การประยุกต์ใช้งานโปรแกรม Microsoft Word 2013 ·...

การประยกตใชงานโปรแกรม Microsoft Word 2013

อาจารยวนวสาข รงแกว

1

Outline

1. สวนประกอบของ Microsoft Word

2. การจดรปแบบเอกสาร

3. การแทรกรปภาพและตาราง

4. การตงคาหนากระดาษ

5. การสรางจดหมายเวยน

2

แนะน า Microsoft Word 2013

ในชวตประจ าวนของเราแตละวน เราตองท างานกบเอกสารตางๆ มากมายตงแตท ารายงานการประชมพมพจดหมาย และท าหนงสอคมอตางๆ การบนทกขอความเหลานหากจดท าดวยการใชมอเขยนหรอการพมพดวยการใชเครองมอพมพดดอาจไมใชทสะดวกรวดเรวทสด โปรแกรม Microsoft Word เปนโปรแกรมสาหรบสรางและจดการกบเอกสารทกรปแบบไมวาจะเปนบนทกขอความ จดหมาย รายงาน ใบปะหนาแฟกซ ไปจนถงการจดท าคมอและหนงสอ โดยมระบบอตโนมต การจดการหนาเอกสาร เปนตน ซงจะชวยใหเราใชเวลานอยลงในการจดรปแบบตางๆ

3

แนะน า Microsoft Word 2013 (ตอ)

โปรแกรม Microsoft Word 2013 เปนหนงในโปรแกรมชด Office 2013 ทปรบปรงความสามารถใหมประสทธภาพดขนกวาเดม อกทงมหนาจอสวนตดตอผใชงาน (Interface) ทมงเนนผลลพธแบบใหมจะแสดงเครองมอเมอผใชตองการในลกษณะทมการจดเรยงและชดเจน การแสดงตวอยางเปนภาพ และคลงขอมลหรอภาพ (Gallery) ของลกษณะทก าหนดไวลวงหนา รปแบบตารางอตโนมต และเนอหาอนๆ จะชวยใหเราใชงาน Microsoft Word ไดอยางมประสทธภาพดยงขน สามารถเลอกขอความ ตาราง ลกษณะกราฟก แบบอกษร หรอแมแตองคประกอบของเนอหาทใชงานบอยๆ ไดอยางงายดาย

4

เรมตนโปรแกรม

การเรมตนเปดใชโปรแกรม

คลกทปม Start

เลอนตวชเมาสไปท ALL Programs

เลอนตวชเมาสตอไปท Microsoft Office

คลกทชอโปรแกรม Microsoft Word 2013

จากนนจะปรากฏหนาจอแรกซงถอเปนหนาจอหลกของโปรแกรม Microsoft Word 2013

5

เรมตนโปรแกรม (ตอ) เลอก Template ทตองการ

6

1. สวนประกอบของ Microsoft Word

7

1. สวนประกอบของ Microsoft Word (ตอ)

1.1 แทบค าสง (Tab) หรอรบบอน (Ribbon) หลงจากเปดโปรแกรมขนมาแลวในหนาจอหลกจะเหน Tab คาสงทมอยดวยกน 8 แทบ แตละ Tab ค าสงประกอบดวยค าสงแยกตามกลมการท างาน เราเรยกโดยรวมวา “รบบอน”

1.1.1 Home Tab แทบค าสงทวไป ส าหรบจดรปแบบเอกสารในสวนขอความ ปรบสไตล ส ในสวนยอหนา ตกรอบ เปนตน

8

1. สวนประกอบของ Microsoft Word (ตอ) 1.1.2 Insert Tab แทบค าสงส าหรบเพมหนา รปภาพ ตาราง รปเรขาคณตตางๆ ขอความ

ศลป แผนภม กลองขอความ สญลกษณ เปนตน

1.1.3 Page Layout Tab แทบค าสงส าหรบจดการเคาโครงหนาเอกสาร เชน ปรบขนาด ระยะขอบ ระยะหางของยอหนา เปนตน

9

1. สวนประกอบของ Microsoft Word (ตอ) 1.1.4 Reference Tab แทบค าสงส าหรบการอางองถงขอมลในอางองถงขอมลในเอกสาร

เชน สารบญเนอหา ภาพ ตาราง หรอเชงอรรถ เปนตน

1.1.5 Mailing Tab แทบค าสงส าหรบสรางจดหมายเวยนของจดหมาย ฉลาก หรอลาเบลตางๆ

10

1. สวนประกอบของ Microsoft Word (ตอ) 1.1.6 Review Tab แทบค าสงส าหรบการตรวจทานเอกสาร เชน ตดตามการเปลยนแปลง

เนอหาและรปแบบ เปนตน

1.1.7 View Tab แทบค าสงส าหรบการปรบเปลยนมมมองขณะท างาน เชน ยอ ขยาย เปลยน จดเรยงหนาตาง โปรแกรม เปนตน

11

1. สวนประกอบของ Microsoft Word (ตอ) 1.1.8 File Tab แทบค าสงส าหรบท างานกบไฟลเอกสาร ประกอบดวยค าสงยอย ๆ ทใชใน

การจดการไฟล อาท การสรางไฟลใหม (New) การบนทกไฟล (Save) การเปด (Open) หรอการปด (Close) ไฟลเอกสารการสงพมพเอกสารออกกระดาษ (Print) เปนตน

12

1. สวนประกอบของ Microsoft Word (ตอ)

1.2 แถบเครองมอดวน (Quick access Toolbar) เปนแถบเครองมอค าสงทใชงานบอยๆ เอาไวเพอเรยกใชไดทนทโดยตรงไมตองผานเขาไปยงแทบค าสงตางๆ เราสามารถก าหนดใหแถบเครองมอดวนนนมเฉพาะปมค าสงทเราเองมกจะเรยกใชงานเปนประจ าไดดวยตนเอง ซงสามารถท าไดโดย

คลกปมหวลกศรชลง

คลกบรเวณดานหนาค าสงทเราตองการ

ซงจะปรากฏเครองหมาย

ใหเราเหนตรงบรเวณดานหนาค าสงทถกเลอกใช

13

1. สวนประกอบของ Microsoft Word (ตอ)

1.3 แถบชอเรอง (Title Bar) เปนแถบบอกชอโปรแกรมและชอไฟลเอกสารทถกเปดขนมาใชในขณะนน กรณทเปดโปรแกรมขนมาใชครงแรกจะเหนวาคาเรมตนจะตงชอไฟลวา “ Document1”

1.4 ตวกระพรบ/จดแทรกขอความ (Curser) ตวกระพรบ/จดแทรกขอความจะอยในพนทท างาน (เสมอนหนากระดาษ) ท าหนาทบอกตาแหนงปจจบน ส าหรบการแทรกขอความหรอปอนขอความใหม

