View
238
Download
2
Category
Preview:
Citation preview
BAB 3
GAMBARAN UMUM SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Sejarah Perusahaan
PT. Sentra Usahatama Jaya (PT. SUJ) didirikan pada akhir tahun 2001
dengan awalnya status Penanaman Modal Dalam Negeri (PMDN) dengan Surat
Persetujuan Badan Koordinasi Penanaman Modal (BKPM) No. 160/PMDN/2001
dan berikutnya dirubah menjadi Penanaman Modal Asing (PMA) dengan Surat
Persetujuan Perubahan Status BKPM No. 60/V/PMA/2003. Pemegang Saham
PT. SUJ terdiri dari 2 pemegang saham lokal dan 1 pemegang saham asing.
Pemegang saham lokal terdiri dari Group Bapak Kurnadi Setiawan dan Group
Bapak Yayat Priyatna; sedangkan pemegang saham asing adalah Quantum Trade
Co., Ltd.
Bapak Kurnadi dan Bapak Yayat Priyatna, dua pemegang saham lokal,
masing-masing mempunyai pengalaman lebih dari 30 tahun di Industri Gula
Nasional. Beliau-beliau ini telah menjadi distributor untuk Gula Petani dan juga
Pabrik-Pabrik Gula Nasional lainnya, gula-gula tersebut di distribusikan di
seluruh Pulau Jawa. Sedangkan pemegang saham asing PT SUJ, Quantum Trade
Co., Ltd. mempunyai pengalaman yang cukup lama dalam trading komoditas dan
juga dalam menjalankan Pabrik Rafinasi Gula.
PT. Sentra Usahatama Jaya (PT.SUJ) berkantor di Menara Thamrin.
Lantai 24. Jl. M.H. Thamrin kav.3 Jakarta Pusat 10250. Pabrik PT. SUJ berlokasi
di Krakatau Industrial Estate Cilegon (KIEC), Cilegon. Pabrik ini berdiri ditanah
72
73
seluas 7 hektar, dengan komposisi terbesar digunakan sebagai 2 unit Raw Sugar
Warehouse (Gudang Penyimpanan Raw Sugar, bahan baku utama) dengan daya
tampung masing-masing 60.000 dan 50.000 metric ton (MT), Process House
(Gedung Pabrik Proses), Product Warehouse (Gudang Penyimpanan Double
refined/refined sugar, produk) dengan daya tampung 20.000 ton, 4 buah Boiler,
dan yang lain-lain. Total investasi PT. SUJ untuk pabrik termasuk tanah adalah
kurang lebih Rp. 550.000.000.000,- (Lima Ratus Lima Puluh Milyar Rupiah).
PT. SUJ mendapat izin untuk mengoperasikan Pabrik Gula Rafinasi
dengan kapasitas Gula Double Refined/Refined per tahunnya sebesar 540.000
(Lima Ratus Empat Puluh Ribu) ton. Produk Gula Double Refined/Refined PT.
SUJ adalah 100% untuk dikonsumsi Industri Makanan dan Minuman Nasional
ataupun Internasional. Dengan target Market/Customer tentunya adalah Industri-
Industri Makanan dan Minuman di seluruh Indonesia, antara lain yang sudah
menjalin hubungan kerjasama dengan PT. SUJ adalah:
• Coca Cola
• Frisian Flag
• Susu Bendera
• Sosro
• Indomilk
• Indofood
• Nestle
• Perfeti
• Dan lain-lain
74
Produk spesifikasi dapat di kategorikan ke 2 grup yaitu:
1.) Refined Sugar – Grade A
a. ICUMSA < 45, dengan spesifikasi terbaik sampai ICUMSA 15.
b. Ukuran kristal dapat di atur dengan kemauan dari Customer dari 0.4
mm sampai dengan 1.2 mm.
2.) Refined Sugar – Grade B
a. ICUMSA < 80, antara ICUMSA 50-80.
b. Ukuran kristal dapat di atur dengan kemauan dari Customer dari 0.4
mm sampai dengan 1.2 mm.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
3.1.2.1 Visi PT. SUJ
Menjadi perusahaan gula rafinasi terkemuka di Indonesia sebelum
tahun 2012 yang dapat memenuhi kebutuhan gula berkualitas tinggi dan
sesuai dengan standar mutu dan keamanan pangan.
3.1.2.2 Misi PT. SUJ
1. Customer memperoleh gula produk sesuai dengan standar mutu
dan keamanan pangan.
2. Customer dapat menerima gula produk yang sesuai standar
mutu dan keamanan pangan secara tepat waktu.
3. PT. SUJ mengembangkan dan membina karyawan/karyawati
agar dapat bersaing di level internasional.
75
4. PT. SUJ berusaha terus-menerus memperbaiki sistem
pengolahan limbah baik dalam bentuk padat, cair atau gas sebagai
wujud kepedulian untuk menjaga lingkungan bersih dari polusi.
5. PT. SUJ mengembangkan dan mengadakan program sosial
untuk keluarga karyawan/karyawati/masyarakat di sekitar pabrik
dan seluruh Indonesia guna meningkatkan standar hidup
(pendidikan, kesehatan, dll).
