View
222
Download
4
Category
Preview:
Citation preview
5
BAB II
DASAR TEORI
Bab ini akan membahas dasar teori yang melandasi penulisan tesis ini yaitu
pekerjaan, proses, struktur organisasi, sistem informasi, sistem informasi yang
peduli proses, teknik pemodelan proses beserta pola dan contoh bahasa
pemodelan proses yang ada saat ini.
II.1 Pekerjaan
Manusia bekerja untuk bertahan hidup. Kita bekerja untuk menghasilkan barang-
barang yang diperlukan dalam kehidupan kita seperti makanan dan pakaian. Tapi
saat ini, seorang manusia tidak membuat semua barang yang dibutuhkannya
sendiri, karena hal tersebut tidak mungkin dan tidak efisien. Oleh karena itu, saat
ini kita membentuk unit-unit usaha yang menghasilkan barang dalam ragam
terbatas dengan cara yang paling efisien [1].
Dalam konteks tesis ini, kita membatasi definisi pekerjaan menjadi suatu tugas
yang diberikan untuk menyelesaikan suatu kasus tertentu [1]. Oleh karena itu
suatu perkerjaan adalah gabungan antara tugas dan kasus. Suatu item pekerjaan
akan hilang pada saat mulai dikerjakan, dan menjadi suatu aktifitas. Pekerjaan
secara natural adalah diskrit, maksudnya adalah suatu pekerjaan dapat ditentukan
awal dan akhirnya dan dapat dibedakan satu dengan lainnya [1].
II.2 Proses
Istilah “proses bisnis” atau lebih singkat “proses” sering digunakan dalam
berbagai konteks dengan bermacam-macam pengertian. Definisi dari proses yang
digunakan dalam tesis ini adalah kumpulan dari tugas-tugas yang saling
berhubungan, dimulai sebagai suatu respon terhadap suatu kejadian,
menghasilkan sesuatu yang spesifik untuk kustomer dan pihak-pihak yang
berkepentingan dengan proses tersebut [7].
6
II.3 Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah struktur yang menerangkan bagaimana pekerjaan
dilakukan dengan pembagian diantara staf dalam organisasi tersebut [1]. Dalam
banyak kasus pembagian ini tidak dimaksudkan dengan pembagian staf secara
fisik tetapi pembagian berdasarkan fungsi atau jabatan yang dilakukan oleh staf-
staf tersebut. Seorang staf dapat memangku beberapa fungsi dan jabatan selama
masa tugasnya dan seorang staf juga dimungkinkan memangku beberapa fungi
dan jabatan dalam satu waktu sesuai dengan kondisi organisasi tempat dia
bekerja.
Hal penting dalam pembagian fungsi dan jabatan dalam struktur organisasi adalah
pembagian tanggung jawab dan kewenangan. Seorang staf yang diberikan suatu
tanggung jawab harus disertai kewenangan yang memungkinkan dia untuk
melakukan hal-hal yang berhubungan dengan tanggung jawab yang diberikan [1].
Kewenangan ini bisa jadi merupakan kewenangan untuk mendelegasikan
tanggung jawab dan kewenangan yang dimiliki ke staff dibawahnya atau ke
pihak luar yang ditunjuk sebagai partner outsource. Dan sebaliknya staf yang
mendelegasikan tanggung jawab dan kewenangannya harus memastikan bahwa
pekerjaan yang telah didelegasikan dilakukan dengan baik.
Ada tiga bentuk stuktur organisasi yang umum dipakai oleh perusahaan. Ketiga
bentuk struktur organisasi tersebut adalah :
1. Struktur Hierarki
Struktur hierarki adalah struktur yang paling banyak dipakai oleh perusahaan.
Struktur ini dapat diidentifikasian dengan penggambaran struktur organisasi
menyerupai pohon. Karena banyaknya organisasi yang menggunakan struktur
ini, menyebabkan penggambaran struktur organisasi ini disebut juga dengan
organizational chart [1].