1.5 แถบเลอนหนากระดาษ (Scrollbar) แถบเลอนแนวตง (Vertical Scrollbar) ใชส าหรบเลอนหนากระดาษขนหรอเลอนลง สวนแถบเลอนแนวนอน (Horizontal Scrollbar) ใชส าหรบเลอนหนากระดาษไปทางซายหรอเลอนไปทางขวา ต าแหนงของแถบเลอนแนวนอนจะอยตดกบบรเวณแถบแสดงสถานะของโปรแกรม

14

1. สวนประกอบของ Microsoft Word (ตอ)

1.6 แถบแสดงสถานะโปรแกรม (Status Bar) อยดานลางสดของหนาจอโปรแกรมจะท าหนาทบอกถงสถานะของโปรแกรมทเปนอยในขณะนน เชน บอกต าแหนงของตวกระพรบ/จดแทรกขอความ บอกจ านวนค าทนบไดในเอกสาร เปนตน

1.7 ปมปรบเปลยนมมมอง (View Shortcuts) เปนปมค าสงทางลดของแทบ View กลม Document View ใชในการปรบเปลยนมมมองหนากระดาษ

1.8 ปมยอ – ขยายพนททางาน (Zoom Level & Zoom Slider) เปนปมค าสงทางลดของแทบ View กลม Zoom ใชเมอตองการปรบยอ ขยายขนาดของพนทท างาน

15

1. สวนประกอบของ Microsoft Word (ตอ)

การซอนหรอแสดง Ribbon การใชงาน Ribbon ซงเปนเครองมอทเพมเขามาใหมส าหรบชด Office 2007 เปนตนมานน ในบางครงในขณะท างาน หากเราตองการซอนเครองมอ Ribbon เพอใหเหนพนทการท างานของเอกสารไดทงหนากสามารถทาการซอนหรอแสดงเครองมอ Ribbon ไดโดยการกดแปน Ctrl + F1 หรอใชวธดงน

คลกขวาทแทบ Ribbon ใด ๆ

คลกเลอกค าสง Collapse the Ribbon

16

2. การจดรปแบบเอกสาร

2.1 วธการปรบแตงรปแบบตวอกษร

2.1.1 โดยใชค าสงบน Mini Toolbar ในการจดการรปแบบฟอนตเบองตน เชน ตวหนา เอยง ขดเสนใต เปลยนส ขนาด เปนตน

2.1.1.1 ลากเมาสคลมคาวา “Microsoft Office 2013” กอน แลว Mini Toolbar จะปรากฏขนใหเหนจางๆ

2.1.1.2 คลกปมบน Mini Toolbar เพอทาใหเปนตวหนา ตวเอยง หรอขดเสนใต

17

2. การจดรปแบบเอกสาร (ตอ) 2.1.2 โดยใชค าสงบนแทบ Home กลม Font เพอการจดการรปแบบฟอนตทหลากหลายกวา

18

2. การจดรปแบบเอกสาร (ตอ) ค าสงการจดรปแบบฟอนตบนแทบ Home กลม Font

19

2. การจดรปแบบเอกสาร (ตอ) 2.1.3 โดยใชค าสง Quick Style เพอจดรปแบบอยางรวดเรว ซง Quick Style คอ ชอรปแบบ

ของการจดการรปแบบตวอกษรซงรวมไปถงขนาด ส ลกษณะ การเยอง ระยะหางระหวางยอหนา เปนตน แตละสไตลจะแตกตางกนและมชอเรยกเฉพาะ การน า Quick Style มาใชจะชวยใหเราสามารถปรบแตงรปแบบขอความ ยอหนาหรอตวอกษรไดอยางรวดเรว และสวยงาม กลมค าสง Style จะอยในแทบ Home การเรยกใชงาน Quick Style ท าไดดงน

2.1.3.1. ลากเมาสคลมขอความทตองการ

2.1.3.2 คลกทแทบ Home กลม Style > คลกปมMore

2.1.3.3 เลอกแบบ Quick Style ทตองการ เชน เลอกแบบ Title

2.1.3.4 ตรวจดผลลพธทได

20

2. การจดรปแบบเอกสาร (ตอ)

21

2. การจดรปแบบเอกสาร (ตอ)

2.2 การเวนระยะหางระหวางบรรทด (Line Spacing) การพมพเอกสารกบไมโครซอฟตเวรดนนโดยปกตหากขอความทพมพยาวเกนความกวางของหนากระดาษทก าหนดโปรแกรมกจะท าการขนบรรทดใหมอตโนมต และมการเวนระยะหางระหวางบรรทดใหมใหกบแตละบรรทดอตโนมตเชนกน แตหากเราตองการก าหนดระยะหางระหวางบรรทดใหมใหสามารถเหนขอความ หรอตวอกษรไดชดเจนขนกสามารถท าไดโดย

2.2.1 ลากคลมหรอคลกเลอกขอความทตองการเวนระยะหางบรรทดใหม

2.2.2 คลกค าสง Line Spacing ทแทบ Home กลม paragraph

2.2.3 คลกเลอกระยะหางทตองการ เชน 1.0 ,1.15 1.5, 2.0 เปนตน หรอ …..

2.2.4 คลกทค าสง Line Spacing options

2.2.5 คลกเลอกและพมพตวเลขระยะหางตามทตองการ

2.2.6 คลกปม OK

22

2. การจดรปแบบเอกสาร (ตอ)

23

2. การจดรปแบบเอกสาร (ตอ)

2.3 ก าหนดระยะหางระหวางยอหนา (paragraph spacing) การเวนระยะหางระหวางยอหนาชวยใหการผลตงานเอกสารโดยภาพรวมออกมาดสวยงามมความเปนระเบยบเรยบรอยของงานพมพ เพราะตามปกตเราอาจใชวธกดแปน Enter 1 ครงและปลอยใหบรรทดนนวางไวแลวจงกดแปน Enter อก 1 ครง เพอเรมพมพยอหนาใหมซงไมใชวธทถกตองนก ดงนนเราสามารถก าหนดระยะหางระหวางยอหนาไดโดย

2.3.1 คลกเลอกยอหนาทตองการก าหนดใหมระยะหางระหวางยอหนา

2.3.2 คลกค าสง spacing ในแทบ paragraph

2.3.3 คลกในชองค าสง Before คอ ระยะหางในสวนดานบนของยอหนาทเลอกไว ใหใสตวเลขส าหรบระยะหางตามตองการ (หนวยเปน point) หรอ….