3.2 Struktur Organisasi Perusahaan dan Uraian Jabatan
3.2.1 Struktur Organisasi
76
Direktur Utama
Finance & Purchasing Manager
Accounting Manager
Marketing Manager
Factory Manager
QA & TS Manager
MR/FSTL
Operational Director Finance & Purchasing Director
HRD & IT Director
IT Manager
HRD&GA Manager
Internal Audit Coordinator
A Financial Analyst
Corporate Finance
Accounting Staff
QA & TS Staff
Accounting Spv.
Marketing Staff
Marketing Spv.
Purchasing Spv.
IT Supervisor
HRD & GA Spv.
Courier
HRD Staff Purchasing Staff
Purchasing Admin
GA Staff
Office Boy Driver
IT Staff
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan Sumber : PT. Sentra Usahatama Jaya Bagian HRD (2008)
77
Factory Manager
Laboratory Chief
Warehouse Chief
TS Chief
Process Chief
E&I Chief
Vice Factory Manager
Bagging&Inventory Chief
Accounting Chief
GA&Humas Chief
Personnel Chief
Foreman
Supervisor
Staff
A
Supervisor Supervisor Supervisor Supervisor Supervisor Supervisor
Supervisor
Supervisor
Foreman Foreman Foreman Foreman Foreman Foreman
Foreman
Foreman
Staff Staff Staff Operator/Helper
Staff Operator/Hel
per
Operator/Hel
per
Operator/Hel
per
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Pabrik Sumber : PT. Sentra Usahatama Jaya Bagian HRD (2008)
78
3.2.2 Uraian Jabatan
1. Direktur Utama
• Melakukan pengawasan terhadap kinerja dan kegiatan perusahaan.
• Bertanggung jawab secara langsung terhadap kelancaran jalannya
proses bisnis perusahaan.
2. Operational Director
• Menerima Laporan dari masing-masing Departemen yaitu : Factory,
Marketing dan QA & TS.
• Melakukan pengawasan terhadap seluruh kegiatan operasional
perusahaan.
• Bertanggung jawab kepada Direktur Utama.
3. Finance & Purchasing Director
• Menerima Laporan dari masing-masing Departemen yaitu :
Accounting dan Finance & Purchasing.
• Melakukan pengawasan terhadap seluruh aktifitas Finance dan
Purchasing.
• Bertanggung jawab kepada Direktur Utama.
79
4. HRD & IT Director
• Menerima Laporan dari masing-masing Depatemen yaitu : HRD dan
IT.
• Melakukan pengawasan terhadap seluruh kegiatan kepegawaian serta
sistem informasi dan teknologi informasi perusahaan.
• Bertanggung jawab kepada Direktur Utama.
5. Factory Manager
• Mengawasi, mengelola dan mengkoordinasi keseluruan operasional
pabrik untuk memastikan proses produksi dan menjamin hasil
produksi yang memenuhi standard dan jumlah yang maksimal sesuai
dengan target yang ditetapkan.
• Mengkoordinasi dan memberikan pengarahan terhadap program
pengembangan / peningkatan kinerja pabrik untuk memastikan
peningkatan kinerja dan efektifitas / efisiensi pabrik secara
keseluruhan.
• Mengadakan meeting operasional harian untuk menyelesaikan
masalah yang ditemui dan menentukan action plan dan rencana
penyelesaian masalah untuk dilaporkan kepada Operation Director.
6. Vice Factory Manager
• Mengganti posisi factory manager secara keseluruhan pada saat
factory manager berhalangan tugas.
80
• Menentukan / memutuskan tindakan yang harus diambil apabila
terdapat permasalahan yang mendesak.
7. Warehouse Chief
• Melakukan pengawasan penerimaan dan pengeluaran produksi gula di
dalam dan membuat laporan harian penerimaan gula untuk menjadi
bahan laporan kepada factory manager setiap hari dan mingguan
kepada direktur perusahaan.
• Melakukan pengawasan pengiriman raw sugar ke pabrik untuk
memastikan proses produksi dapat berjalan dengan lancer.
• Membuat persetujuan pada form loading permit.
• Meng-input data persedian gula (finished goods) ke dalam sistem
sebagai hasil produksi.
• Menandatangani surat jalan gula.
• Bertanggung jawab kepada Factory Manager.
8. Warehouse staff
• Meng-input data persediaan gula (finished goods) ke dalam sistem
sebagai hasil produksi.
• Mengeluarkan surat jalan gula.
• Menandatangani form loading permit.
• Bertanggung jawab kepada Warehouse Chief.
81
9. Bagging & Inventory Chief
• Melakukan pengawasan pemindahan barang finished goods dari
Gedung Pabrik Proses ke Product Warehouse.
• Bertanggung jawab kepada Factory Manager.
10. Bagging & Inventory staff
• Memindahkan barang finished goods dari Gedung Pabrik Proses ke
Product Warehouse.
• Bertanggung jawab kepada Bagging & Inventory Chief.
11. Accounting Chief Site (Pabrik)
• Membuat persetujuan pada form loading permit.
• Bertanggung jawab kepada Factory Manager.
12. Accounting staff Site (Pabrik)
• Mengeluarkan form loading permit.
• Mengarsip form loading permit.
• Mengarsip lembar copy II SPPB.
• Mengarsip surat pengantar ekspedisi.
• Menandatangani surat jalan gula.
• Bertanggung jawab kepada Accounting Chief.
82
13. Marketing Manager
• Melakukan pengawasan terhadap seluruh kegiatan pemasaran yang
berjalan.
• Menentukan action plan untuk kemudian dilaporkan kepada
Operational Director.