7
Gambar II-1. Contoh penggambaran struktur organisasi hierarki
Penggambaran menggunakan struktur hierarki seperti yang terlihat dalam
gambar II-1 menggunakan node dari pohon yang bukan daun menggambarkan
satu kesatuan fungsi dari organisasi tersebut, sedangkan node yang berupa
daun merupakan penggambaran dari kelompok staff atau departemen. Tiap
dahan menggambarkan hubungan otoritas antar node yang diatas ke node
bawah yang dihubungkan oleh dahan tersebut. Selain menggambarkan
otoritas, dahan juga menggambarkan jalannya komunikasi antar bagian dalam
departemen dimana tiap departemen yang hendak berhubungan dengan
departemen lain harus mengikuti jalur dahan yang menghubungkan antar
departemen tersebut.
2. Struktur Matriks
Struktur ini adalah struktur yang memiliki 2 dimensi, yaitu dimensi fungsional
dan hieraki. Dimensi hierarki pada struktur ini sama persis dengan struktur
hierarki, yaitu staff dikelompokkan berdasakan kapasitas dan fungsi dalam
organisasi. Sedangkan dimensi fungsional merupakan pengelompokan staf
berdasarkan tugas atau pekerjaan yang dilakukan oleh kelompok tersebut [1].
Tiap orang dalam struktur organisasi ini memiliki dua atasan, yaitu atasan dari
segi hierarki dan atasan dari segi fungsional. Atasan dari segi hierarki biasa
disebut kepala departemen sedangkan atasan dasi segi fungsional biasanya
disebut kepala proyek. Pekerjaan (atau dalam konteks struktur matriks biasa
disebut proyek) adalah unik. Yaitu tidak dapat dibentuk struktur organisasi
yang tetap dalam tiap proyek, tetapi berubah-ubah mengikuti karakter dari
8
proyek tersebut. Oleh karena sifat tersebut maka staf dikelompokkan secara
tetap dalam struktur hierarki.
Struktur matriks biasanya dipergunakan oleh organisasi yang berkerja
berdasarkan proyek seperti perusahaan kontraktor bangunan dan software
house. Organisasi seperti ini biasanya tidak melakukan pekerjaan yang tetap
tetapi unik dari satu proyek ke proyek lain. Dimungkinkan dalam struktur
organisasi ini seseorang yang terlibat dalam proyek A untuk terlibat dalam
proyek B dengan kapasitas fungsi yang sama seperti yang terlihat dalam
contoh alokasi staf di gambar II-2.
Gambar II-2. Contoh penggambaran struktur organisasi matriks
3. Struktur Jaringan
Struktur organisasi ini sering juga disebut struktur organisasi virtual. Dalam
struktur organisasi ini, para staff bertindak sebagai principal (pemberi
pekerjaan) dan contractor (pelaku pekerjaan) secara otomatis [1]. Maksud dari
otomatis disini adalah tidak ada hubungan formal yang permanen, tetapi tiap
staf yang akan terlibat direkrut terlebih dahulu kemudian diberikan tugas
secara serial dimana satu staf akan melakukan perkerjaan dan hasil dari
pekerjaan tersebut menjadi sumber tugas dari staf yang lain.
II.4 Sistem Informasi
Pengertian dari sistem informasi adalah jenis dari sistem kerja yang
mempergunakan teknologi informasi untuk mendapatkan, mengirim, menyimpan,
memanipulasi dan menampilkan informasi dan mendukung satu atau lebih sistem
kerja yang lain [2]. Terdapat dua unsur dalam definisi diatas, yaitu teknologi
9
informasi dan sistem kerja. Yang dimaksud dengan teknologi informasi adalah
perangkat keras dan perangkat lunak yang dipergunakan untuk mendapatkan,
meyimpan, mengirim dan menampilkan informasi. Sedangkan yang dimaksud
dengan sistem kerja adalah sistem dimana staf yang terlibat dalam proses
mempergunakan informasi, teknologi dan sumber daya lain untuk menghasilkan
produk yang diinginkan oleh kustomer baik kustomer internal maupun kustomer
eksternal organisasi.