2.3.4 ในชองค าสง After คอระยะหางในสวนดานลางของยอหนาทเลอกไว ใหใสตวเลขสาหรบระยะหางตามตองการ (หนวยเปน point)

2.3.5 ตรวจดผลลพธทได

24

2. การจดรปแบบเอกสาร (ตอ)

2.4 การใสสญลกษณหวขอยอย (Bullets) การก าหนดใหมเครองหมายหรอรปสญลกษณหนาหวขอยอยนนท าได 2 ลกษณะ คอ

2.4.1 การพมพขอความกอนแลวจงคอยก าหนดใหมลกษณะหนาหวขอ ซงสามารถท าไดดงน

2.4.1 ลากคลมหรอคลกเลอกขอความทตองการกาหนดใหมสญลกษณหวขอยอย

2.4.2 คลกทหวลกศรชลงของคาสง Bullets ในแทบ Home กลม paragraph

2.4.3 คลกเลอกรปแบบสญลกษณหวขอยอยทตองการ

2.4.4 ตรวจดผลลพธทได

25

2. การจดรปแบบเอกสาร (ตอ)

26

2. การจดรปแบบเอกสาร (ตอ) 2.4.2 การก าหนดสญลกษณหนาหวขอกอนทจะพมพขอความ สามารถท าไดดงน

2.4.2.1 คลกทหวลกศรชลงของค าสง Bullets ในแทบ Home กลม paragraph

2.4.2.2 คลกเลอกรปแบบสญลกษณหวขอยอยทตองการ

2.4.2.3 พมพขอความทเปนหวขอยอยลงไป

2.4.2.4 กดแปน Enter เพอขนหวขอใหม

27

2. การจดรปแบบเอกสาร (ตอ) 2.4.3 การยกเลกการใชหวขอทเปน Bullets & Numbering สามารถท าไดดงน

2.4.3.1 ลากคลมหรอคลกเลอกหวขอทตองการยกเลกหมายเลขล าดบหวขอ

2.4.3.2 คลกค าสง Bullets หรอ Numbering ในแทบ Home กลม paragraph

2.4.3.3 คลกเลอกค าสง None

2.4.3.4 ตรวจดผลลพธทได

28

3. การแทรกรปภาพและตาราง

3.1 รปภาพ

3.1.1 การแทรกภาพ (lnsert Picture) การแทรกรปภาพใสลงในเอกสารสามารถท าไดดงน

3.1.1.1 คลกต าแหนงทจะวางรป→คลกทแทบ lnsert กลม lllustrations

3.1.1.2 คลกเลอกค าสง Picture (จะปรากฏหนาตาง lnsert Picture ขนมาทนท)

3.1.1.3 ในหนาตาง lnsert Picture ใหคลกเลอกแหลงเกบไฟลรปภาพจากหนาตางดานซายมอ หรอชองดานบน

3.1.1.4 คลกเลอกชอไฟลรปภาพทตองการ

3.1.1.5 คลกปม lnsert

29

3. การแทรกรปภาพและตาราง (ตอ)

1

2

3

5

4

30

3. การแทรกรปภาพและตาราง (ตอ) 3.1.2 การปรบขนาดภาพ (Resize a Picture) ขนาดของไฟลรปภาพหรอวตถทถกแทรกเขา

มาในงานเอกสารนนถามขนาดใหญมากๆ หลงจากน าเขามาขนาดจะลดลงเหลอเพยงไมเกนขอบหนากระดาษ ซงถาหากเปนขนาดทไมตรงตามตองการแลวเราจะสามารถปรบขนาดเองไดตามขนตอนดงน

3.1.2.1 คลกเลอกรปภาพหรอวตถทตองการจะปรบขนาดใหเหนกรอบพนทของวตถนนกอน

3.1.2.2 คลกคางทบรเวณมมใดๆ ของกรอบพนทโดยใหสงเกตตวชเมาสเปลยนรปรางเปนหวลกศรทมลกษณะตางๆ เชนกน

3.1.2.3 ลากเมาสปรบขนาดตามตองการ

3.1.2.4 คลกไปยงบรเวณอนๆ เมอปรบเสรจ

31

3. การแทรกรปภาพและตาราง (ตอ)

32

3. การแทรกรปภาพและตาราง (ตอ) 3.1.3 การตดภาพ (Crop a picture) บางครงเราอาจจ าเปนตองปรบขนาดภาพโดยการตด

ขอบภาพออกไปบาง ซงทาไดดงน

3.1.3.1 คลกเลอกวตถทตองการปรบขนาด

3.1.3.2 คลกทค าสง Crop ในแทบ Format กลม Size บน picture Tools

3.1.3.3 คลกคางทบรเวณมมตางๆ ของกรอบพนทแลวลากเมาสปรบขนาดตามตองการโดยทจะเหนวาตวชเมาสเปลยนรปรางเปนลกษณะตางๆ กน ดงภาพ

33

3. การแทรกรปภาพและตาราง (ตอ) 3.1.3.4 คลกทค าสง Crop อก 1 ครง

3.1.3.5 คลกไปยงพนทนอกรปภาพ เมอปรบเสรจ

34

3. การแทรกรปภาพและตาราง (ตอ) 3.1.4 การหมนภาพ (Rotate)

3.1.4.1 คลกเลอกรปภาพหรอวตถทตองการหมน (จะปรากฏกรอบพนทรอบๆ วตถ)

3.1.4.2 คลกเมาสคางไวทจดสเขยว

3.1.4.3 ขยบเมาสหมนไปตามทศทางเปนวงกลม 360 องศา

35

3. การแทรกรปภาพและตาราง (ตอ) 3.1.5 การพลกภาพ (Flip)

3.1.5.1 คลกเลอกรปภาพหรอวตถทตองการพลกดาน (จะปรากฏกรอบพนทรอบๆ วตถ)

3.1.5.2 คลกทค าสง Rotate ในแทบ Format กลม Arrange บน Picture Tools

3.1.5.3 คลกเลอกรปแบบการกลบดานวตถ ม 4 ลกษณะดงน

ทค าสง Rotate Right 90° คอการพลกกลบดานไปทางขวา 90 องศา

ทค าสง Rotate Left 90° คอการพลกกลบดานไปทางซาย 90 องศา

ทค าสง Flip Vertical คอการพลกกลบไปตามแนวตง

ทค าสง Flip Horizontal คอการพลกกลบไปตามแนวนอน

36

3. การแทรกรปภาพและตาราง (ตอ)

37

3. การแทรกรปภาพและตาราง (ตอ) 3.1.6 การเปลยนสไตลของรปภาพ (Picture Layout) ทกครงทเราแทรกรปภาพเขามาใน

เอกสารเทานน ภาพทเหนกจะเปนภาพในกรอบสเหลยมธรรมดาๆ แบนราบ และไมมมต ดงนนหากเราเพมลกเลนในดานการใชสไตลของรปภาพลงไปดวยกจะชวยท าใหภาพนนกลบดโดดเดนขนมาอกมากทเดยว การใชสไตลของรปภาพมทงแบบส าเรจรปทสามารถเลอกมาใชไดเลยและแบบทตองกาหนดใหม effects ในลกษณะตางๆมาใชเอง ซงเราสามารถท าไดดงน