• Melakukan persetujuan terhadap semua dokumen yang dibuat oleh
bagian Sales & Marketing.
14. Marketing staff
• Mengeluarkan surat penawaran pada customer.
• Mengeluarkan Surat Perintah Pengeluaran Barang (SPPB).
• Mengarsip copy III SPPB.
• Mengeluarkan Surat Pengantar Ekspedisi.
• Mengarsip lembar 5 surat pengantar ekspedisi.
• Bertanggung jawab kepada Marketing Manager.
15. QA & TS Manager
• Memberikan persetujuan terhadap bulletin atau working instruction
yang akan disebarkan kepada seluruh karyawan terkait kualitas dari
sistem.
• Menentukan tindakan perbaikan (corrective action) yang harus
dilaksanakan dari masalah-masalah yang ditemukan.
83
• Menentukan perbaikan atau pengembangan yang dapat dilakukan
terhadap kualitas dari sistem yang ada di perusahaan.
• Menentukan jadwal pelaksanaan kunjungan langsung kepada
pelanggan dalam mengidentifikasi penyebab timbulnya keluhan
pelanggan.
• Bertanggung jawab kepada Operational Director.
16. QA & TS staff
• Menjalankan tindakan perbaikan yang telah ditentukan dari masalah-
masalah yang ditemukan.
• Melaksanakan kunjungan langsung kepada pelanggan dalam
mengidentifikasi timbulnya keluhan pelanggan.
• Bertanggung jawab kepada QA & TS Manager.
17. Accounting Manager
• Menyetujui laporan-laporan keuangan perusahaan.
• Mengelola seluruh pelaksanaan pelaporan kinerja keuangan
perusahaan dan melakukan pemeriksaan terhadap laporan rekonsiliasi
Balance Sheet, jurnal-jurnal AR dan keseluruhan laporan keuangan
perusahaan untuk memastikan bahwa seluruh laporan keuangan
perusahaan telah disusun dengan benar dan akurat.
• Melakukan koordinasi pelaksanaan eksternal audit.
• Bertanggung jawab kepada Finance & Purchasing Manager.
84
18. Accounting staff
• Membuat berbagai macam laporan-laporan keuanagan perusahaan.
• Mengarsip 1 lembar asli SPPB.
• Mengarsip lembar 3 form loading permit.
• Mengarsip lembar 2 surat pengantar ekspedisi.
• Mengarsip copy II surat jalan gula.
• Bertanggung jawab kepada Accounting Manager.
19. Finance & Purchasing Manager
• Berhak memutuskan pembelian sampai dengan 50 juta.
• Menentukan prioritas dari pembelian barang.
• Menentukan vendor yang akan digunakan.
• Berkoordinasi dengan accounting tentang jumlah pembayaran loan
dan PIB (Pajak Impor Barang) untuk pemakaian raw sugar untuk
memastikan ketersediaan loan untuk membayar biaya pemakaian raw
sugar dan PIB.
• Bertanggung jawab kapada Finance & Purchasing Manager.
20. Finance & Purchasing staff
• Melakukan pembelian barang.
• Membuat laporan keuangan tentang pembelian barang berkoordinasi
dengan bagian accounting.
• Bertanggung jawab kepada Finance & Purchasing Manager.
85
21. HRD & GA Manager
• Mengelola dan mengontrol aktifitas administrasi kantor,
kepersonaliaan, umum dan sistem informasi SDM untuk memastikan
tersedianya dukungan yang optimal bagi kelancaran operasional
perusahaan.
• Menyetujui rekrutmen karyawan perusahaan untuk tingkat di bawah
manajer.
• Menentukan kebutuhan pelatihan bawahan.
• Menentukan cuti dan perjalanan dinas dari bawahan.
• Bertanggung jawab kepada HRD & IT Director.
22. HRD & GA staff
• Melakukan rekrutmen karyawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan
untuk tingkat di bawah manajer.
• Mengeluarkan Surat Peringatan.
• Menyusun sistem manajemen kinerja karyawan.
• Bertanggung jawab kepada HRD & GA Manager.
23. IT Manager
• Memutuskan untuk merubah konfigurasi dan hardware yang
digunakan dan diinginkan user.
• Memutuskan untuk membeli barang yang di atas 1 juta terkait dengan
investasi IT.
86
• Mengawasi pekerjaan dari web designer dan software application,
memberikan masukan untuk memastikan bahwa seluruh hasil
pekerjaan telah memenuhi persyaratan yang ditetapkan perusahaan.
• Bertanggung jawab kepada HRD & IT Director.
24. IT staff
• Menjalankan program aplikasi yang ada pada perusahaan.
• Menyusun rencana perawatan software dan hardware untuk
memastikan bahwa seluruh hardware dan software yang ada dapat
terawat dengan baik dan terencana.
• Membuat desain jaringan komputerisasi (dengan mempertimbangkan
sekuritas, kemudahan, dll) untuk menciptakan desain jaringan yang
efektif dan efisien.
• Melakukan research dan development terhadap otomatisasi proses
kerja yang ada di perusahaan untuk menciptakan proses kerja yang
lebih efektif dan efisien.
• Bertanggung jawab kepada IT Manager.