Gambar II-3. Pandangan terintegrasi tentang sistem informasi
Pada gambar II-3 terlihat pandangan menyeluruh dari sistem informasi yang
terdisi dari 6 entitas yaitu kustomer, produk, proses bisnis, pihak yang terkait,
informasi dan teknologi [2]. Kustomer adalah aktor yang terlibat dengan sistem
informasi melalui pertukaran produk atau servis. Produk dan servis adalah hasil
dari bisnis proses yang mempergunakan pihak yang terkait, informasi dan
teknologi. Pihak yang terkait orang-orang yang melakukan pekerjaan. Informasi
adalah data-data yang berhubungan dengan produk, kustomer dan proses yang
berguna bagi jalannya proses. Teknologi adalah hal yang dipergunakan dalam
proses bisnis untuk melakukan pekerjaan dengan cara baru yang lebih efisien.
10
Ada banyak cara untuk mengklasifikasikan sistem informasi. Berikut ini adalah
pengklasifikasian sistem informasi berdasarkan peran dari sistem informasi
terhadap proses yang dilakukan dalam organisasi [1] :
1. Sistem Informasi Kantor
Sistem informasi jenis ini membantu para staf untuk melaksanakan dan
mengatur proses bisnis dengan kemampuan untuk memproses informasi
mendasar seperti menulis dokumen, menggambar, melakukan perhitungan
dan komunikasi. Sistem informasi jenis ini tidak mengetahui hal apapun
tentang proses bisnis walaupun data yang diproses oleh sistem informasi ini
mungkin mengandung pengetahuan tentang proses bisnis yang sedang
dilakukan.
2. Sistem Pemrosesan Transaksi
Sistem jenis ini yang juga sering disebut sebagai sistem registrasi. Bertugas
untuk meregistrasi dan mengkomunikasikan aspek-aspek yang relevan dari
perubahan yang terjadi dalam proses, kemudian menyimpan perubahan-
perubahan tersebut untuk kebutuhan di kemudian hari. Sistem ini berpusat
pada sistem penyimpanan data dan menggunakan suatu standar protokol
tertentu untuk mengkomunikasikan data yang disimpannya. Sistem ini
memiliki sedikit pengetahuan tentang proses terutama berkaitan dengan
kejadian yang muncul dan bagaimana data dari kejadian tersebut disimpan.
3. Knowledge Management System
Sistem informasi jenis ini menangani pengambilan dan distribusi dari
pengetahuan yang diperlukan oleh staf-staf yang memerlukan pengetahuan
tersebut. Sistem ini bertujuan untuk memastikan pengetahuan yang benar
tersedia pada waktu yang tepat bagi staf yang memerlukan untuk
menyelesaikan tugasnya. Sistem ini biasanya dihubungkan dengan sistem
lain seperti sistem penyimpanan dokumen digital.
4. Sistem Pendukung Keputusan
Sistem ini adalah sistem yang berinteraksi dengan staf yang
menggunakannya dan kemudian dengan data-data yang diambil dari hasil
11
interaksi menyediakan data-data yang diperlukan untuk mendukung
keputusan berdasarkan situasi yang diberikan saat interaksi. Ada dua jenis
sistem pendukung keputusan. Jenis pertama adalah jenis yang dibangun
berdasarkan model matematika, sedangkan jenis yang kedua adalah jenis
yang dibangun berdasarkan logical reasoning system.
5. Sistem Control
Sistem ini dikenal juga dengan nama sistem pengambil keputusan. Sistem
ini memperhitungkan dan mengimplementasikan keputusan secara otomatis
berdasarkan status yang tercatat dalam proses.
Sebuah sistem informasi sering merupakan kombinasi dari jenis-jenis diatas. Dari
segi efisiensi, sistem kontrol merupakan sistem yang paling efisien sebab tidak
memerlukan campur tangan staf untuk mengambil keputusan. Akan tetapi sistem
kontrol merupakan sistem informasi yang sangat terbatas implementasinya
disebabkan sulitnya mengimplementasikan sistem yang benar-benar otomatis
untuk mengambil keputusan, apalagi jika keputusan yang diambil tersebut dalam
level strategis. Oleh karena itu, sistem pendukung keputusan merupakan model
yang paling mungkin diimplementasikan dalam perangkat lunak sistem informasi.
Akan tetapi kebanyakan dari sistem informasi yang terdapat saat ini merupakan
sistem informasi kantor atau sistem pemroses transaksi.
II.5 Sistem Informasi Peduli Proses
Sistem informasi peduli proses adalah sistem perangkat lunak yang mengatur dan
melakukan operasi yang terdapat dalam proses, yang melibatkan orang, aplikasi
dan sumber informasi dan menggunakan model proses sebagai dasarnya [2].