3.1.6.1 คลกเลอกรปภาพทตองการเปลยนสไตล (จะปรากฏกรอบพนทรอบๆ วตถ)

3.1.6.2 คลกปม More ทคาสง Picture Style ในแทบ Format กลม Adjust บน Picture Tools

3.1.6.3 คลกเลอกสไตลส าเรจรป (Picture Quick Style) แบบทตองการ

38

3. การแทรกรปภาพและตาราง (ตอ)

39

3. การแทรกรปภาพและตาราง (ตอ) 3.1.7 การแทรกรปวาดหรอรปทรง (Insert Shapes) รปวาดหรอรปทรง คอ รปทเราวาด

เองโดยมรปทรงตางๆ เชน รปสเหลยม สามเหลยม วงร ทรงกระบอก ทรงประมด เปนตน หรอภาพวาดตางๆ ในลกษณะทเราแทรกเขามาในงานเอกสารดวยการใชเมาสคลกคางแลวลากไปจนกวาจะไดขนาดความกวางและความสงตามทตองการจงปลอยเมาส หรอเรยกอกอยางวา “Shape”นนเอง ซงเราสามารถท าไดตามขนตอนดงน

3.1.7.1 คลกทแทบ Insert กลม lllustrations

3.1.7.2 คลกเลอกค าสง Shapes

3.1.7.3 คลกเลอก Shape ใดๆ ทละ 1 รปแลววาดในพนทวางเอกสาร สงเกตตวชเมาสจะเปลยนรปรางไปเปน +

3.1.7.4 ลากเมาสเพอวาดขนาดใหไดตามทตองการ

40

3. การแทรกรปภาพและตาราง (ตอ)

41

3. การแทรกรปภาพและตาราง (ตอ) 3.1.8 การแทรก SmartArt

3.1.8.1 คลกทแทบ Insert

3.1.8.2 เลอกค าสงSmartArt ในกลม lllustrations (จะปรากฏหนาตาง Choose a SmartArt Graphics ขนมาทนท)

42

3. การแทรกรปภาพและตาราง (ตอ) 3.1.8.3 คลกเลอกรปแบบของ SmartArt เชน แบบ List, Process, Cycle เปนตน

3.1.8.4 คลกเลอกรปแบบยอยของแตละแบบตามทตองการ

3.1.8.5 คลกปม OK

43

3. การแทรกรปภาพและตาราง (ตอ) 3.1.8.6 พมพขอความทตองการลงไปในแตละ Shape

44

3. การแทรกรปภาพและตาราง (ตอ) 3.1.8.7 ตกแตงและจดรปแบบใหสวยงามยงขนโดยใชค าสงในแทบ Design และแทบ Format บน

SmartArt Tools

45

3. การแทรกรปภาพและตาราง (ตอ) 3.1.9 การแทรกขอความศลป (Insert WordArt) ขอความศลป คอ รปแบบของตวอกษรท

ถกออกแบบมาเพอเพมความงดงามมชวตชวาใหกบกลมค าหรอขอความทเราไดจดท าขนส าหรบตกแตงงานเอกสาร สามารถท าไดดงน

3.1.9.1 ลากคลมหรอคลกเลอกขอความทตองการ

3.1.9.2 คลกเลอกค าสง WordArt ในแทบ Insert กลม Text

3.1.9.3 คลกเลอกรปแบบทตองการ→ตรวจดผลลพธทได

46

3. การแทรกรปภาพและตาราง (ตอ) 3.1.10 การแทรกภาพจาก ClipArt

3.1.10.1 คลกเลอกต าแหนงทจะวางรป→คลกทแทบ Insert กลม lllustrations

3.1.10.2 คลกเลอกค าสง Online Pictures (จะปรากฏหนาตาง clipart ขนมาทางดานขวามอทนท)

3.1.10.3 ในหนาตาง ClipArt คลกทชอง Search for: เพอเพมชอรปภาพทตองการคนหา เชน พมพค าวา “flower”

3.1.10.4 คลกปม (โปรแกรมจะท าการคนหาไฟลรปภาพ ClipArt จากในเครองคอมพวเตอรของเราขนมา)

3.1.10.5 คลกบนไฟลรปภาพตวอยางทเลอกจากหนาตาง ClipArt หรอลากเมาสเอามาวางในพนทเอกสาร

3.1.10.6 คลก Insert

47

3. การแทรกรปภาพและตาราง (ตอ)

48

3. การแทรกรปภาพและตาราง (ตอ) 3.1.11 การแทรกภาพสกรนชอต เปนการเพมสแนปชอตของหนาตางใด ๆ ทเปดอยบนเดกส

ทอปลงในเอกสารของคณอยางรวดเรว โดยไมตองออกจากโปรแกรม Word ทก าลงท างาน

3.1.11.1 คลกหนาจอทตองการเพมสแนปชอต

3.1.11.2 ในกลม Lllustrations แทบ Insert คลก Screenshot

3.1.11.3 เลอกหนาจอสแปบชอตทตองการ

49

3. การแทรกรปภาพและตาราง (ตอ)

3.2 ตาราง เอกสารโดยทวไปนน อาจจะมการน าตารางมาใชประกอบภายในเอกสาร ซงชวยใหสามารถอานขอมลภายในไดงายและสะดวกกวาขอความบรรยายในแบบยอหนา ลกษณะของตารางจะประกอบดวย แถวในแนวตงหรอทเรยกกนวาคอลมน (Column) และแถวในแนวนอนหรอแถว (Row) เราใชตารางในการเกบขอมลลงในแตละชองตาราง หรอเซลล (Cell) ดงภาพ

50

3. การแทรกรปภาพและตาราง (ตอ) 3.2.1 การสรางตารางอยางงาย หากในเอกสารทพมพออกมานนตองการแทรกตารางลงไป

ประกอบในเอกสารอยางงาย สามารถท าไดโดย

3.2.1.1 คลกเลอกต าแหนงวางบนเอกสารหรอต าแหนงทตองการสรางตาราง

3.2.1.2 คลกทแทบ Insert กลม Table

3.2.1.2.1 ทค าสง Insert Table ใหลากเมาสผานชองตารางสเหลยมเลกๆ เพอก าหนดขนาดตาราง

3.2.1.2.2 เมอไดขนาดทตองการแลวเชน 4×3 Table (4 Rows × 3 Columns) ใหคลกเมาส 1 ครง

3.2.1.2.3 ตรวจดผลลพธทได ซงจะเหนตารางทมขนาดพอดกบหนากระดาษอตโนมต (ขนาดตารางจะไมเกนขอบเขตกนหนาและกนหลง และโปรแกรมจะเฉลยขนาดความกวางของแตละคอลมนใหเทาๆ กน)