87
3.3 Sistem Informasi Persediaan yang Berjalan
PT. Sentra Usahatama Jaya (SUJ) adalah sebuah perusahaan yang bergerak di
bidang produksi gula rafinasi (sugar refinery). Dengan customer adalah perusahaan-
perusahaan Industri Makanan dan Minuman. PT SUJ melakukan pemasaran dengan
menerbitkan surat penawaran kepada para customer. Order pesanan barang dapat
dilakukan melalui berbagai media seperti datang langsung ke perusahaan, media
telepon atau customer datang ke pabrik langsung. Persediaan gula menjadi elemen
utama dalam pemenuhan kebutuhan pesanan para customer agar tercukupi serta tepat
waktu dalam proses penyerahan barang.
3.3.1 Uraian Prosedur Barang Masuk/Stock In
1. Menerima Raw Sugar dari Supplier
Dimulai ketika barang diterima dari supplier dengan sistem pembelian on-line
dan dengan sistem kontrak. Barang ini masih berupa raw sugar yang belum
diolah ke dalam Raw Sugar Warehouse. Ketika Raw Sugar diserahkan oleh
supplier disertakan pula beberapa dokumen yaitu:
• Bill of Lading
• Certificate of Quality
• Certificate of Quantity
• Certificate of Weight
• Certificate of Analysis
• Packing List
Kemudian di-input dalam Database Direct Purchase (Pembelian Raw Sugar)
88
2. Membuat Surat Permintaan Barang (SPB)
Bagian Laboratory akan mengecek persediann Raw sugar dan Sugar hasil
produksi. Kemudian mengentri Surat Permintaan Barang (Pemakaian Gula untuk
Produksi) menentukan quantity gula, jenis gula yang dihasilkan untuk produksi
yang disetujui oleh Chief Warehouse.
3. Mengolah Raw Sugar
Setelah SPB disetujui kemudian Raw Sugar diolah di Process Warehouse sesuai
dengan quantity yang ada pada SPB. Hasil produksi ini dibedakan menjadi 2
jenis yaitu:
1. Grade A
2. Grade B
kemudian dicatat oleh staff secara manual untuk di-input pada Database Hasil
Produksi. Setelah itu sugar hasil produksi dipindahkan ke Finished Goods
Warehouse.
4. Membuat Laporan Hasil Produksi
Setelah menerima sugar hasil produksi, kemudian bagian Finished Goods
mengecek SPB dengan data Hasil Produksi yang ada untuk mencetak Laporan
Hasil Produksi sesuai dengan jenis gula.
3.3.2 Uraian Prosedur Barang Keluar/Stock Out
1. Membuat Surat Perintah Penyerahan Barang (SSPB)
Bagian Sales & Marketing membuat Surat Perintah Penyerahan Barang (SPPB) 5
(lima) rangkap yaitu:
• Lembar asli : Finance & Accounting Pusat
89
• Copy 1 : Customer
• Copy 2 : Finance & Accounting Pabrik
• Copy 3 : Sales & Marketing
• Copy 4 : Finished Goods Warehouse
setelah menerima PO dari customer atas surat penawaran yang telah dikirim.
2. Mengecek Dokumen
Bagian Finance & Accounting Pusat menerima SPPB untuk diarsip dan
memberikan konfirmasi untuk membuat Loading Permit ke Bagian Finance &
Accounting Pabrik. Kemudian Bagian Finance & Accounting Pabrik akan
menerima lembar 3 Loading Permit untuk dicek dan di bandingkan dengan SPPB
yang ada.
3. Membuat Loading Permit
Setelah mengecek SPPB copy 2, bagian Finance & Accounting Pabrik membuat
Loading Permit 3 (tiga) rangkap yaitu:
• Lembar 1 : Warehouse
• Lembar 2 : Finance & Accounting Pabrik
• Lembar 3 : Finance & Accounting Pusat
4. Menimbang Barang
Bagian Finished Goods Warehouse mengecek dan membandingkan SPPB dan
Loading Permit yang diterima apakah telah sesuai. Kemudian menyiapkan
barang yang diminta oleh customer. Menimbang mobil dengan berat kosong lalu
dimuat dengan barang kemudian ditimbang lagi dengan muatan. Selisih berat
tersebut akan menentukan berat netto gula dan dicatat sebagai hasil timbangan.
90
5. Membuat Surat Jalan
Setelah menimbang barang, bagian Finished Goods Warehouse membuat Surat
Jalan Gula berdasarkan hasil timbangan tersebut sebanyak 5 (lima) rangkap
yaitu:
• Lembar Asli : Supir
• Copy 1 : Finance & Accounting Pabrik
• Copy 2 : Finance & Accounting Pusat
• Copy 3 : Administrasi Gudang
• Copy 4 : Security Warehouse
6. Mengirim Barang
Bagian Ekspedisi/Pengiriman menerima lembar asli Surat Jalan untuk Supir
kemudian mengirim barang ke Customer. Jika Customer ingin menggunakan jasa
ekspedisi maka bagian Sales & Marketing akan membuat Surat Pengantar
Ekspedisi.
7. Membuat Laporan Stock Card
Bagian Finished Goods Warehouse mengentri jenis laporan yang ingin dicetak
berdasarkan jenis gula. Kemudian mengecek Hasil Produksi masing-masing jenis
gula dan gula yang keluar dari Surat Jalan. Laporan Stock Card ini akan
didistribusikan kepada Chief Warehouse secara berkala.
