ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

DIRECCIÓN DE GESTIÓNSECCIÒN CONTRATACIÒN SEDE BOGOTÁ2012

SOCIALIZACIÓN

PLANEACIÓN - JUSTIFICACIÓN El Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera, en sentencia de 31 de

agosto de 2006, Radicación R- 7664, se refirió también al principio de planeación en la contratación estatal, planteando lo siguiente:

“…Al respecto conviene reiterar que en materia contractual las entidades oficiales están obligadas a respetar y a cumplir el principio de planeación en virtud del cual resulta indispensable la elaboración previa de estudios y análisis suficientemente serios y completos, antes de iniciar un procedimiento de selección, encaminados a determinar, entre muchos otros aspectos relevantes:

i) La verdadera necesidad de la celebración del respectivo contrato.ii) Las opciones o modalidades existentes para satisfacer esa necesidad y las razones que justifiquen la

preferencia por la modalidad o tipo contractual que se escoja.iii) Las calidades, especificaciones, cantidades y demás características que puedan o deban reunir los

bienes, las obras, los servicios, etc., cuya contratación, adquisición o disposición se haya determinado necesaria, lo cual, según el caso, deberá incluir también la elaboración de los diseños, planos, análisis técnicos, etc.

iv) Los costos, valores y alternativas que, a precios de mercado reales, podría demandar la celebración y ejecución de esa clase de contrato, consultando las cantidades, especificaciones, cantidades de los bienes, obras, servicios, etc., que se pretende y requiere contratar, así como la modalidad u opciones escogidas o contempladas para el efecto.

v) La disponibilidad de recursos o la capacidad financiera de la entidad contratante para asumir las obligaciones de pago que se deriven de la celebración de ese pretendido contrato.

vi) La existencia y disponibilidad, en el mercado nacional o internacional, de proveedores…”.

JUSTIFICACIÓN DE LA CONTRATACIÓN

DEFINICIÓN Y CONSTRUCCIÓN

Es la descripción precisa y detallada de las razones que tiene el solicitante para la adquisición de un bien o servicio, dada su conveniencia institucional, su correspondencia con el objetivo de un proyecto específico, y los motivos que conlleven a la invitación y selección directa, cuando sea el caso.

GUÍA

¿Cuál o cuáles necesidades se pretende satisfacer con la adquisición de ese bien y/o servicio?

¿Para qué se requiere la adquisición de ese bien y/o servicio? ¿Cuál es la finalidad de contratar el bien o servicio

en cuestión?

¿Cómo contribuye la adquisición de este bien y/o servicio a los fines institucionales

¿Cómo contribuye la adquisición de este bien y/o servicio a los objetivos específicos del proyecto del cual provienen los

recursos?

¿Se encuentran programados y aprobados los recursos dentro del proyecto para la adquisición de este bien o servicio? ¿Existen recursos en el rubro específico que corresponde a la naturaleza del bien o servicio que se

pretende adquirir?

ESTADIOS EN LA CONTRATACIÓN

1. ESTUDIO DE MERCADO

2. INVITACIÓN A COTIZAR

3. SELECCIÓN PROVEEDOR

4. FORMALIZACIÓN Y LEGALIZACIÓN CONTRATO

5. EJECUCIÓN CONTRATO

6. LIQUIDACIÓN

ETAPAS CONTRATACIÓN

1. ESTUDIO DE MERCADO

2. INVITACIÓN A COTIZAR

3. SELECCIÓN PROVEEDOR

4. LEGALIZACIÓN CONTRATO

5. EJECUCIÓN CONTRATO

6. LIQUIDACIÓN

SELECCIONAR PROVEEDORES

Y FORMALIZAR

LA ADQUISICIÓN

REALIZAR SEGUIMIENTO

A LA EJECUCIÓN

CONTRACTUAL

1

2

PLAZO EJECUCIÒN De 1 a 29 días “Solo para adquisiciones eventuales y específicas”VALOR: Inferior a $5.667.000

(10 SMLV /2012)Invitación Dta

mínimo a 1 oferente

VALOR:De $5.667.000

Hasta $45.336.000

(80 SMLV/2012)Invitación Dta

mínimo a 1 oferente

VALOR:

De $45.336.001Hasta

$226.680.000 (400 SMLV/2012)

Invitación Dta mínimo a 3 oferentes

VALOR:De $226.680.001

en adelante (>400 SMLV/2012)Invitación Pública

ORDENES MÌNIMAS DE

CORTA DURACIÒN

ORDENES MENORES

ORDENES SUPERIORES

CONTRATOS

TIPOS DE CONTRATACIÒN PARA ADQUISICIÒN BIENES Y SERVICIOS

* Invitación directa a mínimo un oferente.* Invitación verbal o escrita (Formato).* No se adicionan, ni prorrogan, ni ceden, ni suspenden.* La ODC u ODS no la firma el oferente.* No se utiliza para ctos de alto riesgo* CDP se expide con la SOC

* Invitación directa a mínimo 1 oferente.* Invitación por regla general escrita (Formato).*Invitación verbal servicios Prof. Técn y asiste. prestados por personas naturales, o de bienes decaracterísticas técnicas uniformes y de común utilización que no requieran directriz técnica.* CDP se expide con la SOC

* Invitación directa a mínimo 3 oferentes.

* CDP previo a la invitación con formato* Invitación siempre escrita (Formato).