51

3. การแทรกรปภาพและตาราง (ตอ)

52

3. การแทรกรปภาพและตาราง (ตอ) 3.2.2 การสรางตารางดวยค าสง Insert Table

3.2.2.1 คลกเลอกต าแหนงวางบนเอกสารหรอต าแหนงทตองการสรางตาราง

3.2.2.2 คลกทแทบ Insert กลม Table

3.2.2.3 คลกค าสง Insert Table…. (เปด Insert Table Dialog box)

3.2.2.3.1 ท Table size ใสเลขส าหรบก าหนดจ านวนคอลมนและแถว

3.2.2.3.2 ท AutoFit behavior ใหระบความกวางของคอลมนและลกษณะตารางใหพอดกบเนอหาหรอหนาตางโปรแกรม

3.2.2.3.3 คลกปม OK เมอไดตารางตามทตองการ

53

3. การแทรกรปภาพและตาราง (ตอ)

54

3. การแทรกรปภาพและตาราง (ตอ) 3.2.3 การสรางตารางแมแบบอตโนมต (Insert Quick Tables)

3.2.3.1 คลกเลอกทต าแหนงวางบนเอกสารหรอต าแหนงทตองการสรางตาราง

3.2.3.2 คลกทแทบ Insert กลม Table→ คลกเลอกค าสง Quick Table

3.2.3.3 คลกเลอกรปแบบของตารางแมแบบอตโนมตทตองการ จากนนตรวจแกไขและพมพขอมลใหมลงไปแทน

3.2.3.4 คลกเมาสดานนอกตาราง เมอพมพเสรจ

55

3. การแทรกรปภาพและตาราง (ตอ)

56

3. การแทรกรปภาพและตาราง (ตอ) 3.2.4 การลบตาราง (Delete Table)

3.2.4.1 คลกเลอกทตารางทจะลบ หรอ ….

3.2.4.2 เลอนตวชเมาสไปยง ณ เซลลใดๆ ของตารางแลวคลกเมาสวาง Curser (จะปรากฏ contextual Tab หรอแทบ Ribbon พเศษ Table Tools ขนมาใหเหน)

3.2.4.3 คลกทแทบ Layout ของ Table Tools

3.2.4.3.1 คลกทค าสง Delete

3.2.4.3.2 คลกเลอกค าสง Delete Table หรอ……

3.2.4.3.3 เลอกการลบสวนประกอบอนๆ เชน ลบเซลล ลบคอลมน ลบแถว

57

3. การแทรกรปภาพและตาราง

58

3. การแทรกรปภาพและตาราง (ตอ) 3.2.5 การลบสวนประกอบอนๆของโครงสรางตาราง

3.2.5.1 การลบคมลมน (Delete Columns)

3.2.5.1.1 ลากคลมหรอคลกเลอกต าแหนงคอลมนทตองการลบ

3.2.5.1.2 คลกทแทบ Layout ของ Table Tools

3.2.5.1.3 คลกทค าสง Delete

3.2.5.1.4 คลกเลอกค าสง Delete Columns

3.2.5.2 การลบแถว (Delete Rows)

3.2.5.2.1 ลากคลมหรอคลกเลอกต าแหนงเซลลทตองการลบ

3.2.5.2.2 คลกทแทบ Layout ของ Table Tools

3.2.5.2.3 คลกเลอกค าสง Delete →เลอกค าสง Delete Rows

59

3. การแทรกรปภาพและตาราง (ตอ) 3.2.5.1 การลบเซลล (Delete cells….)

3.2.5.1.1 ลากคลมหรอคลกเลอกต าแหนงเซลลทตองการลบ

3.2.5.1.2 คลกทแทบ Layout ของ Table Tools

3.2.5.1.3 คลกเลอกค าสง Delete →เลอกค าสง Delete cells

3.2.5.1.4 ในหนาตาง Delete cells คลกเลอกรปแบบการลบ ม 4 แบบคอ

3.2.5.1.4.1 Shift cells left: ลบเซลลโดยทเซลลเดมจะถกเลอนไปดานซาย

3.2.5.1.4.2 Shift cells up: ลบเซลลโดยทเซลลเดมจะถกเลอนขนดานบน

3.2.5.1.4.3 Delete entire row: ลบแถวของเซลลทถกเลอก

3.2.5.1.4.4 Delete entire column: ลบคอลมนของเซลลทถกเลอก

3.2.5.1.4.5 คลกปม OK

60

3. การแทรกรปภาพและตาราง (ตอ) 3.2.6 การแทรกคอลมน (Insert Columns)

3.2.6.1 เลอกต าแหนงคอลมนทตองการแทรก

3.2.6.2 คลกเลอกรปแบบการแทรก ทแทบ Layout บน Table Tools ซงมดวยกน 2 แบบคอ

3.2.6.2.1 Insert left : คอการแทรกคอลมนใหมไวดานซายของคอลมนทเลอก

3.2.6.2.2 Insert right : คอการแทรกคอลมนใหมไวดานขวาคอลมนทเลอก

61

2.1

2.2

3. การแทรกรปภาพและตาราง (ตอ) 3.2.7 การแทรกแถว (Insert Rows)

3.2.7.1 เลอกต าแหนงแถวทตองการแทรก

3.2.7.2 คลกเลอกรปแบบการแทรกทแทบ Layout บน Table Tools ซงมดวยกน 2 แบบคอ

3.2.7.2.1 Insert above : คอ การแทรกแถวใหมดานบนของแถวทเลอก

3.2.7.2.2 Insert below : คอ การแทรกแถวใหมดานลางของแถวทเลอก

62

3. การแทรกรปภาพและตาราง (ตอ) 3.2.8 การแทรกเซลล(Insert cells)

3.2.8.1 เลอกต าแหนงเซลลทตองการแทรก

3.2.8.2 คลกท ในค าสง layout กลม Rows & columns บนแทบ Table Tools

3.2.8.3 ในหนาตาง Insert cells ทปรากฏขนมาใหคลกเลอกรปแบบของการแทรก ซงมดวยกน 4 แบบ 3.2.8.3 1 Shift cells right : แทรกเซลลใหมโดยเซลลเดมจะถกเลอนไปดานขวา

3.2.8.3 2 Shift cells down :แทรกเซลลใหมโดยเซลลเดมจะถกเลอนไปดานลาง

3.2.8.3 3 Insert entire row :แทรกแถวใหมโดยเลอนแถวของเซลลเดมไปดานลาง

3.2.8.3 4 Insert entire column : แทรกแถวใหมโดยเลอนคอลมนของเซลลเดมไปดานขวา

3.2.8.4 คลกปม OK

63

3. การแทรกรปภาพและตาราง (ตอ)