Kebanyakan dari model proses diekspresikan dalam bahasa pemodelan visual.
Model proses ini diinstansiasi berkali-kali berdasarkan jumlah kejadian yang
dapat menginisialisasi proses tersebut. Aliran proses dilakukan dengan cara yang
telah ditentukan dalam model proses, walaupun memungkinkan terjadinya variasi
berdasarkan kondisi yang terjadi selama proses dijalankan.
12
Keuntungan dari sistem informasi yang peduli proses adalah :
1. Terdapat diagram yang dijadikan alat pemodelan proses yang standar.
Diagram tersebut dipergunakan oleh pihak-pihak yang berkepentingan dengan
proses seperti manjer dan analis bisnis yang menentukan struktur dari proses
bisnis dan bagian IT yang mengimplementasikan proses bisnis tersebut
kedalam perangkat lunak.
2. Sistem informasi didasarkan pada diagram model, bukan pada kode program.
Hal ini memungkinkan penggantian proses bisnis tanpa pengubahan atau
hanya memerlukan sedikit penyesuaian terhadap kode program.
3. Penunjukan tugas kepada staf dilakukan secara otomatis sehingga dapat
meningkatkan efisiensi penggunaan waktu dan sumber daya yang diperlukan.
4. Memungkinkan pembuatan simulasi proses sebelum proses
diimplementasikan untuk memprediksikan performasi dari proses yang akan
dilakukan dan memprediksikan sumber daya yang diperlukan agar proses
tersebut dapat berjalan lancar.
5. Memungkinkan pembuatan aplikasi monitoring untuk mengawasi dan
menganalisa performansi proses sehingga proses tersebut dapat terus
disempurnakan.
Berdasarkan pihak-pihak yang terlibat dalam pelaksanaan proses, sistem
informasi peduli proses dapat di klasifikasikan menjadi 3 jenis [2], yaitu :
1. Manusia ke Manusia
Yaitu sistem informasi peduli proses yang sebagian besar tugas yang
dikerjakan memerlukan intervensi dari manusia. Hampir tidak ada tugas yang
dikerjakan secara otomatis oleh aplikasi dan aplikasi yang terlibat hanya
melakukan dukungan interaksi antara manusia dengan komputer.
2. Aplikasi ke Aplikasi
Yaitu sistem informasi peduli proses yang hanya melibatkan aplikasi-aplikasi
untuk melakukan tugas-tugas dalam proses secara otomatis.
13
3. Manusia ke Aplikasi
Yaitu sistem informasi peduli proses yang mengandung tugas-tugas yang
dikerjakan oleh manusia dan tugas yang dikerjakan oleh aplikasi secara
otomatis tanpa campur tangan manusia. Tujuan dari sistem informasi peduli
proses jenis ini adalah untuk menciptakan sistem kerja antara manusia dan
mesin yang terintegrasi.
II.6 Pemodelan Proses dan Contoh Bahasa Pemodelan
Proses
Model proses dalam bisnis adalah abstraksi aktifitas yang terdapat dalam bisnis
dan bagaimana mereka saling berhubungan satu sama lain beserta hubungannya
dengan sumber daya untuk mencapai tujuan dari proses [3].
Komponen dalam model proses adalah sebagai berikut [1] :
1. Kasus
Kasus adalah sesuatu yang dikontrol dalam proses atau bisa disebut sebagai
hasil dari proses yang sedang dalam tahap pengerjaan. Sebuah kasus harus
memiliki identitas yang unik sehingga dapat direferensi selama proses
pengerjaan. Sebuah kasus hidup dalam jangka waktu tertentu, yaitu dimulai
dari awal pengaktifan proses sampai selesainya proses.
2. Tugas
Tugas adalah unit logika dari pekerjaan yang tidak dapat dipecah lagi. Tugas
harus dikerjakan secara penuh dari awal sampai akhir tugas. Apabila terjadi
masalah pada pengerjaan tugas, maka tugas tersebut harus diulang dari awal.