91
3.3.3 Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan pada sistem informasi persediaan PT. SUJ
adalah sebagai berikut :
1. Input:
a. Bill of Lading.
b. Certificate of Quality, Quantity, Weight dan Analysis.
c. Hasil Produksi
d. Surat Permintaan Barang (SPB)
e. Surat Perintah Penyerahan Barang (SPPB).
f. Form Loading Permit.
g. Form Hasil Timbangan
h. Surat Jalan Gula
2. Output:
a. Laporan Hasil Produksi
b. Laporan Stock Barang (Stock Card)
3. Database:
a. Database Direct Purchasing
b. Database Hasil Produksi.
c. Database Delivery Order (DO).
d. Database Sales Order.
e. Database Loading Permit.
f. Database Surat Jalan.
92
3.3.4 Workflow Table dan Overview Activity Diagram Barang Masuk
Actor Activities Menerima Raw Sugar
Supplier Raw Sugar W/H Computer
1. Mengirim Raw Sugar, Bill of Lading, Certificates 2. Mengecek kelengkapan barang Raw Sugar 3. Mengentri Raw Sugar ke Direct Purchase (Pembelian Raw Sugar) 4. Menampilkan Direct Purchase (Pembelian Raw Sugar) 5. Menyimpan Direct Purchase (Pembelian Raw Sugar)
Membuat Surat Permintaan Barang (SPB) Laboratory Computer Laboratory
6. Mengecek Raw Sugar 7. Mengecek Sugar Hasil Produksi 8. Mengentri Surat Permintaan Barang (Pemakaian Gula untuk Produksi) 9. Menampilkan SPB 11. Menyimpan SPB 12. Mengirim SPB ke Chief Warehouse
Mengolah Raw Sugar Process W/H Computer Process W/H
13. Menerima Raw Sugar 14. Menampilkan SPB 15. Mengolah Raw Sugar berdasarkan SPB 16. Mencatat Finished Goods yang diproduksi 17. Mengentri Hasil Produksi 18. Menyimpan Hasil Produksi 19. Mengirim Hasil Produksi ke Finished Goods W/H
Membuat Laporan Hasil Produksi Finished Goods W/H Computer Finished Goods W/H Computer
20. Menerima Hasil Produksi 21. Menampilkan SPB 22. Menampilkan report Hasil Produksi 23. Mencetak Laporan Hasil Produksi
Tabel 3.1 Workflow Table Barang Masuk
93
ComputerFinished GoodsWarehouse
ProcessWarehouse
LaboratoryRaw SugarWarehouse
Supplier
Menerima Raw SugarMengirim Raw Sugar
{B/L}
{Certificates}
Direct Purchase
Membuat SPB
SPB
Mengolah Raw Sugar
{Hasil Produksi}
Membuat Laporan HP
Hasil Produksi
{LHP}
Gambar 3.3 Overview Activity Diagram Barang Masuk
94
3.3.5 Workflow Table dan Overview Activity Diagram Barang Keluar
Actor Activities Membuat SPPB Sales & Marketing Computer Sales & Marketing
1. Mengentri SPPB 2. Menampilkan SPPB 3. Menyimpan SPPB 4. Mencetak SPPB 5 rangkap 5. Mengirim SPPB lembar asli ke Finance and Acc. Pusat 6. Mengirim SPPB copy 1 ke Customer 7. Mengirim SPPB copy 2 ke Finance and Acc. Pabrik 8. Mengarsip copy 3 9. Mengirim SPPB copy 4 ke Finished Goods W/H
Mengecek Dokumen Finance & Acc. Pusat 10. Mengarsip SPPB
11. Memberikan Persetujuan untuk membuat Loading Permit Membuat Loading Permit Finance & Acc. Pabrik Computer Finance & Acc. Pabrik
12. Mengecek SPPB 13. Mengentri Loading Permit 14. Menampilkan Loading Permit 15. Menyimpan Loading Permit 16. Mencetak Loading Permit 3 rangkap 17. Mengirim lembar 1 ke Warehouse 18. Mengarsip lembar 2 19. Mengirim lembar 3 ke Finance & Acc. Pusat
Menimbang Barang Finished Goods W/H 20. Membandingkan SPPB dengan Loading Permit
21. Menyiapkan Barang Sugar Finished Goods 22. Menimbang berat mobil kosong 23. Memuat barang ke mobil 24. Menimbang berat mobil dengan muatan 25. Mencatat hasil timbangan
Membuat Surat Jalan Finished Goods W/H Computer Finished Goods W/H
26. Mengecek form hasil timbangan 27. Mengentri Surat Jalan 28. Menampilkan Surat Jalan 29. Menyimpan Surat Jalan 30. Mencetak Surat Jalan 5 rangkap 31. Mengirim lembar asli ke supir 32. Mengirim copy 1 ke Finance & Acc. Pabrik 33. Mengirim copy 2 ke Finance & Acc. Pusat 34. Mengirim copy 3 ke Administrasi Gudang 35. Mengirim copy 4 ke Security W/H
Mengirim Barang Ekspedisi 35. Mengecek Surat Jalan
36. Mengirim Barang ke Customer
Membuat Laporan Stock Card Finished Goods W/H Computer Finished Goods W/H
37. Mengentri jenis laporan 38. Menampilkan Hasil Produksi 39. Menampilkan Surat Jalan 40. Mencetak Laporan Stock Card 41. Mengirim Laporan Stock Card ke Warehouse Chief
Tabel 3.2 Workflow Table Barang Keluar
95
ComputerEkspedisiF/G WarehouseFinance & Acc.Pabrik
Finance & AccPusat
Sales & Marketing
Membuat SPPB
Mengecek Dokumen{}
{}{}
{}{SPPB} Membuat Loading Permit
{}{}{Loading
Permit}
Menimbang Barang
{HasilTimbangan}
Membuat Surat Jalan
{}{}
{}{}{Surat
Jalan}
Mengrim Barang
Membuat Laporan SC
{Lap.Stock Card}
DeliveryOrder
LoadingPermit
Surat Jalan
HasilProduksi
Gambar 3.4 Overview Activity Diagram Barang Keluar
96
3.4 Spesifikasi Hardware dan Software
3.4.1 Spesifikasi Hardware
Hardware:
Database : SQL.