64

3. การแทรกรปภาพและตาราง (ตอ) 3.2.9 การจดตาแหนงขอความในตาราง

3.2.9.1 ในค าสง layout กลม Alignment บนแทบ Table Tools

3.2.9.2 คลกเลอกรปแบบการจดการวางขอความ ม 9 รปแบบ ดงน

3.2.9.2.1 Align Top Left การจดวางขอความชดขอบเซลลดานบนซาย

3.2.9.2.2 Align Top Center การจดวางขอความอยตรงกงกลางเซลลดานบนในแนวนอน

3.2.9.2.3 Align Top Right การจดวางขอความชดขอบเซลลดานบนขวา

3.2.9.2.4 Align Center Left การจดวางขอความอยกงกลางเซลลดานซายในแนวตง

3.2.9.2.5 Align Center การจดวางขอความอยตรงกงกลางเซลลทงในแนวตงและแนวนอน

3.2.9.2.6 Align Center Right การจดวางขอความอยตรงกงกลางเซลลดานขวาในแนวตง

3.2.9.2.7 Align Bottom Left การจดวางขอความชดขอบเซลลดานลางซาย

3.2.9.2.8 Align Bottom Center การจดวางขอความอยตรงกงกลางเซลลดานลางในแนวนอน

3.2.9.2.9 Align Bottom Right การจดวางขอความชดขอบเซลลดานลางขวา

65

3. การแทรกรปภาพและตาราง (ตอ)

66

3. การแทรกรปภาพและตาราง (ตอ) 3.2.10 การผสานเซลล (Merge Cells)

3.2.9.10.1 ลากคลมหรอคลกเลอกเซลลทตองการนามารวมกน

3.2.9.10.2 คลกทค าสง Merge Cells ในแทบ Layout บน Table Tools ดงภาพ

67

3. การแทรกรปภาพและตาราง (ตอ) 3.2.11 การแบงแยกเซลล (Split Cells)

3.2.9.11.1 คลกเลอกเซลลทตองการแบงเซลล

3.2.9.11.2 คลกทค าสง Split Cells ในแทบ Layout บน Table Tools (จะปรากฎหนาตาง Split Cells ขน)

3.2.9.11.3 ในหนาตาง Split Cells ใหท าการดงน

3.2.9.11.3.1 ก าหนดจ านวนคอลมนในชอง Number of columns :

3.2.9.11.3.2 ก าหนดจ านวนแถวในชอง Number of rows :

3.2.9.11.3.3 คลกปม OK

68

3. การแทรกรปภาพและตาราง (ตอ)

69

3. การแทรกรปภาพและตาราง (ตอ) 3.2.12 การแบงแยกตาราง (Split Table)

3.2.9.12.1 ลากคลมหรอคลกเลอกต าแหนงทตองการแยกตาราง

3.2.9.12.2 คลกทค าสง Split Table ในแทบ Layout บน Table Tools

3.2.9.12.3 ตรวจดผลลพธทได

70

4. การตงคาหนากระดาษ

4.1 การตงคาหนากระดาษ

4.1.1 การก าหนดขอบกระดาษ (Margins) เอกสารทเราสรางขนมาใหมนนโปรแกรมจะตงคาขอบกระดาษมาใหเปนคาพนฐาน โดยคาทใชจะเปนคาแบบปกต (Normal) ซงเราสามารถเปลยนแปลงคาได โดยอาจจะเลอกจากรปแบบส าเรจรปทโปรแกรมมมาให ดงน

4.1.1.1 คลกทแทบ Page Layout กลม Page Setup

4.1.1.2 คลกทค าสง Margins

4.1.1.3 เลอกระยะขอบกระดาษแบบส าเรจรปทตองการหรอจะก าหนดระยะขอบกระดาษเองตามขนตอนดงน

4.1.1.4 คลกค าสง Custom Margins จะปรากฏหนาตาง Page Setup เพอใหเราก าหนดคาระยะขอบกระดาษ

71

3. การตงคาหนากระดาษ (ตอ)

72

1

2

3

4

4. การตงคาหนากระดาษ (ตอ) 4.1.1.5 Margins คอการก าหนดระยะขอบกระดาษ

4.1.1.5.1 Top คอการเวนระยะขอบทางดานบน

4.1.1.5.2 Bottom คอการเวนระยะขอบทางดานลาง

4.1.1.5.3 Left คอการเวนระยะขอบทางดานซาย

4.1.1.5.4 Right คอการเวนระยะขอบทางดานขวา

4.1.1.5.5 Gutter คอการเวนระยะในการเขาเลม

4.1.1.6 คลกปม OK

73

4. การตงคาหนากระดาษ (ตอ) 4.1.2 การก าหนดขนาดกระดาษ (Size)

4.1.2.1 คลกทแทบ Page Layout กลม Page Setup

4.1.2.2 คลกทค าสง Size

4.1.2.3 เลอกขนาดกระดาษส าเรจรปซงเปนขนาดมาตรฐาน

4.1.2.4 หรอค าสง More Paper Size เพอเขาไปในหนาตาง Page Setup ในการก าหนดคาขนาดกระดาษตามตองการ

74

3. การตงคาหนากระดาษ (ตอ)

75

2

3

4

4. การตงคาหนากระดาษ (ตอ) 4.1.2.5 เลอกขนาดมาตรฐานหรอก าหนดขนาดกระดาษเองท

Width : ความกวาง

Height : ความสง

4.1.2.6 คลกปม OK

76

6

4. การตงคาหนากระดาษ (ตอ) 4.1.3 การก าหนดแนวในการวางเอกสาร (Orientation) การก าหนดแนวในการวาง

เอกสาร ปกตหนากะดาษจะถกก าหนดมาปนแนวตง แตเราสามารถเปลยนแนวในการวางกระดาษใหเหมาะสมกบการใชงาน สามารถท าไดดงน

4.1.3.1 คลกทแทบ Page Layout กลม Page Setup

4.1.3.2 คลกทค าสง Orientation

4.1.3.3 คลกแนวในการวางกระดาษทตองการ

Portrait แนวตง

Landscape แนวนอน หรอก าหนดทหนาตาง Page Setup

77

4. การตงคาหนากระดาษ (ตอ) 4.1.4 การปรบแตงเอกสารดวยชด Themes Themes คอ ชดรปแบบส าเรจของเอกสาร ซง

เราสามารถน ามาใชในการจดรปแบบของเอกสารไดอยางรวดเรวและงายดาย โดยชดรปแบบนจะประกอบไปดวยการจดรปแบบของตวอกษร (Font) ส (colors) และลกษณะพเศษของวตถ (Effect) ซงเราสามารถเลอกใชและปรบแตงลงในงานเอกสารไดตามความเหมาะสม ส าหรบการใชงาน Themes สามารถท าไดดงน