Tugas merupakan unit pekerjaan umum yang tidak dikaitkan dengan kasus
tertentu. Apabila tugas dikaitkan dengan kasus tertentu, maka tugas tersebut
disebut dengan item pekerjaan yang apabila mulai dikerjakan akan disebut
sebagai aktifitas.
3. Proses
Proses adalah cara suatu kasus yang memiliki jenis tertentu akan dilakukan.
Proses menjelaskan tugas-tugas apa saja yang akan dilakukan beserta urutan
dari tugas-tugas berikut.
14
4. Routing
Routing adalah penentuan jalur dari tugas yang perlu dilakukan berdasarkan
urutan kejadian dari proses tersebut.
Berbagai bahasa pemodelan proses telah dikeluarkan oleh berbagai organisasi,
baik organisasi non profit maupun organisasi komersial. Dari keseluruhan bahasa
pemodelan tersebut, terdapat perbedaan komponen dan cara penggambaran
model, akan tetapi terdapat kesamaan pola-pola yang dipakai dalam bahasa-
bahasa pemodelan tersebut. Berikut ini adalah beberapa pola yang biasanya
terdapat dalam bahasa pemodelan proses.
1. Proses Dasar
Pola ini adalah pola untuk operasi dasar dari proses. Yang termasuk dalam
jenis ini adalah :
a. Sekuens
Sekuens berarti suatu aktifitas harus menunggu aktifitas
sebelumnya selesai sebelum aktifitas tersebut dilakukan.
b. Pemecahan Paralel
Proses dibagi menjadi beberapa instan yang berjalan bersamaan.
c. Sinkronisasi
Beberapa instan dari proses yang sebelumnya terpisah dalam
pemecahan paralel digabung menjadi satu instan setelah semua
instan mencapai tahap ini.
d. Pilihan Ekslusif
Proses bercabang ke satu jalur tertentu dari dua jalur yang mungkin
dipilih berdasarkan kondisi dari proses saat itu.
e. Penyatuan Sederhana
Beberapa instan yang sebelumnya terpisah dalam pola pemecahan
paralel digabung dengan aturan salah satu instan yang mencapai
tahap ini diteruskan sedangkan instan lain dihentikan.
15
2. Percabangan Tingkat Lanjut
Pola jenis ini berhubungan dengan pemisahan proses menjadi beberapa
instan beserta proses penyatuannya dengan menggunakan aturan yang
lebih kompleks daripada pola pemisahan dan penyatuan yang ada dalam
pola dasar. Pola ini biasanya jarang diimplementasikan, akan tetapi ada
beberapa sistem informasi peduli proses yang mengimplementasikannya,
walaupun jumlahnya terbatas. Yang termasuk dalam pola jenis ini adalah :
a. Multi Pilihan
Pola ini memungkinkan proses untuk memilih beberapa jalur dari
alternatif pilihan berdasarkan kondisi dari proses saat itu.
b. Penyatuan Tersinkronisasi
Pola ini adalah kebalikan dari proses multi pilihan. Pada pola ini,
penyatuan dilakukan terhadap instan yang tercipta disebabkan oleh
pola multi pilihan. Pola ini hanya menunggu satu instan untuk
sampai pada tahap ini.
c. Penyatuan Multi Instan
Pola ini memungkinkan penyatuan jalur proses tanpa penyatuan
instan. Tahap ini akan dieksekusi sebanyak instans yang datang.
d. Diskriminator
Pola ini memungkinkan penyatuan instan dari instan yang tercipta
pada pemecahan paralel. Hal yang khusus dari pola ini adalah
instan yang pertama datang ke tahap ini akan mengaktifkan
aktifitas akan tetapi sebelum bergerak ke tahap selanjutnya harus
menunggu semua instan selesai.
3. Struktur
Adalah pola yang memungkinkan pembentukan blok eksekusi proses.
Yang termasuk dalam pola ini adalah sebagai berikut :
a. Loop
Pola yang memungkinkan suatu jalur dilakukan beberapa kali oleh
instan dari proses sebelum melangkah ke tahap selanjutnya.
16
b. Terminasi Implisit
Memungkinkan suatu instan untuk langsung melangkah dalam
tahap selanjutnya dari pola loop tanpa harus menyelesaikan seluruh
langkah loop.
