatuslikud tõendid

Süstemaatiline ja vajadusel ennetav

Tõendid puuduvad või on anekdootlikud

Mõned tõendid Tõendid Selged tõendid Laiaulatuslikud tõendid

Ülevaatus Tõendid puuduvad või on anekdootlikud

Juhuslik ülevaatus Äritegevuse efektiivsuse regulaarne ülevaatus

Selged tõendid äritegevuse efektiivsuse regulaarsest

ülevaatusest

Selged tõendid äritegevuse efektiivsuse parenemisest

regulaarsete ülevaatuste tõttu

Integreeritus Tõendid puuduvad või on anekdootlikud

Mõned tõendid integreeritusest tavapärasesse

tegevusse

Tõendid integreeritusest tavapärasesse tegevusse

Selged tõendid integreeritusest tavapärasesse

tegevusse

Lähenmisviis on täielikult integreeritud tavapärasesse

tegevusse. 'Rollimudel'

Lähenemisviisi skoor 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100

Rakendatus, arevstades kõiki asjakohaseid valdkondi ja tegevusi

0%

Väheefektiivne rakendamine

25%

Rakendatud umbes 1/4 kogupotentsiaalist

50%

Rakendatud umbes 1/2 kogupotentsiaalist

75%

Rakendatud umbes 3/4 kogupotentsiaalist

100%

Kogupotentsiaal rakendatud

Rakendatuse skoor 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100

SKOOR KOKKU 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100

Iseseisev töö gruppides

Koolituse kokkuvõte

Lõplik vormistamine

• Ei pea olema väga ‘hiilgav’ vormistus• Peab olema esitatud

• selgelt• loogiliselt• kergestiloetavalt• seoseid väljatoovalt

• Akronüümide ja eriterminite kasutamisel lisada selgitav loetelu (sõnastik)

Üldine vormistamine• 35 lehekülge, miinimumfont 10, pildid ja joonised võivad

olla väikesema fondiga• Soovitatav kujundus - portrait, 2 tekstitulpa• Graafikud ja tabelid peaksid olema - lugemiseks piisavalt suured, ühtses stiilis, nummerdatud - optimaalselt kujundatud, et anda rohkem infot; - üheselt arusaadavad ja piisavate selgitustega

• Kirjastiil selge ja kergestiloetav (nt Arial)• Võib lisada visuaalseid materjale (fotod, skeemid, pildid

vms)• Eelistatavalt kõvemad ja hästi painduvad kaaned• Tavapärane A4 paber, köidetuna

Lõplikul vormistamisel kontrolli 8 põhiprintsiibi asjakohast kajastamist dokumendis Hindamismaatriksi loogika järgimist Kõikide allkriteeriumide kajastamist (võrdle loeteluga) Seoseid tulemuste ja võimaldajate vahel (ning vastupidi)

– kas on viited ning kas viited on asjakohased Trükivigade puudumist ja õigekirja

• pärast sisulise osa valmimist Kas kõik spetsiifilised terminid / lühendid on

sõnaseletuste juures välja toodud Dokumendi arusaadavust

• Nt protsessi mittekaasatud isikute poolt (organisatsioonisiseselt või -väliselt – kas saavad aru)

Edasine ajakava

Suur tänu!Jõudu taotlusdokumendi lõplikul

kokkupanemisel!