4.1.4.1 คลกทแทบ Page Layout กลม Themes

4.1.4.2 คลกเลอกแบบ Themes ทตองการ

78

4. การตงคาหนากระดาษ (ตอ) 4.1.5 การก าหนดรายละเอยดหวกระดาษ-ทายกระดาษ (Header-Footer)

4.1.5.1 คลกเลอกแทบ lnsert กลม Header & Footer หรอ Double Click ตรงต าแหนงของหวกระดาษหรอทายกระดาษ

4.1.5.2 สามารถก าหนดรปแบบหวกระดาษ-ทายกระดาษไดทแทบเครองมอ Header & Footer Tools

79

4. การตงคาหนากระดาษ (ตอ) 4.1.5.3 ในการก าหนดรปแบบตางๆ ใหคลกเลอกต าแหนงทเราตองการใสหวกระดาษหรอทายกระดาษ

หลงจากนนกก าหนดรปแบบตามทตองการ เชน การพมพขอความ การใสรป การใสเลขหนา

4.1.5.3.1 ถาตองการเลอกรปแบบส าเรจรป (Built-ln) เราสามารถเลอกไดเลยจากทโปรแกรมก าหนดมา

80

4. การตงคาหนากระดาษ (ตอ) 4.1.5.3.2 ถาเลอกรปแบบ แบบ Blank สามารถกรอกขอความลงไปในสวนประกอบของหวกระดาษหรอทาย

กระดาษไดเอง

4.1.5.3.3 นอกจากขอความทพมพลงไป เราสามารถก าหนดหวกระดาษและทายกระดาษโดยการแทรกวตถอนลงไปไดอกเชน Date & Time, Quick Parts, Picture, ClipArt

81

4. การตงคาหนากระดาษ (ตอ) 4.1.6 การปรบพนทของหวกระดาษ-ทายกระดาษ พนทในการแสดงหวกระดาษ-ทาย

กระดาษ สามารถปรบยอขยายไดเพอใหเหมาะสมกบเนอหา โดยคลกทกลม Position แลวก าหนดระยะ

4.1.6.1 Header From Top :

คอการก าหนดระยะของหวกระดาษจากขอบดานบน

4.1.6.2 Footer from Bottom :

คอการก าหนดระยะของทายกระดาษจากขอบดานลาง

4.1.7 การก าหนดใหหวกระดาษ-ทายกระดาษใหตางกน เมอใสเนอหาสวนหวกระดาษ-ทายกระดาษแลว สงทเราก าหนดจะไปปรากฏในทกๆ หนาของเอกสาร เราสามารถก าหนดใหหวกระดาษ-ทายกระดาษในแตละสวนตางกนได โดยคลกท กลม Options แลวคลก …. เลอกคาทตองการ

4.1.7.1 Different First Page: คอการก าหนดใหหนาแรกไมเหมอนหนาอน

4.1.7.2 Different Odd & Even: คอการก าหนดใหหนาคและหนาคตางกน

82

4. การตงคาหนากระดาษ (ตอ) 4.1.8 การยกเลกหวกระดาษ-ทายกระดาษ

4.1.8.1 คลกปม Header หรอ Footer

4.1.8.2 เลอกค าสง Remove Header หรอค าสง Remove Footer

83

5. การสรางจดหมายเวยน

5.1 การสรางจดหมายเวยน (Mail Merge) การใช Microsoft Word ชวยลดปญหาการท างานทซ าซอนดงกลาวขางตน จะท าไดงายขนโดยเราตองสรางจดหมายทมขอความจะใชรวมกนกอน จากนนจงคอยมาก าหนดต าแหนงทจะใหโปรแกรมดงขอมลจากไฟลขอมลผรบโดยอตโนมต ซงโปรแกรมสามารถสนบสนนแหลงขอมลจากไฟลฐานขอมลหลายๆ แบบได วธดงกลาวมขนตอนดงตอไปน

84

5. การสรางจดหมายเวยน 5.1.1 สรางเนอความในจดหมาย เรมแรกของการท าจดหมายเวยน คอ การจดพมพเอกสาร

หลก (ตวจดหมายทมขอความทจะใชรวมกน) ขนมาใหม ซงกลาวมาแลวขางตน หรอเปดไฟลเอกสารหลกทเคยบนทกไวแลวขนมากอน โดยเราตองเวนทวางส าหรบใสชอ ทอย หรอขอมลอนๆทจ าเปนของผรบ จากนนใหท าดงน

5.1.1.1 คลกเลอกทค าสง Start Mail Merge ในแทบ Mailings กลม Start Mail Merge

5.1.1.2 คลกทค าสง Letter เพอเปนการระบใหใชเอกสารทเปดขนมานเปนเอกสารหลก

85

5. การสรางจดหมายเวยน (ตอ) 5.1.2 สรางตารางขอมลของผรบจดหมาย ขนตอนนเราตองน าเอาขอมลตางๆ ของผรบ

จดหมายในไฟลจดเกบขอมลทไดจดเกบเอาไวกอนแลว เชน ขอมลชอ ทอย ต าแหนง ชอบรษท เปนตน ซงขอมลเหลานเราสามารถดงขอมลมาใชไดทกเมอตามตองการ แตส าหรบในกรณทยงไมไดสรางเอาไวตอไปน จะเปนขนตอนการสรางไฟลแหลงเกบขอมลขนใหมจากโปรแกรม Word โดยเราสามารถท าไดดงน

5.1.2.1 คลกทปมค าสง Select Recipients ในแทบ Mailings กลม Start Mail Merge

5.1.2.2 คลกเลอกค าสง Type New List… (จะปรากฏหนาตาง New Address List ขนมาทนท)

86

5. การสรางจดหมายเวยน (ตอ) 5.1.2.3 ในหนาตาง New Address List ใหคลกปม Customize Columns…. เพอสรางฟลด (Field) เกบ

ขอมลในทนค าวา Field จะหมายถง แถวแนวตงหรอคอลมนในตารางซงจะใชเกบขอมลชนดเดยวกน

5.1.2.4 แกไขรายละเอยดของขอมลในไฟล ดงน

5.1.2.4.1 คลกเลอกค าสง Rename… เพอเปลยนชอ Field ตามชนดขอมลทตองการ

5.1.2.4.2 คลกปม OK

87

5. การสรางจดหมายเวยน (ตอ) 5.1.2.4.3 คลกเลอกค าสง Rename… เพอเปลยนชอ Field ตามชนดขอมลทตองการ

5.1.2.4.4 คลกปม OK

88

5. การสรางจดหมายเวยน (ตอ) 5.1.2.4.5 เมอไดชอ Field ครบตามตองการแลว คลกทปม OK….