Motherboard : ECS945GZ/CT-M.
Processor : Intel Core 2 Duo CPU 4300 @ 1.80GHz.
Memory : 512MB DDR2 KingStone 8IC, 1 keping.
Hard disk : 80GB SATA Seagate 7200RPM.
VGA : On board Intel@82945G Express Chipset Family.
Ethernet : On board Realtek RTL8139/810x Familiy Fast Ethernet
NIC.
Sound Card : On board Realtek high Definition audio.
Keyboard : Logitech PS/2.
Mouse : Logitech Optic USB.
Monitor : ViewSonic 15” CRT.
Casing : ATX SPC 450Watt.
3.4.2 Spesifikasi Software
Software :
Operating System : Windows XP Professional Version 2002 SP1.
Ms. Office : Ms. Office 2003
(Word, Excel, Access, Outlook, Powe Point).
Antivirus : Norton Antivirus 2005.
Acrobat Reader : Adobe Reader 5.0.
97
WinRAR : WinRAR 3.51.
Lain-lain : Magic Distribution Systems (MDS) Software
(Apex 6.0, Crystal Report 8.5, Visual Basic 6.0).
98
3.5 Operasi Manual Aplikasi yang Digunakan
1. Direct Purchase (pembelian Raw sugar)
Gambar 3.5 Tampilan Direct Purchase
Langkah – langkah yang harus dilakukan adalah :
1. Klik “add” button yang berada di bawah tampilan layar Direct Purchase.
2. Memilih Departement dengan mengklik button “…” disebelah kolom
departement (ket : Windows lain akan muncul berupa pilihan beberapa
departement).seperti tampilan di bawah ini
99
Browse Departement
Gambar 3.6 Tampilan Browse Departement
3. Klik “…” button yang ada di sebelah input-an warehouse, untuk memilih
warehouse yang ada (ket: windows lain akan muncul dengan sendirinya setelah
mengklik button tersebut). Seperti tampilan di bawah ini.
100
Browse Warehouse
Gambar 3.7 Tampilan Browse Warehouse
4. Memilih Supplier dengan mengklik button “…” disebelah kolom Supplier (ket :
Windows lain akan muncul berupa pilihan beberapa Supplier).seperti tampilan di
bawah ini
101
Browse Supplier
Gambar 3.8 Tampilan Browse Supplier
5. Memilih Delivered to dengan mengklik button “…” disebelah kolom Delivered
to (ket : Windows lain akan muncul berupa pilihan beberapa alamat ).seperti
tampilan di bawah ini.
102
Browse deliver To
Gambar 3.9 Tampilan Browse deliver To
6. Klik “add” button pada tampilan awal untuk memilih item. Tampilan Add Item
akan muncul seperti tampilan di bawah ini
103
Add Item
Gambar 3.10 Tampilan Add Item
7. Klik “…” button di sebelah kolom item untuk memilih item yang ada. Akan
muncul tampilan Browse Item seperti gambar di bawah ini
104
Browse Item
Gambar 3.11 Tampilan Browse Item
8. Klik “…” button di sebelah kolom Cost Center untuk memilih item yang ada.
Akan muncul tampilan Cost Center seperti gambar di bawah ini
105
Browse Cost Center
Gambar 3.12 Tampilan Browse Cost Center
9. Masukkan data-data secara manual seperti dalam kolom item name, quantity,
disc, pph, ppn, setelah data di input akan muncul Unit price, disc amount, dan
nett price secara otomatis. Lalu klik “OK” button. (ket: data-data pada tampilan
item yang telah diinput akan masuk secara otomatis ke tampilan awal).
10. Klik “Browse” button pada tampilan layar awal, akan muncul tampilan Browse
Direct Purchase seperti gambar di bawah ini.
106
Browse Direct Purchase
Gambar 3.13 Tampilan Browse Direct Purchase
11. Pilih hasil input-an, lalu klik ”get” button untuk mengambil data Direct
Purchase yang telah di-input.
12. Data-data setelah di klik “get” button akan muncul di tampilan awal.
107
2. Pemakaian Gula (Surat Permintaan Barang)
Gambar 3.14 Tampilan Surat Permintaan Barang
Langkah – langkah yang harus dilakukan adalah :
1. Klik “add” button yang berada di bawah tampilan layar Surat Permintaan Barang
2. Klik “…” button yang ada di sebelah input-an warehouse, untuk memilih
warehouse yang ada (ket: windows lain akan muncul dengan sendirinya setelah
mengklik button tersebut, seperti tampilan di bawah ini).
108
Browse Warehouse
Gambar 3.15 Tampilan Browse Warehouse
3. Klik “…” button yang ada di sebelah input-an Departement, untuk memilih
departement yang ada (ket: windows lain akan muncul dengan sendirinya setelah
mengklik button tersebut, seperti tampilan di bawah ini).