4. Multi Instan
Pola yang berguna untuk proses yang terbagi menjadi beberapa instan.
Yang termasuk dalam pola jenis ini adalah sebagai berikut :
a. Multi Instan Tanpa Sinkronisasi
Menyatukan jalur beberapa instan tanpa menyatukan beberapa
instan tersebut.
b. Multi Instan Dengan Pengetahuan Saat Desain
Memecah proses menjadi beberapa instan sejumlah instan yang
ditentukan dalam model yang dibuat saat model didesain.
c. Multi Instan Dengan Pengetahuan Saat Dijalankan
Memecah proses menjadi beberapa instan sesuai dengan jumlah
yang didapat dari data proses selama proses dijalankan.
d. Multi Instan Tanpa Pengetahuan Saat Dijalankan
Memecah proses menjadi beberapa instans sesuai dengan kondisi
yang dibutuhkan.
5. Pembatalan
Adalah pola yang memungkinkan pembatalan aktivitas atau kasus yang
dilaksanakan dalam proses berdasarkan kondisi tertentu. Yang termasuk
dalam jenis ini adalah :
a. Pembatalan Aktivitas
Pola yang memungkinkan suatu instan untuk langsung melangkah
ke tahap selanjutnya apabila aktifitas tersebut memiliki antrian
dengan aturan tertentu.
b. Pembatalan Kasus
Pola yang memungkinkan pembatalan kasus secara keseluruhan
termasuk semua instan anak yang tercipta.
17
Berikut ini adalah beberapa bahasa pemodelan proses yang umum dipakai :
1. Unified Modeling Language (UML)
UML adalah bahasa pemodelan visual, berorientasi objek dan multi guna.
Bahasa pemodelan ini utamanya digunakan untuk memodelkan sistem
perangkat lunak, akan tetapi bahasa pemodelan ini juga dapat
dipergunakan untuk pemodelan proses bisnis.
Blok dasar dari pemodelan proses menggunakan UML adalah aktifitas.
Aktifitas adalah perilaku yang berisi urutan aksi yang terkoordinasi. Oleh
karena itu pemodelan proses menggunakan UML biasanya dilakukan
menggunakan diagram aktifitas. Diagram aktifitas memvisualisasikan
urutan dari aksi yang harus dilakukan termasuk juga pengaturan aliran
aksi dan aliran data.
Notasi diagram aktifitas yang dipergunakan untuk membentuk model
proses mempergunakan UML terlihat digambar II-4, II-5, II-6, II-7, II-8
dan II-9.
Gambar II-4. Aksi pada diagram aktifitas UML
Gambar II-5. Pilihan pada diagram aktifitas UML
18
Gambar II-6. Komponen paralel pada diagram aktifitas
Gambar II-7. Pengiriman sinyal pada diagram aktifitas
Gambar II-8. Partisi pada diagram aktifitas
Gambar II-9. Penangan eksepsi pada diagram aktifitas
19
2. Business Process Modelling Notation (BPMN)
BPMN adalah notasi standar yang digunakan untuk memodelkan proses
bisnis dalam sebuah workflow. BPMN dibangun oleh Business Process
Management Initiative (BPMI) dan dirawat oleh Object Management
Group (OMG) setelah kedua organisasi tersebut bergabung pada 2005.
Tujuan dari BPMN adalah menyediakan notasi standar yang dapat
dimengerti oleh semua pihak-pihak yang terlibat dalam proses seperti
analis bisnis yang membuat dan memperbaiki proses, developer tehnik
yang mengimplementasikan proses bisnis kedalam aplikasi dan para
manajer yang mengatur dan mengawasi pelaksanaan proses bisnis.
Notasi yang dipergunakan dalam BPMN terlihat pada gambar II-10, II-11,
II-12, II-13, II-14 dan II-15.
Gambar II-10. Aktifitas dalam BPMN
Percabangan Berdasarkan Data
Percabangan ParalelPercabangan BerdasarkanEvent
Gambar II-11. Percabangan dalam BPMN
Gambar II-12. Pembacaan dan penulisan data eksternal dalam BPMN
20
Gambar II-13. Dokumentasi dalam BPMN
Gambar II-14. Pembagian divisi dalam BPMN
Gambar II-15. Event dalam BPMN
Recommended