5.1.2.4.6 เพมใสขอความลงไปในแตละ Field พมพเสรจแลวคลกปม OK และ Yes ไฟลนเกบไว

89

5 6

5. การสรางจดหมายเวยน (ตอ) 5.1.3 การเลอกแหลงขอมลตางๆ ในขนตอนนจะตองมไฟลแหลงเกบขอมลอยแลวจงจะ

สามารถเรยกขนมาใชงาน (ไฟลนนอาจถกจดเกบเปนไฟลโปรแกรม Word ในรปแบบตารางขอมล หรอจดเกบเปนไฟลโปรแกรม Excel กได) โดยสามารถท าไดดงน

5.1.3.1 คลกทปมค าสง Select Recipients ในแทบ Mailings กลม Start mail Merge

5.1.3.2 คลกเลอก Use Existing List…

5.1.3.3 ในหนาตาง Select Data Source คลกเลอกชอไฟลฐานขอมลทจดเกบไว

5.1.3.4 คลกปม Open

90

5. การสรางจดหมายเวยน (ตอ) 5.1.4 การเลอกผรบ เมอไฟลฐานขอมลพรอมแลวกจะตองเลอก Field ทตองการใหออกมา

วางตรงต าแหนงท เราเวนไวในเอกสารหลก โดยสามารถท าไดดงน

5.1.4.1 คลกทปมค าสง Insert Merge Field ในแทบ Mailings กลม Write & Insert Fields

5.1.4.2 เลอกไฟลเกบทอย (ไฟลนามสกล .mdb) คลก Open

91

2

5. การสรางจดหมายเวยน (ตอ)

92

5. การสรางจดหมายเวยน (ตอ) 5.1.5 ตรวจสอบผลลพธและแกไขเพมเตมขอมลผรบ เมอเลอก Field ทตองการออกมา

ตรงต าแหนงทเราเวนวางไวในเอกสารหลกเรยบรอยแลว เราควรทดลองตรวจสอบดวาขอมลถกตองกอนสงพมพในขนตอนถดไป โดยสามารถท าไดดงน

5.1.5.1 การตรวจสอบผลลพธ

5.1.5.1.1 คลกทปมค าสง Preview Results

ในแทบ Mailing กลม Preview Results

5.1.5.1.2 คลกทปม Next Record

เพอเลอนไปดขอมลรายการตางๆ

93

5. การสรางจดหมายเวยน (ตอ) 5.1.5.2 การแกไขขอมลผรบลงในจดหมายกอนสง

5.1.5.2.1 คลกทปมค าสง Auto Check for Errors ในแทบ Mailings กลม Preview Results เพอใหโปรแกรม Word ชวยตรวจสอบขอผดพลาดทมแบบอตโนมต (จะปรากฏหนาตาง Checking and Reporting Error ขนมาทนท)

5.1.5.2.2 คลกเลอกรปแบบการตรวจสอบขอผดพลาด →คลกปม OK (หลงการตรวจสอบแลวจะไดไฟลใหม) หรอ...

94

5. การสรางจดหมายเวยน (ตอ) 5.1.5.2.3 คลกปมค าสง Edit Recipient List ในแทบ Mailing กลม Start Mail Merge เพอแกไขขอผดพลาดในแต

ละรายการขอมลของผรบดวยตนเอง (จะปรากฏหนาตาง Mail Merge Recipients ขนมาทนท)

95

5. การสรางจดหมายเวยน (ตอ) 5.1.6 การสงพมพจดหมายเวยน เมอตรวจสอบผลลพธทไดวาถกตองเรยบรอยและเปนทนา

พอใจแลว ใหเราน าขอมลของผรบใสลงในจดหมายเพอท าการจดสง โดยทเราสามารถเลอกวธการสงจากโปรแกรม Word ได 3 แบบ คอ ใหบนทกจดหมายทไดนเปนไฟลเอกสารใหม หรอใหพมพออกทางเครองพมพในทนท หรอใหสงไฟลเอกสารจดหมายนถงผรบทาง E-Mail ซงสามารถท าไดดงน

5.1.6.1 การบนทกจดหมายทไดเปนเอกสารฉบบใหม

5.1.6.1.1 คลกเลอกค าสง Finish & Merge ในแทบ Mailings กลม Finish

5.1.6.1.2 คลกเลอกค าสง Edit Individual Document… (จะปรากฏหนาตาง Merge to New Document ขนมาทนท)

5.1.6.1.3 ในหนาตาง Merge to New Document ใหก าหนดรายละเอยดใน Merge Records ดงน

5.1.6.1.3.1 คลกท ดานหนาค าสง All: เพอดงขอมลจากตารางฐานขอมลทงหมด

5.1.6.1.3.2 คลกท ดานหนาค าสง Current Record: เพอดงขอมลเฉพาะรายการทเปดอยในปจจบน

5.1.6.1.3.3 คลกท ดานหนาค าสง From: และ To : เพอก าหนดชวงเวลาของการดงขอมลโดยจะตองระบล าดบของผรบคนแรกในชอง From : และล าดบของผรบคนสดทายในชอง To :

4. คลกปม OK

96

5. การสรางจดหมายเวยน (ตอ)

97

5. การสรางจดหมายเวยน (ตอ) 5.1.6.2 การพมพจดหมายออกทางเครองพมพ

5.1.6.2.1 คลกเลอกค าสง Finish & Merge ในแทบ Mailings กลม Finish

5.1.6.2.2 คลกเลอกค าสง Print Document… (จะปรากฏหนาตาง Merge to Print ขนมาทนท)

5.1.6.2.3 ในหนาตาง Merge to Print ใหก าหนดรายละเอยดใน Print Records ดงน

5.1.6.2.3.1 คลกท ดานหนาค าสง All : เพอสงพมพขอมลจากตารางฐานขอมลทงหมด

5.1.6.2.3.2 คลกท ดานหนาค าสง Current Record : เพอสงพมพขอมลเฉพาะรายการทเปดอยในปจจบน

5.1.6.2.3.3 คลกท ดานหนาค าสง From : และ To : เพอก าหนดชวงเวลาของการพมพขอมลโดยจะตองระบล าดบของผรบคนแรกในชอง From : และลาดบของผรบคนสดทายในชอง To :

5.1.6.2.4 คลกปม OK

98

5. การสรางจดหมายเวยน (ตอ)

99

5. การสรางจดหมายเวยน (ตอ) 5.1.7 การใสค าขนตนจดหมายโดยอตโนมต เราสามารถใสค าขนตนจดหมายโดยอตโนมต

ในขนตอนการท า Mail Merge Click ทปม Greeting Line ดงรป

100

5. การสรางจดหมายเวยน (ตอ) 5.1.7.1 เลอกค าขนตนในชอง Greeting Line คลกปม OK โปรแกรมจะแสดงค าขนตนจดหมายใหทนท

101