109
Browse Departement
Gambar 3.16 Tampilan Browse Departement
4. Klik “add” button di tampilan awal untuk memilih item. Tampilan Add Item
akan muncul seperti tampilan di bawah ini
110
Add Item
Gambar 3.17 Tampilan Add Item
5. Klik “…” button di sebelah kolom item untuk memilih item yang ada. Akan
muncul tampilan Browse Item seperti gambar di bawah ini
111
Browse Item
Gambar 3.18 Tampilan Browse Item
6. Quantity diisi secara manual
7. Setelah di isi kolom-kolom tersebut lalu user klik “OK” button
8. Klik “Browse” button pada tampilan awal, untuk melihat data-data yang telah di
input sebelumnya. Akan muncul tampilan seperti di bawah ini.
112
Browse Surat Permintaan Barang
Gambar 3.19 Tampilan Browse Surat Permintaan Barang
9. Setelah memilih input-an lalu klik “Get” button,data yang dipilih masuk ke
tampilan awal.
Di input oleh : Warehouse dan Laboratory
113
3. Hasil produksi
Gambar 3.20 Tampilan Hasil Produksi
Langkah – langkah yang harus dilakukan adalah :
1. Klik “add” button yang berada di bawah tampilan layar Hasil Produksi.
2. Klik “…” button yang ada di sebelah input-an warehouse, untuk memilih
warehouse yang ada (ket: windows lain akan muncul dengan sendirinya setelah
mengklik button tersebut).
114
Add Hasil Produksi
Browse Warehouse
Gambar 3.21 Tampilan Browse Warehouse
3. Klik “add” button pada tampilan awal untuk memilih item. Tampilan Add Item
akan muncul seperti tampilan di bawah ini
115
Add Item
Gambar 3.22 Tampilan Add Item
4. Klik “…” button di sebelah kolom item untuk memilih item yang ada. Akan
muncul tampilan Browse Item seperti gambar di bawah ini
116
Browse Item
Gambar 3.23 Tampilan Browse Item
Setelah meng-input data-data di kolom browse tersebut lalu user kembali ke
tampilan awal,dan melakukan input-an di bawah ini:
5. Masukkan tanggal di kolom “date”.
6. Document Number dan data-data input akan keluar secara otomatis setelah
melakukan input-an tersebut diatas.
7. Klik “save” button untuk menyimpan data.
8. Klik “Browse” button untuk memunculkan tampilan Browse Hasil Produksi
seperti gambar di bawah ini.
117
Browse Hasil Produksi
Gambar 3.24 Tampilan Browse Hasil Produksi
9. Pilih hasil input-an, lalu klik ”get” button untuk mengambil data hasil produksi
yang selanjutnya akan menjadi laporan hasil produksi. Data-data setelah di klik
“get” button akan muncul di tampilan awal.
10. Di bawah ini adalah laporan hasil produksi setelah data-data di input.
118
Gambar 3.25 Tampilan Report Hasil Produksi
11. Setelah laporan produksi keluar, untuk membuat print-out laporannya klik
“print” button, hasil print-out yang keluar akan seperti gambar di bawah ini
119
Print Hasil Produksi
Gambar 3.26 Tampilan Print Hasil Produksi
Print Hasil Produksi By Item
Gambar 3.27 Tampilan Print By Item Hasil Produksi
120
Di input oleh : Chief Warehouse dan user yang dipilih oleh perusahan.
Dapat di akses oleh : Sales & Marketing, Finance & Accounting Site (pabrik) dan
Warehouse.
4. Sales Order
Gambar 3.28 Tampilan Sales Order
Langkah – langkah yang harus dilakukan adalah :
1. Klik “add” button yang berada di bawah tampilan layar Sales Order.
2. Masukkan tanggal input data pada kolom “Date”.
121
3. Masukkan tanggal pengiriman yang akan dilakukan, pada kolom “Delivery
Date”.
4. Memilih Departement dengan mengklik button “…” disebelah kolom
Departement (ket : Windows lain akan muncul berupa pilihan beberapa
departement).seperti tampilan di bawah ini.
Browse Departement
Gambar 3.29 Tampilan Browse Departement
5. Memilih Customer dengan mengklik button “…” disebelah kolom Customer
diatas (ket : Windows lain akan muncul berupa pilihan beberapa customer. Dan
alamat customer akan muncul dengan sendirinya di kolom Address). Seperti
tampilan di bawah ini
122
Browse Customer
Gambar 3.30 Tampilan Browse Customer
6. Masukkan jumlah biaya pada kolom “Biaya 1” atau “Biaya 2”, jika memang ada
biaya untuk ekspedisi. (ket : tidak perlu dilakukan input-an biaya kalau tidak ada
biaya ekspedisi). Akan keluar tampilan windows yang baru seperti tampilan di
bawah ini.
123
Browse Biaya I & Biaya II
Gambar 3.31 Tampilan Browse Biaya I dan II
7. Klik “add” button yang berada di bawah tampilan keluar data, nanti akan keluar
pilihan “item”, “quantity”, dan “unit price”, yang akan muncul pada tampilan
keluar data tentang item, quantity, unit price dll.
8. Order Number akan keluar secara otomatis.
9. Klik “Save ” button untuk menyimpan data.(ket: setelah di save data akan masuk
ke database sales order)
10. Klik “Browse” button untuk memunculkan tampilan Browse Sales Order seperti
gambar di bawah ini.