* Invitación Pública* Estudio de

mercado previo a la invitación

* CDP previo a la invitación con

formato

ORDENES MÌNIMAS DE

CORTA DURACIÒN

ORDENES MENORES

ORDENES SUPERIORES

CONTRATOS

TIPOS DE CONTRATACIÒN PARA ADQUISICIÒN BIENES Y SERVICIOS

ETAPAS CONTRATACIÓN

1. ESTUDIO DE MERCADO

Obligatoria su presentación en el expediente, para procesos superiores a 400 SMLMVGUÍA

2. INVITACIÓN A COTIZAR

Puede ser Invitación Verbal, SOLO:* Para ordenes mínimas * Para Ordenes menores de Servicios Personales o Bienes de común utilización, que no requieran Directriz TécnicaDebe ser Invitación Escrita:* Por regla general en todos los demás casos inclusive cuando el Proveedor es Único o Exclusivo. Si se hace invitación escrita, debe haber evaluación escrita. En caso de ordenes menores hay excepción para: contratación de servicios personales, (profesionales, técnicos y asistenciales). Y en bienes siempre y cuando tengan características comunes, sean de común utilización y no requieran directriz técnicaFORMATO

a. INVITACIÒN DIRECTACuando el solicitante hace

conocer la invitación a cotizar a determinado número de posibles oferentes, sea uno o varios proveedores.

b. INVITACIÒN PÙBLICACuando el solicitante hace conocer la invitación al público en general (pagina Web)

ETAPAS CONTRATACIÓN

2.1 SELECCIÓN DEL PROVEEDOR POR SELECCIÓN DIRECTA

* Cuando invitamos a las de 1 oferente y solo se presenta 1, se evalúa y si cumple los requisitos habilitantes y la oferta es favorable.* Cuando aun invitando a el único oferente que existe en el mercado, se evalúa y si cumple requisitos habilitantes y su oferta es favorable.

2.2. SELECCIÓN DEL PROVEEDOR POR COMPARACIÓN DE OFERTAS

* Cuando invitamos a mas de 1 oferente y se presentan mas de uno de ellos se evalúan comparativamente, quien obtenga el mayor puntaje, es el oferente seleccionado.

ETAPAS CONTRATACIÓN

5. EJECUCIÓN

Solicitar y formalizar modificación y/o adición y/o prórroga . SuspensiónRealizar seguimiento y control a la ejecución contractual FORMATO - GUÍA

6. LIQUIDACIÓN

Todas las Ordenes o Contratos de tracto sucesivo (más de 1 pago) se liquidan.La liquidación debe gestionarse dentro de los 4 meses siguientes a la terminación de la ejecución de la orden o contrato.

INSTRUCTIVO - MODELOS

OBJETO GENERAL

SUMINISTRO DE…(Comúnmente Entregas Parciales)

COMPRA DE… (Comúnmente una entrega) sinónimo de ADQUISICIÓN

PRESTACIÒN DE SERVICIO… (Personales Profesionales, Técnicos, Auxiliares o de Apoyo)

OTROS: Mantenimiento, Alquiler, Fotocopiado, Traducciones, Consultoría, Dictar Conferencia o taller, etc.

INTERVENCIÒN FÌSICA: (Obras nuevas, adecuaciones, ampliaciones, demolición, interv. espacio público, modificación, reforzamiento, restauración, reparaciones locativas, etc.,)

ARRENDAMIENTO DE… Espacios, equipos..

TIPS:• No registrar en el objeto fechas específicas.• No registrar en el objeto cantidades.• No utilizar términos como “funciones”, ”Cargo”, “labor”,

“cumplimiento de horarios”.• No utilizar cargos de planta

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Son aquellas características del bien o servicio a

adquirir

o Tamaños, áreas, forma, colores, o Productos Entregables.o Tipología del servicio.o Condiciones normativas que deban tener los

productos o servicios a adquirir

OBLIGACIONES ESPECIFICA

Son aquellas actividades específicas que permiten el desarrollo del objeto general descrito.

o No pueden constituir o expresar otro objeto general.

o Se recomienda no utilizar términos como, “funciones”, “ordenes”, “horario laboral”.

o No utilizar obligaciones generales como “ y las demás que así requiera el interventor o el área”

o Aquí se incluyen servicios conexos cuando el proveedor no los factura adicionales como instalaciones, capacitaciones, etc

FORMAS DE PAGO

UNICO PAGO: ORDENES CONTRACTUALES MINIMAS DE CORTA DURACION

CONTADO COMERCIAL: QUE LA UN CANCACELA EL VR TOTAL PACTADO DENTRO DE LOS 30 DIAS SIGUIENTES A LA RADICACION DE LA FACTIURA Y LA EXPEDICION DE CUMPLIDO

ANTICIPO: UNA PARTE DEL VALOR TOTAL DEL CONTRATO SE GIRA ANTES DE EJECUTAR ACTIVIDADES.

ANTICIPADO: EL VALOR TOTAL DEL CONTRATO SE CANCELA ANTES DE EJECUTAR ACTIVIDADES

CRITERIOS DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA

El solicitante de acuerdo a la naturaleza del bien o servicio a contratar, establece los criterios que le permitan seleccionar el

contratista idóneo con la mejor oferta económica.

Se deben adjuntar los parámetros de evaluación y calificación.

DEBEN SER OBJETIVOS Y CUANTIFICABLES

DIRECTRIZ TECNICAEs el conjunto de características yespecificaciones técnicas de los bienes y/o servicios a adquirir por la Universidad, definidas por la instancia competente, que serán requeridas a los proponentes para garantizar eldesempeño eficiente, y/o la vigencia tecnológica, la conectividad, la compatibilidad y la interoperabilidad con la plataforma tecnológica de la Universidad.

CONCEPTO TECNIC0Proceso mediante el cual se evalúan y verifican las especificaciones o características técnicas de los bienes y/o servicios ofrecidos por los proponentes, para determinar si se adecuan a las directrices técnicas y a los requerimientos institucionales.

DIRECTRIZ TECNICA – CONCEPTO TECNICO

GRACIAS