124
Browse Sales Order
Gambar 3.32 Tampilan Browse Sales Order
11. Pilih hasil input-an, lalu klik ”get” button untuk mengambil data sales order.
Data-data setelah di klik “get” button akan muncul di tampilan awal.
Di input oleh : Sales & Marketing.
125
5. Delivery Order
Gambar 3.33 Tampilan Delivery Order
Langkah – langkah yang harus dilakukan adalah :
1. Klik “add” button yang berada di bawah tampilan layar Delivery Order.
2. Pilih Sales Order number, dengan cara mengklik “…” button yang ada di sebelah
kolom So No. (ket: akan muncul windows baru seperti tampilan di bawah ini)
126
Browse SO No
Gambar 3.34 Tampilan Browse SO No
3. Data – data yang ada pada tampilan diatas akan keluar dengan sendirinya setelah
memilih Sales Order number.
4. Delivery Order number akan keluar sendiri dengan otomatis.
5. Klik “Save” button untuk menyimpan data.
6. Klik “Browse” button pada tampilan awal untuk memunculkan tampilan Browse
Delivery Order seperti gambar di bawah ini.
127
Browse Delivery Order
Gambar 3.35 Tampilan Browse Delivery Order
Di input oleh : Sales & Marketing.
128
6. Loading Permit
Gambar 3.36 Tampilan Loading Permit
Langkah – langkah yang harus dilakukan adalah :
1. Klik “add” button yang berada di bawah tampilan layar Loading Permit.
2. Pilih Delivery Note number, dengan mengklik “…” button yang ada disebelah
kolom DN No. Seperti tampilan di bawah ini
129
Browse DN No
Gambar 3.37 Tampilan Browse DN No
(ket: setelah memilih Delivery Note number, data – data seperti customer, address,
dept code, akan muncul dengan sendirinya sesuai dengan input-an sebelumnya di
tampilan Delivery Order).
3. Ketik secara manual data – data diatas seperti no truk, parkir, dan driver.
4. Masukkan data Berat awal serta Berat akhir (merupakan berat awal kendaraan
pengiriman gula sebelum di isi dengan gula, serta berat akhir kendaraan setelah
di isi dengan gula). selisihnya merupakan berat Netto gula yang akan dikirim.
5. Loading Permit number akan keluar secara otomatis.
6. Meng-input no Sub DN dari customer.
7. Klik “Save” button untuk menyimpan data.
Di input oleh : Finance & Accounting Site (pabrik).
130
7. Surat Jalan
Gambar 3.38 Tampilan Surat Jalan
Langkah – langkah yang harus dilakukan adalah :
1. Klik “add” button yang berada di bawah tampilan layar Surat Jalan.
2. Memilih Delivery Order number, dengan cara mengklik “…” button yang ada di
sebelah kolom Do No. (ket: akan muncul windows seperti di bawah ini)
131
Browse DO No
Gambar 3.39 Tampilan DO No
3. Memilih Loading Permit number, dengan cara mengklik “…” button yang ada di
sebelah kolom LP No. (ket: akan muncul windows seperti di bawah ini)
132
Browse LP No
Gambar 3.40 Tampilan DO No
4. SJ No. dan Ref No., So akan muncul secara otomatis.
5. Kolom truck, driver, dan parkir akan terisi secara otomatis setelah LP No di-
input.
6. Kolom Customer, address, dan dept code akan terisi secara otomatis setelah DO
No di-input.
7. Memilih Warehouse dengan cara mengklik “…” button yang ada di sebelah
kolom warehouse. (ket: akan muncul windows seperti di bawah ini)
133
Browse Warehouse
Gambar 3.41 Tampilan Browse Warehouse
8. Notes di isi numerator Loading Permit.
9. Klik “Save” button untuk menyimpan data.
10. Klik “Browse” button untuk memunculkan tampilan Browse Surat Jalan yang
telah di input. Di bawah ini adalah tampilan untuk mencari Surat Jalan yang telah
di input.
134
Browse Surat jalan
Gambar 3.42 Tampilan Browse Surat Jalan
11. Pilih hasil input-an, lalu klik ”get” button untuk mengambil data surat jalan.
12. Data-data setelah di klik “get” button akan muncul di tampilan awal.
Di input oleh : Finished Goods Warehouse
135
8. Stock Card
Gambar 3.43 Tampilan Stock Card
Langkah – langkah yang harus dilakukan adalah :
1. Klik button yang ada di sebelah kolom item untuk browse item yang akan di
masukkan ke dalam Stock Card (ket: akan muncul tampilan browse item seperti
tampilan di bawah ini).
136
Browse Item
Gambar 3.44 Tampilan Browse Item
2. Pilih item yang ada di dalam tampilan Browse Item diatas, setelah user memilih
item yang akan di masukkan ke dalam Stock Card lalu klik “Get” button untuk
memasukkan item yang dipilih ke dalam Stock Card
3. Kembali ke tampilan Stock Card setelah memilih item pada tampilan Browse
Item,lalu untuk mencetak hasil laporan Stock Card klik “print” button yang
berada di sudut kanan atas tampilan layar. (ket: hasil print out Stock Card bisa di
lihat pada gambar di bawah ini).
137
Print Stock Card
Gambar 3.45 Tampilan Print Stock Card
Recommended